Üldkäskkiri

1

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse lepingute menetlemise kord

I. Üldsätted ja mõisted

1. Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (edaspidi asutus) lepingute

menetlemise korraga (edaspidi kord) kehtestatakse asutuse lepingute registreerimise,

kooskõlastamise, allkirjastamise, muutmise, täitmise ja lõpetamise tingimused, võttes arvesse

korra punktides 2 – 4 nimetatud erisusi.

2. Hanke- ja raamlepingute sõlmimine, täitmine ja täitmise üle järelevalve teostamine on reguleeritud

asutuse riigihangete korras, välja arvatud õigusabilepingute sõlmimine, täitmine ja täitmise

järelevalve, mis on reguleeritud korras.

3. Lepingutes, mis puudutavad asutuse esindamist vaidlustus-, vaidlus- või kohtumenetluses,

lähtutakse korrast.

4. Lepingutes, mis puudutavad riigivara kasutusse andmist, tasuta üleandmist või võõrandamis t,

lähtutakse korrast niivõrd, kuivõrd see ei ole vastuolus riigivara käsutamist reguleerivate

õigusaktide ja kordadega.

5. Kord ei reguleeri riigisaladusega seotud lepinguid.

6. Töötajal on kohustus järgida korruptsioonivastases seaduses sätestatud

toimingupiiranguid, millest tulenevalt on keelatud toimingu või otsuse tegemine, kui:

6.1. otsus või toiming tehakse töötaja enda või temaga seotud isiku suhtes;

6.2. töötaja on teadlik tema enda või temaga seotud isiku majanduslikust või muust huvist,

mis võib mõjutada toimingut või otsust;

6.3. töötaja on teadlik korruptsiooniohust.

7. Korras kasutatavad mõisted:

7.1. DHS – dokumendihaldussüsteem, milles registreeritakse asutusega seotud lepingud ja

lepingutega seotud muud dokumendid;

7.2. isikuandmed – igasugune informatsioon füüsilise isiku kohta, mille alusel on võimalik

tuvastada konkreetne füüsiline isik. Isikuandmeteks on ka andmete kombinatsioonid, mis

tulemina võivad viia tuvastatava füüsilise isikuni;

7.3. kinnisasja leping – leping, mille esemeks on kinnisasja, olemasoleva ehitise või sellega seotud

õiguste omandamine või kasutamine, sõltumata lepingu liigist;

LISA nr 1

KINNITATUD

Peadirektori KK nr1-1/31, 01.07.2024

2

7.4. konfidentsiaalsusleping või NDA – leping, mille eesmärgiks on sätestada poolte õigused

ja kohustused ühe isiku poolt teisele isikule konfidentsiaalse teabe avaldamisel;

7.5. koostöökokkulepe – leping, mille raames lepivad lepingupooled kokku ühises

tegutsemises;

7.6. leping – vastastikuste õiguste ja kohustuste kokkulepe;

7.7. lepingu omanik – lepingu sõlmimiseks või muutmiseks või lõpetamiseks lähteülesande

esitanud struktuuriüksuse juht;

7.8. lepingu täitmise eest vastutav isik – lepingu omaniku määratud töötaja, kes on lepingus

nimetatud kontaktisikuks ja kes korraldab asutuse lepingujärgsete kohustuste täitmise ja

jälgib teise lepingupoole kohustuste täitmist;

7.9. lähteülesanne – lepingu omaniku või tema poolt määratud töötaja kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis esitatud taotlus lepingu sõlmimiseks, muutmiseks või lõpetamiseks;

7.10. otseseid varalisi kohustusi mittesisaldav leping – kokkulepe, millega ei kaasne asutusele

otseseid rahalisi või rahaliselt mõõdetavaid kohustusi;

7.11. sihtfinantseerimisleping – leping, mis sõlmitakse teise isiku või asutusega, mille eesmärk

on asutuse kulude katmine planeeritavate tööde teostamiseks;

7.12. töötaja – asutuse töötaja;

7.13. varalisi kohustusi sisaldav leping – kokkulepe, millega kaasnevad rahalised või

rahaliselt mõõdetavad kohustused või asutusele kuuluva otsese varalise kohustuse

täitmise nõudeõigus;

7.14. õigusabileping – leping, mille esemeks on asutuse esindamine advokaadi poolt

vaidlustes ja esindamisega seotud õigusnõustamine;

7.15. garantiikiri – kirjalikus vormis dokument, millega tagatakse garantiist tuleneva

kohustuse täitmine.

II. Lepingute vorminõuded, ettevalmistamine

8. Lepingu sisu- ja vorminõuded:

8.1. leping peab sisaldama poolte olulisi õigusi ja kohustusi lepingu täitmisel ning teisi lepingu

täitmiseks olulisi tingimusi, sh reguleerima lepingu mittenõuetekohasest täitmisest või

täitmata jätmisest tulenevaid võimalikke õiguslikke tagajärgi;

8.2. üldjuhul peab lepingus olema määratud kontaktisikuna lepingu täitmise eest vastutav isik

või kontaktandmed, kuhu edastatakse lepingu täitmisega seotud teated;

8.3. kõik lepingud sõlmitakse kirjalikult, kui korras ei ole sätestatud teisiti.

9. Lepingu ettevalmistamisel tuleb:

3

9.1. kontrollida lepingu sõlmimisel tähtsust omavaid asjaolusid;

9.2. pidada lepingu sõlmimiseks teise poolega vajadusel tingimuste täpsustamiseks

läbirääkimisi, kaasates läbirääkimistesse vajadusel lepingu omaniku ja juristi;

9.3. tegutseda töötajale antud volituste piires;

9.4. rahaliste vahendite kasutamisel jääda selleks kinnitatud eelarve piiridesse;

9.5. tagada läbipaistvus, kontrollitavus ning kooskõla õigusaktide ja asutuse

sisedokumentide ja – kordadega.

10. Lepingu sõlmimise algatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise kohta sätestatut

kohaldatakse ka lepingu muutmisele ja lõpetamisele korras sätestatud erisustega.

11. Lepingu koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise, registreerimise ja paberkandjal

allkirjastatud lepingu säilitamise korraldab ja selle eest vastutab lepingu sõlmimise algatanud

struktuuriüksus.

III. Lepingute sõlmimise algatamine

12. Varalisi kohustusi sisaldavate lepingute sõlmimise korraldavad järgmised struktuuriüksused:

12.1. töölepingud, praktikalepingud, koolituskulude hüvitamise kokkulepped, kaugtöö

kokkulepped ja tööalase koolituse kokkulepped – personaliosakond;

12.2. õigusabilepingud, kompromissilepingud, kohtumenetluse raames sõlmitavad

kokkulepped ning nende õiguslike vaidluste, mille lahendamise korraldamine on antud

ülesandeks õiguse ja hangete osakonnale, lahendamiseks sõlmitavad kokkulepped,

lepingud, mis puudutavad andmete vahetust või isikuandmete töötlemist – õiguse ja

hangete osakond;

12.3. lepingud, mis puudutavad riigivara tasuta üleandmist, kasutusse andmist või võõrandamist –

finantsosakond;

12.4. korra punktides 12.1–12.3 loetlemata lepingud – struktuuriüksus, kelle eelarvest

lepinguga võetav kulu kaetakse või kelle tegevusvaldkonda leping kuulub.

13. Kui ettevalmistatava mittevaralisi kohustusi sisaldava lepingu ese puudutab mitme

struktuuriüksuse tegevusvaldkonda, määrab vajadusel nende struktuuriüksuste hulgast

lepingut ettevalmistava struktuuriüksuse peadirektori asetäitja. Kui lepingu ettevalmistamine

puudutab mitme peadirektori asetäitja alluvusse kuuluva struktuuriüksuse tegevusvaldkonda,

määrab vajadusel lepingut ettevalmistava struktuuriüksuse peadirektor.

14. Lepingu sõlmimise algatab lepingu omanik või tema poolt määratud töötaja, esitades üldjuhul

DHSi kaudu õiguse ja hangete osakonna juhile vastava lähteülesande ja võimalusel lepingu

projekti, lisades vajadusel asjassepuutuvad materjalid. Lähteülesande dokument või lepingu

4

projekt registreeritakse DHS-s kavandatava lepingu sarja dokumendina ning tõstetakse lepingu

menetlemisel taustainfo failidesse. Lepingu omanik või tema määratud töötaja sisestab DHS- i

metaandmetesse lepingu poolte või poolte allkirjaõigusliku isiku, kontaktisiku ja poolte

üldandmed. Kui poolte allkirjaõigusliku isiku esindusõigus ei tulene seadusest, määrusest või

põhikirjast, lisab lepingu omanik või tema määratud töötaja taustainfo failidesse allkirjasta ja

volituse dokumendi või selle koopia. Kui lähteülesande algatajaks ei ole lepingu omanik, peab

lähteülesanne olema eelnevalt kooskõlastatud lepingu omanikuga.

15. Lepingu sõlmimise lähteülesandes esitatakse järgmised andmed lepingu kohta:

15.1. eseme kirjeldus;

15.2. maksumus;

15.3. täitmise tähtpäev või ajavahemik ;

15.4. täitmise koht;

15.5. kontaktisiku ja lepingu täitmise eest vastutava isiku andmed;

15.6. teise poolega eelnevalt läbiräägitud tingimused;

15.7. muud lepingu projekti koostamiseks olulised tingimused (nt nõuded õigusaktidest,

isikuandmete töötlust puudutav teave, välisrahastuse tingimused).

16. Juhul, kui lepingu omanik soovib sõlmida lepingu, mille sarnaseid lepinguid sõlmib vastav

struktuuriüksus regulaarselt, edastab lepingu omanik või tema määratud töötaja õiguse ja

hangete osakonnale üldjuhul lähteülesande asemel DHS-s lepingu projekti.

17. Lepingu muutmise lähteülesandes esitatakse järgmised andmed:

17.1. viited muutmist vajavatele lepingupunktidele;

17.2. muutmise sisuline põhjendus ja muudatuse sisu.

18. Lähteülesanne esitatakse DHSi kaudu, sidudes selle asjassepuutuvate dokumentidega (leping,

otsus jms). Lähteülesande esitamisega kinnitab lepingu omanik, et lepingu sõlmimine on

vajalik ja lepingu täitmiseks vajalikud rahalised vahendid on olemas või planeeritud. Kui

lähteülesande algatajaks ei ole lepingu haldaja peab lähteülesanne olema eelnevalt

kooskõlastatud lepingu omanikuga.

19. Õiguse ja hangete osakonna juht või tema määratud töötaja koostab lähteülesande alusel

lepingu projekti ning esitab kooskõlastamiseks lähteülesande esitajale.

IV. Lepingu ja lepinguga seotud dokumentide kooskõlastamine

20. Leping kooskõlastatakse DHS-s. Juhul, kui lepingu omanik või tema määratud töötaja soovib

kooskõlastamisele eelnevalt õiguse ja hangete osakonna arvamust lepingu kohta, siis

edastatakse lepingu kavand arvamuse avaldamiseks DHS-s õiguse ja hangete osakonna

5

juhile, kes vajadusel määrab struktuuriüksusest vastutava töötaja. Võimalusel välditakse

sõlmitava lepingu kooskõlastamist e-posti teel või selle kohta arvamuse küsimist e-posti teel.

21. Lepingu kooskõlastamise tähtaeg peab olema vähemalt kolm tööpäeva. Kooskõlastajal on

õigus vajadusel taotleda tähtaja pikendamist, teavitades sellest kooskõlastamiseks edastanud

töötajat.

22. Lepingu kooskõlastavad lepingu täitmise eest vastutav isik ja lepingu omanik, rahaliste

kohustuste korral ka finantsosakonna töötaja ning õiguse ja hangete osakonna juhi määratud

töötaja, kui lepingut ei ole õiguse ja hangete osakonna töötaja ette valmistanud, ning vajadusel

töötaja, kelle tegevusvaldkonda leping puudutab.

23. Lepingu, milles reguleeritakse andmete edastamist või päringute teostamist andmekogust, mille

volitatud töötleja on asutus, kooskõlastab asutuse andmekaitsespetsialist ja selle

struktuuriüksuse juht või tema määratud töötaja, kelle tegevusega seoses selline leping

sõlmitakse.

24. Kui kooskõlastaja ei kooskõlasta lepingut, märgib ta vastava põhjuse DHS-s. Märkustega

arvestamisel viib lepingu eest vastutav struktuuriüksus sisse vajalikud muudatused, räägib

vajadusel läbi teise poolega ning seejärel edastab lepingu uue versiooni kooskõlastamata

jätnud isikule uuesti kooskõlastamiseks. Kui märkustega arvestamise korral muudetakse sisuliselt

eelnevalt antud kooskõlastuste aluseks olevaid asjaolusid, kooskõlastatakse dokument uuesti

kõikide kooskõlastajatega.

V. Lepingu ja lepinguga seotud dokumentide allkirjastamine

25. Lepingute (sh nende muutmise ja lõpetamise) ja garantiikirjade allkirjastamise õigus on

peadirektoril, struktuuriüksuse põhimääruses nimetatud juhul ja ulatuses või korras nimetatud juhul

struktuuriüksuse juhil ning asutuse töötajal vastavalt peadirektori volitusele või lepingule.

26. Kui lepingu või garantiikirja allkirjastamise õigus on struktuuriüksuse juhil, peadirektori asetäitjal ja

peadirektoril, allkirjastab lepingu või garantiikirja üldjuhul struktuuriüksuse juht.

27. Kui lepingu või garantiikirja allkirjastamise õigus on peadirektori asetäitjal ja peadirektoril,

allkirjastab lepingu või garantiikirja üldjuhul peadirektori asetäitja.

28. Kui lepingu või garantiikirja allkirjastamise õigus on üksnes peadirektoril, allkirjastab lepingu või

garantiikirja peadirektor.

29. Koostöökokkulepped, mis ei sisalda otseseid varalisi kohustusi allkirjastab peadirektori

asetäitja, kelle alluvuses on struktuuriüksus, kelle tegevusega seoses leping sõlmitakse, või

peadirektor.

30. Õppeasutusega sõlmitava praktikalepingu allkirjastab selle valdkonna peadirektori asetäitja,

6

kelle alluvusse kuuluvas struktuuriüksuses praktikant praktikale asub.

31. Praktikandiga sõlmitava konfidentsiaalsuslepingu allkirjastab peadirektori asetäitja inimeste ja

kultuuri valdkonnas.

32. Korra punktis 12.2 nimetatud kokkulepped ja õigusabilepingud allkirjastab õiguse ja hangete

juht osakonna põhimääruses sätestatud ulatuses või peadirektor.

33. Lepingu täitmisega seotud pretensioonid allkirjastab lepingu omanik, kui sellised pretensioonid

ei ole nimetatud allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise aktis.

34. Korras nimetatud lepingu või kokkuleppe täitmisega seotud volikirja andmise korraldab

lepingu täitmise eest vastutav isik, kooskõlastab vähemalt lepingu täitmise eest vastutava

isiku struktuuriüksuse juht ning allkirjastab peadirektor.

VI. Lepingu omaniku ja lepingu täitmise eest vastutava isiku kohustused

35. Lepingu omanik:

35.1. kontrollib enne lähteülesande esitamist lepingu täitmiseks vajalike rahaliste vahendite

olemasolu ja hindab lepingu sõlmimise otstarbekust;

35.2. tagab lähteülesande õigsuse ja asutuse huvidele vastavuse;

35.3. peab lepingu sõlmimise, muutmise ning lõpetamise vajadust hinnates võtma arvesse ka

teisi lepinguid, mis on seotud lähteülesandes esitatud taotluse eseme ja/või eesmärgiga ;

35.4. jälgib lepingu otstarbekust ning vajadusel esitab õiguse ja hangete osakonna juhile

lähteülesande selle muutmiseks või lõpetamiseks;

35.5. korraldab peale kinnisasja lepingu registreerimist vajalike andmete sisestamise riigi

kinnisvararegistrisse.

36. Lepingu täitmise eest vastutav isik:

36.1. korraldab vajadusel enne allkirjastamist teise poole kooskõlastuse;

36.2. korraldab allkirjastatud lepingu registreerimise DHSis ning selle teadmiseks edastamise

töötajatele, kellele tulenevad lepingust ülesanded;

36.3. vajadusel tagab lepingupartnerile antud varade (dokumendid, tehnilised vahendid vm)

asutusele tagastamise, registreeringute eemaldamise ja ligipääsude lõpetamise

viivitamatult peale lepingu eseme üleandmist;

36.4. korraldab asutuse lepingujärgsete kohustuste nõuetekohase ja õiguspärase täitmise;

36.5. kontrollib asutusele üleantava lepingu eseme vastavust kokkulepitud tingimustele;

36.6. kontrollib lepingu eseme vastuvõtmisel, et lepingu ese vastab lepingus kokkulepitule, lepingu

esemel on kaasas selle juurde kuuluv tehniline ja muu lepingu eseme kasutamiseks ja

haldamiseks vajalik dokumentatsioon;

7

36.7. lepingu eseme mittevastavusel lepingule fikseerib lepingu eseme puudused, kas

üleandmise-vastuvõtmise aktis või eraldi dokumendina ning esitab lepingus sätestatud

korras ja tähtaja jooksul teisele lepingupoolele pretensiooni ning korraldab puudustega akti

ja pretensiooni registreerimise DHSis;

36.8. kontrollib esitatud arve vastavust lepingule ja õigusaktidele;

36.9. allkirjastab lepingu alusel üleandmise- vastuvõtmise akti, saatelehe või muu lepingu eseme

vastuvõtmisega seotud dokumendi ja korraldab selle registreerimise DHSis;

36.10. kui pretensioonile ei järgne lepingu täitmise eest vastutava isiku poolt määratud tähtaja

jooksul lepingu kohast täitmist, edastab esitatud pretensiooni DHS-i kaudu õiguse ja

hangete osakonnale nõude esitamise ettepaneku või nõude mitte-esitamise ettepaneku,

mis tuleb kooskõlastada lepingu omanikuga, lisades vajadusel rikkumisega seotud

asjaolude kirjelduse, põhjenduskäigu, vajadusel taotletava õiguskaitsevahendi jms;

36.11. jälgib teise lepingupoole poolset kohustuste täitmist ning korraldab lepingujärgsete

kohustuste rikkumisel pretensioonide fikseerimise ja vajadusel õiguskaitsevahend ite

kohaldamise;

36.12. pöördub lepingu nõuetekohase täitmise tagamiseks, lepingu tõlgendamise vajaduse või

muude lepingu täitmisega seotud õiguslike küsimuste tekkimisel vastavasisulise

hinnangu saamiseks õiguse ja hangete osakonna poole üldjuhul e-posti aadressil

lepingud@smit.ee;

36.13. õiguskaitsevahendi kohaldamiseks teavitab sellest kohe lepingu sõlmimise

korraldanud õiguse ja hangete osakonna töötajat või juhti, kes koostöös lepingu

omanikuga koostab või korraldab teisele poolele kirjaliku teate koostamise

õiguskaitsevahendi kohaldamise kohta;

36.14. registreerib DHSis ja lisab seostesse kõik lepinguga seotud teated ja muud õiguslike

tagajärgedega dokumendid ning edastab need vajadusel teadmiseks õiguse ja hangete

osakonna juhile;

36.15. märgib lepingu lõppedes talle täitmiseks edastatud tööülesande DHSis teostatuks ja

muudab DHSis lepingu redaktsiooni kehtivust, märkides lepingu lõppenuks.

37. Juhul, kui lepingus ei ole määratletud lepingu täitmise eest vastutavat isikut, täidab lepingu täitmise

eest vastutava isiku kohustusi lepingu omanik või lepingu omaniku määratud töötaja.

38. Lepingu täitmise eest vastutava isiku muutumisest teavitab lepingu omanik või lepingu täitmise eest

vastutav isik teist lepingupoolt ning lisab info DHS-s lepingu juurde kas seosena või taustainfo

failidesse.

8

39. Lepingu sõlmimise menetluse ja sõlmitud lepingu registreerimise DHS-s korraldab asjaomase

tegevusvaldkonna struktuurüksuse juht või tema määratud töötaja.