Leping

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 6-9.1/787-2

Kultuuriministeerium, registrikood 70000941, asukoht Suur-Karja tn 23, Tallinn, keda

esindab põhimääruse alusel kantsler Kristiina Alliksaar (edaspidi nimetatud Tellija või Pool

või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos

Tellijaga Pooled)

sõlmisid seoses tugiteenuste osutamise kokkuleppe muutmisega 06.02.2023 (03.01.2023)

sõlmitud kokkuleppe nr 1-5/23/46-1 (6-9.1/787-1) (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis

alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi

tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Lepingu lahutamatuks osaks on RTK nõukoja poolt kinnitatud järgmised

standardtoimemudelid ja teenuse osutamise tingimused:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Kultuuriministeeriumi valitsemisala dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. Kultuuriministeeriumi valitsemisala dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad.

2. Tugiteenused

2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja tema valitsemisala asutustele

(edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist.

2.1.7 riigihanke tugiteenust, mille raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja

vajadustele vastavaid riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt

toiminguid riigihangete registris. Teenuseosutaja võib Teenuse saaja soovil ja

Teenuseosutaja nõusolekul korraldada ka muid riigihankeid. Teenuseosutaja ei

korralda riigihankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud

kohustusliku keskse hankija.

2.1.8 dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamist.

2.1.8.1 Käesoleva kokkuleppe alusel osutatakse dokumendihaldus- ja arhiiviteenust Tellijale

(Kultuuriministeerium) ja Kultuuriministeeriumi valitsemisalas paiknevale

Muinsuskaitseametile.

2.2 Käesoleva kokkuleppe alusel osutatakse punktis 2.1.7 nimetatud riigihanke tugiteenust

Tellijale (Kultuuriministeerium) ja Kultuuriministeeriumi valitsemisalas paiknevale

Muinsuskaitseametile. Riigihanke tugiteenuse arvestuslik maht aastas on

Kultuuriministeeriumi puhul kuni 12 riigihanget ja Muinsuskaitseameti puhul kuni 2

riigihanget. Riigihangete aastane planeeritav maht vaadatakse üle iga-aastaselt

hankeplaani koostamisel ja juhul, kui Teenuseosutaja poolt Teenuse saajale korraldatavate

riigihangete arv oluliselt muutub (vähemalt 10%) ühes eelarveaastas, lepitakse vajadusel

kokku hanketeenuse kulu muutuses.

2.3 Iga Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide administreerimise

puhul teenuse osutamise tingimustes. Standardtoimemudelid ja nende muudatused

kinnitatakse RTK nõukoja poolt ning need jõustuvad alates kinnitamisest, va kui

kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni

standardtoimemudelitest oma kodulehel.

2.4 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamise eritingimused

3.1. Käesoleva kokkuleppe alusel volitab Teenuse saaja Teenuseosutajat dokumendihaldus-

ja arhiiviteenuse osutamiseks töötlema Teenuse saaja ametialaseid dokumente ja

andmeid, mis on osaks Teenuse saaja dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse korraldusest.

Käesoleva Kokkuleppe tähenduses käsitletakse Teenuse saaja dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osutamisel andmete vastutava töötlejana ning Teenuseosutajat andmete

volitatud töötlejana.

3.2. Teenuseosutaja ei kaasa dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamiseks teisi andmete

volitatud töötlejaid ilma Teenuse saaja eelneva nõusolekuta.

3.3. Poolete kontaktisikud dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osutamisega seotud

küsimustes on:

3.3.1. Teenuseosutaja kontaktisik on dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna juhataja,

[email protected], tel 5214195;

3.3.2. Tellija kontaktisik on personali- ja dokumendihalduse teabehalduse juht, e-post

[email protected], tel +372 56 28 5155.

4. Poolte õigused ja kohustused

4.1. Teenuseosutaja kohustub:

4.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või

kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega;

4.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

4.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada teenuse osutamist;

4.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

4.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja

poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega,

sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt

mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed

ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

4.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama

Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele;

4.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise

aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või lisada

uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on

majandustarkvarast SAP kättesaadavad;

4.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt

seotud küsimustes;

4.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused;

4.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat

kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

4.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või

Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel;

4.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse

osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette

nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat, v.a

siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki;

4.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

4.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

4.1.15. viivituseta teavitama Tellijat [email protected] soetud rikkumisest teada saamisest

kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus

nr (EL) 2016/679) artiklile 33;

4.1.16. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks.

4.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 3.3.1.-

3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

4.3. Teenuse saaja kohustub:

4.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud

või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades;

4.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

4.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele

küsimustele;

4.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

4.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega;

4.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete

korraldamise standardtoimemudelile Tellija ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt

Teenuseosutaja poolt Tellijaga kooskõlastatud vastavalt toimemudelile.

4.4. Teenuse saajal on õigus:

4.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva kokkuleppega; 4.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

4.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid

kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

4.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud).

4.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

5. Infoturve ja andmekaitse

5.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete

kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud

andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte.

5.2. Käesoleva Kokkuleppe alusel töötleb Teenuseosutaja isikuandmeid Teenuseosutaja

põhimääruse §-s 177 sätestatud ülesannete ja käesolevast Kokkuleppest tulenevate

ülesannete täitmiseks. Teenuse osutamiseks vajalikud täpsustatud isikuandmete liigid,

andmesubjektide kategooriad lepitakse eraldi kokku Kokkuleppe lisas (lisa 2).

5.3. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ja kokkuleppeid ning kindlustab

Teenuse saaja andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse

ja koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid

töötlema volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise

konfidentsiaalsusnõudeid.

5.4. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volituseta või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise või rakendamata

jätmise eest.

6. Teabevahetus

6.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult

või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool

ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

6.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või

muu selleks sobiva infosüsteemi teel.

6.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

6.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

6.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku

taasesitamist võimaldaval viisil.

6.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist

võimaldaval viisil.

7. Vaidluste lahendamine

7.1 Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

8. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

8.1. Kokkulepe jõustub 1. jaanuarist 2024 a. ja on sõlmitud tähtajatult. Käesoleva

kokkuleppe jõustumisel loetakse lõppenuks Poolte vahel 2. jaanuaril 2023.a sõlmitud

„Tugiteenuste osutamise kokkulepe“ nr. 1-5/23/1-1.

8.2. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis,

kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

8.3. Standardtoimemudelid ja teenuse osutamise tingimused ning nende muudatused

kinnitatakse RTK nõukoja poolt ning need jõustuvad alates kinnitamisest, va kui

kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni

standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel.

(Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt)

Kristiina Alliksaar Pärt-Eo Rannap

kantsler peadirektor