Leping

JÕGEVA RIIGIMAJA KASUTAMISE KOKKULEPE NR 1.9-1/127-1 Rahandusministeerium, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, mida

esindab halduspoliitika asekantsler kantsleri ülesannetes Kaur Kajak (edaspidi „kasutusse andja“) ja

Sotsiaalkindlustusamet, registrikood 70001975, asukoht Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Maret Maripuu (edaspidi „kasutaja“), edaspidi koos nimetatud pooled, leppisid Suur 3, Jõgeva riigimaja kasutamiseks kokku, et: 1. Pooled teevad koostööd riigimaja parima toimimise huvides.

2. Kasutaja kasutuses ruumid (edaspidi „ruumid“) on toodud kokkuleppe lisas 1 olevatel plaanidel. Ruumide kasutust muudetakse või ruumide kasutamine lõpetatakse poolte volitatud esindajate kokkuleppel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ning need on kokkuleppe osaks. Eraldi kokkuleppe muudatust ei sõlmita.

3. Ruumide kasutamisel lähtutakse riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtetest (lisa 2) ja Jõgeva riigimaja kodukorrast (lisa 3). Kodukorda tutvustab teenistujatele kasutaja. Lisade 2 ja 3 muutmine otsustatakse riigimaja kasutajate (mh kasutusse andja) konsensusliku otsuse alusel ning need on kokkuleppe osaks. Eraldi kokkuleppe muudatusi ei sõlmita.

4. Poolte volitatud esindajad ja teabevahetus

4.1. Pooled nimetavad oma volitatud esindajateks kokkuleppe täitmisega:

4.1.1. Kasutusse andja volitatud esindaja: Kaidi Rand, tel 5690 9433, e-post [email protected], või teda asendav isik.

4.1.2. Kasutaja volitatud esindaja: Martin Maltsev, tel 5915 1256, e-post [email protected] või teda asendav isik.

4.2. Volitatud esindajatel on õigus esindada poolt kõikides kokkuleppe täitmisega seotud küsimustes,

sh lisa 2 muutmisel ning lisa 3 sõlmimisel ja muutmisel. Volitatud esindaja muutumisest teavitatakse teist poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, mis loetakse kokkuleppe osaks ja eraldi kokkuleppe muudatust täiendavalt ei sõlmita.

4.3. Teabevahetus käesoleva kokkuleppe täitmiseks võib toimuda nii suuliselt kui ka kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis. Teadete edastamine toimub üldjuhul telefoni, e-posti või muu

selleks sobiva infosüsteemi teel.

5. Kokkuleppe juurde kuuluvad lisad:

1. Jõgeva riigimaja plaanid; 2. riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtted; 3. Jõgeva riigimaja kodukord.

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/ Kasutusse andja Kasutaja

Lisa 2 Riigimaja kasutajate hea koostöö põhimõtted

1. Üldised põhimõtted

1.1. Käesolev dokument reguleerib Jõgeva Suur 3 asuva hoone (edaspidi riigimaja) ühise kasutamise põhimõtteid, mh riigimaja töö korraldamist ja juhtimist, riigimaja ruumide kasutamist, riigimaja kasutajate koostööd ning vaidluste lahendamist ja vastutust.

1.2. Riigimaja eesmärgiks on pakkuda kodanikele riigi avalikke teenuseid ühest asukohast ning võimaldada riigiasutusele (edaspidi kasutajad või kasutaja) paindlikku ruumikasutust.

1.3. Riigimaja toimimist koordineerib ja toetab kasutusse andja. 1.4. Riigimaja suhtes tehakse otsuseid lähtuvalt koostöö ja võrdsuse põhimõttest ning riigi

ressursside optimaalsest kasutuse viisist.

2. Riigimaja töö korraldamine ja juhtimine

2.1. Riigimaja kasutamisel teevad kasutajad koostööd eesmärgiga saavutada riigimaja kasutajate huvidele vastav ja kodanikele parima riigiteenuse pakkumist võimaldav terviklik lahendus.

2.2. Kasutusse andja:

2.2.1. koordineerib kasutajate ruumide kasutamist ning teeb ettepanekuid parimate ja optimaalsete lahenduste leidmiseks;

2.2.2. täidab oma pädevuses olevaid ülesandeid hoolikalt ning professionaalselt; 2.2.3. kohtleb ülesannete vastuvõtmisel, samuti ülesannete täitmisel kõiki kasutajaid võrdselt ja

erapooletult, lähtudes muu hulgas ka hoone ruumiprogrammi parimast võimalikust kasutamisviisist (sh arvestades riigi kinnisvarastrateegias sätestatud eesmärke);

2.2.4. monitoorib regulaarselt kasutajate rahulolu töökeskkonnaga; 2.2.5. esindab kasutajaid teiste isikute või asutuste ees kasutusse andja pädevuses olevate

ülesannetega seotud küsimustes (sh suhtluses Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsiga täiendavate parendustöödega seotud küsimustes).

2.3. Riigimaja sujuva toimimise tagamiseks korraldab kasutusse andja kasutajate esindajatega regulaarseid koosolekuid (sh elektrooniliste vahendite kaudu), mille otsustest lähtuvalt lepitakse kokku riigimaja parim töökorraldus. Iga kasutaja võib esitada soovi koosoleku kokkukutsumiseks. Otsused võetakse vastu konsensuse alusel. Koosoleku otsused fikseeritakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

2.4. Kasutaja:

2.4.1. tagab kasutusse andjale tema ülesannete täitmiseks vajaliku teabe õigeaegse esitamise; 2.4.2. pöördub väiksemate haldusküsimuste lahendamiseks otse Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsi poole

aadressil [email protected]. 3. Riigimaja ruumide kasutamine

3.1. Riigimaja kasutamine toimub ühtsete põhimõtete alusel lähtudes mh võrdsuse põhimõttest ja parimast ruumi kasutusest.

3.2. Kasutaja tagab, et tema valduses olevaid ruume kasutatakse optimaalselt ning reaalsest vajadusest lähtuvalt.

3.3. Ühiste ruumide kasutamisel arvestatakse teiste kasutajatega ning vajaduse muutumisel tagatakse ruumide vabastamine broneeringust.

3.4. Täiendavate parendustööde vajadus räägitakse läbi kasutusse andjaga ning finantseeritakse parendustööde iseloomust lähtuvalt.

3.5. Ruumide kasutamise vajaduse muutumisest või lõpetamisest teavitab kasutaja kasutusse andjat eelnevalt kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. Kasutusse andja annab kasutajale tagasiside esimesel võimalusel.

4. Vastutus

4.1. Iga kasutaja vastutab oma tegevuse või tegevusetusega (sh seotud isikutega) tekitatud kahju eest.

Lisa 3 Riigimaja kodukord (Suur 3, Jõgeva)

1. Eesmärk

Riigimaja kodukord kehtestab ühised käitumisreeglid kõikidele hoone kasutajatele (sh

teenistujatele), mis on vajalikud hoone ohutuks, säästvaks ja pikaajaliseks eesmärgipäraseks

kasutamiseks.

2. Mõisted 2.1. Teenistuja – kasutajaga töö- või teenistussuhtes olev töötaja või ametnik või muus sarnases

õigussuhtes olev isik (sh praktikant), kelle töö- või teenistusülesannete täitmise koht asub

hoones;

2.2. Infotöötaja – riigimaja igapäevase toimimise eest hoolt kandev isik;

2.3. Läbipääsukaart - alaline või ajutine läbipääsuvahend hoones liikumiseks;

2.4. RKAS – Riigi Kinnisvara Aktsiaselts.

3. Kontaktandmed

3.1. Riigimaja teenindamisega seotud küsimused ja infotöötaja – [email protected];

3.2. Hoone haldamisega (sh rikked, avariid) seotud küsimused - [email protected] või

telefon 605 0000.

4. Turvalisus hoones

4.1. Hoones viibides tuleb lisaks sellele riigimaja kodukorrale juhinduda tulekahju korral

tegutsemise plaanist (tutvustab asutus).

4.2. Hoones liikumine ja ohutusnõuded:

4.2.1 Hoones on tehniline ja videovalve. Valvesüsteemi logisid hoitakse alles 12 kuud,

videosalvestusi säilitatakse 90 päeva. Logidele ja/või salvestuste

vaatamiseks/saamiseks tuleb pöörduda hoone halduri poole.

4.2.2 Hoone võetakse valvest maha iga päev kell 06:30 ja hoone valvestub kell 23:00.

Automaatse valvestuse ajal on teenistujatel ruumide kasutus võimalik üksnes

RKAS sõlmitud erikokkuleppe alusel. Täpsem kirjeldus on leitav hoone

sisekorraeeskirjast.

4.2.3 Teenistuja teavitab hoones ilmnenud riketest, nt ukse mittesulgumisest,

läbipääsusüsteemi (kaardilugeja) tõrgetest, tehnilise valvesüsteemi riketest jne,

RKASi kliendituge telefonil 605 0000 või e-posti aadressil [email protected].

4.2.4 Suure võimsusega elektriseadmeid (nt soojapuhur, radiaator, ventilaator jne) võib

ühendada vooluvõrku kooskõlastatult kasutusse andjaga.

4.2.5 Lahtist tuld ei tohi hoones kasutada.

4.2.6 Tulekahju häirekellade rakendumise või tulekahju tunnuste avastamise korral

tuleb juhinduda tulekahju korral tegutsemise plaanist ning teadustussüsteemi või

muude sidekanalite kaudu või evakuatsioonijuhi suuliselt antavatest korraldustest.

4.2.7 Esmaabivahendid on leitavad köögi- ja puhkeruumidest.

4.2.8 Lemmiklooma kaasavõtmisel tuleb arvestada teiste teenistujate ja

külalistega. Vajadusel lepitakse tööalal kokku vastavad käitumisreeglid.

4.3 Läbipääsukaart:

4.3.1 Läbipääsukaardi väljastab infotöötaja, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Kui

läbipääsukaardi väljastab asutus, siis tuleb sellest informeerida infotöötajat.

4.3.2 Läbipääsukaardi vastuvõtmisel kinnitab teenistuja kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis selle kätte saamist ning kohustub tagama kaardi säilimise.

4.3.3 Hoonesse sisenedes ja sealt väljudes ning hoones liikudes avab teenistuja uksed

talle väljastatud läbipääsukaardiga, registreerides nii oma liikumised kaardilugejas.

4.3.4 Läbipääsukaardiga avatavad uksed peavad peale nende läbimist sulguma. Kui ust

on vaja erandkorras avatuna hoida, veendub teenistuja, et uks saaks peale

toimingute lõppemist suletud. Läbipääsukaardiga piiratud alale sisenedes veendub

teenistuja, et koos temaga ei siseneks läbipääsukaarti mitteomav isik. Vajaduse

korral suunab teenistuja läbipääsukaarti mitteomava isiku infotöötaja juurde.

4.3.5 Läbipääsukaardi kaotamisest, vargusest, rikkumisest või selle muul viisil

kasutamiskõlbmatuks muutumisest on teenistuja kohustatud esimesel võimalusel

teavitama infotöötajat või asutust, kes korraldab kaardi sulgemise.

4.3.6 Läbipääsukaardile ei ole lubatud kanda enda ega oma töökoha andmeid.

4.3.7 Läbipääsukaart on isiklikuks kasutamiseks, selle andmine teistele isikutele ei ole

lubatud.

4.3.8 Alalised läbipääsukaardid väljastatakse teenistujatele, kelle alaline töö- või

teenistuskoht asub hoones. Erisused tuleb kasutusse andjaga eelnevalt kokku

leppida.

4.3.9 Ajutised läbipääsukaardid väljastatakse hoone kasutajatele, kellel on vaja

läbipääsukaarti ajutiselt ja kelle alaline töö- või teenistuskoht asub mujal. Ajutine

läbipääsukaart tagastatakse infotöötajale igakordselt hoonest lahkumisel.

4.3.10 Hoonet hooldavatel ja teenindavatel isikutel (nt ehitajad, kolijad, koristajad vm

teenusepakkujad) on õigus hoonesse siseneda kooskõlastatult infotöötajaga ja

kasutaja tööruumidesse kooskõlastatult kasutajaga.

4.4 Külaliste, klientide ja posti vastuvõtmine hoones:

4.4.1 Hoone fuajeesse on külalistel ja klientidel tööpäevadel vaba juurdepääs kokku

lepitud lahtioleku aegadel.

4.4.2 Külalisele või kliendile ei anta iseseisvaid läbipääsuõiguseid kasutaja

tööruumidesse. Kui külaline või klient saabub hoonesse eelnevalt teenistujaga

kooskõlastamata, võtab infotöötaja teenistujaga ühendust.

4.4.3 Hoones viibivad külalised ja kliendid on vastu võtva teenistuja vastutusel.

Tulekahju või muu erakorralise sündmuse korral tagab külalise või kliendi turvalise

väljumise hoonest tema vastu võtnud teenistuja.

4.4.4 Ametlikku posti ja saadetisi, mis on adresseeritud kasutajatele, võtab vastu

infotöötaja. Teenistujate töö- või teenistusülesannete täitmisega mitteseotud

saadetisi infotöötaja vastu ei võta.

5. Ühiskasutuses ruumide ning parkla kasutuspõhimõtted:

5.1 Korruste nõupidamis- ja vestlusruumid on ette nähtud ametialaste kokkusaamiste jaoks

ja broneeritavad Outlookis. Nõupidamise või ürituse ettevalmistamiseks, sh

teenindamiseks, kogunemiseks ning hiljem ruumi esialgse paigutuse taastamiseks tuleb

ruum broneerida piisava ajavaruga.

5.2 Külaliste teenindamine on soovitatav viia läbi esimesel korrusel.

5.3 Juhul, kui hoones toimub üritus, siis teenindava teenusepakkuja esindajat (nt catering,

tehnikud jne) juhendab üritust korraldav teenistuja.

5.4 Teenistuja kannab hoolt, et ühiseid ruume nagu klienditeenindusala, korruste

nõupidamisruume, köögi- ja puhkeruume kasutatakse heaperemehelikult ja säästlikult.

Ruumist lahkudes veendub teenistuja, et ruum on korras, tuled kustutatud, eemaldatud

sinna kaasavõetud asjad, materjalid ja sööginõud.

5.5 Kui plaanitava nõupidamise või ürituse tarbeks on vajalik ruumi sisustuse

ümberpaigutamine ja sisustus seda võimaldab, organiseerib selle nõupidamise

korraldaja. Nõupidamise lõppedes tuleb sisustuse esialgne paigutus taastada.

5.6 Ruumides paikneva sisustuse, sealhulgas mööbli ümberpaigutamisest teistesse

ruumidesse tuleb teavitada infotöötajat (v.a toolide liigutamine oma asutuse piires).

5.7 Reklaammaterjali jagamine ja eksponeerimise asukoht avalikel aladel räägitakse

eelnevalt läbi kasutusse andjaga.

5.8 Ametisõidukite parkla asub Suur 3 hoone tagusel alal. Isiklike ja külaliste/klientide

sõidukite parkimine ametisõidukite parklasse on keelatud.

6. Suitsetamine on lubatud hoonest väljaspool selleks ette nähtud kohas, järgides

tuleohutusalaseid nõudeid.

7. Kodukorra reeglite täitmist kontrollib infotöötaja, v.a kasutaja kasutuses olevates

tööruumides, kus turvalisuse nõuete eest vastutab kasutaja.