Juhendi kinnitamine

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 1(1) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 1

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

SISEAUDITI VALDKONNA KAVA

Siseauditi aastaplaani

punkt ja valdkond

Siseauditi läbiviimise aeg ja

koht

Auditeeritav

periood

Siseaudiitorid

Siseauditi kriteeriumid

Eesmärk

Tegevused, vastutajad, kuupäevad, eeldatav kestus, koht

Vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev)

Auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 1(1) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord Lisa 2

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

SISEAUDITI VALDKONNA KOKKUVÕTE NR

Valdkond ja eesmärk Siseauditi läbiviimise koht ja aeg

Siseaudiitorid Auditeeritav periood

Struktuuriüksuse/valdkonna esindajad

Siseauditi lõppkoosolek (vajadusel)

Läbiviimise aeg

Osavõtjad

1. Auditi ulatus

2. Kokkuvõte leitud mittevastavuste/märkuste kohta

2.1. Mittevastavuse põhjus (märgib valdkonna eest vastutaja)

2.2. Tegevus mittevastavuse kõrvaldamiseks (märgib valdkonna eest vastutaja)

2.3. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja)

3. Positiivsed tähelepanekud

4. Üldine hinnang valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal

5. Parendusettepanekud

5.1. Ettepaneku hindamine ja otsus rakendamiseks (aktsepteeritud/ei aktsepteerita, põhjendus)

(märgib valdkonna eest vastutaja)

5.2. Tähtaeg (märgib valdkonna eest vastutaja)

Lisad

Koostaja (nimi, allkiri) Koostamise kuupäev

Valdkonna eest vastutaja (nimi, allkiri, kuupäev)

Levitamine

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 1(5) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

1. Eesmärk

Korra eesmärgiks on anda juhiseid siseauditi planeerimiseks, läbiviimiseks ning

auditijärgseteks tegevusteks vastavalt instituudis rakendatud rahvusvaheliste standardite

nõuetele.

2. Ulatus

Käesolev kord laieneb kõikidele instituudi töötajatele.

3. Vastutused

3.1 Siseauditi aastaplaani koostamise, täitmise kontrolli ja juhtkonna teavitamise eest vastutab

sisekontrolli juhtivspetsialist.

3.2 Siseauditi plaanimise, ettevalmistamise, läbiviimise, tulemuste dokumenteerimise ja

edastamise ees vastutab siseaudiitor.

3.3 Siseauditi käigus leitud mittevastavuse kõrvaldamise, vajalike korrigeerivate ning

ennetavate tegevuste läbiviimise eest vastutab vastava struktuuriüksuse juht.

3.4 Siseauditi järgsete tegevuste eest vastutab sisekontrolli juhtivspetsialist.

4. Mõisted

Siseaudit – süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess auditi tõendusmaterjali

hankimiseks ja objektiivseks hindamiseks, et määrata auditi kriteeriumide täitmise ulatus

Siseauditi valdkond – tegevus, mida auditeeritakse (nt struktuuriüksus kõikide oma

funktsioonidega, projekt või konkreetne tegevus ühes või mitmes struktuuriüksuses)

Siseauditi kriteerium – nõue, millega võrreldakse siseauditi tõendusmaterjale

Siseauditi tõendusmaterjal – tõendusdokumendid, faktide konstateering või muu auditi

kriteeriumitesse puutuv ja kontrollitav teave

Siseaudiitor – siseauditi tegemiseks pädev instituudi töötaja, kes on läbinud siseaudiitori

koolituse; üldjuhul sisekontrolli juhtivspetsialist

Auditeeritav – kogu instituut või struktuuriüksus, mida auditeeritakse

Struktuuriüksuse/valdkonna esindaja – auditeeritava struktuuriüksuse/valdkonna töötaja,

kes vahendab siseaudiitorile selgitusi ning võimaldab juurdepääsu tõendusdokumentidele

nõuetele vastavuse hindamiseks

Mittevastavus – nõude mittetäidetus

Korrigeeriv tegevus – tegevus mittevastavuse põhjuse kõrvaldamiseks

Märkus – tähelepanu juhtimine ebatäpsusele; alusnõue puudub

Parendusettepanek – täiustamisvõimalus, mis ei ole seotud ühegi nõude eiramisega

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 2(5) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

5. Üldnõuded

5.1 Siseauditi tegemisel juhindutakse instituudis rakendatud rahvusvahelistes standardites ning

käesolevas korras toodud nõuetest. Siseaudit viiakse läbi vastavalt siseauditi aastaplaanile,

mille koostab ja kooskõlastab siseaudiitoritega sisekontrolli juhtivspetsialist. Plaan

koostatakse selliselt, et üldjuhul vähemalt kord aastas vaadatakse üle kõik juhtimissüsteemi

kuuluvad valdkonnad.

5.2 Siseauditi aastaplaanis määratakse auditi aeg, valdkond, kriteeriumid ning siseaudiitorid.

Siseaudiitorite määramisel jälgitakse sõltumatuse põhimõtet, et oma tegevust ei auditeerita.

Mitme siseaudiitori korral märgitakse plaanis auditi planeerimise, läbiviimise,

dokumenteerimise eest vastutav audiitor esimesena.

5.3 Siseauditi aastaplaani kinnitab direktor.

5.4 Vajadusel võib siseauditeid läbi viia ka väljaspool aastaplaani (nt erakorralised siseauditid).

5.5 Siseaudiitorid peavad läbima vastava koolituse. Koolitus võib olla nii sise- kui

väliskoolitus. Andmed välise koolituse läbimise kohta asuvad personalitalituses ning nii

sise- kui väliskoolituste kohta instituudi võrgukettal kaustas Kvaliteet.

5.6 Siseauditist võtavad osa siseaudiitor(id) ja struktuuriüksuse juht/esindaja. Auditeeritava

struktuuriüksuse juht määrab vajadusel oma struktuuriüksuse esindaja, kes jagab

siseaudiitori(te)le selgitusi ning esitab vajalikud tõendusmaterjalid.

5.7 Siseaudit koosneb järgmistest etappidest: ettevalmistus, sissejuhatav tutvustus, teostus,

lõppkoosolek (vajadusel), kirjaliku kokkuvõtte koostamine, korrigeerivate ja/või

ennetavate tegevuste läbiviimise kontroll ja mõjususe hindamine ning vajadusel järelaudit.

6. Siseauditi ettevalmistus

6.1 Vastutav siseaudiitor korraldab siseauditi ettevalmistamist lähtudes siseauditi aastaplaanist.

Koostab kava ja edastab selle auditeeritava struktuuriüksuse juhile või valdkonna eest

vastutavale isikule. Kohapealsed tegevused kooskõlastatakse üldjuhul vähemal üks nädal

ette. Erakorraliste auditite puhul võib kava koostamist ning etteteatamise aega mitte

rakendada.

Siseauditi kava koosneb järgnevatest osadest (Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava):

1) siseauditi aastaplaani punkt

2) valdkond

3) läbiviimise aeg ja koht

4) auditeeritav periood

5) siseaudiitor(id)

6) siseauditi kriteeriumid

7) eesmärk

8) tegevused, vastutajad, vajadusel ka kuupäevad, koht ja eeldatav kestus

9) vastutav siseaudiitor (nimi, kuupäev)

10) auditeeritava struktuuriüksuse juht (nimi, kuupäev)

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 3(5) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

6.2 Siseaudiitorid tutvuvad auditeeritava valdkonna alusnõuete ning eelnevate auditite

leidudega.

7. Siseauditi läbiviimine

7.1 Siseaudit algab auditi üldise eesmärgi lühida selgitusega, vajadusel tutvustatakse

siseaudiitoreid ning kooskõlastatakse tegevuste üksikasjad. Lepitakse kokku lõppkoosoleku

vajadus ja selle toimumise aeg. Kui audit ei alga kohapealsete tegevustega, siis edastatakse

eesmärk ning tegevuste info kirjalikult koos auditi kavaga.

7.2 Siseaudiitor(id) võib(vad) siseauditi käigus läbi viia erinevaid tegevusi (nt vaatlus, küsitlus,

tõendusmaterjalide uurimine). Lisaks vastavuse hindamisele tuleks alati uurida võimalusi

parendamiseks. Valdkonna kokkuvõttes toodud märkusele tuleb võimalusel ja otstarbekusel

esitada parendusettepanek/ennetav tegevus.

7.3 Siseaudiitor(id) hindab(vad) siseauditi tulemusi, määratlevad mittevastavused ja

parendusvõimalused/ennetavad tegevused.

7.4 Auditeeritava struktuuriüksuse juht analüüsib parendusettepanekuid, ennetavaid tegevusi,

korraldab leitud mittevastavuste kõrvaldamise (parandamise) ja määrab kindlaks ning

teostab vajalikud korrigeerivad tegevused vastavalt Mittevastavuste ja

parendusettepanekute käsitlemise korrale.

7.5 Siseauditi lõppkoosolekust (kui selle korraldamine on vajalik) võtavad osa siseaudiitor(id)

ja auditeeritava struktuuriüksuse juht, struktuuriüksuse esindaja ning vajadusel ka teised

töötajad. Lõppkoosolekul esitab siseaudiitor siseauditi tulemused: positiivsed

tähelepanekud, märkused, parendusettepanekud/ennetavad tegevused, mittevastavused ja

annab hinnangu valdkonna kohta.

7.6 Tulenevalt auditi käigus avastatud mittevastavuse olulisusest, võib vastavas valdkonnas läbi

viia järelauditi. Järelauditi läbiviimise aeg lepitakse eelnevalt kokku ning märgitakse ka

valdkonna kokkuvõttesse. Järelauditi käigus vaadatakse ainult konkreetse mittevastavuse

kõrvaldamist. Järelauditi tulemused vormistatakse valdkonna kokkuvõtte lisana.

7.7 Vastutav siseaudiitor koostab valdkonna kokkuvõtte ning kooskõlastab selle teiste auditis

osalenud audiitoritega. Valdkonna kokkuvõttes sisalduv teave peab andma selge ülevaate

siseauditi käigust. Tuleb anda üldine hinnang auditeeritava valdkonna tegevuste vastavusele

auditi kriteeriumitele. Antud hinnang peab olema objektiivne ning toetuma usaldusväärsele,

koguseliselt piisavale ja asjakohasele tõendusmaterjalile.

7.8 Leitud mittevastavuse kirja panemisel tuleb märkida nõude mittetäidetus (lühiselgitus,

milles mittevastavus seisneb) ning alusnõue (viide kvaliteedikäsiraamatule, eeskirjale,

korrale, standardile vms). Valdkonna eest vastutav isik märgib mittevastavuse põhjuse,

tegevuse selle kõrvaldamiseks (parandamiseks), korrigeerivad meetmed ning tähtaja.

Parendusettepaneku/ennetava tegevuse juurde märgib valdkonna eest vastutaja, kas

ettepanek/tegevus aktsepteeritakse ning tähtaja või põhjenduse, miks ei aktsepteerita.

Valdkonna kokkuvõtte üldise hinnangu osa all tuleb kirjeldada, kuidas siseaudiitor sai

andmed mittevastavuse kohta (tutvumine dokumentidega, töötaja selgitus jne).

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 4(5) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

7.9 Valdkonna kokkuvõte (Lisa 2):

1) valdkond ja eesmärk

2) läbiviimise koht ja aeg

3) siseaudiitor(id)

4) auditeeritav periood

5) auditeeritava struktuuriüksuse/valdkonna esindaja(d)

6) lõppkoosolek (vajadusel)

7) ulatus

8) siseauditi leiud (mittevastavused, märkused, positiivsed tähelepanekud)

9) üldine hinnang ja otsus valdkonna kohta siseauditi tulemuste põhjal

10) parendusettepanekud/ennetavad tegevused

11) lisad

12) koostaja nimi, allkiri, kuupäev

13) valdkonna eest vastutaja nimi, allkiri, kuupäev

14) levitamine

7.10 Vastutav siseaudiitor edastab valdkonna kokkuvõtte auditeeritava struktuuriüksuse juhile

ja/või valdkonna eest vastutavale isikule kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks.

7.11 Leitud mittevastavused ja tehtud parendusettepanekud/ennetavad tegevused kantakse

Mittevastavuste ja parendusettepanekute registrisse vastavalt Mittevastavuste ja

parendusettepanekute käsitlemise korrale.

7.12 Instituudi siseveebis avaldatakse ainult plaaniliste siseauditite valdkonna kokkuvõtted .

7.13 Valdkonna kokkuvõtted säilitatakse elektroonselt instituudi dokumendihaldussüsteemis

sarjas 6 – 3 Siseauditite aruanded jm seonduvad dokumendid.

8. Siseauditi järgsed tegevused ja hindamine

8.1 Sisekontrolli juhtivspetsialist jälgib Mittevastavuste ja parendusettepanekute registri

täitmist ning kokkulepitud tegevuste lõpuleviimist ja hindab mõjusust vastavalt

Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise korrale.

8.2 Siseauditite ja siseauditi järgsete tegevuste tulemusi käsitletakse juhtimissüsteemi

juhtkonnapoolsel ülevaatusel ja kord kvartalis toimuval juhtkonna koosolekul.

9. Seonduvad dokumendid

9.1 Siseauditi aastaplaan

9.2 Mittevastavuste ja parendusettepanekute käsitlemise kord

9.3 Mittevastavuste ja parendusettepanekute register

9.4 EN ISO/IEC 17025

9.5 EN ISO/IEC 17020

Kinnitatud 10.07.2024

käskkirjaga nr 117

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1 Versioon: 10

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 5(5) Koostatud: 09.07.2024

Pealkiri: Siseauditite läbiviimise kord

Koostas: K. Kulm

Haldaja: sisekontrolli

juhtivspetsialist

10. Lisad

10.1 Lisa 1 Siseauditi valdkonna kava

10.2 Lisa 2 Siseauditi valdkonna kokkuvõte

11. Dokumendi muudatuste register

vana uus Kuu-

päev

Muudatuse

tegija nimi

Muudatuse sisu

Ver-

sioon

Peatükk,

alapunkt

Ver-

sioon

Peatükk,

alapunkt

7 6.1 8 6.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku

praktikaga

7 7.1 8 7.1 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust, viidud vastavusse tegeliku

praktikaga

7 7.2 8 7.2 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust

7 7.5 8 7.5 25.02.22 K. Kulm Täiendatud sõnastust

8 4 9 4 10.03.22 K. Kulm Lisatud „korrigeeriv tegevus“

8 9 10.03.22 K. Kulm Läbivalt korrigeeritud sõnastust

9 5.1 10 5.1 09.07.24 K. Kulm Eemaldatud struktuuriüksuste juhtidega

kooskõlastamise nõue

9 7.12 10 7.12 09.07.24 K. Kulm Täpsustatud, et siseveebis avaldatakse ainult

plaaniliste auditite kokkuvõtted

9 10 09.07.24 K. Kulm Läbivalt ühtlustatud sõnastust

KÄSKKIRI

Tallinn 10.07.2024 nr 117

Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine

Justiitsministri 04.10.2023 määruse nr 25 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 11

lg 1 p 4 alusel:

1. Kinnitan Siseauditite läbiviimise korra, versioon 10 (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks 15.3.2022 käskkirja nr 51 „Juhtimissüsteemi dokumentide

kinnitamine“ p 2.

3. Käskkiri teha teatavaks kõikidele instituudi töötajatele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Ivar Prits

direktor

Kertu Kulm 663 6619, [email protected]