Reisikorraldusteenuse tellimine - väikeost

HINDAMISKRITEERIUMID JA HINNATAVAD NÄITAJAD

Pakkumuse maksumust hinnatakse - Ilma maksudeta Kriteeriumi kaalumise meetod - Osakaaludega

Jrk

nr Nimetus Kirjeldus Tüüp /

hindamismeetod Osakaal Kogus Ühik Pakkuja

täidetav

1 Maksimaalne teenustasu protsent ostetava

reisiteenuse maksumusest Pakkuja esitab reisikorraldusteenuse maksimaalse teenustasu protsendi ostetava reisiteenuse maksumusest.

Teenustasu lisatakse teenuse osutaja poolt vahendatava teenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki teenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid, sealhulgas teenustasu, käsitlustasu, broneerimistasu, väljastamistasu vms. Teenustasu lisamine ei ole lubatud teistelt isikutelt vahetult tellija teenindamiseks soetatud kaupade ja teenuste sisseostuarvel välja toodud lõivudele ja maksudele.

Maksimaalne teenustasu protsent tuleb

esitada kuni kahe komakoha täpsusega.

0,00%-list või negatiivset vahendustasu

protsenti ei ole lubatud esitada ja sellised

pakkumused loetakse mittevastavaks

ning lükatakse tagasi.

Kulu - vähim on

parim 100 % jah

Kokku: 100

Hindamismetoodika kirjeldus 1. Maksimaalne teenustasu protsent ostetava reisiteenuse maksumusest

Madalaima väärtusega pakkumus saab maksimaalse arvu punkte. Teised pakkumused saavad punkte arvutades valemiga: "osakaal" - ("pakkumuse väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "osakaal".

ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS

1. ÜLDANDMED

1.1 HANKIJA Andmekaitseinspektsioon

1.2 Hanke nimetus ja maksumus Reisikorraldusteenuse tellimine

Väikeost

Hanke eeldatav maksumus ilm KM-ta: 29 999 eurot

1.3 E-posti aadress teabe

saamiseks

[email protected] ja

[email protected]

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg Hiljemalt 12.08 2024 kell 09.00. Pärast nimetatud

tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta.

1.5 E-posti aadress pakkumuste

esitamiseks

[email protected] ja

[email protected]

1.6 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg

(pakkumuse esitamise

tähtajast arvates)

30 päeva (pakkumuse esitamisega loetakse, et

pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul)

1.7 Hanke eeldatav ajakava ja

hankelepingu täitmise tähtaeg

1. Pakkumuste esitamine – punktis 1.4. sätestatud

tähtajaks;

2. Hankelepingu täitmine alates lepingu sõlmimisest

kuni 01.09 2025 või eeldatava lepingu maksimaalse

maksumuse täitmiseni (29 999 eurot käibemaksuta)

1.8 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 – Tehniline kirjeldus

Lisa 2 – Hindamiskriteeriumid

2. JUHISED PAKKUMUSE KOOSTAMISEKS JA ESITAMISEKS

2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima käesolevas pakkumuse esitamise

ettepanekus (edaspidi pakkumuskutse) sätestatud teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid

ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid, mis

on vajalikud hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide

saavutamiseks.

2.2. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine. Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat

teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused

pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva

jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui

selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva.

2.4. Pakkumuse esitamine. Pakkumus tuleb esitada punktis 1.4. märgitud tähtajaks punktis 1.5.

märgitud e-posti aadressile.

2.5. Pakkumuse esitamise vorm. Pakkuja esitab pakkumuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas

vormis, st pakkumus ei pea olema omakäeliselt allkirjastatud.

2.6. Pakkumuse jõusoleku tähtaeg. Pakkumus peab olema jõus vähemalt punktis 1.6. märgitud tähtaja

jooksul.

2.7. Pakkumuste vastavuse kontroll. Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab

pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses

sätestatud tingimustest. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui a) pakkumus sisuliselt ei vasta

pakkumuskutses sätestatud tingimustele või b) pakkumuse maksumus ületab hankija eelarvelised

võimalused.

2.12. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine. Hankija hindab kõiki vastavaks

tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe pakkumuse, mille hindamise tulemuste

punktisummad on kõrgeimad.

2.13. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul

vastava otsuse tegemisest arvates.

2.14. Hankija tunnistab edukaks ja sõlmib lepingu ühe pakkujaga.

„Reisikorraldusteenuse tellimine“

väikeost

Tehniline kirjeldus

1. Reisikorraldusteenust osutatakse Andmekaitse Inspektsioonile. Reisikorraldusteenus

sisaldab tehnilises kirjelduses kirjeldatud teenuseid. Eesmärk on eelkõige Eesti Vabariigist

välja suunduva reiskorraldusteenuse pakkumine ja vajadusel ka siseriiklike reisiteenuste

osutamine.

2. Reisikorraldusteenuse pakkuja:

2.1. arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete

vajaduste, eelistuste, mugavuse, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega,

pakkudes alati optimaalseimat reisikorraldusteenust;

2.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi;

2.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi

maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud.

3. Reisikorraldusteenus sisaldab järgmisi teenuseid:

3.1. majutuse (sh kodumajutuse) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki

ja vajadusel Eesti Vabariigis;

3.2. lennupiletite (sh tellimuslendude ja odavlennufirmade piletite) vahendamine ja

broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis;

3.3. laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja vahendamine reisimiseks väljaspool

Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis;

3.4. transfeeriteenuse ning auto- ja bussirenditeenuse vahendamine nii Eesti Vabariigis kui

väljaspool Eesti Vabariiki (vajadusel);

3.5. giiditeenuse vahendamine;

3.6. vastavalt tellija soovile kindlustusturul saadaoleva reisikindlustuse vahendamine,

vormistamine ja müük, sh reisimisega seotud ohtudest (sh terrorism, looduskatastroof,

nakkushaiguste levik vmt) tingitud ära jäämist ja seesuguste ohtude realiseerumisest

tulenevate terviskahjustuste hüvitamist (sh tellija igakülgne nõustamine

reisikindlustuse kattest);

3.7. viisade vahendamine ja vormistamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest;

3.8. reisidokumentide (sh reisipiletite, viisade, majutusasutuste broneerimiskinnituste,

kindlustuspoliiside) kättetoimetamist kas elektroonselt või vajadusel ka posti teel või

kulleriga;

3.9. ööpäevaringne reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, ootamatu jätkulennu ja

majutuse broneerimise vajadus vmt) lahendamine ja tasuta kasutajatugi, mis

võimaldab võtta telefoni teel ühendust ning broneeringu muutmise või tühistamise

vajaduse korral saab klienditeenindaja ühendust vajaliku broneerimissüsteemiga;

3.10. erandjuhtudel kiireloomuliste tellimuste kiirkäsitlus, kui väljasõiduni on vähem

kui 24 h;

3.11. teenuste õigeaegne tagamine vastavalt tellija kinnitatud tellimustele, vajadusel

tehes selleks ettemakse enne tellija poolset arve tasumist;

3.12. pakkujale laieneb ka nende toimingute teostamise ja teenuste osutamise

kohustus, mis ei ole tehnilises kirjelduses välja toodud, kuid mis oma olemusest

lähtuvalt kuuluvad hanke objektiga seotud teenuse hulka.

„Reisikorraldusteenuse tellimine“

väikeost

4. Nõuded reisikorraldusteenuse osutamisele:

4.1. teenuse tellimiseks esitab tellija pakkujatele hinnapäringu, mille võib tellija nimel teha

tellija iga töötaja kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega;

4.2. päring teenuse osutamiseks edastatakse Riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP)

kaudu, või saates kokkulepitud e-posti aadressile. RTIP-ist edastatud elektrooniliselt

täidetud päring laekub reisibürooga kokkulepitud e-posti aadressile;

4.3. kiireloomulise tellimuse võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt või

telefoni teel ning tellijal on õigus pöörduda vabalt valitud teenuse osutaja poole.

Teenuse osutaja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult. Eraldi

kättesaamiskinnitust ei ole vaja saata, kui teenuse osutaja esitab reisipakkumuse

tellimuse esitamise päeval;

4.4. pakkuja tagab teeninduse eesti (C1 tasemel või emakeelena) ja inglise keeles (B1

tasemel või emakeelena);

4.5. reisikorraldusteenus peab sisaldama tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel;

4.6. iga pakkuja võib esitada iga tellitud teenuse kohta ühe või mitu pakkumust, järgides

tellija eelistusi sh majutusasutuse asukoha, lennu ajakava ja/või marsruudi osas;

4.7. kui tellija on liitunud ärikliendile mõeldud boonusprogrammidega, siis peab pakkuja

kasutama teenuse osutamisel tellija kliendinumbrit ning tagama tellija tasemele

pakutavat hinda ja allahindlust ning kaasnevaid ärikliendi soodustusi;

4.8. pakkuja vahendatavate teenuste hind ei tohi ületada pakkuja või teenuse vahetu osutaja

(s.o transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jm) avalikult

ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel)

soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda;

4.9. pakkuja määrab tellijale tellimuste täitmiseks ühe peamise reisikonsultandi, keda on

pakkujal õigus põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) asendada

teiste samadele nõuetele vastavate reisikonsultantidega, tagades seejuures, et

asendajad on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt

kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel;

4.10. pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi,

aja ja hinna kohta 3 h jooksul tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti

kohaliku aja järgi) piires. Tellijal on õigus pakkumuste küsimisel näidata ära aeg,

millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta;

4.11. pakkuja peab teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi vahendatava teenuse

osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel

lisatagatisena töötaja või tööandja krediitkaarti, kuivõrd hanke eesmärgiks on saada

pakkujalt täisteenust. Kui vahendatava teenuse osutaja sellega ei nõustu, peab pakkuja

võimaldama enda vastava kaardi kasutamist või teavitama tellijat aegsasti ette, et

vahendatava teenuse osutaja krediitkaardi esitamist nõuab ning sellisel juhul saab

tellija võtta vastavad meetmed rakendusele;

4.12. majutusteenuse tellimisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, asukohti,

tühistamistingimuste pandlikkust ja valikukriteeriume, mis on kõigile vabalt

kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online-müügi- ja

broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha pakkujale ettepanekuid

sobiva majutusvõimaluse otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei

nõustu pakkuja poolt pakutava majutusasutusega selle hinna-, asukoha-, mugavus- jm

vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus ise välja pakkuda majutusasutus,

„Reisikorraldusteenuse tellimine“

väikeost

mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida pakkujalt vastava

majutusasutuse pakkumuse esitamist;

4.13. lennu-, laeva-, rongi- ja bussipiletite tellimisel võib tellija kasutada orientiirina

hindasid, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online-

müügi ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha pakkujale

ettepanekuid sobivate sõiduvõimaluste otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui

tellija ei nõustu pakkuja poolt pakutava sõiduvõimalusega hinna, ajakulu või

mugavuse põhjustel, siis on tellijal õigus ise välja pakkuda sõiduvõimalus, mis neid

kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida pakkujalt vastava sõiduvõimaluse

pakkumuse esitamist;

4.14. punktides 4.12 ja 4.13 nimetatud juhtudel alustab tellija oma ettepanekute

esitamist parima pakkumuse esitanud pakkujast ja kui temalt vastavat pakkumust ei

saa, siis liigub paremuselt järgmise pakkuja juurde. Igal juhul on tellijal õigus

broneerida ja tasuda sõidu ja/või majutuse eest ise järgides tehnilise kirjelduse punktis

5 toodud tingimusi.

4.15. Lepingu täitmisel tellija poolt küsitav pakkumus peab sisaldama vähemalt

järgmist infot:

4.15.1. pakkuja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumuse koostanud isiku nimi,

telefoninumber ja e-posti aadress; pakkumuse koostamise kuupäev ja kellaaeg;

4.15.2. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada

kõik olulised andmed, kuid vähemalt:

4.15.2.1. lennupileti maksumus ja lennuklass (sh eraldi välja tuua pileti hind,

maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud) ja vajadusel lennuklassi ning pagasi-

ja muud tingimused;

4.15.2.2. väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg;

4.15.2.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma,

lennunumber;

4.15.2.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el. Kui

vahemaandumine on pikem kui 4 tundi, tuleb lisada pakkumisse ka

juurdepääs puhkealale/lounge’i vmt;

4.15.2.5. kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega;

4.15.2.6. lennupileti broneeringu kehtivusaeg;

4.15.2.7. lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega;

4.15.3. iga pakutava laeva-, rongi- ja bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik

olulised andmed, kuid vähemalt:

4.15.3.1. pileti maksumus;

4.15.3.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg;

4.15.3.3. väljasõidu lähtekoht (aadress) – sihtkoht (aadress);

4.15.3.4. reisijaklass;

4.15.3.5. pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega;

4.15.3.6. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu ja sõidupileti esitusviis;

4.15.4. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised

andmed, kuid vähemalt:

4.15.4.1. majutusteenuse maksumus;

4.15.4.2. majutusasutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina;

4.15.4.3. majutusasutuse tärnide arv;

„Reisikorraldusteenuse tellimine“

väikeost

4.15.4.4. toitlustustingimused;

4.15.4.5. toa- ja vooditüüp;

4.15.4.6. majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses

nimetatud;

4.15.4.7. pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta;

4.15.4.8. täiendavate kohalike maksude tasumise kohustus tellija poolt kohapeal

koos summaga, kui need ei ole arvestatud broneeringu sisse;

4.15.4.9. majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate

kuludega;

4.15.5. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised

andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused. Pakkuja

kindlustuspartneril peab olemas olema reisi tühistamise hüvitamine ürituse

ärajäämise puhuks;

4.16. juhul, kui pileti maksumus ei ole märgitud piletil, tuleb lisaks esitada pileti

maksumust tõendav dokument (müügiarve);

4.17. tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue

reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija

esitatud tingimustele;

4.18. tellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni teel tehtud

muudatused kinnitab pakkuja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimuse ülevaatesse,

mille tellija kinnitab enne koondarve esitamist omapoolse e-kirjaga;

4.19. pakkuja peab omama online-aruandlussüsteemi (aruandlus tellimuste kohta)

ning süsteemifunktsioonide kirjeldust. Aruandlussüsteem peab andma tellijale

ülevaate minimaalselt tellija poolt tellitud teenuste kohta ühe kalendriaasta ulatuses

(andmeid peab säilitama vähemalt 13 kuud) või kui pakkujal sellist online-süsteemi ei

ole, peab pakkuja tellija nõudmisel tagama osturaportite koostamise ja väljavõtete

edastamise tellijale elektrooniliselt (nt e-posti teel);

4.20. pakkujal on kohustus esitada tellija nõutud aruandlus hiljemalt 3 (kolme)

tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest, kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti;

4.21. pakkuja esitab ühe reisiga seotud teenuste tellimuse arved ühe arvena;

4.22. arve maksetähtaeg peab olema vähemalt 21 kalendripäeva arve esitamisest.

5. Väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus

5.1. Tellijal on õigus teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse

osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole

raamlepingu partneriks) raamlepingus sätestatud tingimustel:

5.1.1 kui raamlepingu järgne pakkumus on kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult

tellijale avalikult kättesaadavast hinnast, tingimusel, et tellija on selle info partnerile

teatavaks teinud, kuid partner ei ole mõistliku tähtaja jooksul esitanud turutingimustele

vastavat soodsamat pakkumust;

5.1.2 kui raamlepingu partner ei esita reisipakkumust, esitatud reisipakkumused ei vasta

tellimuses esitatud tingimustele ega ole esitanud uut reisipakkumust või kohandanud

esitatud reisipakkumust tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul;

„Reisikorraldusteenuse tellimine“

väikeost

5.1.3 kui piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt

koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti

Vabariigi välisesinduste korraldatud majutus);

5.1.4 Lisaks punktides 5.1.1-5.1.3 nimetatud juhtudele jätab tellija endale õiguse teha

tehinguid ja arveldada otse reisiteenuse osutajatega, kes ei ole raamlepingu osaliseks (nt

laeva- ja lennufirmad, majutusteenus, reisikindlustus jt teenused), juhul kui reisikorraldaja

vahendusteenus ei ole tellija hinnangul vajalik (nt riigisiseste lähetuste puhul).