Lähetuste vormistamise ja lähetuskulude hüvitamise korra kinnitamine

1

KINNITATUD

Kohtudirektori 16.07.2024

käskkirjaga 11-3/5

TALLINNA HALDUSKOHTU

LÄHETUSTE VORMISTAMISE JA LÄHETUSKULUDE HÜVITAMISE KORD

1. Üldsätted 1.1. Käesoleva korraga sätestatakse Tallinna Halduskohtu (edaspidi asutus) teenistujate

lähetusse saatmise, lähetuse vormistamise, lähetuskulude hüvitamise, päevarahade

maksmise ja aruandluse korraldus.

1.2. Teenistus-, töö- ja välislähetuste vormistamise ja lähetuskulude hüvitamise kord on

reguleeritud järgmiste õigusaktidega:

1.2.1. Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrus nr 112 „Ametniku

teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise

tingimused ja kord ning päevaraha määr“.

1.2.2. Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrus nr 110 „Töölähetuse kulude

hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise

tingimused ja kord“.

1.2.3. Vabariigi Valitsuse 14. juuli 2006. a määrus nr 164 „Teenistus-, töö-või

ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse

pidamise ja hüvitise maksmise kord“.

1.2.4. Kohtu esimehe ja kohtudirektori lähetusi reguleerib justiitsministri 29. juuni

2023.a. käskkiri nr 51 „Valitsemisala asutuse juhi ja Konkurentsiameti

maksejõuetuse teenistuse juhataja puhkuse kasutamise, koolitusel osalemise ja

lähetusse saatmise ning lähetuskulude hüvitamise kord“.

1.3. Lähetus on teenistuja suunamine töö- või teenistusülesandeid täitma või koolitusele

väljapoole alalist töö- või teenistuskoha asukohta kindlaksmääratud ajavahemikus.

Teenistuja lähetamine riigi piires on siselähetus ja lähetamine välisriiki on välislähetus.

1.4. Koolitusel osalemisega seotud lähetus on koolituslähetus. Kui lähetus on seotud nii

koolitusel osalemise kui ka muu teenistus- või tööülesandega, siis on lähetuse liigi

määramisel aluseks see, mille osakaal on hinnanguliselt pikema kestusega.

2. Lähetuskorraldus

2.1. Lähetuste vormistamine toimub riigitöötaja iseteenindusportaali www.riigitootaja.ee

(edaspidi RTIP) lähetuste moodulis (menüüpunkt Minu lähetused) ja koolituslähetus

koolituste moodulis (menüüpunkt Minu koolitused) ettenähtud korras.

2.2. Lähetuste vormistamise juhendid on kättesaadavad kohtute siseveebist, vajadusel

abistab ja nõustab vormistamisel personaliosakonna töötaja (lähetuste haldur).

2.3. Teenistuja lähetatakse RTIPis koostatud lähetuskorralduse alusel, mille algatab ja

vormistab teenistuja riigisisese lähetuse puhul vähemalt 5 tööpäeva ja välislähetuse

puhul vähemalt 10 tööpäeva enne planeeritava lähetuse algust.

2.4. Lähetustaotlus tehakse ja -korraldus vormistatakse alati välislähetuse korral ning kui

lähetusega kaasnevad kulutused, või kui teenistujal ei ole võimalik samaaegselt

tavapärase tööga kaasnevaid kiireloomulisi ülesandeid täita.

2.5. Lähetuskorralduses märgitakse:

2.5.1. lähetuse nimetus ja eesmärk või ülesanne;

2.5.2. lähetuse ajavahemik;

2

2.5.3. lähetuse sihtkoht või sihtkohad (linn või asula, välislähetuse puhul riik ja linn);

2.5.4. asutus(ed), kuhu teenistuja lähetatakse;

2.5.5. kutse või muu alusmaterjali olemasolul vastavad dokumendid;

2.5.6. asendaja, kui see on töö- või teenistusülesannete tõttu vajalik;

2.5.7. lähetuse eeldatavad kulud ning vajadusel muud rahastamise tingimused (nt kui

välislähetuse lähetuskulud ja/või päevarahad kompenseerib kolmas isik,

märgitakse kompenseerimise ulatus lähetuskorralduse märkuste lahtrisse);

2.5.8. vajadusel avansisoov;

2.5.9. muud lähetuse kinnitamiseks vajalikud andmed.

2.6. Lähetuskorralduse kinnitab ametisse nimetamise õigust omav isik, hinnates lähetuse

eesmärgipärasust ja lähetuskulude otstarbekust ning kinnitades või lükates vastava

taotluse RTIPis tagasi.

2.7. Teenistujal on õigus saada lähetuskulude ja päevaraha katteks avanssi nende

ligikaudses suuruses, välja arvatud lähetuskulude ja päevarahade osas, mille katavad

kolmandad isikud. Avansi taotlemiseks märgib teenistuja taotletava avansi summa

lähetuskorraldusel vastavale väljale. Avansi väljamaksmine enne lähetust tagatakse,

kui kinnitatud lähetuskorraldus on raamatupidajani jõudnud vähemalt 5 tööpäeva enne

lähetuse algust. Juhul, kui teenistujal on avansitaotluse esitamise hetkel eelneva

lähetusaruande esitamise võlgnevus, võidakse avansi maksmisest keelduda.

2.8. Kui enne lähetuse algust ilmneb lähetuse ärajäämine, vormistab teenistuja viivitamatult

lähetuskorralduse tühistamise, kus näidatakse ärajäämise põhjused.

2.9. Kui enne lähetuse algust või lähetuse kestel ilmneb lähetuse kestuse või toimumisaja

muutumine või kulude oluline suurenemine, informeerib teenistuja sellest lähetajat ja

vormistab esimesel võimalusel lähetuskorralduse muutmise, kus näidatakse muutmise

põhjused ja tegelikud lähetuspäevad ning kulud.

3. Aruandlus

3.1. Teenistuja koostab hiljemalt 7 kalendripäeva jooksul pärast lähetuse lõppu RTIPis

lähetuse kuluaruande. Aruande lisana esitatakse elektrooniliselt lähetuse kulu-

dokumendid.

3.2. Kui sõiduki väljumine või saabumine sihtkohta erineb kuludokumendil märgitust

oluliselt, tuleb lähetuskulude aruande selgituse reale märkida sõiduki tegeliku

väljumise või saabumise aeg.

3.3. Kui lähetusega ei kaasnenud hüvitatavaid kulusid, esitatakse töövoo korrektseks

lõpetamiseks 0-summaga aruanne või tehakse lähetuskorralduse koostamisel märge

kasti „kuluaruannet ei esitata“.

3.4. Kui lähetuskulud ja/või päevarahad kompenseerib kolmas isik, on teenistuja

kohustatud lähetuskulude aruandes lähetuskulude maksumust vähendama summas,

mille ulatuses kompenseerib lähetuskulud kolmas isik. Lähetuskulude aruande vastava

kulurea juurde lisab teenistuja sellekohase selgituse.

3.5. Lähetuse kuluaruande kooskõlastab eelarverea eest vastutav(ad) isik(ud) ning kinnitab

ametisse nimetamise õigust omav isik.

3.6. Lähetuskulude aruande mitteõigeaegsel esitamisel võib asutus jätta teenistujale

vastavad kulud hüvitamata. Vastava otsuse teeb ametisse nimetamise õigust omav isik.

4. Lähetuskulude hüvitamine

4.1. Lähetuskulud makstakse asutuse eelarvevahenditest.

4.2. Teenistujale hüvitatakse lähetusega kaasnevad mõistlikud sõidu- ja majutuskulud ning

muud lähetusega kaasnevad põhjendatud kulud teenistuja esitatud kuluaruande alusel,

millele on juurde lisatud kulu tõendavad dokumendid.

3

4.3. Lähetuste korraldamise halduskoormuse ja mõistliku majandamise huvides on asutus

ühinenud tsentraalse reisikorraldusteenuse tellimise riigihankega. Teenust osutatakse

vastavalt sõlmitud raamlepingu(te)le, mida haldab haldusosakond.

4.4. Reeglina kasutatakse lepingulise reisikorraldaja teenust välislähetuse

organiseerimiseks (transport, majutus jms) ning riigisisese majutuse broneerimiseks.

4.5. Majutuse broneerimisel lähtutakse säästlikkuse ja mõistliku majandamise põhimõttest,

asutuse eelarvevahendeid kasutatakse otstarbekalt ja sihipäraselt ning majutuskoha

valikul eelistatakse parima hinna ja kvaliteedi suhtega majutuskohta;

4.5.1. Asjakohased pakkumised võtab reeglina teenistuja ise RTIPi lähetuskorralduse

päises oleva nupu „Reisikorraldaja pakkumised“ kaudu, edastades võimalikult

detailse teabe vajaduste kohta (kus, millal ja mida vajatakse, arvestades lähetuse

eesmärki ja lähetusega seotud ürituse või muu sündmuse asukohta ning

transpordi vajadust jms);

4.5.2. Kui lähetatav leiab ise reisikorraldaja pakkumisega võrreldes parema

pakkumise, edastatakse see info reisikorraldajale. Võimalusel võetakse see

arvesse ja tehakse vastav pakkumine reisikorraldaja kaudu. Kui see ei ole

võimalik, kuid lähetatav soovib siiski enda leitud pakkumist kasutada, võib selle

kasuks otsustada, kui see on võrreldes teiste pakkumistega soodsam;

4.5.3. Pakkumise saab kinnitada reisikorraldajale või majutusasutusele peale RTIPis

lähetuskorraldusele kinnituse saamist.

4.6. Lähetuse transpordiliikide valimisel lähtutakse säästlikkuse ja mõistliku majandamise

põhimõttest. Esimese eelistusena kasutatakse lähetusel ühistranspordi teenuseid. Kui

see ei ole võimalik või otstarbekas, on selleks lubatud kasutada isiklikku või teise isiku

omandis olevat sõiduautot. Taksoteenust on lubatud kasutada juhul, kui puudub

ühistranspordi kasutamise võimalus mõistliku aja- või rahakuluga, ning kui selleks on

tööalane vajadus.

4.6.1. Teenistujale hüvitatakse isikliku sõiduauto kasutamise kulu vahemaal lähetuse

sihtkohta ja tagasi alalisse teenistuskohta (lähtudes Maanteeameti veebilehel

Tark tee https://tarktee.mnt.ee/ marsruudi andmetest) järgmiselt:

4.6.2. Juhul, kui sama sõiduautot kasutab lähetusse sõitmiseks vähemalt kaks asutuse

teenistujat samaaegselt, hüvitatakse kulud arvestusega 0,30 eurot kilomeetri

kohta. Lähetuskulude aruandes märgib teenistuja temaga koos sõitnud teenistuja

nime ja lisab aruandele sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia,

v.a juhul kui see on varasemalt esitatud ja selles esitatud andmed ei ole

muutunud;

4.6.3. Juhul, kui lähetusse sõidab teenistuja üksi, hüvitatakse kulud 0,15 eurot

kilomeetri kohta;

4.6.4. Ühes kalendrikuus tehtud sõitude eest makstakse hüvitist mitte rohkem kui 355

eurot ühe hüvitist saava füüsilise isiku kohta.

4.7. Välisvaluutas tehtud kulutused arvestatakse eurodesse välislähetusest saabumise

päevale järgneval tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel või

lähtudes lähetatu tegelikult kantud kuludest.

4.8. Kui lähetusega kaasnevad kulud ületavad lähetuskorralduses märgitud lähetusega

kaasnevat eeldatavat kulu, hindab lähetaja kulude otstarbekust (selgituste ja kulu

tõendavate dokumentide alusel) ning kinnitab või lükkab kuluaruande RTIPis tagasi.

5. Päevaraha maksmine välislähetuse korral

5.1. Välislähetuse päevaraha määr on kuni 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta,

kuid kõige rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta.

4

5.2. Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse teenistujale päevaraha, kui välisriiki

suunduv sõiduk väljub vähemalt kolm tundi enne keskööd. Välislähetusest saabumise

päeva eest makstakse päevaraha siis, kui saabumispäeva algusest (kell 00.00) on

sõiduki saabumise ajaks möödunud vähemalt kolm tundi.

5.3. Ametisse nimetamise õigust omav isik võib päevaraha määra vähendada juhul, kui

lähetuskohas viibimise ajal on teenistujale tagatud tasuta toitlustus, kuid mitte rohkem

kui 70% päevaraha määrast. Vastav märge tehakse lähetuskorraldusele.

5.4. Päevaraha ei maksta teenistujale, kellele makstakse välislähetustasu.

6. Hüvitamisele mittekuuluvad kulud

6.1. Hüvitamisele ei kuulu:

6.1.1. lähetuses viibimise ajal tekkinud põhjendamata parkimiskulud;

6.1.2. mistahes põhjendamata kulud, kulud kuludokumendi puudumisel või

kuludokumendi mittevastavusel kvaliteedinõuetele (nt loetamatu, purunenud);

6.1.3. isikliku sõiduautoga lähetuses viibimise korral täiendavalt linnasisese

ühistranspordi sõidupiletid;

6.2. Kui teenistuja ei ole lähetuskorralduses või lähetuskulude aruandes isikliku sõiduauto

kasutamise korral märkinud temaga kaasasõitva teenistuja nime, kompenseeritakse

kulud arvestusega, et sõitis üks isik.

7. Lõppsätted

7.1. Lähetuste vormistamise ja lähetuskulude hüvitamise korra kinnitab ja korda muudab

kohtudirektor oma käskkirjaga.