Rahvusarhiivi digipöörde projekti hankelepingu kooskõlastamine

Nooruse 3 / 50411 Tartu / tel 738 7505 / faks 738 7514 / [email protected] / www.ra.ee / registrikood 70001946

Risto Raaper

Kultuuriministeerium

Rahvusarhiivi digipöörde projekti hankelepingu

kooskõlastamine

Meie 09.08.2024 nr 9-1.3/24/8

Vastavalt Rahvusarhiivi ja Kultuuriministeeriumi vahel 08.01.2024 valdkondliku digipöörde tegevuste elluviimiseks sõlmitud partnerluslepingu punktile 7.3.6. esitame kooskõlastamiseks

digipöörde projekti „Riigikogu istungite videosalvestised 1999-2012 VHSidel“ sõlmitava hankelepingu andmed ja digiteerimistööde maksumuse.

Rahvusarhiiv on läbi viinud projektis ette nähtud 3900 tunni VHS-kassettide digimiseks konkurentsipõhise läbirääkimistega riigihanke nr 278000 „VHS kassettide digiteerimine“,

milles esitati kaks lõplikku pakkumust. Riigihanke komisjon on teinud 06.08.24 koosoleku protokollis riigiarhivaarile ettepaneku tunnistada edukaks majanduslikult soodsaim Belgia firma Memnon Archiving Services pakkumus maksumusega ilma käibemaksuta 136 500 eurot

(koos käibemaksuga 166 530 eurot).

Lisatud: riigihanke komisjoni 06.08.24 koosoleku protokoll

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Priit Pirsko

riigiarhivaar

Lauri Leht +3727387535 [email protected]

Riigihanke komisjoni koosoleku protokoll

Riigihanke nimetus: VHS kassettide digiteerimine Riigihanke registreerimisnumber: 278000 Pakkumismenetluse liik: konkurentsipõhise läbirääkimistega hankemenetlus

1. Hankemenetluse käik

Riigiarhivaari 03.04.2024 käskkirjaga nr 1-8/24/13 määrati riigihanke eest vastutav isik, hankemenetluse liik, moodustati riigihanke läbiviimise komisjon ja kinnitati riigihanke

alusdokumendid.

Taotluste esitamise ajaks määrati 06.05.2024 kell 11.00. Hanketeade avaldati riigihangete registris 05.04.2024.

Tähtajaks esitasid taotlused: Dovi Productions OÜ (14801991), Ratus OÜ (11040959) ja

Memnon Archiving Services (BE0438.551.252).

Riigiarhivaari 30.05.24 käskkirjaga nr 1-8/24/20 otsustati mitte kõrvaldada taotlejaid ja kvalifitseerida taotlejad Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services ning jätta kvalifitseerimata

taotleja Dovi Productions OÜ. Kvalifitseeritud pakkujatega läbirääkimiste järel määrati lõplike pakkumuste esitamise

tähtajaks: 05.08.2024 kell 11.00.

Tähtajaks esitasid lõplikud pakkumused: Ratus OÜ (11040959) ja Memnon Archiving

Services (BE0438.551.252).

Riigihanke komisjoni e-koosolek toimus 06.08.2024 kell 11.00. Koosoleku viis läbi riigiarhivaari 03.04.2024 käskkirjaga nr 1-8/24/13 moodustatud riigihanke läbiviimise

komisjon. Päevakord:

1. Pakkumuste vastavuse kontrollimine. 2. Pakkumuste hindamine.

3. Pakkumuse edukaks tunnistamine. Juhatas: komisjoni esimees Lauri Leht.

2. Pakkumuste vastavuse kontrollimine

Riigihanke alusdokumendi punkti 13.1 kohaselt tuli pakkujatel esitada tehniline pakkumus, mille sisuks on: digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia kirjeldus koos

digiteerimise käigus loodud vähemalt ühe (1) minuti pikkuse näidisfaili ja vähemalt viie (5) minuti pikkuse digiteerimisprotsessi demonstreeriva videoga; töökorralduse, digiteerimise, ja

kvaliteedi tagamise metoodika kirjeldus; tööde teostamise ajakava, etappide jaotus ja eeldatav maksegraafik ning töid teostavate võtmeisikute (vähemalt vastutav digiteerija ja projektijuht) CV-d ja kogemuste kirjeldused. Lisaks tuli esitada pakkumuse maksumus riigihangete registri

vormil, garantiikiri või maksekorralduse koopia tagatisraha kohta.

Pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services tehnilises pakkumuses esitatud dokumendid (seadmete ja tehnoloogia kirjeldused, tööde teostamise ajakava koos etappide

jaotuse ja maksegraafikuga ning võtmeisikute CV-d), näidisfailid ja digiteerimisprotsessi demonstreerivad videod vastavad tehnilises kirjelduses nõutud tingimustele ning esitatud on

tagatisraha maksekorraldused. Eeltoodu tulemusel tuvastati, et pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services

pakkumused vastavad hanke alusdokumentides nõutud tingimustele.

RHS § 114 ning riigihanke alusdokumentide tingimustest lähtuvalt läbi viidud pakkumuste vastavuse kontrolli tulemusel, teeb komisjon riigiarhivaarile ettepaneku: tunnistada vastavaks pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services esitatud

pakkumused.

3. Pakkumuste hindamine

Komisjon hindas pakkujate Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services esitatud pakkumusi.

Komisjon kasutas riigihanke alusdokumentides sätestatud väärtuspunktide meetodit

pakkumuste hindamiseks ning andis pakkumusele hindamiskriteeriumite lõikes järgmised hindamispunktid:

Kriteerium 1. Digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia vastavus nõuetele Punktid 10-punkti skaalal:

pakkuja Ratus OÜ – 5 punkti; pakkuja Memnon Archiving Services – 10 punkti.

Komisjon hindas pakkuja Ratus OÜ pakkumust kriteeriumi 1. osas 5 punktiga („keskmine”). Arvestades digiteeritavate videokassettide sisu unikaalsust ning ajaloo- ja kultuuriväärtust, on

tehnilises kirjelduses nõue, et digiteerimiseks kasutatavad seadmed (videomakid, skannerid jms) peavad olema tehniliselt heas seisukorras ja videokassettide ohutuks käsitlemiseks

sobilikud. Ratus OÜ kavatseb kasutada digiteerimiseks seadmeid: NV – SJ200AM, NV – SJ3AM, NV-HS930EG-S, NV-SD300AM, SLV-X715SG, mis on erineva tehnilise tasemega, nende kuluosade eluiga on oluliselt lühem ning seetõttu on ka suurem risk, et videokassetid

saavad füüsilise vigastuse digiteerimise käigus.

Komisjon hindas pakkuja Memnon Archiving Services pakkumust kriteeriumi 1. osas 10 punktiga („väga hea”), sest nende poolt kasutatav tehnoloogia ning digiteerimiseks kasutatavad seadmed vastavad täielikult riigihanke eesmärgile ning tehnilises kirjelduses sätestatud

nõuetele. Memnon Archiving Services kasutab digiteerimiseks kvaliteetsemaid, professionaalseks kasutuseks mõeldud seadmeid JVC BR-S525E või Sony, Panasonicu sama

tasemega VHS-mängijaid. Kriteerium 2. Töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise metoodika vastavus nõuetele

Punktid 10-punkti skaalal:

pakkuja Ratus OÜ – 7 punkti; pakkuja Memnon Archiving Services – 10 punkti.

Komisjon hindas pakkuja Memnon Archiving Services pakkumust kriteeriumi 2. osas 10 punktidega („väga hea”), sest välja pakutud töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise

metoodika on põhjalikult kirjeldatud ja väga hea ning vastab riigihanke eesmärgile ning

tehnilises kirjelduses sätestatud nõuetele. Kuna Memnoni monitoorimissüsteem suudab probleeme ennetada juba enne kvaliteedikontrolli jõudmist ja kuna kõik etapid toimuvad ühes

kohas, on nende protsessid riskivabamad ning nende töövood on läbimõeldumad.

Komisjon hindas pakkuja Ratus OÜ pakkumust kriteeriumi 2. osas 7 punktiga („üle keskmise”), sest pakkumuses pole täpset töövoogu aru saada (on kirjeldatud 16 mängijat ja 10 salvestussüsteemi ning videos näidatakse, et ühe salvestussüsteemiga digiteerib 4 videomakki),

aga kuidas täpsemalt selle tehnikaga töö ära tehakse, on selgusetu.

Kriteerium 3. Pakkumuse kogumaksumus Pakkuja Ratus OÜ pakkumuse kogumaksumus on 157489,8 eurot (sh käibemaks). Pakkuja

Memnon Archiving Services pakkumuse kogumaksumus on 166530 eurot (sh hankija tasutav käibemaks).

Vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.6. saab pakkumuse maksumuse väärtuspunktide arvutamisel maksimaalse arvu väärtuspunkte madalaima kogumaksumusega

pakkumus. Pakkuja Ratus OÜ saab pakkumuse maksumuse eest – 60 väärtuspunkti. Teistele pakkumustele antakse maksumuse väärtuspunkte proportsionaalselt vähem lähtuvalt riigihanke

alusdokumentide punktis 17.6 toodud valemist. Pakkuja Memnon Archiving Services saab pakkumuse maksumuse eest – 56,7 väärtuspunkti.

Kriteeriumide „Digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia vastavus nõuetele” ja „Töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise metoodika vastavus nõuetele” hindamispunktid arvutatakse ümber väärtuspunktideks vastavalt riigihanke alusdokumentide

punktile 17.5 ning nende eest said pakkujad Ratus OÜ ja Memnon Archiving Services järgmised väärtuspunktid:

Hindamiskriteerium Maksimaalne

väärtuspunktide arv

Ratus OÜ Memnon Archiving

Services Digiteerimiseks kasutatavate seadmete ja tehnoloogia vastavus nõuetele

20 10 20

Töökorralduse, digiteerimise ja kvaliteedi tagamise metoodika vastavus nõuetele

20 14 20

Pakkumuse kogumaksumus 60 60 56,7

KOKKU 100 84 96,7

4. Pakkumuse edukaks tunnistamine

Vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.8 tunnistatakse majanduslikult soodsaimaks

kõige rohkem väärtuspunkte saanud pakkumus. Riigihankel on kõige rohkem väärtuspunkte saanud pakkumus Memnon Archiving Services pakkumus.

Komisjon teeb riigiarhivaarile ettepaneku: vastavalt riigihanke alusdokumentide punktile 17.8. tunnistada edukaks pakkuja Memnon Archiving Services pakkumus.

Komisjoni allkirjad:

Esimees: Lauri Leht (allkirjastatud digitaalselt)

Liikmed: Eva Näripea (allkirjastatud digitaalselt) Aap Tepper (allkirjastatud digitaalselt)

Kadi Sikka (allkirjastatud digitaalselt) Jarmo Nagel (allkirjastatud digitaalselt)

Renita Jõesalu (allkirjastatud digitaalselt)