Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Reio Kiidli

Täiskasvanute E-Gümnaasium

[email protected]

Teie 29.07.2024 nr Meie 27.08.2024 nr 2.3-8/24/1954-2

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles kirjutate: Kirjutan Täiskasvanute E-Gümnaasiumist ja palume nõu kooli arenguvestluste tulemuste säilitamise kohta. Nimelt: kas ja kui pikaks ajaks võib kool talletada õppijaga läbiviidud arenguvestluse tulemusi, mis sisaldavad isiklikke andmeid? kas ja kui pikaks ajaks võib kool talletada õppijatega läbiviidud arenguvestluste kokkuvõtteid, mis sisaldavad vastuste üldistusi ja ettepanekuid õppetöö parendamiseks?

Kuna Te ei ole selgitanud, kas Te olete pöördunud oma andmekaitsespetsialisti poole, siis esmalt

märgime, et ettevõte saab/peab saama ettevõttes andmetöötlusega seotud küsimustes pöörduda

vajadusel oma andmekaitsespetsialisti poole. Äriregistri andmetel on Õpitee OÜ

andmekaitsespetsialistiks määratud Piret Meresma ([email protected]). Ettevõtte

andmekaitsespetsialist teab kõige paremini, milliseid andmeid, millisel alusel ning kuidas

ettevõttes töödeldakse, sh millised on töödeldavate andmete säilitamise tähtaeg.

Andmekaitsespetsialistidest, sh kes saab olla andmekaitsespetsialistiks ning millised kompetentsid

peavad andmekaitsespetsialistil olema, leiab inspektsiooni veebilehelt siit: Andmekaitsespetsialist

| Andmekaitse Inspektsioon (aki.ee).

Etteruttavalt ütleme siiski, et sellist reeglit kaua Teie poolt viidatud andmeid säilitada võib üheski

õigusaktis sätestatud ei ole. Iga andmetöötleja kohustus on läbi mõelda oma

andmetöötlusprotsessid sh milliseid andmeid, millisel eesmärgil ja millisel õiguslikul alusel ning

kaua ta säilitab. Vajadusel peab ta olema valmis tehtud otsuseid ka põhjendama nii

andmesubjektidele ehk isikutele, kelle andmeid töödeldakse kui ka järelevalveasutusele. Selleks

ongi paljudel äriühingutel määratud andmekaitsespetsialist, kelle töö hulka kuulub selliste

protsesside juurutamine, aga ka kokkulepitud reeglitest kinnipidamise kontroll.

Isikuandmete kaitse nõuded Eestis on sätestatud peamiselt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu

määruses (EL) 2016/679 (IKÜM) ning isikuandmete kaitse seaduses, kust saab lugeda täpsemate

reeglite kohta

Nii sätestabki isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 p a, et isikuandmete töötlemine

peab olema seaduslik ja andmesubjektile läbipaistev; samuti tohib isikuandmeid töödelda (sh

koguda, edastada jne) üksnes kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel (art 5 lg 1 p b) ning

koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe andmeid (art 5 lg 1 p c). Isikuandmete

töötlemise õiguslike aluste loetelu on sätestatud IKÜM artiklis 6 (lg 1 p a ehk nõusolek on üks

võimalikest õiguslikest alustest).

2 (3)

Ent nagu öeldud, tuleb andmetöötlejal esmalt mõelda läbi andmetöötluse protsessid ning

informeerida neist ka andmesubjekte enne andmete töötlemist.

Oluline on, et enne andmete kogumist tuleb andmetöötlejal koostada andmekaitsetingimused või

viidata juba koostatud andmekaitsetingimustele, kus selgitatakse, milliseid andmeid, millisel

eesmärgil ning õiguslikul alusel töödeldakse. Andmekaitsetingimused on kirjeldus, mis aitab

inimesel omada ülevaadet, mida tema andmetega tehakse. Seetõttu on oluline, et

andmekaitsetingimused oleksid sõnastatud lihtsalt ja inimesele arusaadavalt ning need peavad

olema kättesaadavad tasuta ja inimesele hõlpsasti leitavad (nt võrgulehel).

Andmetöötleja saab andmekaitsetingimustele tuginedes paremini kontrollida oma andmetöötluse

protsesse. Mida läbipaistvam on ettevõtte või asutuse andmetöötlus, seda enam peegeldub see

andmekaitsetingimustest.

Ettevõtte või asutuse andmekaitsetingimuste dokument peaks vastama vähemalt neljale „milline

on“ küsimusele.

1. Milline on andmete kogumise õiguslik alus?

2. Milline on andmete elutsükkel ehk kui kaua andmeid erinevates andmetöötlusprotsessides

kasutatakse?

3. Milline on ettevõtte või asutuse roll erinevate andmete töötlemisel, s.t kas tegemist on

vastutava, kaasvastutava või volitatud töötlejaga?

4. Milline on inimese võimalus saada teavet enda andmete kohta?

Olulised on ka vastused kolmele „kas“ küsimusele.

1. Kas toimub andmete automaattöötlus?

2. Kas annate andmeid edasi kolmandatele osapooltele ja kui, siis millisel õiguslikul alusel?

3. Kas on esitatud andmetöötleja enda kontaktandmed?

Eelpool loetletud on baasküsimused, tegelik küsimuste arv sõltub andmetöötluse ulatuslikkusest

ning sellest, kui paljusid töötlustoiminguid ja milliseid inimeste gruppe see puudutab. Nt peaks

olema andmete säilitamine minimaalne ehk kustutatud kohe kui eesmärk on täidetud (kui osutub

vajalikuks andmeid säilitada kauem, siis tuleb seda põhjendada ja tuua välja konkreetne

põhjendatud aeg, millal andmed kustutatakse).

Märgime, et vastutav töötleja peab isikuandmete töötlemisel järgima IKÜM artiklis 5 lõikes 1

sätestatud põhimõtteid, vastutama nende põhimõtete täitmise eest ja olema võimeline nende

täitmist tõendama (IKÜM artikkel 5 lg 2). Eelviidatud põhimõtete juurde kuulub ka vastutava

töötleja kohustus töödelda isikuandmeid viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse,

sealhulgas kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise

või kahjustumise eest, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid

(„usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus“, IKÜM art 5 lg 1 p f).

Isikuandmete töötlemisel (sh kogumisel, säilitamisel, edastamisel vms) peab eelkõige jälgima

kõige tavapärasemaid turvameetmeid. Näiteks tuleb teha nii, et andmed ei jõuaks õigustamata

isikute kätte (igasugused andmelekked, mis tulenevad ebapiisava turvalisega süsteemidest,

õigustamata edastamised vms).

Andmetöötlejal on oluline teadvustada, et andmesubjektil on õigus teada, kuidas tema

isikuandmeid töödeldakse, sh kellele tema isikuandmeid edastatakse (ettevõttevälised isikud, nt

haigekassa) ning kes neid andmeid veel töötleb (ettevõttesisesed isikud ning ettevõttega seotud

isikud, nt raamatupidamisteenuse osutaja), mistõttu tasub eeskirjad kirja panna ning töötajale

tutvustada enne tema isikuandmete töötlemist (sh Teie poolt viidatud andmete kogumist). Soovi

korral võib andmesubjekt pöörduda selgituste saamiseks andmetöötleja poole selgituste saamiseks

(sh milliseid andmeid ning kui kaua säilitatakse jne) ning seejärel vajadusel Andmekaitse

Inspektsiooni poole.

3 (3)

Soovitame kindlasti tutvuda Andmekaitse Inspektsiooni isikuandmete töötlemise üldjuhendiga,

kus on kirjas kõige olulisem, mida isikuandmete töötleja peab teadma.

Lisaks andmekaitsespetsialistile, kui teil on vaja konkreetsemat õiguslikku seisukohta lähtuvalt

konkreetsetest asjaoludest ning töödeldavatest andmetest, siis soovitame pöörduda õigusnõustajate

(advokaadid, juristid jne) poole. Samuti leiab informatsiooni andmetöötleja vastutusest ning

kohustustest isikuandmete töötlemisel siit.

Loodan, et minu selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Liina Kroonberg

jurist-konsultant

peadirektori volitusel