Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 27.08.2024 nr 20-1.5/2827-3

Väikeostu pakkumuste küsimine (asjad)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Nõrkvoolu kaupade soetamine“. 1.2 Hankija kontaktisik: Lilian Kallas-Sults, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjatel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades

küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimuste le kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt

kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule

või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus raamlepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega pakkuja nõustub kõikide väikeostu dokumendis

toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud. 1.7 Hankija ei sõlmi raamlepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või

keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne raamlepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui

pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja

maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga raamlepingut ei sõlmi.

2 (6)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

1.9 Leping sõlmitakse perioodiks 24 kuud või kuni maksumuse 20 000 € täitumiseni.

2. Ostetava asja kirjeldus

2.1 Väikeostu esemeks on erinevad nõrkvoolukaubad ja sellega seotud tarvikud (asjad).

2.2 Pakutavad esemed ei tohi olla rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) §

7 lg 1 mõttes. Hankija nõudmisel esitab pakkuja pakutavate esemete päritolu tõendavad dokumendid, mille alusel on võimalik tuvastada, kas pakutavad esemed on rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest

rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) § 7 lg 1 mõttes. Hankija lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav raamleping oleks RSanS § 7 lg 1 alusel tühine.

2.3 Väikeostu läbiviimiseks on hankija koostanud enim vaja minevatest asjadest näidisostukorvi lisa 1.

2.4 Hankijal on õigus väikeostu tulemusel sõlmitava raamlepingu alusel soetada ka

kõiki teisi näidisostukorvis mitte olevaid asju. 2.5 Hankija sõlmib raamlepingu kahe kuni viie edukaks tunnistatud pakkujaga.

2.6 Müüja kohustub tarnima tellitud kauba lepingus toodud ja raamlepingus kokkulepitud aadressile ilma täiendava tasuta, kui ostukorvi maksumus on vähemalt 250 eurot ja raamlepingu sõlmimisel ei ole pooled kokku leppinud, et ostja läheb ise kaubale järgi.

2.7 Pakkuja peab olema suuteline vastavalt vajadusele hankijale asju tarnima hankija asukohta lisas 1 fikseeritud transportteenusega, kui ostukorvi maksumus on alla 250

euro ja raamlepingu sõlmimisel ei ole pooled kokku leppinud, et ostja läheb ise kaubale järgi.

2.8 Pakkuja annab asjadele 12-kuulise garantii alates asjade üleandmisest hankijale.

Pakkuja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjal või selle osadel ilmnenud puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad hankija

alusdokumendis ja pakkuja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava kaubaga või selle osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku pretensiooni esitamisest arvates. Garantiiajal parandatud või asendatud asjale

või selle osadele annab pakkuja tellimuses nõutud garantiiaja. Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi esemeks oleva asja transport garantiiremonti ja

hankijale tagasi toimub pakkuja kulul. 2.9 Hankija ostab sõlmitava raamlepingu alusel näidisostukorvis olevaid asju raamlepingu

partnerilt, kes on näidisostukorvis esitanud vaja minevale asjale madalaima

maksumuse. Kui madalaima maksumusega pakkuja ei saa mingil põhjusel vaja minevat asja müüa, pöördub hankija hinna poolest järgmise pakkuja poole jne.

2.10 Asjade ostmine, mida ei ole näidisostukorvis toodud, toimub raamlepingu partneritele esitatava hinnapäringu alusel. Hinnapäringus täpsustab hankija vaja mineva asja andmeid, asja tarneaega ja tarnekohta. Asja ostab hankija raamlepingu

partneri käest, kes pakub madalaimat hinda. Kui ostukorvi maksumus on vähemalt 250 eurot, on tarne raamlepingus kokkulepitud aadressile ilma täiendava tasuta. Kui

ostukorvi maksumus on alla 250 euro ja ostja on teada andnud, et soovib pakkuja poolset asjade tarnet, rakendub ostukorvi hinnale lisas 1 fikseeritud transpordi hind.

3 (6)

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama: 3.1.1 kinnitust selle kohta, et pakkuja on võimeline näidisostukorvis olevaid asju

müüma (et need on tal olemas pakutavas tootesortimendis);

3.1.2 näidisostukorvis olevate toodete ühikmaksumust (km-ta) ning näidisostukorvi

kogumaksumust (km-ta).

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada. 3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija

kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt 06.09.2024 kell 17.00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta.

3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaega pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni raamlepingu sõlmimiseni. 3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe

ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija kaks kuni viis edukat pakkujat

välja madalaima näidisostukorvi hinna alusel. Juhul, kui maksumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades

võrdse maksumusega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida. 4.4 Hankija sõlmib kahe kuni viie eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku

raamlepingu, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja

pakkumusest.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankijal on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning raamlepingu tingimuste

üle. 5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise. 5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne raamlepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

4 (6)

raamlepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus raamlepingu eset olulisel määral muuta; 6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub raamlepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus

registris. 7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses. 7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile. 7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Asjade vastuvõtmisel kontrollib hankija asjade vastavust väikeostu dokumendis toodud tehnilisele kirjeldusele ja pakkumusele, asjade koguse vastavust väikeostu dokumentidele.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta asjade tarnet vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem

kui 50% raamlepingu kogumaksumusest. 8.2 Kui raamlepingu esemeks olev asi ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja

pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20% raamlepingu kogumaksumuse hinnast.

8.3 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumise le kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.

5 (6)

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava raamlepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest,

kuid mitte rohkem kui 50% raamlepingu kogumaksumuse hinnast. 8.5 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid tarnitava le asjadele, annab täitja raamlepingu esemeks olevatele asjadele (sh asja osad) nõutud

garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Garantii katab kõiki selle kehtivuse ajal lepingu esemel ilmnenud mittevastavus i,

eelkõige valmistusvead. Garantii alla ei kuulu lepingu eseme tavapärane kulumine. 9.3 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjade või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava asjaga või selle osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates. 9.4 Garantiiajal asendatud asjale antakse algse garantiiga sama kestusega uus garantii.

Asja parandamise korral pikeneb garantii parandamise aja kestuse võrra. 9.5 Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi objektiks oleva hanke esemeks

oleva asja transpordi garantiiremonti ja täitjale tagasi toimub täitja kulul.

10. Konfidentsiaalsus

10.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. 10.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

10.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

10.4 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

10.5 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

10.6 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

10.7 Täitja esitatud pakkumus lepingu sõlmimiseks on konfidentsiaalne ulatuses, milles ta on selle märkinud ärisaladuseks.

6 (6)

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt) Lilian Kallas-Sults

ostujuht

Lisa : Lisa 1 – Näidisostukorv