Pakkumuskutse

1

Annex 2

TENDER FORM „Preparation of guidelines for increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes”

1. TENDERER'S DATA

Tenderer's name

E-mail address

Phone number

2. DESCRIPTION OF PREPARATION OF THE GUIDELINES

The tenderer describes how they envisage the process of preparing the guidelines. 1) compliance of the guidelines with the content of the technical description; 2) an overview of the main cooperation partners in the preparation of the guidelines and what role they play in terms of the purpose of the guidelines, including cooperation with the SIB (Service Agreement); 3) the general schedule for the performance of the agency contract, including how the goals stated in the basic procurement documents will be met on time.

3. TOTAL COST

Total cost¹ If necessary, use the European Commission's exchange rate calculator: Vajadusel kasutada Euroopa Komisjoni vahetuskursi kalkulaatorit: https://commission.europa.eu/funding- tenders/procedures-guidelines- tenders/information-contractors-and- beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en

¹Total cost - include all costs necessary for the provision of the service in the price of the

tender.

1

CONTRACT FOR SERVICES No. ___ Social Insurance Board (hereinafter the Contracting Authority), registry code 70001975, location Paldiski mnt 80, Tallinn, represented by Director General Maret Maripuu based on the statutes and ______ (hereinafter the contractor), registry code _____, location _______, represented by the board member/under authorization by ___ hereinafter together referred to as the parties or separately as a party, entered into this employment contract for services (hereinafter the contract) in the following: 1. General Provisions 1.1. The contract has been signed for the small procurement "Preparation of guidelines for

increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes."

1.2. The basic documents of the small purchase, the Contractor's tender, written communications between the parties, and amendments and additions to the contract are integral parts of the contract. 1.3. The contract has the following annexes at the time of its conclusion: 1.3.1 Annex 1 - Technical description; 1.3.2 Annex 2 - Contractor's tender.

2. The object of the contract 2.1. The purpose of the contract is to prepare instructions that:

2.1.1. provide child protection workers and professionals working with children with tools and methodologies to involve children in making decisions that affect them;

2.1.2. make sure that children are able to express their opinions, preferences, and concerns in a meaningful, age- and developmentally appropriate way and that their opinion is taken into account at all stages of the decision-making process, both on an individual and collective level;

2.1.3. promote the integration of the principles of child involvement in the design and implementation of child protection policy and practice;

2.1.4. rely on the best practices, lessons learned, and needs of the CBSS countries (hereafter work).

2.2. A more detailed description of the work is provided in the technical description of the procurement and the Contractor's tender.

2.3. The activities are implemented within the framework of the 2021-2027 Cohesion Policy funds measure 21.4.7.9 "Services aimed at children and families are of high quality and meet the needs of families" (TAT) under the conditions of granting of assistance "Supporting children and families."

3. Contract price and terms of payment 3.1. At the end of the study, the Contracting Authority pays the Contractor according to the

price fixed in the tender, to which is added//is not added VAT in the amount of __ euros: 3.3. Payment is made after the customer's confirmation of the handover-acceptance deed(s)

on the basis of the invoice submitted by the Contractor, the payment term of which is at least 14 calendar days.

3.4. The Contractor undertakes to submit the invoices as e-invoices and to indicate the name of the Contracting Authority's contact person in addition to the invoice required by the Accounting Act. A contractor who is not registered in Estonia can submit the invoice as an e-invoice via the European electronic documents and e-invoicing network PEPPOL or in PDF format to the e-mail address of the mandator's authorized representative.

2

3.5. The Contractor undertakes to carry out the work no later than 02.05.2025 from the signing of the contract. The Contractor has the right to submit the handover-acceptance deed of the works and the invoice only after the work has been properly completed by the Contractor and approved by the Contracting Authority.

3.5. The contract price includes all costs incurred by the Contractor to perform the work. The contract price includes a fee for the transfer of intellectual property rights.

3.6. The Contracting Authority pays for the work after receiving the invoice. 4. Execution of the work 4.1. The Contractor undertakes to fulfill the contract on time and with high quality in

accordance with the basic procurement documents and the submitted tender. During the contract, the Contractor must perform all actions that are not stipulated in the procurement documents but which, by their nature, are part of the actions related to the execution of the work.

4.2. The Contracting Authority provides the Contractor with the necessary data to perform the work.

4.3. The Contracting Authority has the right to check the progress and quality of the work, requiring the Contractor to provide information or written or oral explanations.

4.4. The parties are obliged to inform the other party immediately of circumstances that prevent or may prevent the proper and timely performance of the obligation.

5. Copyrights 5.1. If works protected by copyright are created during the execution of the contract, the

property rights of the author of such works are transferred to the Contracting Authority. With respect to the author's personal rights, which are transferable in nature, the Contractor grants to the Contracting Authority an irrevocable, exclusive license valid for the entire term of the copyright. The Contractor guarantees that it has all the rights to assign the aforementioned proprietary rights and to grant an exclusive license with respect to personal rights. The author's personal rights, including the right to authorship and author's name, belong to the Contractor, and the Contracting Authority undertakes to fulfill the requirements arising from the Copyright Act and good referring practice.

5.2. After handing over the work created during the performance of the contract, the Contracting Authority has the right to use the work at its discretion.

5.3. The Contractor undertakes to pay royalties related to the work to third parties, if necessary, out of the fee due for the work.

6. Liability of the parties and force majeure 6.1. The parties bear full responsibility for direct property damage caused to the other party

by non-fulfillment or improper fulfillment of the obligations arising from the contract to the extent of the damage.

6.2. The Contractor is responsible for any breach of contract, especially if the Contractor has not fulfilled the contract or if the work does not meet the requirements stipulated in the contract, etc. If it is possible to demand a contractual penalty for the same breach on the basis of several provisions or different legal remedies that can be applied for the same breach, the legal remedy is chosen by the Contracting Authority. Demanding payment of contractual penalty does not affect the right to additionally demand fulfillment of obligations and compensation for damages.

6.3. The Contracting Authority submits a claim within a reasonable time after learning about the non-conformity of the work. 6.3.1. The claim states the defects that have appeared in the work and sets a deadline

for remedying the defects. If the Contractor violates the obligation arising from the contract, which cannot be remedied, or if the Contracting Authority has no interest in remediation, no deadline is set for remedying the defects.

6.3.2. The Contracting Authority has the right to reduce the price of the contract instead of the requirement to remedy the defects.

3

6.4. In addition to the demand for performance of the contract or instead of the demand for performance, the Contracting Authority has the right to demand a contractual penalty of 3% of the contract price for each violation if the Contractor has not performed the work or the work does not meet the contract conditions.

6.5. In case of non-compliance with the deadline for the execution of the work stipulated in the contract or the deadline specified in the claim submitted on the basis of the contract, the Contracting Authority has the right to demand from the Contractor a contractual penalty of 0.5% of the contract price for each day of delay.

6.6. If the Contracting Authority delays the fulfillment of the financial obligations stipulated in the contract, the Contractor has the right to demand from the Contracting Authority 0.05% of the overdue amount per day but not more than 5% of the contract price.

6.7. In the case of non-fulfillment or improper fulfillment of the obligations stipulated in the contract, if they can be considered a significant violation of the contract, the Contracting Authority has the right to unilaterally terminate the contract by notifying the Contractor in writing. Violation of the contract is considered significant, especially in the circumstances described in § 116 subsection 2 and § 647 of the LOA.

6.8. Contractual penalties and fines for delay must be paid within 14 days of receiving the corresponding claim. When paying for the work, the Contracting Authority has the right to set off the amount of the contractual penalty against the amount due under the contract.

6.9. Non-fulfillment or improper fulfillment of contractual obligations is not considered a violation of contract if it was caused by force majeure. The parties deem as force majeure unforeseen situations and events described in § 103, paragraph 2 of the Law of Obligations Act, which are beyond their control, or other events recognized by legal and judicial practice in Estonia as force majeure.

6.10. If the performance of the contract is prevented due to circumstances of force majeure, the deadlines stipulated in the contract are postponed by the period of validity of the effect of force majeure.

6.11. Restrictions established by legislation as of the deadline for submission of tenders are not considered force majeure. One of the prerequisites for the application of force majeure is unforeseeable circumstances. The parties to the contract were aware of the restrictions valid as of the deadline for submission of tenders, and all activities are planned, taking into account the current situation as of the deadline for submission of tenders. If additional restrictions are imposed that prevent the performance of the contract, the party has the right to rely on force majeure.

7. Delivery of notifications and authorized representatives 7.1. Notifications are generally delivered in a form that enables written reproduction. In the

event that the delivery of the notice has significant legal consequences, the notifications to be delivered to the other party must be delivered in written form, including, for example, statements of termination of the contract by the parties, as well as a claim by one party to the other party, which is submitted as a result of a breach of the contract, etc.

7.2. The authorized representatives of the parties are:

7.2.1. The authorized representative of the Contracting Authority is ______, phone ______, e-mail ______.

7.2.2. The authorized representative of the Contracting Authority has the right to represent the Contracting Authority in all matters related to the performance of the contract, except for changes to the contract, unilateral extraordinary termination of the contract, and filing a claim for contractual penalty, fine for delay, or damages.

7.2.3. The authorized representative of the Contractor is ______, phone ______, e- mail ______.

8. Confidentiality and data protection

4

8.1. The Contractor undertakes to ensure that its representatives, employees, contractual partners, and other persons whom it uses in the performance of its duties are aware of the obligation of confidentiality stipulated in the contract and to require the said persons to fulfill this obligation unconditionally and indefinitely.

8.2. Personal and security data, as well as other information marked accordingly and circumstances, the disclosure of which could harm the interests of the Contracting Authority, that became known to the Contractor or persons related to the Contractor during the performance of the contract are confidential. Making relevant information available to a third party by the Contractor or a person related to the Contractor is treated as a significant violation of the contract. On the basis of the contract, information about the Contracting Authority that has become known to the Contractor directly through the execution of the work is also considered confidential data. The Contractor does not have the right to publish or process this information in any other way.

8.3. The Contractor may disclose confidential information, including personal data, only to those persons to whom the corresponding right comes from legislation or to persons who need this information to fulfill contractual obligations and who have been informed that such information is confidential and are bound by confidentiality obligations. If personal data is disclosed to a person in order to fulfill contractual obligations, the Contractor is obliged to ensure that the person to whom personal data is disclosed complies with the personal data processing requirements stipulated in the contract and legislation.

8.4. Confidential information does not include information that is publicly known or whose disclosure obligation results from legislation, provided that such disclosure is carried out in the most limited way possible. The Contractor does not have the right to use confidential information for profit or for the benefit of third parties.

8.5. During the execution of the contract, the Contractor undertakes to ensure the legality of personal data processing and compliance with the requirements stipulated in the General Data Protection Regulation (EU 2016/679) and other data protection legislation, including organizational, physical and IT security measures to protect confidential data from accidental or intentional unauthorized modification, accidental destruction, intentional destruction, disclosure, etc.

8.6. Neither the Contractor nor the persons related to the Contractor have the right to make announcements to the press, media, public, or other audiences within the framework of the contract without the Contracting Authority's prior consent in a form enabling written reproduction. In case of media inquiries, the Contractor's response must be coordinated with the Contracting Authority.

9. Validity, modification, and termination of the contract

9.1. The contract enters into force upon signing by the parties and is valid until the obligations arising from the contract are fulfilled. The termination of the contract does not affect the fulfillment of such obligations, which, due to their nature, are valid even after the termination of the contract.

9.2. Neither party may transfer or otherwise assign the rights and obligations arising from the contract to a third party without the prior written consent of the other party.

9.3. The parties may amend the contract under the conditions set forth in Section 123(1) of the Public Procurement Act.

9.4. Due to objective needs, the Contracting Authority has the right to extend the validity of the contract and the work's term of performance up to three months.

9.5. The Contracting Authority has the right to terminate the contract early if there is a valid reason, especially if it does not have the financial means to fulfill the contract or the need for work disappears. The Contracting Authority shall notify the Contractor of this in writing at least 30 calendar days in advance.

10. Final Provisions

5

10.1. When executing the contract, the parties are guided by the legislation in force in the Republic of Estonia; in particular, the provisions of the Law of Obligations Act on the relevant type of contract apply to matters not regulated in the contract.

10.2. In the event that any provision of the contract turns out to be in conflict with legislation in force in Estonia, this does not affect the validity of the remaining provisions.

10.3. The Contractor is aware that the contract is public to the extent provided by the Public Information Act.

10.4. Disputes related to the contract, which the parties have not been able to resolve through negotiations, will be submitted to the Harju County Court for resolution.

10.5. The parties sign the contract digitally // in 2 (two) identical copies with equal legal force,

one of which is given to the Contracting Authority and the other to the Contractor. The date of conclusion of the contract

is the date of the signature provided later.

Contracting Authority Contractor

Maret Maripuu

Director General

INVITATION TO TENDER Procurement below the threshold for public procurement of social services 1. General information

1.1 Contracting authority: Social Insurance Board Registration code 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn [email protected]

1.2 Title and cost of the tender „Preparation of guidelines for increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes”. Estimated cost of procurement without VAT: 20,000 euros Project funding: The activities are carried out under measure 21.4.7.9 of the 2021-2027 Cohesion Policy funds. „Services aimed at children and families are of high quality and meet the needs of families” within the framework of the conditions for granting support (TAT) „Supporting children and families”. CPV code: 85312300-2 Guidance and consultancy services.

1.3 Email address for receipt of information and submission of tenders

[email protected]

1.4 The deadline for submission of tenders

No later than 13.09.2024 at 12:00 (Estonian time). Tenders submitted after this deadline will not be considered.

1.5 Term of validity of the tender (as of the deadline for submission of tenders)

60 days. By submitting a tender, it is considered that the offer is valid for at least the specified period, and the tenderer does not have to indicate the validity period of the offer separately in the tender (it can be indicated if it is longer than the aforementioned).

1.6 Expected schedule of the procurement and deadline for execution of the procurement contract

1. Expected time of conclusion of the mandate agreement 01.10.2024.

2. Execution of Service Agreement - 02.05.2025.

1.7 Annexes to the invitation to tender

Annex 1 - technical description; Annex 2 - tender form; Annex 3 - draft Service Agreement.

1.8 The list of documents and data that the tender submits as part of the tender

Tender in the prescribed form (Annex 2). The tender must describe the tenderer's approach to preparing instructions in cooperation with the supplier, the work plan, schedule, budget and team composition.

2

1.9 Assessment criteria

Tenders that are deemed to be suitable are evaluated by the contracting authority in a 100-point system. The selection of a successful offer is based on economic advantage, which is determined by the method of assigning value points based on evaluation criteria and methodology. 1) Total cost of the tender (max 70 points). When compiling the cost, all services described in the technical description and the agreement must be taken into account, as well as the activities and actions necessary to achieve the purpose of the agreement, including those that are not directly described in this proposal and its annexes, but which are normally necessary to achieve the proper result considering the purpose of the agreement. The cost is final and must include all costs. In the evaluation criterion „Total cost of the tender”, the sum of the cost of the tender (excluding sales tax) is the lowest, i.e. the lowest is the best. The points for the following tenders to be evaluated are calculated using the following formula: „criterion points” - („cost of the tender to be evaluated” - „lowest tender cost”) / (divided by) „highest value” x (times) criterion points. The accuracy of the evaluation is two decimal places. 2) Description of the preparation of instructions

(max. 30 points). The evaluation is based on the following criteria components (topics), which the provider has detailed in the description of the instructions: 1) compliance of the instructions with the content; 2) an overview of the main cooperation partners in the preparation of the guidelines and what role they play in terms of the purpose of the guidelines, including cooperation with SIB; 3) the general schedule for the performance of the agreement of mandate, including how the goals stated in the basic procurement documents will be met on time. 30 value points – all criteria components (topics) are thought out and thoroughly explained and support the achievement of the purpose of the procurement contract. • The main cooperation partners are mentioned and

their role in relation to the purpose of the guidelines is thoroughly explained and very well relatable.

• The general schedule for the execution of the presented agreement of Services is suitable for the purpose.

3

15 value points – the components (topics) of the criterion are generally thought through, but the description of the service is not sufficiently comprehensive and understandable, what is presented in the description is not logical or realistic, the connection with the purpose of the agreement of mandate is weak.

2. Instructions for preparing and submitting a tender 2.1. Checking workloads. The tenderer undertakes to check the description, quantities and

volumes of the services and works set out in the invitation to tender and prepare a tender with calculations so that the cost of the tender includes all works and services (including, if necessary, items) necessary for the proper execution of the procurement contract and the achievement of the goals described in the invitation to tender.

2.2. The costs of preparing the tender. The tenderer shall bear all costs related to the preparation and submission of the tender.

2.3. Obtaining additional information about the call for tenders. Clarifications and additional information about the call for tenders can be obtained by submitting a question in clause 1.3. to the specified e-mail address. The procurer shall provide explanations regarding the invitation to tender by e-mail to all persons who have received the invitation to tender within 3 (three) working days from the receipt of the request for clarification. The procurer is not obliged to respond to requests for clarification if there is not at least one working day between the receipt of the request for clarification and the deadline for submission of tenders.

2.4. Trade secret. If the tender contains a trade secret, the tenderer shall provide information on what information contained in the tender is considered by the tenderer to be a trade secret and justify the designation of the information as a trade secret in accordance with § 461 subsection 1 of the PPA. If the tenderer has not provided information in the tender as to whether and which part of their tender is a trade secret, the procuring entity shall not treat the information contained in the tender as a trade secret.

3. Small procurement procedure 3.1. Opening of tenders The opening of tenders is not public, and no protocol is drawn up on the

opening of tenders. 3.2. Negotiations The contracting authority has the right to negotiate offers with tenders if

necessary. Negotiations are not mandatory for the contracting authority, and if the contracting authority has no questions regarding the tender, the contracting authority can make procurement decisions without conducting negotiations. If the contracting authority considers it necessary to hold negotiations, the contracting authority shall ensure equal treatment of the tenderers during the negotiations and proceed according to the following procedure: 3.2.1. Form of negotiations. The contracting authority has the right to negotiate by e-mail or

orally. In the case of oral negotiations, a protocol is drawn up on the negotiations, which is signed by at least one representative of the contracting authority and at least one representative of the tenderer.

3.2.2. Content of negotiations. The conditions that are the object to negotiations are determined by the contracting authority, while negotiations are allowed on both the content of the tender and the cost of the tender. The contracting authority has the right to refuse one or more services, work or things described in the tender or to reduce their volumes or quantities, regardless of the reason (for example, the total cost of the tender exceeds the budgetary possibilities of the contracting authority, etc.), while also completely refusing to order or purchase such services, works or things, or if necessary, order such services, work or things from third parties.

3.2.3. Confidentiality. Negotiations are confidential and their contents are not disclosed to other tenderers or other persons, except in the cases stipulated by legislation.

4

3.2.4. Submitting a corrected tender. During the negotiations, the contracting authority has the right to make a proposal to the tenderers to submit a corrected tender. In the event that the tenderer does not submit a corrected tender by the deadline set by the contracting authority, the tender initially submitted by the tenderer is deemed to be valid.

3.3. Elimination of the tenderer The contracting authority has the right to exclude the tenderer from the procurement procedure and declare the tender non-compliant if: 3.3.1. The tenderer has provided false information to the contracting authority. 3.3.2. Direct or indirect participation in the preparation of this procurement procedure §

95 (4) 7) of the PPA „whose tender or request to participate has been drawn up with the involvement of a person who has participated in preparing the same public procurement or who is otherwise related to the contracting authority or entity and information known to the person gives them an advantage over other participants in the public procurement and the distortion of competition arising therefrom cannot be avoided by other means” If there is a basis for exclusion from the procurement procedure, the entrepreneur can, if they wish, provide evidence that they have taken measures to restore their credibility.

3.3.3. Conflicts of interest in participating in procurement procedures § 95 (4) 6) of the PPA „where a conflict of interests cannot be avoided by any other means” If there is a basis for exclusion from the procurement procedure, the entrepreneur can, if they wish, provide evidence that they have taken measures to restore their credibility.

3.4. Check of compliance of tenders (§114 of the PPA). The contracting authority recognizes the tender as appropriate if it meets the requirements set forth in the invitation to tender or if there are no substantial deviations from the conditions set forth in the invitation to tender. The contracting authority rejects the tender if the tender does not substantially meet the conditions stipulated in the invitation to tender.

3.5. Rejection of all tenders (§ 116 of the PPA). The contracting authority may make a reasoned written decision to reject all tenders for the public procurement at any time before the award of the contract, if: 3.5.1. the costs of all tenders exceed the expected cost of the contract; 3.5.2. during the procurement procedure, the Contracting Authority has become aware

of new circumstances which preclude or make it impractical for the Contracting Authority to complete the procurement procedure under the conditions set out in the PPSD and its annexes;

3.5.3. if the discrepancies in the procurement procedure cannot be eliminated or the procurement procedure cannot therefore be lawfully completed;

3.5.4. in the procurement procedure, there is only one tender submitted or recognized as compliant, which does not ensure the effective use of competition.

3.6. The Contracting Authority shall not be liable to the tenderer if all tenders have been rejected under the conditions set out in this document.

3.7. Evaluation of tenders. Declaring of the tender successful (§ 117 of the PPA) 3.7.1. The contracting authority evaluates all the tenders recognized as compliant and

recognizes the most economically advantageous tender as successful. The contracting authority evaluates the economic advantage according to the evaluation criteria stated in clause 1.9.

3.7.2. If the tenderer was not liable for VAT at the time of submission of the tender, but the tenderer becomes liable for VAT after submitting the tender, then the tender price also includes VAT, i.e. VAT will not be added to the cost of the services later.

3.7.3. If only one tender has been recognized as compliant in the procurement procedure, the maximum value points are automatically assigned to the tender and no substantive evaluation of the tender takes place.

3.8. Equal tenders 3.8.1. In the case of tenders that have received equal value points, the tender that has

been assigned a higher number of value points in terms of the evaluation criterion of the service provision description will be recognized as successful.

5

3.8.2. In the event that the number of value points assigned in terms of the evaluation criterion of the service provision description is equal, the contracting authority organizes a lottery to determine the successful bid, allowing tenderers who have submitted tenders with equal value points to be present at the lottery. The contracting authority informs the tenderer with the equal number of points of the time and place of the lottery. One person per tenderer may take part in the draw.

3.9. Organizing and conducting of drawing lots 3.9.1. The drawing of lots is the procedure for determining the successful tenderer, which

takes place after the tenders have been accepted and evaluated. As a result of the drawing of lots, a protocol of the drawing of lots is drawn up, which is also the protocol underlying the decision to identify the successful tenderer. The contract will be concluded with one successful tenderer identified by drawing lots. At least a representative of the contracting authority appointed by the person responsible for public procurement and representatives of the tenderers will be present at the drawing of lots, if the tenderers express their wish to be present at the drawing of lots. The representative of the contracting authority appointed by the person responsible for public procurement appoints a lot drawer from among the representatives of the contracting authority, who leaves the room during the preparation and mixing of the envelopes, while the person responsible for public procurement cannot be the person drawing the lots. Tickets with tenderers’ names are used for drawing lots. The lots are placed in separate envelopes, which must not have markings and cannot be distinguished from the outside. Envelopes with lots are mixed. In the presence of the contracting authority and representatives of the tenderers, the raffle drawer takes one envelope from among the envelopes, which is immediately opened and the name of the tenderer written on the lot in it is read aloud, the lot in the envelope is shown to those present.

3.10. Notification of tenderers. The contracting authority informs the tenderers about the results of the procurement within 3 (three) working days after the relevant decision is made, in accordance with the procedure provided for in § 47 of the PPA.

3.11. Signing the contract. If the successful tenderer does not sign the employment contract within the time limit given by the contracting authority or does not start to execute the contracting contract concluded by giving consent within the time set by the contracting authority due to reasons arising from it, the contracting authority will re-evaluate all other tenders in accordance with Section 117(1) of the PPA and recognize the tender that is deemed to be economically equivalent to the tender as successful at the most affordable cost. In the event that the successful tenderer does not fulfill this obligation, or withdraws its tender for reasons beyond the control of the contracting authority, or fails to execute the contract within the specified time for reasons beyond the control of the contracting authority, the contracting authority has the right to apply the rights provided for in § 119 of the PPA.

3.12. Transfer of contract. The tenderer is not allowed to transfer the contract in whole or in part to third parties.

1

Lisa 2

PAKKUMUSE VORM „Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides”

1. PAKKUJA ANDMED

Pakkuja nimi

E-posti aadress

Telefoninumber

2. JUHISTE KOOSTAMISE KIRJELDUS

Pakkuja kirjeldab, kuidas näeb ette juhiste koostamise protsessi . 1) juhiste vastavus tehnilise kirjelduse sisule; 2) ülevaade peamistest koostööpartneritest juhiste koostamisel ja millist rolli nad juhiste eesmärgi osas täidavad, sh koostöö SKA-ga (hankijaga); 3) käsunduslepingu täitmise üldine ajakava, sh kuidas hanke alusdokumentides toodud eesmärgid tähtaegselt täidetakse.

3. KOGUMAKSUMUS

Kogumaksumus¹ Vajadusel kasutada Euroopa Komisjoni vahetuskursi kalkulaatorit: https://commission.europa.eu/funding- tenders/procedures-guidelines- tenders/information-contractors-and- beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en

¹Kogumaksumus- pakkumise hinna sisse arvestada kõik teenuse osutamiseks vajalikud kulud.

Lisa 1 Tehniline kirjeldus Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides 1. juulil 2024 võtab Eesti üle Läänemeremaade Nõukogu (LMN) eesistumise. Sotsiaalkindlustusamet on esindatud Läänemeremaade Nõukogu riskilaste ekspertgrupis (CBSS EG-CAR). Eesti eesistumise ajal on riskilaste ekspertgrupi peamine fookus laste kaasamisel, prioriseerides laste aktiivset kaasamist poliitikate ja praktikate kujundamisse, mis neid otseselt mõjutavad. Norra eesistumise ajal 2022. aastal korraldas CBSS EG-CAR põhjaliku lastekaitsesüsteemide kaardistuse LMN riikides. Kaardistuse lõppraportis selgus ühine väljakutse kõigi riikide jaoks: raskused laste hääle, perspektiivi ja osaluse tõhusas kaasamises nende juhtumikorralduses, planeerimises ja otsustusprotsessides. CBSS EG-CARi strateegia 2020-2025 märgib laste osaluse olulise prioriteedina. Üks ekspertgrupi rollidest on uurida konkreetseid metoodikaid eetiliseks ja sisukaks laste osaluseks ekspertgrupi töö kontekstis, edendades laste kaasamist erinevatest taustadest ja olukordadest. Juhiste loomine laste kaasamise suurendamiseks lastekaitse juhtumite töös ja otsustusprotsessides vastab CBSS EG-CARi strateegia 2020-2025 prioriteetidele, eriti prioriteedile „Partnerlused laste õiguste ja kaitse jaoks”, kuna see edendab tööriistade ja praktikate arendamist ja rakendamist, tagamaks laste häälte integreerimist nende elu mõjutavatesse otsustesse. ÜRO lapse õiguste konventsiooni (LÕK) artikkel 3 ja [Eesti] lastekaitseseaduse paragrahv 5 rõhutavad mõlemad lapse parimate huvide esikohale seadmise olulisust lapsi puudutavates küsimustes otsuste tegemisel. Samuti sätestavad nii ÜRO lapse õiguste konventsioon (artikkel 12) kui ka lastekaitseseadus, et igal lapsel on õigus väljendada oma iseseisvat arvamust kõikides teda puudutavates asjades ja õigus, et tema arvamust võetakse arvesse. Need raamistikud tagavad, et nii individuaalsed õigused, nagu isikliku arvamuse väljendamine, kui ka kollektiivsed õigused, mis puudutavad laste gruppide heaolu ja huve, on austatud ja integreeritud kõikidesse asjakohastesse otsustusprotsessidesse. Hanke eesmärgiks on saada koostatud juhised, mis kirjeldavad parimaid praktikaid ja tööriistu laste kaasamiseks nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil, võttes arvesse kogemusi ja õppetunde LMN riikidest. Juhised peavad andma selgeid suuniseid a) lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele, kuidas kaasata lapsi juhtumikorraldusse, ning b) teistele otsustajatele tagamaks, et laste arvamusi ja hääli võetakse arvesse poliitikate, teenuste ja praktika kujundamisel. Pakkuja peab koostama juhised, mis:

 pakuvad lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele tööriistu ja metoodikaid laste kaasamiseks neid puudutavate otsuste tegemisel;

 suunavad, et lastel on võimalik väljendada oma arvamusi, eelistusi ja muresid tähendusrikkal, vanusele ja arengule vastaval viisil ning nende arvamust võetakse arvesse otsustusprotsessi kõigis etappides nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil;

 edendavad laste kaasamise põhimõtete integreerimist lastekaitsepoliitika ja -praktika kujundamisse ja rakendamisse;

 toetuvad LMN riikide parimatele praktikatele, õppetundidele ning vajadustele;

 on valmiskujul tellijale edastatud eesti ja inglise keeles 2. maiks 2025.

Juhiste sisu Juhised peavad hõlmama järgmisi komponente, kuid mitte ainult:

 ülevaade laste kaasamise olulisusest lastekaitsetöös ja lastekaitsepoliitika ja -praktika kujundamises ning rakendamises;

 peamised põhimõtted ja eetilised kaalutlused laste kaasatuse edendamisel;

 praktilised tööriistad ja metoodikad laste kaasamiseks otsustusprotsessides lapse vanusele ja arengule vastaval viisil;

 edukatel praktikatel põhinevad näited LMN riikidest;

 soovitused poliitikakujundajatele, praktikutele ja lastega töötavatele spetsialistidele laste kaasatuse suurendamiseks poliitika väljatöötamisel, teenuste osutamisel ja juhtumikorralduses.

Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9. „Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele” toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine” raames

1

TÖÖVÕTULEPING nr ___ Sotsiaalkindlustusamet (edaspidi tellija), registrikood 70001975, asukoht Paldiski mnt 80, Tallinn, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Maret Maripuu ja ______ (edaspidi töövõtja), registrikood _____, asukoht _______, mida esindab juhatuse liige/ volituse alusel ___ edaspidi koos pooled või eraldi pool, sõlmisid käesoleva töövõtulepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping on sõlmitud väikehanke "Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks

lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides. 1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on väikeostu alusdokumendid, töövõtja pakkumus,

pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. 1.3. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad: 1.3.1 Lisa 1 – Tehniline kirjeldus; 1.3.2 Lisa 2 – Töövõtja pakkumus.

2. Lepingu ese 2.1. Lepingu esemeks on koostada juhised, mis:

2.1.1. pakuvad lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele tööriistu ja metoodikaid laste kaasamiseks neid puudutavate otsuste tegemisel;

2.1.2. suunavad, et lastel on võimalik väljendada oma arvamusi, eelistusi ja muresid tähendusrikkal, vanusele ja arengule vastaval viisil ning nende arvamust võetakse arvesse otsustusprotsessi kõigis etappides nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil;

2.1.3. edendavad laste kaasamise põhimõtete integreerimist lastekaitsepoliitika ja - praktika kujundamisse ja rakendamisse;

2.1.4. toetuvad LMN riikide parimatele praktikatele, õppetundidele ning vajadustele (edaspidi töö).

2.2. Töö täpsem kirjeldus on toodud hanke tehnilises kirjelduses ja töövõtja pakkumuses. 2.3. Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9.

„Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele“ toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine“ raames.

3. Lepingu hind ja tasumise tingimused 3.1. Tellija tasub töövõtjale uuringu lõppedes vastavalt pakkumuses fikseeritud

maksumusele, millele lisandub// ei lisandu käibemaks summas __ eurot: 3.3. Tasumine toimub pärast üleandmis-vastuvõtmisakti(de) tellijapoolset kinnitamist töövõtja

poolt esitatud arve alusel, mille maksetähtaeg on vähemalt 14 kalendripäeva. 3.4. Töövõtja kohustub arved arved esitama e-arvetena ning märkima lisaks

raamatupidamise seaduses nõutule arvele tellija kontaktisiku nime. Töövõtja, kes ei ole registreeritud Eestis, saab arve esitada e-arvena üle Euroopalise elektrooniliste dokumentide ja e-arvelduse võrgustiku PEPPOL kaudu või PDF-vormingus käsundiandja volitatud esindaja e-posti aadressile

.3.5. Töövõtja kohustub teostama tööd hiljemalt 02.05.2025 lepingu sõlmimisest alates. Töövõtjal on õigus esitada tööde üleandmis-vastuvõtmise akt ja arve alles peale seda, kui töö on nõuetekohaselt täidetud ja tellija selle kinnitanud.

3.5. Lepingu hind sisaldab kõiki kulusid, mis töövõtja on teinud töö tegemiseks. Lepingu hind sisaldab tasu intellektuaalomandiõiguse üleandmise eest.

3.6. Tellija tasub töö eest pärast esitatud arve saamist.

2

4. Töö teostamine 4.1. Töövõtja kohustub täitma lepingu tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas hanke

alusdokumentide ja esitatud pakkumusega. Töövõtja peab lepingu käigus tegema kõik toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad töö teostamisega seotud toimingute hulka.

4.2. Tellija edastab töövõtjale töö teostamiseks vajalikud andmed. 4.3. Tellijal on õigus kontrollida töö käiku ja kvaliteeti, nõudes vajadusel töövõtjalt selle kohta

informatsiooni või kirjalike või suuliste seletuste esitamist. 4.4. Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või

võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist. 5. Autoriõigused 5.1. Kui lepingu täitmise käigus luuakse autoriõigusega kaitstavaid teoseid, siis lähevad

selliste teoste autori varalised õigused üle tellijale. Autori isiklike õiguste osas, mis on oma olemuselt üleantavad, annab töövõtja tellijale tagasivõtmatu ainulitsentsi, mis kehtib kogu autoriõiguste kehtivuse aja. Töövõtja tagab, et tal on kõik õigused eelnimetatud varaliste õiguste loovutamiseks ja isiklike õiguste osas ainulitsentsi andmiseks. Autori isiklikud õigused, sh õigus autorlusele ja autorinimele, kuuluvad töövõtjale ning tellija kohustub täitma autoriõiguse seadusest ja heast viitamise tavast tulenevaid nõudeid.

5.2. Tellijal on pärast lepingu täitmise käigus loodud teose üleandmist õigus kasutada teost oma äranägemisel.

5.3. Töövõtja kohustub talle töö eest maksmisele kuuluva tasu arvelt tasuma vajadusel kolmandatele isikutele tööga seotud autoritasud.

6. Poolte vastutus ja vääramatu jõud 6.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele

poolele tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses.

6.2. Töövõtja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest, eelkõige kui töövõtja ei ole lepingut täitnud või kui töö ei vasta lepingus sätestatud nõuetele vms. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi tellija. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust nõuda täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist.

6.3. Tellija esitab pretensiooni mõistliku aja jooksul töö mittevastavusest teada saamisest arvates. 6.3.1. Pretensioonis fikseeritakse töös ilmnenud puudused ja määratakse tähtaeg

puuduste kõrvaldamiseks. Kui töövõtja rikub lepingust tulenevat kohustust, mille heastamine ei ole võimalik või kui tellijal ei ole heastamise vastu huvi, tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata.

6.3.2. Tellijal on õigus puuduste kõrvaldamise nõude asemel alandada lepingu hinda. 6.4. Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on tellijal õigus nõuda

leppetrahvi 3% lepingu hinnast iga rikkumise eest, kui töövõtja ei ole tööd teostanud või töö ei vasta lepingutingimustele.

6.5. Lepingus sätestatud töö teostamise tähtajast või lepingu alusel esitatud pretensioonis määratud tähtajast mittekinnipidamise korral on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 0.5 % lepingu hinnast iga viivitatud päeva eest.

6.6. Kui tellija viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on töövõtjal õigus nõuda tellijalt viivist 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 5% lepingu hinnast.

6.7. Lepingus sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise korral, kui neid saab lugeda oluliseks lepingurikkumiseks, on tellijal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada, teatades sellest töövõtjale kirjalikus vormis avaldusega. Lepingu rikkumist loetakse oluliseks eelkõige VÕS § 116 lg 2 ja § 647 kirjeldatud asjaoludel.

3

6.8. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 14 päeva jooksul vastava nõude saamisest. Tellijal on õigus töö eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga.

6.9. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatuks jõuks loevad pooled võlaõigusseaduse § 103 lg 2 kirjeldatud ettenägematuid olukordi ja sündmusi, mis ei olene nende tahtest või muid sündmuseid, mida Eestis kehtiv õigus- ja kohtupraktika tunnistab vääramatu jõuna.

6.10. Kui lepingu täitmine on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, lükkuvad lepingus sätestatud tähtajad edasi vääramatu jõu mõju kehtivuse aja võrra.

6.11. Vääramatu jõuna ei käsitleta pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga õigusaktidega kehtestatud piiranguid. Vääramatu jõu kohaldumise üheks eelduseks on asjaolu ettenägematus. Pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivad piirangud olid lepingu pooltele teada ning kõik tegevused planeeritakse arvestades pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtiva olukorraga. Kui kehtestatakse täiendavad piirangud, mis takistavad lepingu täitmist, on poolel õigus tugineda vääramatule jõule.

7. Teadete edastamine ja volitatud esindajad 7.1. Teadete edastamine toimub üldjuhul kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Juhul

kui teate edastamisel on olulised õiguslikud tagajärjed, peavad teisele poolele edastatavad teated olema edastatud kirjalikus vormis, muuhulgas näiteks poolte lepingu lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest jms.

7.2. Poolte volitatud esindajad on:

7.2.1. Tellija volitatud esindaja on ______, telefon ______, e-post ______.

7.2.2. Tellija volitatud esindajal on õigus esindada tellijat kõikides lepingu täitmisega seotud küsimustes, v.a lepingu muutmine, lepingu ühepoolne erakorraline lõpetamine ning leppetrahvi, viivise või kahjude hüvitamise nõude esitamine.

7.2.3. Töövõtja volitatud esindaja on ______, telefon ______, e-post ______.

8. Konfidentsiaalsus ja andmekaitse

8.1. Töövõtja kohustub tagama, et tema esindajad, töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist.

8.2. Lepingu täitmisel töövõtjale või töövõtjaga seotud isikutele teatavaks saanud isiku- ja turvaandmed ning muu vastavalt markeeritud teave ja asjaolud, mille avalikuks tulek võiks kahjustada tellija huve, on konfidentsiaalne. Vastavasisulise informatsiooni kolmandale isikule kättesaadavaks tegemist töövõtja või töövõtjaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist. Lepingu alusel konfidentsiaalseteks andmeteks loetakse ka vahetult töö teostamisega tellija kohta töövõtjale teatavaks saanud teave. Töövõtjal ei ole õigust nimetatud teavet avaldada ega muul viisil töödelda.

8.3. Töövõtja võib avaldada konfidentsiaalset informatsiooni, sealhulgas isikuandmeid üksnes nendele isikutele, kellele vastav õigus tuleb õigusaktidest või isikutele kes seda teavet vajavad lepinguliste kohustuste täitmiseks ja keda on teavitatud, et selline informatsioon on konfidentsiaalne ja nad on seotud konfidentsiaalsuskohustusega. Kui isikule avaldatakse lepinguliste kohustuste täitmiseks isikuandmeid, on töövõtja kohustatud tagama, et isik, kellele isikuandmeid avaldatakse, järgib lepingus ja õigusaktides sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid.

8.4. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mis on avalikult teadaolev või mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. Töövõtjal ei ole õigust kasutada konfidentsiaalset teavet kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

4

8.5. Töövõtja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest.

8.6. Töövõtjal ega töövõtjaga seotud isikutel ei ole õigust anda lepingu raames teateid pressile, meediale, üldsusele või teistele auditooriumidele ilma tellija eelneva kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekuta. Meediapäringute korral tuleb töövõtja vastus kooskõlastada tellijaga.

9. Lepingu kehtivus, muutmine ja lõpetamine

9.1. Leping jõustub allkirjastamisest poolte poolt ja kehtib kuni lepingust tulenevate kohustuste täitmiseni. Lepingu lõppemine ei mõjuta selliste kohustuste täitmist, mis oma olemuse tõttu kehtivad ka pärast lepingu lõppemist.

9.2. Kumbki pool ei tohi lepingust tulenevaid õigusi ega kohustusi üle anda ega muul viisil loovutada kolmandale isikule ilma teise poole eelneva kirjaliku nõusolekuta.

9.3. Pooled võivad lepingut muuta RHS § 123 lg 1 sätestatud tingimustel.

9.4. Objektiivsetest vajadustest tulenevalt on tellijal õigus pikendada lepingu kehtivuse ja töö teostamise tähtaega kuni kolm kuud.

9.5. Tellijal on õigus leping mõjuva põhjuse olemasolul ennetähtaegselt üles öelda, eelkõige kui tal puuduvad lepingu täitmiseks rahalised vahendid või kaob vajadus töö järele. Tellija teatab töövõtjale sellest kirjalikult ette vähemalt 30 kalendripäeva.

10. Lõppsätted

10.1. Pooled juhinduvad lepingu täitmisel Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest, eelkõige kohaldatakse lepingus reguleerimata küsimustes võlaõigusseaduses vastava lepinguliigi kohta sätestatut.

10.2. Juhul kui lepingu mõni säte osutub vastuolus olevaks Eestis kehtivate õigusaktidega, ei mõjuta see ülejäänud sätete kehtivust.

10.3. Töövõtja on teadlik, et leping on avaliku teabe seaduses sätestatud ulatuses avalik.

10.4. Lepinguga seotud vaidlused, mida pooled ei ole suutnud läbirääkimiste teel lahendada, antakse lahendamiseks Harju maakohtule.

10.5. Pooled allkirjastavad lepingu digitaalselt // 2 (kahes) võrdset juriidilist jõudu omavas

identses eksemplaris, millest üks antakse Tellijale ja teine Töövõtjale. Lepingu sõlmimise

kuupäevaks on hilisema allkirja andmise kuupäev.

Tellija Töövõtja

Maret Maripuu

peadirektor

PAKKUMUSKUTSE Alla sotsiaalteenuste riigihanke piirmäära hange

1. Üldandmed

1.1 Hankija Sotsiaalkindlustusamet Registrikood 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn [email protected]

1.2 Hanke nimetus ja maksumus „Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides”

Hanke eeldatav maksumus KM-ta: 20 000 eurot Projekti rahastus: Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9. „Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele” toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine” raames.

CPV-kood: 85312300-2 Juhendus- ja nõustamisteenused.

1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja pakkumuste esitamiseks

[email protected]

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg Hiljemalt 13.09.2024 kell 12:00 (Eesti aja järgi). Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta.

1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg (pakkumuste esitamise tähtajast arvates)

60 päeva. Pakkumuse esitamisega loetakse, et pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima (võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem).

1.6 Hanke eeldatav ajakava ja hankelepingu täitmise tähtaeg

1. Töövõtulepingu eeldatav sõlmimise aeg 01.10.2024.

2. Töövõtulepingu täitmine – 02.05.2025.

1.7 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 - tehniline kirjeldus; Lisa 2 - pakkumuse vorm; Lisa 3 - töövõtulepingu projekt.

1.8 Dokumentide ja andmete loetelu, mille pakkuja esitab pakkumuse koosseisus

Pakkumus etteantud vormil (Lisa 2). Pakkumuses tuleb kirjeldada pakkumuse esitaja lähenemist juhiste koostamisel koostöös hankijaga, tööplaan, ajakava, eelarve ja meeskonna koosseis.

2

1.9 Hindamiskriteeriumid

Vastavaks tunnistatud pakkumusi hindab Hankija 100-väärtuspunkti süsteemis. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus, mis selgitatakse välja väärtuspunktide omistamise meetodil hindamiskriteeriumide ja - metoodika alusel. 1) Pakkumuse kogumaksumus (max 70 punkti). Maksumuse koostamisel peab arvesse võtma kõiki tehnilises kirjelduses ja lepingus kirjeldatud teenuseid ning lepingu eesmärgi saavutamiseks vajalikke tegevusi ja toiminguid, kaasa arvatud neid, mis ei ole otseselt kirjeldatud käesolevas ettepanekus ja selle lisades, kuid mis on tavapäraselt vajalikud nõuetekohase tulemuse saavutamiseks arvestades lepingu eesmärki. Maksumus on lõplik ja peab sisaldama kõiki võimalikke kulusid. Hindamiskriteeriumis „Pakkumuse kogumaksumus”, mille pakkumuse maksumuse summa (käibemaksuta) on madalaim, s.o vähim on parim. Järgmiste hinnatavate pakkumuste punktid arvutatakse järgmise valemiga: „kriteeriumi punktid” - („hinnatava pakkumuse maksumus” – „madalaim pakkumuse maksumus”) / (jagatud) „suurim väärtus” x (korda) kriteeriumi punktid. Hindamise täpsus on kaks kohta pärast koma. 2) Juhiste koostamise kirjeldus (max 30 punkti). Hindamisel lähtutakse järgmistest kriteeriumi komponentidest (teemad), mille pakkuja on juhiste kirjelduses lahti kirjutanud: 1) juhiste vastavus sisule; 2) ülevaade peamistest koostööpartneritest juhiste koostamisel ja millist rolli nad juhiste eesmärgi osas täidavad, sh koostöö SKA-ga; 3) töövõtulepingu täitmise üldine ajakava, sh kuidas hanke alusdokumentides toodud eesmärgid tähtaegselt täidetakse. 30 väärtuspunkti – kõik kriteeriumi komponendid (teemad) on läbi mõeldud ja põhjalikult lahti kirjutatud ning toetavad hankelepingu eesmärgi saavutamist. • Nimetatud on peamised koostööpartnerid ja nende

roll juhiste eesmärgi suhtes on põhjalikult lahti kirjutatud ja väga hästi seostatav.

• Esitatud töövõtulepingu täitmise üldine ajakava on eesmärgi täitmiseks kohane.

15 väärtuspunkti – kriteeriumi komponendid (teemad) on üldiselt läbi mõeldud, kuid teenuse kirjeldus ei ole piisavalt põhjalik ja arusaadav, kirjelduses esitatu ei ole loogiline või realistlik, seos töövõtulepingu eesmärgiga on vähene.

3

2. Juhised pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks 2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima pakkumuskutses sätestatud

teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid (sh vajadusel asju), mis on vajalikud hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks.

2.2. Pakkumuse koostamise kulud. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ja esitamisega seotud kulud.

2.3. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine. Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva.

2.4. Ärisaladus. Kui pakkumus sisaldab ärisaladust, esitab pakkuja teabe selle kohta, millist pakkumuses sisalduvat teavet loeb pakkuja enda ärisaladuseks ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist kooskõlas RHS § 461 lõikega 1. Kui pakkuja ei ole pakkumuses esitanud teavet selle kohta, kas ja milline osa tema pakkumisest on ärisaladus, ei käsitle hankijal pakkumuses sisalduvat teavet ärisaladusena.

3. Väikeostu menetlus

3.1. Pakkumuste avamine. Pakkumuste avamine ei ole avalik ning pakkumuste avamise kohta protokolli ei koostata.

3.2. Läbirääkimised. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast:

3.2.1. Läbirääkimiste vorm. Hankijal on õigus läbirääkimisi pidada e-posti teel või suuliselt. Suuliste läbirääkimiste korral koostatakse läbirääkimiste kohta protokoll, mille allkirjastavad vähemalt üks hankija esindaja ja vähemalt üks pakkuja esindaja.

3.2.2. Läbirääkimiste sisu. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, see- juures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt.

3.2.3. Konfidentsiaalsus. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed ning nende sisu ei avaldata teistele pakkujatele ega muudele isikutele, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel.

3.2.4. Korrigeeritud pakkumuse esitamine. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus.

3.3. Pakkuja kõrvaldamine. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: 3.3.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. 3.3.2. Otsene või kaudne osalemine käesoleva hankemenetluse ettevalmistamisel. RHS

§ 95 lg 4 p 7 „kelle pakkumuse või taotluse koostamisel on osalenud isik, kes on osalenud sama riigihanke ettevalmistamisel või on muul viisil hankijaga seotud, ja sellele isikule seetõttu teadaolev info annab talle eelise teiste riigihankes osalejate

4

eest ning sellest tingitud konkurentsi moonutamist ei ole muude vahendistega võimalik vältida”. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.3.3. Hankemenetluses osalemisega kaasnev huvide konflikt. RHS § 95 lg 4 p 6 „kui huvide konflikti ei ole muude vahenditega võimalik vältida”. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.4. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkumus sisuliselt ei vasta pakkumuskutses sätestatud tingimustele.

3.5. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne lepingu sõlmimist, kui: 3.5.1. kõikide pakkumuste maksumused ületavad lepingu eeldatava maksumuse; 3.5.2. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis

välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;

3.5.3. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia;

3.5.4. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist.

3.6. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.

3.7. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). 3.7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe

majanduslikult soodsaimat pakkumuse hankes. Hankija hindab majanduslikku soodsust vastavalt punktis 1.9 märgitud hindamiskriteeriumitele.

3.7.2. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid selline kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis sisaldab pakkumuse maksumus ka käibemaksu, st käibemaksu võrra teenuste maksumust hiljem ei suurendata.

3.7.3. Kui riigihanke osas on vastavaks tunnistatud ainult üks pakkumus, siis omistatakse pakkumusele automaatselt maksimaalsed väärtuspunktid ning pakkumuse sisulist hindamist ei toimu.

3.8. Võrdsed pakkumused 3.8.1. Võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuste korral tunnistatakse edukaks

pakkumus, millele on omistatud teenuse osutamise kirjelduse hindamiskriteeriumi osas suurem arv väärtuspunkte.

3.8.2. Juhul kui ka teenuse osutamise kirjelduse hindamiskriteeriumi osas omistatud väärtuspunktide arv on võrdne, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujale liisuheitmise aja ning koha. Liisuheitmisel võib osaleda iga pakkuja kohta üks isik.

3.9. Liisuheitmise korraldamine ja läbiviimine 3.9.1. Liisuheitmine on eduka pakkuja väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast

pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkuja väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Leping sõlmitakse liisuheitmise teel ühe edukaks tunnistatud pakkujaga. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures viibida. Riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja määrab hankija esindajate hulgast

5

liisutõmbaja, kes lahkub ümbrike ettevalmistamise ja segamise ajaks ruumist, seejuures ei või liisutõmbajaks olla riigihanke eest vastutav isik. Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid asetatakse eraldi ümbrikutesse, millel ei tohi olla märkeid ning mida ei tohi olla võimalik väliselt eristada. Sedelitega ümbrikud segatakse. Liisutõmbaja võtab hankija ja pakkujate esindajate juuresolekul ümbrikute hulgast ühe ümbriku, mis kohe avatakse ja milles olevale sedelile kantud pakkuja nimi loetakse ette, ümbrikus olnud sedelit näidatakse kohal viibijatele.

3.10. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.

3.11. Lepingu allkirjastamine. Kui edukas pakkuja ei allkirjasta hankija antud tähtaja jooksul töövõtulepingut või ei asu nõustumuse andmisega sõlmitud töövõtulepingut endast tulenevatel põhjustel hankija määratud aja jooksul täitma, siis hindab hankija kõiki ülejäänud pakkumusi uuesti RHS § 117 lõike 1 kohaselt ja tunnistab edukaks pakkumuse, mis on vastavaks tunnistatud pakkumusest majanduslikult soodsaima maksumusega. Juhul kui edukas pakkuja ei täida nimetatud kohustust või võtab hankijast mitteolenevatel põhjustel oma pakkumuse tagasi või ei asu lepingut hankijast mittetulenevatel põhjustel määratud aja jooksul täitma, on hankijal õigus kohaldada RHS §-s 119 sätestatud õigusi.

3.12. Lepingu üleandmine. Pakkujal ei ole lubatud lepingut osaliselt ega tervikuna üle anda kolmandatele isikutele.