Kiri

2024-08-14_Dokumendipuu metaandmed

Alus: olemasolevate süsteemide metaandmed, eelnev prototüüp (Figma), dokumendihalduse metaandmed versioon 4.0.

Tasandite "x"-id on märgitud ettepanekuna, kuidas võiks olla metaandmed lisatud UDHS-is.

x - tasandile lisatakse info tasandil olles;

x(päritav) - tasand pärib info, infot muuta võimalik ei ole;

x(päritav, muudetav) - tasand pärib kõrgema tasandi info, päritud infot on võimalik muuta;

x(valikuline) - info võib lisada antud tasandile, võib lisada ka alanejale.

Töörühma töömaterjal

UDHS-i metaväli metavälja tüüp märkused org. funk. sari toimik Töörühma

tagasiside

ÜLDANDMED

identifikaator identifikaator Süsteemne automaatselt tekkiv, ei kuvata kasutajale, vajadusel

kuvatakse admin.-le. x x x x

organisatsioon tekstiväli x

tähis tekstiväli

Iga järgmise taseme loomisel annab järgmise numbri (nt: luues

funktsiooni alla esimese sarja annab numbriks funktsiooni nr ja

saja nr 1 jne).

x x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

eelnev(ad) tähis(ed) tekstiväli x x x

pealkiri tekstiväli x x x

kirjeldus tekstiväli x x x x

märksõnad mitme valikuga valikväli (märksõnad) x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

lubatud dokumendiliigid lahenduse pakub arendusmeeskond x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

loendur

(dokumendi viida muster;

dokumendi nummerdamine)

valikväli (loendur)

Toimiku funktsionaalsuste töötoas eraldi dokumendi

nummerdamise viise ei toodud välja.

Nõuetes kirjeldus: "Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile

või liigile loendurit."

Nõuetes kirjeldus: Võimaldab määrata erinevaid dokumendi

nummerdamise viise. Võimaldab määrata, kas toimikus on iga

dokument uue numbriga, individualiseerivate numbritega, ilma

identifitseeriva numbrita.

:tick: Kokkuleppe vajadus töörühmas, eraldi aruteluna.

Milliselt/milliseid loendureid kasutame?

Mida viit sisaldab?

3 märkeruuduga valik, ühe valikuga:

ilma identifitseeriva numbrita, iga dokument uue numbriga,

individualiseerivad numbrid.

Kas kasutame antud lahendust edaspidiselt?

Millal kasutame ilma identifitseeriva numbrita loendurit?

x

x(päritav,

muudetav)

:question:muudetav?

vastutaja(d) kasutaja/kasutajad/struktuuriüksus x x(päritav,

muudetav)

avatud, lõpetatud, eeldatava

lõpetamise kuupäev, suletud

avatud "kuupäev" (vaikimisi "täna"), lõpetatud "kuupäev" (vaikimisi tühi,

ei ole kohustuslik), eeldatava lõpetamise kuupäev, suletud "kuupäev"

(automaatne, taasavamise järel võimalik käsitsi sulgeda)

"eeldatav lõpetamise kuupäev"?

automatiseeritud kuupäevad (nt avatud)?

Eeldatav lõpetamise kuupäev välja ei lisa. Lahendatakse avatud

toimikute vaatega.

Automatiseeritud kuupäevad (nt avatud)? Reaalne avamise aeg

ja avamise aeg võivad erineda. Jääb ka eraldi väljana.

Lisatud suletud kuupäev, mis täitub automaatselt "x" päev/kuud

pärast lõpetamist.

Suletud toimiku juures kuvab viimast sulgemise aega.

Dokumendi metaandmete parandamist saab teha ilma toimikut

taas avamata.

x

loo automaatselt uue

perioodi toimik ühe valikuga märkeruut

Nähtav vastavate õigustega kasutajale, tavakasutaja toimikut

luues täita ei saa. x

staatus automaatne (avatud, lõpetatud, suletud)

(Lõpetatud staatus on ainult toimiku tasandil.) Muutub automaatselt lõpetamisel, sulgemisel, avamisel. x x x x

automaatne väljasaatmine

keelatud?/lubatud? ühe valikuga märkeruut

Kui selgub, et piisab liigil ja töövoos seadistamisest, võtame

metaandmete juurest ära. x

x(päritav,

muudetav)

märkused tekstiväli x x x x

JPP

juurdepääsupiirang valikväli (AK, AVALIK) x

x(päritav,

muudetav)

juurdepääsupiirangu alus mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator)

Sarja/toimiku tasandil märgime vajadusel jpp klassifikaatorist

piirangu taseme ja aluse. Kestus, kirjeldus vastavalt

klassifikaatorile kajastub dokumendil.

x x(päritav,

muudetav)

võib sisaldada JPP alusega

dokumente

mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator)

:question: Töörühmas otsustamiseks, kas lisame?

Kuvab eelseadistatud soovitusi, võimalik valida kõikide asutuse

määratud (asutusel võimalik valida, milliseid klassifikaatoreid

kasutajale kuvatakse, ei pea kasutama kõiki) klassifikaatoreid.

x x(päritav,

muudetav)

KASUTAJA ÕIGUSTE HALDUS terviklahendusena luuakse õiguste halduse analüüsil

SÄILITUSKAVA terviklahendusena kirjeldame II etapis

Logi- on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused)

Nupud navigeerimiseks, muutmiseks, valikuteks jms, lisanduvad visuaali loomisel.

Nõuded kinnitamiseks

UDHS-i metaväli metavälja tüüp org. funk. sari toimik Töörühma

tagasiside

ÜLDANDMED

identifikaator identifikaator x x x x

organisatsioon tekstiväli x

tähis tekstiväli x x(päritav, muudetav) x(päritav, muudetav)

eelnev(ad) tähis(ed) tekstiväli x x x

pealkiri tekstiväli x x x

kirjeldus tekstiväli x x x x

märksõnad mitme valikuga valikväli (märksõnad) x(valikuline) x või x(päritav,

muudetav) x(päritav, muudetav)

lubatud dokumendiliigid lahenduse pakub arendusmeeskond x(valikuline) x või x(päritav,

muudetav) x(päritav, muudetav)

loendur

(dokumendi viida muster;

dokumendi nummerdamine)

valikväli (loendur) x

x(päritav,

muudetav)

:question:muudetav?

vastutaja(d) kasutaja/kasutajad/struktuuriüksus x x(päritav,

muudetav)

avatud, lõpetatud, suletud avatud "kuupäev" (vaikimisi "täna"), lõpetatud "kuupäev" (vaikimisi tühi, ei ole kohustuslik), suletud "kuupäev" (automaatne,

taasavamise järel võimalik käsitsi sulgeda) x

loo automaatselt uue

perioodi toimik ühe valikuga märkeruut x

staatus automaatne (avatud, lõpetatud, suletud)

(Lõpetatud staatus on ainult toimiku tasandil.) x x x x

automaatne väljasaatmine ühe valikuga märkeruut x x(päritav,

muudetav)

märkused tekstiväli x x x x

JPP

juurdepääsupiirang valikväli (AK, AVALIK) x x(päritav, muudetav)

juurdepääsupiirangu alus mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator) x x(päritav, muudetav)

KASUTAJA ÕIGUSTE HALDUS terviklahendusena luuakse õiguste halduse analüüsil

SÄILITUSKAVA terviklahendusena kirjeldame II etapis

Logi- on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused)

Nupud navigeerimiseks, muutmiseks, valikuteks jms, lisanduvad visuaali loomisel.

2024-04-12_Dokumendipuu nõuded

Kirjeldus

Liigitusskeem annab ülevaate kogu asutuse teabest sõltumata dokumenteerimise viisist, haldavast infosüsteemist (nt DHS, võrguketas, põhiinfosüsteem) või (struktuuri)üksusest.

Dokumendipuu on dokumendihaldussüsteemi (DHS) sisestatud väljavõte liigitusskeemi sellest osast, kus teabe hoiukohaks on DHS.

Dokumendipuu on eitatud kolme tasandiga FUNKTSIOON → SARI → TOIMIK.

Funktsioon on üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet. Funktsioonide alla kuuluvad sarjad.

Sari ühendab liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Samasse sarja koondatud dokumentidel on reeglina sama säilituskava. Sarjade alla kuuluvad toimikud.

Toimikut kasutatakse sarja kuuluvate dokumentide täiendavaks organiseerimiseks (näiteks aastate kaupa). Toimikutes asuvad dokumendid.

Allfunktsioone ja allsarju kasutatakse erisustena ning sellisel juhul on liigitusüksus allfunktsioon, allsari. Eraldi tasandit ei looda.

Funktsionaalsusnõuded süsteemile (töörühmas 24.04., 08.05., 22.05., 05.06., toimiku funktsionaalsuste töötuba 19.06, 14.08, 28.08).

Nõuetes on kirjeldatud nõudeid nii miinimumnõuetest, Delta TO-BE, olemasolevatest süsteemidest, asutustelt korjatud tagasisidest kui ka keskse dokumendihaldussüsteemi liigitusskeemi ja toimiku funktsionaalsuste töötoast.

(Süsteemiadministraatoril ja peaadministraatoril on võimalik teha kõiki toiminguid sarnaselt administraatorile(asutus), dokumendihaldurile, arhivaarile ning tavakasutajale.) Õigused täpsustamisel.

Töörühma töömaterjal

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, muutmine

Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid. x x x x Peaadministraator RAM DHT: Kas üksuse all mõeldakse

funktsiooni, sarja ja toimikut?

Jah.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, muutmine Miinimumnõudest

3.1.5., 3.1.6., 3.1.8

Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid.

x x x Administraator EMTA: Liigitusskeemi tasandid (miks toimik

vajalik) – kui muidu ei peeta vajalikuks, siis

toimik on vajalik AV dokumentide RA-le

andmisel. Kuskil varasemalt on saadetud infos

olnud, et RA jätab toimiku taseme alles e nad

eeldavad, et asutus annab sarjad üle aastakäikude

kaupa. MTA peab igal juhul aastad kokku

pakkima, sest meil on sarju kus on aastas üle 10

000 registreeringu.

Toimiku sisse peab saama luua alamtoimikuid

(kaustu), täna on meil nendeks liitdokumendid.

Keegi on toonud näite projektitoimikud,

kontrollitoimikud. Lisan näited piltidena:

RIA: Kas see tähendab, et teematoimikute

loomise võimalus kaob?

Dokumendipuule jääb kolm

tasandit: funktsioon, sari,

toimik. Alltoimikuid ei looda,

täiendavalt võimalik

märksõnastada.

Jah, teematoimikuid ei looda.

Kasutatakse märksõnastamist.

Lisamine Miinimumnõuetest

3.1.7.; 3.1.2.6.

Liigitustasandite mahule ja arvule ei ole

tehnilisi piiranguid.

x x x x Süsteem

Lisamine Uue tasandi lisamiseks peab lisaja olema

dokumendipuus üleneval tasandil.

x x x Administraator

Lisamine

Delta kirjeldusest

III.2.4.

Miinimumnõudest

12.2.1.

Uue tasandi loomisel võimaldab tasandile

metaandmete määratlemist, kontrollib

kõikide kohustuslike väljade täitmist.

Puuduse kohta annab süsteem teavituse.

x x x x Süsteem

Lisamine Liigitusskeemi

töötuba Võimaldab lisada dokumente. x Kasutaja

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, arhiveerimine

Erinevad süsteemid

(sh Delta

kirjelduseest III.7.1.;

III.7.4.)

Liigitusskeemi

töötuba

Automaatne aastavahetus: aastapõhiste

periooditoimikute automaatne lõpetamine,

uue periooditoimiku automaatne loomine.

x Süsteem

Lisamine Delta TO-BE Võimaldab luua sisedokumentide ja

mustandite jaoks toimiku, mis ei ole seotud

ametliku dokumendipuu ega sarjaga.

Näide 1: Ühe võimalusena saab kasutada

dokumendipuus vastavasisulist toimikut, mis

ei ole arhiiviväärtuslik, sest vastavaid

andmeid ei pea Rahvusarhiivi üle andma.

Vastavat toimikut peab saama siis ka sealt

kustutada.

Näide 2: Toimikusse peab olema võimalik

koondada erinevaid linke dokumentidele.

x

Administraator RAB: "....neid ei pea kuhugi sarja või toimikusse

salvestama." Kus peavad dokumendid asuma, et

nad DHS-iga lingiksid, kas võrgukettal või

asutuse siseveebis või kasutaja arvutis või mujal?

Kuidas lahendatakse olukord, kui dokumendi

asukoht muutub? Kes neid katalooge haldab, et

sinna ei tekiks mitmeid versioone samast

dokumendist. Kui nad on registreerimata, siis on

ka leidmine raske.

RAM DHT: Mis on platvormist tulenevad

võimalused? Mida tähendab Administraatori ja

toimiku loomine siin? Mida saab teha

tavakasutaja? Mustandeid tuleb ka hallata, see

peaks olema võimalikult lihtne ja loogiline nii

kasutajale kui ka peakasutajale. Nt kui kavandile

on määratud sari, siis automaatselt kaob mustandi

kaustast? Kuidas kuvatakse mustandi kaustu, kas

kasutajal 1 kaust või mitu, kas näevad kõik on

personaalne - kui personaalne, siis kuidas saab

kaasata ka teisi kolleege? kas võimalik kaustas

faile kategoriseerida - nt lemmikute

funktsionaalsus Deltas?

Mis on kataloog, mis on kaust? Üleval ka sõna

üksus? Ettepanek kasutada ühes failis ühte

terminit, kui need käivad ühe ja sama asja kohta.

RIA: Kas mustandikaustu saab luua erinevate

õigustega? Nt mustandikaust konkreetse

osakonna jaoks aga nii, et teised osakonnad ei

näe selle kausta sisu?

:tick: Teemat käsitletakse

eraldi ärinõuete

täpsustamiseks. Hetkel

puudub analüüs.

Kataloog/kaust=toimik.

Viit/tähistamine Töörühm Viida lisamisel ei ole tähelisi/märgilisi

piiranguid, väli on tekstiväli.

x x x Administraator RIA: Kas siin on mõeldud ka individualiseerivaid

numbreid?

On mõeldud funktsiooni,

sarja, toimiku tähistamist.

Ei ole eraldiseisev nõue, on

üks metaväljadest.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Loendur/register Töörühm Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile

või liigile loendurit.

x x(päritav,

muudetav?)

Administraator RAM DHT: Mis loendurit siin mõeldud on? Kui

dokumendiregister, siis ettepanek, et

dokumendiregistrit saaks seadistada nii sarja kui

ka dokumendiliigi põhiselt.

Peakasutaja 1: saab määrata eraldi loendurit ja

kui ei ole määratud, siis loendab ise.

Kolme varasemalt kasutusel

olnud toimiku liigid

ühtlustatakse, jääb üks

toimiku liik, mis hõlmab kõigi

varasemate funktsionaalsust.

Asjatoimikul on eraldi

loendur. Kuivõrd uus toimik

omab kõikide toimikuliikide

funktsionaalsusi, siis on ka

edaspidi asjatoimiku

funktsionaalsust võimalik

kasutada.

Infoks asjatoimiku senine

seadistamise näide.:

Nõuet täpsustatud: saab lisada

lisaks sarjale ka liigile.

Loendur/register/

metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.

Võimaldab määrata erinevaid dokumendi

nummerdamise viise. Võimaldab määrata,

kas toimikus on iga dokument uue numbriga,

individualiseerivate numbritega, ilma

identifitseeriva numbrita.

x Administraator

Arhivaar

:tick: Loendurid eraldi

aruteluna.

Millal kasutame ilma

identifitseeriva numbrita

loendurit?

Kas kasutame antud lahendust

edaspidiselt?

Toimiku töötoas eraldi

dokumendi nummerdamise

viise ei toodud välja.

Kuvamine Töörühm Dokumendipuus on uus ja vana

dokumendipuu visuaalselt eristatavad.

Süsteem

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Kuvamine Erinevad süsteemid

Töörühm

Dokumendipuus on avatud, lõpetatud, suletud

tasandid eristatavad.

x x Süsteem

Kuvamine

Delta kirjeldusest

II.1.,

liigitusskeemi

töörühm,

töörühma

liigitusskeemi

töötuba;

miinimumnõuetest

3.1.25

Kuvab tasandeid kolmeastmeliselt.

Ei lase lisada tasandeid tasandite loogikast

erinevasse kohta (nt sarja toimiku alla).

x x x Süsteem

Kuvamine

Erinevad süsteemid

Töörühm

Kuvab tasandis olevate üksuste arvu

(dokumentide arvu). x Süsteem

Kuvamine

Erinevad süsteemid

Töörühm

Eristab visuaalselt piiranguga tasandid.

Võimaldab kasutajagruppide õiguste kohta

väljavõtet dokumendipuus.

x x Süsteem

Ei ole dokumendipuu nõue.

Administraatorile luuakse

eraldi võimalus väljavõtte

tegemiseks kasutajagruppide

õiguste ülevaate saamiseks, sh

funktsioonide, sarjade,

toimikute tasandil.

:tick: Täpsustame

kasutajagruppide analüüsi

juures.

Kuvamine

Miinimumnõuetest

(3.4.27.1.; 3.4.27.2.)

Dokumendipuu ekraanivorm on kättesaadav

kõigile kasutajatele ning selle kaudu on

võimalik kasutajal navigeerida kogu

dokumendipuus.

"Igal kasutajal, kes töötab sarja, toimiku või

dokumendiga, peab olema võimalus näha

selle sarja, toimiku või dokumendi konteksti

ehk teisisõnu tema metaandmeid ja tema

ülenevat toimikut või sarja (sarju); samuti

peab ta saama sarja, toimiku või dokumendi

kaudu neisse ülenevaisse olemitesse liikuda.

Märkus: Konteksti peab olema võimalik näha

ilma sarjast või toimikust lahkumata, nii et

töö toimikuga saaks katkestusteta jätkuda."

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Peakasutaja 1: va juhul kui tal õigused on

piiratud. Siinkohal arvestada, et et on erinevate

asutuste dokumendipuud ja asutuse enda

dokumendipuu.

Lisaks saaks asutus öelda, et dokumendipuu on

avatud organisatsiooni, funktsiooni, sarja,

toimiku tasemeni.

Dokumendipuu nägemise

õigused on seadistatavad

(:tick: õiguste haldus).

Kasutame miinimumnõude

sõnastust algse sõnastuse

asemel.

Kuvamine Dokumendipuud on võimalik sirvida

liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks.

St, et vajutades tasandi ees +/- märgil

avatakse/suletakse vastavas dokumendipuu

tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Liidetud otsingu nõudega.

Kuvamine Erinevad süsteemid Dokumendipuu tasandi nimetused toimivad

lingina, millele vajutades kuvatakse tasandi

detailsemad andmed (nt sarjad funktsioonis,

dokumendid toimikus).

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

:tick: Kuvamine on eraldi

nõue ja käsitletakse hiljem.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Kuvamine/õigused Erinevad süsteemid Dokumendipuu tasandite nimekirjas

kuvatakse ainult need tasandid/dokumendid,

mille vaatamiseks on kasutajal õigus.

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Harju MK: Kas see ei piira kasutaja ülevaadet,

milline on liigitusskeem tegelikult? Võiks pigem

olla nii, et näha on kõik dok.puu üksused, aga

neile klikkides ei avane see, millele kasutajal

ligipääs puudub ja süsteem ka vastava selgituse

kuvab: nt õigused puuduvad. Kui ma nüüd

õigesti aru saan, mida see dokument kirjeldab…

märksõna õigused juures see võimalus on,

milleks siis kuvamise juures seda piirata? Või

siin on mõeldud, et kõik asutused on ühes DHS-

is, siis on see arusaadav.

Tasandeid/dokumente, millele

kasutajal ligipääs puudub,

kasutajale ei kuvata (sh ka

mitte kirjega "juurdepääs

puudub".

Kuvamine, lemmikud Delta: TO-BE Võimaldab dokumendipuu tasandeid lisada

lemmikutesse.

x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

EMTA: Tavakasutaja peab liikuma läbi

dokumendipuu – OT-s on võimalik erinevaid

objekte märkida „Lemmikuks“, seega on

võimalik jõuda ühe klikiga soovitud objektini, on

see siis sari, toimik või mõni konkreetne

dokument.

Kuhu tekib lemmikute kaust? Kas see on otse

töölaualt kasutajale nähtav või peab kaustani

jõudmiseks hakkama eraldi navigeerima? nt

Delta võimaldab luua otseteed

sarjadest/toimikutest, millele on vajalik kiire

juurdepääs ning otsetee all olevad objektid on

kasutajale igas vaates kättesaadavad.

Lemmikute halduse võimalus

ka TO-BEs.

Lemmikute lahendus ja kuva

selguvad eraldi analüüsil.

Arvestatakse, et lahendus

oleks kasutajale mugav.

Muutmine Miinimumnõudest

3.1.8

Võimaldab muuta loodud dokumendipuu

tasandi infot.

(lisaks loomisele on võimalik ka

olemasolevat tasandit muuta, nt: täpsustada

pealkirja, liigituskeemi muutmine)

x x x Administraator

Arhivaar

Peakasutaja 1: siin peaks olema arhivaar ka. Lisatud.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

.....

Liigitusskeemi

töörühm

Miinimumnõuetest

(3.4.1.1. -3.4.16.)

Miinimumnõudest

3.4.13.

Miinimumnõudest

5.1.33.

Võimaldab funktsiooni, sarja, toimiku

paigutamist teise kohta dokumendipuus,

tagades kõigi nendega seotud toimikute ja

dokumentide ümberpaigutamise (nt ka

lohistades?)

Ümberpaigutamise käigus dokumendipuu

tasandite tasandid ei muutu, seega saab

ümber paigutada tasandi ainult sellise üleneja

koosseisu, millel võivad olla vastavat tasandi

alanejad. Nt saab liigutada toimikut ühe sarja

alt teise sarja alla, kuid ei saa liigutada

toimikut teise toimiku ega funktsiooni

vahetuks alanejaks.

Ümberpaigutamisel viit ei muutu.

"Tagab, et ümberpaigutatud toimikud ja kõik

nende sisuelemendid liigitatakse ümber ja

toimikutele antakse tähised, mis vastavad

nende uuele asukohale liigitusskeemis.

Märkus: See tähendab, et iga sari ja toimik,

mis on ümber paigutatud, saab uue tähise ja

täieliku tähise ehk viida ."

ümberpaigutatud sarjade ja nende

sisuelementide suhtes kohaldada lisaks

olemasolevatele säilitamise ja eraldamise

ajakavadele ka uue üleneva sarja mis tahes

päritavaid säilitamise ja eraldamise

ajakavasid.

Võimalik valida olemasoleva ja uue ajakava

vahel.

x x x Administraator

Arhivaar?

TTJA: Annaksin siin arhivaarile teostamise

õigused.

TA: "Ümberpaigutamisel viit ei muutu." Kas

vajadusel on võimalik viita n.ö käsitsi muuta?

RAM DHT: "Võimaldab funktsiooni, sarja,

toimiku paigutamist teise kohta

dokumendipuus,..." Mida see tähendab?

"Ümberpaigutamisel viit ei muutu." Kas siin

mõeldakse dokumendi viida numbrit? Kui jah,

siis peaks viidas sarja tähis muutuma, registrist

tulenev number mitte.

RIA: Asjatoimiku näitel: kui toimik on tehtud

algselt vale sarja alla ja see liigutatakse õigesse

sarja, siis miks ei muutu ka viit vastavalt sellele?

Nt asjatoimik on tehtud sarja 5-10 alla aga

olemuselt peaks kuuluma sarja 5-11 alla, siis

peaks ümbertõstmisel ka viit automaatselt õigeks

muutuma.

Mida tähendab lause: Nt saab liigutada toimikut

ühe sarja teise sarja alla, …

Harju MK: Ei saa hästi aru, mille jaoks selline

funktsionaalsus vajalik on?

Nt toimiku asukoha

muutmisel (valesti/muu

muudatus) ei saa seda tõsta

otse funktsiooni alla, saab

tõsta teise sarja alla.

Kirjeldatud ka 6 eraldi

nõudena, lisatud alla.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

Liigitusskeemi

töörühm

Miinimumnõuetest

(3.4.1.1. -3.4.1.2.)

Võimaldab funktsiooni, sarja, toimiku

paigutamist teise kohta dokumendipuus,

tagades kõigi nendega seotud toimikute ja

dokumentide ümberpaigutamise ühe

toiminguna (nt ka lohistades).

Ümberpaigutamise käigus dokumendipuu

tasandite tasandid ei muutu, seega saab

ümber paigutada tasandi ainult sellise üleneja

koosseisu, millel võivad olla vastavat tasandi

alanejad. Nt saab liigutada toimikut ühe sarja

alt teise sarja alla, kuid ei saa liigutada

toimikut teise toimiku ega funktsiooni

vahetuks alanejaks.

Administraator

Arhivaar

Kasutuslood:

- looja eksimus tasandi

loomisel;

- asutuste vaheline

teemade/valdkondade

üleandmine;

- asutusesisesed

struktuurimuudatused

(lisanduvad tegevused,

muutuvad tegevused);

- liigitusskeemi muudatused

(sari: A oli F: X all aga asutus

leidis, et need kindlasti peaks

olema F: X all, peaks olema

F: Y all. Siis ei pea ühte sarja

sulgema ja teises kohas sama

nimega avama. Nt

funktsioonide koondamine

või laiendamine.),

- töökorralduslikud

muudatused (nt kasutusel

projektitoimikud, muudeti

periooditoimikuks).

Töörühm: Kui

dokumendipuus on vaja teha

muudatusi (ühendada, jagada,

tõsta ümber tasandeid), vana

tasand suletakse ja avatakse

uus.

Ei tõsta ümber tasandeid.

Tõstetakse dokumenti, lisatud

nõudena.

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.2.

Võimaldab kaks sarja ühendada ühe

toiminguga. x

Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.3.

Võimaldab sarja kaheks sarjaks jagada ühe

toiminguga. x

Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõudest

3.4.5.

Kui mis tahes sarjad ümber paigutatakse,

peab EDHS tagama, et ümberpaigutatud

toimikud ja kõik nende sisuelemendid

liigitatakse ümber ja toimikutele antakse

tähised, mis vastavad nende uuele asukohale

liigitusskeemis.

Märkus: See tähendab, et iga sari ja toimik,

mis on ümber paigutatud, saab uue tähise ja

täieliku tähise ehk viida.

x Süsteem

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.13.; 5.1.33.

Tasandi liigutamisel, ühendamisel, kaheks

sarjaks jagamisel võimaldab valida

olemasoleva ja uue ajakava vahel.

x x Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.14.; 5.1.8.

Kui mis tahes tasand ümber paigutatakse,

säilituskava muudetakse, peab süsteem

nõudma, et sisestaks metaandmetesse

põhjuse.

x x Süsteem

Muutmine Töörühm

Võimaldab dokumenti ümber tõsta (ümber

liigitada). Ümberliigitamisel muutub

dokumendi viit (sari) uue liigitusüksuse järgi,

kui dokument on registreeritud, siis

dokumendinumber jääb samaks.

x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

:tick: Dokumendi tõstmist

arutatakse eraldi teemana.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

Miinimumnõudest

3.1.2.

Hoiab püsivalt alal dokumendipuu

tasandi viite- ja muu tervikluse tehtavatest

toimingutest sõltumata.

"EDHS peab alati säilitama oma sisemise

tervikluse (relatsioonilise vm tervikluse),

sõltumata:

• hooldustegevustest;

• muudest kasutaja tegevustest;

• süsteemi komponentide riketest.

Märkus: Teisisõnu ei tohi tekkida olukorda,

kus kasutaja mingi toiming või tarkvararike

tekitab EDHSis või selle andmebaasis

vastuolu."

x x x Süsteem Peakasutaja 1: mida see tähendab? Lisatud miinimumnõude

sõnastus töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ei ole dokumendipuu nõuete

osa, on süsteemi terviku osa.

Ei vaja eraldi nõudena

kirjeldamist

Kustutamine

Miinimumnõudest

3.4.18.

Võimaldab kustutada ainult neid

dokumendipuu tasandeid, mille koosseisus ei

ole alamtasandeid (sh dokumente).

Kustutamisel küsib teistkordset kinnitust

dokumendipuu tasandi kustutamise

kinnitamiseks. Kustutamise kinnitamise

vaates kuvatakse dokumendipuu tasandi

nimetus ja alltasandite loetelu (olemasolul).

Alltasandi olemasolul kuvatakse teade:

"Kirjet ei saa kustutada kuna sisaldab

alltasandeid/dokumente". Toimingut on

võimalik katkestada. Kustutamise teistkordsel

kinnitamisel kustutatakse dokumendipuu

tasand.

x x x Administraator

Arhivaar?

TTJA: Jätaksin teostajaks siia ka arhivaari.

Otsing, kuvamine Liigitusskeemi

töötuba

PINAL

Delta kirjeldusest

III.3.2.

Võimaldab dokumendipuu loendis väärtuseid

sorteerida, filtreerida ning kasutada otsingut.

Dokumendipuud on võimalik sirvida

liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks.

St, et vajutades tasandi ees märgil

avatakse/suletakse vastavas dokumendipuu

tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

Otsing otsib dokumente ning filtreerib

liigitusskeemi vastavalt sellele, kus otsingule

vastavaid dokumente leidub. Kasutatakse

üldist täistekstiotsingut ehk näidatakse samu

dokumente, mis saadakse sama päringu

sisestamisel tavalisse otsingukasti.

Otsingukasti ees olevast nupust saab avada

lisaväljad, kus saab otsingut kitsendada

registreerimise kuupäeva vahemiku ja/või

dokumendiliigiga.

x x x Kõik rollid

vastavalt ligipääsu

õigustele

RAM DHT: Kõik rollid saavad otsingut

kasutada, aga otsingu tulem sõltub kasutaja

kasutusõigustest.

RIA: Kus ja kuidas puus otsingut kuvatakse?

Liigitusskeemi töötuba: liigitusskeem ei ole hea

dokumentide otsimiseks.

RIA: Kas lisaks puu otsingule on võimalus

kasutada ka detaiselt otsingut

dokumentide/tööülesannte/toimikute otsimiseks?

Kuva täpsustub.

V: Jah, ka detailotsingu

võimalus luuakse.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Otsing

(ekraanivormi juures teema

(dokument)

Delta: TO-BE Võimaldab dokumentide asukohta valida

asukoha puustruktuurist.

x ? TTJA: Kõik rollid vastavalt ligipääsu õigustele.

RAM DHT: Ei saa aru, mida siin mõeldakse.

Peakasutaja 2: kas siin on mõeldud lähen puusse

ja algatan vastavas sarjas dokumendi. Siis see

peaks tulema süsteemist ja tavakasutaja algatab

vastavast sarjas dokumendi.

:tick: Täpsustub dokumendi

ekraanivormi detailanalüüsi

käigus.

Otsing, õigused

Miinimumnõudest

4.1.22.

A-Dok kirjeldusest

2.6.1.1.

Kui kasutaja teeb sisuotsingut, ei tohi

süsteem näidata tulemuste loetelus ühtegi

dokumenti/tulemit?, millele kasutajal ei ole

juurdepääsuõigust.

Olenevalt, kas otsing kuvab ka funktsiooni,

sarja infot tulemina!?

Kasutajale ei kuvata erinevates vaadetes ka

leivapururiba, millele tal õigused puuduvad.

x x x x Süsteem

Ei kirjeldata eraldi nõudena.

Täiendavalt lisatud töörühma

08.05 kohtumisel nõue "Kui

kasutaja saab ülesandena

dokumendi, mis asub

tasandis, millele talle õigused

puuduvad: ...."

Õigused, kuva

Töörühm

Kui kasutaja saab ülesandena dokumendi,

mis asub tasandis, millele talle õigused

puuduvad:

• ülesande saamise hetkel antakse talle

õigus dokumendile;

• samast hetkest, kuvatakse talle

dokumendi asukoht nii

dokumendipuus kui leivapururajal.

• tasanditel liikudes on võimalik jõuda

kasutajal ainult konkreetse

dokumendini, mis ülesandeks

edastati. Teisi dokumente/tasandeid

talle ei kuvata.

Süsteem

Seos. Kas eraldi õiguse

saanud kasutaja näeb ka

piiratud õiguste pealkirju (ei

ole võimalik avada). Näeb

pealkirja ja nr-it nt.

:tick: Arutame täpsemalt

õiguste ja seoste analüüsil.

Õigused

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

4.1.2.

Võimaldab lisada/muuta/kustutada määrata

õiguseid dokumendipuu tasandile.

x x x x Administraator

Muudetud/täpsustatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ühendaud järgneva nõudega

"Võimaldab dokumendipuu

tasandi õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

.".

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

4.1.2.; 4.1.14.

Võimalus lisada dokumendipuu õigustesse

kasutajagruppe.

Võimaldab dokumendipuu tasandi õigustes

kasutaja ja kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist.

x x x x Administraator

EMTA: Liigitusskeemi kaudu õiguste jagamine

võib olla liiga ebamugav – RMIT koostas kunagi

asutuse jaoks õiguste tabeli osakondade ja

ametikohtade kaupa. Lihtsustatult öeldes kui

meile peaks tulema tööle uus dokumendihaldur,

siis lisame ta dokumendihalduse gruppi ning ta

pärib samad õigused, mis teistel

dokumendihalduritel. Jah, algne struktuuri

ehitamine on keeruline, aga võiks uurida, kas

seda ei saaks AD-st. Ühel kasutajal võib olla

lisamise õigus 100 erinevas sarjas ja lugemise

õigus 10 sarjas. Meie jaoks on väga oluline, et

pääsuõigusi oleks võimalik anda/eemaldada igale

objektile eraldi.

Peakasutaja 1: igal asutusel on oma

administraatori grupp. Ja see grupp peab olema

lisatud ülenejaks. Kui inimesed vahetuvad, siis

vahetatakse grupis inimesi, ei muudeta

dokumendipuud.

Tasandite ligipääsu õigustesse

on võimalik lisada gruppe.

Teemat käsitletakse õiguste

juures.

Muudetud/täpsustatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ühendatud eelneva nõudega.

Õigused

Miinimumnõuetest

3.4.12.; 3.2.10;

3.2.11.

Hierarhilise dokumendipuu madalamatel

tasanditel avatavad tasandid peavad pärima

kõrgemate õigused.

Päritud õigusi on võimalik muuta.

x x x x Süsteem/

Administraator

TTJA: Kas siin ei peaks olema "Süsteem", kuna

pärib ülevalt poolt andmed?

Automaatselt süsteem,

muudetav administraatori

rollis.

Õigused Delta: TO-BE

Erinevatele dokumendipuu tasanditele peab

saama korraga määrata samasuguseid

õiguseid. Sarjad võivad olla samade või

erinevate funktsioonide all, toimikuid võivad

olla samade või erinevate sarjade all.

x x x Administraator

Dokumendipuu nõudena ei

lisata.

Lisame nõude ideepanka.

Õigused Õiguste muutmine (lisamine, eemaldamine)

peab olema võimalik

dokumendipuu erinevatel tasemetel.

x x x x Administraator TA: Õiguste muutmine peab olema võimalik ka

dokumendi tasandil.

Laieneb ka dokumendi

tasandile (hetkel ei ole veel

käsitlusel).

Tõstetud kokku nõudega,

muudetud sõnastuses

"Võimaldab dokumendipuu

tasandi õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

."

Õigused

Võimaldab dokumendipuu tasandi õiguste

eemaldamist ja lisamist ka siis, kui

dokumendi tasandil on õiguste pärimine

maha võetud.

x x x x Administraator :tick: Täpsustame tervikuna

õiguste halduse juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused Delta: TO-BE

Dokumendipuu tasandile õiguste haldamisel

peab saama määrata, kas õigused hakkavad

kehtima muutmise hetkest või tagasi

ulatuvalt.

x x x x Administraator

TA: Kuidas saab õiguseid määrata

tagasiulatuvalt? Edasiulatuv õiguste andmine

oleks küll vajalik (nt uuele teenistujale katseaja

lõppemise ajast, ametikoha muutumisel, uuele

kohale asumise ajaks).

EMTA: Mis väärtust annab see, kui õigused

hakkavad kehtima tagasiulatuvalt? Või kuidas

see peaks välja nägema? Kuidas saab

tagasiulatuvalt dokumente registreerida jne.

Nt: Andes toimikule A õiguse

osakonnale X, on võimalik

valida, kas osakond X näeb ka

juba toimikusse A loodut või

ainult seda sisu, mis edaspidi

toimikusse A lisatakse.

Hetkel vajadus nõude järgi

puudub. Ei lisata

dokumendipuu nõuetesse.

Õigused

Võimaldama määrata, kas dokumendipuu

tasand kuhu kasutajal pole juurdepääsuõigusi,

ei kuvata antud kasutajatele või need

kuvatakse liigitusskeemis punast

värvi/sõnastusega "juurdepääs puudub", kuid

ei ole avatavad.

x x x Administraator

Dubleeriv nõue. Sõnastatud

kuvamine/õigused märksõna

juures.

Õigused Infokorje PPA

Võimaldab piirata asendaja õiguseid.

Näiteks määrata, et valitud sarjas vms

dokumendipuu tasandi all olevate

dokumentidega seotud tööülesandeid ei

kuvata asendajale (st asendaja ei saa

asendamise tõttu neile ka nägemise õiguseid).

x x x

Administraator

Asendatav?

TTJA: Õiguste pärimist töövooga ei saa sel juhul

lubada.

TA: Kas asendamine kandub üle automaatselt

RTIPist või on ainult asendamise „käsitsi“

määramise võimalus?

"Asendatav?" Vajadus võib olla erinevates

str.üksustes ja valdkondades erinev. Asendaja

õiguseid peab kindlasti saama määrata ka

asendatav.

RIA: Kuidas see täpsemalt töötab? Kui nt x sarja

puhul saab määrata, et asendaja ei peaks neid

dokumente nägema ega ka saama nende

nägemisõigust ka töövooga, kuid kui tekib

olukord, et asendajal on siiski vaja asendamise

perioodil töövooga edastatud dokumente näha,

kas siis saab vajadusel sellele konkreetsele

asendajale ikkagi õigused anda?

EMTA: Asendaja peab pärima vaid konkreetsete

tööülesannete tegemiseks õigused. Kuna MTA-s

on õiguste paketid (osakonna, valdkonna, tiimi

põhised), siis tavaliselt asendajal ongi olemas

sama ligipääs sarjadesse, mis asendataval. Kuid

samas annab ka töövoog asendajale vajalikud

pääsuõigused konkreetse tööülesande täitmiseks.

Peakasutaja 1: täna on see PINALis lahendatud

töövooga ja see ei ole piisav. Lisaks peaks saama

öelda ka toimiku põhiselt seda.

Peakasutaja 2: õigused lähevad kaasa küll

töövooga aga samas asendajale peab jääma

sellele dokumendile ka ligipääs pärast ülesande

täitmist. Asendaja üldjuhul ei asenda ükskord

vaid võib hiljem tulevikus ka olla vaja ligipääsu

nendele dokumentidele mis osas ta asendas.

Asendus liigub automaatselt

RTIP (liides).

Asendust on võimalik ka

käsitsi määrata.

Piiratud õiguste andmine

käsitsi (nt administraatori

poolt) on tehniliselt võimalik.

:tick: Arutatakse täpsemalt

asendamisega seonduva

ärinõuete juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused, jpp Delta: TO-BE

Võimaldab seadistada dokumendipuu tasandil

juurdepääsupiirangut, selle alust ja kehtivuse

perioodi.

Uue dokumendi loomisel peab olema

juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäev

eeltäidetud kehtivuse alusel ja seda peab

saama muuta.

x x(päritav,

muudetav) Administraator

RAM DHT: Funktsioonile, sarjale ja toimikule ei

saa ju seadistada JPP kehtivusaega.

JPP kehtivus aeg tuleneb konkreetsest

dokumendist, kas selle loomisel või saamisel.

Dokumendile saab tulla sarjale / toimikule

määratud AK alus.

RIA: Mida on mõeldud JP kehtivusperioodi all?

Kuidas on võimalik nt sarjale määrata JP

kehtivust? Mina ei oskaks ennustada, millal

mingi sarja JP läbi võiks saada. Ka Deltas saab

praegu lisada ainult JP aluse aga mitte kehtivust.

Kas uue dokumendi loomisel võetakse

dokumendi JP-ks vaikimisi sarja JP? JP sõltub

konkreetse dokumendi sisust, mis ei pruugi

kattuda sarjale määratud vaikimis JP alustega.

Sarjale saab lisada (sarjalt

toimikule sh ka päritava) jpp

aluse, kandub dokumendi

loomisel vaikimisi dokumendi

ekraanivormile, on muudetav.

Alus on seotud

klassifikaatoriga, mis ühtlasi

arvestab ka piirangu perioodi.

Õigused, jpp -

Kui tasandile ei ole seadistatud

juurdepääsupiirangut aga selles on varasemalt

korduvalt kasutatud piiranguid, pakub

süsteem neid kasutajale uue dokumendi

loomisel.

x Süsteem

Ei lisa nõudena.

:tick: Arutame täpsemalt

dokumendi loomise juures.

JPP valiku tegemisel. Lisame

ka ideepanka.

Õigused, toimingud Miinimumnõudest

3.4.17.

Võimaldab uute dokumentide liigitamist

(hõlmamist ja registreerimist) ainult avatud

liigitustasandile. Järgdokumente on võimalik

lisada ka "Lõpetatud" toimikusse.

x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

Järgdokumentide täpsustus

avamine/sulgemine märksõna

all.

Õigused Infokorje HTM

Võimaldab määrata, et kasutaja saab lisada

toimikusse dokumente ning näeb toimikus

üksnes enda loodud dokumente. Võimaldab

määrata täiendavalt kasutajad või

kasutajagrupid, kes näevad toimikus kõiki

dokumente.

x Administraator

Andes kasutajale õiguse toimikusse dokumente

luua, näeb kasutaja ka teisi samasse toimikusse

loodud dokumente. Vajadus võimaluse järele, et

näeks ainult enda looduid.

:tick: Arutame täpsemalt

õiguste analüüsi juures.

Metaandmed Miinimumnõudest

12.2.1.

Võimaldama dokumendipuu eri tasanditele

metaandmete määratlemist eri tasanditele.

x x x Administraator

Muudetud/täiendatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Viidud kokku uue tasandi

lisamise nõudega.

Metaandmed Võimaldama säilitustähtaja omistamist.

x x Administraator

Täpsemalt Arhiveerimine

Metaandmed juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Metaandmed Delta: TO-BE

Võimaldab suletud toimikus muuta

dokumentide metaandmeid, sh nende

dokumentide metaandmeid, mis asuvad TV-

de juures.

x

Administraator

Arhivaar?

Dokumendihaldur

?

TTJA: Tundub mõistlik, et kõik nimetatud

saavad seda teha või siis vastavalt sellele, kas

dokument asub (nagu Delta puhul) dok.loetelus,

siis saaks admin ja dok.haldus ning kui arhiivis,

siis saaks admin ja arhivaar.

RIA: Kui suletud toimikus olevate dokumentide

juurdepääsupiirangud hakkavad läbi saama, siis

kes saab pikendada või eemaldada JP märke, kas

see võimalus jääb vastutajale alles või see on

ainult administraatoril?

Peakasutaja 2: kõigil kolmel rollil võib olla vaja

suletud toimikus teha parandusi. Kui TV

tähendab töövoogu, siis mis metaandmed on

töövoos mida peaks saama muutma?

Kristi: Mis tähendab see TV-de juures

metaandmete muutmine?

Suletud toimikus

metaandmete muutmine

rollipõhine.

:tick: JPP muutmist/

eemaldamist käsitletakse

eraldi teemana.

Metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.; A-Dok

2.6.1.3.1.

Võimaldab määrata, millised liigid on

lubatud, pärib alanejale. x(valikuline)

x või

x(päritav

,

muudetav

)

x(päritav,

muudetav) Administraator

Metaandmed, vaade Delta: TO-BE

Arhiiviväärtuslikud tasandid peavad olema

vaadetel eristatavad mittearhiiviväärtuslikest,

et tavakasutajad seda teadvustaksid.

x x?

Administraator

Näevad kõik

kasutajad vastavalt

õigustele

Hetkel kasutuses sarja nimetuses nt.

Jääb hetkel nõudena välja.

Võimalus pealkirjastada

sarjasid, lisades tekstilise viite

pealkirjale. Info olemas

metaandmetes, säilituskava

juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Vorming

Delta: TO-BE

Töörühm

Vähemalt arhiiviväärtuslikel tasanditel on

automaatne failivormingu kontroll, mis lubab

salvestada ainult aktsepteeritud

failivorminguid.

Süsteemis loodavad dokumendid luuakse

arhiivivormingutes.

x Süsteem

RAM DHT: Kas see on vajalik eristada süsteemis

AV või mitte AV failivormingute kontrolli osas?

Kas siin ei või tulla takistusi / segadust

tavakasutajatel dokumentide loomisel? Teise

asutuse saadetud dokumentide registreerimine

sellesse sarja? Mis failivorminguid siin

konkreetselt silmas on peetud?

Vormingud arhiiviseaduse

Lisa 1-s:

https://www.riigiteataja.ee/akt

/129122011229?leiaKehtiv.

UDHS-is loodavate

dokumentide kohta lisatud

eraldi nõue "Süsteemis

loodavad dokumendid

luuakse arhiivivormingutes."

Töörühma kirjeldatud nõue

22.05.

:information: Rahvusarhiivi

seisukoht täpsustatud: kas

Rahvusarhiiv võtab vastu ka

arhiivivormingust erinevaid

formaate (nt kodanike

pöördumised, teiste asutuste

pöördumised)?

Vastus: Kogu failidega

seonduv on ja jääb meie

kanda, ehk siis ka tuleviku

osas kehtib printsiip, et

võtame failid vastu ükskõik

millises vormingus need ka

poleks ning otsustame ise

nende "elujõulisuse" üle ja

konverteerime/migreerime

vastavalt vajadusele ja

olemasolevale

kompetentsusele.

Kirjeldatud eraldi nõudena

"Süsteemis loodavad

dokumendid luuakse

arhiivivormingutes."

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Metaandmed Delta: TO-BE Võimaldab toimikule määrata vastutaja(d). x x(päritav,

muudetav)

Administraator

Kas ka

tavakasutaja???

RIA: Kas vastutaja määramine on võimalus või

kohustus? Millistele toimikutele? Kui toimik

sisaldab asjatoimiku funktsionaalsust, siis

asjatoimiku looja on ka automaatselt selle

vastutaja.

Kui on kohustus määrata vastutaja, siis kes see

peaks olema näiteks käskkirjade sarja/toimiku

puhul?

Peakasutaja 1: milleks see?

Peakasutaja 2: kui on aastapõhine toimik, siis

vastutajaid pole, on vastutajad

dokumendipõhiselt, kui toimiku põhine, siis

tavaliselt on tavakasutaja toimiku vastutaja kui

mitu töötajat lisavad toimikusse dokumente, siis

on asutuse korralduse küsimus kes määratakse

vastutajaks võib olla ka vahetujuht.

Tegemist on võimalusega.

Igale toimikule ei pea

määrama vastutajat.

Vastutajaid saab olla mitu.

Metaandmed Lisandus toimiku

funk. töötoa järgselt Võimaldab määrata märksõnu. x(valikuline)

x või

x(päritav

,

muudetav

)

x(päritav,

muudetav) Administraator

Märksõnastamine on eraldi

analüüs.

Metaandmed Delta kirjeldusest

III.3.3. (osakond)

Võimaldab siduda tasandit

struktuurüksusega.

Seost võimalik kasutada vaadete loomisel,

õiguste määramisel.

x Administraator

Arhivaar

Lisatud 07.05.2024.

Korduv. Olemas õiguste all

sõnastuses "Võimaldab

dokumendipuu tasandi

õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

."

Metaandmed Miinimumnõuetest

3.1.9.

Võimaldama administraatorirollil määrata

seadistamise ajal kindlaks pealkirjade

andmise mehhanismi(d).

Kas on vajalikud? Olemas nõue, et pealkiri

on tekstiväli.

x x x Administraator Nt WD-s oli võimalik, aga seda tehti liigi

seadistustest. Jääb nõuetest välja.

Metaandmed Miinimumnõuetest

3.1.10.

Võimaldama kõikidele sarjadele ja

toimikutele lisada tekstilisi selgitavaid

märkusi (kirjeldusi) ja lisaks funktsiooni

kirjeldusi (tööprotsessid, tegevused) ja

volitusi, kui seda on nõutud.

x x x Asministraator

Arhivaar

Ei vaja nõudena kirjeldamist.

Eraldi kirjeldatud

metaandmetena.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Välja saatmine Delta: TO-BE Võimaldab konfigureerida dokumentide

automaatset väljasaatmist.

x x x Administraator TTJA: "funktsioon" X tundub siin üleliigne. Või

on mõeldud seda, et kui funktsioonil on see ära

määratud, siis liigub sarjale ja toimikule see valik

kaasa?

RIA: Kuidas see funktsionaalsus töötaks? Kui nt

väljamineva kirja dokumendiliigil on seadistatud

automaatne väljasaatmine, siis kuidas süsteem

saab aru, kui dokument on vaja välja saata

krüpteeritult?

Peakasutaja 1: lisaks saab seda dokumendiliigi

pealt ka teha, ma loodan.

Peakasutaja 2: admin määrab ära millistes

sarjades võib dokumente automaatselt välja saata

või siis dokumendiliigi põhiselt.

Funktsioonilt võimalik

seadistada liigid, päritav.

Sarja tasandil ka vajadusel

muudetav.

Krüpteeritud failide saatmise

automatiseerimist arutame

täpsemalt lahenduse analüüsil.

Saab määrata liigilt, võimalik

seadistada täiendavalt ka

tasandite kaupa saatmise

õigus.

Vastuvõtmine

Võimaldab konfigureerida dokumentide

automaatset vastuvõtmist, menetlusse

suunamist.

x x x Administraator TTJA: mida täpsemalt tähendab?

RIA: Mida see tähendab?

Võimalik nt vastu võtta

klassifitseerija/kratti edastatud

dokumente.

Võimalik kindlaks määrata

automaatsed tingimused

saatmaks dokumenti DHS-i

kindlasse sarja ning süsteem

oskaks paigutada dokumendi

avatud toimikusse.

Ei ole esmases skoobis.

Täpsustame ajakava.

Eksport, import

Delta: TO-BE

Miinimumnõuetest

(3.1.11.1.;3.1.11.2.;

3.1.12.; 3.1.13.;

3.1.18.; 3.1.19.;

3.2.16. )

Toetab dokumendipuu või selle osa eksporti

ja importi süsteemist, koos kõigi selle

metaandmetega ja säilituskavaga, XML

kujul.

Näide: Funktsioonide ja sarjade

(dokumentide) eksportimist ja importimist

saab kasutada nt testkeskkondade loomiseks

vms.

x x x Administraator

TTJA: "organisatsioon" Arvan, et siin võiks x

olla küll. Nt ASTRAs on organisatsiooni

kirjeldus, võiks siis juba kogu infot

eksportida/importida.

EMTA: Liigitusskeemi eksportimise võimalus

ASTRA-st – on võimalik, et kõik liigitusskeemis

olevad sarjad ei olegi DHS-s, vaid ka erinevates

rakendustes. Siis peaks olema võimalus valida,

mida importida ja mida mitte.

Kristi: kas ainult XML kujul või ka csv?

Ei kirjelda nõudena.

Ideepank.

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Webdesktop

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Võimaldama lõpetada mitteaktiivseid

tasandeid.

Liigitusüksuste lõpetamine ja kuvamine? Nt

webdesktopis ei kuvata lõpetatud üksuseid

puus. On nähtavad ainult nimekirjavaates.

"EDHS peab võimaldama

administraatorirollil sari või toimik sulgeda

või mitteaktiivseks märkida, et vältida uute

toimikute lisamist sellesse sarja või

uute dokumentide lisamist sellesse

toimikusse."

x x x Administraator

Visuaali juures kirjeldatud

täiendavalt visuaalne

eristamine. Sulgemine

sisaldub eraldi nõudes.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimiku avamist ainult sulgemata

sarjas.

Võimaldab luua tasandi sulgemata üleneja

alla.

x x x

Administraator

Arhivaar

RIA: Kehtib aastapõhise toimiku puhul aga mitte

asjatoimiku puhul (vt eelmist kommentaari).

Suletud sarjas ei saa avada

toimikut (olemata toimiku

omadustest).

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Võimaldab toimikute loomist, avamist (sh

taasavamist) ja sulgemist (sh taassulgemist).

Toimik võib omada järgmisi staatuseid:

Avatud

– Toimikusse saab lisada uusi dokumente.

Lõpetatud

– Toimikusse ei saa lisada uusi dokumente,

kuid saab lisada toimikus olevatele

dokumentidele vastus/järgdokumente ning

toimikus olevaid dokumente saab muuta.

– Pooleliolevad (registreerimata) uue

dokumendina algatatud dokumendid viiakse

automaatselt üle järgmise perioodi

toimikusse.

– Toimikuid peab olema võimalik ka kohe

lõpetamise järel sulgeda.

Suletud

– Toimikusse ei saa lisada

vastus/järgdokumente, toimikus olevaid

dokumente ei saa muuta.

– Algatatud pooleli menetlused saavad

jätkuda.

Toimiku lõpetamine ja sulgemine on

automaatsed tegevused kui eelnevalt on

vastavad tingimused (lõpetamise kuupäev,

sulgemise kuupäev) toimikule märgitud.

Kui toimikule lõpetamise ja sulgemisega

seotud tingimusi ei ole märgitud, on kasutajal

võimalik toimik lõpetada ja sulgeda, kui

sellega seotud tegevused on tehtud, märkides

toimikule lõpetamise ja sulgemise kuupäeva.

Taasavada saab toimikut, kui üleneja on

staatuses avatud.

Taasavamisel peab olema võimalik toimik

kohe sulgeda (ilma täiendava lõpetamise

tegevuseta).

Toimiku lõpetamiseks, sulgemiseks või

taasavamiseks on vajalikud administraatori,

arhivaari või vastutaja õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud

liigitustasandi metaväljade korrigeerimiseks

või tühjade liigitustasandite kustutamiseks on

vajalikud administraatori või arhivaari

õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud

liigitustasandile dokumentide lisamiseks on

x

Administraator

Arhivaar

Kasutaja vastavalt

õigustele

TTJA: "halduri" Seda terminit pole varem

kasutatud. Keda siin mõeldud on?

TA: Toimiku (ja ka töövoo) taasavamise

võimalus peaks olema ka dokumendihalduritel

või peaks olema halduril võimalus lisada see

õigus tema poolt määratud dokumendihalduritele.

RAM DHT: Millal toimik lõpetatakse ja millal

liigub suletud staatusesse, milliste kriteeriumite

alusel toimik millises staatuses on?

RAM DHT: "halduri" Mis õiguseid on siin

silmas peetud?

RIA: Kirjeldus sobib aastapõhisele toimikule aga

mitte asjatoimikule.

Kuna toimiku all mõeldakse ka asjatoimiku

funktsionaalsust, siis asjatoimiku avamine ja

lõpetamine peaks olema selle vastutaja ülesanne,

mitte administraatori ega arhivaari. Ka lõpetatud

asjatoimikut peaks vastutaja saama ise taasavada,

kui selleks peaks vajadus tekkima (mh

metaandmete muutmine).

RIA: Kuidas asjatoimiku puhul toimib? Kas

vastutaja saab vajadusel ise oma toimiku

taasavada ja vajadusel sinna uusi dokumente

lisada?

Ühtlustatud haldur,

administraator.

Teostajana dokumendihaldurit

eraldi ei lisata,

dokumendihaldur võib olla ka

arhivaari rollis.

Toimik saab avatud staatuse

loomisel. Loomisel on

võimalik märkida ka kohe

lõpetamise ja sulgemise

kuupäev. Kui lõpetamise ja

sulgemise kuupäeva ei ole

loomisel teada, on võimalik

need märkida hiljem.

Automaatset dokumendi

järje/vastuse ümber tõstmist

kalendriaasta vahetusel uue

aasta toimikusse ei kasutata.

Järg/vastus jääb algse

dokumendiga koos

toimikusse, kuhu see algselt

registreeriti.

Eraldi asjatoimikut UDHS-is

ei ole. Kasutaja loodud

toimiku saab kasutaja ise

avada ja sinna uusi

dokumente lisada. Täpsustub

õiguste analüüsis.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

vajalikud administraatori, arhivaari või

vastutaja õigused toimikule.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse,

siis varasema aasta toimikusse on seejärel

võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul

(nt kaks kuud) vaid olemasolevatele

dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla

perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel

ei ole võimalik toimikusse enam ka vastuseid

ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel

lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele

tavalisi seoseid.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Toimiku sulgemine tuleb muuta

kaheastmeliseks:

1. Esialgu toimik lõpetatakse, seejärel

suletakse.

2. Pooleliolevad (registreerimata)

alusdokumendid viiakse automaatselt üle

järgmise perioodi toimikusse.

3. Toimikuid peab olema võimalik ka

kohe lõpetamise järel sulgeda.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse,

siis varasema aasta toimikusse on seejärel

võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul

(nt kaks kuud) vaid olemasolevatele

dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla

perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel

ei ole võimalik toimikusse enam ka vastuseid

ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel

lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele

tavalisi seoseid.

VS tõstetakse järje registreerimisel

automaatselt uude toimikusse koos

eelnevatega?

x

TTJA: Ma pole veendunud, et lõpetamine ja

sulgemine eraldi vajalikud on, lisab klikke

juurde. Miks ei võiks see aastatoimik olla avatud

või töös staatuses järgmise aasta veebruari või

märtsini, kuhu on määratud sulgemine?

TA: Automaatselt ei peaks dokumenti tõstma,

kuid see võimalus võiks olla. Nt vastuse või järje

lisamisel esitatakse JAH/EI variandiga küsimus

„Kas liigitada dokument ja selle seosed

käesoleva aasta sarja?“.

RIA: 2. Kehtiks nt käskkirjade toimiku puhul aga

asjatoimikus võivad dokumendid olla

registreerimata seetõttu, et kasutaja on unustanud

seda teha ja neid dokumente ei ole vaja viia uude

asjatoimikusse.

Kes määrab kindla ajavahemiku?

Kuidas suletakse toimik, kas automaatselt

süsteemi poolt või teeb seda admin?

Harju MK: "VS tõstetakse järje registreerimisel

automaatselt uude toimikusse koos eelnevatega?"

See ei lähe kohe mitte. Praegu on Deltas selle

funktsionaalsusega probleeme, nt lepingud,

mille lisad/järjed tulevad hiljem, ja siis

tõstetakse kogu leping uude toimikusse ja

ajaarvamine, leidandmed ju muutuvad. Kui

dokument on registreeritud ühel aastal, siis peab

ta ka sama aasta toimikus olema koos hilisemate

dokumentidega (seostest otsimine ei ole

lahendus) mitte ei tõsteta aasta edasi…

arhiveerimise üks põhimõtteid ju… või on

rahvusarhiiv tänaseks päevaks teisel seisukohal?

Ja kui me läheme ainult andmetele üle, siis

muidugi ei oma see enam tähtsust. Lihtsalt

igapäevatöö kommentaar.

Peakasutaja 2: teostajaks administraator.

RIA: Kas toimiku sulgemisel saadab süsteem

enne teavituse, kui toimik sisaldab

registreerimata dokumente?

Toimiku avatuna hoidmisel

võib ekslikult

luua/registreerida dokumendi

nö vanasse toimikusse.

Järg/vastus algse juures ja

selles olevad dokumendid

jäävad seotuks algsega.

Liiguvad ainult uued loodud.

Ajavahemiku määrab

administraator, arhivaar,

vastutaja.

Eelseadistatud kuupäeva

alusel suletakse toimik

automaatselt, sõltub

seadistusest.

Automaatset tõstmist ei

kasutata.

Antud teavitus on vajalik.

Teavitused eraldi analüüs. Vt

ka nõuet: avamine,

lõpetamine, sulgemine.

*Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimiku sulgemiskriteeriumide

automaatset täitmist asjaajamisperioodi

lõppemisel (nt kalendriaasta lõpp või muu

kindlaksmääratud aastane tsükkel).

x

Administraator

Arhivaar

RAM DHT: Kas tsükkel on alati aastane?

Tsükkel on seadistatav.

Kirjeldatu üleval nõude

juures.

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Toimiku funk.

töötuba

Lõpetatud lepingud eraldatakse

aastavahetusel. x Süsteem

:tick: Lõpetatud lepingute

eraldamine aktiivsetest

lepingutest on eraldi analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine - teavitus

Toimiku funk.

töötuba

Võimaldab edastada lõpetamata toimiku

kohta teavituse.

:question: Hinnata töörühmas kui suur ja

milline on vajadus, arvestades, et toimikul

kehtiv alates-kehtiv kuni kuupäeva lisamise

võimalus, võimalustena:

- ei vaja teavitust;

- kord aastas (aasta vahetusel teavituse

saatmist;

- 3 kuud pärast viimase dokumendi loomist

toimikusse;

- asutuse vaade/väljavõte jooksvaks

jälgimiseks, soovitud perioodi jooksul

meeldetuletuste käsitsi/vaatepõhiseks

edastamiseks;

- toimiku metaandmetesse eeldatava

kehtivuse kuupäeva lisamine (mis oleks

seotud teavituse saatmisega).

x ?!?

RIA: Kui toimikuksse ei ole x perioodi jooksul

uusi dokumente lisatud, siis oleks hea saada

teavitus, et vajadusel toimik sulgeda vmt.

Nõue asendatakse vaatega,

mis võimaldab

tervikülevaadet avatud

toimikutest. Erinevate

asutuste jaoks ja ka ühe

asutuse siseselt kindla

teavituse kuupäeva

määramine ei ole otstarbekas.

Toimikute sisu, dokumentide

tekkimise sagedus jms ei ole

üheselt hinnatav. Toimiku

eeldatavat sulgemise aega ei

ole võimalik sageli määrata.

Ülevaatlikum on vaade.

Teavituse asemel luuakse

vaade.

Aruandlus, väljavõte, vaade

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Võimaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua

vaateid (sh lõpetamata toimikute

haldamiseks).

Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

RAM DHT:

- süsteemist võiks/peaks saama teha erinevaid

aruandeid/väljavõtteid (sh dokumendipuust) ja

kõik võimalike metaandmete ning õiguste

vaadetega;

- aruannete/väljavõttete genereerimine andmeid

redigeeritavasse faili;

Peakasutaja 1: peaks saama teha liigitusskeemi

põhiseid vaateid- näita: mulle selle asutuse

toimikus 1.2-3 olevaid dokumente kokku

numbrit);

Nii aruandlus, väljavõtted,

vaated selguvad eraldi

analüüsidel.

Eraldi toimiku nõudena

kirjeldatud "Kuvab tasandis

olevate üksuste arvu

(dokumentide arvu)."

Aruandlus, väljavõtte, vaade Toimiku funk.

töötuba

Võimaldab toimikus olevaid dokumente

koondada kogumina, salvestada kogumi

süsteemist välja või edastada TV-na.

:question: Hinnata töörühmas (kui suur on

kasutajate hulk, kasutussagedus, arendus

vajadus).

x x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA:

Kasutuslugu 1: Kogumina koondatakse

toimikutes (nt (maksu)kontrollitoimik) olevaid

dokumente, kui mõni otsus on jõudnud kohtusse,

kuna kogu toimiku sisu ei edastata kohtule, siis

on sealt vaja teha noppeid. Hetkel luuakse meil

eraldi kaust kuhu siis kopeeritakse vajalikud

dokumendi. Samas oleks ka hea kui neid ei peaks

kuhugi salvestama vaid saaks DHS-st kohe

kanda/kopeerida/lohistada ümber teise

süsteemi/rakendusse nt e-toimik.

Vaidlustuskomisjon vajadus on sama. Nt 32-l

korral aastas.

Kasutuslugu 2: maksumaksja soovib tutvud oma

menetluse raames kogutud dokumentidega, siis

on jällegi vaja toimetada sarnaselt eelnevaga.

Ei ole esmases skoobis.

Lisame ideepanka.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Logi

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud;

miinimumnõuetest

3.2.8.; 3.2.9.

Dokumendipuuga seonduvad tegevused

logitakse (nt avamine, sulgemine, hävitamine,

jne).

Süsteem

Peakasutaja 1: tuleks sõnastada ka org, funk,

sarja, toimiku tegevuste logimine- loomise ja

muutmise info salvestamine.

Tegevused logitakse.

Logi Delta kirjeldusest

III.4.3.

Tasandi detailvaates kuvatakse kustutatud

dokumentide logikirjeid. x Süsteem

Seos

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Toimiku funk.

töötuba

Dokumentide vahel on võimalus luua

seoseid.

Võimaldab dokumendi ja toimiku vahel luua

seoseid.

Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

Peakasutaja 1: kuidas seoseid luuakse, kui

dokumendipuu kaudu, siis oleks vaja seda osa ka

ehk lisada.

Dokumentide vahel seoste

loomine on dokumendi

funktsionaalsus. Dokumendi

ja toimiku vahel seose

loomine

dokumendipuufunktsionaalsu

sena lisatud.

Arhiveerimine, metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.; III.7.5

Miinimumnõudest

5.1.10.; 5.1.14.;

5.1.18; 5.1.32.

Tagab säilituskavade lisamise tasandile.

Võimaldab tasandile lisatud säilituskava

muutmist.

Muutmisel rakendub muudatus kõigile

alamtasanditele, millele säilituskava ei ole

määratud.

Võimaldab alamtasanditele muudatused

pärida.

x x

Süsteem ja

Administraator

Arhivaar

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine

Miinimumnõudest

5.1.24.

A-Dok kirjeldusest

2.6.1.3.

Võimaldab säilitamiskava puhul järgmisi

eraldamistoiminguid:

• säilitada alatiselt;

• esitada ülevaatamiseks;

• hävitada automaatselt;

• hävitada pärast administraatorirollilt loa

saamist;

• viia üle passiivfaasi/passiivbaasi;

• viia üle digiarhiivi (Rahvusarhiiv või

riigiasutuste digiarhiivi (ei ole hetkel veel)).

Sh kontrollib uue tasandi loomisel/tasandi

muutmisel, et säilituskavas ei oleks samal ajal

kasutusele valik "arhiiviväärtuslik" ja tegevus

"automaatne hävitamine".

Kui "Arhiiviväärtus" = "Arhiiviväärtuslik" ja

säilituskava Edasine tegevus = "Hävita

automaatselt". Sel juhul kuvatakse veateade

"Arhiiviväärtus ja säilituskava on vastuolus.

Arhiiviväärtuslik materjal ei tohi olla

määratud automaatselt hävitatavaks."

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Miinimumnõudest

5.1.24.; 5.1.30.

Edastab automaatteavituse ülevaatamiseks

eraldatud ülevaatustoimingu tähtaja

saabumisel. Võimalus seadistada tähtajaliselt

koondteavituse saatmine.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Arhiveerimine Miinimumnõudest

5.1.25.

Võimaldab määrata vähemalt järgmisi

trigersündmuste ja säilitustähtaegade

kombinatsioone:

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

sarja või toimiku avamist;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

sarja või toimiku sulgemist;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

kõige viimase dokumendi lisamist sarja või

toimikusse;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

seda, kui dokument sarjast või toimikust välja

otsiti, säilituskava lisati;

• kindlaksmääratud aja möödumine teatud

välisest sündmusest (mida on kirjeldatud

ajakavas ja millest administraatoriroll

teavitab süsteemi, mitte süsteem ei tuvasta

seda automaatselt) (näiteks „… pärast lepingu

allkirjastamist” või „… 110 aastat alates

sünnikuupäevast”);

• alatine, mis viitab dokumendi pikaajalisele

säilitamisele.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Delta kirjeldusest

III.4.1.

Võimaldab lõpetatud toimikuid koos

dokumentidega tõsta aktiivbaasist

passiivbaasi.

vs

Võimaldab tasandi automaatset eraldamist

(aktiivsetest passiivseteks).

x

Arhivaar

Administraator?

Süsteem

TTJA: Ja kui jäävad lõpetatud ja suletud

staatused mõlemad, siis kas siin me tõstame

lõpetatud toimikuid või suletud toimikuid?

"Administraatori"- Jätaks ainult arhivaari.

RAM DHT: Administraator on ülemgrupp ja

tema võiks saada kõike teha.

EMTA: Võiks mõelda, kas on vaja pidada kahte

baasi. Arutasime seda teemat oma arendajaga

aastaid tagasi, siis tema leidis, et kahe baasi

pidamisega ei saavuta mingit kokkuhoidu/kasu,

ei tehnilist ega rahalist.

Tundub, et praegu on veel läbi mõtlemata mida

tähendab elektroonilises keskkonnas

arhiveerimine, sh Süsteem peab võimaldama

lõpetatud toimikuid koos dokumentidega tõsta

aktiivbaasist passiivbaasi. Miks on tarvis

eraldada ühe süsteemi sees aktiivbaasi ja

passivbaasi? Mida tähendab dokumentide

tõstmine passivbaasi? Loodetavasti ei pea midagi

kuhugile „tõstma“ vaid piisab eespool märgitud

staatustest:

"Avatud – toimikusse ..."

Peakasutaja 1: tõsta tähendab ikka seda, et kui on

seadistatud tingimused (kasvõi ainult kuupäev ja

kellaaeg), siis süsteem teeb seda ikka ise ning

vajadusel teeb kokkuvõtte, et millised toimikud

viidi passiivbaasi?

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Arhiveerimine Delta: TO-BE Passiivbaasist peab saama toimikuid

aktiivbaasi tagasi tõsta. x

Arhivaar

Administraator?

TTJA: "Administraatori" Ma jätaks siia

administraatori ka, sest vajadus tuleb ilmselt

osakonnast ja enamasti ei pöörduta sellega

arhivaari poole.

RIA: Kes määrab toimikud passiivbaasi? Kas

passiivbaasi liikunud toimikud on lõpetatud või

suletud staatuses? Kui lõpetatud, siis võiks ka

administraatoril olla võimalik neid aktiivbaasi

tagasi liigutada.

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Delta: TO-BE Passiivbaasis peab saama toimikutes

muudatusi teha. x

Arhivaar

Administraator?

TTJA: "Administraator"- Siia jätaks ainult

arhivaari.

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine

Süsteem peab lubama tühja sarja hävitamist

pärast seda, kui kõik sellesse sarja kuulunud

toimikud on hävitatud.

x

Arhivaar

Administraator?

RIA: Kuhu jääb logi hävitamise kohta?

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed? Delta: TO-BE

Toimikute loetelus peab olema näha

säilitustähtaja lõppkuupäev. Lõppkuupäeva

lähenemisel peab toimiku lõppkuupäev (või

kogu rida) olema kuvatud punasena vms.

....... vs visuaalselt eristatav.

x

Administraator

Näevad kõik

kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA: Säilitustähtaja lõpu lähenemisel võib

muidugi kuvada toimikud punasena, kuid veel

olulisem oleks säilitustähtaja möödumisel

automaatsete hävitamisaktide genereerimine ja

automaatne säilitustähtaja ületanud dokumentide

(sh, toimikute, kaustade jms üksuste)

kustutamine.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed Delta: TO-BE

Toimikule peab saama määrata kehtiva

perioodi algusaja ja / või lõpuaja. Kui

lõpuaega toimikule ei märgita, siis on toimik

tähtajatu.

x

Administraator

Näevad kõik

kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA: Mida mõeldakse tähtajatute toimikute

all? Milleks need on vajalikud?

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, eksport/import Miinimumnõudest Võimaldab säilitamiskava eksportida ja

importida. x x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed Delta kirjeldusest

III.3.3.

Võimaldab (luua)/valida eelkirjeldatud

säilituskavade vahel. x

Administraator

Arhivaar UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üleandmine Rahvusarhiivi UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Hävitamine UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Hävitamine Delta kirjeldusest

III.7.3.

Võimaldab toimikute automaatset

hävitamist./Võimaldab toimikutest

dokumentide automaatset hävitamist.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Hävitamine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Võimaldab hävitada dokumente ka siis kui

dokumendil on seosed.

Peakasutaja 3: Näiteks Livelinkis praegu

dokumente hävitada ei saa, sest arendaja ei

suuda pakkuda lahendust ristviidete ehk seoste

eemaldamiseks hävitatavalt dokumendilt.

Hävitamisele läheksid ka seotud dokumendid,

kuid säilitustähtajad võivad olla erinevad.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

MTA: Mõistlik oleks kokku leppida mida

tähendab termin arhiveerimine. DHS-is peab

olema võimalik säilitada elektroonilisi

dokumente kogu elukäigu jooksul. Arhiveerimine

peaks tähendama dokumentide üleandmist

Rahvusarhiivi, mis peaks olema automaatne -

eelnevalt märgitud kriteeriumite alusel liiguvad

dokumendid DHS-ist Rahvusarhiivi keskkonda,

ilma, et oleks tarvis „mingeid erilisi

arhiveerimistegevusi“.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: tuleks üldiselt sõnastada, kuidas

tekib süsteemi passiivbaas, mis on tingimused.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: mõelda, kui liigitusskeem muutub

50%, siis kuidas muudatus tehakse (uus puu=?).

50%-lise muutuse korral

otsustab asutus, kas loob uue

dokumendipuu või

muudab/täiendab

olemasolevat.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: Siia tabelisse oleks kindlasti vaja

juurde arhivaaride kommentaare! - tuleb läbi

mõelda, et kas ja kuidas tehakse passiveerimise

ja hävitamise tegevused ja aktid.

Arhivaaridele täiendavalt

kommenteerimiseks.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

....

Nõuded kinnitamiseks

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Lisamine, muutmine Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid. x x x x

Lisamine Liigitustasandite mahule ja arvule ei ole tehnilisi piiranguid. x x x x

Lisamine Uue tasandi lisamiseks peab lisaja olema dokumendipuus üleneval tasandil.

x x x

Lisamine Uue tasandi loomisel võimaldab tasandile metaandmete määratlemist, kontrollib kõikide kohustuslike väljade täitmist. Puuduse kohta

annab süsteem teavituse. x x x x

Lisamine Võimaldab lisada dokumente. x

Lisamine, arhiveerimine Automaatne aastavahetus: aastapõhiste periooditoimikute automaatne lõpetamine, uue periooditoimiku automaatne loomine. x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Lisamine Võimaldab luua sisedokumentide ja mustandite jaoks toimiku, mis ei ole seotud ametliku dokumendipuu ega sarjaga.

Näide 1: Ühe võimalusena saab kasutada dokumendipuus vastavasisulist toimikut, mis ei ole arhiiviväärtuslik, sest vastavaid andmeid ei

pea Rahvusarhiivi üle andma. Vastavat toimikut peab saama siis ka sealt kustutada.

Näide 2: Toimikusse peab olema võimalik koondada erinevaid linke dokumentidele.

x

Loendur/register Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile või liigile loendurit.

x x(päritav,

muudetav?)

Loendur/register/

metaandmed

Võimaldab määrata erinevaid dokumendi nummerdamise viise. Võimaldab määrata, kas toimikus on iga dokument uue numbriga,

individualiseerivate numbritega, ilma identifitseeriva numbrita. x

Kuvamine Dokumendipuus on uus ja vana dokumendipuu visuaalselt eristatavad.

Kuvamine Dokumendipuus on avatud, lõpetatud, suletud tasandid eristatavad.

x x

Kuvamine Kuvab tasandeid kolmeastmeliselt.

Ei lase lisada tasandeid tasandite loogikast erinevasse kohta (nt sarja toimiku alla). x x x

Kuvamine Kuvab tasandis olevate üksuste arvu (dokumentide arvu). x

Kuvamine Igal kasutajal, kes töötab sarja, toimiku või dokumendiga, peab olema võimalus näha selle sarja, toimiku või dokumendi konteksti ehk

teisisõnu tema metaandmeid ja tema ülenevat toimikut või sarja (sarju); samuti peab ta saama sarja, toimiku või dokumendi kaudu neisse

ülenevaisse olemitesse liikuda.

Märkus: Konteksti peab olema võimalik näha ilma sarjast või toimikust lahkumata, nii et töö toimikuga saaks katkestusteta jätkuda.

x x x x

Kuvamine Dokumendipuu tasandi nimetused toimivad lingina, millele vajutades kuvatakse tasandi detailsemad andmed (nt sarjad funktsioonis,

dokumendid toimikus).

x x x x

Kuvamine/õigused Dokumendipuu tasandite nimekirjas kuvatakse ainult need tasandid/dokumendid, mille vaatamiseks on kasutajal õigus. x x x x

Kuvamine, lemmikud Võimaldab dokumendipuu tasandeid lisada lemmikutesse.

x x x

Muutmine Võimaldab muuta loodud dokumendipuu tasandi infot.

(lisaks loomisele on võimalik ka olemasolevat tasandit muuta, nt: täpsustada pealkirja, liigituskeemi muutmine)

x x x

Muutmine Võimaldab dokumenti ümber tõsta (ümber liigitada). Ümberliigitamisel muutub dokumendi viit (sari) uue liigitusüksuse järgi, kui

dokument on registreeritud, siis dokumendinumber jääb samaks. x

Kustutamine Võimaldab kustutada ainult neid dokumendipuu tasandeid, mille koosseisus ei ole alamtasandeid (sh dokumente).

Kustutamisel küsib teistkordset kinnitust dokumendipuu tasandi kustutamise kinnitamiseks. Kustutamise kinnitamise vaates kuvatakse

dokumendipuu tasandi nimetus ja alltasandite loetelu (olemasolul). Alltasandi olemasolul kuvatakse teade: "Kirjet ei saa kustutada kuna

sisaldab alltasandeid/dokumente". Toimingut on võimalik katkestada. Kustutamise teistkordsel kinnitamisel kustutatakse dokumendipuu

tasand.

x x x

Otsing, kuvamine Võimaldab dokumendipuu loendis väärtuseid sorteerida, filtreerida ning kasutada otsingut.

Dokumendipuud on võimalik sirvida liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks. St, et vajutades tasandi ees märgil avatakse/suletakse

vastavas dokumendipuu tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

Otsing otsib dokumente ning filtreerib liigitusskeemi vastavalt sellele, kus otsingule vastavaid dokumente leidub. Kasutatakse üldist

täistekstiotsingut ehk näidatakse samu dokumente, mis saadakse sama päringu sisestamisel tavalisse otsingukasti. Otsingukasti ees olevast

nupust saab avada lisaväljad, kus saab otsingut kitsendada registreerimise kuupäeva vahemiku ja/või dokumendiliigiga.

x x x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Otsing

(ekraanivormi juures

teema (dokument)

Võimaldab dokumentide asukohta valida asukoha puustruktuurist.

x

Õigused, kuva Kui kasutaja saab ülesandena dokumendi, mis asub tasandis, millele talle õigused puuduvad:

• ülesande saamise hetkel antakse talle õigus dokumendile;

• samast hetkest, kuvatakse talle dokumendi asukoht nii dokumendipuus kui leivapururajal.

• tasanditel liikudes on võimalik jõuda kasutajal ainult konkreetse dokumendini, mis ülesandeks edastati. Teisi dokumente/tasandeid

talle ei kuvata.

Õigused Võimaldab dokumendipuu tasandi õigustes kasutaja ja kasutajagruppide lisamist/muutmist/kustutamist. x x x x

Õigused

Hierarhilise dokumendipuu madalamatel tasanditel avatavad tasandid peavad pärima kõrgemate õigused.

Päritud õigusi on võimalik muuta.

x x x x

Õigused Võimaldab dokumendipuu tasandi õiguste eemaldamist ja lisamist ka siis, kui dokumendi tasandil on õiguste pärimine maha võetud. x x x x

Õigused

Võimaldab piirata asendaja õiguseid.

Näiteks määrata, et valitud sarjas vms dokumendipuu tasandi all olevate dokumentidega seotud tööülesandeid ei kuvata asendajale (st

asendaja ei saa asendamise tõttu neile ka nägemise õiguseid).

x x x

Õigused, jpp

Võimaldab seadistada dokumendipuu tasandil juurdepääsupiirangut, selle alust ja kehtivuse perioodi.

Uue dokumendi loomisel peab olema juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäev eeltäidetud kehtivuse alusel ja seda peab saama muuta.

x x(päritav,

muudetav)

Õigused, toimingud Võimaldab uute dokumentide liigitamist (hõlmamist ja registreerimist) ainult avatud liigitustasandile. x

Õigused Võimaldab määrata, et kasutaja saab lisada toimikusse dokumente ning näeb toimikus üksnes enda loodud dokumente. Võimaldab

määrata täiendavalt kasutajad või kasutajagrupid, kes näevad toimikus kõiki dokumente. x

Metaandmed Võimaldab suletud toimikus muuta dokumentide metaandmeid. x

Metaandmed Võimaldab määrata, millised liigid on lubatud, pärib alanejale. x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

Vorming Süsteemis loodavad dokumendid luuakse arhiivivormingutes. x

Metaandmed Võimaldab toimikule määrata vastutaja(d). x x(päritav,

muudetav)

Metaandmed Võimaldab määrata märksõnu. x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

Välja saatmine Võimaldab konfigureerida dokumentide automaatset väljasaatmist. x x x

Vastuvõtmine Võimaldab konfigureerida dokumentide automaatset vastuvõtmist, menetlusse suunamist. x x x

Avamine, lõpetamine,

sulgemine Võimaldab luua tasandi sulgemata üleneja alla. x x

x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimikute loomist, avamist (sh taasavamist) ja sulgemist (sh taassulgemist).

Toimik võib omada järgmisi staatuseid:

Avatud

– Toimikusse saab lisada uusi dokumente.

Lõpetatud

– Toimikusse ei saa lisada uusi dokumente, kuid saab lisada toimikus olevatele dokumentidele vastus/järgdokumente ning toimikus

olevaid dokumente saab muuta.

– Pooleliolevad (registreerimata) uue dokumendina algatatud dokumendid viiakse automaatselt üle järgmise perioodi toimikusse.

– Toimikuid peab olema võimalik ka kohe lõpetamise järel sulgeda.

Suletud

– Toimikusse ei saa lisada vastus/järgdokumente, toimikus olevaid dokumente ei saa muuta.

– Algatatud pooleli menetlused saavad jätkuda.

Toimiku lõpetamine ja sulgemine on automaatsed tegevused kui eelnevalt on vastavad tingimused (lõpetamise kuupäev, sulgemise

kuupäev) toimikule märgitud.

Kui toimikule lõpetamise ja sulgemisega seotud tingimusi ei ole märgitud, on kasutajal võimalik toimik lõpetada ja sulgeda, kui sellega

seotud tegevused on tehtud, märkides toimikule lõpetamise ja sulgemise kuupäeva.

Taasavada saab toimikut, kui üleneja on staatuses avatud.

Taasavamisel peab olema võimalik toimik kohe sulgeda (ilma täiendava lõpetamise tegevuseta).

Toimiku lõpetamiseks, sulgemiseks või taasavamiseks on vajalikud administraatori, arhivaari või vastutaja õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud liigitustasandi metaväljade korrigeerimiseks või tühjade liigitustasandite kustutamiseks on vajalikud

administraatori või arhivaari õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud liigitustasandile dokumentide lisamiseks on vajalikud administraatori, arhivaari või vastutaja õigused

toimikule.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse, siis varasema aasta toimikusse on seejärel võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul (nt

kaks kuud) vaid olemasolevatele dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel ei ole

võimalik toimikusse enam ka vastuseid ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele tavalisi

seoseid.

x

Avamine, lõpetamine,

sulgemine Lõpetatud lepingud eraldatakse aastavahetusel. x

Aruandlus, väljavõte,

vaade Võimaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua vaateid (sh lõpetamata toimikute haldamiseks).

Logi Dokumendipuuga seonduvad tegevused logitakse (nt avamine, sulgemine, hävitamine, jne).

Logi Tasandi detailvaates kuvatakse kustutatud dokumentide logikirjeid. x

Seos Võimaldab dokumendi ja toimiku vahel luua seoseid.

1.

2.

3.

4.

2024-08-28 UDHS töörühm

Kuupäev

28. aug 2024 kell 14.30 - 16:30

Osalejad: Aila Sorkla, Annika Laus, Aire Õismäe, Hille Oidema, Ingrid Kaskpeit, Janika Kabur, Kristel Mändmaa, Kristi Madismäe, Kristiina Laius, Kärt Allert, Liis Piirma, Pille Noodapera, Regina Siim, Sille Uusleer

Puudus: Kaire Karp, Terje Ennula, Triin Kivisild-Mehevits

Kohtumise teemad

Dokumendipuu nõuded

Dokumendipuu metaväljad

UDHS-i arenduste tutvustus

Alamliigi loomisest, MVP liigi valik, MVP-s osalejad

1) Dokumendipuu nõuded

Materjal leitav siit: 2024-04-12_Dokumendipuu nõuded

Töörühm vaatas üle laekunud täiendavad küsimused/vastused, tehtud muudatused.

Uuendused "X"-des, lähtuvalt dokumendipuu metaandmetest.

Nõue "Võimaldab toimikus olevaid dokumente koondada kogumina, salvestada kogumi süsteemist välja või edastada TV-na." liigutatakse ideepanka, ei kuulu esmasesse skoopi.

Nõue "Võimaldab edastada lõpetamata toimiku kohta teavituse." asendatakse vaatega. Täiendus lisatud olemasoleva nõude sõnastusse, uus sõnastus "Võ imaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua vaateid (sh lõpetamata toimikute haldamiseks).".

Otsus: Kinnitame dokumendipuu nõuded.

2) Dokumendipuu metaväljad

Materjal leitav siit: 2024-08-14_Dokumendipuu metaandmed

Töörühm vaatas üle tehtud muudatused.

Muudetud metavälja " avatud, lõpetatud, eeldatava lõpetamise kuupäev", väljaks jääb "avatud, lõpetatud, suletud".

Lisatud väli "loo automaatselt uue perioodi toimik".

Metaväljadest jääb välja väli "võib sisaldada JPP alusega dokumente".

Otsus: Kinnitame dokumendipuu metaväljad.

3) UDHS-i arenduste tutvustus

Administraatori menüü, andmeväljade ja andmeväljagruppide tabelvaade, andmevälja ja andmeväljagruppide lisamise võimalus, erinevad andmeväljad.

4) Alamliigi loomisest, MVP liigi valik, MVP-s osalejad

Slaidid:

Alamliigi loomisest

Töörühm arutas, millised on tänast süsteemide praktikad ja milliseid võimalusi on kasutatud.

IF funktsionaalsuse kasutamise kohta uuriti, kas võimaldaks kasutada ka erinevaid töövoogusid? Töövoogusid selliselt, et kasutajal ei oleks võimalik valida valet töövoogu. Slaidile nr 4 lisatud ka IF valikust tulenev töövoo eristamine.

Eraldi alamliigi, alamliigina ja IF funktsionaalsust kasutades töörühma poolt välja toodu on lisatud slaidile nr 5.

Töörühm eelistas alamliigi loomist eraldi liigina, toodi välja ka IF funktsionaalsuse kasutamise soov. Et kasutajale ei muutuks kahest erinevast lähenemisest tulenevalt süsteem keerukamaks, tuleks eelistada ühte lähenemist.

Otsus: Dokumendi alamliigi loomisel luuakse liik eraldi liigina. IF funktsionaalsust esmajärjekorras ei kasutata, kui see peaks tulevikus

vajalikuks osutuma, tullakse võimaluse juurde tagasi.

MVP liigi valik, MVP-s osalejad

Esmane süsteemi kasutuselevõtt, esmase dokumendi loomise/menetlemisega. Oleme otsustanud, et selleks on majasisene dokument. MVP 2025 III kvartalis ja sealt edasi looks MVP-s osaleja antud dokumente uues süsteemis. St, et asutus hakkab ühte kindlat liiki dokumenti looma uues süsteemis.

Slaididel 9 ja 10 on toodud välja varasem info sisemise dokumendi valiku võimaluste kohta. Töörühm nõustus ettepanekuga, et MVP-s osalev asutus saab ise valida, millist konkreetset sisemise dokumendi alamliigi ta kasutusele võtab. Arvestama peab majasisese dokumendiliigi miinimum metaandmete komplektiga, mille töörühm on varasemalt kokku leppinud (paiknemine toodud välja slaidil nr 7) ja töövoo võimalustega (esmane üldine kirjeldus slaidil nr 8).

Töörühma liikmed hindavad enda asutuse/haldusala asutuse valmisolekut osaleda MVP-s, mis oleks alamliigiks ja mõtlevad, milline oleks loodava dokumendi juures kasutuslugu.

MVP-s on osalemas RTK. Valmisolekust andis märku ka Siseministeerium, kelle haldusalast võiks üks asutus (täpsustub) MVP-s osaleda.

Otsus: MVP-s osalev asutus saab valida ise majasisese dokumendi alamliigi, mille kasutusele võtab.

2024-08-14_Dokumendipuu metaandmed

Alus: olemasolevate süsteemide metaandmed, eelnev prototüüp (Figma), dokumendihalduse metaandmed versioon 4.0.

Tasandite "x"-id on märgitud ettepanekuna, kuidas võiks olla metaandmed lisatud UDHS-is.

x - tasandile lisatakse info tasandil olles;

x(päritav) - tasand pärib info, infot muuta võimalik ei ole;

x(päritav, muudetav) - tasand pärib kõrgema tasandi info, päritud infot on võimalik muuta;

x(valikuline) - info võib lisada antud tasandile, võib lisada ka alanejale.

Töörühma töömaterjal

UDHS-i metaväli metavälja tüüp märkused org. funk. sari toimik Töörühma

tagasiside

ÜLDANDMED

identifikaator identifikaator Süsteemne automaatselt tekkiv, ei kuvata kasutajale, vajadusel

kuvatakse admin.-le. x x x x

organisatsioon tekstiväli x

tähis tekstiväli

Iga järgmise taseme loomisel annab järgmise numbri (nt: luues

funktsiooni alla esimese sarja annab numbriks funktsiooni nr ja

saja nr 1 jne).

x x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

eelnev(ad) tähis(ed) tekstiväli x x x

pealkiri tekstiväli x x x

kirjeldus tekstiväli x x x x

märksõnad mitme valikuga valikväli (märksõnad) x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

lubatud dokumendiliigid lahenduse pakub arendusmeeskond x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

loendur

(dokumendi viida muster;

dokumendi nummerdamine)

valikväli (loendur)

Toimiku funktsionaalsuste töötoas eraldi dokumendi

nummerdamise viise ei toodud välja.

Nõuetes kirjeldus: "Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile

või liigile loendurit."

Nõuetes kirjeldus: Võimaldab määrata erinevaid dokumendi

nummerdamise viise. Võimaldab määrata, kas toimikus on iga

dokument uue numbriga, individualiseerivate numbritega, ilma

identifitseeriva numbrita.

:tick: Kokkuleppe vajadus töörühmas, eraldi aruteluna.

Milliselt/milliseid loendureid kasutame?

Mida viit sisaldab?

3 märkeruuduga valik, ühe valikuga:

ilma identifitseeriva numbrita, iga dokument uue numbriga,

individualiseerivad numbrid.

Kas kasutame antud lahendust edaspidiselt?

Millal kasutame ilma identifitseeriva numbrita loendurit?

x

x(päritav,

muudetav)

:question:muudetav?

vastutaja(d) kasutaja/kasutajad/struktuuriüksus x x(päritav,

muudetav)

avatud, lõpetatud, eeldatava

lõpetamise kuupäev, suletud

avatud "kuupäev" (vaikimisi "täna"), lõpetatud "kuupäev" (vaikimisi tühi,

ei ole kohustuslik), eeldatava lõpetamise kuupäev, suletud "kuupäev"

(automaatne, taasavamise järel võimalik käsitsi sulgeda)

"eeldatav lõpetamise kuupäev"?

automatiseeritud kuupäevad (nt avatud)?

Eeldatav lõpetamise kuupäev välja ei lisa. Lahendatakse avatud

toimikute vaatega.

Automatiseeritud kuupäevad (nt avatud)? Reaalne avamise aeg

ja avamise aeg võivad erineda. Jääb ka eraldi väljana.

Lisatud suletud kuupäev, mis täitub automaatselt "x" päev/kuud

pärast lõpetamist.

Suletud toimiku juures kuvab viimast sulgemise aega.

Dokumendi metaandmete parandamist saab teha ilma toimikut

taas avamata.

x

loo automaatselt uue

perioodi toimik ühe valikuga märkeruut

Nähtav vastavate õigustega kasutajale, tavakasutaja toimikut

luues täita ei saa. x

staatus automaatne (avatud, lõpetatud, suletud)

(Lõpetatud staatus on ainult toimiku tasandil.) Muutub automaatselt lõpetamisel, sulgemisel, avamisel. x x x x

automaatne väljasaatmine

keelatud?/lubatud? ühe valikuga märkeruut

Kui selgub, et piisab liigil ja töövoos seadistamisest, võtame

metaandmete juurest ära. x

x(päritav,

muudetav)

märkused tekstiväli x x x x

JPP

juurdepääsupiirang valikväli (AK, AVALIK) x

x(päritav,

muudetav)

juurdepääsupiirangu alus mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator)

Sarja/toimiku tasandil märgime vajadusel jpp klassifikaatorist

piirangu taseme ja aluse. Kestus, kirjeldus vastavalt

klassifikaatorile kajastub dokumendil.

x x(päritav,

muudetav)

võib sisaldada JPP alusega

dokumente

mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator)

:question: Töörühmas otsustamiseks, kas lisame?

Kuvab eelseadistatud soovitusi, võimalik valida kõikide asutuse

määratud (asutusel võimalik valida, milliseid klassifikaatoreid

kasutajale kuvatakse, ei pea kasutama kõiki) klassifikaatoreid.

x x(päritav,

muudetav)

KASUTAJA ÕIGUSTE HALDUS terviklahendusena luuakse õiguste halduse analüüsil

SÄILITUSKAVA terviklahendusena kirjeldame II etapis

Logi- on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused)

Nupud navigeerimiseks, muutmiseks, valikuteks jms, lisanduvad visuaali loomisel.

Nõuded kinnitamiseks

UDHS-i metaväli metavälja tüüp org. funk. sari toimik Töörühma

tagasiside

ÜLDANDMED

identifikaator identifikaator x x x x

organisatsioon tekstiväli x

tähis tekstiväli x x(päritav, muudetav) x(päritav, muudetav)

eelnev(ad) tähis(ed) tekstiväli x x x

pealkiri tekstiväli x x x

kirjeldus tekstiväli x x x x

märksõnad mitme valikuga valikväli (märksõnad) x(valikuline) x või x(päritav,

muudetav) x(päritav, muudetav)

lubatud dokumendiliigid lahenduse pakub arendusmeeskond x(valikuline) x või x(päritav,

muudetav) x(päritav, muudetav)

loendur

(dokumendi viida muster;

dokumendi nummerdamine)

valikväli (loendur) x

x(päritav,

muudetav)

:question:muudetav?

vastutaja(d) kasutaja/kasutajad/struktuuriüksus x x(päritav,

muudetav)

avatud, lõpetatud, suletud avatud "kuupäev" (vaikimisi "täna"), lõpetatud "kuupäev" (vaikimisi tühi, ei ole kohustuslik), suletud "kuupäev" (automaatne,

taasavamise järel võimalik käsitsi sulgeda) x

loo automaatselt uue

perioodi toimik ühe valikuga märkeruut x

staatus automaatne (avatud, lõpetatud, suletud)

(Lõpetatud staatus on ainult toimiku tasandil.) x x x x

automaatne väljasaatmine ühe valikuga märkeruut x x(päritav,

muudetav)

märkused tekstiväli x x x x

JPP

juurdepääsupiirang valikväli (AK, AVALIK) x x(päritav, muudetav)

juurdepääsupiirangu alus mitme valikuga valikväli (JPP klassifikaator) x x(päritav, muudetav)

KASUTAJA ÕIGUSTE HALDUS terviklahendusena luuakse õiguste halduse analüüsil

SÄILITUSKAVA terviklahendusena kirjeldame II etapis

Logi- on iga tasandi juures, sh dokumendipuu avamise kuupäev; dokumendipuu sulgemise kuupäev (sh muudatused)

Nupud navigeerimiseks, muutmiseks, valikuteks jms, lisanduvad visuaali loomisel.

2024-04-12_Dokumendipuu nõuded

Kirjeldus

Liigitusskeem annab ülevaate kogu asutuse teabest sõltumata dokumenteerimise viisist, haldavast infosüsteemist (nt DHS, võrguketas, põhiinfosüsteem) või (struktuuri)üksusest.

Dokumendipuu on dokumendihaldussüsteemi (DHS) sisestatud väljavõte liigitusskeemi sellest osast, kus teabe hoiukohaks on DHS.

Dokumendipuu on eitatud kolme tasandiga FUNKTSIOON → SARI → TOIMIK.

Funktsioon on üks või mitu tegevust või protsessi, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet. Funktsioonide alla kuuluvad sarjad.

Sari ühendab liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Samasse sarja koondatud dokumentidel on reeglina sama säilituskava. Sarjade alla kuuluvad toimikud.

Toimikut kasutatakse sarja kuuluvate dokumentide täiendavaks organiseerimiseks (näiteks aastate kaupa). Toimikutes asuvad dokumendid.

Allfunktsioone ja allsarju kasutatakse erisustena ning sellisel juhul on liigitusüksus allfunktsioon, allsari. Eraldi tasandit ei looda.

Funktsionaalsusnõuded süsteemile (töörühmas 24.04., 08.05., 22.05., 05.06., toimiku funktsionaalsuste töötuba 19.06, 14.08, 28.08).

Nõuetes on kirjeldatud nõudeid nii miinimumnõuetest, Delta TO-BE, olemasolevatest süsteemidest, asutustelt korjatud tagasisidest kui ka keskse dokumendihaldussüsteemi liigitusskeemi ja toimiku funktsionaalsuste töötoast.

(Süsteemiadministraatoril ja peaadministraatoril on võimalik teha kõiki toiminguid sarnaselt administraatorile(asutus), dokumendihaldurile, arhivaarile ning tavakasutajale.) Õigused täpsustamisel.

Töörühma töömaterjal

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, muutmine

Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid. x x x x Peaadministraator RAM DHT: Kas üksuse all mõeldakse

funktsiooni, sarja ja toimikut?

Jah.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, muutmine Miinimumnõudest

3.1.5., 3.1.6., 3.1.8

Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid.

x x x Administraator EMTA: Liigitusskeemi tasandid (miks toimik

vajalik) – kui muidu ei peeta vajalikuks, siis

toimik on vajalik AV dokumentide RA-le

andmisel. Kuskil varasemalt on saadetud infos

olnud, et RA jätab toimiku taseme alles e nad

eeldavad, et asutus annab sarjad üle aastakäikude

kaupa. MTA peab igal juhul aastad kokku

pakkima, sest meil on sarju kus on aastas üle 10

000 registreeringu.

Toimiku sisse peab saama luua alamtoimikuid

(kaustu), täna on meil nendeks liitdokumendid.

Keegi on toonud näite projektitoimikud,

kontrollitoimikud. Lisan näited piltidena:

RIA: Kas see tähendab, et teematoimikute

loomise võimalus kaob?

Dokumendipuule jääb kolm

tasandit: funktsioon, sari,

toimik. Alltoimikuid ei looda,

täiendavalt võimalik

märksõnastada.

Jah, teematoimikuid ei looda.

Kasutatakse märksõnastamist.

Lisamine Miinimumnõuetest

3.1.7.; 3.1.2.6.

Liigitustasandite mahule ja arvule ei ole

tehnilisi piiranguid.

x x x x Süsteem

Lisamine Uue tasandi lisamiseks peab lisaja olema

dokumendipuus üleneval tasandil.

x x x Administraator

Lisamine

Delta kirjeldusest

III.2.4.

Miinimumnõudest

12.2.1.

Uue tasandi loomisel võimaldab tasandile

metaandmete määratlemist, kontrollib

kõikide kohustuslike väljade täitmist.

Puuduse kohta annab süsteem teavituse.

x x x x Süsteem

Lisamine Liigitusskeemi

töötuba Võimaldab lisada dokumente. x Kasutaja

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Lisamine, arhiveerimine

Erinevad süsteemid

(sh Delta

kirjelduseest III.7.1.;

III.7.4.)

Liigitusskeemi

töötuba

Automaatne aastavahetus: aastapõhiste

periooditoimikute automaatne lõpetamine,

uue periooditoimiku automaatne loomine.

x Süsteem

Lisamine Delta TO-BE Võimaldab luua sisedokumentide ja

mustandite jaoks toimiku, mis ei ole seotud

ametliku dokumendipuu ega sarjaga.

Näide 1: Ühe võimalusena saab kasutada

dokumendipuus vastavasisulist toimikut, mis

ei ole arhiiviväärtuslik, sest vastavaid

andmeid ei pea Rahvusarhiivi üle andma.

Vastavat toimikut peab saama siis ka sealt

kustutada.

Näide 2: Toimikusse peab olema võimalik

koondada erinevaid linke dokumentidele.

x

Administraator RAB: "....neid ei pea kuhugi sarja või toimikusse

salvestama." Kus peavad dokumendid asuma, et

nad DHS-iga lingiksid, kas võrgukettal või

asutuse siseveebis või kasutaja arvutis või mujal?

Kuidas lahendatakse olukord, kui dokumendi

asukoht muutub? Kes neid katalooge haldab, et

sinna ei tekiks mitmeid versioone samast

dokumendist. Kui nad on registreerimata, siis on

ka leidmine raske.

RAM DHT: Mis on platvormist tulenevad

võimalused? Mida tähendab Administraatori ja

toimiku loomine siin? Mida saab teha

tavakasutaja? Mustandeid tuleb ka hallata, see

peaks olema võimalikult lihtne ja loogiline nii

kasutajale kui ka peakasutajale. Nt kui kavandile

on määratud sari, siis automaatselt kaob mustandi

kaustast? Kuidas kuvatakse mustandi kaustu, kas

kasutajal 1 kaust või mitu, kas näevad kõik on

personaalne - kui personaalne, siis kuidas saab

kaasata ka teisi kolleege? kas võimalik kaustas

faile kategoriseerida - nt lemmikute

funktsionaalsus Deltas?

Mis on kataloog, mis on kaust? Üleval ka sõna

üksus? Ettepanek kasutada ühes failis ühte

terminit, kui need käivad ühe ja sama asja kohta.

RIA: Kas mustandikaustu saab luua erinevate

õigustega? Nt mustandikaust konkreetse

osakonna jaoks aga nii, et teised osakonnad ei

näe selle kausta sisu?

:tick: Teemat käsitletakse

eraldi ärinõuete

täpsustamiseks. Hetkel

puudub analüüs.

Kataloog/kaust=toimik.

Viit/tähistamine Töörühm Viida lisamisel ei ole tähelisi/märgilisi

piiranguid, väli on tekstiväli.

x x x Administraator RIA: Kas siin on mõeldud ka individualiseerivaid

numbreid?

On mõeldud funktsiooni,

sarja, toimiku tähistamist.

Ei ole eraldiseisev nõue, on

üks metaväljadest.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Loendur/register Töörühm Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile

või liigile loendurit.

x x(päritav,

muudetav?)

Administraator RAM DHT: Mis loendurit siin mõeldud on? Kui

dokumendiregister, siis ettepanek, et

dokumendiregistrit saaks seadistada nii sarja kui

ka dokumendiliigi põhiselt.

Peakasutaja 1: saab määrata eraldi loendurit ja

kui ei ole määratud, siis loendab ise.

Kolme varasemalt kasutusel

olnud toimiku liigid

ühtlustatakse, jääb üks

toimiku liik, mis hõlmab kõigi

varasemate funktsionaalsust.

Asjatoimikul on eraldi

loendur. Kuivõrd uus toimik

omab kõikide toimikuliikide

funktsionaalsusi, siis on ka

edaspidi asjatoimiku

funktsionaalsust võimalik

kasutada.

Infoks asjatoimiku senine

seadistamise näide.:

Nõuet täpsustatud: saab lisada

lisaks sarjale ka liigile.

Loendur/register/

metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.

Võimaldab määrata erinevaid dokumendi

nummerdamise viise. Võimaldab määrata,

kas toimikus on iga dokument uue numbriga,

individualiseerivate numbritega, ilma

identifitseeriva numbrita.

x Administraator

Arhivaar

:tick: Loendurid eraldi

aruteluna.

Millal kasutame ilma

identifitseeriva numbrita

loendurit?

Kas kasutame antud lahendust

edaspidiselt?

Toimiku töötoas eraldi

dokumendi nummerdamise

viise ei toodud välja.

Kuvamine Töörühm Dokumendipuus on uus ja vana

dokumendipuu visuaalselt eristatavad.

Süsteem

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Kuvamine Erinevad süsteemid

Töörühm

Dokumendipuus on avatud, lõpetatud, suletud

tasandid eristatavad.

x x Süsteem

Kuvamine

Delta kirjeldusest

II.1.,

liigitusskeemi

töörühm,

töörühma

liigitusskeemi

töötuba;

miinimumnõuetest

3.1.25

Kuvab tasandeid kolmeastmeliselt.

Ei lase lisada tasandeid tasandite loogikast

erinevasse kohta (nt sarja toimiku alla).

x x x Süsteem

Kuvamine

Erinevad süsteemid

Töörühm

Kuvab tasandis olevate üksuste arvu

(dokumentide arvu). x Süsteem

Kuvamine

Erinevad süsteemid

Töörühm

Eristab visuaalselt piiranguga tasandid.

Võimaldab kasutajagruppide õiguste kohta

väljavõtet dokumendipuus.

x x Süsteem

Ei ole dokumendipuu nõue.

Administraatorile luuakse

eraldi võimalus väljavõtte

tegemiseks kasutajagruppide

õiguste ülevaate saamiseks, sh

funktsioonide, sarjade,

toimikute tasandil.

:tick: Täpsustame

kasutajagruppide analüüsi

juures.

Kuvamine

Miinimumnõuetest

(3.4.27.1.; 3.4.27.2.)

Dokumendipuu ekraanivorm on kättesaadav

kõigile kasutajatele ning selle kaudu on

võimalik kasutajal navigeerida kogu

dokumendipuus.

"Igal kasutajal, kes töötab sarja, toimiku või

dokumendiga, peab olema võimalus näha

selle sarja, toimiku või dokumendi konteksti

ehk teisisõnu tema metaandmeid ja tema

ülenevat toimikut või sarja (sarju); samuti

peab ta saama sarja, toimiku või dokumendi

kaudu neisse ülenevaisse olemitesse liikuda.

Märkus: Konteksti peab olema võimalik näha

ilma sarjast või toimikust lahkumata, nii et

töö toimikuga saaks katkestusteta jätkuda."

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Peakasutaja 1: va juhul kui tal õigused on

piiratud. Siinkohal arvestada, et et on erinevate

asutuste dokumendipuud ja asutuse enda

dokumendipuu.

Lisaks saaks asutus öelda, et dokumendipuu on

avatud organisatsiooni, funktsiooni, sarja,

toimiku tasemeni.

Dokumendipuu nägemise

õigused on seadistatavad

(:tick: õiguste haldus).

Kasutame miinimumnõude

sõnastust algse sõnastuse

asemel.

Kuvamine Dokumendipuud on võimalik sirvida

liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks.

St, et vajutades tasandi ees +/- märgil

avatakse/suletakse vastavas dokumendipuu

tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Liidetud otsingu nõudega.

Kuvamine Erinevad süsteemid Dokumendipuu tasandi nimetused toimivad

lingina, millele vajutades kuvatakse tasandi

detailsemad andmed (nt sarjad funktsioonis,

dokumendid toimikus).

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

:tick: Kuvamine on eraldi

nõue ja käsitletakse hiljem.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Kuvamine/õigused Erinevad süsteemid Dokumendipuu tasandite nimekirjas

kuvatakse ainult need tasandid/dokumendid,

mille vaatamiseks on kasutajal õigus.

x x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

Harju MK: Kas see ei piira kasutaja ülevaadet,

milline on liigitusskeem tegelikult? Võiks pigem

olla nii, et näha on kõik dok.puu üksused, aga

neile klikkides ei avane see, millele kasutajal

ligipääs puudub ja süsteem ka vastava selgituse

kuvab: nt õigused puuduvad. Kui ma nüüd

õigesti aru saan, mida see dokument kirjeldab…

märksõna õigused juures see võimalus on,

milleks siis kuvamise juures seda piirata? Või

siin on mõeldud, et kõik asutused on ühes DHS-

is, siis on see arusaadav.

Tasandeid/dokumente, millele

kasutajal ligipääs puudub,

kasutajale ei kuvata (sh ka

mitte kirjega "juurdepääs

puudub".

Kuvamine, lemmikud Delta: TO-BE Võimaldab dokumendipuu tasandeid lisada

lemmikutesse.

x x x Kõik rollid

vastavalt õigustele

EMTA: Tavakasutaja peab liikuma läbi

dokumendipuu – OT-s on võimalik erinevaid

objekte märkida „Lemmikuks“, seega on

võimalik jõuda ühe klikiga soovitud objektini, on

see siis sari, toimik või mõni konkreetne

dokument.

Kuhu tekib lemmikute kaust? Kas see on otse

töölaualt kasutajale nähtav või peab kaustani

jõudmiseks hakkama eraldi navigeerima? nt

Delta võimaldab luua otseteed

sarjadest/toimikutest, millele on vajalik kiire

juurdepääs ning otsetee all olevad objektid on

kasutajale igas vaates kättesaadavad.

Lemmikute halduse võimalus

ka TO-BEs.

Lemmikute lahendus ja kuva

selguvad eraldi analüüsil.

Arvestatakse, et lahendus

oleks kasutajale mugav.

Muutmine Miinimumnõudest

3.1.8

Võimaldab muuta loodud dokumendipuu

tasandi infot.

(lisaks loomisele on võimalik ka

olemasolevat tasandit muuta, nt: täpsustada

pealkirja, liigituskeemi muutmine)

x x x Administraator

Arhivaar

Peakasutaja 1: siin peaks olema arhivaar ka. Lisatud.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

.....

Liigitusskeemi

töörühm

Miinimumnõuetest

(3.4.1.1. -3.4.16.)

Miinimumnõudest

3.4.13.

Miinimumnõudest

5.1.33.

Võimaldab funktsiooni, sarja, toimiku

paigutamist teise kohta dokumendipuus,

tagades kõigi nendega seotud toimikute ja

dokumentide ümberpaigutamise (nt ka

lohistades?)

Ümberpaigutamise käigus dokumendipuu

tasandite tasandid ei muutu, seega saab

ümber paigutada tasandi ainult sellise üleneja

koosseisu, millel võivad olla vastavat tasandi

alanejad. Nt saab liigutada toimikut ühe sarja

alt teise sarja alla, kuid ei saa liigutada

toimikut teise toimiku ega funktsiooni

vahetuks alanejaks.

Ümberpaigutamisel viit ei muutu.

"Tagab, et ümberpaigutatud toimikud ja kõik

nende sisuelemendid liigitatakse ümber ja

toimikutele antakse tähised, mis vastavad

nende uuele asukohale liigitusskeemis.

Märkus: See tähendab, et iga sari ja toimik,

mis on ümber paigutatud, saab uue tähise ja

täieliku tähise ehk viida ."

ümberpaigutatud sarjade ja nende

sisuelementide suhtes kohaldada lisaks

olemasolevatele säilitamise ja eraldamise

ajakavadele ka uue üleneva sarja mis tahes

päritavaid säilitamise ja eraldamise

ajakavasid.

Võimalik valida olemasoleva ja uue ajakava

vahel.

x x x Administraator

Arhivaar?

TTJA: Annaksin siin arhivaarile teostamise

õigused.

TA: "Ümberpaigutamisel viit ei muutu." Kas

vajadusel on võimalik viita n.ö käsitsi muuta?

RAM DHT: "Võimaldab funktsiooni, sarja,

toimiku paigutamist teise kohta

dokumendipuus,..." Mida see tähendab?

"Ümberpaigutamisel viit ei muutu." Kas siin

mõeldakse dokumendi viida numbrit? Kui jah,

siis peaks viidas sarja tähis muutuma, registrist

tulenev number mitte.

RIA: Asjatoimiku näitel: kui toimik on tehtud

algselt vale sarja alla ja see liigutatakse õigesse

sarja, siis miks ei muutu ka viit vastavalt sellele?

Nt asjatoimik on tehtud sarja 5-10 alla aga

olemuselt peaks kuuluma sarja 5-11 alla, siis

peaks ümbertõstmisel ka viit automaatselt õigeks

muutuma.

Mida tähendab lause: Nt saab liigutada toimikut

ühe sarja teise sarja alla, …

Harju MK: Ei saa hästi aru, mille jaoks selline

funktsionaalsus vajalik on?

Nt toimiku asukoha

muutmisel (valesti/muu

muudatus) ei saa seda tõsta

otse funktsiooni alla, saab

tõsta teise sarja alla.

Kirjeldatud ka 6 eraldi

nõudena, lisatud alla.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

Liigitusskeemi

töörühm

Miinimumnõuetest

(3.4.1.1. -3.4.1.2.)

Võimaldab funktsiooni, sarja, toimiku

paigutamist teise kohta dokumendipuus,

tagades kõigi nendega seotud toimikute ja

dokumentide ümberpaigutamise ühe

toiminguna (nt ka lohistades).

Ümberpaigutamise käigus dokumendipuu

tasandite tasandid ei muutu, seega saab

ümber paigutada tasandi ainult sellise üleneja

koosseisu, millel võivad olla vastavat tasandi

alanejad. Nt saab liigutada toimikut ühe sarja

alt teise sarja alla, kuid ei saa liigutada

toimikut teise toimiku ega funktsiooni

vahetuks alanejaks.

Administraator

Arhivaar

Kasutuslood:

- looja eksimus tasandi

loomisel;

- asutuste vaheline

teemade/valdkondade

üleandmine;

- asutusesisesed

struktuurimuudatused

(lisanduvad tegevused,

muutuvad tegevused);

- liigitusskeemi muudatused

(sari: A oli F: X all aga asutus

leidis, et need kindlasti peaks

olema F: X all, peaks olema

F: Y all. Siis ei pea ühte sarja

sulgema ja teises kohas sama

nimega avama. Nt

funktsioonide koondamine

või laiendamine.),

- töökorralduslikud

muudatused (nt kasutusel

projektitoimikud, muudeti

periooditoimikuks).

Töörühm: Kui

dokumendipuus on vaja teha

muudatusi (ühendada, jagada,

tõsta ümber tasandeid), vana

tasand suletakse ja avatakse

uus.

Ei tõsta ümber tasandeid.

Tõstetakse dokumenti, lisatud

nõudena.

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.2.

Võimaldab kaks sarja ühendada ühe

toiminguga. x

Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.3.

Võimaldab sarja kaheks sarjaks jagada ühe

toiminguga. x

Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõudest

3.4.5.

Kui mis tahes sarjad ümber paigutatakse,

peab EDHS tagama, et ümberpaigutatud

toimikud ja kõik nende sisuelemendid

liigitatakse ümber ja toimikutele antakse

tähised, mis vastavad nende uuele asukohale

liigitusskeemis.

Märkus: See tähendab, et iga sari ja toimik,

mis on ümber paigutatud, saab uue tähise ja

täieliku tähise ehk viida.

x Süsteem

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.13.; 5.1.33.

Tasandi liigutamisel, ühendamisel, kaheks

sarjaks jagamisel võimaldab valida

olemasoleva ja uue ajakava vahel.

x x Administraator

Arhivaar

Muutmine Miinimumnõuetest

3.4.14.; 5.1.8.

Kui mis tahes tasand ümber paigutatakse,

säilituskava muudetakse, peab süsteem

nõudma, et sisestaks metaandmetesse

põhjuse.

x x Süsteem

Muutmine Töörühm

Võimaldab dokumenti ümber tõsta (ümber

liigitada). Ümberliigitamisel muutub

dokumendi viit (sari) uue liigitusüksuse järgi,

kui dokument on registreeritud, siis

dokumendinumber jääb samaks.

x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

:tick: Dokumendi tõstmist

arutatakse eraldi teemana.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Muutmine

Miinimumnõudest

3.1.2.

Hoiab püsivalt alal dokumendipuu

tasandi viite- ja muu tervikluse tehtavatest

toimingutest sõltumata.

"EDHS peab alati säilitama oma sisemise

tervikluse (relatsioonilise vm tervikluse),

sõltumata:

• hooldustegevustest;

• muudest kasutaja tegevustest;

• süsteemi komponentide riketest.

Märkus: Teisisõnu ei tohi tekkida olukorda,

kus kasutaja mingi toiming või tarkvararike

tekitab EDHSis või selle andmebaasis

vastuolu."

x x x Süsteem Peakasutaja 1: mida see tähendab? Lisatud miinimumnõude

sõnastus töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ei ole dokumendipuu nõuete

osa, on süsteemi terviku osa.

Ei vaja eraldi nõudena

kirjeldamist

Kustutamine

Miinimumnõudest

3.4.18.

Võimaldab kustutada ainult neid

dokumendipuu tasandeid, mille koosseisus ei

ole alamtasandeid (sh dokumente).

Kustutamisel küsib teistkordset kinnitust

dokumendipuu tasandi kustutamise

kinnitamiseks. Kustutamise kinnitamise

vaates kuvatakse dokumendipuu tasandi

nimetus ja alltasandite loetelu (olemasolul).

Alltasandi olemasolul kuvatakse teade:

"Kirjet ei saa kustutada kuna sisaldab

alltasandeid/dokumente". Toimingut on

võimalik katkestada. Kustutamise teistkordsel

kinnitamisel kustutatakse dokumendipuu

tasand.

x x x Administraator

Arhivaar?

TTJA: Jätaksin teostajaks siia ka arhivaari.

Otsing, kuvamine Liigitusskeemi

töötuba

PINAL

Delta kirjeldusest

III.3.2.

Võimaldab dokumendipuu loendis väärtuseid

sorteerida, filtreerida ning kasutada otsingut.

Dokumendipuud on võimalik sirvida

liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks.

St, et vajutades tasandi ees märgil

avatakse/suletakse vastavas dokumendipuu

tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

Otsing otsib dokumente ning filtreerib

liigitusskeemi vastavalt sellele, kus otsingule

vastavaid dokumente leidub. Kasutatakse

üldist täistekstiotsingut ehk näidatakse samu

dokumente, mis saadakse sama päringu

sisestamisel tavalisse otsingukasti.

Otsingukasti ees olevast nupust saab avada

lisaväljad, kus saab otsingut kitsendada

registreerimise kuupäeva vahemiku ja/või

dokumendiliigiga.

x x x Kõik rollid

vastavalt ligipääsu

õigustele

RAM DHT: Kõik rollid saavad otsingut

kasutada, aga otsingu tulem sõltub kasutaja

kasutusõigustest.

RIA: Kus ja kuidas puus otsingut kuvatakse?

Liigitusskeemi töötuba: liigitusskeem ei ole hea

dokumentide otsimiseks.

RIA: Kas lisaks puu otsingule on võimalus

kasutada ka detaiselt otsingut

dokumentide/tööülesannte/toimikute otsimiseks?

Kuva täpsustub.

V: Jah, ka detailotsingu

võimalus luuakse.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Otsing

(ekraanivormi juures teema

(dokument)

Delta: TO-BE Võimaldab dokumentide asukohta valida

asukoha puustruktuurist.

x ? TTJA: Kõik rollid vastavalt ligipääsu õigustele.

RAM DHT: Ei saa aru, mida siin mõeldakse.

Peakasutaja 2: kas siin on mõeldud lähen puusse

ja algatan vastavas sarjas dokumendi. Siis see

peaks tulema süsteemist ja tavakasutaja algatab

vastavast sarjas dokumendi.

:tick: Täpsustub dokumendi

ekraanivormi detailanalüüsi

käigus.

Otsing, õigused

Miinimumnõudest

4.1.22.

A-Dok kirjeldusest

2.6.1.1.

Kui kasutaja teeb sisuotsingut, ei tohi

süsteem näidata tulemuste loetelus ühtegi

dokumenti/tulemit?, millele kasutajal ei ole

juurdepääsuõigust.

Olenevalt, kas otsing kuvab ka funktsiooni,

sarja infot tulemina!?

Kasutajale ei kuvata erinevates vaadetes ka

leivapururiba, millele tal õigused puuduvad.

x x x x Süsteem

Ei kirjeldata eraldi nõudena.

Täiendavalt lisatud töörühma

08.05 kohtumisel nõue "Kui

kasutaja saab ülesandena

dokumendi, mis asub

tasandis, millele talle õigused

puuduvad: ...."

Õigused, kuva

Töörühm

Kui kasutaja saab ülesandena dokumendi,

mis asub tasandis, millele talle õigused

puuduvad:

• ülesande saamise hetkel antakse talle

õigus dokumendile;

• samast hetkest, kuvatakse talle

dokumendi asukoht nii

dokumendipuus kui leivapururajal.

• tasanditel liikudes on võimalik jõuda

kasutajal ainult konkreetse

dokumendini, mis ülesandeks

edastati. Teisi dokumente/tasandeid

talle ei kuvata.

Süsteem

Seos. Kas eraldi õiguse

saanud kasutaja näeb ka

piiratud õiguste pealkirju (ei

ole võimalik avada). Näeb

pealkirja ja nr-it nt.

:tick: Arutame täpsemalt

õiguste ja seoste analüüsil.

Õigused

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

4.1.2.

Võimaldab lisada/muuta/kustutada määrata

õiguseid dokumendipuu tasandile.

x x x x Administraator

Muudetud/täpsustatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ühendaud järgneva nõudega

"Võimaldab dokumendipuu

tasandi õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

.".

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

4.1.2.; 4.1.14.

Võimalus lisada dokumendipuu õigustesse

kasutajagruppe.

Võimaldab dokumendipuu tasandi õigustes

kasutaja ja kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist.

x x x x Administraator

EMTA: Liigitusskeemi kaudu õiguste jagamine

võib olla liiga ebamugav – RMIT koostas kunagi

asutuse jaoks õiguste tabeli osakondade ja

ametikohtade kaupa. Lihtsustatult öeldes kui

meile peaks tulema tööle uus dokumendihaldur,

siis lisame ta dokumendihalduse gruppi ning ta

pärib samad õigused, mis teistel

dokumendihalduritel. Jah, algne struktuuri

ehitamine on keeruline, aga võiks uurida, kas

seda ei saaks AD-st. Ühel kasutajal võib olla

lisamise õigus 100 erinevas sarjas ja lugemise

õigus 10 sarjas. Meie jaoks on väga oluline, et

pääsuõigusi oleks võimalik anda/eemaldada igale

objektile eraldi.

Peakasutaja 1: igal asutusel on oma

administraatori grupp. Ja see grupp peab olema

lisatud ülenejaks. Kui inimesed vahetuvad, siis

vahetatakse grupis inimesi, ei muudeta

dokumendipuud.

Tasandite ligipääsu õigustesse

on võimalik lisada gruppe.

Teemat käsitletakse õiguste

juures.

Muudetud/täpsustatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Ühendatud eelneva nõudega.

Õigused

Miinimumnõuetest

3.4.12.; 3.2.10;

3.2.11.

Hierarhilise dokumendipuu madalamatel

tasanditel avatavad tasandid peavad pärima

kõrgemate õigused.

Päritud õigusi on võimalik muuta.

x x x x Süsteem/

Administraator

TTJA: Kas siin ei peaks olema "Süsteem", kuna

pärib ülevalt poolt andmed?

Automaatselt süsteem,

muudetav administraatori

rollis.

Õigused Delta: TO-BE

Erinevatele dokumendipuu tasanditele peab

saama korraga määrata samasuguseid

õiguseid. Sarjad võivad olla samade või

erinevate funktsioonide all, toimikuid võivad

olla samade või erinevate sarjade all.

x x x Administraator

Dokumendipuu nõudena ei

lisata.

Lisame nõude ideepanka.

Õigused Õiguste muutmine (lisamine, eemaldamine)

peab olema võimalik

dokumendipuu erinevatel tasemetel.

x x x x Administraator TA: Õiguste muutmine peab olema võimalik ka

dokumendi tasandil.

Laieneb ka dokumendi

tasandile (hetkel ei ole veel

käsitlusel).

Tõstetud kokku nõudega,

muudetud sõnastuses

"Võimaldab dokumendipuu

tasandi õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

."

Õigused

Võimaldab dokumendipuu tasandi õiguste

eemaldamist ja lisamist ka siis, kui

dokumendi tasandil on õiguste pärimine

maha võetud.

x x x x Administraator :tick: Täpsustame tervikuna

õiguste halduse juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused Delta: TO-BE

Dokumendipuu tasandile õiguste haldamisel

peab saama määrata, kas õigused hakkavad

kehtima muutmise hetkest või tagasi

ulatuvalt.

x x x x Administraator

TA: Kuidas saab õiguseid määrata

tagasiulatuvalt? Edasiulatuv õiguste andmine

oleks küll vajalik (nt uuele teenistujale katseaja

lõppemise ajast, ametikoha muutumisel, uuele

kohale asumise ajaks).

EMTA: Mis väärtust annab see, kui õigused

hakkavad kehtima tagasiulatuvalt? Või kuidas

see peaks välja nägema? Kuidas saab

tagasiulatuvalt dokumente registreerida jne.

Nt: Andes toimikule A õiguse

osakonnale X, on võimalik

valida, kas osakond X näeb ka

juba toimikusse A loodut või

ainult seda sisu, mis edaspidi

toimikusse A lisatakse.

Hetkel vajadus nõude järgi

puudub. Ei lisata

dokumendipuu nõuetesse.

Õigused

Võimaldama määrata, kas dokumendipuu

tasand kuhu kasutajal pole juurdepääsuõigusi,

ei kuvata antud kasutajatele või need

kuvatakse liigitusskeemis punast

värvi/sõnastusega "juurdepääs puudub", kuid

ei ole avatavad.

x x x Administraator

Dubleeriv nõue. Sõnastatud

kuvamine/õigused märksõna

juures.

Õigused Infokorje PPA

Võimaldab piirata asendaja õiguseid.

Näiteks määrata, et valitud sarjas vms

dokumendipuu tasandi all olevate

dokumentidega seotud tööülesandeid ei

kuvata asendajale (st asendaja ei saa

asendamise tõttu neile ka nägemise õiguseid).

x x x

Administraator

Asendatav?

TTJA: Õiguste pärimist töövooga ei saa sel juhul

lubada.

TA: Kas asendamine kandub üle automaatselt

RTIPist või on ainult asendamise „käsitsi“

määramise võimalus?

"Asendatav?" Vajadus võib olla erinevates

str.üksustes ja valdkondades erinev. Asendaja

õiguseid peab kindlasti saama määrata ka

asendatav.

RIA: Kuidas see täpsemalt töötab? Kui nt x sarja

puhul saab määrata, et asendaja ei peaks neid

dokumente nägema ega ka saama nende

nägemisõigust ka töövooga, kuid kui tekib

olukord, et asendajal on siiski vaja asendamise

perioodil töövooga edastatud dokumente näha,

kas siis saab vajadusel sellele konkreetsele

asendajale ikkagi õigused anda?

EMTA: Asendaja peab pärima vaid konkreetsete

tööülesannete tegemiseks õigused. Kuna MTA-s

on õiguste paketid (osakonna, valdkonna, tiimi

põhised), siis tavaliselt asendajal ongi olemas

sama ligipääs sarjadesse, mis asendataval. Kuid

samas annab ka töövoog asendajale vajalikud

pääsuõigused konkreetse tööülesande täitmiseks.

Peakasutaja 1: täna on see PINALis lahendatud

töövooga ja see ei ole piisav. Lisaks peaks saama

öelda ka toimiku põhiselt seda.

Peakasutaja 2: õigused lähevad kaasa küll

töövooga aga samas asendajale peab jääma

sellele dokumendile ka ligipääs pärast ülesande

täitmist. Asendaja üldjuhul ei asenda ükskord

vaid võib hiljem tulevikus ka olla vaja ligipääsu

nendele dokumentidele mis osas ta asendas.

Asendus liigub automaatselt

RTIP (liides).

Asendust on võimalik ka

käsitsi määrata.

Piiratud õiguste andmine

käsitsi (nt administraatori

poolt) on tehniliselt võimalik.

:tick: Arutatakse täpsemalt

asendamisega seonduva

ärinõuete juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Õigused, jpp Delta: TO-BE

Võimaldab seadistada dokumendipuu tasandil

juurdepääsupiirangut, selle alust ja kehtivuse

perioodi.

Uue dokumendi loomisel peab olema

juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäev

eeltäidetud kehtivuse alusel ja seda peab

saama muuta.

x x(päritav,

muudetav) Administraator

RAM DHT: Funktsioonile, sarjale ja toimikule ei

saa ju seadistada JPP kehtivusaega.

JPP kehtivus aeg tuleneb konkreetsest

dokumendist, kas selle loomisel või saamisel.

Dokumendile saab tulla sarjale / toimikule

määratud AK alus.

RIA: Mida on mõeldud JP kehtivusperioodi all?

Kuidas on võimalik nt sarjale määrata JP

kehtivust? Mina ei oskaks ennustada, millal

mingi sarja JP läbi võiks saada. Ka Deltas saab

praegu lisada ainult JP aluse aga mitte kehtivust.

Kas uue dokumendi loomisel võetakse

dokumendi JP-ks vaikimisi sarja JP? JP sõltub

konkreetse dokumendi sisust, mis ei pruugi

kattuda sarjale määratud vaikimis JP alustega.

Sarjale saab lisada (sarjalt

toimikule sh ka päritava) jpp

aluse, kandub dokumendi

loomisel vaikimisi dokumendi

ekraanivormile, on muudetav.

Alus on seotud

klassifikaatoriga, mis ühtlasi

arvestab ka piirangu perioodi.

Õigused, jpp -

Kui tasandile ei ole seadistatud

juurdepääsupiirangut aga selles on varasemalt

korduvalt kasutatud piiranguid, pakub

süsteem neid kasutajale uue dokumendi

loomisel.

x Süsteem

Ei lisa nõudena.

:tick: Arutame täpsemalt

dokumendi loomise juures.

JPP valiku tegemisel. Lisame

ka ideepanka.

Õigused, toimingud Miinimumnõudest

3.4.17.

Võimaldab uute dokumentide liigitamist

(hõlmamist ja registreerimist) ainult avatud

liigitustasandile. Järgdokumente on võimalik

lisada ka "Lõpetatud" toimikusse.

x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

Järgdokumentide täpsustus

avamine/sulgemine märksõna

all.

Õigused Infokorje HTM

Võimaldab määrata, et kasutaja saab lisada

toimikusse dokumente ning näeb toimikus

üksnes enda loodud dokumente. Võimaldab

määrata täiendavalt kasutajad või

kasutajagrupid, kes näevad toimikus kõiki

dokumente.

x Administraator

Andes kasutajale õiguse toimikusse dokumente

luua, näeb kasutaja ka teisi samasse toimikusse

loodud dokumente. Vajadus võimaluse järele, et

näeks ainult enda looduid.

:tick: Arutame täpsemalt

õiguste analüüsi juures.

Metaandmed Miinimumnõudest

12.2.1.

Võimaldama dokumendipuu eri tasanditele

metaandmete määratlemist eri tasanditele.

x x x Administraator

Muudetud/täiendatud

sõnastust töörühma 24.04

kohtumise järgselt.

Viidud kokku uue tasandi

lisamise nõudega.

Metaandmed Võimaldama säilitustähtaja omistamist.

x x Administraator

Täpsemalt Arhiveerimine

Metaandmed juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Metaandmed Delta: TO-BE

Võimaldab suletud toimikus muuta

dokumentide metaandmeid, sh nende

dokumentide metaandmeid, mis asuvad TV-

de juures.

x

Administraator

Arhivaar?

Dokumendihaldur

?

TTJA: Tundub mõistlik, et kõik nimetatud

saavad seda teha või siis vastavalt sellele, kas

dokument asub (nagu Delta puhul) dok.loetelus,

siis saaks admin ja dok.haldus ning kui arhiivis,

siis saaks admin ja arhivaar.

RIA: Kui suletud toimikus olevate dokumentide

juurdepääsupiirangud hakkavad läbi saama, siis

kes saab pikendada või eemaldada JP märke, kas

see võimalus jääb vastutajale alles või see on

ainult administraatoril?

Peakasutaja 2: kõigil kolmel rollil võib olla vaja

suletud toimikus teha parandusi. Kui TV

tähendab töövoogu, siis mis metaandmed on

töövoos mida peaks saama muutma?

Kristi: Mis tähendab see TV-de juures

metaandmete muutmine?

Suletud toimikus

metaandmete muutmine

rollipõhine.

:tick: JPP muutmist/

eemaldamist käsitletakse

eraldi teemana.

Metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.; A-Dok

2.6.1.3.1.

Võimaldab määrata, millised liigid on

lubatud, pärib alanejale. x(valikuline)

x või

x(päritav

,

muudetav

)

x(päritav,

muudetav) Administraator

Metaandmed, vaade Delta: TO-BE

Arhiiviväärtuslikud tasandid peavad olema

vaadetel eristatavad mittearhiiviväärtuslikest,

et tavakasutajad seda teadvustaksid.

x x?

Administraator

Näevad kõik

kasutajad vastavalt

õigustele

Hetkel kasutuses sarja nimetuses nt.

Jääb hetkel nõudena välja.

Võimalus pealkirjastada

sarjasid, lisades tekstilise viite

pealkirjale. Info olemas

metaandmetes, säilituskava

juures.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Vorming

Delta: TO-BE

Töörühm

Vähemalt arhiiviväärtuslikel tasanditel on

automaatne failivormingu kontroll, mis lubab

salvestada ainult aktsepteeritud

failivorminguid.

Süsteemis loodavad dokumendid luuakse

arhiivivormingutes.

x Süsteem

RAM DHT: Kas see on vajalik eristada süsteemis

AV või mitte AV failivormingute kontrolli osas?

Kas siin ei või tulla takistusi / segadust

tavakasutajatel dokumentide loomisel? Teise

asutuse saadetud dokumentide registreerimine

sellesse sarja? Mis failivorminguid siin

konkreetselt silmas on peetud?

Vormingud arhiiviseaduse

Lisa 1-s:

https://www.riigiteataja.ee/akt

/129122011229?leiaKehtiv.

UDHS-is loodavate

dokumentide kohta lisatud

eraldi nõue "Süsteemis

loodavad dokumendid

luuakse arhiivivormingutes."

Töörühma kirjeldatud nõue

22.05.

:information: Rahvusarhiivi

seisukoht täpsustatud: kas

Rahvusarhiiv võtab vastu ka

arhiivivormingust erinevaid

formaate (nt kodanike

pöördumised, teiste asutuste

pöördumised)?

Vastus: Kogu failidega

seonduv on ja jääb meie

kanda, ehk siis ka tuleviku

osas kehtib printsiip, et

võtame failid vastu ükskõik

millises vormingus need ka

poleks ning otsustame ise

nende "elujõulisuse" üle ja

konverteerime/migreerime

vastavalt vajadusele ja

olemasolevale

kompetentsusele.

Kirjeldatud eraldi nõudena

"Süsteemis loodavad

dokumendid luuakse

arhiivivormingutes."

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Metaandmed Delta: TO-BE Võimaldab toimikule määrata vastutaja(d). x x(päritav,

muudetav)

Administraator

Kas ka

tavakasutaja???

RIA: Kas vastutaja määramine on võimalus või

kohustus? Millistele toimikutele? Kui toimik

sisaldab asjatoimiku funktsionaalsust, siis

asjatoimiku looja on ka automaatselt selle

vastutaja.

Kui on kohustus määrata vastutaja, siis kes see

peaks olema näiteks käskkirjade sarja/toimiku

puhul?

Peakasutaja 1: milleks see?

Peakasutaja 2: kui on aastapõhine toimik, siis

vastutajaid pole, on vastutajad

dokumendipõhiselt, kui toimiku põhine, siis

tavaliselt on tavakasutaja toimiku vastutaja kui

mitu töötajat lisavad toimikusse dokumente, siis

on asutuse korralduse küsimus kes määratakse

vastutajaks võib olla ka vahetujuht.

Tegemist on võimalusega.

Igale toimikule ei pea

määrama vastutajat.

Vastutajaid saab olla mitu.

Metaandmed Lisandus toimiku

funk. töötoa järgselt Võimaldab määrata märksõnu. x(valikuline)

x või

x(päritav

,

muudetav

)

x(päritav,

muudetav) Administraator

Märksõnastamine on eraldi

analüüs.

Metaandmed Delta kirjeldusest

III.3.3. (osakond)

Võimaldab siduda tasandit

struktuurüksusega.

Seost võimalik kasutada vaadete loomisel,

õiguste määramisel.

x Administraator

Arhivaar

Lisatud 07.05.2024.

Korduv. Olemas õiguste all

sõnastuses "Võimaldab

dokumendipuu tasandi

õigustes kasutaja ja

kasutajagruppide

lisamist/muutmist/kustutamist

."

Metaandmed Miinimumnõuetest

3.1.9.

Võimaldama administraatorirollil määrata

seadistamise ajal kindlaks pealkirjade

andmise mehhanismi(d).

Kas on vajalikud? Olemas nõue, et pealkiri

on tekstiväli.

x x x Administraator Nt WD-s oli võimalik, aga seda tehti liigi

seadistustest. Jääb nõuetest välja.

Metaandmed Miinimumnõuetest

3.1.10.

Võimaldama kõikidele sarjadele ja

toimikutele lisada tekstilisi selgitavaid

märkusi (kirjeldusi) ja lisaks funktsiooni

kirjeldusi (tööprotsessid, tegevused) ja

volitusi, kui seda on nõutud.

x x x Asministraator

Arhivaar

Ei vaja nõudena kirjeldamist.

Eraldi kirjeldatud

metaandmetena.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Välja saatmine Delta: TO-BE Võimaldab konfigureerida dokumentide

automaatset väljasaatmist.

x x x Administraator TTJA: "funktsioon" X tundub siin üleliigne. Või

on mõeldud seda, et kui funktsioonil on see ära

määratud, siis liigub sarjale ja toimikule see valik

kaasa?

RIA: Kuidas see funktsionaalsus töötaks? Kui nt

väljamineva kirja dokumendiliigil on seadistatud

automaatne väljasaatmine, siis kuidas süsteem

saab aru, kui dokument on vaja välja saata

krüpteeritult?

Peakasutaja 1: lisaks saab seda dokumendiliigi

pealt ka teha, ma loodan.

Peakasutaja 2: admin määrab ära millistes

sarjades võib dokumente automaatselt välja saata

või siis dokumendiliigi põhiselt.

Funktsioonilt võimalik

seadistada liigid, päritav.

Sarja tasandil ka vajadusel

muudetav.

Krüpteeritud failide saatmise

automatiseerimist arutame

täpsemalt lahenduse analüüsil.

Saab määrata liigilt, võimalik

seadistada täiendavalt ka

tasandite kaupa saatmise

õigus.

Vastuvõtmine

Võimaldab konfigureerida dokumentide

automaatset vastuvõtmist, menetlusse

suunamist.

x x x Administraator TTJA: mida täpsemalt tähendab?

RIA: Mida see tähendab?

Võimalik nt vastu võtta

klassifitseerija/kratti edastatud

dokumente.

Võimalik kindlaks määrata

automaatsed tingimused

saatmaks dokumenti DHS-i

kindlasse sarja ning süsteem

oskaks paigutada dokumendi

avatud toimikusse.

Ei ole esmases skoobis.

Täpsustame ajakava.

Eksport, import

Delta: TO-BE

Miinimumnõuetest

(3.1.11.1.;3.1.11.2.;

3.1.12.; 3.1.13.;

3.1.18.; 3.1.19.;

3.2.16. )

Toetab dokumendipuu või selle osa eksporti

ja importi süsteemist, koos kõigi selle

metaandmetega ja säilituskavaga, XML

kujul.

Näide: Funktsioonide ja sarjade

(dokumentide) eksportimist ja importimist

saab kasutada nt testkeskkondade loomiseks

vms.

x x x Administraator

TTJA: "organisatsioon" Arvan, et siin võiks x

olla küll. Nt ASTRAs on organisatsiooni

kirjeldus, võiks siis juba kogu infot

eksportida/importida.

EMTA: Liigitusskeemi eksportimise võimalus

ASTRA-st – on võimalik, et kõik liigitusskeemis

olevad sarjad ei olegi DHS-s, vaid ka erinevates

rakendustes. Siis peaks olema võimalus valida,

mida importida ja mida mitte.

Kristi: kas ainult XML kujul või ka csv?

Ei kirjelda nõudena.

Ideepank.

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Webdesktop

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Võimaldama lõpetada mitteaktiivseid

tasandeid.

Liigitusüksuste lõpetamine ja kuvamine? Nt

webdesktopis ei kuvata lõpetatud üksuseid

puus. On nähtavad ainult nimekirjavaates.

"EDHS peab võimaldama

administraatorirollil sari või toimik sulgeda

või mitteaktiivseks märkida, et vältida uute

toimikute lisamist sellesse sarja või

uute dokumentide lisamist sellesse

toimikusse."

x x x Administraator

Visuaali juures kirjeldatud

täiendavalt visuaalne

eristamine. Sulgemine

sisaldub eraldi nõudes.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimiku avamist ainult sulgemata

sarjas.

Võimaldab luua tasandi sulgemata üleneja

alla.

x x x

Administraator

Arhivaar

RIA: Kehtib aastapõhise toimiku puhul aga mitte

asjatoimiku puhul (vt eelmist kommentaari).

Suletud sarjas ei saa avada

toimikut (olemata toimiku

omadustest).

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Võimaldab toimikute loomist, avamist (sh

taasavamist) ja sulgemist (sh taassulgemist).

Toimik võib omada järgmisi staatuseid:

Avatud

– Toimikusse saab lisada uusi dokumente.

Lõpetatud

– Toimikusse ei saa lisada uusi dokumente,

kuid saab lisada toimikus olevatele

dokumentidele vastus/järgdokumente ning

toimikus olevaid dokumente saab muuta.

– Pooleliolevad (registreerimata) uue

dokumendina algatatud dokumendid viiakse

automaatselt üle järgmise perioodi

toimikusse.

– Toimikuid peab olema võimalik ka kohe

lõpetamise järel sulgeda.

Suletud

– Toimikusse ei saa lisada

vastus/järgdokumente, toimikus olevaid

dokumente ei saa muuta.

– Algatatud pooleli menetlused saavad

jätkuda.

Toimiku lõpetamine ja sulgemine on

automaatsed tegevused kui eelnevalt on

vastavad tingimused (lõpetamise kuupäev,

sulgemise kuupäev) toimikule märgitud.

Kui toimikule lõpetamise ja sulgemisega

seotud tingimusi ei ole märgitud, on kasutajal

võimalik toimik lõpetada ja sulgeda, kui

sellega seotud tegevused on tehtud, märkides

toimikule lõpetamise ja sulgemise kuupäeva.

Taasavada saab toimikut, kui üleneja on

staatuses avatud.

Taasavamisel peab olema võimalik toimik

kohe sulgeda (ilma täiendava lõpetamise

tegevuseta).

Toimiku lõpetamiseks, sulgemiseks või

taasavamiseks on vajalikud administraatori,

arhivaari või vastutaja õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud

liigitustasandi metaväljade korrigeerimiseks

või tühjade liigitustasandite kustutamiseks on

vajalikud administraatori või arhivaari

õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud

liigitustasandile dokumentide lisamiseks on

x

Administraator

Arhivaar

Kasutaja vastavalt

õigustele

TTJA: "halduri" Seda terminit pole varem

kasutatud. Keda siin mõeldud on?

TA: Toimiku (ja ka töövoo) taasavamise

võimalus peaks olema ka dokumendihalduritel

või peaks olema halduril võimalus lisada see

õigus tema poolt määratud dokumendihalduritele.

RAM DHT: Millal toimik lõpetatakse ja millal

liigub suletud staatusesse, milliste kriteeriumite

alusel toimik millises staatuses on?

RAM DHT: "halduri" Mis õiguseid on siin

silmas peetud?

RIA: Kirjeldus sobib aastapõhisele toimikule aga

mitte asjatoimikule.

Kuna toimiku all mõeldakse ka asjatoimiku

funktsionaalsust, siis asjatoimiku avamine ja

lõpetamine peaks olema selle vastutaja ülesanne,

mitte administraatori ega arhivaari. Ka lõpetatud

asjatoimikut peaks vastutaja saama ise taasavada,

kui selleks peaks vajadus tekkima (mh

metaandmete muutmine).

RIA: Kuidas asjatoimiku puhul toimib? Kas

vastutaja saab vajadusel ise oma toimiku

taasavada ja vajadusel sinna uusi dokumente

lisada?

Ühtlustatud haldur,

administraator.

Teostajana dokumendihaldurit

eraldi ei lisata,

dokumendihaldur võib olla ka

arhivaari rollis.

Toimik saab avatud staatuse

loomisel. Loomisel on

võimalik märkida ka kohe

lõpetamise ja sulgemise

kuupäev. Kui lõpetamise ja

sulgemise kuupäeva ei ole

loomisel teada, on võimalik

need märkida hiljem.

Automaatset dokumendi

järje/vastuse ümber tõstmist

kalendriaasta vahetusel uue

aasta toimikusse ei kasutata.

Järg/vastus jääb algse

dokumendiga koos

toimikusse, kuhu see algselt

registreeriti.

Eraldi asjatoimikut UDHS-is

ei ole. Kasutaja loodud

toimiku saab kasutaja ise

avada ja sinna uusi

dokumente lisada. Täpsustub

õiguste analüüsis.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

vajalikud administraatori, arhivaari või

vastutaja õigused toimikule.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse,

siis varasema aasta toimikusse on seejärel

võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul

(nt kaks kuud) vaid olemasolevatele

dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla

perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel

ei ole võimalik toimikusse enam ka vastuseid

ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel

lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele

tavalisi seoseid.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Delta: TO-BE

Miinimumnõudest

3.4.17. (sulgemine)

Toimiku sulgemine tuleb muuta

kaheastmeliseks:

1. Esialgu toimik lõpetatakse, seejärel

suletakse.

2. Pooleliolevad (registreerimata)

alusdokumendid viiakse automaatselt üle

järgmise perioodi toimikusse.

3. Toimikuid peab olema võimalik ka

kohe lõpetamise järel sulgeda.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse,

siis varasema aasta toimikusse on seejärel

võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul

(nt kaks kuud) vaid olemasolevatele

dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla

perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel

ei ole võimalik toimikusse enam ka vastuseid

ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel

lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele

tavalisi seoseid.

VS tõstetakse järje registreerimisel

automaatselt uude toimikusse koos

eelnevatega?

x

TTJA: Ma pole veendunud, et lõpetamine ja

sulgemine eraldi vajalikud on, lisab klikke

juurde. Miks ei võiks see aastatoimik olla avatud

või töös staatuses järgmise aasta veebruari või

märtsini, kuhu on määratud sulgemine?

TA: Automaatselt ei peaks dokumenti tõstma,

kuid see võimalus võiks olla. Nt vastuse või järje

lisamisel esitatakse JAH/EI variandiga küsimus

„Kas liigitada dokument ja selle seosed

käesoleva aasta sarja?“.

RIA: 2. Kehtiks nt käskkirjade toimiku puhul aga

asjatoimikus võivad dokumendid olla

registreerimata seetõttu, et kasutaja on unustanud

seda teha ja neid dokumente ei ole vaja viia uude

asjatoimikusse.

Kes määrab kindla ajavahemiku?

Kuidas suletakse toimik, kas automaatselt

süsteemi poolt või teeb seda admin?

Harju MK: "VS tõstetakse järje registreerimisel

automaatselt uude toimikusse koos eelnevatega?"

See ei lähe kohe mitte. Praegu on Deltas selle

funktsionaalsusega probleeme, nt lepingud,

mille lisad/järjed tulevad hiljem, ja siis

tõstetakse kogu leping uude toimikusse ja

ajaarvamine, leidandmed ju muutuvad. Kui

dokument on registreeritud ühel aastal, siis peab

ta ka sama aasta toimikus olema koos hilisemate

dokumentidega (seostest otsimine ei ole

lahendus) mitte ei tõsteta aasta edasi…

arhiveerimise üks põhimõtteid ju… või on

rahvusarhiiv tänaseks päevaks teisel seisukohal?

Ja kui me läheme ainult andmetele üle, siis

muidugi ei oma see enam tähtsust. Lihtsalt

igapäevatöö kommentaar.

Peakasutaja 2: teostajaks administraator.

RIA: Kas toimiku sulgemisel saadab süsteem

enne teavituse, kui toimik sisaldab

registreerimata dokumente?

Toimiku avatuna hoidmisel

võib ekslikult

luua/registreerida dokumendi

nö vanasse toimikusse.

Järg/vastus algse juures ja

selles olevad dokumendid

jäävad seotuks algsega.

Liiguvad ainult uued loodud.

Ajavahemiku määrab

administraator, arhivaar,

vastutaja.

Eelseadistatud kuupäeva

alusel suletakse toimik

automaatselt, sõltub

seadistusest.

Automaatset tõstmist ei

kasutata.

Antud teavitus on vajalik.

Teavitused eraldi analüüs. Vt

ka nõuet: avamine,

lõpetamine, sulgemine.

*Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimiku sulgemiskriteeriumide

automaatset täitmist asjaajamisperioodi

lõppemisel (nt kalendriaasta lõpp või muu

kindlaksmääratud aastane tsükkel).

x

Administraator

Arhivaar

RAM DHT: Kas tsükkel on alati aastane?

Tsükkel on seadistatav.

Kirjeldatu üleval nõude

juures.

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Toimiku funk.

töötuba

Lõpetatud lepingud eraldatakse

aastavahetusel. x Süsteem

:tick: Lõpetatud lepingute

eraldamine aktiivsetest

lepingutest on eraldi analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Avamine, lõpetamine,

sulgemine - teavitus

Toimiku funk.

töötuba

Võimaldab edastada lõpetamata toimiku

kohta teavituse.

:question: Hinnata töörühmas kui suur ja

milline on vajadus, arvestades, et toimikul

kehtiv alates-kehtiv kuni kuupäeva lisamise

võimalus, võimalustena:

- ei vaja teavitust;

- kord aastas (aasta vahetusel teavituse

saatmist;

- 3 kuud pärast viimase dokumendi loomist

toimikusse;

- asutuse vaade/väljavõte jooksvaks

jälgimiseks, soovitud perioodi jooksul

meeldetuletuste käsitsi/vaatepõhiseks

edastamiseks;

- toimiku metaandmetesse eeldatava

kehtivuse kuupäeva lisamine (mis oleks

seotud teavituse saatmisega).

x ?!?

RIA: Kui toimikuksse ei ole x perioodi jooksul

uusi dokumente lisatud, siis oleks hea saada

teavitus, et vajadusel toimik sulgeda vmt.

Nõue asendatakse vaatega,

mis võimaldab

tervikülevaadet avatud

toimikutest. Erinevate

asutuste jaoks ja ka ühe

asutuse siseselt kindla

teavituse kuupäeva

määramine ei ole otstarbekas.

Toimikute sisu, dokumentide

tekkimise sagedus jms ei ole

üheselt hinnatav. Toimiku

eeldatavat sulgemise aega ei

ole võimalik sageli määrata.

Ülevaatlikum on vaade.

Teavituse asemel luuakse

vaade.

Aruandlus, väljavõte, vaade

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Võimaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua

vaateid (sh lõpetamata toimikute

haldamiseks).

Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

RAM DHT:

- süsteemist võiks/peaks saama teha erinevaid

aruandeid/väljavõtteid (sh dokumendipuust) ja

kõik võimalike metaandmete ning õiguste

vaadetega;

- aruannete/väljavõttete genereerimine andmeid

redigeeritavasse faili;

Peakasutaja 1: peaks saama teha liigitusskeemi

põhiseid vaateid- näita: mulle selle asutuse

toimikus 1.2-3 olevaid dokumente kokku

numbrit);

Nii aruandlus, väljavõtted,

vaated selguvad eraldi

analüüsidel.

Eraldi toimiku nõudena

kirjeldatud "Kuvab tasandis

olevate üksuste arvu

(dokumentide arvu)."

Aruandlus, väljavõtte, vaade Toimiku funk.

töötuba

Võimaldab toimikus olevaid dokumente

koondada kogumina, salvestada kogumi

süsteemist välja või edastada TV-na.

:question: Hinnata töörühmas (kui suur on

kasutajate hulk, kasutussagedus, arendus

vajadus).

x x Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA:

Kasutuslugu 1: Kogumina koondatakse

toimikutes (nt (maksu)kontrollitoimik) olevaid

dokumente, kui mõni otsus on jõudnud kohtusse,

kuna kogu toimiku sisu ei edastata kohtule, siis

on sealt vaja teha noppeid. Hetkel luuakse meil

eraldi kaust kuhu siis kopeeritakse vajalikud

dokumendi. Samas oleks ka hea kui neid ei peaks

kuhugi salvestama vaid saaks DHS-st kohe

kanda/kopeerida/lohistada ümber teise

süsteemi/rakendusse nt e-toimik.

Vaidlustuskomisjon vajadus on sama. Nt 32-l

korral aastas.

Kasutuslugu 2: maksumaksja soovib tutvud oma

menetluse raames kogutud dokumentidega, siis

on jällegi vaja toimetada sarnaselt eelnevaga.

Ei ole esmases skoobis.

Lisame ideepanka.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Logi

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud;

miinimumnõuetest

3.2.8.; 3.2.9.

Dokumendipuuga seonduvad tegevused

logitakse (nt avamine, sulgemine, hävitamine,

jne).

Süsteem

Peakasutaja 1: tuleks sõnastada ka org, funk,

sarja, toimiku tegevuste logimine- loomise ja

muutmise info salvestamine.

Tegevused logitakse.

Logi Delta kirjeldusest

III.4.3.

Tasandi detailvaates kuvatakse kustutatud

dokumentide logikirjeid. x Süsteem

Seos

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Toimiku funk.

töötuba

Dokumentide vahel on võimalus luua

seoseid.

Võimaldab dokumendi ja toimiku vahel luua

seoseid.

Kõik kasutajad

vastavalt õigustele

Peakasutaja 1: kuidas seoseid luuakse, kui

dokumendipuu kaudu, siis oleks vaja seda osa ka

ehk lisada.

Dokumentide vahel seoste

loomine on dokumendi

funktsionaalsus. Dokumendi

ja toimiku vahel seose

loomine

dokumendipuufunktsionaalsu

sena lisatud.

Arhiveerimine, metaandmed

Delta kirjeldusest

III.3.3.; III.7.5

Miinimumnõudest

5.1.10.; 5.1.14.;

5.1.18; 5.1.32.

Tagab säilituskavade lisamise tasandile.

Võimaldab tasandile lisatud säilituskava

muutmist.

Muutmisel rakendub muudatus kõigile

alamtasanditele, millele säilituskava ei ole

määratud.

Võimaldab alamtasanditele muudatused

pärida.

x x

Süsteem ja

Administraator

Arhivaar

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine

Miinimumnõudest

5.1.24.

A-Dok kirjeldusest

2.6.1.3.

Võimaldab säilitamiskava puhul järgmisi

eraldamistoiminguid:

• säilitada alatiselt;

• esitada ülevaatamiseks;

• hävitada automaatselt;

• hävitada pärast administraatorirollilt loa

saamist;

• viia üle passiivfaasi/passiivbaasi;

• viia üle digiarhiivi (Rahvusarhiiv või

riigiasutuste digiarhiivi (ei ole hetkel veel)).

Sh kontrollib uue tasandi loomisel/tasandi

muutmisel, et säilituskavas ei oleks samal ajal

kasutusele valik "arhiiviväärtuslik" ja tegevus

"automaatne hävitamine".

Kui "Arhiiviväärtus" = "Arhiiviväärtuslik" ja

säilituskava Edasine tegevus = "Hävita

automaatselt". Sel juhul kuvatakse veateade

"Arhiiviväärtus ja säilituskava on vastuolus.

Arhiiviväärtuslik materjal ei tohi olla

määratud automaatselt hävitatavaks."

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Miinimumnõudest

5.1.24.; 5.1.30.

Edastab automaatteavituse ülevaatamiseks

eraldatud ülevaatustoimingu tähtaja

saabumisel. Võimalus seadistada tähtajaliselt

koondteavituse saatmine.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Arhiveerimine Miinimumnõudest

5.1.25.

Võimaldab määrata vähemalt järgmisi

trigersündmuste ja säilitustähtaegade

kombinatsioone:

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

sarja või toimiku avamist;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

sarja või toimiku sulgemist;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

kõige viimase dokumendi lisamist sarja või

toimikusse;

• kindlaksmääratud aja möödumine pärast

seda, kui dokument sarjast või toimikust välja

otsiti, säilituskava lisati;

• kindlaksmääratud aja möödumine teatud

välisest sündmusest (mida on kirjeldatud

ajakavas ja millest administraatoriroll

teavitab süsteemi, mitte süsteem ei tuvasta

seda automaatselt) (näiteks „… pärast lepingu

allkirjastamist” või „… 110 aastat alates

sünnikuupäevast”);

• alatine, mis viitab dokumendi pikaajalisele

säilitamisele.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Delta kirjeldusest

III.4.1.

Võimaldab lõpetatud toimikuid koos

dokumentidega tõsta aktiivbaasist

passiivbaasi.

vs

Võimaldab tasandi automaatset eraldamist

(aktiivsetest passiivseteks).

x

Arhivaar

Administraator?

Süsteem

TTJA: Ja kui jäävad lõpetatud ja suletud

staatused mõlemad, siis kas siin me tõstame

lõpetatud toimikuid või suletud toimikuid?

"Administraatori"- Jätaks ainult arhivaari.

RAM DHT: Administraator on ülemgrupp ja

tema võiks saada kõike teha.

EMTA: Võiks mõelda, kas on vaja pidada kahte

baasi. Arutasime seda teemat oma arendajaga

aastaid tagasi, siis tema leidis, et kahe baasi

pidamisega ei saavuta mingit kokkuhoidu/kasu,

ei tehnilist ega rahalist.

Tundub, et praegu on veel läbi mõtlemata mida

tähendab elektroonilises keskkonnas

arhiveerimine, sh Süsteem peab võimaldama

lõpetatud toimikuid koos dokumentidega tõsta

aktiivbaasist passiivbaasi. Miks on tarvis

eraldada ühe süsteemi sees aktiivbaasi ja

passivbaasi? Mida tähendab dokumentide

tõstmine passivbaasi? Loodetavasti ei pea midagi

kuhugile „tõstma“ vaid piisab eespool märgitud

staatustest:

"Avatud – toimikusse ..."

Peakasutaja 1: tõsta tähendab ikka seda, et kui on

seadistatud tingimused (kasvõi ainult kuupäev ja

kellaaeg), siis süsteem teeb seda ikka ise ning

vajadusel teeb kokkuvõtte, et millised toimikud

viidi passiivbaasi?

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Arhiveerimine Delta: TO-BE Passiivbaasist peab saama toimikuid

aktiivbaasi tagasi tõsta. x

Arhivaar

Administraator?

TTJA: "Administraatori" Ma jätaks siia

administraatori ka, sest vajadus tuleb ilmselt

osakonnast ja enamasti ei pöörduta sellega

arhivaari poole.

RIA: Kes määrab toimikud passiivbaasi? Kas

passiivbaasi liikunud toimikud on lõpetatud või

suletud staatuses? Kui lõpetatud, siis võiks ka

administraatoril olla võimalik neid aktiivbaasi

tagasi liigutada.

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine Delta: TO-BE Passiivbaasis peab saama toimikutes

muudatusi teha. x

Arhivaar

Administraator?

TTJA: "Administraator"- Siia jätaks ainult

arhivaari.

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine

Süsteem peab lubama tühja sarja hävitamist

pärast seda, kui kõik sellesse sarja kuulunud

toimikud on hävitatud.

x

Arhivaar

Administraator?

RIA: Kuhu jääb logi hävitamise kohta?

Peakasutaja 2: mõlemal rollil võiks olla õigus

seda teha.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed? Delta: TO-BE

Toimikute loetelus peab olema näha

säilitustähtaja lõppkuupäev. Lõppkuupäeva

lähenemisel peab toimiku lõppkuupäev (või

kogu rida) olema kuvatud punasena vms.

....... vs visuaalselt eristatav.

x

Administraator

Näevad kõik

kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA: Säilitustähtaja lõpu lähenemisel võib

muidugi kuvada toimikud punasena, kuid veel

olulisem oleks säilitustähtaja möödumisel

automaatsete hävitamisaktide genereerimine ja

automaatne säilitustähtaja ületanud dokumentide

(sh, toimikute, kaustade jms üksuste)

kustutamine.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed Delta: TO-BE

Toimikule peab saama määrata kehtiva

perioodi algusaja ja / või lõpuaja. Kui

lõpuaega toimikule ei märgita, siis on toimik

tähtajatu.

x

Administraator

Näevad kõik

kasutajad

vastavalt õigustele

EMTA: Mida mõeldakse tähtajatute toimikute

all? Milleks need on vajalikud?

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, eksport/import Miinimumnõudest Võimaldab säilitamiskava eksportida ja

importida. x x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Arhiveerimine, metaandmed Delta kirjeldusest

III.3.3.

Võimaldab (luua)/valida eelkirjeldatud

säilituskavade vahel. x

Administraator

Arhivaar UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üleandmine Rahvusarhiivi UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Hävitamine UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Hävitamine Delta kirjeldusest

III.7.3.

Võimaldab toimikute automaatset

hävitamist./Võimaldab toimikutest

dokumentide automaatset hävitamist.

x Süsteem UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Märksõna Alus Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik Teostaja Tagasiside/kommentaarid Kokkuvõte/tagasiside

töörühma kohtumiselt

Hävitamine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Võimaldab hävitada dokumente ka siis kui

dokumendil on seosed.

Peakasutaja 3: Näiteks Livelinkis praegu

dokumente hävitada ei saa, sest arendaja ei

suuda pakkuda lahendust ristviidete ehk seoste

eemaldamiseks hävitatavalt dokumendilt.

Hävitamisele läheksid ka seotud dokumendid,

kuid säilitustähtajad võivad olla erinevad.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

MTA: Mõistlik oleks kokku leppida mida

tähendab termin arhiveerimine. DHS-is peab

olema võimalik säilitada elektroonilisi

dokumente kogu elukäigu jooksul. Arhiveerimine

peaks tähendama dokumentide üleandmist

Rahvusarhiivi, mis peaks olema automaatne -

eelnevalt märgitud kriteeriumite alusel liiguvad

dokumendid DHS-ist Rahvusarhiivi keskkonda,

ilma, et oleks tarvis „mingeid erilisi

arhiveerimistegevusi“.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: tuleks üldiselt sõnastada, kuidas

tekib süsteemi passiivbaas, mis on tingimused.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: mõelda, kui liigitusskeem muutub

50%, siis kuidas muudatus tehakse (uus puu=?).

50%-lise muutuse korral

otsustab asutus, kas loob uue

dokumendipuu või

muudab/täiendab

olemasolevat.

Üldine

Täiendavad

ettepanekud/

tähelepanekud

Peakasutaja 1: Siia tabelisse oleks kindlasti vaja

juurde arhivaaride kommentaare! - tuleb läbi

mõelda, et kas ja kuidas tehakse passiveerimise

ja hävitamise tegevused ja aktid.

Arhivaaridele täiendavalt

kommenteerimiseks.

UDHS-i II etapis täpsem

analüüs.

....

Nõuded kinnitamiseks

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Lisamine, muutmine Võimaldab luua dokumendipuu tasandeid. x x x x

Lisamine Liigitustasandite mahule ja arvule ei ole tehnilisi piiranguid. x x x x

Lisamine Uue tasandi lisamiseks peab lisaja olema dokumendipuus üleneval tasandil.

x x x

Lisamine Uue tasandi loomisel võimaldab tasandile metaandmete määratlemist, kontrollib kõikide kohustuslike väljade täitmist. Puuduse kohta

annab süsteem teavituse. x x x x

Lisamine Võimaldab lisada dokumente. x

Lisamine, arhiveerimine Automaatne aastavahetus: aastapõhiste periooditoimikute automaatne lõpetamine, uue periooditoimiku automaatne loomine. x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Lisamine Võimaldab luua sisedokumentide ja mustandite jaoks toimiku, mis ei ole seotud ametliku dokumendipuu ega sarjaga.

Näide 1: Ühe võimalusena saab kasutada dokumendipuus vastavasisulist toimikut, mis ei ole arhiiviväärtuslik, sest vastavaid andmeid ei

pea Rahvusarhiivi üle andma. Vastavat toimikut peab saama siis ka sealt kustutada.

Näide 2: Toimikusse peab olema võimalik koondada erinevaid linke dokumentidele.

x

Loendur/register Võimaldab määrata dokumendipuu tasandile või liigile loendurit.

x x(päritav,

muudetav?)

Loendur/register/

metaandmed

Võimaldab määrata erinevaid dokumendi nummerdamise viise. Võimaldab määrata, kas toimikus on iga dokument uue numbriga,

individualiseerivate numbritega, ilma identifitseeriva numbrita. x

Kuvamine Dokumendipuus on uus ja vana dokumendipuu visuaalselt eristatavad.

Kuvamine Dokumendipuus on avatud, lõpetatud, suletud tasandid eristatavad.

x x

Kuvamine Kuvab tasandeid kolmeastmeliselt.

Ei lase lisada tasandeid tasandite loogikast erinevasse kohta (nt sarja toimiku alla). x x x

Kuvamine Kuvab tasandis olevate üksuste arvu (dokumentide arvu). x

Kuvamine Igal kasutajal, kes töötab sarja, toimiku või dokumendiga, peab olema võimalus näha selle sarja, toimiku või dokumendi konteksti ehk

teisisõnu tema metaandmeid ja tema ülenevat toimikut või sarja (sarju); samuti peab ta saama sarja, toimiku või dokumendi kaudu neisse

ülenevaisse olemitesse liikuda.

Märkus: Konteksti peab olema võimalik näha ilma sarjast või toimikust lahkumata, nii et töö toimikuga saaks katkestusteta jätkuda.

x x x x

Kuvamine Dokumendipuu tasandi nimetused toimivad lingina, millele vajutades kuvatakse tasandi detailsemad andmed (nt sarjad funktsioonis,

dokumendid toimikus).

x x x x

Kuvamine/õigused Dokumendipuu tasandite nimekirjas kuvatakse ainult need tasandid/dokumendid, mille vaatamiseks on kasutajal õigus. x x x x

Kuvamine, lemmikud Võimaldab dokumendipuu tasandeid lisada lemmikutesse.

x x x

Muutmine Võimaldab muuta loodud dokumendipuu tasandi infot.

(lisaks loomisele on võimalik ka olemasolevat tasandit muuta, nt: täpsustada pealkirja, liigituskeemi muutmine)

x x x

Muutmine Võimaldab dokumenti ümber tõsta (ümber liigitada). Ümberliigitamisel muutub dokumendi viit (sari) uue liigitusüksuse järgi, kui

dokument on registreeritud, siis dokumendinumber jääb samaks. x

Kustutamine Võimaldab kustutada ainult neid dokumendipuu tasandeid, mille koosseisus ei ole alamtasandeid (sh dokumente).

Kustutamisel küsib teistkordset kinnitust dokumendipuu tasandi kustutamise kinnitamiseks. Kustutamise kinnitamise vaates kuvatakse

dokumendipuu tasandi nimetus ja alltasandite loetelu (olemasolul). Alltasandi olemasolul kuvatakse teade: "Kirjet ei saa kustutada kuna

sisaldab alltasandeid/dokumente". Toimingut on võimalik katkestada. Kustutamise teistkordsel kinnitamisel kustutatakse dokumendipuu

tasand.

x x x

Otsing, kuvamine Võimaldab dokumendipuu loendis väärtuseid sorteerida, filtreerida ning kasutada otsingut.

Dokumendipuud on võimalik sirvida liigitustasandite ja dokumentide leidmiseks. St, et vajutades tasandi ees märgil avatakse/suletakse

vastavas dokumendipuu tasandil sisalduvate alluvate loetelu.

Otsing otsib dokumente ning filtreerib liigitusskeemi vastavalt sellele, kus otsingule vastavaid dokumente leidub. Kasutatakse üldist

täistekstiotsingut ehk näidatakse samu dokumente, mis saadakse sama päringu sisestamisel tavalisse otsingukasti. Otsingukasti ees olevast

nupust saab avada lisaväljad, kus saab otsingut kitsendada registreerimise kuupäeva vahemiku ja/või dokumendiliigiga.

x x x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Otsing

(ekraanivormi juures

teema (dokument)

Võimaldab dokumentide asukohta valida asukoha puustruktuurist.

x

Õigused, kuva Kui kasutaja saab ülesandena dokumendi, mis asub tasandis, millele talle õigused puuduvad:

• ülesande saamise hetkel antakse talle õigus dokumendile;

• samast hetkest, kuvatakse talle dokumendi asukoht nii dokumendipuus kui leivapururajal.

• tasanditel liikudes on võimalik jõuda kasutajal ainult konkreetse dokumendini, mis ülesandeks edastati. Teisi dokumente/tasandeid

talle ei kuvata.

Õigused Võimaldab dokumendipuu tasandi õigustes kasutaja ja kasutajagruppide lisamist/muutmist/kustutamist. x x x x

Õigused

Hierarhilise dokumendipuu madalamatel tasanditel avatavad tasandid peavad pärima kõrgemate õigused.

Päritud õigusi on võimalik muuta.

x x x x

Õigused Võimaldab dokumendipuu tasandi õiguste eemaldamist ja lisamist ka siis, kui dokumendi tasandil on õiguste pärimine maha võetud. x x x x

Õigused

Võimaldab piirata asendaja õiguseid.

Näiteks määrata, et valitud sarjas vms dokumendipuu tasandi all olevate dokumentidega seotud tööülesandeid ei kuvata asendajale (st

asendaja ei saa asendamise tõttu neile ka nägemise õiguseid).

x x x

Õigused, jpp

Võimaldab seadistada dokumendipuu tasandil juurdepääsupiirangut, selle alust ja kehtivuse perioodi.

Uue dokumendi loomisel peab olema juurdepääsupiirangu kehtivuse kuupäev eeltäidetud kehtivuse alusel ja seda peab saama muuta.

x x(päritav,

muudetav)

Õigused, toimingud Võimaldab uute dokumentide liigitamist (hõlmamist ja registreerimist) ainult avatud liigitustasandile. x

Õigused Võimaldab määrata, et kasutaja saab lisada toimikusse dokumente ning näeb toimikus üksnes enda loodud dokumente. Võimaldab

määrata täiendavalt kasutajad või kasutajagrupid, kes näevad toimikus kõiki dokumente. x

Metaandmed Võimaldab suletud toimikus muuta dokumentide metaandmeid. x

Metaandmed Võimaldab määrata, millised liigid on lubatud, pärib alanejale. x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

Vorming Süsteemis loodavad dokumendid luuakse arhiivivormingutes. x

Metaandmed Võimaldab toimikule määrata vastutaja(d). x x(päritav,

muudetav)

Metaandmed Võimaldab määrata märksõnu. x(valikuline)

x või

x(päritav,

muudetav)

x(päritav,

muudetav)

Välja saatmine Võimaldab konfigureerida dokumentide automaatset väljasaatmist. x x x

Vastuvõtmine Võimaldab konfigureerida dokumentide automaatset vastuvõtmist, menetlusse suunamist. x x x

Avamine, lõpetamine,

sulgemine Võimaldab luua tasandi sulgemata üleneja alla. x x

x

Märksõna Ärinõue süsteemile Organisatsioon Funktsioon Sari Toimik

Avamine, lõpetamine,

sulgemine

Võimaldab toimikute loomist, avamist (sh taasavamist) ja sulgemist (sh taassulgemist).

Toimik võib omada järgmisi staatuseid:

Avatud

– Toimikusse saab lisada uusi dokumente.

Lõpetatud

– Toimikusse ei saa lisada uusi dokumente, kuid saab lisada toimikus olevatele dokumentidele vastus/järgdokumente ning toimikus

olevaid dokumente saab muuta.

– Pooleliolevad (registreerimata) uue dokumendina algatatud dokumendid viiakse automaatselt üle järgmise perioodi toimikusse.

– Toimikuid peab olema võimalik ka kohe lõpetamise järel sulgeda.

Suletud

– Toimikusse ei saa lisada vastus/järgdokumente, toimikus olevaid dokumente ei saa muuta.

– Algatatud pooleli menetlused saavad jätkuda.

Toimiku lõpetamine ja sulgemine on automaatsed tegevused kui eelnevalt on vastavad tingimused (lõpetamise kuupäev, sulgemise

kuupäev) toimikule märgitud.

Kui toimikule lõpetamise ja sulgemisega seotud tingimusi ei ole märgitud, on kasutajal võimalik toimik lõpetada ja sulgeda, kui sellega

seotud tegevused on tehtud, märkides toimikule lõpetamise ja sulgemise kuupäeva.

Taasavada saab toimikut, kui üleneja on staatuses avatud.

Taasavamisel peab olema võimalik toimik kohe sulgeda (ilma täiendava lõpetamise tegevuseta).

Toimiku lõpetamiseks, sulgemiseks või taasavamiseks on vajalikud administraatori, arhivaari või vastutaja õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud liigitustasandi metaväljade korrigeerimiseks või tühjade liigitustasandite kustutamiseks on vajalikud

administraatori või arhivaari õigused toimikule.

Toimiku taasavamiseks, suletud liigitustasandile dokumentide lisamiseks on vajalikud administraatori, arhivaari või vastutaja õigused

toimikule.

Näide: Kui aastavahetusel toimik lõpetatakse, siis varasema aasta toimikusse on seejärel võimalik lisada kindla ajavahemiku jooksul (nt

kaks kuud) vaid olemasolevatele dokumentidele järgesid ja vastuseid. Kindla perioodi möödudes toimik suletakse, misjärel ei ole

võimalik toimikusse enam ka vastuseid ja järgesid luua. Vajaduse korral saab seejärel lisada (nt eri aasta) dokumentide vahele tavalisi

seoseid.

x

Avamine, lõpetamine,

sulgemine Lõpetatud lepingud eraldatakse aastavahetusel. x

Aruandlus, väljavõte,

vaade Võimaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua vaateid (sh lõpetamata toimikute haldamiseks).

Logi Dokumendipuuga seonduvad tegevused logitakse (nt avamine, sulgemine, hävitamine, jne).

Logi Tasandi detailvaates kuvatakse kustutatud dokumentide logikirjeid. x

Seos Võimaldab dokumendi ja toimiku vahel luua seoseid.

1.

2.

3.

4.

2024-08-28 UDHS töörühm

Kuupäev

28. aug 2024 kell 14.30 - 16:30

Osalejad: Aila Sorkla, Annika Laus, Aire Õismäe, Hille Oidema, Ingrid Kaskpeit, Janika Kabur, Kristel Mändmaa, Kristi Madismäe, Kristiina Laius, Kärt Allert, Liis Piirma, Pille Noodapera, Regina Siim, Sille Uusleer

Puudus: Kaire Karp, Terje Ennula, Triin Kivisild-Mehevits

Kohtumise teemad

Dokumendipuu nõuded

Dokumendipuu metaväljad

UDHS-i arenduste tutvustus

Alamliigi loomisest, MVP liigi valik, MVP-s osalejad

1) Dokumendipuu nõuded

Materjal leitav siit: 2024-04-12_Dokumendipuu nõuded

Töörühm vaatas üle laekunud täiendavad küsimused/vastused, tehtud muudatused.

Uuendused "X"-des, lähtuvalt dokumendipuu metaandmetest.

Nõue "Võimaldab toimikus olevaid dokumente koondada kogumina, salvestada kogumi süsteemist välja või edastada TV-na." liigutatakse ideepanka, ei kuulu esmasesse skoopi.

Nõue "Võimaldab edastada lõpetamata toimiku kohta teavituse." asendatakse vaatega. Täiendus lisatud olemasoleva nõude sõnastusse, uus sõnastus "Võ imaldab teha aruandeid/väljavõtteid, luua vaateid (sh lõpetamata toimikute haldamiseks).".

Otsus: Kinnitame dokumendipuu nõuded.

2) Dokumendipuu metaväljad

Materjal leitav siit: 2024-08-14_Dokumendipuu metaandmed

Töörühm vaatas üle tehtud muudatused.

Muudetud metavälja " avatud, lõpetatud, eeldatava lõpetamise kuupäev", väljaks jääb "avatud, lõpetatud, suletud".

Lisatud väli "loo automaatselt uue perioodi toimik".

Metaväljadest jääb välja väli "võib sisaldada JPP alusega dokumente".

Otsus: Kinnitame dokumendipuu metaväljad.

3) UDHS-i arenduste tutvustus

Administraatori menüü, andmeväljade ja andmeväljagruppide tabelvaade, andmevälja ja andmeväljagruppide lisamise võimalus, erinevad andmeväljad.

4) Alamliigi loomisest, MVP liigi valik, MVP-s osalejad

Slaidid:

Alamliigi loomisest

Töörühm arutas, millised on tänast süsteemide praktikad ja milliseid võimalusi on kasutatud.

IF funktsionaalsuse kasutamise kohta uuriti, kas võimaldaks kasutada ka erinevaid töövoogusid? Töövoogusid selliselt, et kasutajal ei oleks võimalik valida valet töövoogu. Slaidile nr 4 lisatud ka IF valikust tulenev töövoo eristamine.

Eraldi alamliigi, alamliigina ja IF funktsionaalsust kasutades töörühma poolt välja toodu on lisatud slaidile nr 5.

Töörühm eelistas alamliigi loomist eraldi liigina, toodi välja ka IF funktsionaalsuse kasutamise soov. Et kasutajale ei muutuks kahest erinevast lähenemisest tulenevalt süsteem keerukamaks, tuleks eelistada ühte lähenemist.

Otsus: Dokumendi alamliigi loomisel luuakse liik eraldi liigina. IF funktsionaalsust esmajärjekorras ei kasutata, kui see peaks tulevikus

vajalikuks osutuma, tullakse võimaluse juurde tagasi.

MVP liigi valik, MVP-s osalejad

Esmane süsteemi kasutuselevõtt, esmase dokumendi loomise/menetlemisega. Oleme otsustanud, et selleks on majasisene dokument. MVP 2025 III kvartalis ja sealt edasi looks MVP-s osaleja antud dokumente uues süsteemis. St, et asutus hakkab ühte kindlat liiki dokumenti looma uues süsteemis.

Slaididel 9 ja 10 on toodud välja varasem info sisemise dokumendi valiku võimaluste kohta. Töörühm nõustus ettepanekuga, et MVP-s osalev asutus saab ise valida, millist konkreetset sisemise dokumendi alamliigi ta kasutusele võtab. Arvestama peab majasisese dokumendiliigi miinimum metaandmete komplektiga, mille töörühm on varasemalt kokku leppinud (paiknemine toodud välja slaidil nr 7) ja töövoo võimalustega (esmane üldine kirjeldus slaidil nr 8).

Töörühma liikmed hindavad enda asutuse/haldusala asutuse valmisolekut osaleda MVP-s, mis oleks alamliigiks ja mõtlevad, milline oleks loodava dokumendi juures kasutuslugu.

MVP-s on osalemas RTK. Valmisolekust andis märku ka Siseministeerium, kelle haldusalast võiks üks asutus (täpsustub) MVP-s osaleda.

Otsus: MVP-s osalev asutus saab valida ise majasisese dokumendi alamliigi, mille kasutusele võtab.