Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

20-1.5/2909-1 02.09.2024

Väikeostu pakkumuste küsimine

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud

tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Politsei- ja Piirivalveameti teenindussaalide teeninduskvaliteedi

uuring“.

1.2 Hankija kontaktisik: Annika Pärna, e- post: [email protected]

1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused

e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme

tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt

kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele

kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule

või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides

toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või

keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui

pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel

pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja

maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (7)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes

muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis.

Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda

pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

1.9 Pakkujal ei tohi esineda p-des 1.9.1-1.9.3 toodud asjaolusid. Pakkuja kinnitab

pakkumuse esitamisega toodud asjaolude puudumist. Hankijal on õigus nõuda

pakkujalt nimetatud asjaolude kontrollimiseks asjakohaste andmete esitamist.

1.9.1 Pakkuja omandiõigusest üle 50% ei tohi kuuluda otseselt ega kaudselt Vene

Föderatsiooni kodanikele, Vene Föderatsiooni residentidele ega Vene

Föderatsioonis asutatud ettevõtetele, asutustele ega muudele üksustele. Hankijal on

õigus nõuda andmeid pakkuja otseste ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate

kohta, sh füüsiliste isikute isikut tõendavate dokumentide koopiaid, millelt nähtub

isiku kodakondsus ja juriidiliste isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu

pädeva asutuse tõendit või väljavõtet.

1.9.2 Pakkuja ei tohi olla Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene Föderatsiooni residendi

ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtte, asutuse ega muu üksuse, samuti

rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt Vene Föderatsiooni kodaniku, Vene

Föderatsiooni residendi, ega Vene Föderatsioonis asutatud ettevõtja, asutuse ega

muu üksuse omandis oleva ettevõtte esindaja ega tegutseda nende juhiste alusel.

1.9.3 Pakkuja ei tohi kaasata üle 10% hankelepingu maksumusest hankelepingu

täitmisele alltöövõtjaid, tarnijaid ega tugine kvalifitseerimistingimuste täitmisel

selliste ettevõtjate näitajatele, kes on:

a) Vene Föderatsiooni kodanik, Vene Föderatsiooni resident või Vene

Föderatsioonis asutatud ettevõtja, sh füüsilisest isikust ettevõtja, juriidiline isik,

asutus või muu üksus;

b) rohkem kui 50% ulatuses otseselt või kaudselt punktis 1 nimetatud isiku,

asutuse või muu üksuse omandis;

c) punktis a) või b) nimetatud isiku, asutuse või muu üksuse esindaja või tegutseb

sellise isiku juhiste alusel.

Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtjate ja tarnijate ning tuginetavate isikute,

nende esindajate või muu juhtimis-, haldus- või järelevalveorgani liikmete, otseste

ja kaudsete omanike ja tegelike kasusaajate kohta, sh füüsiliste isikute isikut

tõendavate dokumentide koopiaid, millelt nähtub isiku kodakondsus ja juriidiliste

isikute kohta isiku asukohamaa äriregistri või muu pädeva asutuse tõendit või

väljavõtet. Hankijal on õigus nõuda andmeid alltöövõtja ja tarnija poolt täidetava

hankelepingu osa suuruse kohta.

2. Tellitava teenuse kirjeldus

Läbiviidava uuringu eesmärgiks on analüüsida ja hinnata Politsei- ja Piirivalveameti

(edaspidi PPA) klienditeenindajate kompetentsi, et seeläbi parendada kliendikogemust

ja arendada pakutavaid teenuseid. Uuringu käigus hinnatakse järgmisi aspekte:

teeninduskeskkond, teenindusvalmidus, kontakti loomine ja lõpetamine ning

teenindusprotsess ja terviklahenduste pakkumine. Uuringu fookuses on, et

klienditeenindaja tutvustab kliendile PPA erinevate kanalite kasutamise võimalusi (PPA

iseteenindus, digikiosk, kliendiarvuti, isikut tõendavate dokumentide kättesaamine

Selveris jne), nõustab ja toetavalt soovitab kliendile kiireimat ja mugavamat valikute

tegemist.

Tellimuse sisu:

3 (7)

a) uuring viiakse läbi mystery shoppingu ehk testostude meetodil PPA

teenindussaalides;

b) uuringu sihtrühm hõlmab PPA teenindussaalide klienditeenindajaid, kes puutuvad

vahetult kokku klientide teenindamisega teenindussaalides (Tallinn- Tammsaare ja

Pinna, Rakvere, Jõhvi, Narva, Tartu, Viljandi, Pärnu);

c) testostude arv ca 40, mis lepitakse asukohtade vaates poolte vahel kokku ja

hankijal on võimalus suurendada või vähendada testostude arvu, arvestades ühe

testostu maksumust;

d) uuringu käigus kogutakse nii objektiivset kui subjektiivset informatsiooni;

e) uuringu läbiviimine teenindussaalides peab toimuma hajutatult, samuti tuleb

arvestada nädalapäevadega (tööpäevadega), mis lepitakse hiljemalt kokku

vastavalt teenindussaalide lahtiolekuaegadele;

f) testostja peab olema eelnevalt tutvunud politsei kodulehel isikut tõendava

dokumendi taotlemise ja kättesaamise võimalustega. Samuti infoga, mis puudutab

PPA iseteeninduse ja digikioski kasutamise võimalusi teenindussaalides;

g) teenindussituatsioonid uuringu läbiviimiseks täpsustatakse koostöös poolte vahel;

h) poolte omavahelised kohtumised viiakse läbi veebi teel. Väiksemahulistes

jooksvates küsimustes suhtlevad pooled vastavalt vajadusele e-maili või telefoni

teel;

i) uuringu tulemustest koostatakse lõppraport, mida esitatakse tellijale.

Uuring tuleb läbi viia ja tulemused esitada hiljemalt 13.12.2024.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 pakkumuse maksumust (km-ta). Pakkumuse kogumaksumus peab sisaldama kõiki

lepingu täitmiseks, sh uuringu läbiviimiseks ja tulemuste esitamiseks vajalikke

kulusid. Pakkumuses esitatud uuringu maksumus on hankija jaoks lõplik;

3.1.2 teenuse osutamise kirjeldust, lähtudes väikeostu dokumendi punktis 2 esitatud

tingimustest; sh ajakava kirjeldust tegevuste elluviimisel, et lõppraporti

esitamise tähtaeg on hiljemalt 13.12.2024;

3.1.3 uuringu raporti koostamine. Raport tuleb koostada eesti keeles ning peab

sisaldama metoodika- ja valimi kirjeldust, ülevaadet andmekogumisest, uuringu

läbiviimise aega, tulemuste analüüsi ning välja toodud soovitute loetelu, koos

põhjendustega;

3.1.4 uuringu tulemusi tuleb tellijale esitleda. Tulemuste esitlemisel kasutab töö teostaja

eraldi PowerPoint- formaadis esitlust, mis võtab kokku peamised

uuringutulemused ning tuuakse välja peamised soovitused. Uuringutulemuste

esitluse tegemise tähtaeg ja viis lepitakse kokku poolte omavahelisel kokkuleppel;

3.1.5 pakkumuses palume välja tuua uuringu kogumaksumus vastavalt märgitud

testostude arvule. Kogumaksumuse juurde palume märkida (ühe) testkülastuse

maksumuse (ilma km -ta).

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada.

3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija

kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt 13.09.2024 kell 13.00. Hilinenud pakkumusi

hankija vastu ei võta.

4 (7)

3.4 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.5 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.6 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe

ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta

ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis

toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna alusel.

4.4 Hankija sõlmib eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku lepingu, lähtudes

väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste

üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud

läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata

igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb

hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus

registris.

5 (7)

7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve

sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile.

7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas

punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Kui teenuse tulemusel valmib töö, mis võib-olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks,

siis kontrollib hankija töö vastuvõtmisel töö vastavust väikeostu dokumendis toodud

tehnilisele kirjeldusele ja täitja pakkumusele. Hankija kinnitab e-posti teel akti

hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast täitja poolt töö üleandmisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on

hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega

viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50%

hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot

iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele

kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50%

tasumisele kuuluvast summast.

8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta

väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus

nõuda leppetrahvi 20 % hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda

leppetrahvi 0,15% vastava hankelepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest,

kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.5 Autoriõiguste loovutajad võtavad endale täieliku vastutuse kolmandate isikute

autoriõiguste rikkumise eest.

8.6 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid teenuse

tulemusel valmivatele töödele, siis annab täitja hankelepingu esemeks olevatele

töödele nõutud garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või

muus dokumendis ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama töö või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama töö või töö puudustega osad väikeostu

dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava töö või selle

6 (7)

osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates.

10. Intellektuaalomand

10.1 Juhul, kui täitja poolt lepingu täitmise käigus valmib töö (edaspidi teos), mis võib

olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks autoriõiguse seaduse tähenduses, siis sellele

tekkinud varalised autoriõigused lähevad hankijale üle (loetakse hankijale

loovutatuks) ilma poolte täiendava kokkuleppeta alates väikeostu dokumentide

punktis 5.5 nimetatud hankijapoolse kinnituse andmisest.

10.2 Täitja annab lihtlitsentsi koos all-litsentsi andmise õigusega kõigi autori isiklike

õiguste teostamiseks teosele ja selle detailidele ilma geograafiliste või vormiliste või

viisiliste piiranguteta kogu autoriõiguste kehtivuse tähtajaks.

10.3 Täitja kinnitab hankelepingu sõlmimisel, et teose autor või autorid on piiranud või

piiravad oma isiklike õiguste teostamise viisi ning ulatust täitjaga nii, et hankijal on

õigus teost kasutada hankelepingus sätestatud viisil ja ulatuses.

10.4 Lepingu alusel autoriõiguste teostamise eest makstav tasu loetakse tasutuks teenuse

eest tasumisega (st autoritasu on teenuse tasu sisse arvestatud) ning hankijal ei ole

kohustust selliste õiguste eest täitjale täiendavalt tasuda.

11. Konfidentsiaalsus

11.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas

informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

11.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või

juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku

poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

11.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

11.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

11.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi,

füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt

andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Annika Pärna

7 (7)

teenuse omanik