Kiri
| Dokumendiregister | Justiits- ja Digiministeerium |
| Viit | 7-2/6592 |
| Registreeritud | 11.09.2024 |
| Sünkroonitud | 12.09.2024 |
| Liik | Sissetulev kiri |
| Funktsioon | 7 EL otsustusprotsessis osalemine ja rahvusvaheline koostöö |
| Sari | 7-2 Rahvusvahelise koostöö korraldamisega seotud kirjavahetus (Arhiiviväärtuslik) |
| Toimik | 7-2/2024 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Adressaat | HCCH |
| Saabumis/saatmisviis | HCCH |
| Vastutaja | Heddi Lutterus (Justiitsministeerium, Kantsleri vastutusvaldkond, Õiguspoliitika valdkond) |
| Originaal | Ava uues aknas |
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Failid
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a
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HCCH 2024 Focused Circular No 54 Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions – mailing
lists for Central Authorities
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The PB recalls Conclusion & Recommendation (C&R) No 11 of
the 2024 meeting of the Special Commission on the 1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions (Conventions), regarding the preparation of an internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities, which reads as follows:
“With regard to facilitating communication and cooperation among Central Authorities, the SC recommended that the PB prepare for each Convention an internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities. The SC noted the importance of keeping these lists up to date.”
In line with this C&R, the PB will establish one list of e-mail addresses per Convention. Central Authority officials who have joined a list by providing their contact details may use the addresses on that list to disseminate information swiftly to other members of the list. Officials may opt to create a group e-mail using the whole list or may use the list to communicate with fewer officials as circumstances require. Each mailing list will be maintained by the PB. A URL to the individual mailing list will be sent to members on that list. The mailing list will be password protected and access will only be provided to officials who are listed on that particular mailing list. The e-mail addresses contained in each mailing list may not be shared with any person who is not on the relevant list. Data security and privacy considerations must be taken into account when communicating using these lists.
An example of the mailing list template can be found here.
Any member of a mailing list may use that list to circulate information or queries regarding the relevant Convention. Information to be circulated may also extend to, among others, updates regarding information about newly designated authorities and operational information relevant to the Convention in a Contracting Party, including new legislation, rules, and case law. Mailing list members may also access the list to locate and communicate with specific Central Authority officials to facilitate the preparation, transmission, and execution of requests where necessary. Queries about novel situations may also be circulated to the group or specific members.
In order for the PB to compile these mailing lists, the below specific information is required from each Central Authority. If contact information is intended to be provided for more than one mailing list, please specify the relevant Convention(s):
Name of Convention:
Name of Contracting Party:
Name of contact officer for mailing list:
E-mail address of contact officer or, if this is not possible, general e-mail address for contact:
Telephone number for contact officer (optional):
Any additional contact officers and their contact information (optional):
Central Authorities are invited to provide the above information by e-mail before Friday 25 October 2024, 5.00 p.m. (CEST) to [email protected]. The following subject line should head the e-mail:
“2024 SC – Central Authority mailing list – [name of State]”
The information provided will be added to the respective mailing list, which will be maintained by the PB. Central Authorities will be responsible for maintaining up-to-date contact information for the mailing list by e‑mailing any updates to the PB at [email protected].
THE HAGUE, 10 September 2024
To the National and Contact Organs of the Members
To the Central Authorities designated under the 1965 Service Convention
To the Central Authorities designated under the 1970 Evidence Convention
To the Central Authorities designated under the 1980 Access to Justice Convention
Copy for information to the Diplomatic Missions of the Members
“With regard to facilitating communication and cooperation among Central Authorities, the SC recommended that the PB prepare for each Convention an internal list of e-mail addresses of and for Central Authorities. The SC noted the importance of keeping these lists up to date.”
In line with this C&R, the PB will establish one list of e-mail addresses per Convention. Central Authority officials who have joined a list by providing their contact details may use the addresses on that list to disseminate information swiftly to other members of the list. Officials may opt to create a group e-mail using the whole list or may use the list to communicate with fewer officials as circumstances require. Each mailing list will be maintained by the PB. A URL to the individual mailing list will be sent to members on that list. The mailing list will be password protected and access will only be provided to officials who are listed on that particular mailing list. The e-mail addresses contained in each mailing list may not be shared with any person who is not on the relevant list. Data security and privacy considerations must be taken into account when communicating using these lists.
An example of the mailing list template can be found here.
Any member of a mailing list may use that list to circulate information or queries regarding the relevant Convention. Information to be circulated may also extend to, among others, updates regarding information about newly designated authorities and operational information relevant to the Convention in a Contracting Party, including new legislation, rules, and case law. Mailing list members may also access the list to locate and communicate with specific Central Authority officials to facilitate the preparation, transmission, and execution of requests where necessary. Queries about novel situations may also be circulated to the group or specific members.
In order for the PB to compile these mailing lists, the below specific information is required from each Central Authority. If contact information is intended to be provided for more than one mailing list, please specify the relevant Convention(s):
Name of Convention:
Name of Contracting Party:
Name of contact officer for mailing list:
E-mail address of contact officer or, if this is not possible, general e-mail address for contact:
Telephone number for contact officer (optional):
Any additional contact officers and their contact information (optional):
Central Authorities are invited to provide the above information by e-mail before Friday 25 October 2024, 5.00 p.m. (CEST) to [email protected]. The following subject line should head the e-mail:
“2024 SC – Central Authority mailing list – [name of State]”
The information provided will be added to the respective mailing list, which will be maintained by the PB. Central Authorities will be responsible for maintaining up-to-date contact information for the mailing list by e‑mailing any updates to the PB at [email protected].
THE HAGUE, 10 September 2024
To the National and Contact Organs of the Members
To the Central Authorities designated under the 1965 Service Convention
To the Central Authorities designated under the 1970 Evidence Convention
To the Central Authorities designated under the 1980 Access to Justice Convention
Copy for information to the Diplomatic Missions of the Members
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Circulaire ciblée No 54 de la HCCH de 2024 Commission spéciale sur les Conventions Notification de 1965, Preuves de 1970 et
Accès à la justice de 1980 – Listes de diffusion à l’intention des Autorités centrales |
Le BP rappelle la Conclusion & Recommandation (C&R) No 11 de la réunion de 2024 de la Commission spéciale sur les Conventions
Notification de 1965, Preuves de 1970 et Accès à la justice de 1980 (Conventions), concernant la préparation d'une liste à usage interne d'adresses électroniques des Autorités centrales et à leur intention, qui est libellée comme suit
:
« Pour faciliter la communication et la coopération entre les Autorités centrales, la CS recommande que le BP établisse une liste interne contenant les adresses électroniques des Autorités centrales pour chaque Convention et à leur intention. La CS souligne l’importance de maintenir ces listes à jour. »
Conformément à cette C&R, le BP établiraune liste d'adresses électroniques par Convention. Les fonctionnaires des Autorités centrales qui se sont inscrits sur une liste de diffusion en y fournissant leurs coordonnées peuvent utiliser les adresses de cette liste pour diffuser rapidement des informations aux autres membres la constituant. En fonction des circonstances, les fonctionnaires peuvent choisir la formule du courrier électronique groupé en utilisant l'ensemble de la liste ou de communiquer avec un nombre plus restreint de fonctionnaires. Chaque liste de diffusion sera gérée par le BP. Un URL vers la liste de diffusion en question sera envoyé aux membres de celle-ci. La liste de diffusion sera protégée par un mot de passe et seuls les fonctionnaires inscrits sur cette liste y auront accès. Les adresses électroniques contenues dans chaque liste de diffusion ne peuvent être communiquées à des personnes ne figurant pas sur la liste en question. Les critères de sécurité des données et de respect de la vie privée doivent être pris en compte lors de toute communication effectuée à l'aide de ces listes.
« Pour faciliter la communication et la coopération entre les Autorités centrales, la CS recommande que le BP établisse une liste interne contenant les adresses électroniques des Autorités centrales pour chaque Convention et à leur intention. La CS souligne l’importance de maintenir ces listes à jour. »
Conformément à cette C&R, le BP établiraune liste d'adresses électroniques par Convention. Les fonctionnaires des Autorités centrales qui se sont inscrits sur une liste de diffusion en y fournissant leurs coordonnées peuvent utiliser les adresses de cette liste pour diffuser rapidement des informations aux autres membres la constituant. En fonction des circonstances, les fonctionnaires peuvent choisir la formule du courrier électronique groupé en utilisant l'ensemble de la liste ou de communiquer avec un nombre plus restreint de fonctionnaires. Chaque liste de diffusion sera gérée par le BP. Un URL vers la liste de diffusion en question sera envoyé aux membres de celle-ci. La liste de diffusion sera protégée par un mot de passe et seuls les fonctionnaires inscrits sur cette liste y auront accès. Les adresses électroniques contenues dans chaque liste de diffusion ne peuvent être communiquées à des personnes ne figurant pas sur la liste en question. Les critères de sécurité des données et de respect de la vie privée doivent être pris en compte lors de toute communication effectuée à l'aide de ces listes.
Tout membre d'une liste de diffusion peut y avoir recours pour diffuser des informations ou des questions relatives à
une Convention en particulier. Les informations pouvant être communiquées incluent notamment les mises à jour concernant les autorités nouvellement désignées et les informations relatives au fonctionnement de ladite Convention dans une Partie contractante,
en ce compris les nouvelles législations, règles et jurisprudences. Les membres de la liste de diffusion peuvent également y avoir accès pour localiser des fonctionnaires spécifiques de l'Autorité centrale et les contacter si nécessaire, afin de faciliter
la préparation, la transmission et l'exécution des demandes. Les demandes relatives à des situations spécifiques peuvent également être transmises au groupe ou à des membres en particulier.
Pour permettre au BP d'établir ces listes de diffusion, chaque Autorité centrale est invitée à fournir les informations spécifiques énumérées ci-dessous. Dans le cas où des coordonnées devaient être fournies pour plus d'une liste de diffusion, veuillez préciser la ou les Convention(s) concernée(s) :
Nom de la Convention :
Nom de la Partie contractante :
Nom de la personne de contactpour la liste de diffusion :
Adresse électronique de la personne de contact ou, en cas d'impossibilité, adresse électronique générale permettant d'établir le contact :
Numéro de téléphone de la personne de contact (facultatif) :
Toute autre personne à contacter et ses coordonnées (facultatif) :
Les Autorités centrales sont invitées à fournir les informations susmentionnées par courrier électronique avant le vendredi 25 octobre 2024, à 17 heures (heure d’été d’Europe centrale) à l'adresse suivante : [email protected]. L'objet suivant doit figurer en tête du courrier électronique :
« CS 2024 – Liste de diffusion des Autorités centrales – [nom de l’État] »
Les informations fournies seront ajoutées à la liste de diffusion correspondante, qui sera tenue à jour par le BP. Les Autorités centrales seront chargées de maintenir à jour les coordonnées de la liste de diffusion en envoyant par courrier électronique toute mise à jour au BP à l'adresse suivante : [email protected].
LA HAYE, le 10 septembre 2024
Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Notification de 1965
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Preuves de 1970
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Accès à la justice de 1980
Copie à titre d’information aux Missions diplomatiques des Membres
Pour permettre au BP d'établir ces listes de diffusion, chaque Autorité centrale est invitée à fournir les informations spécifiques énumérées ci-dessous. Dans le cas où des coordonnées devaient être fournies pour plus d'une liste de diffusion, veuillez préciser la ou les Convention(s) concernée(s) :
Nom de la Convention :
Nom de la Partie contractante :
Nom de la personne de contactpour la liste de diffusion :
Adresse électronique de la personne de contact ou, en cas d'impossibilité, adresse électronique générale permettant d'établir le contact :
Numéro de téléphone de la personne de contact (facultatif) :
Toute autre personne à contacter et ses coordonnées (facultatif) :
Les Autorités centrales sont invitées à fournir les informations susmentionnées par courrier électronique avant le vendredi 25 octobre 2024, à 17 heures (heure d’été d’Europe centrale) à l'adresse suivante : [email protected]. L'objet suivant doit figurer en tête du courrier électronique :
« CS 2024 – Liste de diffusion des Autorités centrales – [nom de l’État] »
Les informations fournies seront ajoutées à la liste de diffusion correspondante, qui sera tenue à jour par le BP. Les Autorités centrales seront chargées de maintenir à jour les coordonnées de la liste de diffusion en envoyant par courrier électronique toute mise à jour au BP à l'adresse suivante : [email protected].
LA HAYE, le 10 septembre 2024
Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Notification de 1965
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Preuves de 1970
Aux Autorités centrales désignées en vertu de la Convention Accès à la justice de 1980
Copie à titre d’information aux Missions diplomatiques des Membres
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Circular Específica N.°54 de la HCCH de 2024 Comisión Especial de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas y Acceso a la Justicia Listas de direcciones para las Autoridades Centrales |
La OP recuerda la Conclusión y Recomendación (CyR) N.º 11 de
la reunión de 2024 de la Comisión Especial de los Convenios sobre Notificaciones, Pruebas y Acceso a la Justicia (Convenios) sobre la preparación de una lista interna de direcciones de correo electrónico de y para las Autoridades Centrales, que dice lo siguiente:
“En cuanto a facilitar la comunicación y la cooperación entre las Autoridades Centrales, la CE recomienda que la OP prepare, para cada Convenio, una lista interna de direcciones de correo electrónico, de y para las Autoridades Centrales. La CE señala la importancia de mantener estas listas actualizadas.”
De conformidad con esta CyR, la OP creará una lista de direcciones de correo electrónico para cada Convenio. Los funcionarios de Autoridades Centrales que faciliten sus datos de contacto para inscribirse en una lista podrán utilizar las direcciones de dicha lista para transmitir información de manera rápida a los demás miembros de la lista. Según las circunstancias, podrán optar por enviar correos electrónicos en grupo a toda la lista o utilizarla para comunicarse con solo algunos funcionarios. La OP se encargará de mantener las listas actualizadas. Se enviará una dirección URL de cada lista a los miembros de la misma. Cada lista estará protegida por una contraseña y solo los funcionarios que figuren en ella podrán consultarla. Las direcciones en cada lista no deben compartirse con ninguna persona externa. Al utilizar estas listas, deberán tenerse en cuenta la seguridad de los datos y la privacidad.
En este enlace puede consultarse un ejemplo de una lista de direcciones.
Los miembros de las listas podrán utilizarlas para difundir información o consultas sobre el Convenio en cuestión. También podrán comunicarse, entre otras cosas, actualizaciones sobre autoridades designadas recientemente o sobre el funcionamiento del Convenio en una Parte contratante, por ejemplo, legislación, normas y jurisprudencia nuevas. Los miembros de las listas también podrán utilizarlas cuando necesiten ponerse en contacto con los funcionarios de Autoridades Centrales específicas con el fin de facilitar la preparación, transmisión y tramitación de solicitudes. También podrán enviarse consultas sobre situaciones nuevas, tanto a todo el grupo como a determinados miembros.
Para que la OP pueda crear estas listas, se requiere la siguiente información de cada Autoridad Central. Si desea facilitar información de contacto para varias listas, por favor indique los Convenios a los que corresponda:
Título del Convenio:
Partes contratante:
Funcionario de contacto para la lista de direcciones:
Dirección de correo electrónico del funcionario de contacto o, en su defecto, una dirección de correo electrónico general de contacto:
Número de teléfono del funcionario de contacto (opcional):
Otros funcionarios de contacto y sus datos (opcional):
Se invita a las Autoridades Centrales a enviar esta información por correo electrónico a la dirección [email protected]. La fecha límite para ello es el viernes 25 de octubre de 2024, a las 17:00 (hora de verano de Europa Central). El asunto del correo electrónico debe ser:
“CE 2024 - Lista de direcciones Autoridad Central - [nombre de su Estado]”
La información que se facilite se incorporará a la lista de correo que corresponda, la cual será gestionada por la OP. Las Autoridades Centrales serán responsables de mantener actualizada su información de contacto. Para ello, deberán enviar las actualizaciones pertinentes por correo electrónico a la OP, a la dirección [email protected].
LA HAYA, 10 de septiembre de 2024
A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Notificaciones de 1965
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Pruebas de 1970
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Acceso a la Justicia de 1980
Copia para información de las Misiones Diplomáticas de los Miembros
“En cuanto a facilitar la comunicación y la cooperación entre las Autoridades Centrales, la CE recomienda que la OP prepare, para cada Convenio, una lista interna de direcciones de correo electrónico, de y para las Autoridades Centrales. La CE señala la importancia de mantener estas listas actualizadas.”
De conformidad con esta CyR, la OP creará una lista de direcciones de correo electrónico para cada Convenio. Los funcionarios de Autoridades Centrales que faciliten sus datos de contacto para inscribirse en una lista podrán utilizar las direcciones de dicha lista para transmitir información de manera rápida a los demás miembros de la lista. Según las circunstancias, podrán optar por enviar correos electrónicos en grupo a toda la lista o utilizarla para comunicarse con solo algunos funcionarios. La OP se encargará de mantener las listas actualizadas. Se enviará una dirección URL de cada lista a los miembros de la misma. Cada lista estará protegida por una contraseña y solo los funcionarios que figuren en ella podrán consultarla. Las direcciones en cada lista no deben compartirse con ninguna persona externa. Al utilizar estas listas, deberán tenerse en cuenta la seguridad de los datos y la privacidad.
En este enlace puede consultarse un ejemplo de una lista de direcciones.
Los miembros de las listas podrán utilizarlas para difundir información o consultas sobre el Convenio en cuestión. También podrán comunicarse, entre otras cosas, actualizaciones sobre autoridades designadas recientemente o sobre el funcionamiento del Convenio en una Parte contratante, por ejemplo, legislación, normas y jurisprudencia nuevas. Los miembros de las listas también podrán utilizarlas cuando necesiten ponerse en contacto con los funcionarios de Autoridades Centrales específicas con el fin de facilitar la preparación, transmisión y tramitación de solicitudes. También podrán enviarse consultas sobre situaciones nuevas, tanto a todo el grupo como a determinados miembros.
Para que la OP pueda crear estas listas, se requiere la siguiente información de cada Autoridad Central. Si desea facilitar información de contacto para varias listas, por favor indique los Convenios a los que corresponda:
Título del Convenio:
Partes contratante:
Funcionario de contacto para la lista de direcciones:
Dirección de correo electrónico del funcionario de contacto o, en su defecto, una dirección de correo electrónico general de contacto:
Número de teléfono del funcionario de contacto (opcional):
Otros funcionarios de contacto y sus datos (opcional):
Se invita a las Autoridades Centrales a enviar esta información por correo electrónico a la dirección [email protected]. La fecha límite para ello es el viernes 25 de octubre de 2024, a las 17:00 (hora de verano de Europa Central). El asunto del correo electrónico debe ser:
“CE 2024 - Lista de direcciones Autoridad Central - [nombre de su Estado]”
La información que se facilite se incorporará a la lista de correo que corresponda, la cual será gestionada por la OP. Las Autoridades Centrales serán responsables de mantener actualizada su información de contacto. Para ello, deberán enviar las actualizaciones pertinentes por correo electrónico a la OP, a la dirección [email protected].
LA HAYA, 10 de septiembre de 2024
A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Notificaciones de 1965
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Pruebas de 1970
A las Autoridades Centrales designadas en virtud del Convenio sobre Acceso a la Justicia de 1980
Copia para información de las Misiones Diplomáticas de los Miembros
