Ettepanek väikeostu sooritamiseks elusündmusteenuste programmi visiooni ja tegevuskava loomiseks

Väikeost: Elusündmusteenuste programmi visiooni ja tegevuskava loomine

1. TAUSTINFO

Elusündmusteenuste kontseptsioon vajab programmipõhist visiooni ja tegevuskava, mis

haakuks strateegia „Eesti 2035“1 ning Digiühiskonna arengukava 20302 eesmärkidega. Visiooni

ja tegevuskava loomise eesmärgiks on mõtestada programmi töö järgmiseks viieks aastaks ning

anda partneritele arusaam programmi vajalikkusest ja tegevustest. Partneriteks on nii avaliku-

kui ka erasektori esindajad valdkondade üleselt (sh kohalikud omavalitsused) ning tulevikus ka

partnerid välismaalt.

Visiooni ja tegevuskava vajalikkuse põhjused:

• Aitab programmi tööd juhtida kindlaks määratud suunal;

• Partnerite suurenenud arusaam programmi vajalikkusest ja tegevustest;

• Toob välja probleemkohad, mille lahendamine tagab programmi jätkusuutlikkuse ja

suurenenud võimekuse selle elluviimiseks.

Käesoleva väikeostu oodatava tulemina on pakkuja koos hankijaga loonud visioonidokumendi

ning tegevuskava ühisloome tulemusel. See tähendab, et pakkuja poolt oodatakse

konsultatsiooni, sisuteadmisi ja metoodikat visioonide ning tegevuskavade ülesehitamisel ning

sisuteadmised programmi osas tulevad hankijalt.

2. TELLITAVAD TEGEVUSED

2.1. Eelkirjeldatud eesmärkide saavutamiseks on hankijal kavas:

2.1.1. Perioodil mai-august 2024 töötada välja Pakkujaga kohtumiste teel

elusündmusteenuste visioon ja tegevuskava hankija poolt hallataval platvormil,

millele tehakse juurdepääs ka edukale pakkujale;

2.1.2. Pakkuda sobivaid ruume ning tehnilisi lahendusi kohtumiste läbiviimiseks;

2.1.3. Kaasata kohtumistele vajalikke spetsialiste;

2.1.4. Osaleda kohtumisel füüsiliselt;

2.2. Pakkuja ülesanneteks on:

2.2.1. Viia maist-augustini 2024 hankijaga läbi töötoad jm vajalikud kohtumised eesti

keeles, et kaardistada olemasolev materjal, vajadused ja täpsem tegevusplaan.

Oodatava tulemina valmib visioonidokument koos tegevuskavaga;

2.2.2. Rakendada sobivaid meetodeid ja praktikaid, mis aitavad saavutada

lõppeesmärke;

2.2.3. Juhtida sisukohtumisi, kus pakkuja esindaja saab kohtumisetest 100% füüsiliselt

osa võtta;

2.2.4. Anda nõuandeid ja ülesandeid hankijale, mis toetavad lõppeesmärgi

saavutamist, sealjuures koos vajalike materjalidega, mis aitavad teostusele kaasa;

2.2.5. Viia läbi iseseisev sisutöö, milleks hankijal pädevus puudub ja/või mis lepitakse

poolte vahel kokku;

2.2.6. Hinnata hankija poolt koostatut kohtumiste vahepealsetel perioodidel ning anda

asjakohane, lõppeesmärki toetav tagasiside, vajadusel koos

paranduste/märkmetega;

https://www.mkm.ee/digiriik-ja-uhenduvus/digiuhiskonna-arengukava-2030 2 https://valitsus.ee/strateegia-eesti-2035-arengukavad-ja-planeering/strateegia

2.2.7. Viia läbi koos hankijaga analüüs praeguse olukorra kaardistamiseks;

2.2.8. Esialgsel hinnangul luuakse visioonis järgnevad punktid:

2.2.8.1. Visiooni lühikokkuvõte;

2.2.8.2. Missioon ja visioon;

2.2.8.3. Üldeesmärgid;

2.2.8.4. Tulevikusuundumused;

2.2.8.5. Elluviimine;

2.2.8.6. Juhtimisskeem;

2.2.8.7. Mõisted.

3. KOOSTÖÖ TELLIJAGA

3.1. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl hankija ja

pakkuja vahel saavutamaks lepingu eesmärke;

3.2. Hankija esindaja vastutab töövõtja nõustamise eest lepingut puudutavates üldistes

sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad

toimuma hankija ja pakkuja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid

sidevahendeid kasutades;

3.3. Tellitava töö lõppedes on pakkuja kohustatud hankijale esitama allkirjastatult

üleandmise-vastuvõtmise akti, mille hankija saadab pakkujale.

3.4. Pakkuja on kohustatud täitma töötunniarvestuse tabelit koos tegevustega iga nädala

reede kella 15.00 seisuga, mis luuakse tellija keskkonda.

3.5. Tellija volitatud esindajad lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

vastuvõtmisel on Erki Limbak, sündmusteenuste projektijuht, telefon +372 58 659 430,

e-post [email protected].

4. TELLITAVATE TEGEVUSTEGA SEOTUD TINGIMUSED

4.1. Teenuse eeldatav maksumus on kuni 14 999 eurot (lisandub käibemaks).

4.2. Käsundiandja ei ole kohustatud punktis 4.1 nimetatud maksimaalse maksumuse

ulatuses teenust tellima. Lepingu tegelik maksumus selgub pärast lepinguperioodi

lõppu, tegelike töötundide ja pakkumuses esitatud tunnihindade alusel.

4.3. Käsundisaaja esitab teenuse üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt)

allkirjastatuna. Teenus loetakse vastuvõetuks, kui käsundiandja on akti allkirjastanud.

Käsundiandja tasub teenuse eest pärast selle vastuvõtmist akti ja käsundisaaja arve

alusel ühes (1) osas, mis esitatakse e-arvena.

4.4. Programmi visiooni ja tegevuskava loomisel võib pakkuja esitada ühe kuni kaks

spetsialisti, kellel peab enne pakkumuse esitamise perioodi olema 60 kuu jooksul

edukalt läbi viidud 3 visiooni loomist ja 3 tegevuskava loomist.

5. PAKKUMUSE ESITAMINE

5.1. Vabas vormis pakkumus tuleb esitada aadressil [email protected] hiljemalt 31.05.2024 kl 14.00. Tähtajast hiljem laekunud pakkumusi ei arvestata.

5.2. Pakkumus peab sisaldama:

5.2.1. Lühikirjeldust, kuidas pakkuja lähteülesandest aru saab;

5.2.2. Lühikirjeldust, kuidas pakkuja probleemi lahendamisele läheneks (kuidas

pakkuja aitab kaasa visiooni ja tegevuskava loomisele, sh milliseid meetodeid

rakendades selleni jõutakse);

5.2.3. Esmane ajakava, kus on välja toodud pakkuja ja hankija poolt kuluvad töötunnid

ja teemad;

5.2.4. Lühikirjeldus spetsialistist/spetsialistidest, kes antud väikeostu eesmärki aitavad

realiseerida, koos varasema kogemuse kirjeldusega (tuues välja eelmised edukad

visiooni- ja tegevuskava loomise projektid (3+3));

5.3. Teenuse osutamise maksumust, tuues välja:

5.3.1. Ühe töötunni maksumus p-s 2.2.1 nimetatud kohtumiste teostamisel,

5.3.2. Ühe töötunni maksumus p-s 2.2.5 nimetatud iseseisva töö teostamisel;

5.3.3. Ühe töötunni maksumus p-s 2.2.6 nimetatud tagasiside teostamisel;

5.3.4. Kogu väikeostu maksumust p-s 5.2.3 nimetatud ajakava põhjal;

5.3.5. Muud kulud, mis on teenuse osutamisega seotud.

6. LEPINGU TINGIMUSED

6.1. Juhul kui eduka pakkuja pakkumus ei ületa 14 999 eurot ilma käibemaksuta, siis tellija

ei sõlmi tööde teostamiseks eraldi kirjalikku lepingut, vaid

juhindub töövõtulepingu üldtingimustest (kättesaadavad Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil: https://mkm.ee/ministeerium-

uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated), käesolevast pakkumise

kutsest (sh tehnilisest kirjeldusest) ning töövõtja pakkumusest.

6.2. Pakkumus peab olema vormistatud lisa 1 vormile, mis saadetakse koos tehnilise

kirjeldusega.

6.3. Pakkumuse maksumus peab olema esitatud eurodes, ilma käibemaksuta ja

käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohustuslane ning täpsusega kuni kaks

kohta pärast koma.

6.4. Tellija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi vastavalt käesolevas

pakkumiskutses sätestatule. Pakkumuste hindamisel selgitatakse majanduslikult

soodsaim pakkumus välja pakkumuse maksumuse alusel p-s 2.2.1, 2.2.5, 2.2.6, 5.2.3

välja toodud töötundide- ja kogumaksumuse alusel ja hinnatakse pakkuja poolt esitatud

lähteülesandest arusaamist ning probleemile lähenemise lühikirjeldust koos

meetoditega. Edukaks pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus,

mille maksumus on madalaim ja mille toetavad tegevused on hankija hinnangul

parimad, saavutamaks eesmärk. Tellija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on

esitatud 0 või negatiivse väärtusega maksumuse. Võrdse maksumusega pakkumuste

puhul tunnistatakse edukaks pakkumus, mis on tellijale esitatud ajaliselt varem.

6.5. Pakkuja poolt esitatud pakkumuse peab olema jõus vähemalt 15 tööpäeva pakkumuse

esitamisest arvates.

6.6. Töövõtulepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega. Eritingimused

sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. Töövõtulepingu eritingimused on

sätestatud käesolevas pakkumiskutses (sh tehnilises kirjelduses). Töövõtulepingu

lisana käsitletakse töövõtjapakkumust. Töövõtulepingu dokumentide prioriteetsus on

järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude

korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument.

6.7. Lepingu alusel välja makstav tasu kujuneb reaalselt teostatud töö eest.

6.8. Tellija tasub töö eest pärast töö teostamist ning tellija poolt vastuvõtmist 21 päeva

jooksul alates e-arve tellijale esitamisest. Töö võetakse vastu üleandmise-vastuvõtmise

aktiga. Pärast töö üleandmist kontrollib tellija 10 tööpäeva jooksul töö vastavust

nõuetele ja annab töövõtjale teada, kas töö on teostatud nõuetekohaselt. Kui töö on

teostatud nõuetekohaselt, siis võtab tellija töö vastu, allkirjastades üleandmise-

vastuvõtmise akti, ja töövõtja võib väljastada tellijale e-arve.

6.9. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et on töövõtulepingu üldtingimustega

tutvunud elektroonselt veebilehel https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-

kontakt/ministeerium-ja- ministrid/hanketeated.

1

Kaia Kattel - MKM

Saatja: Erki Limbak <[email protected]> Saatmisaeg: kolmapäev, 5. juuni 2024 11:03 Adressaat: Kaia Kattel Teema: FW: Kutse osaleda pakkumuse esitamises Manused: TWN_elusundmusteenuste_pakkumus.asice

From: Erki Limbak <[email protected]> Sent: Friday, May 17, 2024 12:34 PM To: Erki Limbak <[email protected]> Subject: Kutse osaleda pakkumuse esitamises Lugupeetud Pakkuja   Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium viib läbi väikeostu pakkuja leidmiseks, kes koostöös hankijaga loob visiooni ja tegevuskava elusündmusteenuste programmis. Lähteülesande kirjeldus on lisatud e-kirjas leitavas dokumendis. Hankel osalemiseks peab Pakkuja esitama pakkumuse hiljemalt 31.05.2024 kell 14:00 aadressil [email protected] Küsimuste korral palun esitada need kirjalikult. Kui saate teate, et viibin tööst eemal, palun pöörduda isiku poole, kes on antud teates märgitud. Lugupidamisega

Erki Limbak Sündmusteenuste projektijuht Digiriigi arengu osakond Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium + 372 5865 9430| [email protected] www.mkm.ee | Suur-Ameerika 1, Tallinn