Hankekorra kinnitamine

KÄSKKIRI

16.09.2024 nr 19

Hankekorra kinnitamine

Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12. novembri 2021. a käskkirjaga nr 225 kinnitatud (muudetud

24.08.2022 käskkirjaga nr 196) Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimääruse § 13 lg 1

punkti 7 alusel

1. kinnitan Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse hankekorra (Lisa 1) koos lisadega 2-7,

2. hankekord kehtestatakse algse täisversioonina,

3. hankekord jõustub 16. septembril 2024,

4. enne hankekorra kinnitamist alustatud riigihanke menetlused, sealhulgas menetlused millede

dokumendid on ettevalmistatud, viiakse lõpuni menetluse alustamise ajal kehtinud hankekorra

redaktsiooni alusel,

5. tunnistan kehtetuks Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse direktori 03.06.2022.a

käskkirja nr 11.

(allkirjastatud digitaalselt)

Ergo Tars

direktor

2/11

KINNITATUD

direktori 16.09.2024 käskkirjaga nr 19

Lisa 1

RIIGI INFO- JA KOMMUNIKATSIOONITEHNOLOOGIA KESKUSE HANKEKORD

1. Reguleerimisala ja hankekorras kasutatavad mõisted

1.1. Hankekord sätestab Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse (edaspidi RIT) läbiviidavate

riigihangete korraldamise alused ja riigihangete menetlemisega seotud vastutuse jaotuse.

1.2. Hankekorraga reguleerimata osas lähtutakse riigihangete valdkonda reguleerivatest ELi direktiividest,

riigihangete seadusest (edaspidi RHS) ja selle alusel väljaantud õigusaktidest ning väljakujunenud

kohtu- ja vaidlustuskomisjoni praktikast.

1.3. Mõisted.

1.3.1. Riigihange – kõik RHSis ja käesolevas korras nimetatud riigihanked.

1.3.2. Hankemenetlus – RHSi 2. peatükis nimetatud hankemenetlused.

1.3.3. Koduleht – RITi veebileht https://www.rit.ee.

1.3.4. Maksumus – riigihanke käibemaksuta maksumus.

1.3.5. Riigihanke erand – olukord, kus hankija ei ole RHSi § 11 toodud alustel kohustatud rakendama

riigihangete seadust.

1.3.6. Hankenõunik — hankejuht, hankespetsialist või hankejurist, kes nõustab riigihangete

korraldamist ning menetleb riigihankeid vastavalt protsessikirjeldusele.

1.3.7. Vastutaja – hanke esemeks oleva asja ostu või teenuse tellimise või ehitustööde tellimise eest

vastutava osakonna töötaja.

1.3.8. Veebikeskkond – RITi läbiviidavaid ühis- ja keskseid hankeid kajastav portaal

https://kesksedhanked.rik.ee/rit/.

1.3.9. Hankekaart – dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) vastutaja koostatav detailne ülevaade

korraldatavast hankest, mis on sisendiks hankenõunikule riigihanke menetluse korraldamiseks.

1.3.10. Lepingu täitmise eest vastutav töötaja — RITi töötaja, kes tagab lepingu täitmise ning kelle

määrab hanget korraldava osakonna juhataja.

2. Komisjoni moodustamine ja ülesanded

2.1. Hankemenetluse läbiviimiseks moodustab direktor käskkirjaga vähemalt kolmeliikmelise komisjoni

(edaspidi komisjon). Vajadusel võib vastutaja ettepanekul moodustada komisjoni ka muude riigihanke

menetluste puhul.

2.2. Komisjoni kuuluvad komisjoni esimees (tavapäraselt vastutaja) ja komisjoni liikmed ning vajadusel

asendusliige, kellele laienevad asendamise ajaks komisjoni liikme õigused, kohustused ja vastutus.

2.3. Juhul kui komisjoni toimingutes osaleb vähem kui kolm liiget ühe või mitme liikme töölt eemaloleku

tõttu, on asendusliikmeks töötaja, kes on riigitöötaja iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP) puuduoleva

liikme asendajaks määratud (kui komisjoni asendusliiget ei ole määratud direktori käskkirjaga).

Asendusliikme lisab riigihangete registris (edaspidi RHR) hanke meeskonda hankenõunik või

hankekomisjoni liige.

2.4. Komisjon teeb otsuseid konsensuslikult. Üldjuhul allkirjastavad komisjoni liikmed otsused RHRis, v.a

RHSi ja/või hankekorras kirjeldatud erisuste puhul.

2.5. Komisjon võib kaasata eksperte.

2.6. Komisjonil on riigihanke läbiviimisel lisaks protsessikirjelduses sätestatud ülesannetele järgmised

ülesanded:

2.6.1. hankemenetluse liigist lähtuvalt läbirääkimiste pidamine. Komisjon ei pea läbirääkimistel

osalema täies koosseisus, vaid võib vajadusel määrata läbirääkimiste läbiviijad;

2.6.2. seisukoha andmine muudes hankemenetlusega seotud küsimustes, sh esitatud küsimustele

tähtaegne vastamine.

2.7. Komisjoni esimees vastutab komisjoni ülesannete täitmise eest, sh info edastamise eest

hankenõunikule.

2.8. Riigihanke alusdokumentide kooskõlastamisega RHRis kinnitab komisjoni liige, et on tutvunud

kõikide dokumendi failidega ning nõustunud nendes sisalduvaga.

2.9. Alusdokumentide muudatused, mis tehakse pärast hankemenetluse või lihthanke avaldamist,

kooskõlastab hankenõunik komisjoni esimehega e-posti teel (v.a muudatused, mis sisaldavad

mittesisulisi vigu (sh kirjavigade, viitevigade, avamise jm kuupäevade parandused) või muid

3/11

korrektuure, millega ei kaasne RITile lisakohustusi ega pakkujale võimalikku pakkumuse muutmist.

Need parandused teeb hankenõunik RHRis).

2.10. Komisjoni liige, vastutaja ja hankenõunik ei tohi olla seotud riigihankes osaleva huvitatud isiku,

pakkuja või taotlejaga viisil, mis annab vastavale huvitatud isikule, pakkujale või taotlejale teiste ees

eelise. Komisjoni liige, vastutaja ja hankenõunik peavad seotud isikust teavitama hanke korraldamise

eest vastutava osakonna juhatajat või õigus- ja hankeosakonna juhatajat. RITil on iseseisvalt õigus

kontrollida iga komisjoni liikme või hankenõuniku eelnevalt nimetatud seotuse esinemist. Seotuse

ilmnemisel, mis annab huvitatud isikule, pakkujale või taotlejale teiste ees eelise, arvatakse vastav liige

komisjonist välja või asendatakse menetlust läbiviiv hankenõunik.

2.11. Kui riigihange korraldatakse RHRis, viiakse ka teabevahetus läbi RHRis. Kui riigihange korraldatakse

RHRi-väliselt, toimub teabevahetus kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja säilitatakse DHSis.

3. Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks

3.1. Huvide konflikt on olukord, kus hankijal või tema nimel tegutseval direktoril, töötajal või muul pädeval

esindajal, kes on kaasatud riigihanke ettevalmistamisse või korraldamisse või kes võib muul moel

mõjutada selle riigihanke tulemust, on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid

isiklikke huvisid, mida võib käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena. Näiteks on

tegemist huvide konfliktiga, kui direktoril, töötajal, muul pädeval esindajal või nendega seotud isikul

on isiklik huvi otsuses või toimingus, mida ta peab ise tegema või mida ta saab mõjutada.

3.2. Korruptsioon on ametikoha või võimu kuritarvitamine omakasu eesmärgil.

3.3. Vastutaja, komisjoni liige, hankenõunik ja hankega seotud muu isik väldivad oma tegevusega

seonduvalt korruptsiooni mistahes vormis, lähtudes korruptsioonivastase seadusega kehtestatud

toimingupiirangutest, ning tagavad, et nad pole ühegi riigihankes pakkumuse esitanud pakkujaga

seotud viisil, mis on käsitletav konkurentsi kahjustava huvide konfliktina.

3.4. Huvide konflikti olukorras peab isik end menetlusest taandama, teavitades huvide konfliktist oma

osakonnajuhatajat või vahetut juhti ja hankenõunikku kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

Teavituse esitamisega peatuvad isiku õigused menetlustoimingute tegemiseks.

3.5. Juhul kui huvide konflikti olukord tekib RITi-välise komisjoni liikme suhtes, siis teavitab ta vastavast

olukorrast õigus- ja hankeosakonna juhatajat või hankenõunikku.

3.6. Osakonnajuhataja või vahetu juht ja hankenõunik või õigus- ja hankeosakonna juhataja korraldavad

vastava töötaja või muu hankega seotud isiku riigihankes otsuste tegemise protsessist taandamise ja

asendamise.

4. Hangete planeerimine

Hangete planeerimise protsessijoonis on esitatud Lisas 1.

4.1. Riigihangete, v.a otseostud ja väikehanked, teostamine toimub eelarveaasta kohta koostatud RITi

hankeplaani (edaspidi hankeplaan) alusel. Hankeplaan koostatakse järgneva kalendriaasta kohta

tööplaani koostamise käigus eelarveaasta alguseks.

4.2. Hankeplaanijärgne riigihange on tähtaegne, kui hankenõunikule laekub vastutajalt riigihanke

ettevalmistamise alustamise ajana määratletud nädalal riigihanke menetluse ettevalmistamiseks

piisavas mahus infot hankekaardil (ettevalmistatud dokumendid, teostatud turu-uuring, eeldatav

maksumus jms). Hankenõunik ei ole kohustatud hanget töösse võtma, enne kui riigihanke

läbiviimiseks ei ole piisavas mahus infot, esitatud materjalid ei ole korrektsed või esineb muid puudusi.

4.3. Hankeplaanis peavad kajastuma kõik hankeplaani koostamise või selle muutmise hetkeks teadaolevad

ostetavad asjad, tellitavad teenused ja ehitustööd ning ühishanked, milles RIT planeerib osaleda.

Hankeplaanis peavad kajastuma kõik soetused, mille raam- või hankelepingu eeldatav maksumus algab

asjade ja teenuste puhul 30 000 eurost ja ehitustööde, sotsiaal- ja eriteenuste puhul 60 000 eurost.

4.4. Hankeplaaniväliseid hankeid või hilinenud hankeid teostatakse vastavalt hankenõunike töökoormusele

ja võimalusele ning nende korraldamiseks on vajalik hankejuhi kinnitus.

4.5. Ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

4.5.1. Korraldab hiljemalt 30. novembriks järgneva aasta enda

vastutusvaldkonnas planeeritavate hangete info

sisestamise hankejuhi etteantud hankeplaani vormi, mis

sisaldab vähemalt järgmist:

1) hanke nimetus;

Hanget korraldava

osakonna juhataja

4/11

2) lepingu sõlmimise tähtaeg (kuupäevalise

täpsusega kehtiva lepingu lõppemise tähtaeg, mida

soovitakse uuendada, või nädalase täpsusega uue lepingu

tähtaeg koos vastava kommentaariga uue lepingu kohta);

3) lepingu eeldatav maksumus ja kestus;

4) finantseerimisallikas (eelarveline või

välisrahastus)

4.5.2. Veendub eelarveliste vahendite olemasolus enne

hankeplaani andmete sisestamist

Hanget korraldava

osakonna juhataja

4.5.3. Koondab esitatud sisendandmed ja konsolideerib esitatud

hangete vajadused samaliigiliste hangete alusel

Hankejuht

4.5.4. Vormistab hankeplaani kinnitamiseks käskkirja ning

algatab DHSis käskkirja töövoo lähtuvalt RITi

dokumentide liigitusskeemist

4.5.5. Allkirjastab hankeplaani kinnitamise käskkirja Direktor

4.5.6. Esitab hankeplaani RITi kodulehel avaldamiseks Hankejuht

4.5.7. Avaldab hankeplaani kodulehel hiljemalt 31.01 Kommunikatsiooni-

juht

4.5.8. Koostab hankeplaani täitmise kokkuvõtteid kord kvartalis Hankejuht

4.5.9. Teavitab hankeplaani ajakohastamise vajadusest

hankejuhti ning edastab uuenenud andmed. Veendub, et

hankeplaaniväliste soetuste korral on eelarvevahendid

osakonna eelarvesse planeeritud. Hanke lisamiseks

hankeplaani esitab esimesel võimalusel hankejuhile

p 4.5.1. nõuetele vastava info

Hanget korraldava

osakonna juhataja

4.5.10. Kogub hanget korraldavate osakondade juhatajate

muudatusettepanekud hankeplaani muutmiseks ning

vajadusel esitab hiljemalt kalendriaasta kolmandas

kvartalis hankeplaani muudatused kooskõlastamiseks

RITi juhtkonnale

Hankejuht

4.5.11. Kooskõlastab kalendriaasta kolmandas kvartalis

hankeplaani muudatused RITi juhtkonnaga

4.5.12. Vormistab hankeplaani muudatuste kinnitamiseks

käskkirja ning algatab DHSis käskkirja töövoo lähtuvalt

RITi dokumentide liigitusskeemist

4.5.13. Allkirjastab muudetud hankeplaani kinnitamise käskkirja Direktor

4.5.14. Esitab hankeplaani muudatused RITi kodulehel

avaldamiseks

Hankejuht

4.5.15. Avaldab hankeplaani muudatused kodulehel Kommunikatsiooni-

juht

5. Turu-uuring

5.1. Turu-uuring on menetlustoiming, mille käigus hankija konsulteerib asjaomases valdkonnas tegutsevate

isikute ja ettevõtjatega. Protsessijoonis on esitatud Lisas 2.

5.2. Ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

5.2.1. Viib vajadusel läbi turu-uuringu enne riigihanke menetluse

alustamist asjaomases valdkonnas tegutsevate isikute ja/või

ettevõtjatega, kellest kaasatakse turu-uuringusse võimalusel

vähemalt kolm

Vastutaja

5.2.2. Lihthanke piirmäära ületava riigihanke korral kooskõlastab

turu-uuringu enne läbiviimist hankenõunikuga

5.2.3. Edastab turu-uuringu läbiviimiseks info planeeritavast

riigihankest ja selles esitatavatest nõuetest (nt tehnilise

kirjelduse projekt, küsimused jms) ettevõtja(te)le ja/või

isiku(te)le, kes omavad laialdasi teadmisi ning kogemusi

5/11

turu-uuringu objektist

5.2.4. Protokollib koosoleku vormis toimuva turu-uuringu. Säilitab

turu-uuringu dokumendid kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis DHSis

5.2.5. Lihthanke piirmäära ületava riigihanke puhul teavitab

hankenõunikku pärast turu-uuringu tulemuste saamist

5.2.6. Turu-uuringu läbiviimisel RHRis sisestab vastutaja

ettevalmistatud andmed RHRi

Hankenõunik või

kokkuleppel

hankejuhiga

vastutaja

6. Otseost ja väikehange

6.1. Otseost on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade, teenuste ja ehitustööde puhul

kuni 14 999,99 eurot. Protsessijoonis on esitatud Lisas 3.

6.2. Otseostuga seotud ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

6.2.1. Korraldab asjade ostmise või teenuste tellimise, sh annab

vastutajale ülesande hanke läbiviimiseks

Hanget korraldava

osakonna juhataja

6.2.2. Selgitab välja eeldatava maksumuse Vastutaja

6.2.3. Kontrollib, et ühesuguste soetuste kogumaksumus

eelarveaasta jooksul ei ületa asutuseüleselt väikehanke

piirmäära

6.2.4. Järgib RHSi § 3 sätestatud üldpõhimõtteid, tagades

rahaliste vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise.

Võrreldavaid pakkumusi ei pea võtma kirjalikult, kui

riigihanke eset arvestades ei oleks see proportsionaalne või

otstarbekas. Võrreldavaid pakkumusi ei pea võtma ka

juhul, kui mittevõtmise lubatavus tuleneb rahastaja

tingimustest

6.2.5. Korraldab vajadusel hankekorrast lähtuvalt lepingu

sõlmimise ja RITi teabehalduse korrale vastavalt

allkirjastamise

6.2.6. Lisab lepingu DHSi menetlusringile või kirjaliku lepingu

puudumisel saadud pakkumuse(d) ja/või põhjenduse

pakkumuse valiku kohta (sh konkurentsi puudumisel

põhjenduse) arvete menetluse keskkonda ning sellega

loetakse riigihangete seaduse kohane riigihangete

korraldamise üldpõhimõtete järgimise kohustus täidetuks

6.3. Väikehange on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul 15 000

eurot kuni 29 999,99 eurot, ehitustööde puhul 15 000 eurot kuni 59 999,99 eurot, sotsiaalteenuste puhul

kuni 299 999,99 eurot ja eriteenuste puhul kuni 59 999,99 eurot. Protsessioonis on esitatud Lisas 4.

6.4. Väikehankega seotud ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

6.4.1. Korraldab asjade ostmise või teenuste tellimise, sh annab

vastutajale ülesande hanke läbiviimiseks

Hanget korraldava

osakonna juhataja

6.4.2. Selgitab välja eeldatava maksumuse Vastutaja

6.4.3. Kontrollib, et ühesuguste soetuste kogumaksumus

eelarveaasta jooksul jääb alla punktis 6.3 nimetatud piirmäära

6.4.4. Koostab vajadusel tehnilise kirjelduse ja väikehanke

tingimused (vastavustingimused, hindamiskriteeriumid ning

vajadusel kvalifitseerimistingimused). Vajadusel ja alates

20 000-eurose eeldatava maksumusega hanke puhul esitab

juristile andmed lepingu projekti koostamiseks

6.4.5. Koostab lepingu projekti vastutaja esitatud riigihanke

alusdokumentide ja suuniste alusel

Jurist

6/11

6.4.6. Saadab pakkumuse esitamise ettepaneku (hankekutse)

potentsiaalsetele pakkujatele kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis. Kui lepingu eeldatav maksumus on

20 000 eurot või rohkem, lisab pakkumuse esitamise

ettepanekule lepingu projekti

Vastutaja

6.4.7. Kontrollib pakkumuse vastavust. Hindab esitatud pakkumusi

hindamiskriteeriumite alusel

6.4.8. Teavitab pakkujaid hanke tulemustest kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis

6.4.9. Korraldab vajadusel hankekorrast lähtuvalt lepingu sõlmimise

ja RITi teabehalduse korrale vastavalt allkirjastamise

6.4.10. Lisab lepingu DHSi menetlusringile või kirjaliku lepingu

puudumisel saadud pakkumuse(d) ja/või põhjenduse

pakkumuse valiku kohta (sh konkurentsi puudumisel

põhjenduse) arvete menetluse keskkonda ning sellega loetakse

riigihangete seaduse kohane riigihangete korraldamise

üldpõhimõtete järgimise kohustus täidetuks

7. Lihthange

7.1. Lihthange on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul 30 000

eurot kuni 59 999,99 eurot, ehitustööde puhul 60 000 eurot kuni 149 999,99 eurot. Protsessijoonis on

esitatud Lisas 5.

7.2. Ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

7.2.1. Korraldab asjade ostmise või teenuste tellimise, sh annab

vastutajale ülesande hanke läbiviimiseks

Hanget korraldava

osakonna juhataja

7.2.2. Selgitab välja eeldatava maksumuse. Koostab tehnilise

kirjelduse, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid,

vajadusel kvalifitseerimistingimused ja lisab kõrvaldamise

alused ning esitab need hankenõunikule hankekaardil DHSis

Vastutaja

7.2.3. Kontrollib, et ühesuguste soetuste kogumaksumus

eelarveaasta jooksul ei ületa asutuseüleselt hankemenetluse

piirmäära

7.2.4. Kokkuleppel hankejuhiga võib lihthanke korraldamist läbi

viia vastutaja

Vastutaja ja

hankejuht

7.2.5. Koostab lihthanke alusdokumendid vastutajalt saadud

dokumentide ja suuniste alusel

Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja, lepingu

projekti jurist

7.2.6. Kooskõlastab lihthanke alusdokumendid RHRis enne

lihthanke avaldamist

Vastutaja, komisjon

(kui on

moodustatud),

hankenõunik,

lepingu projekti

jurist

7.2.7. Pärast kooskõlastamist avaldab hanketeate RHRis Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja

7.2.8. Selgitustaotluse korral valmistab ette vastused ettevõtja

esitatud küsimustele

Vastutaja / komisjon

(kui on

moodustatud)

7.2.9. Edastab vastused hiljemalt kahe tööpäeva jooksul

selgitustaotluse saamisest hankenõunikule (juhul kui hanke

viib läbi hankenõunik)

Vastutaja

7.2.10. Vastab tähtaegselt ettevõtjate esitatud selgitustaotlustele

RHRis

Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja 7.2.11. Muudab vajadusel alusdokumente

7/11

7.2.12. Esitab alusdokumentide muudatused e-kirjaga

kooskõlastamiseks

7.2.13. Kooskõlastab ettevalmistatud alusdokumentide muudatuse e-

kirjaga

Vastutaja /

komisjoni esimees

(kui komisjon on

moodustatud)

7.2.14. Teeb alusdokumentide muudatused RHRis Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja

7.2.15. Avab pakkumused Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja

7.2.16. Kontrollib pakkumuste vastavust. Hindab vastavaks

tunnistatud pakkumusi.

*Kuna hankija kasutab valdavalt RHS § 52 lg 3

(pöördmenetlust), siis on hankekorra protsessina kirjeldatud

pöördmenetlus. Hankija võib kasutada ka n-ö klassikalist

menetlust (alustades kõikide pakkujate kõrvaldamise aluste ja

kvalifikatsiooni kontrollimist (juhul kui see on kehtestatud)

kinnituste alusel

Vastutaja / komisjon

(kui on

moodustatud)

7.2.17. Edastab pakkumuste vastavuse ja hindamise tulemused

hankenõunikule otsuste vormistamiseks (juhul kui hanke viib

läbi hankenõunik)

Vastutaja

7.2.18. Vormistab otsused ja edastab allkirjastamiseks Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja

7.2.19. Kontrollib pakkuja kvalifikatsiooni (kui tingimused on

kehtestatud)

Hankenõunik koos

vastutajaga / p 7.2.4.

puhul vastutaja

7.2.20. Edastab tulemused hankenõunikule otsuse vormistamiseks

(juhul kui hanke viib läbi hankenõunik)

Vastutaja

7.2.21. Kontrollib eduka(te) pakkuja(te) kõrvaldamise aluste

puudumist

Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja 7.2.22. Vormistab otsused ja suunab allkirjastamiseks vastutajale või

komisjonile (kui on moodustatud)

7.2.23. Allkirjastab otsused Vastutaja / komisjon

(kui on

moodustatud)

7.2.24. Teavitab tähtaegselt pakkujaid riigihankes tehtud otsustest

RHRi teabevahetuse kaudu

Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja 7.2.25. Korraldab lepingu allkirjastamise vastavalt RITi teabehalduse

korrale

7.2.26. Esitab tähtaegselt RHRi lepingu sõlmimise teate

7.2.27. Esitab tähtaegselt hankenõunikule või punktis 7.2.4. tehtud

kokkuleppe korral vastutajale lepingu lõpetamise andmed

Lepingu täitmise

eest vastutav töötaja

7.2.28. Esitab RHRi lepingu lõpetamise andmed Hankenõunik /

p 7.2.4. puhul

vastutaja

8. Hankemenetlus

8.1. Hankemenetlus on riigihange, mille hankelepingu eeldatav maksumus on asjade ja teenuste puhul

alates 60 000 eurot, ehitustööde puhul alates 150 000 eurot. Protsessijoonis on Lisas 6.

8.2. Ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

8.2.1. Korraldab asjade ostmise või teenuste tellimise, sh annab

vastutajale ülesande hanke läbiviimiseks

Hanget korraldava

osakonna juhataja

8/11

8.2.2. Selgitab välja eeldatava maksumuse. Koostab tehnilise

kirjelduse, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid ning

vajadusel kvalifitseerimistingimused ja esitab need

hankenõunikule koos hankekaardiga DHSis

Vastutaja

8.2.3. Vormistab hankekaardil esitatud andmete alusel komisjoni

moodustamise käskkirja ja algatab DHSis hankekäskkirja

töövoo vastavalt RITi dokumentide liigitusskeemile

Hankenõunik

8.2.4. Koostab riigihanke alusdokumendid vastutajalt saadud

dokumentide ja suuniste alusel

Hankenõunik,

lepingu projekti

jurist

8.2.5. Suunab RHRis riigihanke alusdokumendid hankemenetluse

komisjonile kooskõlastamiseks

Hankenõunik

8.2.6. Kooskõlastab riigihanke alusdokumendid Komisjon, jurist

8.2.7. Avaldab hanketeate RHRis, v.a väljakuulutamiseta

läbirääkimistega hankemenetluse korral

Hankenõunik

8.2.8. Muudab vajadusel alusdokumente Komisjon,

hankenõunik

8.2.9. Esitab alusdokumentide muudatused kooskõlastamiseks e-

kirjaga

Hankenõunik

8.2.10. Kooskõlastab ettevalmistatud alusdokumentide muudatuse e-

kirjaga

Komisjoni esimees

8.2.11. Teeb alusdokumentide muudatused RHRis Hankenõunik

8.2.12. Selgitustaotluse korral valmistab ette vastused ettevõtjate

esitatud küsimustele. Edastab vastused hiljemalt kahe

tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest hankenõunikule

Komisjoni esimees

8.2.13. Vastab ettevõtjate esitatud küsimustele RHRis Hankenõunik

8.2.14. Avab pakkumused

8.2.15. Kontrollib pakkumuste vastavust. Hindab vastavaks

tunnistatud pakkumusi.

*Kuna hankija kasutab valdavalt RHS § 52 lg 3

(pöördmenetlust), siis on hankekorra protsessina kirjeldatud

pöördmenetlus. Hankija võib kasutada ka n-ö klassikalist

menetlust (alustades kõikide pakkujate kõrvaldamise aluste ja

kvalifikatsiooni kontrollimist (juhul kui see on kehtestatud)

kinnituste alusel

Komisjon

8.2.16. Esitab hankenõunikule vajalikud andmed otsuste

koostamiseks

Komisjoni esimees

8.2.17. Koostab RHRis otsused ja suunab otsused allkirjastamiseks

komisjonile

Hankenõunik

8.2.18. Allkirjastab otsused RHRis.

*Kõik tehtavad otsused peavad olema põhjendatud ning nende

õigsuse eest vastutavad riigihanke komisjon ja hankenõunik.

Otsused kooskõlastatakse vajadusel juristiga

Komisjon

8.2.19. Teavitab tähtaegselt pakkujaid riigihankes tehtud otsustest

RHRi teabevahetuse kaudu

Hankenõunik

8.2.20. Kontrollib eduka(te) pakkuja(te) kõrvaldamise aluste

puudumist ja esitatud kvalifitseerimise tingimustele vastamist

(tõendite alusel), kui need on kehtestatud

Komisjon /

kõrvaldamise aluste

puhul hankenõunik

8.2.21. Esitab hankenõunikule vajaliku info (sh põhjendused sisulise

vastavuse kohta) otsuste ettevalmistamiseks

Komisjoni esimees

8.2.22. Koostab RHRis hanke otsused ja suunab otsused

allkirjastamiseks komisjonile

Hankenõunik

8.2.23. Allkirjastab otsused RHRis Komisjon

8.2.24. Teavitab tähtaegselt pakkujaid otsustest RHRi teabevahetuse

kaudu

Hankenõunik

8.2.25. Korraldab lepingu allkirjastamise vastavalt RITi teabehalduse

9/11

korrale

8.2.26. Esitab lepingu sõlmimise teate tähtaegselt RHRi

8.2.27. Esitab lepingu lõpetamise andmed tähtaegselt hankenõunikule Lepingu täitmise

eest vastutav isik

8.2.28. Esitab lepingu lõpetamise andmed RHRis Hankenõunik

9. Minikonkurss

9.1. Minikonkurss on raamlepingu poolteks olevate pakkujate vahel korraldatav konkurss, mille

eesmärgiks on hankelepingu sõlmimine. Protsessijoonis on esitatud Lisas 7.

9.2. Ülesanded ja teostajad.

Ülesanne Teostaja

9.2.1. Korraldab asjade ostmise või teenuste tellimise, sh annab

vastutajale ülesande hanke läbiviimiseks

Hanget korraldava

osakonna juhataja

9.2.2. Selgitab välja eeldatava maksumuse, veendub raamlepingu

olemasolus ja kontrollib rahaliste vahendite olemasolu

raamlepingus ja raamlepingu täitmise kehtivust (et

minikonkursi korraldamisel ei ületata raamlepingu maksumust

ja raamlepingu kehtivuse ajal jõuaks sõlmida hankelepingu)

Vastutaja

9.2.3. Koostab RHRis minikonkursi alusdokumendid (tehniline

kirjeldus, vastavustingimused, hindamiskriteeriumid), sh lisab

vajadusel (kui eeldatav maksumus ületab lihthanke piirmäära)

kõrvaldamise alused ning esitab need RHRis

kooskõlastamiseks osakonnajuhatajale

9.2.4. Kooskõlastab RHRis alusdokumendid. Alusdokumentide

kooskõlastamisega kinnitab, et eelarvevahendid on olemas

*Arvutitöökohateenuste osakonna (ATK) korraldatavate

minikonkursside puhul kooskõlastab alusdokumendid ka

vastutaja

Hanget korraldava

osakonna juhataja

9.2.5. Lisab RHRis minikonkursi meeskonda hankenõuniku Vastutaja

9.2.6. Avaldab minikonkursi

9.2.7. Vastab hanke käigus esitatud küsimustele RHRi kaudu

9.2.8. Vajadusel muudab alusdokumente

9.2.9. Teostab RHRis kõik minikonkursiga seotud toimingud

9.2.10. Koostab ja allkirjastab hankija otsused

9.2.11. Teavitab tähtaegselt kõiki pakkujaid tehtud otsustest

9.2.12. Esitab läbi RHRi teabevahetuse tellimuse maksumusega kuni

19 999,99 eurot või korraldab hankekorrast lähtuvalt

hankelepingu sõlmimise ja allkirjastamise vastavalt

teabehalduse korrale

9.2.13. Esitab RHRis lepingu sõlmimise teate ja lepingu lõpetamise

andmed

* Arvutitöökohateenuste osakonna (ATK) korraldatavate

minikonkursside puhul vastutaja edastab andmed

hankenõunikule

9.2.14. Arvutitöökohateenuste osakonna (ATK) korraldatavate

minikonkursside puhul täidab vastutaja asemel punktid 9.2.3.

(lisab RHRi vastutajalt saadud andmed ja edastab vastutajale

ja osakonna juhatajale kooskõlastamiseks), 9.2.6., 9.2.7.

(vastutajalt saadud vastuste edastamine RHRis), 9.2.8.

(muudab dokumente vastutajalt saadud juhiste alusel,

avaldab), 9.2.9., 9.2.10. (otsuste koostamine RHRis), 9.2.11.

(pakkujate teavitamine tehtud otsustest RHRis), 9.2.12. ja

9.2.13.

Hankenõunik

10. Keskne hankimine

10.1. Hankejuht avaldab veebikeskkonnas hiljemalt 31. jaanuaril jooksval eelarveaastal läbiviidavate

10/11

kesksete hangete loetelu.

10.2. Enne hankemenetlusega alustamist avaldatakse veebikeskkonnas tutvumiseks tehniline kirjeldus,

vajadusel muud alusdokumendid või viide dokumentidele RHRis. Hankenõunik avaldab

veebikeskkonnas iga keskse hanke kohta käiva info kesksete hankijate nimel raam- ja/või hankelepingu

sõlmimise ja RHRi lisamise kohta.

10.3. RITi poolt kesksete hankijate nimel sõlmitud raam- või hankeleping(ud) tehakse hankija(te)le

kättesaadavaks RHRis vastava hanke juures.

10.4. Võimalusel nõustab RIT keskses hankes osalevaid hankijaid raam- või hankelepingu täitmisel

tekkivate küsimuste korral.

11. Ühishanked

11.1. Hankejuht avaldab veebikeskkonnas hiljemalt 31. jaanuaril jooksval eelarveaastal läbiviidavate

ühishangete loetelu.

11.2. Enne hankemenetlusega alustamist avaldatakse tutvumiseks veebikeskkonnas tehniline kirjeldus,

vajadusel muud alusdokumendid või viide dokumentidele RHRis. Hankenõunik avaldab

veebikeskkonnas iga ühishanke kohta käiva info ühishankijate nimel raam- ja/või hankelepingu

sõlmimise ja RHRi lisamise kohta.

11.3. Ühishanke korral ei loeta ühishankija lisamist pärast hankemenetluse avaldamist ja enne pakkumuste

esitamise tähtaega selliseks alusdokumentide muudatuseks, mis nõuaks komisjoni kinnitamist.

Ühishankijate lisamisest hanke juurde hankemenetluse jooksul võib RIT keelduda, eeskätt juhul, kui:

11.3.1. hankemenetluses pakkumuste esitamise tähtajani on jäänud vähem kui pool pakkumuse

esitamise tähtajast või ühishankija lisamisega kaasneb pakkumuste esitamise tähtaja

pikendamine või hanketeate muudatus ei avaldu RHRis enne pakkumuste esitamise tähtaega;

11.3.2. volikirja ühishanke läbiviimiseks pole esitatud vähemalt kaks tööpäeva enne punktis 11.3.1.

sätestatud tähtaja või sündmuse saabumist;

11.3.3. ühishankija lisamisega kaasneb RITile hankemenetluse korraldamisel muu olukord, millega

RIT ei saanud hankemenetluse planeerimisel arvestada.

11.4. Punkti 11.3.1. alusel teeb hankenõunik otsustuse ühishankija lisamisest keeldumise kohta kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis.

11.5. RITi poolt ühishankijate nimel sõlmitud raam- või hankeleping(ud) tehakse hankija(te)le

kättesaadavaks RHRis vastava hanke juures.

11.6. Võimalusel nõustab RIT ühishankes osalevaid hankijaid raam- või hankelepingu täitmisel tekkivate

küsimuste korral.

12. Lepingute sõlmimine ning täitmise järelevalve

12.1. Leping sõlmitakse kirjalikus vormis, kui selle maksumus on 20 000 eurot või rohkem.

12.2. Üüri- ja rendilepingud (v.a lühiajalised üürid ja rendid kestusega kuni üks nädal), liisingulepingud,

füüsilise isikuga sõlmitavad ning autoriõigustega seotud lepingud (v.a tarkvaralitsentsilepingud)

sõlmitakse alati kirjalikus vormis.

12.3. Kui leping sõlmitakse RHSi-kohaselt erandina RHSis sätestatud korda järgimata, peab vastutaja enne

tehingu ettevalmistamist hankenõuniku ja juristiga kooskõlastama lepingu sõlmimise kavatsuse koos

erandi kasutamise motiveeritud põhjendusega.

12.4. Lepingu täitmisega alustatakse lepingus sätestatud korras.

12.5. Lepingus nimetatud esindaja/kontaktisik (lepingu täitmise eest vastutav isik) jälgib lepingust

tulenevate kohustuste täitmist, lepingu maksumuse täitumist ja vastutab lepingu täitmise järelevalve

eest. Täpsemad volitused esindajale sätestatakse lepingus.

12.6. Lepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli selle üle, kas lepingu pooled täidavad enda

kohustusi nõuetekohaselt. Muu hulgas jälgitakse lepingu tähtaegadest kinnipidamist, üleantavate

asjade kogust ja asja/teenuse kvaliteeti, pretensioonide esitamise tähtaegsust, vigade tekkimist, garantii

kehtivuse ajal pretensioonide esitamist jm. Lepingu täitmise eest vastutav töötaja algatab vajadusel

lepingu muutmise või lõpetamise. Lepingu täitmise järelevalve lõppeb lepingu lõppemisel. Juhul kui

lepingus on lepitud kokku garantiis, lõppeb lepingu täitmise järelevalve garantii kehtivusaja

lõppemisega.

12.7. Hankelepingute täitmise jooksul kohustub lepingu täitmise eest vastutav töötaja jälgima, et raam- ja

hankelepingu maksumus ei ületaks konkreetse raam- ja hankelepingu eeldatavat maksumust ning

edastab hankenõunikule viimase soovil raam- ja hankelepingu maksumuse. Kesksete ja -ühishangete

raamlepingute täituvuse jälgimise korraldab hankejuht.

11/11

12.8. Lepingu muutmise ja ennetähtaegse lõpetamise vajadusest teavitab lepingu täitmise eest vastutav isik

juristi, esitades e-kirjaga selgituse lepingu muutmise või ennetähtaegse lõpetamise vajaduse kohta.

12.9. Juhul kui lepingu täitmise eest vastutaval isikul on teisele poolele pretensioone lepingu täitmise kohta,

konsulteerib ta nõude esitamises juristiga, esitades kirjaliku ülevaate etteheidetavate puuduste kohta

lepingu täitmisel.

13. Hangetega seotud andmed

13.1. Enne riigihanke avaldamist on riigihankega seotud teave, mis ei ole avalikustatud RHRis, RITi

kodulehel või avaldatud pakkumuste esitamise ettepanekuga, asutusesisene teave ning seda ei edastata

kolmandatele isikutele, v.a turu-uuringu käigus edastatav teave ja ühis- või keskses hankes osalevatele

hankijatele edastatav hankega seotud teave.

13.2. Hankemenetluse raames isikuandmete töötlemisel lähtutakse RITi isikuandmete töötlemise ja

rikkumistele reageerimise juhendist, mis on dokumendina kättesaadav kõigile RITis hankeprotsessiga

seotud isikutele ning seda tuleb järgida kogu hankemenetluse vältel.

13.3. Kui riigihanke lepingu eseme täitmiseks on vaja töödelda hankija või muu vastutava või volitatud

töötleja isikuandmeid, siis lepitakse andmete töötlemise tingimused kokku lepingus. Kokku tuleb

leppida isikuandmete töötlemise põhimõtted, vastutava ning volitatud töötleja õigused ja kohustused,

andmete säilitamise tähtajad ning muud korralduslikud küsimused.

13.4. Pärast riigihanke avaldamist on riigihankega seotud teave avalik, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.

Riigihanke menetluse käigus käsitletakse konfidentsiaalsena pakkuja ärisaladusena märgitud teavet.

13.5. Paberkandjal andmeid ja dokumendihalduse keskkonnas olevaid digitaalseid andmeid säilitatakse

vastavalt RITi dokumentide liigitusskeemile. RHRis olevaid andmeid eraldi ei arhiveerita.