Menetluse lõpetamise teade

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Katri Koitver

Vallasekretär

Rakvere Vallavalitsus

Kooli 2

44305 SÕMERU ALEVIK

E-post: [email protected]

Teie: 02.02.2024 nr 16-10/50-1 Meie: 20.02.2024 nr 2.1-5/23/2555-10

Menetluse lõpetamise teade avaliku teabe asjas ning Tähelepanu juhtimine avaliku teabe seaduse paremaks rakendamiseks Andmekaitse Inspektsioon algatas 02.11.2023 Rakvere Vallavalitsuse suhtes

järelevalvemenetluse, seoses dokumendiregistris esinenud puudustega.

Vastuses inspektsiooni järelepärimisele olete asjaolusid selgitanud ning inspektsiooni poolt

välja toodud puudused kõrvaldanud. Kuna olete inspektsiooni poolt välja toodud puudused

kõrvaldanud, siis tulenevalt HMS § 43 lg-st 2 lõpetab Andmekaitse Inspektsioon Rakvere

Vallavalitsuse suhtes 02.11.2023 algatatud järelevalvemenetluse.

Lisaks eeltoodule juhtis inspektsioon ka vallavalitsuse tähelepanu sellele, et kõigil vastamist

vajavatel kirjadel ei ole dokumendiregistris märgitud vastajat. Eeltoodu osas olete selgitanud,

et tegemist on infosüsteemi Amphora eripäraga. Suuname kõik saabunud dokumendid Amphora

siseselt menetlusringile (sh ametnikule kas teadmiseks, täitmiseks, kooskõlastamiseks või

allkirjastamiseks). Menetlusringi on võimalik lisada korraga mitu ametnikku. See aga avalikku

vaatesse märget ei tekita. Selleks, et avalikus vaates oleks vastutaja nähtav, tuleb täita eraldi

täiendav lahter, mis omakorda loob ametnikule tööülesannete tabelisse topelt kanded. Teisisõnu

oleme iga dokumendi menetlemisel valiku ees, kas lähtuda avaliku vaate nõuetest või asutuse

sisemise töökorralduse otstarbekusest. Olukorra muutmiseks tuleks tellida infosüsteemi

omanikult arendus ja nende arendustööde eest ka tasuda.

Kõigepealt juhin Teie tähelepanu sellele, et vastutajaks on isik, kellele dokument on

vastamiseks suunatud, siin ei ole seaduses mõeldud kõiki menetlusringi kuulvaid isikuid,

kellele on dokument suunatud teadmiseks, kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks. Selle sätte

mõte on eelkõige see, et kui asutuse poole pöördujal tekib küsimusi seoses oma pöördumisega,

siis ta teaks kellele poole pöörduda ehk kes tema asjaga tegeleb.

Kuna AvTS § 12 lg 4 kohustab vastamist vajavate dokumentide kohta kandma

dokumendiregistrisse ka vastutaja nime ja vastamistähtaja, siis kui dokumendiregister seda

automaatselt ei võimalda, tuleb seda teha käsitsi. Ehk siis seadusest tuleneva kohustuse täitmata

jätmise põhjuseks ei saa olla asjaolu, et selleks tuleb täita eraldi lahter. Ka ei saa siin olla

tegemist suure halduskoormusega, kuna dokumendiregistrist nähtuvalt on selliste dokumentide

hulk vallal päevas ca 5-6 dokumenti. Eeltoodust tulenevalt palun edaspidi kajastada

2 (2)

dokumendiregistris vastamist vajavate dokumentide juures ka vastutaja/vastaja nimed ja

vastamistähtaeg.

Lugupidamisega

/allkirjastatud digitaalselt/

Elve Adamson

jurist

peadirektori volitusel