KINNITATUD
29.09.2022 otsusega nr 1-24/213 „Välisvahendite osakonna juhataja 15. juuni 2018. a otsuse nr 1-24/121 "Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning Sisejulgeolekufondi vormide kehtestamine" muutmine“
LISA 21
Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond/ Sisejulgeolekufond
Tegevuste kohapealse kontrolli leht
Toetuse saaja
Politsei- ja Piirvalveamet
Projekti pealkiri
Migratsiooninõustamine
Projekti tunnus
AMIF2021-16
Kontrolli koht ja kuupäev
MS Teams, 26.09.2024
Kontrollis osalejad
Kristi Maajärv (PPA), Kadri Linnard (SiM); Kristi Lillemägi (SiM)
Kontrolli eesmärk (märkida kohalduv)
☒dokumentide kontroll
☐tegevuse kontroll
☐vara kontroll
Kontrolli toimingute kirjeldus: (Läbivaadatud dokumendid, külastatud objektid, üritused, tehtud intervjuud jms. Kui kohaldub, projekti kontrollitavate dokumentide valimi koostamise metoodika ja maht).
Kohapealne kontroll toimus desk-based meetodil, virtuaalselt MS Teams vahendusel. Toetuse saaja kirjeldas ning näitas ekraani jagamise teel, kuidas projekti dokumente säilitatakse ning avas Deltas valimisse sattunud dokumendid, mis on järgmised: 1.9-5.2/31t; 1.9-9/1114-1; 1.9-2.2/55p ja 1.13-2.3/1447-1. Valim koostati kontrollija professionaalse hinnangu alusel viimase aruandlusperioodi kuludest arvestusega, et see sisaldab erinevat liiki dokumente.
1.
Originaaldokumentide olemasolu kontroll
1.1
Kas projekti raames läbiviidud tegevustes osalejate nimekirjad, päevakavad, materjalid jm on olemas?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: valimisse sattunud lähetuskorraldus oli olemas ja lihtsasti leitav.
1.2
Kas projekti raames läbiviidud hankemenetlustega seotud dokumendid (nt hanketeade ja -dokument/päringud, pakkumused, protokollid, lepingud) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.3
Kas tööjõukuludega seotud dokumendid (nt töölepingud, ametisse nimetamise käskkirjad, teenuste osutamise lepingud, ametijuhendid, tööajatabelid, ÜVA-d) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: valimisse sattunud dokumendid olid olemas ja lihtsasti leitavad.
1.4
Kas projekti dokumentide nõuetekohane säilitamine on tagatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: PPA Deltas on loodud AMIF projektidele toimikud sarjas 1.13-2.3. Dokumentide säilitamine on reguleeritud dokumentide liigitusskeemis (PD 26.06.2023 käskkiri nr 1.1-1/64).
2.
Projekti raames soetatud vara (sh esemete, seadmete, süsteemide, ehitatud/renoveeritud hoone või rajatise jne) kontroll
2.1
Kas vara on abikõlblik?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
2.2
Kas vara asub ettenähtud kohas ja seda kasutatakse sihtotstarbeliselt?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
3.
Tegevuse kontroll
3.1
Kas tegevus on kooskõlas toetuslepinguga (nt kas väljakuulutatud tegevus toimus ja vastas päevakavale, kas täideti allkirjalehti jne)?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
3.2
Kas tegevuses osalejad kuuluvad abikõlblikku sihtrühma ja/või on tegevused neile suunatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
3.3
Kas tegevuse kontrolli käigus tuvastati tulu teenimist (koolitus, üritus vms)?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.
Toetuse nähtavuse tagamise kontroll (täita kõikide kontrolli liikide puhul)
4.1
Kas projekti tegevuste läbiviimiseks kasutatavad ruumid (v.a toetuse saaja tööruumid) on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.2
Kas projekti raames koostatud materjalid ja soetatud vara on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.3
Kui fondi abil on rahastatud füüsilise eseme ostmist või infrastruktuuri või ehitusprojekti ja toetuse suurus on rohkem kui 100 000 eurot, kas toetuse saaja on paigaldanud alalise ja silmapaistva tahvli, mis vastab toetuslepingus kehtestatud nõuetele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.4
Kas avalikustamise nõudeid on leevendatud (vt toetuslepingut)?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.5
Kas kõikidel olulistel projektiga seotud dokumentidel (nt lepingud) on nõuetekohane viide projektile?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: sh personali kk, lisatasu kk, lisatasu taotlus
4.6
Kas projekti raames toimuval või seda kajastaval üritusel osutati suuliselt rahastajatele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
Tähelepanekud ja vajalikud järeltoimingud
(NB! Märkida tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks)
Ei kohaldu.
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kadri Linnard
Kontrollija
(allkirjastatud digitaalselt)
Kristi Lillemägi
Kontrollija
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kristi Maajärv
Kontrollitava esindaja
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Tairi Pallas
Välisvahendite osakonna juhataja
(allkirjastatud digitaalselt)
Vastutava asutuse hinnang kontrolli järeltoimingute täitmise kohta (täita vajadusel)
Kontrolli viis (nt täiendav kohapealne kontroll, toetuse saaja e-kiri vms)
Toetuse saaja on puudused kõrvaldanud
JAH ☐ EI ☐
Märkus:
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollija
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollitava esindaja
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Välisvahendite osakonna juhataja
(allkirjastatud digitaalselt)