Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi/ Sisejulgeolekufond
Tegevuste kohapealse kontrolli leht
Toetuse saaja
Politsei- ja Piirivalveamet
Projekti pealkiri
„Andmekogude ILLEGAAL2 ja SKEELD arendused“
Projekti tunnus
AMIF2021-1
Kontrolli koht ja kuupäev
Kohtumine MS Teams keskkonnas 26.06.2024
Kontrollis osalejad
PPA: Evelyn Aasa, Egle Kossas
SiM: Martin Eber
Kontrolli eesmärk (märkida kohalduv)
☐dokumentide kontroll
☒tegevuse kontroll
☐vara kontroll
Kontrolli toimingute kirjeldus: (Läbivaadatud dokumendid, külastatud objektid, üritused, tehtud intervjuud jms. Kui kohaldub, projekti kontrollitavate dokumentide valimi koostamise metoodika ja maht).
Kontrolli peamine ülesanne oli veenduda, et ka pärast projekti AMIF2021-1 abikõlblikkuse perioodi lõppu 31.12.2023 toimivad endiselt projekti käigus tehtud andmekogude arendused ning on tagatud teavitusnõuete täitmine. Viidi läbi intervjuu projektijuhi ja andmekogude Illegaal2 ja SKEELD peakasutajaga, anti ülevaade projekti tegevustest. Ülevaade anti andmekogude test-keskkonnas,
kuna kontrollijal puudub live-keskkondade juurdepääsuõigus. Test- ja live-keskkondade vaated ja funktsionaalsed kattuvad. Kontrolli käigus tehtud kuvatõmmised on edastatud toetuse saajale teadmiseks, neid ei lisata kontroll-lehe juurde.
Kohapealse kontrolli kokkuvõte: projekti käigus tehtud arendused toimivad, teavitusnõuded on täidetud.
1.
Originaaldokumentide olemasolu kontroll
1.1
Kas projekti raames läbiviidud tegevustes osalejate nimekirjad, päevakavad, materjalid jm on olemas?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.2
Kas projekti raames läbiviidud hankemenetlustega seotud dokumendid (nt hanketeade ja -dokument/päringud, pakkumused, protokollid, lepingud) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.3
Kas tööjõukuludega seotud dokumendid (nt töölepingud, ametisse nimetamise käskkirjad, teenuste osutamise lepingud, ametijuhendid, tööajatabelid, ÜVA-d) on olemas ja lihtsasti leitavad?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
1.4
Kas projekti dokumentide nõuetekohane säilitamine on tagatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
2.
Projekti raames soetatud vara (sh esemete, seadmete, süsteemide, ehitatud/renoveeritud hoone või rajatise jne) kontroll
2.1
Kas vara on abikõlblik?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
2.2
Kas vara asub ettenähtud kohas ja seda kasutatakse sihtotstarbeliselt?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
3.
Tegevuse kontroll
3.1
Kas tegevus on kooskõlas toetuslepinguga (nt kas väljakuulutatud tegevus toimus ja vastas päevakavale, kas täideti allkirjalehti jne)?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: tegevusena on siinkohal silmas peetud andmekogude olemasolu ja toimimist
3.2
Kas tegevuses osalejad kuuluvad abikõlblikku sihtrühma ja/või on tegevused neile suunatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.
Toetuse nähtavuse tagamise kontroll (täita kõikide kontrolli liikide puhul)
4.1
Kas projekti tegevuste läbiviimiseks kasutatavad ruumid (v.a toetuse saaja tööruumid) on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.2
Kas projekti raames koostatud materjalid ja soetatud vara on nõuetekohaselt märgistatud?
JAH ☒ EI ☐ EI KOHALDU ☐
Märkus: materjalide ja soetatud vara all on siinkohal mõeldud andmekogusid
4.3
Kui fondi abil on rahastatud füüsilise eseme ostmist või infrastruktuuri või ehitusprojekti ja toetuse suurus on rohkem kui 100 000 eurot, kas toetuse saaja on paigaldanud alalise ja silmapaistva tahvli, mis vastab toetuslepingus kehtestatud nõuetele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
4.4
Kas avalikustamise nõudeid on leevendatud (vt toetuslepingut)?
JAH ☐ EI ☒ EI KOHALDU ☐
Märkus:
4.5
Kas kõikidel olulistel projektiga seotud dokumentidel (nt lepingud) on nõuetekohane viide projektile?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus: dokumentide kontroll polnud antud juhul eesmärk
4.6
Kas projekti raames toimuval või seda kajastaval üritusel osutati suuliselt rahastajatele?
JAH ☐ EI ☐ EI KOHALDU ☒
Märkus:
Tähelepanekud ja vajalikud järeltoimingud
(NB! Märkida tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks)
Tähelepanekud puuduvad.
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollija: Martin Eber
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollitava esindaja: Evelyn Aasa
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Välisvahendite osakonna juhataja: Tairi Pallas
(allkirjastatud digitaalselt)
Vastutava asutuse hinnang kontrolli järeltoimingute täitmise kohta (täita vajadusel)
Kontrolli viis (nt täiendav kohapealne kontroll, toetuse saaja e-kiri vms)
Toetuse saaja on puudused kõrvaldanud
JAH ☐ EI ☐
Märkus:
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10). Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollija
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et kontrolli tulemuste vormil toodud andmed on õiged.
Kontrollitava esindaja
(allkirjastatud digitaalselt)
Kinnitan, et olen projekti osas erapooletu ja ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10).
Kinnitan kohapealse kontrolli tulemused
Välisvahendite osakonna juhataja
(allkirjastatud digitaalselt)