Pakkumuskutse

1

Lisa 2

PAKKUMUSEVORM

1. PAKKUJA ANDMED

Pakkuja nimi, registrikood

E-posti aadress

Telefoninumber

2. VASTAVUSTINGIMUSED

Tingimus Jah/ Ei

Kas pakkuja saab kinnitada, et seminariruum vastab töötervishoiu ja tööohutuse seaduses sätestatud töötervishoiu ja -ohutuse nõuetele. Samuti peab arvestama keskkonnahoidlike sündmuskorralduse nõuetega (tehnilise kirjelduse punkt 1.5)?

Kas pakkuja saab kinnitada, et pakkumus vastab seminariruumi nõuetele (tehnilise kirjelduse punkt 2)?

Kas pakkuja saab kinnitada, et pakkumus vastab majutusteenuse kohta esitatud nõuetele (tehnilise kirjelduse punkt 2)?

Kas pakkuja saab kinnitada, et pakkumus vastab toitlustusteenuse korraldamise nõuetele ja on esitanud valikutega menüüga (tehnilise kirjelduse punkt 4)?

3. PAKKUMUSE MAKSUMUS

Summa km-ta Summa km-ga

1. Seminariruumi rent koos tehnikaga

2. Majutusteenus

Pakkumus esitada 1 inimese kohta koos hommikusöögiga.

3. Toitlustusteenus

14.11 kogu päeva kohvilaud

14.11 lõunasöök (1-le)

14.11 õhtusöök (1-le)

14.11 õhtune snäki- ja joogilaud

15.11 kogu päeva kohvilaud

15.11 lõunasöök (1-le)

2

Pakkumuse kogumaksumus kokku eurodes (seminariruumi rent, toitlustuse- ja majutusteenus).

1

Lisa 1 Tehniline kirjeldus „SKA juhtrühma seminar majutuse ja toitlustamisega 14.-15.11.2024” Taustakirjeldus ning hanke eesmärk Hankega hangitakse 14.-15.11.2024 toimuva Sotsiaalkindlustusameti juhtrühma seminari korraldamiseks seminariruumid koos konverentsitehnika ning toitlustusega 20 inimesele. Eelduslik inimeste arv ei ole siduv, vaid on informatsiooniks pakkujale pakkumuse tegemiseks ning hankijale võrreldavate pakkumuste saamiseks. Eraldi lepingut ei sõlmita, tasumine toimub e-arve alusel. 1. Üldtingimused 1.1. SKA juhtrühma seminar on kahepäevane üritus ning leiab aset 14. novembrist kuni 15.

novembrini (k.a) 2024. 1.2. Seminariruum peavad olema valmis kasutamiseks 14.11.2024 hiljemalt kell 11.00 kuni

15.11.2024 kella 16.00ni. 1.3. Hankija kohustub pakkujale ütlema lõpliku majutus- ja toitlustusteenust saavate isikute

arvu ning esitama ürituse ajakava hiljemalt kuupäevaks 10. november 2024. a. 1.4. Seminariruum, majutus- ja toitlustus peavad toimuma ühes asutuses või

ühendkompleksis (edaspidi majutuskompleks). 1.5. Seminariruum peab vastama töötervishoiu ja tööohutuse seaduses sätestatud

töötervishoiu ja -ohutuse nõuetele. Samuti peab arvestama keskkonnahoidlike sündmuskorralduse nõuetega („Keskkonnahoidlike sündmuste juhend”, Keskkonnateadlikkus / Kliimaministeerium).

1.6. Majutuskompleksiga peab olema võimalus tutvuda kokkuleppeliselt enne ürituse toimumist.

2. Nõuded seminariruumile 2.1. Ruumi mahutavus vähemalt 20 (kakskümmend) inimest, teatristiilis istumisel. 2.2. Püsiv WIFI ühendus kõikidele osalejatele (tasuta). 2.3. Esitlus- ja helitehnika (videoprojektor, esitlussein/ekraan esitluseks, kõlarid, esitluspult)

koos vajaminevate ühenduskaablitega (sh HDMI) - valmis koheseks kasutamiseks. 2.4. Mugavad (pehme istumisalus) toolid seljatoega. 2.5. Pabertahvel ja markerid. 2.6. Töötav ventilatsioon, mis on piisav ca 20-le osalejale (soovituslikult konditsioneer). 2.7. Ruum on ilmastikukindel, sõltumata ilmast, soe ning vajadusel köetav (ruum ei tohi olla

jahe ega külm). 2.8. Ruumis või ruumi vahetus läheduses (soovitavalt sissepääsu juures) lauad osalejate

registreerimiseks. 2.9. Joogivesi ruumis esinejale ja osavõtjatele mõlema päeva vältel. 2.10. Ruumi lähedal soovitavalt vähemalt 1 tualettruumi koha olemasolu. 2.11. Kasutamiseks vaba perioodil 14.11.2024 alates kell 11.00 kuni 15.11.2024 kella 16.00ni,

s.t ruumi peab saama kasutada ka hilisõhtul/öösel. 3. Nõuded majutusele 3.1. Majutus 14.11.2024 ööl vastu 15.11.2024 kuni 17-le inimesele mitte rohkem kui

kahekohalistes tubades. 3.2. Kõikides tubades peavad olema eraldi voodid. 3.3. Soovitavalt igas toas tualettruum ja dušš/vann. 3.4. Majutus sisaldab hommikusööki (sh valikut taimetoidu- ja vegantoidu osas).

2

4. Nõuded toitlustusele 4.1. Toitlustamise osutamisel on lubatud korduvkasutatavate nõude kasutamine ja/või

ühekordsed nõud, kui nende materjal on biolagunev. 4.2. Sisaldab teenindust. 4.3. Kogu toitlustuse menüü on koostatud põhimõttega, et vähemalt 90% menüüst on

taimetoit. 4.4. 14.11.2024 toitlustus: - kohv, vesi ja snäkid seminariruumis terve päeva jooksul,

lõunasöök, õhtusöök, snäkid ja joogid õhtuseks lõõgastumiseks. 4.5. 15.11.2024 toitlustus: lõunasöök. 4.6. Toitlustuse ajal on tagatud kõikidele toitlustatavatele istumiskohad laudade taga, v.a

päevased kohvipausid, kus peab olema tagatud istumiskohad laudade taga ja/või seisukohad seisulaudade taga.

4.7. Toitlustuse menüü valikul peab arvestama, et ca 15% sööjatest võivad olla laktoosi- ja/või gluteenitalumatud, sh arvestada ka kohvi kõrvale laktoosivaba piim ja/või taimne piimajook.

4.8. Lõunasöögid ja õhtusöögi menüü peavad erinema. Õhtu- ja lõunasöök peab sisaldama pearoa juurde vähemalt ühte lisandvalikut, ühte toorsalativalikut, ühte magustoiduvalikut (dessert), kannuga joogivett (soovituslikult valik sidruni vms maitsestatud), kohvi ja teevalikut.

4.9. Toitlustuse lõplik menüü kooskõlastatakse hankijaga.

1

PAKKUMUSKUTSE Väikeostu hange „SKA juhtrühma seminar majutuse ja toitlustamisega 14.-15.11.2024”

1. Üldandmed

1.1 Hankija Sotsiaalkindlustusamet Registrikood 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn

1.2 Hanke nimetus „SKA juhtrühma seminar majutuse ja toitlustamisega 14.-15.11.2024”

1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja pakkumuste esitamiseks

[email protected]

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg

Hiljemalt 18.10.2024 kell 10:00. Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta.

1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg (pakkumuste esitamise tähtajast arvates)

60 päeva. Pakkumuse esitamisega loetakse, et pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima (võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem).

1.6 Hanke eeldatav ajakava ja hankelepingu täitmise tähtaeg

Alljärgnevas ajakavas esitatud tähtajad on indikatiivsed ja ei oma õiguslikku tähendust, st juhul, kui hankelepingut mistahes põhjusel ei ole võimalik sõlmida märgitud tähtajaks, lükkuvad järgnevalt loetletud tähtajad edasi vastava aja võrra. 1. Pakkumuste esitamine – punktis 1.4. sätestatud

tähtajaks. 2. Hankelepingu sõlmimine – lepingut ei sõlmita. 3. Hankelepingu täitmine – 15.11.2024.

1.7 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 – tehniline kirjeldus; Lisa 2 – pakkumuse vorm.

1.8 Dokumentide ja andmete loetelu, mille pakkuja esitab pakkumuse koosseisus

Pakkumus etteantud vormil (Lisa 2). Lisaks tuleb esitada toidukordade menüüd/valikutega menüüdest.

1.9 Hindamiskriteeriumid Majanduslikult soodsaim pakkumus kogumaksumuse alusel. „Pakkumuse kogumaksumus”, mille pakkumuse maksumuse summa (käibemaksuta) on madalaim, s.o vähim on parim. Järgmiste hinnatavate pakkumuste punktid arvutatakse järgmise valemiga: „kriteeriumi punktid” - („hinnatava pakkumuse maksumus” – „madalaim pakkumuse maksumus”) / (jagatud) „suurim väärtus” x (korda) kriteeriumi punktid. Hindamise täpsus on kaks kohta pärast koma.

2. Juhised pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks 2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima pakkumuskutses sätestatud

teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid (sh vajadusel

2

asju), mis on vajalikud hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks.

2.2. Pakkumuse koostamise kulud. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ja esitamisega seotud kulud.

2.3. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine. Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva.

2.4. Samaväärsus. Iga viidet, mille hankija teeb tehnilises kirjelduses mõnele RHS-i § 88 lõikes 2 nimetatud alusele (standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms) kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne”. Iga viidet, mille hankija teeb tehnilises kirjelduses ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne”. Samaväärsus tähendab täpselt samu kasutusomadusi ja funktsionaalsusi. Samaväärsuse korral tuleb pakkujal pakkumuses esitada seda tõendavad dokumendid.

2.5. Ärisaladus. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus, ja põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Teabe ärisaladuseks määramisel lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lg-s 2 sätestatust. Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik (RHS § 110 lg 5), välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste lepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas (RHS § 461).

3. Väikeostu menetlus 3.1. Pakkumuste avamine. Pakkumuste avamine ei ole avalik ning pakkumuste avamise

kohta protokolli ei koostata. 3.2. Läbirääkimised. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle

läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast:

3.2.1. Läbirääkimiste vorm. Hankijal on õigus läbirääkimisi pidada e-posti teel või suuliselt. Suuliste läbirääkimiste korral koostatakse läbirääkimiste kohta protokoll, mille allkirjastavad vähemalt üks hankija esindaja ja vähemalt üks pakkuja esindaja.

3.2.2. Läbirääkimiste sisu. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, seejuures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt.

3.2.3. Konfidentsiaalsus. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed ning nende sisu ei avaldata teistele pakkujatele ega muudele isikutele, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel.

3

3.2.4. Korrigeeritud pakkumuse esitamine. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus.

3.3. Pakkuja kõrvaldamine. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: 3.3.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. 3.3.2. Otsene või kaudne osalemine käesoleva hankemenetluse ettevalmistamisel. RHS

§ 95 lg 4 p 7 „kelle pakkumuse või taotluse koostamisel on osalenud isik, kes on osalenud sama riigihanke ettevalmistamisel või on muul viisil hankijaga seotud, ja sellele isikule seetõttu teadaolev info annab talle eelise teiste riigihankes osalejate eest ning sellest tingitud konkurentsi moonutamist ei ole muude vahendistega võimalik vältida”. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.3.3. Hankemenetluses osalemisega kaasnev huvide konflikt. RHS § 95 lg 4 p 6 „kui huvide konflikti ei ole muude vahenditega võimalik vältida”. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.4. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkumus sisuliselt ei vasta pakkumuskutses sätestatud tingimustele.

3.5. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne lepingu sõlmimist, kui: 3.5.1. kõikide pakkumuste maksumused ületavad lepingu eeldatava maksumuse; 3.5.2. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis

välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;

3.5.3. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia;

3.5.4. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist.

3.6. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.

3.7. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe majanduslikult soodsaima pakkumuse hankes. Hankija hindab majanduslikku soodsust vastavalt punktis 1.9 märgitud hindamiskriteeriumitele. 3.7.1. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid

selline kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis sisaldab pakkumuse maksumus ka käibemaksu, st käibemaksu võrra teenuste maksumust hiljem ei suurendata.

3.8. Võrdsed pakkumused. Võrdsete hindamistulemuste selgitatakse edukas pakkumus välja liisu heitmise teel. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujale liisuheitmise aja ning koha. Liisuheitmisel võib osaleda iga pakkuja kohta üks isik. Liisuheitmise korraldamine ja läbiviimine: 3.8.1. Liisuheitmine on eduka pakkuja väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast

pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkuja väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Leping sõlmitakse liisuheitmise teel ühe edukaks tunnistatud pakkujaga. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui

4

pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures viibida. Riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja määrab hankija esindajate hulgast liisutõmbaja, kes lahkub ümbrike ettevalmistamise ja segamise ajaks ruumist, seejuures ei või liisutõmbajaks olla riigihanke eest vastutav isik. Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid asetatakse eraldi ümbrikutesse, millel ei tohi olla märkeid ning mida ei tohi olla võimalik väliselt eristada. Sedelitega ümbrikud segatakse. Liisutõmbaja võtab hankija ja pakkujate esindajate juuresolekul ümbrikute hulgast ühe ümbriku, mis kohe avatakse ja milles olevale sedelile kantud pakkuja nimi loetakse ette, ümbrikus olnud sedelit näidatakse kohal viibijatele.

3.9. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.

3.10. Lepingu allkirjastamine. Kui edukas pakkuja ei allkirjasta hankija antud tähtaja jooksul töövõtulepingut või ei asu nõustumuse andmisega sõlmitud töövõtulepingut endast tulenevatel põhjustel hankija määratud aja jooksul täitma, siis hindab hankija kõiki ülejäänud pakkumusi uuesti RHS § 117 lõike 1 kohaselt ja tunnistab edukaks pakkumuse, mis on vastavaks tunnistatud pakkumusest majanduslikult soodsaima maksumusega. Juhul kui edukas pakkuja ei täida nimetatud kohustust või võtab hankijast mitteolenevatel põhjustel oma pakkumuse tagasi või ei asu lepingut hankijast mittetulenevatel põhjustel määratud aja jooksul täitma, on hankijal õigus kohaldada RHS §-s 119 sätestatud õigusi.

3.11. Lepingu üleandmine. Pakkujal ei ole lubatud lepingut osaliselt ega tervikuna üle anda kolmandatele isikutele.