Hankeleping

1

HANKELEPING NR 4.2-3/24/177-1

Lepingu osa viitenumber: 244298 002 006 000

Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi tellija), registrikood 70006317, asukoht Pärnu mnt 139a,

15169 Tallinn, mida esindab seaduse ja põhimääruse alusel peadirektor Joonas Heiter

ja

Eesti Kaubandus- ja Tööstuskoda (edaspidi täitja), registrikood 80004733, asukoht Toom-Kooli

17, 10130 Tallinn, mida esindab volikirja alusel Mait Palts, edaspidi ka pool või pooled, sõlmisid

käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Lepingu sõlmimise alus ja ese

1.1 Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 30 lõike 1 aluse, lähtudes täitjaga sõlmitud

raamlepingust nr 4.2-3/2224-1

1.2 Tööde detailsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 „Tehniline kirjeldus“.

1.3 Lepingu lahutamatuteks osadeks on tellija „EU CyberNeti üritused Dominikaani Vabariigis“

(viitenumber 244298) hanke alusdokumendid, tellija minikonkursi „CyberWeek @LAC4

2024“ viitenumber 282138 dokumendid ning täitja pakkumus, arvestades antud lepingus

kokkulepitud erisusi.

1.4 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist mõlema poole poolt või poolte määratud tähtajal.

2. Lepingu maksumus, maksetingimused ja tööde üleandmine

2.1 Lepingu maksumus on 198 321,15 eurot, millele lisandub käibemaks (edaspidi lepingu

maksumus). Lepingu maksumus sisaldab kõiki lepingu täitmiseks vajalikke kulusid.

2.2 Lepingut rahastatakse projektist EU Cyber Capacity Building Network (EU

CyberNet) projekti (IFS/2019/405-538).

2.3 Tööde üleandmisel tuleb järgida raamlepingu punkti 4.

2.4 Täitja esitab arve tellijale pärast tööde üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset

allkirjastamist.

2.5 Täitja poolt esitatav arve peab selgelt ja üheselt viitama lepingule ning vajadusel rahastusele,

sisaldama makse teostamiseks vajalikke andmeid, eRHR-i hankelepingu osa viitenumber

244298 002 006 000, tellija kontaktisiku nime ning vastama käibemaksuseaduse nõuetele.

Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele.

2.6 Arve maksetähtaeg on 21 kalendripäeva.

3. Lepingu kehtivus ja lõpetamine

3.1 Leping jõustub hetkel, mil pooled on lepingu allkirjastanud ning kehtib 4 kuud või lepingust

tulenevate kohustuste täitmiseni, vastavalt varem saabunud asjalolule.

3.2 Tellija võib lepingu 30 kalendripäevase etteteatamistähtajaga olenemata põhjusest üles öelda

ning sellisel juhul on täitjal õigus nõuda tasu vaid lepingu ülesütlemise hetkeks faktiliselt

tehtud tööde eest.

3.3. Ülaltoodud alustel lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel on täitjal õigus tellijalt sisse nõuda

tasu lepingu lõpetamise hetkeks faktiliselt tehtud tööde eest.

2

4. Kontaktisikud

4.1 Tellija kontaktisik on Kristiina Ramat, tel: +372 5851 8203, e-post: [email protected];

4.2 Täitja kontaktisik on Merit Fimberg-Espuch, tel: +372 5663 6656; e-post: [email protected].

5. Lõppsätted

5.1 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist mõlema poole poolt.

5.2 Käesoleva lepingu täitmisel tekkivad vaidlused ja lahkarvamused lahendavad pooled

läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused Harju Maakohtus.

5.3 Leping on allkirjastatud digitaalselt.

6. Lisad

6.1 Käesoleva lepingu lahutamatuks lisaks on:

6.1.1 Lisa 1 “Tehniline kirjeldus“;

6.1.2 Lisa 2 „Tööde üleandmise-vastuvõtmise akt“.

3

Riigi Infosüsteemi Ameti ja

…………….. vahel sõlmitud

lepingu nr……………….juurde

TÖÖDE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT1

Käesolev tööde üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud ……………….

(edaspidi täitja) täitja kontaktisiku ……………… poolt ja esitatud Riigi Infosüsteemi Ameti

(edaspidi tellija)……………., (edaspidi koos nimetatud pool või pooled) tõendamaks, et täitja

andis üle poolte vahel sõlmitud lepingu nr …………. ja riigihanke viitenumber …, alusel teostatud

tööd alljärgnevalt:

1. ……………………………………………………… (tehtud tööd, alltöövõtjad, maht,

täidetud tingimused, vajadusel viited lepingupunktidele vm).

2. Käesolevale aktile allakirjutamisega loetakse tööd täitja poolt tellijale üle antuks ning tööde

juhusliku hävimise ja kahjustumise riisiko tellijale üle läinuks ning loetakse leping lõppenuks

(ainult lõppakti puhul).

3. Kinnitame, et ……………… töötles tööde elluviimisel talle teatavaks saanud isikuandmeid

vaid tellija poolt tellitud töödega seotud tööde teostamiseks. Akti esitamisega kinnitame, et

oleme kustutanud kõik tööde käigus teatavaks saanud isikuandmed.

4. Käesolev akt on aluseks täitja poolt tellijale arve esitamiseks summas ………….. eurot,

millele lisandub käibemaks.

5. Käesolev akt omab juriidilist jõudu ning saadetakse pärast allkirjastamist pooltele.

6. Käesoleva akti lahutamatud lisad on:

6.1 …………………….

1 Akti võib muuta vastavalt vajadusele ja tellitavale tööle.

1

TEHNILINE KIRJELDUS (versioon 28.08.2024)

1. ÜLDINFO

1.1. Minikonkursi ese

Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) tellib raamlepingu „EU CyberNeti üritused Dominikaani

Vabariigis“ nr RHR 244298 alusel minikonkursiga tööd „CyberWeek @LAC4 2023“

korraldamiseks EU Cyber Capacity Building Network (EU CyberNet) projekti (IFS/2019/405-

538) raames. Minikonkursi tulemusel sõlmitava hankelepingu raames planeeritakse

korraldada kaks üritust perioodil 11.-15. novembril 2024. a Santo Domingos,

Dominikaani Vabariigis. Mõlemat üritust võivad hallata samad projektijuhid, st vastutav

projektijuht ja ürituste projektijuht. Ürituste planeeritav osalejate arv on eelduslikult 75.

Ürituse töökeel on tellijaga eesti ja inglise keel ning teiste osapooltega hispaania ja inglise keel.

Tööde käigus võivad täpsustuda ning mõnevõrra muutuda ürituste läbiviimise korralduslikud

vajadused (kestus, osalejate arv jms vajadused). Võimalike muutustega ei saa hankelepingu

maksimaalne kogumaksumus suureneda.

Tööd tellitakse ja teostatakse Euroopa Liidu vahenditest.

1.2. EU CyberNet projekt

Euroopa Liit rahastab aasta-aastalt üha enam kübeturvalisusega seonduvaid projekte

kolmandates riikides ning Euroopa Komisjon tunneb seetõttu vajadust EL-ülese

küberturvalisuse ekspertvõrgustiku järele, mis saaksid selliseid projekte ellu viia. Võrgustiku

käivitamiseks kuulutas Euroopa Komisjon välja rahvusvahelise hanke ning võitjaks osutus

Riigi Infosüsteemi Ameti kirjutatud projekt. 2019. aasta augustis allkirjastasid RIA ja Euroopa

Komisjon lepingu, mis on alus Euroopa Liidu küberturbealase ekspertvõrgustiku asutamisele

(EU CyberNet).

EU CyberNet projekt käivitus 2019. aasta 1. septembril ning seda juhitakse Tallinnast. Üheksa

miljoni euro suuruse eelarvega 6-aastane projekt hakkab perspektiivis koordineerima kõikide

Euroopa Liidu poolt läbiviidavate küberturvalisuse projektide elluviimist kolmandates riikides.

Ettevõtmise eesmärgiks on tugevdada Euroopa Liidu panust globaalsesse küberturvalisusesse

ning tagada väljaspool Euroopat korraldatavate õppuste, koolituste ning investeeringute

senisest efektiivsem kasutus. Selleks tuleb meil luua üleeuroopaline kübereksperte koondav

võrgustik (nii kübereksperdid kui ka küberturvalisusega tegelevad organisatsioonid), mida

oleks võimalik kasutada EL vastavate abikäeprojektide elluviimisel. Lisaks on võrgustiku

ülesandeks nõustada Euroopa Komisjoni erinevaid üksuseid, võimaldada ekspertidel ning

organisatsioonidel vahendada teavet ning kogemusi ja töötada välja küberturvalisuse

koolitusmoodulid ning viia läbi vastavaid koolitusi.

Projekti lõpuks peab olema võrgustikku hõlmatud enam kui 500 eksperti ning 150

organisatsiooni. Võrgustik on sisendi ja panustamise poolelt avatud EL institutsioonidele,

liikmesriikide pädevatele asutustele, akadeemilisele ja erasektorile ning ka välispartneritele

kolmandatest riikidest. Võrgustiku tegevus põhineb tehnilisel platvormil CynAct, pakkudes

kõigile osalejatele infovahetuskeskkonda ning toetades EL institutsioone ülevaatega

sihtriikidest ja eksperte infoga erinevate EL projektide kohta. Lisaks igapäevasele suhtlustele

korraldab EU CyberNet üritusi oma võrgustikule, et aidata kaasa usalduspõhise kogukonna

tekkele.

Projekt sai Euroopa Komisjonilt 2019.a lõpus ülesande ja rahastuse ellu viia regionaalse

küberkompetentsikeskuse rajamine Dominikaani Vabariigis. Keskuse ülesandeks on kogu LAC

regiooni riikidele pakkuda küberturvalisuse koolitusi ja konsultatsioone jagamaks EL head

praktikat ja kogemusi, tuginedes piirkonna riikide vajadustele ning tehes koostööd teiste

2

regioonis tegutsevate organisatsioonidega, nt OAS ja CARICOM. Ladina-Ameerika ja Kariibi

küberkompetentsikeskus (LAC4) asub Santo Domingos, Dominikaani

telekommunikatsiooniteenuste regulaatori INDOTELi hoones. INDOTEL andis keskusele

ruumid, RIA viis läbi ruumide remondi ja on alustanud hankeid õppeklasside sisustamiseks.

LAC4-s on kaasaegne hübriidfunktsioonidega õppeklass, et võimaldada korraldada tehnilisi

koolitusi ja õppusi. Ürituste läbiviimiseks on LAC4 samuti võimalik kasutada INDOTELi

hoone teisi ruume – 144-kohalist auditooriumi, kahte seminariruumi (mahutavus kuni 20 in ja

kuni 30 in, kokku 50) ja kohvikut (mahutavus kuni 30 in).

2. TÖÖDE KIRJELDUS

2.1. Asukoht

Ürituste füüsiline toimumiskoht on Santo Domingo, Dominikaani Vabariik.

2.2. Üldised korralduslikud lähteandmed

2.2.1. Mõlemat üritust võivad hallata samad projektijuhid, st vastutav projektijuht ja ürituste

projektijuht.

2.2.2. Mõlema ürituse puhul võivad registreerimist ja muud sekretariaadi tuge pakkuda samad

töötajad.

2.2.2.1.Paralleelsetel üritustel osalejad on erinevad, kuid nende registreerimine võib

toimuda samas kohas.

2.2.3. Mõlema ürituse puhul võivad toitlustust pakkuda samad töötajad, st toitlustuspersonal

võib kattuda.

2.2.4. Paralleelüritustel peab olema igal üritusel eraldi tehnilist tuge pakkuv töötaja.

2.2.5. Registreerimis- ja toitlustusala võivad ürituste üleselt asuda samades ruumides.

2.3 Korralduslikud lähteandmed – üritus 1

„Opening of the Cyber Festival – 2024“

Ürituse kestus1 11.11.2024 17:00 – 20:00

Osalejate arv2 Eelduslikult 75

Ürituse eelduslik

ülesehitus3

17:00 – 18:00 Avamine ja kõned

18:00 – 20:00 Kokteili vastuvõtt

Ruum(id)

Üritus toimub osalejatele füüsiliselt. Sellest tulenevalt tellime:

1. Seminariruumi teatri stiilis toolide paigutusega maksimaalselt 95-

le inimesele (piisava füüsilise vahega toolide vahel);

2. Kõnepuldi koos mikrofoniga (kust saab ühendada arvuti

ekraaniga);

3. Registreerimislaua toimumiskoha pearuumist väljas;

4. Toitlustuse vastuvõtu jaoks kõrvalruumi või ala pearuumist

väljas.

Tehnika

Vajalik tehnika ürituse korralduseks:

1. Väga hea internetiühendus, mis on tagatud eraldi ruuteriga, sh

kaitstud turvalise parooliga;

1 Tööde käigus võib ürituse kestus lüheneda/pikeneda +/- 1 tund ning kellaaeg muutuda +/- 1 tund. Toimumisaeg

arvestatud UTC -4 ajatsoonis ning seda ei käsitleta lepingu muudatusena. 2 Tööde käigus võib osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 20 inimese võrra ning seda ei käsitleta lepingu

muudatusena 3 Ülesehitus on indikatiivne, sessioonide pikkus ja arv võib muutuda ning seda ei käsitleta lepingu muudatusena.

3

2. Ekraan ja projektor esitluste näitamiseks (võib olla kohapeal

olemasolev statsionaarne);

3. Helisüsteem, kõlarid ja videotehnika videote/esitluste

näitamiseks (võib olla kohapeal olemasolev statsionaarne);

4. Lavatehnika pult (heli, video, ekraanid);

5. 1 laserpointer/slaidivahetaja;

6. 2 käsimikrofoni.

Ürituse

korraldusmeeskond4

Ürituse korraldusmeeskonda peavad kuuluma kogu ürituse vältel

vähemalt:

1. Vastutav projektijuht;

2. Ürituse projektijuht;

3. 1 tehnilist tuge pakkuv töötaja kohapeal (video ja audio jms);

4. 1 registreerimist ja muud sekretariaadi tuge pakkuv töötaja

kohapeal;

5. Toitlustuspersonal.

2.4 Ürituse toimumiskoht ja ruumid 11.11.2024 (üritus 1)

2.4.1 Toimumiskoha valikul tuleb pakkujal arvestada ürituse kohta teadaoleva infoga ning

pakkuda sellest lähtuvalt ruume, mis tagavad ürituse korralduse ja elluviimise parima

kvaliteedi, sh kehtivatest tervisenõutest lähtuvalt.

2.4.2 Toimumiskoht peab asuma Santo Domingos, maksimaalselt 5 kilomeetri kaugusel

Euroopa Liidu delegatsioonist (aadressil Ave, C. César Nicolás Penson 85A, Santo

Domingo).

2.4.3 Toimumiskoha läheduses peab olema parkimisvõimalus.

2.4.4 Toimumiskoht ja toimumiskoha kõik ruumid peavad olema ligipääsetavad

liikumispuudega inimestele.

2.4.5 Toimumiskoht peaks asuma tavapärases (hotelli) konverentsikeskuses mis tagaks

meeldiva, pingevaba ja inspireeriva õhkkonna ning oleks avar ja valgusküllane

(võimalusel loomuliku päevavalgusega).

2.4.6 Pearuumi laudade ja toolide paigutus peaks olema teatri stiilis paigutusega

maksimaalselt 95-le inimesele.

2.4.7 Toitlustusala võib asuda eraldi ruumis või nn lobby’s/koridoris, mis oleks mugav

networking’uks.

2.4.8 Registreerimisala ning toitlustusala ei tohi asuda samas ruumis konverentsiruumiga.

2.4.9 Registreerimisala peab olema toimumiskohta saabudes lihtsasti ülesleitav, võib asuda

eraldi ruumis või nn lobby’s/koridoris.

2.4.10 Konverentsist saavad osa võtta ainult eelregistreeritud osalejad. Täitja korraldab

osalejate registreerimise saabumisel vastavalt tellija suunistele (allkirjad ja

kaelakaartide jagamine) ning annab registreerimislehed üle tellijale ürituse lõppemisel.

2.5 Osalejate ja esinejate vastuvõtmine 11.11.2024 (üritus 1)

2.5.1 Täitja ülesanne on korraldada füüsiliselt osalejate (sh esinejad) vastuvõtt, suunamine ja

muud abistavad teenused kogu ürituse kestel.

2.5.2 Külaliste vastuvõtt peab olema viisakas ja abivalmis ning registreerimine peab sujuma

tõrgeteta.

2.5.3 Külaliste vastuvõtuks peab täitja olema kohapeal valmis terve ürituse vältel.

4 Etteantud nimekiri korraldustiimist on minimaalne nõue hankija poolt; pakkuja võib ise vajadusel rolle/inimesi

juurde lisada.

4

2.6 Toitlustus ürituse toimumiskohas 11.11.2024 (üritus 1)

2.6.1 Toitlusalal peavad olema vähemalt 20 püstijalalauda.

2.6.2 Kokteili vastuvõtt peab aset leidma samas asukohas kus toimub ka eelnev üritus

(avamine ja kõned).

2.6.3 Toitlustus peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi, mahl, õlu, vahuvein, valge vein,

punane vein) ning suupisteid (ettekandjate poolt toodavad külmad ja soojad suupisted;

iga inimese kohta vähemalt 4 soolast ja 2 magusat suupistet).

2.6.4 Arvestuslikult on 20% osalejatest vegetaarlased.

2.6.5 Menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja

laktoositalumatutele.

2.6.6 Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud.

2.6.7 Võimalusel esitada hankijale pakkumuses menüüvalikud, lõplikud menüüd kinnitatakse

enne üritust.

2.6.8 Toitlustuse koguste puhul arvestada osalejate poolt korraldajatele eelnevalt jagatud

infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms), mis võib muutuda enne

ürituse toimumist ning peab olema vastavalt muudetav.

2.6.9 Kokteili vastuvõtul peab taustaks mängima muusika ning peab olema võimalik kasutada

mikrofoni kõnede jaoks.

2.8 Korralduslikud lähteandmed – üritus 2

“ Cyber Festival 2024“

Ürituse kestus5 12.-13.11.2024 09:30 – 17:00

Osalejate arv6 Eelduslikult 75

Ürituse eelduslik

ülesehitus7

Osalejad jagunevad kahte gruppi (Tech Track grupis maksimaalselt

50 inimest, Human-readable Track grupis maksimaalselt 35 inimest).

12.11.2024 – Tech Track

09.30 - Tervituskohv

10.00 – 12:00 Sessioon 1

12:00 – 13:00 Lõuna

13:00 – 14:30 Sessioon 2

14.30 – 15.00 Kohvipaus

15:00 – 17:00 Sessioon 3

12.11.2024 – Human-readable Track

09.30 - Tervituskohv

10.00 – 12:00 Sessioon 1

12:00 – 13:00 Lõuna

13:00 – 14:30 Sessioon 2

14.30 – 15.00 Kohvipaus

15:00 – 17:00 Sessioon 3

13.11.2024 – Tech Track

09.30 - Tervituskohv

5 Tööde käigus võib ürituse kestus lüheneda/pikeneda +/- 1 tund ning kellaaeg muutuda +/- 1 tund. Toimumisaeg

arvestatud UTC-4 ajatsoonis ning seda ei käsitleta lepingu muudatusena. 6 Tööde käigus võib osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 20 inimese võrra ning seda ei käsitleta lepingu

muudatusena 7 Ülesehitus on indikatiivne, sessioonide pikkus ja arv võib muutuda ning seda ei käsitleta lepingu muudatusena.

5

10.00 – 12:00 Sessioon 1

12:00 – 13:00 Lõuna

13:00 – 14:30 Sessioon 2

14.30 – 15.00 Kohvipaus

15:00 – 17:00 Sessioon 3

13.11.2024 – Human-readable Track

09.30 - Tervituskohv

10.00 – 12:00 Sessioon 1

12:00 – 13:00 Lõuna

13:00 – 14:30 Sessioon 2

14.30 – 15.00 Kohvipaus

15:00 – 17:00 Sessioon 3

Ruum(id)

Üritus toimub osalejatele füüsiliselt. Sellest tulenevalt tellime:

1. Üks seminariruum klassiruumi stiilis või U-kujuliselt:

mahutavusega vähemalt 50 inimest Tech Track sessioonide

jaoks(piisava füüsilise vahega toolide vahel);

2. Teine seminariruum klassiruumi stiilis või U-kujuliselt:

mahutavusega vähemalt 35 inimest Human-readable Track

sessioonide jaoks (piisava füüsilise vahega toolide vahel);

3. Kolmas seminariruum boardroom stiilis või U-kujuliselt:

mahutavusega vähemalt 10 inimest kahepoolsete kohtumiste

pidamiseks;

4. Nii Tech Track seminariruumis kui ka Human-readable Track

seminariruumis kõnepuldi koos mikrofoniga (kust saab ühendada

arvuti ekraaniga);

5. Registreerimislaua toimumiskoha pearuumist väljas;

6. Toitlustuse (sh kohvipauside) jaoks kõrvalruumi või ala

pearuumist väljas.

Tehnika

Vajalik tehnika ürituse korralduseks:

1. Kõigis kolmes seminariruumis väga hea internetiühendus, mis on

tagatud eraldi ruuteriga, sh kaitstud turvalise parooliga;

2. Kõikides seminariruumides ekraan ja projektor esitluste

näitamiseks (võib olla kohapeal olemasolev statsionaarne);

3. Kõikides seminariruumides helisüsteem, kõlarid ja videotehnika

videote/esitluste näitamiseks (võib olla kohapeal olemasolev

statsionaarne);

4. Mõlemas suures seminariruumis (v.a. eraldi ruum kahepoolselte

koosolekute pidamiseks) lavatehnika pult (heli, video, ekraanid);

5. Kõikides seminariruumides 1 laserpointer/slaidivahetaja;

6. Kõikides seminariruumides (v.a. eraldi ruum kahepoolsete

koosolekute pidamiseks) 3 käsimikrofoni;

7. Kõikides seminariruumides (v.a. eraldi ruum kahepoolsete

koosolekute pidamiseks) pabertahvel jalgadel;

6

8. Printimisvõimalus (eelduslikult 10 värvilist kahepoolset lehte per

osaleja).

Ürituse

korraldusmeeskond8

Ürituse korraldusmeeskonda peavad kuuluma kogu ürituse vältel

vähemalt:

1. Vastutav projektijuht;

2. Ürituse projektijuht;

3. 3 tehnilist tuge pakkuvat töötajat kohapeal (video ja audio vms);

4. 1 registreerimist ja muud sekretariaadi tuge pakkuv töötaja

kohapeal;

5. Toitlustuspersonal.

2.9 Ürituse toimumiskoht ja ruumid 12.-13.11.2024 (üritus 2)

2.9.1 Toimumiskoha valikul tuleb pakkujal arvestada ürituse kohta teadaoleva infoga ning

pakkuda sellest lähtuvalt ruume, mis tagavad ürituse korralduse ja elluviimise parima

kvaliteedi, sh kehtivatest tervisenõutest lähtuvalt.

2.9.2 Toimumiskoht peab asuma Santo Domingos, maksimaalselt 5 kilomeetri kaugusel

Euroopa Liidu delegatsioonist (aadressil Ave, C. César Nicolás Penson 85A, Santo

Domingo).

2.9.3 Toimumiskoha läheduses peab olema parkimisvõimalus.

2.9.4 Toimumiskoht peaks asuma tavapärases (hotelli) konverentsikeskuses mis tagaks

meeldiva, pingevaba ja inspireeriva õhkkonna ning oleks avar ja valgusküllane

(võimalusel loomuliku päevavalgusega).

2.9.5 Tech Track sessioonide jaoks üks seminariruum klassiruumi stiilis või U-kujuliselt:

mahutavusega vähemalt 50 inimest (piisava füüsilise vahega toolide vahel);

2.9.6 Human-readable Track sessioonide jaoks üks seminariruum klassiruumi stiilis või U-

kujuliselt: mahutavusega vähemalt 35 inimest (piisava füüsilise vahega toolide vahel);

2.9.7 Kahepoolsete kohtumiste pidamiseks seminariruum boardroom stiilis või U-

kujuliselt: mahutavusega vähemalt 10 inimest;

2.9.8 Toitlustusala võib asuda eraldi ruumis või nn lobby’s/koridoris, mis oleks mugav

networking’uks.

2.9.9 Registreerimisala ning toitlustusala ei tohi asuda samas ruumis seminariruumidega.

2.9.10 Registreerimisala peab olema toimumiskohta saabudes lihtsasti ülesleitav, võib asuda

eraldi ruumis või nn lobby’s/koridoris.

2.9.11 Üritusest saavad osa võtta ainult eelregistreeritud osalejad. Täitja korraldab osalejate

registreerimise saabumisel vastavalt tellija suunistele (allkirjad ja kaelakaartide

jagamine) ning annab registreerimislehed üle tellijale ürituse lõppemisel.

2.10 Osalejate ja esinejate vastuvõtmine 12.-13.11.2024 (üritus 2)

2.10.1 Täitja ülesanne on korraldada füüsiliselt osalejate (sh esinejad) vastuvõtt, suunamine ja

muud abistavad teenused kogu ürituse kestel.

2.10.2 Külaliste vastuvõtt peab olema viisakas ja abivalmis ning registreerimine peab sujuma

tõrgeteta.

2.10.3 Külaliste vastuvõtuks peab täitja olema kohapeal valmis terve ürituse vältel.

2.11 Toitlustus ürituse toimumiskohas 12.-13.11.2024 (üritus 2)

8 Etteantud nimekiri korraldustiimist on minimaalne nõue hankija poolt; pakkuja võib ise vajadusel rolle/inimesi

juurde lisada.

7

2.11.1 Toitlusalal peavad olema vähemalt 16 püstijalalauda.

2.11.2 Kõikidel sessioonidel osalejate (Tech Track ja Human-readable Track) toitlustus

(12.11.-13.11.) toimub ühiselt s.t, et osalejad söövad ühiselt kohvi- ja lõunapausidel.

2.11.3 Esinejatele ning osalejatele ürituse toimumiskohas peavad olema tagatud söögid ja

joogid kohvipauside ning lõuna näol.

2.11.4 Tervituskohv peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi ja mahl) ning vähemalt 4 suupistet

inimese kohta (2 soolast ja 2 magusat). Kui toitlustuse teenuse pakkuja võimaldab, siis

võivad joogid olla serveeritud terve päeva jooksul;

2.11.5 Ülejäänud kohvipausid peavad sisaldama jooke (kohv, tee, vesi ja mahl) ning väikseid

snäkke (soolased/magusad küpsised ja/või puuviljad vms);

2.11.6 Lõuna kõikidel päevadel buffet vormis, valikus kaks erinevat salatit eelroana ning kolm

eri pearooga (üks neist lihaga, teine pearoog kalaga ja kolmas pearoogvegetaarlastele

sobilik koos sobiliku lisandiga, näiteks riisiga) ning kaks erinevat magustoitu (või

magustoit ja puuviljad).

2.11.7 Lõunate raames pakkuda ka jooke (kohv, tee, vesi ja mahl).

2.11.8 Arvestuslikult on 20% osalejatest vegetaarlased.

2.11.9 Menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja

laktoositalumatutele.

2.11.10Võimalusel esitada hankijale pakkumuses menüüvalikud, lõplikud menüüd kinnitatakse

enne üritust. Iga päev peaks olema erinev kohvi- ja lõunapausi menüü.

2.11.11Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud nii inglise kui ka hispaania

keeles.

2.11.12Toitlustuse koguste puhul arvestada osalejate poolt korraldajatele eelnevalt jagatud

infoga (nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms), mis võib muutuda enne

konverentsi toimumist ning peab olema vastavalt muudetav.

2.12 Osalejate lennud ja ööbimised (üritus 1 ja 2)

2.12.1 Suuremale osale osalejatest (40 inimest9) tuleb tagada hotell minimaalselt 5 ööks (üks

inimene toas) (10.-15.11) ning võimalusega kuni 6 ööks (kuni 16.11), juhul kui 15.11

õhtul ei ole võimalik tagasi lennata ning lennatakse tagasi 16.11. Eeldatav

maksimaalne määr on 180 eurot (km-ta) öö (half-board hinnas) inimese kohta.

Osalejad tuleb paigutada eraldi tubadesse.

2.12.2 Osalejate hotell asub eelistatult samas toimumiskohas, kus toimub üritus, kuid juhul kui

üritus ei toimu hotelli konverentsikeskuses või hotellis pole piisavalt vabu tube, võib

ööbimine toimuda mujal kuid mitte kaugemal kui 2 kilomeetrit ürituse toimumise

asukohast. Kui kõik osalejad ei mahu ühte hotelli siis on lubatud osalejate majutamine

kahte erinevasse hotelli.

2.12.3 Suuremale osale osalejatest (40 inimest10) tuleb tagada lennutransport Santo

Domingosse, eeldatav määr on kuni 1500 eurot inimese kohta. Osalejad on järgnevatest

riikidest: Antigua ja Barbuda, Aruba, Argentiina, Bahama, Barbados, Brasiilia, Belize,

Boliivia, Costa Rica, Curacao, Dominica, Ecuador, El Salvador, Guatemala, Guyana,

Haiti, Honduras, Jamaica, Kolumbia, Martinique, Mehhiko, Panama, Uruguai,

Paraguai, Peruu, Puerto Rico, Saint Barthélemy, St. Kitts & Nevis, St. Lucia, St. Vincent

and the Grenadines, Trinidad ja Tobago, Tšiili.

9 Tööde käigus võib ööbimist vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 10 inimese võrra ning seda

ei käsitleta lepingu muudatusena. 10 Tööde käigus võib transporti vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 10 inimese võrra ning seda

ei käsitleta lepingu muudatusena.

8

2.12.4 Suuremale osale osalejatest (40 inimest11) tuleb tagada nii Santo Domingosse

saabumisel kui ka Santo Domingost lahkumisel transfeer suunal lennujaam – ürituse

toimumiskoht – lennujaam. Eeldatav määr on kuni 40 eurot inimese kohta (üks suund).

Transfeeri puhul on lubatud samade lendudega saabuvad / lahkuvad osalejad paigutada

ühte autosse / bussi.

2.12.5 Lisaks osalejatele tuleb tagada ka maksimaalselt 13-le eksperdile (sh ka korraldajad)

lennutransport Santo Domingosse, eeldatav määr on kuni 2500 eurot inimese kohta.

Kõik eksperdid ja korraldajad asuvad Euroopa Liidu liikmesriikides.

2.12.6 Täitja ülesandeks on suhelda etteantud nimekirja alusel e-maili ja vajadusel telefoni teel

lennupiletit vajavate osalejate ja ekspertidega (sh korraldajatega), täpsustada nende

lennumarsruudid ja -ajadning broneerida ja osta lennupiletid. Osalejatele on lisaks vaja

tagada vastavalt lennuaegadele ööbimine ja transfeerid ning tagada lendudega seotud

küsimustes tugi pädeva kontaktisiku näol.

2.13 Ürituse materjalid (üritus 1 ja 2)

2.13.1 Täitja ülesandeks on konverentsi abimaterjalide koostamine ja vormistamine vastavalt

tellija sisendile ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga enne konverentsi

toimumist.

2.13.2 Sisuloome pole antud minikonkursi objekt, ürituste programmid (sh nt esinejate

valiku) töötab välja tellija.

2.13.3 Materjalide loomisel tuleb kasutada EU CyberNeti / LAC4 visuaalset identiteeti.

Täiendavate logode lisamise vajadus materjalidele (lisaks EU CyberNet ja LAC4

logole) selgub tööde elluviimise käigus (nt EL logo).

2.13.4 Ürituse tarbeks tuleb luua ja/või kujundada ja/või toota vähemalt järgmised materjalid:

2.13.4.1 Osalejate kaelakaardid (kahepoolsed, lamineeritud ja ümarate nurkadega)

koos kaelapaelaga;

2.13.4.2 Märkmikud 100 tk (pehme kaanega ja suurusega: laius 9-11cm x kõrgus 14-

15cm; LAC4 logoga);

2.13.4.3 Pastapliiatsid 100 tk (valged LAC4 logoga);

2.13.4.4 Tekstiilist puuvillane kott 100 tk (võimalusel topelt sangadega ja suurusega

minimaalselt: 38cm x 4a cm; LAC4 logoga);

2.13.4.5 Piparmündimaitselised pastillid metallist karbis (kaaluga vähemalt a 20

grammi);

3 PAKKUMUSES NÕUTAV INFO

3.1. projektijuhtimise ja ürituste korraldamisega seotud tööde kirjeldus, mis sisaldab

muuhulgas järgmist informatsiooni:

3.1.1. ürituse korraldusmeeskonna kirjeldus ja rollide jaotus ürituste kaupa

(projektijuhid võivad üritustel olla samad);

3.1.2. tehnika ja ruumi(de) kirjeldus lähteandmetele vastavalt ürituste kaupa (üritus 1

11.11.2024 ja üritus 2 12.-13.11.2024);

3.1.3. toitlustamise korralduse kirjeldus lähteandmetele vastavalt mõlema ürituse puhul;

3.1.4. loovlahendust lähteandmetele vastavalt:

3.1.4.1. toitlustuse, registreerimisala ja ruumide jaotus/ülesehitus mõlema ürituse

puhul.

11 Tööde käigus võib transfeeri vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 10 inimese võrra ning seda

ei käsitleta lepingu muudatusena.

9

3.2. esitada ürituste korraldamiseks projektimeeskonna kogemus dokumendi vormil

„Projektijuhtide CVd“. Projektijuhtide keeletase (hispaania keel ja inglise keel) peab

vastama raamhankes sätetatud nõuetele. 3.3. pakkumuse maksumuse lahti kirjutus töödeldavas tabelis eelarve vormil „Detailse eelarve

vorm“ (üritus 1, üritus 2);

4. MUUD TINGIMUSED

4.1.Täitja peab tööde teostamisel järgima Euroopa rahastatud välistegevuse kommunikatsiooni

ja nähtavuse juhendit (Communication and Visibility in EU-financed external actions

nõuded ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil:

https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/communication-visibility-requirements-

2018_en.pdf) ning EU CyberNeti visuaalset identiteeti (CVI).

4.2.Tellija jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus põhjendatud juhtudel kulusid

eelarveridade vahel muuta (st mõnelt kulurealt vabanevaid vahendeid kasutada teistel

ridadel olevate kulude täiendavaks katmiseks), kui see on lepinguga taotlevate eesmärkide

saavutamiseks põhjendatult vajalik ja/või kui see võimaldab lepingu eesmärke saavutada

parimal võimalikul moel. Kulusid võib eelarveridade vahel muuta tingimusel, et lepingu

kogumaksumus ei suurene.