ANDMETÖÖTLUSLEPING nr 1-5/24/402-1

ANDMETÖÖTLUSLEPING nr 1-5/24/402-1

Patendiamet, registrikood 70003164, asukoht Tatari 39, 10134 Tallinn, keda esindab peadirektor

Margus Viher, (edaspidi nimetatud Tellija, vastutav töötleja või Pool või koos Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud RTK, volitatud

töötleja või Pool või Pooled),

ning lähtudes Justiitsministeeriumi ja RTK vahel sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppest nr

4-7/24-17-1 (1-5/24/363-1) (edaspidi Teenusleping), millega Justiitsministeerium on oma

valitsemisalas otsustanud Teenuslepingus piiritletud asutuste dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse

tuua RTK kesksele teenusele;

leppisid Pooled käesolevas Lepingus kokku täpsustatud andmetöötluse tingimused keskse

dokumendihalduse- ja arhiiviteenuse osutamiseks:

1. Lepingu eesmärk

1.1. Käesoleva Lepingu eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja kohustustes ning

Teenuslepingu toimemudelis piiritletud ulatuses dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse raames

töödeldavate andmete eritingimused, isikuandmete liigid ning andmesubjektide kategooriad.

Käesolev Leping hõlmab endas isikuandmete töötlemist puudutavat andmetöötluse lepingut

vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusele (2016/679) (edaspidi: üldmäärus).

1.2. Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse

(edaspidi: isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava

töötleja antud juhised on välja toodud Lepingus, sh selle juurde kuuluvates lisades. Vajadusel võib

vastutav töötleja anda isikuandmete töötlemiseks täiendavaid dokumenteeritud juhiseid.

1.3. Pooled kohustuvad Lepingu täitmisel järgima andmekaitsealaseid õigusakte, sh juhendeid ja

tegevusjuhiseid, mis on väljastatud isikuandmete kaitse eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa

Liidu asutuse poolt ning seoses kõikide isikuandmetega, mida lepingu alusel töödeldakse.

2. Mõisted

2.1. Käesolevas Lepingus olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust,

sealhulgas:

2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku

(„andmesubjekti“) kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt

tuvastada, eelkõige sellise identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood,

asukohateave, võrguidentifikaator või selle füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise,

füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise või sotsiaalse tunnuse põhjal;

2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – isikuandmete või nende kogumitega tehtav

automatiseeritud või automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine,

dokumenteerimine, korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja

muutmine, päringute tegemine,

lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel

avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine;

2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab

edastatavate, salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või

ebaseadusliku hävitamise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile

juurdepääsu.

3. Isikuandmete töötlemine 3.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid vastavalt käesolevas Lepingus nimetatud

ja teistele asjakohastele õigusaktidele, juhenditele ja lepingule (sh vastutava töötleja antud

dokumenteeritud juhistele) ning ainult sellisel määral, mis on vajalik lepingu täitmiseks. Kui see

on lepingu täitmisega seonduvalt vajalik, võib volitatud töötleja andmesubjektide isikuandmeid

töödelda ka järgmistel eesmärkidel:

3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise

vastavuse käesolevas Lepingus nimetatud õigusaktidele ja juhenditele.

3.2. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja

jooksul vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma.

Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud

juhiste ja Lepingus nimetatud õigusaktide või juhendite vahel.

3.3. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid (edaspidi:

teine volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud vähemalt

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist

võimaldava nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks teisi volitatud

töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks,

kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik.

3.3.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda

tegevuse eest ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud

lepingud vastavalt üldmääruse artikli 28 lõikele 4, mis on käesolevas lepingus sätestatuga

vähemalt samaväärsed.

3.3.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate

kohustuste täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele

vastamisel kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud

töötleja tagab selle, et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid ja on

sellega seotud samal viisil nagu volitatud töötleja ise. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel

võtta tagasi volitatud töötlejale antud loa kasutada teisi volitatud töötlejaid.

3.4. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid

konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil.

Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud (sh teised volitatud töötlejad, volitatud

töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele)

järgivad konfidentsiaalsusnõuet.

3.5. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvalisuse tagamise meetmeid vastavalt

Rahandusministeeriumi valitsemisala turvapoliitikale, muu hulgas tehnilisi ja korralduslikke,

viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32 nõuetele, sealhulgas:

3.5.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele

andmetöötlusseadmetele;

3.5.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist;

3.5.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid

isikuandmeid töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt vms).

3.6. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja

korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata üldmääruse tähenduses

kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik

andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse

keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates.

3.7. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud

kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet.

3.8. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, taotledes volitatud töötlejalt kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis asjakohast teavet eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja käesolevast

Lepingust tulenevate kohustuste täitmist. Pooled on kokku leppinud, et:

3.8.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia kas vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda

vastutav töötleja on selleks volitanud;

3.8.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, andmeid ja

dokumente, mida on vaja selleks, et tõendada käesoleva Lepingu nõuetekohast täitmist;

3.8.3. vastutav töötleja käsitleb kogu volitatud töötleja poolt auditi raames saadud teavet

konfidentsiaalsena.

3.9. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud otse vastutavale töötlejale, kuna

suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada ega

tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga koostööd volitatud töötlejat

puudutavates küsimustes või toimingutes järelevalveasutusele vastamisel.

4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda

4.1. Käesoleva lepingu esemeks olevaid isikuandmeid ei tohi töödelda väljaspool Euroopa Liitu

ega Euroopa Majanduspiirkonda, sh ei tohi nimetatud isikuandmeid edastada kolmandale riigile

või rahvusvahelisele organisatsioonile.

4.2. Juhul, kui käesoleva lepingu esemeks olevate isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa

Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda, sh nende edastamine kolmandale riigile või rahvusvahelisele

organisatsioonile, on vajalik lepingu täitmiseks, lepivad pooled sellises andmetöötluses eelevalt

kirjalikult kokku. Kirjalikku kokkulepet ei ole vaja sõlmida, kui volitatud töötleja on kohustatud

isikuandmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile edastama volitatud

töötleja suhtes kohaldatava Euroopa Liidu või liikmesriigi õiguse alusel. Sellisel juhul teatab

volitatud töötleja sellise õigusliku aluse olemasolust enne isikuandmete töötlemist vastutavale

töötlejale, kui selline teatamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu kõnealuse õigusega keelatud.

5. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine

5.1. Volitatud töötleja teavitab vastutava töötleja andmekaitsespetsialisti kõikidest isikuandmete

töötlemisega seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud,

ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine

volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või on alust kahelda,

et selline rikkumine on aset leidnud.

5.2. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada

saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava

asjakohase informatsiooni, täites käesolevas Lepingus toodud isikuandmete töötlemise

rikkumisest teavitamise vormi (Lisa 1) (edaspidi: vorm) ja lisades juurde asjakohase muu

dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab

volitatud töötleja vastutavale töötlejale vormi esialgsete andmetega. Täiendatud vorm lõpliku

informatsiooniga rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada vastutavale töötlejale esimesel

võimalusel pärast esialgsete andmetega vormi esitamist.

5.3. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et välja töötada ja

täita tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab

tegema kõik võimaliku, et edasist rikkumist ära hoida ning kahju vähendada.

5.4. Vastutav töötleja tagab rikkumise fikseerimise asutusesiseses rikkumiste registris ja/või

järelevalveasutuse teavitamise.

6. Vastutus

6.1. Lisaks Lepingus sätestatud vastutusele:

6.1.1. vastutab volitatud töötleja kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise tagajärjel,

mis on tekitatud käesoleva Lepingu nõudeid, mh kõiki selles mainitud õigusnorme ja

dokumenteeritud juhiseid, rikkudes.

6.1.2. kohustub volitatud töötleja, kui ta on isikuandmete töötlemise nõudeid rikkunud ja

selle tagajärjel on vastutav töötleja kohustatud maksma hüvitist või trahvi, hüvitama

vastutavale töötlejale sellega seoses kantud kulud.

6.1.3. kui volitatud töötleja rikub oluliselt Lepingus sätestatud isikuandmete töötlemise

nõudeid, muuhulgas isikuandmete kaitse üldmääruse või muude kohaldatavate

õigusnormide sätteid isikuandmete kaitse valdkonnas, on vastutaval töötlejal õigus leping

ette teatamata üles öelda. Oluline Lepingu rikkumine on eelkõige, kui:

6.1.3.1 isikuandmete töötlemise põhimõtete täitmist kontrolliva järelevalveasutuse

või kohtu menetluses selgub, et volitatud töötleja või teine volitatud töötleja ei täida

isikuandmete töötlemise põhimõtteid;

6.1.3.2 vastutav töötleja leiab Lepingu täitmise raames läbiviidud auditis, et

volitatud töötleja ei täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid, mis tulenevad

Lepingust või kohaldatavatest õigusnormidest.

7. Muud sätted

7.1. Volitatud töötleja kohustub Lepingu lõppemisel tagastama vastutava töötlejale kõik

andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja nende koopiad

vastavalt vastutava töötleja antud juhistele.

7.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku

kirjaliku kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelnevas

punktis nimetatud toimingud.

7.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad

mõjutada volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni Lepingust ja vastutava töötleja

dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis Lepingut puudutavates täiendustes ja

muudatustes kokku kirjalikult.

7.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata Lepingu kehtivuse

lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast Lepingu kehtivuse lõppemist

kui Pooled ei ole kirjalikult kokku leppinud teisiti.

7.5. Käesolev Leping jõustub tagasiulatuvalt alates 1. maist 2024.a. ja on sõlmitud määramata

ajaks.

Volitatud töötleja: Vastutav töötleja:

Riigi Tugiteenuste Keskus Patendiamet

Lõkke 4, 10122 Tallinn Tatari 39, 10134 Tallinn

Pärt-Eo Rannap Margus Viher

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/