Projektijuhtimise kord

KÄSKKIRI

28.10.2024 nr 29

Projektijuhtimise kord

Ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri 12.11.2021 käskkirjaga nr 225 kinnitatud ja 24.08.2022 käskkirjaga nr

196 muudetud „Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse põhimääruse“ § 13 lõike 1 punkti 7

alusel kinnitan projektijuhtimise korra (lisatud).

(allkirjastatud digitaalselt)

Ergo Tars

direktor

2/7

KINNITATUD

direktori 28.10.2024 käskkirjaga nr 29

Sisukord

1. Üldsätted ................................................................................................................................................. 2

2. Mõisted ja lühendid ................................................................................................................................ 2

3. Rollid ...................................................................................................................................................... 2

4. Projekti sisendid ...................................................................................................................................... 3

5. Projekti mõõdikud .................................................................................................................................. 3

6. Projekti väljundid .................................................................................................................................... 4

7. Projekti elukaare etapid .......................................................................................................................... 4

8. Aruandlus ja järeltegevused .................................................................................................................... 4

Lisa 1. Protsessijoonis ..................................................................................................................................... 6

Lisa 2. Strateegilise ja operatiivjuhtimise tasemete skeem ............................................................................. 7

Lisa 3. Projektiportfelli juhtrühm vs projektide töörühm ................................................................................ 7

1. Üldsätted

1.1. Projektijuhtimise korra eesmärk on anda raamistik, kuidas RITis projekte juhitakse, tagamaks piiratud

ressursside kuluoptimaalne kasutus, projektide elluviimine, järjepidev kommunikatsioon ja

läbipaistvus kõikidele osapooltele, sihipärasus ning vastavus RITi strateegilistele eesmärkidele.

1.2. Projektijuhtimise kord on suunatud kõikidele osapooltele, kes projekte juhivad ja neis osalevad.

2. Mõisted ja lühendid

2.1. DoD (ingl Definition of Done) – mõõdupuu, mis määratleb kriteeriumid, millal projekt lõppenuks

loetakse.

2.2. CSAT (ingl Customer Satisfaction Score) – kliendirahulolu küsitluse tulemus (skoor).

2.3. Projekt – ajutine ja ühekordne ülesanne, mis tuleb lahendada tähtaegselt, kasutades selleks

kindlaksmääratud ressursse. Projekt on üldjuhul mitmeid RITi struktuuriüksusi puudutav ettevõtmine,

mis on nii tähtis, kriitiline ja/või vajalik, et selle elluviimiseks on vaja moodustada projekti meeskond.

2.4. Projekti portfell – ülevaade kõikidest RITi juhitud projektidest, sisaldades nii ootel ja töös olevaid kui

ka lõpetatud projekte.

2.5. Projekti rikastamine – projekti etapp, mille jooksul kogutakse ja täpsustatakse andmed tegevusplaani

kinnitamiseks ning elluviimiseks.

2.6. Ühistöövahend – projektijuhtimiseks ja protsesside haldamiseks vajalike tehniliste vahendite kogum

(Atlassiani töövahendid).

3. Rollid

3.1. Projektijuht – virtuaalmeeskonna juht, kes vastutab projekti, kliendi ootuste, kommunikatsiooni-,

eelarve-, kvaliteedi- ja tulemusjuhtimise eest. Projektijuht vastutab projekti õnnestumise eest, et

etteantud aja ja ressurssidega jõutakse konkreetse ja selge tulemini.

3.2. Projekti meeskond – rühm inimesi, kellel on projekti tulemuse saavutamiseks vajalikud oskused ja

vastutusalad, kes töötavad koos, panustavad konkreetsesse projekti, et saavutada projektis

kokkulepitud eesmärk/eesmärgid. Projekti meeskonna tööd koordineerib projektijuht.

3/7

3.3. Projektiportfelli juhtrühm – strateegiline juhtimise tasand, kes prioriseerib ja otsustab projektide töösse

võtmise, kinnitab projektijuhi ja teeb projekti skoobis tehtavate tööde läbiviimise kohta strateegilisi

otsuseid. Samuti lahendab projektide töörühmast tulnud suuremaid strateegilisi takistusi.

3.4. Projekti tellija – klientasutuse leppekontakt, RITi teenusejuht, toote- või teenuseomanik, kes annab

äripoole vajaduse kirjelduse.

3.5. Projektide töörühm – operatiivne juhtimise tasand, kes planeerib projektides inimressursside jaotamise

ja tuvastab ressursikonfliktid. Projekti prioriteet on ressursi konfliktide lahendamise aluseks ja

samaaegselt tehtavate tööde prioriseerimiseks. Projektide töörühm teeb projektiportfelli juhtrühmale

ettepanekuid, sh inimressursi, tähtaegade ja prioriteetide kohta. Töörühma liikmeteks on tiimi-,

talituse-, osakonna- ja/või projektijuhid.

3.6. Teenusejuht – ametikoht või isik, kes on määratud vastutama nii teenuse toimimise ja kvaliteedi kui

ka strateegilise juhtimise ja arendamise eest. Teenusejuht on kirjas IT-teenuste juhtimise tarkvaras

teenuskaardil.

3.7. Teenuse eest vastutaja ehk projekti sponsor ehk omanik – isik, kes algatab projekti ja vastutab selle

strateegilise juhtimise ja rahastamise eest.

4. Projekti sisendid

Projekti toimimiseks vajaminevad andmed ja dokumendid, mis käivitavad protsessid.

Jrk Nimetus Vastutaja Viide

4.1. Pöördumine (IT-teenuse juhtimise

tarkvara kaudu)

Projekti tellija IT-teenuse

juhtimise tarkvara

(ITSM)

4.2. Projektide juhtrühma otsus Projektide juhtrühm Ühistöövahend

(Atlassiani

ühistöövahendid)

4.3. Projekti ja protsesside toimimiseks

vajaminevad andmed ja dokumendid

Projektijuht Ühistöövahend

(Atlassiani

ühistöövahendid)

5. Projekti mõõdikud

Jrk Mõõdiku nimi Kirjeldus Sihtväärtus

5.1. Rahulolu projekti juhtimisega Erapooletu tagasiside

veebiküsitluse kaudu. Hinnatakse

rahulolu tulemuse ja

projektijuhtimisega

95% RITi rahulolu

küsitluse (CSATi)

tulemustest

5.2. Kokkulepitud skoobis, tähtajas ja

eelarve piires teostatud projektide

arv

Hinnatakse ajas ja ressursis

püsimist, sh DoD saavutamine

Sihtväärtus

puudub, arv on

teadmiseks

5.3. Projektijuhi tundide arv

koguprojekti tundide arvust

Jälgitakse projektijuhtide tundide

arvu osakaalu projektide lõikes

võrrelduna projekti teostamiseks

kulunud tundide koguarvuga

Sihtväärtus on

10%

4/7

6. Projekti väljundid

Projekti käigus tekkivad andmed, dokumendid ja muud tulemid.

Jrk Nimetus Vastutaja Viide

6.1. Protsessi käigus tekkivad andmed,

dokumendid ja muud tulemid, sh

projekti lõppdokumentatsioon

Projektijuht Ühistöövahend

(Atlassiani

ühistöövahendid)

6.2. Jätkutööde nimekiri Projektijuht või

teenusejuht

Ühistöövahend

(Atlassiani

ühistöövahendid)

6.3. Lisandunud püsi- ja/või halduskulud

vm investeeringute sisendinfo

Projektijuht Ühistöövahend

(Atlassiani

ühistöövahendid)

7. Projekti elukaare etapid

7.1. Projektijuhtimise protsessijoonis on lisas 1.

7.2. Projekti tellija teeb projekti algatamiseks pöördumise, milles kirjeldab äripoole vajadust.

7.3. Pöördumise sisust tulenevalt teeb sisuosakond, teenuseomanik või teenusejuht otsuse, kas on vaja teha

projekti taotlus, ja loob edasiseks projekti haldamiseks eraldi keskkonna kokkulepitud

ühistöövahendisse.

7.4. Projektijuhtimise protsessi etappides tehtavate tegevuste kirjeldus.

7.4.1. Algatamise etapis töötab projektijuht välja projekti esialgse skoobi, eelarve ja hangete

prognoosi ning ressursi-, kommunikatsiooni- ja riskiplaani. Projektijuht paneb paika

dokumenteerimise põhimõtted, määratleb rollid, lepib kokku vastutused ja teeb muid projekti

algatamiseks vajalikke tegevusi.

7.4.2. Rikastamise etapis kogub projektijuht täiendavat informatsiooni. Täpsustab algatamise etapis

ettevalmistatud dokumentatsiooni, eelarve ja hangete prognoosi, ressursi-, kommunikatsiooni-

ja riskiplaani ja teeb muid rikastamise etapi tegevused. Rikastamise etapis peab projektijuht

kahe nädala jooksul pärast portfelli juhtrühma otsust tegema projekti esmase kohtumise projekti

virtuaalmeeskonnaga ja küsima ressurssi projekti töörühmast.

7.4.3. Teostuse etapis koordineerib projektijuht kokkulepitud skoobis eelarve ja tähtajaga projekti

teostamist, ressursside kasutamist, dokumentatsiooni loomist, tulemuste kontrollimist ja muid

teostuse etapis tehtavaid tegevusi.

7.4.4. Lõpetamise etapis teeb projektijuht kokkuvõtted ja koostab lõppdokumentatsiooni,

projektiportfelli juhtrühm vabastab projektijuhi ettepanekul projektiga seotud ressursid ja teeb

muid lõpetamise etapi tegevusi, sh küsib tagasisidet nii tellijalt kui ka projekti

virtuaalmeeskonnalt. Vajadusel tehakse jätkutööde nimekiri ning projekti tulem antakse üle

teenusejuhile ja kasutajatoele tavapärase teenuse osutamiseks.

7.5. Asutuse strateegilise juhtimise, projektiportfelli ja projektijuhtimise seosed on välja toodud lisas 2.

7.6. Lisas 3 olev tabel annab strateegilise ja operatiivse ülevaate projektide juhtimisest.

8. Aruandlus ja järeltegevused

8.1. Projektijuhtimise protsessi kvaliteedi parendamiseks saab tagasisidet anda projektijuhtimise

protsessiomanikule.

8.2. Projektijuhtimise protsessiomanik:

8.2.1. teostab seiret protsessi täitmise üle,

8.2.2. otsustab aruandluse üle protsessi vajadustest lähtuvalt.

8.3. Protsessi kirjelduse ajakohasuse eest vastutab projektide juhtimise protsessiomanik.

5/7

8.4. Dokument vaadatakse läbi ja vajadusel uuendatakse vähemalt üks kord aastas.

6/7

Lisa 1. Protsessijoonis

7/7

Lisa 2. Strateegilise ja operatiivjuhtimise tasemete skeem

Lisa 3. Projektiportfelli juhtrühm vs projektide töörühm

RIT projektiportfelli juhtrühm RIT projektide töörühm

Eesmärk Projektide prioriseerimine

Inimressursside planeerimine,

juhtrühmale ettepanekute

tegemine

Keskendumine Strateegiline Taktikaline (operatiivne)

Sagedus Pikaajaline (vajadusepõhiselt, vähemalt

kord kvartalis)

Lühiajaline (regulaarselt ja

vajadusepõhiselt erakorraliselt)

Vastutajad Juhtkond Tiimi-, talituse-, osakonna- ja/või

projektijuhid