Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 08.11.2024 nr 20-1.5/3159-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (asjad)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud

tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Varba- ja käesoojendajate soetamine“.

1.2 Hankija kontaktisik: Laura Käsper, e-post: [email protected].

1.3 Ettevõtjatel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades

küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele

kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt

kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilisele

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele

kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule

või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“.

1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamisel

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega pakkuja nõustub kõikide väikeostu dokumendis

toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või

keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui

pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel

pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja

maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (6)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes

muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguriigis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis.

Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda

pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Ostetava asja kirjeldus

2.1 Pakutavad esemed ei tohi olla rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit

sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS)

§ 7 lg 1 mõttes. Hankija nõudmisel esitab pakkuja pakutavate esemete päritolu

tõendavad dokumendid, mille alusel on võimalik tuvastada, kas pakutavad esemed

on rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest

piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) § 7 lg 1 mõttes. Hankija

lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav hankeleping oleks RSanS § 7 lg 1

alusel tühine.

2.2 Hangitavaks esemeks on varba- ja kätesoojendajad.

2.3 Kokku soetatakse 1000 paari varbasoojendajaid ja 1000 paari kätesoojendajaid. Hind

on hindamiskriteerium.

2.4 Varba- ja kätesoojendajate tarne peab toimuma hiljemalt 11.12.2024. Tarneaeg ei ole

hindamiskriteerium.

2.5 Edukas pakkuja annab kaasa toote kasutusjuhised.

2.6 Nõuded varbasoojendajatele: 2.6.1 aktiveeruvad kokkupuutel õhuga;

2.6.2 mõeldud ühekordseks kasutamiseks;

2.6.3 eraldavad soojust kuni 7h;

2.6.4 lõhnatud;

2.6.5 peavad säilima kuni 31.12.2026. Aegumistähtaeg võib saabuda ka hiljem;

2.6.6 soovituslikult kleepuv aluspind;

2.6.7 kogus: 1000 paari.

Foto 1. Varbasoojendajad. Fotod on illustratiivsed!

2.7 Nõuded kätesoojendajatele:

2.7.1 üks suurus;

2.7.2 aktiveeruvad kokkupuutel õhuga;

2.7.3 mõeldud ühekordseks kasutamiseks;

2.7.4 eraldavad soojust kuni 7h;

2.7.5 lõhnatud;

2.7.6 peavad säilima kuni 31.12.2026. Aegumistähtaeg võib saabuda ka hiljem;

2.7.7 kogus: 1000 paari.

Foto 1.Kätesoojendajad. Fotod on illustratiivsed!

3 (6)

2.8 Pakkimine ja tarne

2.8.1 Pakkuja peab tarnima varba- ka kätesoojendajadsoojendajad kontaktisikule

Liivalao 11, boks 60A, Tallinn. Kaup peab olema pakendatud kasti. Kast tuleb

markeerida A4 suuruse sildiga. Tekst peab olema sildile trükitud Bold kirjas,

minimaalne tähe kõrgus 10 mm. Sildid kinnitatakse kasti otsale ja küljele. Kastile

kinnitatav silt peab sisaldama järgmisi andmeid alljärgnevas järjekorras:

 saaja nimi ja telefoni number;

 aadress;

 toote nimetus.

Pakkematerjali valikul ja veo korraldamisel peab arvestama sellega, et tooted ja

markeering ei saa transportimisel kahjustada.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 pakkumuse maksumust(km-ta), mis peab sisaldama kõiki hankelepingu

täitmiseks vajalikke tasusid (sh tarne maksumus), kokku;

3.1.2 esemete tehnilist kirjeldust, foto(sid) või muud illustreerivat materjali, mis

võimaldab hankijal üheselt hinnata pakutavat eset ja selle vastamist tehnilisele

kirjeldusele;

3.1.3 asjale pakutud aegumistähtaega;

3.1.4 asja tarne kuupäev või tarne kalenderpäevades. Tarneaeg ei ole

hindamiskriteerium.

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada.

3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija

kontaktisiku e-posti aadressile [email protected] hiljemalt 12.11.2024 kell

10.00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta!

3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaega pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe

ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta

ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4 (6)

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis

toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna alusel. Juhul, kui hinnad on võrdsed, eelistab hankija pakkumust,

kelle toodete aegumistähtaeg on pikim

4.4 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud

tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt

pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused

nõuetekohaselt täitnud.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankijal on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, soetatavate esemete koguse ja maksumuse

ning hankelepingu tingimuste üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud

läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata

igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb

hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus

registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve

5 (6)

sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile.

7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas

punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Asjade vastuvõtmisel kontrollib hankija asjade vastavust väikeostu dokumendis

toodud tehnilisele kirjeldusele ja pakkumusele, asjade koguse vastavust väikeostu

dokumentidele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul

pärast täitja poolt asjade üleandmisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta asjade tarnet vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale,

on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava

täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem

kui 50% hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Kui hankelepingu esemeks olev asi ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja

pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20%

hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.3 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot

iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele

kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50%

tasumisele kuuluvast summast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda

leppetrahvi 0,15% vastava hankelepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest,

kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.5 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid tarnitavale

asjadele, annab täitja hankelepingu esemeks olevatele asjadele (sh asja osad) nõutud

garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis

ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg).

9.2 Garantii katab kõiki selle kehtivuse ajal lepingu esemel ilmnenud mittevastavusi,

eelkõige valmistusvead. Garantii alla ei kuulu lepingu eseme tavapärane kulumine.

9.3 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjade või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad väikeostu

dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava asjaga või selle

osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates.

9.4 Garantiiajal asendatud asjale antakse algse garantiiga sama kestusega uus garantii.

Asja parandamise korral pikeneb garantii parandamise aja kestuse võrra.

9.5 Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi objektiks oleva hanke esemeks

oleva asja transpordi garantiiremonti ja täitjale tagasi toimub täitja kulul.

6 (6)

10. Konfidentsiaalsus

10.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas

informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

10.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või

juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku

poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

10.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

10.4 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise

eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

10.5 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

10.6 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi,

füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt

andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

10.7 Täitja esitatud pakkumus lepingu sõlmimiseks on konfidentsiaalne ulatuses, milles

ta on selle märkinud ärisaladuseks.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Laura Käsper

ostujuht