Auditi lõpparuande edastamine

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi projektide nr Šveits.1.03.23-0002 “Kultuuriministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0003 “Kliimaministeeriumi ettevalmistusfond“

Šveits.1.03.23-0004 “Haridus- ja Teadusministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0005 “Siseministeeriumi ettevalmistusfond“

Šveits.1.03.23-0006 “Sotsiaalministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0007 “Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehniline abi”

PROJEKTIAUDIT

toetuse saajad: Kultuuriministeerium, Kliimaministeerium, Haridus- ja

Teadusministeerium, Siseministeerium, Sotsiaalministeerium, Riigi Tugiteenuste Keskus

riiklik koordineerimisüksus: Riigi Tugiteenuste Keskus

Lõpparuanne

SCH-1/2024

28.10.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saajate tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega.

Märge struktuuritoetuse registris2:

 märkusteta

Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega.

Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel.

Täname auditeeritavaid auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata.

2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel.

3

A - OSA

1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud

1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Programm Šveitsi-Eesti koostööprogramm Toetusmeede Šveits.1.3 Tehniline abi Projektide numbrid ja nimetused struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS)

Šveits.1.03.23-0002 “Kultuuriministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0003 “Kliimaministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0004 “Haridus- ja Teadusministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0005 “Siseministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0006 “Sotsiaalministeeriumi ettevalmistusfond“ Šveits.1.03.23-0007 “Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehniline abi”

Toetuse saaja ja partner(id): Kultuuriministeerium, Kliimaministeerium, Haridus- ja Teadusministeerium, Siseministeerium, Sotsiaalministeerium, Riigi Tugiteenuste Keskus

Taotluse rahuldamise otsuse (otsuse muutmise) number ja kuupäev

ŠVEITSI-EESTI KOOSTÖÖPROGRAMMI TEHNILISE ABI LEPING 21.02.20233

Riiklik koordineerimisüksus Riigi Tugiteenuste Keskus Projektide kulude abikõlblikkuse periood

Projektide nr Šveits.1.03.23-0002, Šveits.1.03.23-0003, Šveits.1.03.23-0004, Šveits.1.03.23-0005 ja Šveits.1.03.23-0006 abikõlblikkuse periood on 22.02.2023 - 31.12.2024. Projekti nr Šveits.1.03.23-0007 abikõlblikkuse periood on 21.02.2023 - 03.12.2029

1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO

Alus Šveitsi-Eesti koostööprogrammi riigipõhise raamkokkuleppe4 (edaspidi raamkokkuleppe) artikkel 2.3 ja Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsiooni5 artikkel 3.6, Vabariigi Valitsuse 01.08.2024. a määruse nr 496 § 4 lg 1 ja lg 2.

Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna auditeerimise 2024.a tööplaan. Auditi valimisse sattusid kulud, mis on seotud järgmiste projektidega nr Šveits.1.03.23-0002, Šveits.1.03.23-0003, Šveits.1.03.23-0004, Šveits.1.03.23-0005, Šveits.1.03.23-0006 ja Šveits.1.03.23-0007.

Eesmärk Projektiauditi eesmärgiks on analüüsida ja hinnata:

3 Sisaldab andmeid ka Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi kohta, millise vahenditest on finantseeritud auditi lõpparuandes nimetatud ministeeriumide kui programmioperaatorite tegevus. 4 Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkuleppe lisa 1 5 Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon 6 Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord

4

1) projektide toetatavate tegevuste ja kulude vastavust Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioonis ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi lepingus toodud nõuetele, nende otstarbekust ja sihipärasust; 2) deklareeritud kulude vastavust toetuse saaja raamatupidamisaruannetele ja raamatupidamise algdokumentidele; 3) toetuse maksmist õigeaegselt ja ettenähtud mahus.

Auditi läbiviija(d) Liina Võrklaev, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, juhtivaudiitor (auditi juht);

Mart Pechter, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, nõunik talituse juhataja ülesannetes (auditi eest vastutav isik)

Auditi läbiviimise aeg 05.03.2024-05.04.2024 ja 02.10-17.10.2024

Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”.

Auditi toimingud Auditi toimingute käigus järgneva analüüs ja hindamine:

 projekti tegelik teostamine,

 projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon,

 kulude abikõlblikkus,

 projektiga seotud raamatupidamise korraldus,

 omafinantseeringu olemasolu,

 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi sümboolika kasutamine.

Valimi metoodika (kui kohaldub)

Valimi metoodika lühikirjeldus

Audiitorid genereerisid 22.02.2024 seisuga SFOSis sisaldunud Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilisest abist ja programmide ettevalmistuskuludest finantseeritud kulude väljavõtte (SF-17), millest selgus, et programmi vahenditest on finantseeritud 64 kulurida kogusummas 89 977,50 eurot, peamiselt õppereisidega seotud kulusid, Kultuuriministeeriumi ja Riigi Tugiteenuste keskuse tööjõukulusid.

Et kuluridade analüüs näitas, et oluline osa tööjõukuludest on summeeritud kuu kaupa terviksummadeks, siis otsustasid audiitorid tööjõukulude kohta välja küsida ka detailsemad kuluread. Audiitorid saatsid esialgu 05.03.2024. a välja auditi avakirjad Riigi Tugiteenuse Keskusele ja Kultuuriministeeriumile ning küsisid auditeeritavate asutuste kontaktisikutelt välja programmis abikõlblike kuludena kajastatud kuluridade aluseks olnud detailsed andmed töötaja kaupa.

Järgnevalt asendas audiitor Šveitsi-Eesti koostööprogrammi kulude loendis terviklikud tööjõukulude summad töötaja kaupa kajastatud kuluridadega ja sai laiendatud üldkogumi 86 kulureaga.

Seejärel laskis audiitor laiendatud üldkogumist 86 kulureast teha auditi tarkvara abil 30 kulureast koosneva juhuvalimi.

Auditi esimese etapi lõplik valim sisaldab kokku 30 kulurida, mis moodustab üldkogumist 34,88%. Auditeeritavate abikõlblike kogukulude maksumus on 61 511,74 eurot, mis moodustab üldkogumist 68,36%.

Lähtuvalt sellest, et 30 ühikust koosnevasse valimisse sattusid lisaks Kultuuriministeeriumi ja riikliku koordineerimisüksuse kuluridadele ka Haridus- ja Teadusministeeriumi, Sotsiaalministeeriumi, Siseministeeriumi ja

5

Kliimaaministeeriumi kuluread, saatsid audiitorid 18.03.2024.a välja auditi avakirjad veel ka neile ministeeriumidele/programmioperaatorile/programmikomponendi operaatoritele ning teavitasid soovist viia läbi Šveitsi-Eesti koostööprogrammi projektiauditeid.

Auditi valimisse olid sattunud ka kaks kulurida, mis sisaldasid auditeeriva asutuse töötajatega seotud kulusid. Nimetatud kuluridade suhtes teostas auditi toimingud Rahandusministeeriumi siseauditi osakond, kes on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnast sõltumatu.

Täiendava auditi valimi moodustamine

Tulenevalt sellest, et Šveitsi-Eesti Koostööprogrammist finantseeritud kulusid otsustati 2024. aastal deklareerida esialgu planeeritud perioodist pikema perioodi kohta, tekkis vajadus ka lisandunud ühikute auditeerimiseks täiendava valimi alusel.

Perioodil 21.02.2023-31.07.2024 välja makstud Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi ja ettevalmistusfondi kulude auditeerimiseks koostati lisavalim kasutades mittestatistilist valimimeetodit (non-statistical sampling method) ning juhumeetodil valiti välja viis ühikut. Valiku tegemisel kasutasime IDEA tarkvara.

Lisavalimi üldkogum koosnes 41 ühikust summas 56 462,25 €. IDEA abil valisime Random funktsiooni kasutades välja 5 ühikut summas 11 388,45 €, mis moodustab üldkogumi summast 20,2%. Ühikute mahust katab lisavalim 12,2%. Lisavalim vastab mittestatistilise valimi miinimumnõuetele: vähemalt 10% ühikutest ja 15% abikõlblikust summast.

Nimetatud 5 ühiku auditeerimiseks teostati eraldi auditi toimingud 2024. a oktoobris.

1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus)

Deklareeritud kulude aluseks olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes)

SFOS nr PO27072, 02.02.2024, abikõlblik summa 26 931,39 eurot;

SFOS nr PO26995, 31.01.2024, abikõlblik summa 5 208,64, eurot;

SFOS nr PO27062, 01.02.2024, abikõlblik summa 5 123,76 eurot;

SFOS nr PO27098, 02.02.2024, abikõlblik summa 2 126,26 eurot;

SFOS nr PO26786, 22.01.2024, abikõlblik summa 2 603,73 eurot;

SFOS nr PO26653, 17.01.2024, abikõlblik summa 42 766,14 eurot;

SFOS nr PO26654, 17.01.2024, abikõlblik summa 5 217,58 eurot;

SFOS nr PO29969, 14.06.2024, abikõlblik summa 30 177,46 eurot;

SFOS nr PO29970, 14.06.2024, abikõlblik summa 1 415,39 eurot;

SFOS nr PO30074, 18.06.2024, abikõlblik summa 6 863,95 eurot;

SFOS nr PO30075, 18.06.2024, abikõlblik summa 800 eurot;

SFOS nr PO30109, 20.06.2024, abikõlblik summa 4 388,64 eurot;

SFOS nr PO30288, 27.06.2024, abikõlblik summa 9 743,97 eurot;

6

SFOS nr PO31068, 26.07.2024, abikõlblik summa 3 072,84 eurot.

Toetuse ja omafinantseeringu osakaal abikõlblikest summadest (%)

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi toetus: 100% ja omafinantseering: 0 %.

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehniline abi toetus 42%, omafinantseering 58%.

Valimi suurus (eurodes; % deklareeritud abikõlblikust summast)7

Esimese etapi valim moodustas 68,36 % kõigi Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi 22.02.2024. a seisuga SFOSis kajastunud abikõlblike kulude maksumusest.

Teise etapi valim moodustas 20,2% kõigi 2024. a juunis ja juulis Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetmete ettevalmistusfondi ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi tehnilise abi 31.07.2024. a seisuga SFOSis kajastunud abikõlblike kulude maksumusest.

Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud (eurodes): 0 eurot

Leitud vea määr (%) 8 0%

2. Piirangud

Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes.

Vabariigi Valitsuse 1. augusti 2024. a määruse nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord“ § 13. lõike 1 kohaselt on programmioperaator, programmikomponendi operaator ja elluviija kohustatud osutama kontrolli, järelevalve, auditi või Šveitsi regulatsiooni artiklis 10.3 nimetatud hindamise läbiviijale igakülgset abi ning tagama juurdepääsu toetuse kasutamisega seotud teabele, dokumentidele, ruumidele, territooriumile ja seadmetele. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused.

7 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 8 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust.

7

B-OSA

AUDITI TULEMUSED

1. Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse eesmärgipärane kasutamine

Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projektide eesmärkidele ja rakendamise tingimustele

2. Raamatupidamises kajastamine

Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas toetuse saajate raamatupidamise andmetele.

3. Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse maht ning ajastus

Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on tagatud.

4. Hangete läbiviimine

Auditi ulatuses olevad kulud sisaldasid hangetega seotud kulusid, kuid ühestki hankest ei sisaldunud projektides kulusid üle 20 000 euro projekti kohta, mistõttu detailseid hangete auditi toiminguid auditi käigus ei teostatud.

5. Riigiabi andmine

Auditi ulatuses olnud projektid ei sisaldanud riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi.

6. Teavitamine ja avalikustamine

Toetuse saajad on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

Mart Pechter Liina Võrklaev

II auditi talituse juhataja II auditi talituse juhtivaudiitor

Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond

Tallinn, 28.10.2024