Leping

1

Riigihanke: Atlassiani toodete juurutamine elusündmusteenuste programmis

Tehniline kirjeldus

1. TAUSTINFO

Elusündmusteenuste programm on otsustanud viia sisse Jira ja Confluence'i tooted, et paremini

hallata projekte, suurendada meeskonnatöö tõhusust ning hõlbustada info jagamist ja dokumen-

teerimist. Jira aitab jälgida ja hallata projekte, ülesandeid ning ajakavasid, samal ajal kui Conf-

luence võimaldab luua, jagada ja koostööd teha dokumentide, juhendite ja muu olulise sisuga.

Tooted on programmile vajalikud:  Tõhus projektide haldamine: Jira võimaldab luua ja jälgida ülesandeid, ajakavasid ning

prioriteete, tagades sellega projekti tervikliku jälgimise.

 Suurenenud meeskonnatöö tõhusus: Confluence võimaldab luua koostöökeskkonna,

kus kergesti jagada dokumente, ideid, juhendeid ja muud olulist teavet, mis on vajalik

meeskondadele.

 Info tsentraliseerimine: Confluence võimaldab luua keskse andmebaasi kogu info ja do-

kumentatsiooni jaoks, tagades seeläbi, et kõikidel meeskonnaliikmetel ja juhtkonnal

oleks ligipääs ajakohasele teabele.

Käesoleva hanke oodatava tulemina on pakkuja loonud mõlemas keskkonnas sobiva ülesehi-

tuse, sealhulgas viinud läbi kohtumise (vajalikus mahus) KeMITiga, kes haldab vastava prog-

rammi tööriistu ning koolitused programmi liikmetele kolmes grupis.

2. LEPINGU ESE

2.1. Lepingu esemeks on Atlassiani toodete (Jira ja Confluence) seadistamine Tellija plat-

vormil ning sisukoolituste läbiviimine programmi liikmetele (edaspidi koolitusprog-

ramm).

2.2. Sihtrühmaks on riigiasutuste esmatasandijuhid (näiteks valdkonna- või tiimijuhid), tee-

nusejuhid või teised spetsialistid, kes puutuvad oma töös kokku elusündmusteenuste

arendamisega.

2.3. Tellija nägemus teostatavatest tegevustest on vastavate keskkondade seadistamine Tel-

lija platvormidel, võttes aluseks varasemalt koostatud Atlassiani toodete juurutamise

visioonidokumendi1, Jira projekti ja Confluence keskkonna administraatori koolituse

läbiviimine ühes grupis (maksimaalselt viis osalejat), Jira ja Confluence´i lõppkasutaja

koolituse läbiviimine kahes grupis (ühe grupi suurus 10-15 inimest, sealjuures ühe koo-

lituse jooksul tutvustatakse nii Jira kui ka Confluence keskkonda – mõlemad koolitused

on identsed), parendusettepanekute sisseviimine platvormil pärast koolitustel saadud

ettepanekuid ning nende valideerimine Tellijaga. Programmi liikmete arv, keda suuna-

takse koolitusele tervikuna on kuni 25 inimest.

2.4. Koolitusprogrammi järgselt:

2.4.1.On valminud elusündmusteenustele kohandatud platvormid Jira ja Confluence´i

keskkonnas koos vajalike ja võimalike lisarakendustega programmi enda sees;

2.4.2.Administraatori koolitusel osalenu mõistab tegevusi projekti administraatori vaa-

tes ning oskab neid iseseisvalt läbi viia;

1 https://365mkm.sharepoint.com/sites/AVALIK/elusyndmusteenused/Shared%20Documents/Forms/AllI-

tems.aspx?ga=1&id=%2Fsites%2FAVALIK%2Felusyndmusteenused%2FShared%20Documents%2FKoda-

nike%20s%C3%BCndmusteenuste%20v%C3%A4ljaarendamine%2F2024%5F03%20S%C3%BCndmustee-

nuste%20arendamise%20%20lahendus%20Atlassiani%20toodetega&vie-

wid=11306d82%2Da560%2D40b1%2Dad5e%2D43c773907642

2

2.4.3.Lõppkasutaja koolituse järgselt mõistab osaleja tööriistu tõhusalt hallata.

3. NÕUDED KOOLITUSPROGRAMMI SISULE, LÄBIVIIMISELE JA TEAVITUS-

TEGEVUSTELE

3.1. Pakkuja ülesandeks on kavandada pt. 2.4. kirjelduse põhjal selgelt eesmärgistatud ja

sidus koolitusprogramm:

3.1.1.Viia mais-juunis 2024 hankijaga läbi keskkondade seadistamise protsess (töötoad

jm vajalikud kohtumised), mis hõlmab Tellija nägemuses vähemalt 20 tunni ulatu-

ses Tellija esindajatega kontaktkohtumistel osalemist, millele lisandub kohtumiste

ettevalmistamisele ja järeltegevustele kuluv aeg. Oodatava tulemina on esialgu ka-

sutamiseks valmis platvorm (mõlemas keskkonnas), eesti keeles;

3.1.2.Toetuda varasemalt koostatud Atlassiani toodete (Jira ja Confluence) tööriistade

visioonile, mis kirjeldab antud tööriistade kasutamise loogikat, võimalusi ja lahen-

dusi programmis;

3.1.3.Viia läbi programmis osalevatele inimestele sisukoolitused, võimaldades seda

teha nii virtuaalselt kui ka füüsiliselt (Tellija või pakkuja ruumides). Sisukoolitused

toimuvad mitmes grupis, mis pannakse paika hankija ja pakkuja koostöös. Osalejad

peaksid mõistma: Jira ja Confluence'i põhifunktsionaalsusi ning nende kasutamise

eeliseid programmis koolituse läbimise järgselt; luua ja hallata projekte ning üle-

sandeid Jira keskkonnas koolituse läbimise järgselt.

3.1.4.

3.1.5.Viia sisse platvormide seadistustes muutused pärast kontaktkohtumisi, kui selle-

kohased ettepanekud on tulnud Tellijalt.

3.2. Koolitusprogrammi läbiviimise keeleks on eesti keel.

3.3. Keskkondade seadistamisel peab Pakkujal olema võimekus teostada seda eesti keeles.

3.4. Koolitajad teostavad koolitusi füüsiliselt kohal olles kokkulepitud asukohas.

3.5. Lubatud on taaskasutada olemasolevaid õppematerjale.

3.5.1.Pakkumus tuleb eelarvestada kogukulu põhimõttel.

3.6. Kõik programmis tehtavad muudatused tuleb kooskõlastada kirjalikult Tellijaga.

3.7. Pakkuja ülesandeks on ette valmistada sisend koolitusprogrammi toimumise erinevate

etappide osas (sh informatiivne tekst koolitusprogrammi eesmärkide, õpiväljundite ja

praktilise läbiviimise kohta), mis kooskõlastatakse eelnevalt Tellijaga.

3.8. Kontaktkoolituste käivitamisele eelnevalt on Pakkuja ülesandeks:

3.8.1.seadistada Jira ja Confluence koolitustele sobivad keskkonnad hiljemalt 48 tundi

enne koolitust Tellija instantsil ning teavitada Tellijat selle valmimisest.

3.9. Pakkuja peab koolitusprogrammi väljatöötamisel ja elluviimisel vastavalt Tellijaga

kokku lepitud eesmärkidele ja tegevuskavale:

3.9.1.Pakkuma tehnilist ja sisulist tuge programmi osalejatele õppega seotud küsimuste

lahendamisel;

3.9.2.Kooskõlastama Tellijaga hankelepingu rahastusallikast tulenevate teavitustege-

vuste läbiviimine (sh logode kasutamine teavitusmaterjalidel jmt);

3.9.3.Väljastama koolitusprogrammi vähemalt 75% ulatuses läbinuile programmis osa-

lemist tõendava dokumendi koolituste toimumise järgselt 10 tööpäeva jooksul;

3.9.4.Täitma muid teenuse osutamisega kaasnevaid ülesandeid, mida siinkohal ei ole

otseselt kirjeldatud, kuid mis on vajalikud hanke eesmärgi saavutamiseks ning

kokkulepitud teenuse vastavust lepingu tingimustele.

4. TEGEVUSTE ELLUVIIMISE JÄRGSED TEGEVUSED

4.1. Pakkuja esitab 10 päeva möödumisel iga koolitusgrupi koolitamise järgselt aruande,

mis sisaldab järgmist infot:

3

4.1.1.Osalejate edenemine kursusel (progress koolitusel);

4.1.2.Osalejatelt laekunud tagasiside ja tähelepanekud koolituse läbiviimise kohta (sh

levinumad tehnilised ja sisulised küsimused, millega osalejad on pöördunud);

4.1.3.Ettepanekud ja soovitused koolitusprogrammi muudatuste sisseviimiseks (põhjen-

datud juhtudel), mis ei muuda hankelepingu eset ega -tingimusi.

4.2. Koos tööde üleandmise-vastuvõtmise aktiga (hiljemalt 30 päeva pärast koolitus-

progammi lõpetamist) esitab Pakkuja lõppraporti, mis sisaldab järgmist infot:

4.2.1.Kokkuvõte läbiviidud tegevustest (sealhulgas teostatud tegevustest, tulemustest,

osalejate tagasisidest koolitusprogrammi sisu ja korralduse kohta);

4.2.2.Ettepanekud ja soovitused tulevikuks sarnaste koolitusprogrammide läbiviimi-

seks;

4.2.3.Üleantavate materjalide loetelu (nende olemasolul).

5. NÕUDED PAKKUJA MEESKONNALE

5.1. Pakkuja peab koolitusprogrammi väljatöötamiseks ja läbiviimiseks komplekteerima

projektimeeskonna, mis vastab Tabel 1. esitatud nõuetele. Pakkuja kirjeldab mees-

konna koosseisu HD Lisa 1 vormil.

5.2. Hankijal on õigus kontrollida projektimeeskonna liikmete poolt antud kinnituste õig-

sust (HD Lisa 1), kasutades avalikult kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saami-

seks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus Pakkujalt küsida täiendavat lisainfot

ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja peab esitama Hankija

nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järg-

nevast tööpäevast arvates.

5.3. Rolli täitmiseks valitud töötaja võib esindada ühte rolli korraga.

Tabel 1. Nõuded projektimeeskonna koosseisule ja kompetentsile

Roll Rolli kirjeldus Nõuded kompetentsile

Projektijuht

Projektijuht vastutab hankelepingu

täitmise eest, juhib meeskonda, suht-

leb Hankija esindajaga, korraldab

aruandlust ja andmekorjet.

Varasem projektijuhtimise kogemus

vähemalt kolm aastat, kus edukalt on

juhitud kolme projekti, mille eesmär-

giks on asutuses Atlassiani toodete

kasutusele võtmine.

Jira spetsia-

list

Vastutab koolitusprogrammi sisulise

ja metoodilise terviklikkuse eest Jira

vaates. Vastutab Jira koolitusmater-

jalide ettevalmistamise, tööriista sea-

distamise, sisukoolituste, parenduste

läbiviimise ja tagasiside andmise

eest.

Varasem Jira kasutamise kogemus

vähemalt kolm aastat ning Jira admi-

nistraatori koolituse läbiviimine kol-

mel ja Jira lõppkasutaja koolituse lä-

biviimine kolmel korral.

Confluence´i

spetsialist

Vastutab koolitusprogrammi sisulise

ja metoodilise terviklikkuse eest

Confluence vaates. Vastutab Conf-

luence koolitusmaterjalide etteval-

mistamise, tööriista seadistamise, si-

sukoolituste, parenduste läbiviimise

ja tagasiside andmise eest.

Varasem Confluence´i kasutamise

kogemus vähemalt kolm aastat ning

Confluence´i koolituse läbiviimine

kolmel.

4

6. NÕUDED PAKKUMUSELE

6.1. Hankel osalemiseks peab Pakkuja esitama Pakkumuse, mis koosneb järgmistest osa-

dest:

6.1.1. Vabas vormis koolitusprogrammi kirjeldus, sh koolitusprogrammi ülesehitus

(kooskõlas HD p-s 2. kirjeldatud nõuetega), koolitusprogrammi mahu arvestus

(akadeemilistes tundides), käsitletavate teemade lühikirjeldus (vajadusel koos

täpsustavate selgitustega), kirjeldus õppematerjalidest ja/või teistest

koolitusressurssidest, mille abil plaanib Pakkuja koolitusprogrammi eesmärke

saavutada. Koolitusprogrammi kirjelduses peab Pakkuja tooma välja võimalikud

õppetegevuse läbiviimisega seotud riskid ning nende maandamise meetmed (sh

ootused Tellijale);

6.1.2. Vabas vormis indikatiivne projektiplaan koolitusprogrammi väljatöötamiseks, sh

peab projektiplaanis sisalduma ettepanek, millal on Pakkuja valmis koolitustega

alustama, milliseid eeltegevusi koolistuste avamine ning administreerimine eel-

dab (koos tähtaegadega ning ootustega Tellijale). Ajakava tuleb esitada arvesta-

tuna lepingu sõlmimise hetkest. Lepingu täitmisel võib Tellija või töövõtja ette-

panekul teha ka ajakavas muudatusi üksnes põhjendatud vajaduse korral;

6.1.3. Täidetud HD Error! Reference source not found. Error! Reference source

not found., millel kajastub Pakkuja meeskonna koosseis ja sarnase eesmärgiga

või -sihtrühmale suunatud koolituste korraldamise kogemuse kirjeldus (vähemalt

kolme (3) referentsiga).

6.1.4. Täidetud HD Error! Reference source not found. Error! Reference source

not found., mis sisaldab kõiki hankedokumendis märgitud tegevuste maksumusi

(koos käibemaksuga). Lisaks peab maksumus sisaldama otseselt hankedokumen-

dis kirjeldamata, kuid hanke eesmärgi saavutamiseks vajalike tegevuste maksu-

musi.

6.1.4.1.Pakkuja peab pakkumuse koostamisel arvestama, et Tellija tasub tööde eest

pärast tööde üleandmist ja vastuvõtmist.

6.1.5. (kui asjakohane) Täidetud HD Error! Reference source not found. Error! Ref-

erence source not found. koos põhjendusega.

6.1.6. (kui asjakohane) Täidetud HD Error! Reference source not found. Error! Ref-

erence source not found. juhul, kui pakkumusele Pakkuja esindajana alla kirju-

tanud isik või isikud ei ole äriregistri registrikaardile või muu vastava registri

tunnistusele kantud isikud, kes omavad juriidilise isiku esindamise õigust.

6.1.7. (kui asjakohane) Täidetud Error! Reference source not found. Error! Refer-

ence source not found. juhul, kui pakkumuse esitavad mitu Pakkujat ühiselt,

tuleb Pakkumusele lisada vormikohane volikiri.

6.1.7.1.Ühispakkumuse esitamisel loetakse, et hankelepingu täitmise eest vastuta-

vad ühispakkujad solidaarselt.