Dokumendihalduse korra kinnitamine

1

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

Dokumendihalduse kord (K2)

Protsess: Dokumendihaldus- ja arhiivindus

Protsessi omanik: Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja

Versioon: 11

Kinnitatud: 20.11.2024

Dokumendihalduse kord sisaldab:

1. Üldpõhimõtted

2. Mõisted

3. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

4. Dokumentide menetlemine

5. Dokumentide kooskõlastamine ja allkirjastamine

6. Dokumentide avalikustamine ja väljastamine

7. Asjaajamise ja riigivara üleandmine

Viited:

Vabariigi Valitsuse määrus "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused"

Avaliku teabe seadus

Arhiivieeskiri

Arhiiviseadus

Haldusmenetluse seadus

RTK põhimäärus

RTK eelarve- ja kulujuhtimise kord

RTK töökorralduse reeglid

RTK riigisaladuse kaitse juhend

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide koostamise juhend

RTK Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete haldamise kord

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakendamise seadus.

2

Korra lisad on RTK:

üldblankett;

kirjablankett;

mallid ja dokumentide vormistamine;

dokumentide hoidmine ja arhiveerimine;

teenistuslehtede haldamise protsess;

käskkirja vormistuse näide;

vastuskirja vormistuse näide.

1. Üldpõhimõtted

1.1 Sisu ja eesmärk:

Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihalduse kord kehtestab dokumendihalduse

põhimõtted Riigi Tugiteenuste Keskuses (edaspidi RTK). Dokumendihalduse korraldamise

eesmärgiks on RTK tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine, tegevuse läbipaistvuse

ning dokumentide autentsuse tagamine.

Dokumendihalduse kord määrab kindlaks RTK dokumentide loomise, registreerimise,

edastamise, süstematiseerimise, nendest tulenevate toimingute lahendamise,

kooskõlastamise, allkirjastamise, hoidmise, kasutamise, säilitamise, korrastamise,

üleandmise ja hävitamise põhinõuded. Antud korras reguleerimata küsimuste lahendamisel

juhindutakse Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest, standarditest ja Rahvusarhiivi

juhistest.

RTK dokumendihaldus on korraldatud paberivaba dokumendihalduse põhimõttel, mille

järgimine tagab RTK avatuse ja keskkonnasäästlikkuse, kiirendab dokumendiringlust ning

infootsingut.

RTK kasutab dokumendihalduse korraldamiseks elektroonilist dokumendihaldussüsteemi

(edaspidi DHS). DHSi kasutusjuhendid ja peakasutaja(te) kontaktid on kättesaadavad

siseveebis RTK protsesside käsiraamatu rubriigis.

Dokumendihalduse kord ei reguleeri tööd dokumentidega, mille vormistamiseks ja

menetlemiseks on õigusaktidega ette nähtud muud vormid ja nõuded. Dokumentide, mis

sisaldavad riigisaladust Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seaduse mõistes,

menetlemisel juhindutakse RTK riigisaladuse kaitse juhendis sätestatust.

RTK asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini).

1.2 Kasutusulatus: kõik RTK töötajad.

1.3 Vastutajad:

1.3.1 RTK teabehalduse ehk infohalduse põhimõtete kujundamise ja korralduse eest vastutab

arendusosakond. Dokumendihalduse ja arhiiviteenuse eest vastutab dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osakond (edaspidi DHO).

3

1.3.2 Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja vastutab:

dokumendihalduse korra ja liigitusskeemi koostamise, ülevaatamise ja uuendamise eest;

dokumendihalduse korra nõuetekohase rakendamise eest.

1.3.3 DHO dokumendihalduse peaspetsialist vastutab:

dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise eest;

dokumendihaldussüsteemi haldamise eest;

kasutajate nõustamise ja juhendamise eest.

1.3.4 Büroo- ja dokumendihalduse spetsialist vastutab:

sissetulevate dokumentide registreerimise ja ringluse korraldamise eest;

dokumendihaldussüsteemi kasutajate nõustamise ja juhendamise eest;

saabuvate teenistuslehtede registreerimise ja arhiveerimise eest;

teenistuslehtede haldamise ja päringutele vastamise eest vastavalt lisale 5.

1.3.5 Arhivaar vastutab:

dokumentide hoidmise, säilitamise, korrastamise ja vajadusel avalikku arhiivi üleandmise

eest;

dokumentide hävitamise korraldamise eest;

arhiivipäringutele vastamise ning arhiividokumentide väljastamise eest.

1.3.6 Töötaja vastutab oma tööülesannete raames dokumentide tähtaegse ja nõuetekohase

menetlemise ning DHSi dokumendi korrektse sisestamise eest.

1.3.7 Osakonna/talituse juhataja vastutab osakonnasisese asjaajamise eest ning dokumentide

arhiivihoidlasse üleandmise eest.

2. Mõisted

Dokumendihaldussüsteem (DHS) – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem,

mida kasutatakse dokumentide loomiseks, haldamiseks, menetlemiseks ja hoidmiseks.

Infohaldus – mitmesugustes vormides info (paber- ja elektroonilised dokumendid, audio, video

jms) kogumine eri allikatest ning selle töötlemine, säilitamine ning kasutajatele jagamine eri

kanalite kaudu. Üks infohalduse põhivaldkondi on dokumendihaldus. Käesolevas korras

kasutatakse mõisteid infohaldus ja teabehaldus samatähenduslikena.

Menetlusring – dokumendi peatäitja poolt ette määratud kooskõlastajate ring.

Metaandmed – dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse või mida hallatakse

dokumendihaldussüsteemis kategooriakaardil.

Liigitusskeem – RTK funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik dokumentide

ning teabe hõlmamiseks ja haldamiseks.

Sari – liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokku kuuluvaid

dokumente.

4

Töövoog – menetlusringi reeglipärane jada protsessi eesmärgi saavutamiseks.

Tööülesanne – töötajale DHSis määratud toiming. Tööülesanne võib olla saadud täitmiseks,

teadmiseks, ettepanekute esitamiseks, kooskõlastamiseks, kinnitamiseks, allkirjastamiseks või

edastamiseks.

Viit – tunnus (täht, number või märgistiku erimärk), mis näitab sarja, toimiku või dokumendi

asukohta liigitusskeemis.

Autentimine – on elektrooniline protsess, mis võimaldab füüsilise või juriidilise isiku e-identimist

või elektrooniliste andmete päritolu ja tervikluse kinnitamist.

3. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

3.1 Üldmeilile ([email protected]) saabunud dokumendid kontrollib ja edastab büroo- ja

dokumendihalduse spetsialist. Registreerimist vajavad dokumendid registreerib

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) büroo- ja dokumendihalduse spetsialist,

vajadusel peaspetsialist.

3.2 RTK Tartu esinduse postiaadressile saabunud dokumendid kontrollib ja registreerib DHS-

s büroo- ja dokumendihalduse spetsialist. Tallinna esinduse postiaadressile saabunud

dokumendid kontrollib ja edastab registreerimiseks DHS-i dokumendihaldus- ja

arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja.

3.3 Dokumente märkega „Isiklik“, „Konfidentsiaalne“ vms ei avata ega registreerita. Samuti

ei avata ega registreerita dokumente, mille puhul RTK töötaja on teatanud vajadusest mitte

avada ümbrist, mis vastab tema määratletud vormilistele tunnustele (nt riigihange,

personali värbamise märgusõna vms).

3.4 Saabunud paberdokumendi esimese lehe vabale pinnale tehakse saabumismärge ja kui

dokument sisaldab asutusesiseseks kasutamiseks piirangut tehakse dokumendile märge,

kasutades selleks vastavat templit. Saabumismärge sisaldab RTK nime, saabumise

kuupäeva ja viita.

3.5 Paberkandjal dokumendi registreerimisel lisatakse DHSi digiteeritud dokument. Kui

digiteerimine on raskendatud dokumendi tehniliste omaduste tõttu (nt liimköide) või on

dokumendi suure mahu tõttu liiga ajakulukas, digiteeritakse dokument osaliselt (kaaskiri

ja võimalusel ka esileht).

3.6 Dokumendid registreeritakse liikide kaupa, moodustades allregistreid.

3.7 DHSis registreeritakse järgmised dokumendid:

RTK-s koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;

otsused;

protokollid;

aktid;

lepingud;

koostöökokkulepped;

5

saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (e-kirjad, avaldused, selgitustaotlused,

märgukirjad, pöördumised, teabenõuded, tellimiskirjad, garantiikirjad, taotlused jm);

volikirjad;

muud dokumendid, mille registreerimise vajaduse otsustab dokumendi koostaja või

osakonna/talituse juhataja.

3.8 DHSis ei registreerita järgmiseid dokumente:

saabunud kutseid, v.a välislähetuse aluseks olevad kutsed;

õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;

koosolekute teadaandeid;

reklaamtrükiseid;

perioodikat (ajaleht, ajakiri vm.);

informatiivse sisuga e-kirjad;

anonüümseid dokumente v.a juhul kui dokumendi sisu vajab kontrollimist;

kirju, millel on rämpsposti tunnused;

teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt ja täidetakse kättesaamise päeval;

dokumente märkega “ISIKLIK”;

dokumente, mille adressaadina on märgitud teine asutus või isik;

dokumente, milles puudub märge saatja nime ja kontaktandmete kohta;

paberkandjal dokumente või digitaalallkirja nõudvaid dokument, millel ettenähtud

allkirjad puuduvad;

muudes infosüsteemides registreeritavaid dokumente.

3.9 Töötaja e-posti aadressile saabunud kirjade registreerimise vajaduse otsustab töötaja

lähtudes dokumendihalduse korras sätestatud nõuetest. Registreerimist vajavad kirjad tuleb

edastada aadressile [email protected] sh e-kirjad, millel võivad olla RTK jaoks õiguslikud

tagajärjed, või mis tõendavad RTK poolsete kohustuste täitmist. Edastamisel lisada juurde

märge, kuhu sarja kiri registreeritakse ja kellele läheb täitmiseks.

3.10 Dokumendi registreerimisel täidetakse DHSis ekraanivormidel andmeväljad vastavalt

saabunud teabe või dokumendi infole. Täitmiseks kohustuslikud andmeväljad on vastavalt

tähistatud. Saabunud dokumendi registreerimisel kantakse andmete olemasolul

infosüsteemi saatja dokumendi number ja juurdepääsupiirangu andmed. Dokumendid

registreeritakse dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Dokumendi numbrile

lisatakse dokumendi sarja tähis.

3.11 Algatuskiri ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires ühe

järjekorranumbri all. Kui asjaajamisperiood saab läbi ja algatuskiri jääb eelmise perioodi

lõppu võib vastuskirja teha veel eelmise asjaajamisperioodi järjekorranumbri alla või

algatada vastuskiri uues aastas ja teha seose algatuskirjale.

6

3.12 Dokument registreeritakse DHSis hiljemalt selle allkirjastamisele, saabumisele või

väljasaatmisele järgneval tööpäeval.

3.13 Kui dokumendil on märge «KIIRE», siis registreeritakse ja edastatakse see läbivaatamiseks

viivitamata selle saabumise tööpäeval.

4. Dokumentide menetlemine

4.1 Dokumentide menetlemisel läbiviidavad toimingud teostatakse vastavalt töötajatele

põhimääruse, siseprotseduuride, töötajate ametijuhendite või allkirjastatud lepingutega

antud õigustele.

4.2 Registreeritud dokument edastatakse DHS-is menetlemiseks järgnevalt:

RTK peadirektorile RTK töö korraldamist ja koordineerimist puudutavad dokumendid ning

RTK peadirektorile adresseeritud post;

RTK peadirektori asetäitjale edastatakse toetuste arenduse osakonna, toetuste rakendamise

osakonna ja toetuste maksete osakonna tööd puudutavad dokumendid ning RTK

peadirektori asetäitjale adresseeritud post;

Osakonnajuhatajale osakonna tööd puudutavad dokumendid;

Talituse juhatajale talituse ülesannete täitmisega seotud dokumendid;

Teistele töötajatele edastatakse dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja RTK

peadirektori või struktuuriüksuste juhtide resolutsiooni.

4.3 Paberkandjal saabunud dokumendid mis on lühiajalise säilitustähtajaga, millest on lisatud

elektrooniline versioon DHS-i, hävitatakse paberkandjal 1 kuu möödumisel v.a kui

originaali säilitamiseks on põhjendatud vajadus.

4.4 Registreerija edastab dokumendi:

teadmiseks, kui dokument on informeeriva sisuga ja sellest ei tulene mingeid toiminguid;

täitmiseks, kui dokumendist tulenevad toimingud.

4.5 Juhul kui menetleja hinnang dokumendi kuuluvusele täitmiseks või teadmiseks erineb

registreerija hinnangust, teavitab ta sellest registreerijat, kes vormistab edastuse ümber,

eeldusel, et see on põhjendatud ning ei ole vastuolus õigusaktidega.

4.6 Kui dokumendist tulenevad ülesanded saab lahendada operatiivselt telefoni, e-kirja või

läbirääkimiste teel, siis pannakse saabunud dokumendile lahendamismärge, lisades

kommentaarina info kes, kuidas ja millal ülesande lahendas. Lahendamismärke teeb

dokumendiga tegelenud töötaja.

4.7 Kui operatiivne lahendamine ei ole võimalik, koostab dokumendi menetlemise eest

vastutav töötaja vastusdokumendi, mis seotakse algdokumendiga.

4.8 Teadmiseks saadetud dokumendid ei kuulu menetlemisele, need vaadatakse läbi töötaja(te)

poolt, kelle pädevusse dokumendis käsitletav küsimus kuulub ning võetakse teadmiseks.

4.9 Menetlustähtajad:

RTK peadirektor, peadirektori asetäitja, osakonnajuhatajad ja talitusejuhatajad edastavad

neile saabunud dokumendid hiljemalt 1 (ühe) tööpäeva jooksul asjaga tegelevale

7

struktuuriüksusele, lisades vajadusel resolutsioonis (kommentaaris) juhised ülesande

lahendamiseks.

Dokumentide läbivaatamise, menetlemise ning vastamise tähtaeg tuleneb dokumentide

liigist, sisust ja resolutsioonist. Dokumendist tulenevate ülesannete täideviimisel tuleb

lähtuda dokumendis märgitud tähtajast, selle puudumisel antud korras sätestatud tähtajast

ning korras reguleerimata tööülesande puhul õigusaktidega kehtestatud tähtajast.

Kui tähtaeg satub riigipühale või puhkepäevale, siis loetakse tähtaeg saabunuks

puhkepäevale/riigipühale järgneval esimesel tööpäeval.

Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 (viie) tööpäeva jooksul selle

registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui teabenõue vajab täpsustamist või kui teabe

väljaselgitamine on aeganõudev, võib teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15

(viieteistkümne) tööpäevani, teavitades sellest eelnevalt teabenõudjat.

Juhul, kui sissetulevas dokumendis ei ole märgitud täitmise tähtaega, kuulub tööülesanne

täitmisele hiljemalt 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul selle registreerimisele

järgnevast tööpäevast.

Vastamise tähtaega võib pikendada kuni kahe kuuni. Dokumendi saatjat teavitatakse

vastamise tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest. Dokumendi tähtaja

pikendamise vajadusel, teavitab täitja sellest tööülesande andjat, sisestades pikendamise

põhjuse ja uue tähtaja DHS-i.

Vaietega seotud tähtajad:

Vaie haldusmenetluse seaduse alusel – 10 kalendripäeva;

Perioodi 2021-2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakendamine – 30 kalendripäeva;

Eesti-Läti programm – 90 kalendripäeva.

Dokument on tähtaegselt menetletud, kui vastus on tähtajaks edastatud elektroonilisel teel

või üle antud sideettevõttele.

Kui dokumendi menetlemine ei kuulu RTK pädevusse, edastatakse dokument vastavalt

kuuluvusele 5 (viie) tööpäeva jooksul õigele adressaadile, teatades sellest samal ajal

dokumendi saatjat.

5. Dokumentide kooskõlastamine ja allkirjastamine

5.1 Nii paberkandjal kui ka elektrooniliselt väljaminevad dokumendid kooskõlastatakse

elektrooniliselt DHS-is.

5.2 DHS-is autenditud kasutaja poolt antud kinnitus dokumendile on asutusesiseses

asjaajamises käsitletav samaväärsena digitaalallkirjaga.

5.3 Kui elektrooniline kooskõlastamine ei ole tehniliselt võimalik, märgib kooskõlastaja oma

kooskõlastuse RTKsse jäävale eksemplarile, lisades oma nime, kuupäeva ja allkirja.

5.4 Kooskõlastamisel tuleb järgida RTK vastavat alluvust, st olenevalt allkirjastajast tuleb

dokument kooskõlastada kõigi koostaja ja allkirjastaja vahepealsete alluvustasanditega.

8

5.5 Kõigepealt edastab dokumendi kooskõlastamise algataja selle kooskõlastamiseks koos

kõikide lisade ja teiste asjassepuutuvate dokumentidega madalama astme töötajale.

5.6 Vajadusel edastab kooskõlastuse algataja dokumendi kooskõlastamiseks teistele

struktuuriüksustele, keda vastav küsimus puudutab.

5.7 Dokumendid kooskõlastatakse asutusesiseselt üldjuhul kahe tööpäeva jooksul. Dokumendi

koostaja määrab igale täitjale DHS-is täitmise tähtaja.

5.8 Kui koostaja viib omal algatusel või kooskõlastajatelt saadud ettepanekute alusel

dokumenti sisse sisulisi muudatusi, peab dokument läbima menetlusringi algusest peale.

Kui tegemist on tehniliste muudatustega, siis ei pea dokumenti uuesti algusest peale

kooskõlastamiseks panema, vaid jätkatakse menetlusringi sealt, kus pooleli jäi.

5.9 Kui koostaja ei arvesta kooskõlastaja ettepanekutega, lisab koostaja DHS-i kommentaari

mittearvestamise põhjuste kohta ning jätkab menetlusringi mittekooskõlastanud töötajale

järgnevast töötajast. Lõpliku otsuse eriarvamuse arvestamise kohta langetab dokumendi

allkirjastaja.

5.10 Dokumendid allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt.

5.11 Dokumendid allkirjastatakse paberkandjal:

kui adressaadil puudub võimalus digitaalselt allkirjastatud dokumendiga tutvuda;

adressaadi elektronposti aadress ei ole teada/puudub;

adressaat on teatanud, et ta ei soovi saada digitaalselt allkirjastatud dokumenti;

digitaalne allkirjastamine ei ole tehniliselt võimalik.

5.12 Töötajad allkirjastavad dokumente vastavalt oma pädevusele, mis on määratud asutuse

põhimääruse, ametijuhendi või väljastatud volikirjaga.

5.13 Peadirektor allkirjastab järgmised dokumendid:

üldkäskkirjad;

volitused;

personalikäskkirjad;

lepingud;

maksetaotlused;

kirjad keskuse töö korraldust ja organisatsioonilist korraldust puudutavates küsimustes;

finantsdokumendid

5.14 Peadirektori asetäitja allkirjastab järgmised dokumendid:

oma vastutusvaldkonna piires haldusaktid ja lepingud;

oma pädevuse piires keskuse dokumendid;

võib volitada oma pädevuse piires vastutusala struktuuriüksuste teenistujaid, sealhulgas

esindamiseks kohtus;

moodustab oma vastutusvaldkonnas nõuandva õigusega alalisi või ajutisi töörühmi ning

määrab nende ülesanded ja töökorra.

9

5.15 Osakonnajuhataja allkirjastab kogu osakonna või selle spetsiifilise valdkonna tööd

puudutavad informatiivse sisuga kirjad jm dokumendid, millega ei esitata uusi seisukohti,

ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ning ei anta õigusi ega panda kohustusi RTK välistele

isikutele, välja arvatud juhul, kui õigusaktidega või asutuse sisese käskkirjaga on

ettenähtud teisiti.

5.16 Talituse juhataja allkirjastab talituse tööd puudutavad informatiivse sisuga kirjad jm

dokumendid, millega ei esitata uusi seisukohti, ei võeta rahalisi ega muid kohustusi ning ei

anta õigusi ega panda kohustusi RTK välistele isikutele, välja arvatud juhul, kui

õigusaktidega või asutuse sisese käskkirjaga on ettenähtud teisiti.

6. Dokumentide avalikustamine ja juurdepääsupiirang

6.1 Juurdepääsupiiranguga teabe üldnõuded:

6.1.1 Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates

dokumendi koostamisest või saamisest.

6.1.2 Piirangu lõppemise aeg näidatakse võimalusel. Juurdepääsupiirangu lõpukuupäev

määratakse kindlaks lähtudes dokumendi koostamise kuupäevast.

6.1.3 Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni piirangu vajaduse möödumiseni, kuid mitte

kauemaks kui viieks aastaks. Peale viie aasta möödumist võib pikendada teabe

juurdepääsupiirangu tähtaega veel kuni viie aasta võrra, kui piirangu kehtestamise põhjus

püsib. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või

dokumenteerimisest 75 aastat.

6.1.4 Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirang on osaline, siis dokumendi

väljastamisel (nt teabenõude korras) tehakse dokumendist ärakiri selliselt, et kaetakse

avalikustamisele mittekuuluvad andmed kinni.

6.1.5 Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel ja kasutamisel peab olema välistatud

kolmandate isikute juurdepääs neile dokumentidele. Juurdepääsupiiranguga dokumendi

hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse dokumendi

lahendamine või koostamine kuulub. Juurepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende

eest vastutav teenistuja viisil, mis välistab nende sattumise kõrvaliste isikute kätte

(näiteks lukustatud kapis või sahtlis), dokumente ei või jätta järelevalveta.

6.1.6 Vältimaks asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabe sattumist kõrvaliste isikute kätte,

on keelatud dokumente jätta nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ning printerite

juurde. Nõupidamisruumi tahvlid tuleb koosolekute lõppedes koosoleku korraldajal

puhastada ja pabertahvlilt kasutatud paberid ära võtta.

6.1.7 Võimalusel tuleb vältida juurdepääsupiiranguga teabe hoidmist väljaspool infosüsteeme

(nt struktuuriüksuste võrguketastel, kuna nii ei ole teabe terviklus piisavalt tagatud). Eriti

tundlikule teabele (nt eriliigilised isikuandmeid) piiratakse juurdepääsu ka RTK siseselt nii,

et need on kättesaadavad ainult töötajatele, kes vajavad dokumente tööülesannete

täitmiseks.

6.1.8 Juurdepääsupiiranguga ja/või eriti tundlikku teavet sisaldavate dokumentide (olenemata

andmekandjast) kasutamisel, hoidmisel ja edastamisel tuleb järgida õigusaktidest

tulenevaid nõudeid ja lähtuda infoturbe põhimõtetest. Juurdepääsupiiranguga teabe

10

volitamata kasutamisest või lekkimisest tuleb viivitamata teavitada RMITi

andmekaitsespetsialisti ja peadirektorit või nende äraolekul määratud asendajaid.

6.2 Avaliku teabe üldnõuded:

6.2.1 Avalik teave on mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või selle alusel antud

õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid täites.

6.2.2 Teabevaldaja on RTK.

6.2.3 Teabevaldaja peab tagama juurdepääsu dokumendiregistri kaudu dokumentidele, millele ei

ole kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

6.2.4 Juurdepääsupiiranguga dokumendil on avalikus dokumendiregistris avalikustatud ainult

avalikud metaandmed.

6.2.5 Dokumendi pealkirja muutmiseks avalikus registris tuleb muuta ekraanivormil andmeväli

„ADR pealkiri“ või „avalik nimetus“ (vms sõltuvalt infosüsteemist).

Dokumendiregistris RTK kodulehel avalikustatakse sellisel juhul pealkiri, mille sisestab

dokumendi lahendamise või koostamise eest vastutav töötaja. Kui vastutav teenistuja

pealkirja muuta ei soovi, kandub kodulehe dokumendiregistrisse dokumendi pealkiri.

6.2.6 Enne kirja kooskõlastusringile saatmist peab dokumendi eest vastutav teenistuja kindlasti

üle vaatama juurdepääsupiirangud ning vajadusel kas kehtestama uue piirangu või

piirangu tühistama. Peale allkirjastamist muudatusi enam teha ei saa.

6.3 Juurdepääsupiirangu kehtestamine saabunud dokumendile:

6.3.1 RTKsse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute olemasolu kontrollib dokumendi

registreerija.

6.3.2 Kui elektrooniliselt saabunud dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis

selle registreerimisel lisab registreerija metaandmetesse juurdepääsupiirangu aluse ja

kehtivusaja. Dokumendi vastutaja võib põhjendatud juhul juurdepääsupiirangu alust

täpsustada.

6.3.3 RTKsse saabunud dokumentide juurdepääsupiirangute õigsust või piirangu seadmise

vajadust kontrollib üldjuhul töötaja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

6.3.4 Juurdepääsupiirangu kehtestamise või muutmise vajadusest teavitab teabevaldajat

teenistuja, kelle pädevusse dokumendi lahendamine kuulub.

6.3.5 Kui asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud paberkandjal dokumendil puudub

juurdepääsupiirangu märge, siis lisab tööülesande vastutaja ettepanekul selle

dokumendihalduse spetsialist.

6.3.6 Paberkandjal dokumendile vormistatakse juurdepääsupiirangu märge vastavasisulise

templiga, mida hoiab enda käes RTK Tartu esinduses büroo- ja dokumendihalduse

spetsialist ja Tallinna esinduses dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse

juhataja.

6.5 Juurdepääsupiirangu tähtajad ja piirangute kehtetuks tunnistamine:

11

6.5.1 Dokumendi juurdepääsupiirangu tähtaeg võib olla kuni 5 aastat, va riiklikku ja

teenistuslikku järelevalvet ning täitevvõimu üksikotsuste ettevalmistamist käsitlevad

dokumendid, mille suhtes kohaldatakse juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni

ja isikuandmeid sisaldav teave, mille suhtes kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat.

6.5.2 Kui teabekandja võimaldab, teeb tööülesandevastutaja või vastutaja puudumisel

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna töötaja juurdepääsupiirangu lõppemisel

dokumendile järgmise tekstiga märke:

„JUURDEPÄÄSUPIIRANG LÕPPENUD .....................................20......a

Märke lisaja: eesnimi perekonnanimi, päev.kuu.aasta, allkiri

6.5.3 Elektrooniliste dokumentide puhul eemaldab vastutaja dokumendi metaandmetest

piiranguga seotud andmed ja sisestab kommentaaripiirangu eemaldamise põhjusest.

6.6 Dokumentide väljasaatmine:

6.6.1 Elektroonilised dokumendid saadab peale allkirjastamist välja dokumendi vastutaja või

dokumendihalduse spetsialist läbi dokumendihaldussüsteemi e-postiga või DHX

(dokumendivahetuskeskus) kaudu.

6.6.2 Paberkandjal dokumentide postitamiseks nii Tallinna kui Tartu kontoris korraldatakse

dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna poolt, kus postitamiseks mõeldud

dokumendid antakse töötaja poolt üle dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnale, kes

korraldab dokumentide üleandmise postiteenuse osutajale, vormistatud saatelehe alusel.

7. Asjaajamise ja riigivara üleandmine

7.1 Töö- ja teenistusuhete lõpetamisega seoses on asjaajamise ja riigivara üleandmine -

vastuvõtmine RTKs reguleeritud Personali värbamise ja töö- ning teenistussuhete

haldamise korras.

7.2 RTK peadirektori vahetumise korral võetakse ja antakse asjaajamine ning vara üle

Rahandusministeeriumi esindaja kooskõlastusel.

7.3 Asutustevaheline asjaajamine ja riigivara üleandmine vormistatakse üleandmis-

vastuvõtmisaktiga.

KÄSKKIRI

20.11.2024 nr 1-2/24/75

Dokumendihalduse korra kinnitamine

Riigihalduse ministri 14.11.2017.a. käskkirjaga nr 84 kinnitatud "Riigi Tugiteenuste Keskuse

põhimääruse" § 20 punkti 7 alusel:

1. Kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihalduse korra koos lisadega.

2. Tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 16.08.2023. a käskkirja nr

1-2/23/51 "Riigi Tugiteenuste Keskuse teabehalduse korra kinnitamine".

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: RTK töötajad

Koostaja: Maarja Käis

K2 L1 Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

K2 L2 Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee/ Registrikood 70007340

K2 L3

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

1. RTK DOKUMENTIDE MALLID

1.1. Dokumentide loomiseks kasutatakse reeglina dokumendimalle. Dokumendihalduse

peaspetsialist loob dokumendiblankettide alusel ja dokumendi metaandmetest ning

vorminõuetest lähtuvalt dokumendimallid.

1.2. Dokumendimallid kujundab dokumendihalduse peaspetsialist, vastavalt valitsusasutuste

visuaalse identiteedi stiilijuhisele. Kui dokument allkirjastatakse paberil, vormistatakse see

digitaalsele dokumendimallile, kooskõlastatakse, registreeritakse DHSis ning prinditakse

allkirjastamiseks välja ühes eksemplaris. Paberkandjal allkirjastatud dokument tuleb lisada

DHSi digiteeritult pdf formaadis.

1.3. RTK-s on paberkandjal plangile vormistatud dokumentide turvaelemendina kasutusel RTK

nimetusega väikese riigivapi kujutisega sinist värvi 35 mm sõõri läbimõõduga pitsat.

Volitatud isik kannab pitseri elemendi „Allkiri“ juurde nii, et see riivaks dokumendi

allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst ja vapi kujutis pitseril peab jääma

õigetpidi.

1.4. Digitaalsed dokumendimallid on kättesaadavad DHSis vastava dokumendiliigi juures.

2. DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

2.1. Dokumendi eelnõu koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on tehtud

ülesandeks.

2.2. Dokumendi vormistamisel kasutatakse püstkirja tüüpi Roboto või Times New Roman,

tähesuurusega 12 ja reavahesid suurusega 1 või 1,5. Tekstis esiletõstmist vajava teabe võib

vormistada paksus kirjas.

2.3. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad

mõttelised osad või lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega.

2.4. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest, märkides jooksva

lehekülje numbri ja sulgudes kogu dokumendi lehtede arvu, näiteks 2 (25).

2.5. Paberdokumendid trükitakse kahepoolselt.

2.6. Pikaajalise säilitustähtajaga dokumentide salvestustüüp on tekstidokumentidel PDF, TXT

või XML, piltidel TIFF või PNG, helisalvestistel WAV, BWF, AIFF ja videosalvestistel

MPEG-2.

2.7. Käskkirjaga kinnitatav dokument, mida ei ole vormistatud kvaliteedijuhtimissüsteemi

dokumentide koostamise juhendi lisas olevale vormile, vormistatakse valgele lehele.

Dokumendi ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

KINNITATUD

Ametinimetus, kuupäev

käskkirjaga nr

2.8. Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul

tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi

kohaselt:

KINNITATUD

Ametinimetus, kuupäev

käskkirjaga nr

Lisa nr

2.9. Dokument adresseeritakse asutusele, asutuse struktuuriüksusele, üheliigiliste asutuste

grupile, ameti- või eraisikule. Adressaat märgitakse nimetavas käändes.

K2 L3

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

2.10. Kirja aadressiväljal võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras.

2.11. Kui adressaate on rohkem kui neli või andmed ei mahu adressaadiväljale, siis märgitakse

ülejäänud adressaadid lisaadressaatide reale allkirjast allpool, kasutades dokumendi

saatmise eesmärki selgitavaid sõnu „Teadmiseks“ või „Sama“.

2.12. Dokumendi pealkiri peab avama selle sisu.

2.13. Pöördumises kasutatakse isiku nime, ametinimetust, viisakustiitleid (hr, prl, pr), muid

tiitleid, auastmeid. Eesnime kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluline täpsustus.

2.14. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav,

võimalikult lühike ning üldjuhul käsitlema üht teemat. Suuremahuliste dokumentide puhul

kasutatakse alapealkirju.

2.15. Teksti võib liigendada, jagades selle peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks),

punktideks ja alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Jaotised tähistatakse araabia

numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga. Väiksemad jaotised nummerdatakse

suurema jaotise piires selliselt, et number sisaldab kõigi suuremate jaotiste numbreid.

Näide:

1. Peatükk dokumendihalduse kord

1.1. Üldsätted

1.2. Vormistusnõuded

1.2.1 Rekvisiidid

1.2.2 Kuupäev

1.2.3 Adresseerimine

2.16. Dokumendid allkirjastatakse sinise tindiga.

2.17. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega töötajat, paigutatakse nende allkirjad

astmeliselt töökohtade tähtsuse järjekorras. Esimesena kirjutab dokumendile alla madalamal

tasemel allkirjastaja.

2.18. Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb teine

selleks volitatud töötaja, vormistatakse allkirja dešifreering ning ametinimetus järgmiselt:

Nimi

Ametinimetus

ametinimetus, kelle ülesannetes

2.19. Lisa puhul märgitakse lisade reale selle nimetus/pealkiri, lehtede arv. Paberdokumentide

puhul ka eksemplaride arv ning elektrooniliste lisade puhul faili nimi ja vormingu tähis.

2.20. Kui lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa kohta järgmise näite

kohaselt:

Lisa: Arhiiviteatis 15.05.1995 1 lehel 1 eks ja selle lisad 2 lehel 1 eks

2.21. Üldplangile vormistatud dokumendi puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale tehakse

ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub.

2.22. Kui lisasid on mitu, siis tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal eraldi.

2.23. Kui kirja koostaja on ühtlasi ka selle allkirjastaja, märgitakse kirjale ainult tema

telefoninumber ja e-posti aadress.

2.24. Kui dokumendis sisalduvat informatsiooni on vaja esitada osaliselt, tehakse dokumendist

väljavõte, mis vormistatakse üldplangile. Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik

andmed, mille abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendi liiki,

väljaandmise aega ja kohta ning allkirjastajaid. Teksti väljajäetud osa märgitakse

punktiirjoonega.

K2 L3

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

2.25. Automatiseeritud andmekogust andmete väljastamise võib vormistada väljatrükina.

Väljatrükile lisatakse juurde kirjaplangile vormistatud kaaskiri.

3. E-KIRJA VORMISTAMINE

3.1. E-kirjad, millel võivad olla RTK jaoks õiguslikud tagajärjed, või mis tõendavad RTK

poolsete kohustuste täitmist tuleb registreerida DHSis.

3.2. E-kirjade kirjutamisel kehtivad samad reeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade

puhul, koostatakse vastavalt nõuetele (pealkiri, kuupäev, number, kasutusmärge; subjekti

real: pealkiri).

3.3 Vajadusel kindlasti AK piirang (algus- ja lõpptähtaeg ning kõik juurdepääsupiirangu alused).

3.4 Tekst täpne, keelelt, stiililt korrektne, arusaadav, vastav eesti kirjakeele normidele.

E-kirja vormistamise näide:

Kellele

Koopia

Pimekoopia

Teema Pealkiri

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.02.2024

Kehtib kuni: 01.02.2099

Alus: AvTs§ 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus

Teie 02.01.2024

Meie 01.02.2024 nr 1.1-1/00019

Pöördumine

Sisu

Lugupidamisega

Eesnimi Perekonnanimi

ametinimetus

osakond/talitus

Telefon: +372 123 4567

[email protected]

Riigi Tugiteenuste Keskus

Lõkke 4, 10122 Tallinn

telefon 663 8200

e-post [email protected] › http://www.rtk.ee

K2 L4

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

Liigitusskeem, dokumentide hoidmine ja arhiveerimine

1.1. Dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonna I talituse juhataja vastutab RTK liigitusskeemi

koostamise, ülevaatamise ja uuendamise eest.

1.2. RTK liigitusskeem kinnitatakse eraldi peadirektori käskkirjaga.

1.3. Liigitusskeemiga hõlmatakse kõik RTK tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid ja muu

teave, mis on aluseks tegevuse ja toimingute tõendamisel ja mida hallatakse infosüsteemides

või muudes hoiukohtades.

1.4. Liigitusskeemi ei lülitata RTK töötajate personaalarvutite kõvaketastel, serverites ja muudes

hoiukohtades olevat ajutise väärtusega teavet (nt dokumendi mustandid, asja lahendamise

käigus kogutud dokumendikoopiad jms).

1.5. Liigitusskeem vaadatakse üle vastavalt vajadusele ja kooskõlastatakse Rahvusarhiivi

infosüsteemis Astra.

1.6. Liigitusskeemi koostaja märgib loetelus vähemalt:

1) funktsiooni nimetus ja tähis;

2) sarja nimetus ja tähis;

3) säilitustähtaeg;

4) teabekandja;

5) juurdepääsukoht;

6) juurdepääsupiirang;

7) avaliku arhiivi hindamisotsus;

8) vana sarja tähis.

1.7. Liigitusskeemis rühmitatakse dokumendid sarjadesse funktsioonide kaupa.

1.8. Ühte sarja paigutatakse vaid sarnase praktilise väärtuse ja ühesuguse säilitustähtajaga

dokumendid.

1.9. Kui on vajadus lisada liigitusskeemi uus sari, tuleb selle kohta info edastada [email protected],

lisades juurde info millisesse süsteemi dokumendid tekivad ja säilitustähtaeg.

Dokumendihalduse peaspetsialist lisab uue sarja liigitusskeemi ja vajadusel DHSi.

1.10. Kui liigitusskeemis sari suletakse, siis suletud tähist ei kasutata edaspidi.

1.11. Säilitustähtaegade määramisel juhindutakse liigitusskeemis toodud säilitustähtaegadest,

Rahvusarhiivi hindamisaktidest, RTK tegelikest vajadustest ja dokumentide unikaalsusest.

1.12. Asjaajamisperioodi vältel koondatakse paberkandjal dokumendid registraatoritesse ehk

moodustatakse toimikud vastavalt dokumentide loetelus märgitud sarjale. Elektroonilised

dokumendid paigutatakse DHSis asuvatesse toimikutesse.

1.13. Paberkandjal toimiku kaanel või elektroonilise toimiku metaandmetes peab sisalduma

vähemalt:

1) asutuse ja struktuuriüksuse nimetus;

2) sarja nimetus ja tähis vastavalt dokumentide loetelule;

3) köite järjekorranumber;

4) toimiku alustamise ja lõpetamise aasta;

5) säilitustähtaeg.

1.14. Lühiajalise (kuni 10 a) säilitustähtajaga paberkandjal toimikuid hoitakse toimiku sisse

seadnud töötaja tööruumis. Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumendid annab toimiku

sisse seadnud töötaja üle RTK dokumendihoidlasse (Tartu kontor, Sõbra 56) või arhiivi

teenuse osutaja ruumidesse kolme aasta jooksul dokumendi loomisest või saamisest va

projektitoimikud. Paberkandjal projektitoimikud antakse arhiivi üle kui projekt on lõppenud.

1.15. Arhiivi koosseisu loetellu märgib toimiku arhiveerija selle kohta vähemalt:

1) funktsiooni nimetus;

K2 L4

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

2) sarja pealkiri ja tähis (sh varem kehtinud tähised);

3) säilitustähtaeg (sh varem kehtinud säilitustähtajad);

4) andmed hindamisotsuse kohta;

5) sarja koosseisu kuuluvate toimikute või muude üksuste järjekorranumbrid,

pealkirjad, kogused, piirdaatumid, asukohad ning andmed üleandmise ja hävitamise

kohta.

1.16. Arhiveerimiseks dokumentide üleandmisel vormistavad dokumendi üleandja

(struktuuriüksus) ja arhiveerija üleandmise-vastuvõtmise akti.

1.17. Lühiajalise säilitustähtajaga mõeldud toimikuid ei korrastata.

1.18. Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga toimikud korrastatakse selle loonud töötaja poolt

vastavalt järgnevatele nõuetele:

1) toimikud võetakse välja kiirköitjatest või registraatoritest;

2) metallkinnised ja klambrid eemaldatakse dokumentidelt;

3) dokumendid paigutatakse arhiivipüsivatest materjalidest kaante vahele ning

asetatakse arhiivikarpidesse;

4) toimiku kaanele ja arhiivikarbile märgitakse asutuse ja struktuuriüksuse nimetus,

sarja tähis, pealkiri, piirdaatumid, karbi number ja toimikute järjekorranumbrid.

1.19. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse dokumendihalduse spetsialisti

poolt hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale ja Rahvusarhiivi juhistele.

1.20. Avaliku arhiivi poolt hinnatud dokumendid hävitatakse arhivaari poolt Riigiarhiivi

nõusolekuta. Hindamata dokumentide hävitamisakti eelnõu saadetakse Riigiarhiivile

kooskõlastuse saamiseks.

1.21. Hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, mille kinnitavad arhivaar ja dokumendi ja-

arhiivihalduse osakonnajuhataja. Hävitamisteenuse osutaja poolt väljastatud saateleht

lisatakse arhivaari poolt hävitamisakti juurde.

1.22. Dokumendihaldussüsteemis hävitatakse dokumendid passiivbaasis koos metaandmete ja

logidega.

1.23. Asutuse üld e-postkasti saabunud kirju säilitatakse 1 aasta, pärast seda kustutatakse.

1.26. Arhiiviloetelu peetakse digitaalselt Exceli tabelis, mis on leitav RTK X kettal kaustas Töö

korraldamine\ Dokumendi-ja arhiivihaldus. Arhiiviloetelu täiendab iga uue aasta alguses

dokumendihalduse peaspetsialist koostöös arhivaariga.

1.27. Ohuolukorra tekkimisel tegutsetakse vastava arhiivihoone tulekahju korral tegutsemise

plaani jt sisekordadega ettenähtud tegutsemisjuhistele vastavalt.

K2 L5

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

Teenistuslehtede haldamise protsess

1. TEENISTUSLEHTEDE HALDAMISE PROTSESS

1.1. Teenistuslehtede arvelevõtmine

1.1.1. Registreerib saabunud teenistuslehed

dokumendihaldussüsteemis. Kannab

teenistuslehe registrisse

perekonnanime, eesnime, isikukoodi,

asutuse kust saabus, saabumise

kuupäeva ja registreerimisnumbri.

Paigutab teenistuslehe kuni

arhiveerimiseni nimega varustatud

kaante vahele, mida hoitakse arhiivi

kapis jooksva kalendriaasta lõpuni.

Teenistuslehtede

haldaja

5 tp jooksul

1.2. Teenistuslehtede arhiveerimine

1.2.1.

Teeb igale teenistuslehele

arhiveerimiseks tiitellehe ja paigutab

teenistuslehed tähestiku järjekorras

arhiivi karpi. Koostab karbis asuvate

teenistuslehtede nimekirja kuhu

märgitakse lehe väljastamise info.

Märgib karbi väliskaanele nimekirja,

mis kergendab tulevikus teenistuslehe

otsimist.

Teenistuslehtede

haldaja

Hiljemalt

15.märts

1.3. Sotsiaalkindlustusametile teenistuslehtede koopiate väljastamine, taotlustele

vastamine

1.3.1.

Saab taotluse tööülesandena SKA

Delta kaudu.

Teenistuslehtede

haldaja

Esimesel võimalusel

1.3.2 Otsib teenistuslehe asukoha PTO

kettal asuva registri abil, skaneerib

teenistuslehe ja salvestab faili nimega

„päev_kuu_aasta_RTK

_perekonnanimi“. Logib SKA

Deltasse ning laeb skaneeritud

dokumendi süsteemi vastava

tööülesande juurde, märgib oma

tööülesande täidetuks. Teenistuslehe

puudumisel lisab vastava

kommentaari SKA Delta tööülesande

juurde.

Teenistuslehe

haldaja

1 tp jooksul

K2 L5

Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

1.4 Teenistuslehtede koopiate

väljastamine, taotlustele vastamine

1.4.1.

Registreerib saabunud taotluse

dokumendihaldussüsteemis.

Teenistuslehtede

haldaja

Esimesel võimalusel

1.4.2. Otsib teenistuslehe asukoha PTO

kettal asuva registri abil, teeb

teenistuslehest digikoopia ja edastab

selle dokumendihaldussüsteemi kaudu

taotlejale. Kui teenistuslehte ei ole

RTK arhiivis, siis teavitab sellest

taotlejat

Teenistuslehtede

haldaja

5 tp jooksul taotluse

esitamisest

1.5. Teenistuslehtede väljastamine

1.5.1.

Registreerib saabunud taotluse

dokumendihaldussüsteemis. Otsib

teenistuslehe asukoha arhiivis PTO

kettal asuva registri abil. Võtab

arhiivist teenistuslehe. Kui

teenistusleht asub arhiivi karbis, teeb

kande ka karbis asuvale

teenistuslehtede nimekirja ja

kriipsutab karbi kaanel oleva nime

maha.

Teenistuslehtede

haldaja

Esimesel võimalusel

1.5.2. Teeb kaaskirja teenistuslehe

väljastamiseks ja allkirjastab selle

dokumendihaldussüsteemis.

Teenistuslehtede

haldaja

5 tp jooksul

1.5.3. Prindib kaaskirja

dokumendihaldussüsteemist välja,

teeb kande PTO kettal asuvasse

teenistuslehtede registrisse

(väljastamise kuupäev, number ja

asutus kellele teenistusleht

väljastatakse). Saadab tähitud postiga

taotlejale.

Teenistuslehtede

haldaja

5 tp jooksul taotluse

esitamisest

1.5.4. Staaži päringutele vastamine – otsib

SAP BO aruandluskeskkonnast isiku

kohta info ja edastab selle päringu

teinud asutusele. Kui SAP BO-s

puudub info siis otsib arhiivist

teenistuslehe ja edastab teenistuslehe

digikoopia infot küsinud asutusele.

Teenistuslehtede

haldaja

Esimesel võimalusel

K2 L6 Kinnitatud

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 02.01.2024

Kehtib kuni: 02.01.2099

Alus: AvTs § 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus

KÄSKKIRI

[kuupäev] nr [sarja number]

Pealkiri

[Käskkirja sisuline osa]

(allkirjastatud digitaalselt)

Eesnimi Perekonnanimi

Ametinimetus

Teatavaks teha:

Koostaja:

K2 L7

Kinnitatud:

peadirektori käskkirjaga 20.11.2024 nr 1-2/24/75

Lõkke 4 / 10122 Tallinn / 663 8200 / [email protected] / www.rtk.ee/ Registrikood 70007340

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.02.2024

Kehtib kuni: 01.02.2099

Alus: AvTs§ 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Riigi Tugiteenuste Keskus

Eesnimi Perekonnanimi

Asutuse nimi

Tänava nimi/e-posti aadress

12345 Linn

Teie: 02.01.2024 nr 1-2/19/2536 Meie: 01.02.2024 nr 11.1-2/00032

Pealkiri

Austatud proua/härra

[Kirja sisuline osa]

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Eesnimi Perekonnanimi

Ametinimetus

Osakonna nimetus

Lisa: 1. Pealkiri

2. Pealkiri

Teadmiseks/Sama:

Eesnimi Perekonnanimi

+372 512 3456

[email protected]