Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Birgit Brük-Kreitsmann

Haridus- ja Noorteamet

[email protected]

Teie 29.10.2024 Meie 28.11.2024 nr 2.3-8/24/2748-2

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise seoses tööle kandideerivatele isikutele

taustakontrolli tegemisega. Teadmata täpseid asjaolusid, mh milliseid ametikohti silmas peetakse,

siis selgitan ka üldiseid põhimõtteid seoses taustakontrolli tegemisega.

1. Taustakontrolli teostamise õiguslik alus

Igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema isikuandmete kaitse üldmäärusest (IKÜM)

tulenev õiguslik alus – näiteks andmetöötleja (Haridus- ja Noorteamet) õigustatud huvi või muu

seadusest tulenev alus1. Kuivõrd soovite teada, kas taustakontrolli saaks teha kandidaadi

nõusoleku alusel, siis selgitan järgnevat.

IKÜM kohaselt peab nõusolek olema vabatahtlik ning nõusolekut ei tohiks lugeda vabatahtlikult

antuks, kui isik ei saa kahjulike tagajärgedeta nõusoleku andmisest keelduda või seda tagasi võtta.

Kui töötajate värbamine sõltub sellest, kas ta taustakontrolliga nõustub, ei saa rääkida

vabatahtlikust IKÜM kohasest nõusolekust. Seega nõusolek ei sobi olukorras, kus tööle

kandideerimise eeltingimuseks on taustakontroll. Töösuhetes (sh värbamisel) tuleb nõusoleku

alust vältida, kuna lähtudes positsioonide erinevusest ei saa töösuhetes tegelikult nõusolekut

lugeda vabatahtlikuks.

Nii kandideerimisprotsessi jooksul kui töösuhte kestel võib olenevalt asjaoludest olla

andmetöötluse õiguslikuks aluseks õigustatud huvi2 või vastutava töötleja juriidilise kohustuse

täitmine3. Siinjuures on oluline märkida, et Haridus- ja Noorteamet saab õigustatud huvile

tugineda väga piiratud juhtudel.

Reeglina ei saa avaliku sektori asutused tugineda õigustatud huvile isikuandmete töötlemisel.

Õigustatud huvi alusele saavad avaliku sektori asutused tugineda nende ülesannete täitmisel, mis

ei ole nende põhiülesanded. Teisisõnu, Haridus- ja Noorteamet saab õigustatud huvile tuginedes

teostada taustakontrolli oma potentsiaalsete töötajate suhtes, kes ei täida ameti põhiülesandeid.

Õigustatud huvi alusel on andmetöötlus seaduslik alles siis, kui andmetöötlusele eelnevalt on

korrektselt läbi viidud ja kirjalikult dokumenteeritud õigustatud huvi analüüs.4 1 vt IKÜM artikleid 5 ja 6. 2 IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt f 3 IKÜM artikkel 6 lõige 1 punkt c. 4 Oleme selle kohta koostanud ka juhendi

https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/oigustatud_huvi_juhend_15052020.pdf.

2 (3)

Juhin tähelepanu ka töölepinguseaduse §-le 11, mille alusel võib näiteks lepingueelsetel

läbirääkimistel nõuda ainult neid andmeid, mille suhtes tööandjal on õigustatud huvi. Tööandja

õigustatud huvi puudumist eeldatakse eelkõige küsimuste puhul, mis puudutavad

ebaproportsionaalselt kandideerija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega pakutavale töökohale.

Õigustatud huvi tuleb hinnata lähtuvalt konkreetsest töösuhtest, võttes arvesse täidetava ametikoha

nõudeid. Selliseid olukordi, kus tööle värbamine eeldab puhast tausta ja taustauuringut tuleb

ilmtingimata teha, tuleb ette nii avalikus kui erasektoris. Kuid juhul, kui ametikoht eeldab eelneva

taustakontrolli läbiviimist ning vastav õiguslik alus ei tule seadusest, on vajalik koostada

õigustatud huvi analüüs ning kaaluda, kas tööandja vajadus ja huvi taustakontrolli teha kaalub ikka

ülesse kandidaadi õiguse privaatsusele. Vaidluse korral on õigustatud huvi tõendamise kohustus

tööandjal.

Nagu juba eelnevalt välja toodud, siis teatud juhul võib taustakontrolli tegemine olla ka vajalik

seadusjärgse kohustuse täitmiseks See tähendab, et andmete töötlemine võiks sellisel õiguslikul

alusel olla lubatud vaid juhul, kui vastavale ametikohale esineb seadusest tulenev regulatsioon,

mille kohaselt ei tohi ametikohta täitev isik olla varasemalt karistatud. Näiteks lastega töötavate

inimeste puhul on tööandjal kohustus kontrollida, et lastega ei töötaks inimene, keda on karistatud

või kes on määratud sundravile lastekaitseseaduse § 20 nimetatud süütegude alusel. Sarnase

tingimuse sätestab ka avaliku teenistuse seaduse § 15 ametnikele.

2. Õigustatud huvi õigusliku alusena

Ameti huvi mingite isikuandmete töötlemise ja taustakontrolli tegemise vastu, ei tähenda see seda,

et isikuandmete töötlemisel saab automaatselt tugineda õigustatud huvi alusele. Ameti huvi

õigustatus on vaid lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb analüüsida ning see, kas õigustatud

huvi alusele saab tugineda, sõltubki andmetöötleja ja andmesubjekti huvide tasakaalustamise

tulemusest (kirjalikust analüüsist).

Õigustatud huvi korral on isikuandmete töötlemine seaduslik ainult juhul kui kandideerijate huvid

või põhiõigused ja –vabadused ei ole tähtsamad, võttes arvesse kandideerija mõistlikke ootusi. Igal

juhul tuleks õigustatud huvi olemasolu hoolikalt hinnata, sealhulgas seda, kas kandideerija võib

andmete kogumise ajal ja kontekstis mõistlikkuse piires eeldada, et isikuandmeid võidakse sellel

otstarbel töödelda. Kandideerija huvid ja põhiõigused võivad olla ameti huvidest tähtsamad

eelkõige juhul, kui isikuandmeid töödeldakse olukorras, kus andmesubjektil ei ole mõistlik

eeldada sellist töötlemist.

Näiteks tööle kandideerija osas on majandusliku tausta kontroll taustauuringuna õigustatud huvi

alusel on lubatud, kuid seda ainult teatud positsioonide puhul, mis puutuvad finantsidega kokku.

Lisaks on selliste päringute tegemine lubatud ainult siis, kui tööandja on viinud läbi õigustatud

huvi analüüsi ja selle tulemusel leidnud, et taustakontroll vastavate ametikohtade puhul on

tõepoolest vajalik.

Seoses karistusandmetega selgitan, et karistusregistrisse kantakse andmed karistatud isiku ja tema

karistuse kohta. Nimetatud andmetega tutvumine on reguleeritud karistusregistri seaduses.

Karistusregister on avalik ning karistusandmed on kõigile päringu kaudu avalikud nii kaua kui

seadus ette näeb ning üksnes kehtivad karistusandmed olenevalt karistusest. Siiski, iga päringu

tegemiseks peab olema õiguslik alus. See tähendab, et igaks juhuks tehtud päringutel

puudub õiguslik alus.

3. Eelneva tööandja käest tausta uurimine

Potentsiaalne tööandja võib pöörduda kandideerija eelmise tööandja poole, kui kandideerija on ise

märkinud kandideerimisel eelmise tööandja kontakti. See eeldab ka seda, et kandideerija on

3 (3)

eelnevalt küsinud eelmiselt tööandjalt nõusolekut kontakti jagamiseks uuele potentsiaalsele

tööandjale. Sellisel juhul on selleks kandideerija nõusolek ja tahe, et eelneva tööandjaga kontakti

võetakse.

Kui kandideerija pole ühegi eelmise tööandja kontakti märkinud, kuid töö iseloomu arvestades on

taoline taustakontroll siiski vajalik ning tööandjal on selleks õigustatud huvi (läbi viidud analüüs),

siis sellisel juhul tuleb sellest ka tööotsijat teavitada.

4. Andmetöötlus kandideerimisel

Kui ametikoha spetsiifikast tulenevalt esineb vajadus andmete töötlemiseks

kandideerimisprotsessi jooksul ning selliseks andmetöötluseks on õiguslik alus (eelnevalt

selgitatud), siis on oluline järgida järgmist. Kui andmeid töödeldakse õigustatud huvi olemasolul,

peab õigustatud huvi analüüs olema koostatud enne kandideerimisprotsessi algust, et kandideerijad

saaksid sellega tutvuda ning hinnata seda, kas nad soovivad konkursil jätkata tingimusel, et nende

andmeid töödeldakse. Samuti tuleks andmetöötluse läbipaistvuse tagamiseks avaldada andmete

kontrollimise vajadust kõigile kandideerijatele varakult, lisades vastav teave varasema karistuse

või muude negatiivsete asjaolude puudumise kohta töökuulutusele.

Lisaks on ka tähtis, millisel hetkel andmeid töödeldakse. Töötlema peaks vaid sellise isiku

andmeid, kes on jõudnud konkursi lõppvalikusse. Ehk töötlemine peaks toimuma vaid sellise isiku

puhul, kellega negatiivsete andmete puudumise korral töösuhtesse asutakse. Kõigi kandidaatide

andmete töötlemine ei ole kandideerimisprotsessi jooksul põhjendatud

Kokkuvõtteks, taustakontrolli tegemise lubatavus sõltub nii ametikohast kuhu kandideeritakse

kui ka õiguslikust alusest. Kui see tuleneb seadusest, on see lubatud, kui aga selleks kasutatakse

õigustatud huvi põhjendust, siis tohib seda teha teatud tingimustel. Sealhugas tuleb tööandjal

põhjendada, miks on see just antud ametikohal konkreetselt vajalik ja viia läbi vastav analüüs.

Avaliku sektori asutused peavad mh arvestama ka, et õigustatud huvi alusel taustakontrolli

tegemine on võimalik, kui see puudutab isikut, kes ei täida asutuse põhiülesandeid.

Viimaks soovitan kindlasti antud küsimuste puhul konsulteerida Haridus- ja Noorteameti

andmekaitsespetsialistiga. Äriregistri andmetel on Haridus- ja Noorteameti

andmekaitsespetsialist Indrek Masing ([email protected]). Andmekaitsespetsialist on kõige

paremini kursis ka enda asutuse sisereeglitega, mis puudutavad andmekaitse küsimusi.

Loodan, et minu selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Geili Keppi

jurist

peadirektori volitusel