Vastus nõudekirjale

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Ingrid Peek

Talituse juht

Politsei- ja Piirivalveamet

Pärnu mnt 139

TALLINN

E-post: [email protected]

Teie: 25.11.2024 Meie: 28.11.2024 nr 2.3-8/24/3041-2

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute inspektsiooni seisukohta

hankemenetluse käigus koostatud dokumentide registreerimise ja avalikustamisega. Vastan

Teie küsimustele nende esitamise järjekorras.

1. Küsite, kas riigiasutus peab dokumendihaldussüsteemis (DHS) registreerima

sissetulevaid ja väljaminevaid kirju, mida saadetakse väikeostu (alla lihthanke piirmäära

jäävad soetused) läbiviimisel?

Tulenevalt riigihangete seaduse § 1 lg-st 2 toimub juurdepääs riigihangete andmetele ning

nende andmete väljastamine ja avalikustamine avaliku teabe seaduses sätestatud korras kui

riigihangete seaduses ei ole sätestatud teisiti. Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 1p 1

kohaselt tuleb asutuse dokumendihaldussüsteemis registreerida asutusse saabunud ja asutusest

väljastatud dokumendid saabumise või väljasaatmise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

Seadus ei näe siin ette erikorda väikeostude kirjavahetuse osas.

Asutuse dokumendiregistris ei pea registreerima raamatupidamisdokumente (AvTS § 12 lg 2)

ja dokumente, mis on registreeritud muus registris ja millele on juurdepääs tagatud (AvTS §

12 lg 21). Seega, kui alla lihthanke piirmäära jäävaid hankeid ei viida läbi riigihangete registris,

vaid küsitakse kirja teel pakkumusi, siis tuleb need dokumendiregistris registreerida ja kui pole

põhjust kehtestada ka juurdepääsupiirangut, siis tuleb sellistele dokumentidele võimaldada

dokumendiregistri kaudu ka juurdepääs (AvTS § 12 lg 41).

2. Küsite, kas väikeostu tulemusel sõlmitavad kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis

lepingud (sõlmitava lepinguna käsitletakse pakkumuse küsimist + pakkumust, samuti

veebilehtedelt soodsaima hinnaga valiku tegemisel tellimuse esitamist) on vaja asutusel

avalikustada?

Avaliku teabe seaduse § 12 lg 3 kohaselt tuleb sõlmitud lepingud registreerida asutuse

dokumendiregistris (inspektsioon ei anna siin hinnangut, kas pakkumuse küsimist + pakkumust

ja veebilehe kaudu tehtud tellimuse esitamist saab võlaõigusseaduse mõttes käsitleda

lepinguna) ja kui leping ei sisalda piiranguga andmeid, siis tuleb see ka dokumendiregistri

kaudu avalikustada. Seadus ei tee siin vahet hankelepingutel ja muudel lepingutel ehk siis

2 (2)

hankelepingute avalikustamise osas seadus erikorda ette ei näe. Juhul kui leping sisaldab ka

piiranguga andmeid ja seda dokumendiregistri kaudu ei avalikustata, on seda võimalik küsida

kõigil teabenõude korra. Sellisel juhul tuleb leping väljastada ulatuses, mille piirangud ei

kohaldu (AvTS § 38 lg 2).

3. Märgite, et AvTS § 28 lg 1 p 20 ja § 29 sätestavad, et teabevaldaja on kohustatud oma

võrgulehel avalikustama teabe riigi üksuste poolt teostatavate ja teostatud riigihangete

kohta. Kas kajastatud ja avalikustatud peavad olema ka asutuse väikeostud?

AvTS § 28 lg 1 p 20 kohustab teabevaldajaid avalikustama oma veebilehel teabe teostatud ja

teostavate riigihangete kohta. Seadus ega seaduse seletuskiri ei anna siin täpsemat selgitust.

Ehk siis grammatilise tõlgenduse kohaselt tuleb veebilehel avalikustada teave kõikide

riigihangete kohta. Kuna väikeostude pakkumiste küsimine ja muu kirjavahetus (hangete osas,

mida ei viida läbi riigihangete registris) tuleb nagunii registreerida asutuse dokumendiregistris,

siis on võimalik lisada veebilehele, kus avalikustatakse teavet riigihangete kohta, link

dokumendiregistrile kus vastav teave on leitav. Samuti on inspektsioon lugenud riigihangete

registris menetletud hanked AvTS § 28 lg 1 p 20 kohaselt avalikustatuks kui veebilehel on link

riigihangete registrile ning selgitus, kuidas hankeid otsida.

Siinkohal soovitan asutusel siiski oma hankekorras täpsemalt ka ära reguleerida, kus ja kuidas

teavet erinevate hangete kohta avalikustatakse, kui seda ei avalikustata asutuse veebilehel.

Loodan, et sain oma selgitustega Teile abiks olla. Täiendavate küsimuste korral olen meeleldi

nõus neile vastama.

Lugupidamisega

Elve Adamson

jurist

peadirektori volitusel