Käskkirja muutmine

Digiallkirjad

3/3

1/3

KINNITATUD

Kaitseväe peastaabi ülema 03.12.2024

käskkirjaga nr 1940

Digiteerimise tehnilised põhimõtted

Tehnilised põhimõtted määratlevad nõuded paberdokumentide digiteerimise parameetritele, digiteeritud failide nimetamisele, töötlemisele, säilitamisele, varundamisele ja hävitamisele.

Digiteeritakse vähemalt pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga ning arhiiviväärtuslikud paberdokumendid (edaspidi dokumendid). Digiteerimise põhieesmärgiks on vähendada paberdokumentatsiooni mahtu, hävitades digiteeritud paberdokumendid peale nende digiteerimist.

1. Paberdokumentide digiteerimise parameetrid

1.1. Dokumentide skaneerimiseks kasutatakse seadet, mis võimaldab skaneerida värvilisi 24bit pilte resolutsiooniga kuni 600 dpi, A4 ning A3 formaadis. Seadme tehnoloogiline lahendus võimaldab automaatset kujutise korrigeerimise funktsiooni, automaatset dokumendi suuna tuvastuse funktsiooni ja automaatset tühja lehe tuvastamise ja kustutamise funktsiooni.

1.2. Kasutusel on tarkvara, mis võimaldab nõuetekohaste tüüpi failide ja failinimede loomist koos tehniliste metaandmetega. Parim võimalik vorming on PDF/A-2u, kuid juhul kui tarkvara seda versiooni ei toeta on lubatud ka teised PDF/A versioonid nagu PDF/A-2b, PDF/A-1u, PDF/A-1b, PDF/A-2a (järjestus paremuse järgi).

1.3. Dokumentide digiteerimisel luuakse originaaliga samas suuruses (1:1) digitaalsed failid. Paberkandjal dokumendid digiteeritakse vähemalt resolutsiooniga 300 dpi värviliselt kompresseerimata vormingusse. Kui dokument sisaldab detailset infot (näiteks väikest teksti), võib resolutsiooni suurendada.

1.4. Dokumendi leheküljed, mis sisaldavad teksti või muud infot digiteeritakse terviklikult. Teksti või muud infot mitte sisaldavaid tühje lehekülgi ei digiteerita. Leheküljed, millel on ainult leheküljenumber, digiteeritakse.

1.5. Dokumendi tekst peab olema otsitav.

1.6. A3 ja A4 formaadis olevad dokumendid digiteeritakse ühepoolselt (k.a käsikirjas olevad dokumendid). Kui paberdokument on kahepoolne, digiteeritakse kumbki lehekülg ühepoolselt.

2. Digiteeritud failide nimetamine

2.1. Digiteeritud fail lisatakse dokumendihaldussüsteemi dokumendi ekraanivormi juurde. Nende paberkandjal dokumentide jaoks, mille faile ei ole võimalik dokumendihaldussüsteemi lisada (nt paberdokument on registreeritud paberraamatus), moodustatakse võrgukettal kataloogipuu.

2.2. Kataloogipuu moodustatakse asutuse nimetusest dokumentide loetelu järgi, funktsiooni tähisest, piirdaatumi(-te)st ja sarja/allsarja tähisest.

Kataloogipuu näide:

KVPS

1

2024

RS-1-1

Jrk nrAndmevälja nimetusNäide/formaat

1.Asutuse nimetus KJPS, KVPS, TVJ, KVJ, ÕV, MeV jne

2. Funktsiooni tähisVõib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), kaldkriips(-ud) jne)

3PiirdaatumVõib sisaldada konkreetset aastat (nt 2002 jne) või ajavahemikku (nt 2002–2003 jne)

4. Sarja/allsarja tähis Võib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), kaldkriips(-ud), sulud jne)

2.3. Faili nimi moodustatakse juurdepääsupiirangust, registreerimise kuupäevast, dokumendi autorist, registreerimise numbrist ja pealkirjast. Juurdepääsupiirangut võib vajadusel lühendada.

Jrk nrAndmevälja nimetusNäide/formaat

1.JuurdepääsupiirangVõib sisaldada tähti ja sümboleid (nt sulud ja alakriipsud).

2.Registreerimise kuupäevKuupäev sisestada kujul AAAAKKPP, millest esimesed neli tähendavad aastat, teised kaks kuud ja viimased kaks kuupäeva. Sisestatavaks kuupäevaks tuleb lugeda asutuses dokumendi registreerimise kuupäeva.

3.AutorAutoriks võib olla Kaitseväe struktuuriüksus (Kaitseväe peastaap, toetuse väejuhatus, õhuvägi, merevägi jne).

4.Registreerimise numberVõib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), alakriips(-ud) jne) – kokku võib maksimaalselt olla 50 märki.

5.PealkiriVõib sisaldada tähti, numbreid ja sümboleid (nt punkt(-id), sidekriips(-ud), alakriips(-ud) jne) – kokku võib maksimaalselt olla 100 märki.

2.4. Faili nime elemendid eraldatakse üksteisest alakriipsuga.

Faili nime näidised (elementide asukoht võib muutuda regulatsioonide muutmisest tulenevalt):

1) AK_20191028_KVPS_ RS-1-5_1-AK_Nadala_ylevaade

2) KONF_20191028_KVJ_kk_28-K_Failide_nimetamise_kord

3) KONF_20191028_KVPS_RS-1-5_54-K_Nadala_ylevaade

4) SALAJANE_NS_20191028_KVPS_RS-3.1-1.3_NATO-S-19-1345_Nadala_ylevaade

Erimärkide asendustabel:

ErimärkAsendus failinimes

äa

öo

üy

õo

šs

žz

@ & # ( ) / : ? < > ; , % „ “-

Tühik_­

3. Failide töötlemine

3.1. Digiteerimisel ja failide töötlemisel kasutatavad seadmed peavad olema kalibreeritud, tagamaks digiteeritud failide korrektset loomist ja esitust.

3.2. Seadmed on seadistatud selliselt, et peale digiteerimist ei ole tarvis digiteeritud faile töödelda.

3.3. Digiteeritud failide täiendav töötlemine kujutise kvaliteedi parandamiseks ei ole lubatud. Faile on lubatud töödelda vaid viisil, mis ei moonuta digiteeritud dokumenti. Digiteeritud failide vaatamisel saab neid suurendada, pöörata, lõigata ära servi, mis ei sisalda digiteeritud kujutist, liikuda leheküljelt leheküljele, e-postiga edastada või väljastada printerile.

3.4. Skaneerija (ei pea olema skaneerija nimi, võib olla ka skaneerija üksus, nt KVPS/ÜO/RHT), skaneerimise aeg, kasutatav riist- ja tarkvara peavad salvestuma automaatselt digiteeritud dokumendi metaandmetes.

3.5. Digiteerija peab pärast dokumendi digiteerimist veenduma digiteeritud dokumendi terviklikkuses, mis tähendab, et dokumendi kõik lehed on digiteeritud ja kogu tekst loetav ning arusaadav ja faili avatavuses.

3.6. Digiteerijatele tagab seadmete ja töödega seotud küsimustes kasutajatoe ja koolituse küberväejuhatus.

4. Failide säilitamine ja varundamine

Digiteeritud failid säilitatakse kettamassiivides või dokumendihaldussüsteemis ning neist teeb varukoopiaid küberväejuhatus.

5. Digiteeritud paberdokumentide hävitamine

Digiteeritud paberdokument hävitatakse peale digiteerimist hävitamisakti alusel, arvestades arhiivieeskirjas sätestatud nõudeid.

2

KÄSKKIRI

Tallinn 03.12.2024 nr 1940

Käskkirja muutmine.

Digiteerimise tehnilised põhimõtted

Arhiiviseaduse § 9 lg 2, Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri“ § 13 lg 3, Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 16 lg 9 ja Kaitseväe juhataja 01.04.2024 käskkirja nr 566 „Kaitseväe peastaabi põhimäärus“ § 5 lg 2 p 7, § 6 lg 1, lg 2 p 1, § 13 lg 14 alusel, arvestades Rahvusarhiivi digiteerimise juhist asutustele

1. Muudan Kaitseväe peastaabi ülema 10.03.2020 käskkirjaga nr 7 kinnitatud "Digiteerimise tehnilised põhimõtted" (lisatud).

2. Käskkiri teha teatavaks üldosakonna juhatajale ja küberväejuhatuse ülemale (kooskõlastatult).

[ allkirjastatud digitaalselt ]

Vahur Karus

Kindralmajor

Kaitseväe peastaabi ülem