Käskkirja kinnitamine

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 1(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

1. Eesmärk

Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi (edaspidi instituut) andmekaitsetingimuste kinnitamise

eesmärgiks on ELi isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklis 12 „Selge teave,

teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ sätestatud nõuete täitmine ning

füüsiliste isikute (edaspidi andmesubjekt või isik) teavitamine nii andmete töötlemise

põhimõtetest kui ka õiguste tagamisest.

2. Ulatus

Juhend laieneb kõikidele instituudi töötajatele ja kõikidele instituudiga seotud

andmesubjektidele.

3. Üldnõuded 3.1 Instituudi andmekaitsetingimused sätestab instituudile, kui andmete vastutavale töötlejale,

isikuandmete töötlemise nõuded.

3.2 Instituut võib olla vastutava töötleja rolli kõrval ka volitatud töötleja rollis (nt lepingutes

kontaktisikute või töötajate andmete töötlemisel).

3.3 Volitatud töötlejana töötleb instituut isikuandmeid ainult vastutava töötleja nimel, lepingu

või muu õigusakti alusel.

4. Tegevused ja vastutused

4.1 Instituut on teadlik vastutusest, mis andmekaitsetingimuste kehtestamisega asutusele

kaasneb.

4.2 Instituudi andmekaitsetingimused ei hõlma teisi riiklike registrite ja infosüsteemide,

isikuandmete töötlemise eesmärke, ulatust ja viise, avalikkusele kättesaadavaks tegemise

tingimusi ja isiku poolt enda andmetega tutvumise õigusi ja korda, mis on sätestatud, kas

seadustes (näiteks kohtuekspertiisiseadus) või seadustes sisalduvate volitusnormide alusel

vastu võetud määrustes (näiteks riikliku süüteomenetluse biomeetriaregistri põhimäärus).

4.3 Instituut töötleb isikuandmeid alljärgnevatel juhtudel:

4.3.1 instituudile teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja vm taotluse esitamisel;

4.3.2 olles osaline riigihangetes ja sõlmitud lepingute täitmisel (sh andmesubjektidega

sõlmitud lepingud, töövõtulepingud);

4.3.3 instituuti tööle kandideerimisel;

4.3.4 instituudi külastamisel;

4.3.5 instituudi veebilehe külastamisel;

4.3.6 kohtuekspertiisi infosüsteemi kasutamisel.

4.4 Instituudi tegevused isikuandmete töötlemisel:

4.4.1 Teabenõude, selgitustaotluse, märgukirja vm taotluse esitamine

Märgukirjas, teabenõudes, selgitustaotluses või ka muus taotluses (näiteks isiku

isikuandmetega seotud õiguste kasutamisel) sisalduvaid isikuandmeid kasutatakse

pöördumise läbivaatamiseks ja vastamiseks. Kui isikule vastamiseks peab kelleltki

järelepärimisi tegema, avaldab instituut isiku isikuandmeid üksnes minimaalselt,

hädavajalikus mahus.

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 2(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

Kui instituut peab isikule vastamiseks väljastama isiku või kolmanda isiku

juurdepääsupiiranguga isikuandmed, peab olema veendunud isiku isikusamasuses. Seetõttu

peab isik oma pöördumise omakäeliselt või digitaalselt allkirjastama.

Isiku pöördumise andmestik on avaliku teabe seaduse kohaselt nähtav instituudi

dokumendiregistris. Registreeritud juurdepääsupiiranguga dokumentide puhul on avalikust

dokumendiregistrist nähtavad vaid saatja või saaja initsiaalid, mitte nimi ega dokumendi sisu.

Kui instituuti on saadetud pöördumine, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis

edastab instituut selle asjaomasele asutusele. Instituut teavitab pöördumise edastamisest ka

isikut.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on juurdepääsupiiranguga. Kui keegi tahab (konkreetse)

isiku kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis teabenõude saamisel vaadatakse üle,

kas küsitud dokumenti saab täielikult välja anda või väljastada osaliselt. Juurdepääsu

piiramine sõltub dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud

avaliku teabe seaduses (§ 35).

Sõltumata juurdepääsupiirangust väljastab instituut dokumendi asutusele või isikule, kellel

on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või

kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust (teabenõuded, märgukirjad jne) säilitatakse

dokumendihaldussüsteemis viis aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad

hävitamisele.

Instituudi töötajate ametlikele e-postiaadressidele edastatud e-kirju, mida

dokumendihaldussüsteemis ei registreerita säilitatakse üldjuhul 1 aasta.

Instituudis võib koostada kirjavahetuse statistikat ja kokkuvõtteid (umbisikuliselt (nimedeta))

ning kasutada asutusesiseselt oma töö kvaliteedi hindamiseks.

4.4.2 Riigihangetes osalemine ja sõlmitud lepingute täitmine (sh eraisikutega sõlmitud

lepingud, töövõtulepingud)

Instituut võib isikuandmeid töödelda riigihangetes ja sõlmitud lepingute täitmisel, kui

riigihanke pakkumuses või sõlmitud lepingus on isik kontaktisikuna vmt rollis nimetatud.

Sellisel juhul töötleb instituut isikuandmeid ulatuses, mis on riigihankes osaleva pakkuja või

lepingu täitmisel lepingu partneri esitatud nimetatud eesmärkide täitmiseks. Samad

tingimused laienevad ka juhul, kui lepingu täitmisel kasutatakse mingil põhjusel alltöövõttu.

Lepinguid säilitatakse 10 aastat lepingu lõppemisest. Selle tähtaja ületanud lepingud

kuuluvad hävitamisele ja teave kustutatakse.

4.4.3 Instituuti tööle kandideerimine

Vabade töökohtade info on leitav instituudi kodulehel. Instituuti tööle kandideerides sh

värbamisprotsessis töödeldakse järgmisi kandideerija andmeid (kvalifikatsiooni,

kompetentsuse ja sobivuse hindamiseks):

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 3(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

1. põhiandmed (nimi, kontaktandmed), mis võimaldavad instituudil kandideerijaga suhelda;

2. tööalane teave (haridus, töökogemus ja oskused), mis aitab instituudil hinnata kandidaadi

sobivust töökohale;

3. valikuprotsessi tulemused (testide ja intervjuude tulemused), mis toetavad valikuprotsessi

objektiivsust ja läbipaistvust.

Kandidaadi isikuandmeid töötlevad värbamisprotsessis osalevad töötajad. Teistel töötajatel

juurdepääs tööle kandideerija isikuandmetele puudub.

Kandidaatide isikuandmed kogunevad kandideerimiskuulutuses nõutavate dokumentide

esitamisel, sealjuures:

1. lähtutakse kandidaadi enda avaldatud teabest ning avalikest allikatest (sh meedia, k.a

artiklid, salvestised, suhtlusvõrgustikud, blogid jne; avalikud registriandmed, k.a

karistusregister, äriregister, kohtulahendid jne);

2. on kandidaadil õigus teada, milliseid andmeid on instituut tema kohta kogunud;

3. on kandidaadil õigus instituudi kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi ning esitada

vastuväiteid;

4. eeldab instituut, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija

andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad

nõustunud sellega, et instituut võib nende poole teabe saamiseks pöörduda;

5. ei avaldata kandideerija andmeid teistele kandidaatidele, samuti ei avaldata

kandideerijale teiste kandidaatide andmeid.

Kandidaatide andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud (sh pädevad

asutused) saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandideerijate

isikuandmeid säilitatakse värbamisprotsessi läbiviimiseks ja võimalike õigusvaidluste

lahendamiseks kuni sellise nõude aegumiseni. Kandideerimisprotsessi lõppedes kustutakse

kandideerija andmed, va juhul, kui kandideerija on andnud nõusoleku andmete säilitamiseks

tulevaste tööpakkumiste jaoks. Mittevalituks osutunud kandidaadi kandideerimisdokumente

säilitatakse võimalike õigusvaidluste lahendamise eesmärgil üks aasta alates äraütlevast

otsusest.

Kirjavahetust töösuhete, personali jmt küsimustes säilitatakse 5 aastat. Praktika-, töövõtu-ja

käsunduslepinguid säilitatakse 7 aastat ja töölepinguid 10 aastat alates lepingu lõpetamisest.

Tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

4.4.4 Instituudi külastamine

Instituuti, Tervise 20, Tallinnas kohtumisele või koosolekule tulles võtab külalise(d) vastu

külalise(d) kutsunud töötaja. Instituudi töötajal on õigus instituuti külastatavalt isikult paluda

isikut tõendavat dokumenti, et kontrollida isikusamasust. Instituuti külastatav isik

registreeritakse instituudi külaliste registreerimise programmis.

Vajadusel antakse külalisekaart, millega lubatakse koosolekuruumi. Majas liigutakse

saatjaga.

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 4(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

Instituudi külaliste registreerimise programmi kantud andmeid säilitatakse 12 kuu jooksul

alates instituudi külastamisest ning pärast tähtaja möödumist andmed kustutatakse.

Instituudi hoones (ruumides) ja selle ümbruses on ööpäev läbi toimiv videovalve. Liikumine

hoones ja territooriumil (parklad, hoonega piirnevad alad) salvestatakse turvakaalutlustel.

Videosalvestisi ja uksekaardilogisid haldab instituut. Videosalvestisi säilitatakse 4 kuud ja

uksekaardilogisid 12 kuud.

Instituudi struktuuriüksustesse kohtumisele või koosolekule tulles võtab külalise(d) vastu

külalise(d) kutsunud töötaja.

Lääne-Eesti kohtuarstliku osakonnas on kasutuses SA Pärnu Haigla turvakaamerad, mis on

paigaldatud turvalisuse, patsientide ohutuse ning ravi kvaliteedi tagamise eesmärgil Pärnu

Haigla välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud

sellekohased teavitused.

Lõuna-Eesti kohtuarstliku osakonnas on kasutuses Tartu Ülikooli Biomeedikumi

turvakaamerad, mis on paigaldatud turvalisuse tagamise eesmärgil Biomeedikumi

välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud sellekohased

teavitused. Uksekaardilogisid haldab Biomeedikum.

Ida-Eesti kohtuarstliku osakonnas on kasutuses Riigi Kinnisvara Aktsiaseltsi turvakaamerad,

mis on paigaldatud turvalisuse tagamise eesmärgil osakonna kasutuses oleva hoone

välisterritooriumile ja siseruumidesse. Turvakaamerate lähedusse on lisatud sellekohased

teavitused. Turvakaamerate salvestiste käitlemist haldab Riigi Kinnisvara AS.

4.4.5 Instituudi veebilehe külastamine

Instituudi veebilehte külastades kogutakse järgmisi andmeid:

1. kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiaadress (IP-aadress), millest on võimalik

tuletada kasutatava arvuti või arvutivõrgu internetiteenuse pakkuja nimi ja aadress;

2. kasutatava arvuti veebilehitseja ja operatsioonisüsteemi tarkvaraversioon;

3. veebilehe külastamise aeg (kellaaeg, kuupäev, aasta).

Instituut ei seo IP-aadresse muu isikut tuvastava teabega. Andmeid kogutakse ja säilitatakse

selle kohta, millist veebilehe osa külastati ja kui kaua seal peatuti. Neid andmeid kasutab

instituut külastusstatistika koostamiseks, et selle põhjal veebilehte arendada ja muuta see

külastajasõbralikumaks.

Andmeid säilitatakse 12 kuu jooksul alates veebilehe külastamisest ning pärast tähtaja

möödumist andmed kustutatakse. Andmetele võivad lisaks instituudi töötajatele juurdepääsu

saada Registrite ja Infosüsteemide Keskuse töötajad, kellel on selleks instituudi info- ja

sidesüsteemide ekspluatatsiooni ning hoolduse korraldamise ja teostamisega seotud

tööülesannete täitmisest tulenev otsene vajadus. Muudele isikutele/asutustele võib isiku

andmeid edastada üksnes juhul, kui neil on selleks otsene seadusest tulenev õigus (näiteks

kohus või kohtueelne menetleja) ja põhjendatud vajadus.

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 5(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

Facebooki (Meta), Linkedin’i või Youtube’i lehte instituut ei kasuta.

Küpsised

Infoturbe eesmärgil (õiguslik alus: küberturvalisuse seadus §7 lg 1 p 1 ja 3) kasutatakse

avalikkusele juurdepääsetavatel veebilehtedel CloudFlare’i rakendust, mis lisab kasutaja

arvutisse 2 küpsist (_cf_bm ja_ cfuvid).

Küpsiste seadmise eesmärk on reguleerida liikluskoormust veeblehe paremaks toimimiseks

ning küberintsidentide ennetamiseks ja need ei identifitseeri kuidagi individuaalset

külastajat ega jälita tema tegevust veebis.

Teenust vahendab Justiitsministeeriumi haldusalale Riigi Infosüsteemide Amet.

4.4.6 Kohtuekspertiisi infosüsteemi kasutamine

Kohtuekspertiisi infosüsteemi (edaspidi KEIS) peetakse instituudi kohtuekspertiisiseadusest

tulenevate ülesannete täitmiseks.

Kohtuekspertiisiseaduse alusel kantakse KEISi:

1. andmed ekspertiiside ja uuringute kohta, sealhulgas isikuandmed;

2. andmed ekspertiisiks ja uuringuks esitatud materjalide ja asitõendite kohta;

3. andmed menetlusasjadega mitteseotud tasuliste uuringute kohta, sealhulgas isikuandmed;

4. andmed võrdlusmaterjali kohta.

KEISi kantud andmeid säilitatakse kohtuekspertiisiseaduses vm seaduses sätestatud aja

jooksul. Säilitustähtaja möödumisel kantakse KEISi kantud andmed arhiivi ning säilitatakse

kohtuekspertiisiseaduses vm seaduses sätestatud arhiveerimistähtaja jooksul, mille

möödumisel need kustutatakse. Andmete alusdokumente säilitatakse elektroonsel kujul või

paberkandjal vähemalt sama kaua, kui andmed on kantud KEISi. Tähtaja möödumisel võib

paberkandjal alusdokumendid arhiiviseaduse alusel viia üle vastavasse arhiivi või otsustada

nende hävitamise. Elektroonsel kujul säilitatavatele alusdokumentidele kohaldatakse KEISi

kantud andmete kohta sätestatut.

KEISi volitatud töötleja on instituut ning haldajaks Registrite ja Infosüsteemide Keskus.

KEISi kantud andmetele juurdepääsu võivad saada vastutava töötleja, volitatud töötleja ja/või

halduri töötajad, kui selline vajadus tuleneb nende tööülesannetest.

Muudel isikutele/asutustel on KEISi andmetele juurdepääsuõigus järgmistel juhtudel:

1. riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutusel ning juriidilisel või füüsilisel isikul seadusega

sätestatud ülesannete täitmiseks;

2. välisriigi asutusel ja isikul, kui see õigus on sätestatud välislepinguga.

5 Seonduvad dokumendid

5.1 ELi isikuandmete kaitse üldmäärus 2016/679 artikkel 12 „Selge teave, teavitamine ja

andmesubjekti õiguste teostamise kord“;

5.2 Isikuandmete kaitse seadus;

5.3 Avaliku teabe seadus;

5.4 Küberturvalisuse seadus;

Kinnitatud 04.12.2024

käskkirjaga nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituut Sari: 1-1

Versioon: 1

Dokumendi liik: Haldustegevuse korrad, eeskirjad ja

juhendid

Lk: 6(6) Koostatud: 21.11.2024

Pealkiri: Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimused

Koostas: M. Pallas Haldaja: asjaajamisjuht

5.5 Kohtuekspertiisiseadus;

5.6 KEISi põhimäärus.

KÄSKKIRI

Tallinn 04.12.2024 nr 171

Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi

andmekaitsetingimuste kinnitamine

Justiitsministri 04.10.2023 määruse nr 25 „Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi põhimäärus“ § 11

lg 1 p 4 alusel ja ELi isikuandmete kaitse üldmääruse 2016/679 artiklis 12 „Selge teave,

teavitamine ja andmesubjekti õiguste teostamise kord“ sätestatud nõuete täitmiseks ja füüsiliste

isikute teavitamiseks nii andmete töötlemise põhimõtetest kui ka õiguste tagamisest:

1. Kinnitan Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi andmekaitsetingimused, versioon 1 (lisatud).

2. Asjaajamisjuhil teavitada käskkirjast kõiki Eesti Kohtuekspertiisi Instituudi töötajaid.

(allkirjastatud digitaalselt)

Gunnar Tasa

arenduse asedirektor

direktori ülesannetes

Merilyn Pallas 663 6608; [email protected]