Käskkiri

KINNITANUD

{ametikoht}

{reg.kpv}

käskkirjaga nr {viit}

Rail Baltic projekti

kontrollprotseduurid

2025

2

Sisukord

Kasutatud lühendid ..................................................................................................................... 3

1. Sissejuhatus ......................................................................................................................... 4

2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll ...................................................................................... 4

3. Riigihangete eelkontrolli protseduur ................................................................................... 5

3.1 Dokumentide esitamine ............................................................................................... 7

3.2 Riigihanke alusdokumentide kontroll .......................................................................... 7

3.3 Riigihanke menetluse kontroll ..................................................................................... 8

3.4 Hankelepingu muudatuste kontroll .............................................................................. 9

4. Kuludokumentide järelkontroll ........................................................................................... 9

5. TTJA aruandlus ................................................................................................................. 11

6. Kontrollprotseduuride uuendamine .................................................................................. 12

Kasutatud lühendid

CEF Euroopa Ühendamise Rahastu

CS Contracting Scheme

DHS TTJA dokumendihaldussüsteem

IBA Inter-Beneficiary Agreement

INEA Innovatsiooni ja Võrkude Rakendusamet

JKS juhtimis- ja kontrollsüsteemide kirjeldus

KLIM Kliimaministeerium

MaaA Maa-amet

NSA Riiklik ohutusasutus

PE TTJA projektiekspert

RBE OÜ Rail Baltic Estonia OÜ

RBR RB Rail AS

RHR Riigihangete register

RHS Riigihangete seadus

RO CEF toetusleping

RTT TTJA raudteetalitus

TRAM Transpordiamet

TTJA Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet

4

1. Sissejuhatus

Riigikogu ratifitseeris 19.06.2017 Eesti Vabariigi valitsuse, Läti Vabariigi valitsuse ning Leedu

Vabariigi valitsuse vahelise Rail Baltic/Rail Baltica raudteeühenduse rajamise kokkuleppe (RB

RV kokkulepe). Selle leppe järgi rajavad Balti riigid omavahelises koostöös Euroopa

standardrööpmelaiusega (1435mm) Rail Balticu raudteetrassi koos seonduva taristuga ja

rahastavad raudtee ehitust Euroopa ühendamise rahastust (edaspidi ka CEF) koos riikidepoolse

omafinantseeringuga (edaspidi Rail Baltic projekt).

Rail Baltic projekt on läbi ajaloo üks Eesti suurimaid investeeringuid transpordi infrastruktuuri.

Rail Baltic on uus Euroopa rööpmelaiusega kiire raudtee, mis ühendab Balti riigid Lääne-

Euroopa raudteevõrguga. Raudtee trass kulgeb Tallinnast Pärnu, Riia ja Panevežyse kaudu

Kaunaseni, kust edasi ühendub see Leedu piiril Poola raudteevõrgustikuga. Raudtee pikkus läbi

kolme Balti riigi on 870 km, sellest Eestis 213 km (Rail Baltic pikkus Eestis sisaldab nii

Muugalt algava kaubaveo- kui Ülemistelt algava reisiveoharu pikkust).

Rail Baltic projekti koordineerimiseks on Eesti, Läti ja Leedu riigi asutatud äriühingud loonud

ühise äriühingu RB Rail AS (RBR), milles kõikidel riikidel on oma äriühingute kaudu 1/3

suurune osalus. Kolm Balti riiki on projekti keskseks koordinaatoriks määranud RBR-i. Projekti

rahastamist Euroopa ühendamise rahastust taotlevad riigid koos RBR-ga. CEF vahendite

kasutamist reguleerivad Euroopa Komisjoni ning liikmesriikide ja RBR vahel sõlmitud CEF

toetuslepingud. Rail Baltic projekti elluviimise eest ning CEF vahendite kasutamise eest riikide

territooriumitel vastutavad riigid. Eestis on Rail Baltic projektiga seotud peamiselt

Kliimaministeerium (KLIM), Rail Baltic Estonia OÜ (RBE OÜ), Maa-amet (MaaA),

Transpordiamet (TRAM) ning Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (TTJA). Lisaks viib

vastavalt Contracting Scheme’is sätestatule teatud tegevusi Eesti territooriumil ellu ka RBR.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (MKM) kehtestas Rail Baltic Euroopa

ühendamise rahastu projekti Eesti-sisese juhtimis- ja kontrollisüsteemi (JKS) 05.12.2019

käskkirjaga nr 24.4-6/19-0100/9093. JKS peamised eesmärgid on Eesti osapoolte ülesannete,

tegevuste elluviimise ja raha kasutamise läbipaistvuse ja kontrollitavuse tagamine ning projekti

teostamise ja tulemustega seotud riskide maandamine. JKS määrab TTJA-le kontrolltoimingute

teostamise ning käesolevate protseduuride koostamise kohustuse.

Käesolevad protseduurid reguleerivad Rail Baltic projekti Eesti territooriumil toimuva CEF

toetusest rahastatavate tegevuste riigihangete läbiviimise ja tehtud kulutuste järelevalvet.

2. Rail Baltic osapooled ja TTJA roll

Rail Baltic projekti rakendamisega Eestis on peamiselt seotud KLIM, RBE OÜ, RBR, MaaA,

TRAM ning TTJA. RBR on sissejuhatuses nimetatud kokkulepete kohaselt projekti

koordinaator, läbi kelle käib muu hulgas suhtlus Euroopa Komisjoni Innovatsiooni ja Võrkude

Rakendusametiga (INEA). KLIM esindab projektis Eesti riigi huvisid ning koordineerib

projekti Eestis. CEF toetuslepingutes nimetatud konkreetsete Eestis toimuvate tegevuste

elluviimise, mille täitmine ei ole antud RBR-le, on KLIM vastava teostuskokkuleppega

delegeerinud RBE OÜ-le. KLIM kontrollib RBE OÜ tegevust läbi äriühingu nõukogu.

5

Arvestades RB projekti tegevuste mahtu ja spetsiifilisust peab KLIM lisaks sellele vajalikuks

TTJA täiendavat kontrolli Rail Baltic projekti Eesti-siseste tegevuste vastavuse kohta projekti

eesmärkidele, toetuslepingutele ja asjakohastele õigusaktidele. MaaA vastutab projekti

elluviimiseks vajalike maade omandamise eest. TRAM põhiliseks rolliks on riigimaanteedele

jäävate maanteeviaduktide ehitamise korraldamine.

TTJA rolliks on seadustest tulenevalt Rail Baltic raudtee eriplaneeringu trassikoridori jäävate

ehitiste ehitus- ja kasutuslubade väljastamine ning vajadusel projekteerimistingimuste

väljastamine. TTJA on samuti Eestis raudtee ohutusasutus (National Safety Authority - NSA).

Täiendavalt täidab TTJA järelevalvefunktsiooni Rail Baltic projekti Eesti osapoolte (v.a RB

Rail AS) riigihangete korraldamise ja tehtud kulude üle.

TTJA JKS-st tulenevad peamised ülesanded1:

1) teostada eelkontrolli RBE OÜ ja teiste Rail Baltic projekti Eesti osapoolte riigihangete

üle (sh hankelepingute muudatuste üle);

2) teostada järelkontrolli eelkontrolli läbinud riigihangete elluviimise raames tellitud tööde

ja teenustega seotud kuludokumentide üle;

3) koostada, kinnitada ja uuendada CEF toetusest rahastatavate riigihangete eelkontrolli

ning eelkontrolli läbinud hangete kulude järelkontrolli protseduurid;

4) osaleda RB projekti Eesti-sisese riskijuhtimissüsteemi välja töötamises koos KLIM-i ja

RBE OÜ-ga;

5) anda KLIM-le ülevaade hangete eelkontrolli ja kuludokumentide järelkontrolli osas,

sealhulgas teha KLIM-le soovitusi avastatud rikkumiste kõrvaldamiseks; tuvastatud

rikkumistest;

6) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste (sealhulgas

projekteerimistingimuste väljastamine ning loamenetluste läbiviimine) täitmise

tööplaan KLIM-le iga aasta 1. poolaasta kohta hiljemalt eelneva aasta 15. detsembriks

ja 2. poolaasta kohta 15. juuniks;

7) esitada CEF toetusest finantseeritud TTJA tegevuste täitmiseks eraldatud rahaliste

vahendite kasutamise ja projekti loamenetluste staatuse aruanne 1. poolaasta kohta

hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta 15. jaanuariks.

3. Riigihangete eelkontrolli protseduur

TTJA viib läbi hangete eelkontrolli kõigile Rail Baltic projekti elluviimiseks vajalikele ja CEF

kaasrahastuse toel korraldatavatele hangetele, mille eeldatav maksumus ületab RHS §-s 14

sätestatud riigihanke piirmäära. Eelkontrolli läbiviimise käigus kontrollitakse kogu

hankemenetluse protsessi vastavust RHS-s sätestatud nõuetele, RO-le ja muudele Rail Baltic

projekti raames koostatud juhendmaterjalidele. Riigihangete eelkontrolli protseduur koosneb

alusdokumentide kontrollist, menetluse kontrollist ning hankelepingu muudatuste kontrollist.

1 Käesoleva protseduuriga reguleeritud ülesanded on alla joonitud.

6

Hangete eelkontrolli protseduuri Rail Baltic projekti elluviimisel iseloomustab järgnev

vooskeem:

7

3.1 Dokumentide esitamine

Hanked viiakse üldreeglina läbi riigihangete registris (RHR). Erandjuhtudel (tõrked RHR-i töös

või muud erakorralised asjaolud, mis ei võimalda hanget RHR-s läbi viia) võib hankija esitada

riigihangete eelkontrolli protseduuri läbiviimiseks vajalikud dokumendid elektroonselt TTJA

PE-le. Nimetatud juhul registreeritakse saabunud dokumendid TTJA DHS-s hiljemalt järgmisel

tööpäeval dokumentide saabumisest.

1. Hankemenetlus RHR-s

1.1. Hankija valmistab kogu hanke väljakuulutamiseks vajaliku materjali (hanketeade,

hanke alusdokumendid jm) ette RHR-s ning teavitab materjalide valmimisest e-kirjaga

PE-d.

2. Hankemenetlus väljaspool RHR-i

2.1. Juhul, kui hankija viib riigihanke erandkorras läbi väljaspool RHR-i, esitab hankija

TTJA-le riigihangete eelkontrolli protseduuri teostamiseks järgmised dokumendid

enne nende kinnitamist:

2.1.1. Hanketeade ja hanke alusdokumendid;

2.1.2. Hankemenetlusega seotud muutmisdokumendid (hanketeate,

hankedokumentide, hankelepingu projekti jmt muutmine);

2.1.3. Pakkujate/huvitatud osapoolte küsimused ning päringud hanke kohta ja hankija

vastused neile ning hankija päringud pakkujatele pakkumuse või muude esitatud

dokumentide kohta;

2.1.4. Taotlejate ja pakkujate kvalifitseerimise otsuse projekt (sh protokoll);

2.1.5. Pakkumuste vastavaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll);

2.1.6. Pakkumuste hindamise ja edukaks tunnistamise otsuse projekt (sh protokoll);

2.1.7. Pakkumuste tagasilükkamise otsuse projekt (sh protokoll);

2.1.8. Põhjendused riigihanke menetlusliigi valikul, juhul, kui hankija ei plaani

riigihanget läbi viia avatud või piiratud hankemenetlusena.

3.2 Riigihanke alusdokumentide kontroll

Pärast teavituse laekumist hanke algatamiseks vajalike dokumentide lisamisest RHR-i või

dokumentide laekumist TTJA-sse väljaspoolt RHR-i, teostab PE hanke alusdokumentide

eelkontrolli 5 tööpäeva jooksul. Kui infovahetus toimub RHR-i kaudu, määratakse PE

riigihangete registris hindaja staatusesse.

3. Riigihanke alusdokumentide kontrolli toimingud

3.1. PE kontrollib hankedokumentide vastavust RHS-le, RO-le ja muudele asjakohastele

aktidele;

3.2. Kontrolli tulemusel täidab PE riigihangete kontroll-lehe (Lisa 3) need osad, mis

puudutavad riigihanke alusdokumente;

3.3. Vajadusel küsib PE hankedokumentide kontrolli käigus nõu TTJA Ehitus- ja

raudteeosakonna spetsialistidelt;

3.4. Kontrolli käigus puuduste tuvastamisel annab PE hankijale mõistliku tähtaja

paranduste tegemiseks;

8

3.5. Korrektuuride tegemise järel teavitab hankija parandatud hankedokumentide lisamisest

RHR-i (või saadab need elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR-

i), mille järel kontrollib PE, kas puudused on eemaldatud;

3.6. Kui hankedokumendid vastavad nõuetele, lisab PE läbi RHR-i oma kooskõlastuse (või

saadab kooskõlastuse elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR-i);

3.7. Juhul, kui hankedokumentides esineb ilmselge vastuolu RHS-s, RO-s või muudes

asjakohastes aktides sätestatuga ning hankija keeldub kontrolli käigus tuvastatud

puuduste parandamisest, koostab PE kirjaliku pöördumise KLIM-le. Kirjalik

pöördumine peab sisaldama vähemalt tuvastatud vastuolu ning vastuolu

kõrvaldamiseks astutud sammude põhjalikku kirjeldust. Kirjaliku pöördumise

allkirjastab TTJA Raudteetalituse (RTT) juhataja. TTJA kirjaliku pöördumise alusel

otsustab KLIM sanktsioonide rakendamise vajaduse üle vastavalt oma sisemisele

korrale.

3.3 Riigihanke menetluse kontroll

Pärast riigihanke alusdokumentide kontrolli jääb PE hankemenetluses osalema vaatlejana ning

viib pisteliselt läbi hankemenetluse kontrolli.

4. Riigihanke menetluse kontrolli toimingud

4.1. PE valib vaatluse käigus pisteliselt välja hankemenetlused, mille puhul näeb vajadust

hankemenetluse kontrolli läbi viia;

4.2. PE kontrollib menetluse (pakkumuste kontrolli ja lepingu sõlmimise) vastavust RHS-

le, RO-le ja muudele asjakohastele aktidele;

4.3. Kontrolli tulemusel täidab PE riigihangete kontroll-lehe (Lisa 3) need osad, mis

puudutavad hankemenetluse läbiviimist kuni hankelepingu sõlmimiseni;

4.4. Vajadusel küsib PE hankemenetluse kontrolli käigus nõu TTJA Ehitus- ja

raudteeosakonna spetsialistidelt;

4.5. Kontrolli käigus puuduste tuvastamisel annab PE hankijale mõistliku tähtaja

paranduste tegemiseks;

4.6. Korrektuuride tegemise järel teavitab hankija paranduste lisamisest RHR-i (või saadab

need elektrooniliselt, kui hankemenetlus toimub väljaspool RHR-i), mille järel

kontrollib PE, kas puudused on eemaldatud;

4.7. Kui PE leiab, et hankemenetlus vastab nõuetele, saadab ta hankemenetluse lõppedes

RBE-le kinnituse, et menetluse kontroll on teostatud ning puudusi ei leitud;

4.8. Hankija on kohustatud e-posti teel PE-le teadmiseks saatma sõlmitud hankelepingute

koopiad;

4.9. Juhul, kui hankedokumentides esineb ilmselge vastuolu RHS-s, RO-s või muudes

asjakohastes aktides sätestatuga ning hankija keeldub kontrolli käigus tuvastatud

puuduste parandamisest, koostab PE kirjaliku pöördumise KLIM-le. Kirjalik

pöördumine peab sisaldama vähemalt tuvastatud vastuolu ning vastuolu

kõrvaldamiseks astutud sammude põhjalikku kirjeldust. Kirjaliku pöördumise

allkirjastab TTJA Raudteetalituse (RTT) juhataja. TTJA kirjaliku pöördumise alusel

otsustab KLIM sanktsioonide rakendamise vajaduse üle vastavalt oma sisemisele

korrale.

9

3.4 Hankelepingu muudatuste kontroll

Hankijal on kohustus kõik hankelepingu muudatused kooskõlastada TTJA-ga enne nende

muudatuste elluviimist. Hankelepingu muudatuste kooskõlastamiseks esitab hankija PE-le

hankelepingu muudatuse eelnõu, millele on lisatud muudatuse vajaduse põhjendus ning

vajadusel hinnakalkulatsioon/hinnapakkumus. Kui PE leiab, et kõik vastab nõuetele, annab ta

RBE-le kooskõlastuse. Kui hankelepingu muudatus ei vasta nõuetele, annab PE hankijale

mõistliku tähtaja paranduste tegemiseks.

4. Kuludokumentide järelkontroll

TTJA teostab Rail Baltic projekti raames eelkontrolli läbinud hangetega seotud

kuludokumentide järelkontrolli. Kontrolli käigus vaadatakse üle TTJA poolt positiivse

hinnangu saanud hankelepingute alusel tehtud väljamaksed ning võrreldakse neid

hankelepingus sätestatud tingimustega, Rail Baltic projekti tegevuste eelarvega ning üldiste

CEF abikõlblikkuse kriteeriumitega.

10

Kuludokumentide järelkontrolli läbi viimise üldine menetlus on kujutatud järgneval

vooskeemil:

11

1. Väljamaksete aruande esitamine ja menetlemine

1.1. Tegevuse elluviija esitab ühe kalendrikuu jooksul laekunud ja tasutud arvete osas, mille

aluseks on eelkontrolli läbinud riigihankeleping, järgmise kalendrikuu 15. kuupäevaks

protseduuri lisa 5 kohase kuludokumentide aruande;

1.2. Aruande lisadena peab tegevuse elluviija esitama muuhulgas ka järgmised

dokumendid:

1.2.1. Kehtiva krediidiasutuse garantii, kui see on lepinguga nõutud;

1.2.2. Tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid;

1.2.3. Muud lepingus ette nähtud tööde teostamise kulgu kirjeldavad dokumendid;

1.2.4. Kuludokumendi koopia;

1.2.5. Kulude väljamaksmist tõendav raamatupidamissüsteemi väljavõtte.

1.3. Väljamaksete aruanne registreeritakse TTJA DHS-s PE poolt hiljemalt järgmisel

tööpäeval alates selle saabumisest;

1.4. PE viib läbi kuludokumentide järelkontrolli 10 tööpäeva jooksul väljamaksete aruande

saabumisest.

1.5. Kontrolli tulemusel täidab PE arvete kontroll-lehe (Lisa 4), võrreldes kuludokumente

hankelepingus sätestatud tingimustega, Rail Baltic projekti tegevuste eelarvega ning

üldiste CEF abikõlblikkuse kriteeriumitega;

1.6. Juhul, kui esitatud aruandes probleeme ei esinenud, teavitab PE sellest e-kirja teel

tegevuse elluviijat hiljemalt 2 tööpäeva pärast aruande läbivaatamist;

1.7. Kahtluste tekkimisel tasutud kuludokumentide nõuetele vastavuse osas küsib PE

tegevuse elluviijalt selgitusi. Juhul, kui tegevuse elluviija ei suuda piisavalt selgitada

tuvastatud kõrvalekaldeid, teeb PE tegevuse elluviijale ettepaneku viia

kuludokumendid ja tehtud kulutused kooskõlla hankelepingute või CEF

rahastusotsuste nõuetega;

1.8. Juhul, kui toetuse saaja keeldub korrektuure tegemast, koostab PE kõiki asjaolusid

kirjeldava seletuskirja, mis edastatakse RTT juhatajale läbi vaatamiseks ning

allkirjastamiseks. Seletuskiri koos ettepanekuga finantskorrektsiooni läbi viimiseks

saadetakse TTJA poolt KLIM-le rikkumise täiendavaks hindamiseks ning otsuse

tegemiseks, kas algatada finantskorrektsiooni tegemine või mitte.

5. TTJA aruandlus

TTJA esitab kontrolltoimingute teostamise kohta KLIM-le aruandeid iga poolaasta.

PE koostab 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta hiljemalt 15.

jaanuariks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase

hangete aruande. Koostatud aruande edastab PE RTT juhatajale kinnitamiseks, mille järel

edastatakse aruanne KLIM-le ametliku kirjaga hiljemalt poolaasta 15. kuupäevaks.

PE koostab 1. poolaasta kohta hiljemalt 15. juuliks ning 2. poolaasta kohta hiljemalt 15.

jaanuariks aruandeperioodil läbi viidud hangete eelkontrolli protseduuri osas Lisa 1 kohase

arvete aruande. Koostatud aruande edastab PE RTT juhatajale kinnitamiseks, mille järel

edastatakse aruanne KLIM-le ametliku kirjaga hiljemalt poolaasta 15. kuupäevaks.

12

Välja arvatud erijuhtumite korral (nt vaidlus tegevuse elluviijatega) esitatakse mõlemad

aruanded KLIM-le ühe dokumendina.

6. Kontrollprotseduuride uuendamine

TTJA vaatab koostatud kontrollprotseduurid üle vähemalt iga nelja aasta tagant, vajadusel

tihemini. Kontrollprotseduuride ülevaatamisel hinnatakse eelkõige seniste kontrolltoimingute

tulemuslikkust ning antakse hinnang kontrolltoimingute piisavusele lähtudes muuhulgas Rail

Baltic projekti riskijuhtimissüsteemist. Ülevaatuse käigus otsustatakse, kas

kontrollprotseduurid vajavad uuendamist, või mitte.

Erandjuhtudel, nagu JKS-i või muude Rail Baltic projekti elluviimist mõjutavate

alusdokumentide muutmise järel algatatakse kontrollprotseduuride ülevaatamine TTJA PE

poolt viivitamatult pärast alusdokumendi muudatuste jõustumist.

KÄSKKIRI

18.12.2024 nr 1-2/24-081

Rail Baltic projekti kontrollprotseduuride

kinnitamine

Tulenevalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kantsleri 05.12.2019 käskkirja nr

24.4-6/19-0100/9093 punktist 2.6.3 ning majandus-ja taristuministri 07.12.2018 määruse nr 62

„Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ § 5 lõike 2 alusel

kinnitan

1. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid;

2. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 1 TTJA tegevusaruanne;

3. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 2 Vooskeemid;

4. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 3 Riigihangete eelkontrolli kontroll-lehed;

5. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 4 Arvete järelkontrolli kontroll-leht;

6. Rail Baltic projekti kontrollprotseduurid Lisa 5 Arvete aruandluse vorm projekti ellu

viivale asutusele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kristi Talving

peadirektor

Ingrid Jakobson