Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Ülle Tamme

[email protected]

Teie 09.12.2024 ja 02.01.2025 Meie 06.01.2025 nr 2.2-9/25/11-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie selgitustaotluse töötajate lähedaste isikuandmete

töötlemise kohta.

1. Küsite pöördumises kas töötaja ülalpeetavate/pereliikmete kohta on teavet töösuhte ajal

vaja/lubatud töödelda? Kui jah, siis millisel alusel?

Esmalt tuleks tööandjal esitada endale küsimus, milleks on ettevõttel vaja töötajate lähedaste

andmeid. Lihtsalt igaks juhuks andmete kogumine ei ole kooskõlas andmekaitse reeglitega.

Näiteks ei ole Andmekaitse Inspektsiooni hinnangul põhjendatud tööandja nõue lihtsalt igaks

juhuks tööle asudes loetleda üles kõik oma lähedased (vanemad, õed-vennad, abikaasa, lapsed)

ning nii enda kui lähedaste aadressid, töökohad ning õppeasutused. Töötaja poolt peab lähedaste

kohta andmete esitamine toimuma vajaduspõhiselt kooskõlas andmekaitset reguleerivate

õigusaktidega ehk siis seadusest tuleneva aluse olemasolul. Seda, millisel eesmärgil ja alusel

andmetöötleja andmeid töötleb, peab andmetöötleja ise teadma. Kui alus andmetöötluseks puudub,

siis andmeid töödelda (sh koguda töötaja lähedaste andmeid ning neid säilitada) ei tohi.

Isikuandmete kaitse nõuded Eestis on sätestatud peamiselt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu

määruses (EL) 2016/679 (IKÜM) ning isikuandmete kaitse seaduses (IKS). Töötajate andmete

töötlemist reguleerivaid norme sisaldavad ka näiteks töölepingu seadus (TLS), töötervishoiu ja

tööohutuse seadus (TTOS), aga ka näiteks raamatupidamise seadus (RPS) aga ka teised õigusaktid.

Isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 sätestab peamised andmetöötluspõhimõtted.

Selle sätte kohaselt peab isikuandmete töötlemine olema seaduslik ja andmesubjektile läbipaistev

(art 5 lg 1 p a); samuti tohib isikuandmeid koguda üksnes kindlaksmääratud õiguspärastel

eesmärkidel (art 5 lg 1 p b) ning koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe andmeid (art

5 lg 1 p c). Igal juhul tuleb Teil läbi mõelda, kas küsite minimaalselt vajalikku andmekoosseisu

eesmärgi täitmiseks ja kas andmesubjektid on sellisest andmetöötlusest enne andmete kogumist

informeeritud.

Nagu varasemalt selgitasin siis seda, millisel õiguslikul alusel ja eesmärgil andmetöötlust läbi

viiakse, peab IKÜM art 5 lg 2 kohaselt selgitama ja tõendama andmetöötleja ehk ettevõte

ise. IKÜM artikkel 6 loetleb peamised õiguslikud alused andmetöötluseks (töösuhetes peamiselt

lepingu täitmine (art 6 lg 1 p b) ja õigustatud huvi (art 6 lg 1 p f).

Tööandja võib isikuandmeid töösuhtes töödelda töötajaga sõlmitud lepingu täitmiseks niivõrd kui

see on vajalik seatud eesmärkide saavutamiseks. Töölepingu seaduse kohaselt teatab töötaja

2 (2)

tööandja soovil tööandjat kõigist töösuhtega seonduvatest olulistest asjaoludest, mille vastu

tööandjal on õigustatud huvi1. Eelpoolkirjeldatud aluste kõrval tuleneb paljude isikuandmete

töötlemise, sh edastamise kohustus erinormidest ja –seadustest (näiteks maksuseadused, tervishoiu

korraldust reguleerivad seadused). Nii näiteks on seadustega reguleeritud, milliseid andmeid peab

iga tööandja edastama Maksu- ja Tolliametile, Tööinspektsioonile, Tervisekassale jt.

Näiteks näeb töölepingu seadus ette mitmesuguseid töötaja isikust ja tema perekondlikest seostest

tulenevaid puhkusi. Selliseks põhjusteks on näiteks lapse sündimine või lapsendamine (rasedus-

ja sünnituspuhkus; isapuhkus; lapsendaja või lapse kasvatamine (lapsehoolduspuhkus;

lapsepuhkus; tasustamata lapsepuhkus). Selliste puhkuste andmiseks on tööandjal vaja andmeid

puhkuse saamist õigustava asjaolu kohta. Osades ettevõtetes tuleb tööle asumise eeltingimusena

täita enda ja oma lähedaste majanduslike huvide deklaratsioon. Selle eesmärgina on nimetatud

töötaja ja ettevõtte vaheliste huvide konflikti vältimist. Kuivõrd Teie küsimus puudutas töötajate

lähedaste andmete töötlemist töösuhetes üldiselt ning see sõltub paljuski konkreetsest töökohast,

töösuhtest ja selle eripäradest, siis ei saa inspektsioon siinkohal tuua lõplikku loetelu olukordadest

või näidetest töösuhetes andmete töötlemise kohta, kuid soovitan tutvuda Andmekaitse

Inspektsiooni isikuandmete töötlemise üldjuhendiga, kus on kirjas kõige olulisem, mida

isikuandmete töötleja peab teadma. Samuti on antud juhul oluline juhend isikuandmete

töötlemisest töösuhetes2.

2. Lisaks küsite, kas ja kui kaua on ülalpeetavate/pereliikmete kohta õigust andmeid säilitada

pärast töötaja töösuhte lõppemist? Kui jah, siis mis alusel ja kui kauaks?

Ka andmete säilitamine on andmetöötlus ja selles peab olema konkreetne põhjus, sest niisama

(igaks juhuks) ei tohi andmeid töödelda. Mõnel juhul tuleneb andmete säilitamise kohustus ja

tähtaeg seadusest. TLS § 5 lg 5 kohaselt säilitab tööandja töölepingu kirjalikku dokumenti

töölepingu kehtivuse ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates. TTOS § 24 lg 11 kohaselt

säilitatakse tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid 55 aastat. Raamatupidamise

seaduse § 12 lg 1 kohaselt peab raamatupidamise dokumente säilitama 7 aastat. Selliseid

eritähtaegu tuleneb veel ka teistest seadustest.

Isegi kui konkreetne isikuandmete säilitustähtaeg ei tulene otseselt mõnest seadusest, tuleb siiski

järgida andmetöötluse põhimõtteid, mis tulenevad IKÜM artiklist 5, näiteks minimaalsuse ja

eesmärgipärasuse põhimõtted, mille kohaselt andmeid tuleb koguda võimalikult vähe lähtudes

eesmärgist ning säilitada neid ainult seni, kuni andmeid vajatakse. Oluline on ka see, et ühel

eesmärgil kogutud andmeid ei või kasutada hiljem mingil muul eesmärgil.

Loodan, et selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Mari-Liis Uprus

jurist

peadirektori volitusel

1 TLS § 15 lg 2 p 8 2 Tegemist on juhendiga, mis on loodud isikuandmete kaitse seaduse alusel ning enne IKÜMi ning juhend on seetõttu

uuendamisel, kuid isikuandmete töötlemise põhimõtted on siiski samaks jäänud.