Riigi Infosüsteemi Ameti lähetuste korra kinnitamine

KÄSKKIRI

09.01.2025 nr 1.1-2/25-002

Riigi Infosüsteemi Ameti lähetuste korra

kinnitamine

Majandus- ja kommunikatsiooniministri 25.04.2011. a määruse nr 28 ,,Riigi Infosüsteemi

Ameti põhimäärus“ § 15 punkti 2 ja § 16 lg 1 alusel:

1. Kinnitan Riigi Infosüsteemi Ameti lähetuste korra (lisatud käskkirjale).

2. Tunnistan kehtetuks 23.12.2015 käskkirja nr 1-2/15-110 „Riigi Infosüsteemi Ameti

lähetuste kord“.

3. Käskkiri jõustub tagasiulatuvalt 01.01.2025.

(allkirjastatud digitaalselt) Joonas Heiter

peadirektor

Teadmiseks: kõik teenistujad

2

Lisa 1

KINNITANUD

peadirektor

09.01.2025

käskkirjaga nr 1.1-2/25-002

RIIGI INFOSÜSTEEMIAMETI LÄHETUSTE KORD

1. Üldsätted

1.1. Käesolev kord reguleerib töö- ja koolituslähetuste taotlemist, vormistamist ja

aruandluse esitamist Riigi Infosüsteemi Ametis (edaspidi RIA) ja on kohustuslik

täitmiseks kõigile RIA ametnikele ja töötajatele (edaspidi ühiselt nimetatud

teenistuja).

1.2. Korra koostamisel on lähtutud avaliku teenistuse seadusest, töölepingu seadusest,

Vabariigi Valitsuse 25.06.2009 määrusest nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste

maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja

kord“, ja Vabariigi Valitsuse 19.12.2012 määrusest nr 112 „Ametniku

teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise

tingimused ja kord ning päevarahamäär”.

1.3. Lähetuseks loetakse teenistuja suunamist kindlaksmääratud ajavahemikuks töö- või

teenistusülesande täitmisele või tööalasele enesetäiendamisele väljapoole alalise töö-

või teenistuskoha asukohta.

1.4. Lähetused jagunevad:

1) siselähetus – töö- või teenistusülesannete täitmine väljaspool alalise töö- või

teenistuskoha asukohta Eesti piires;

2) välislähetus – töö- või teenistusülesannete täitmine välisriigis, esinemine

konverentsil;

3) sise-koolituslähetus – koolitusel osalemine väljaspool alalist töö- või

teenistuskoha asukohta Eesti piires;

4) välis-koolituslähetus – koolitusel ja konverentsil osalemine välisriigis.

1.5. Kõik teenistujani jõudvad kutsed RIA esindamiseks välisriikides, ettekanded

konverentsidel ja seminaridel ning muu oskusteabe jagamine tuleb edastada

lähetatava vahetule juhile ja rahvusvaheliste suhete juhile. Kavandatavast

välislähetusest kohustub teenistuja teavitama oma vahetut juhti ja rahvusvaheliste

suhete juhti enne lähetuskorralduse vormistamist riigitöötaja iseteenindusportaalis

(edaspidi RTIP).

1.6. Teenistuja ei lähe üldjuhul lähetusse varem kui üritusele vahetult eelneval päeval ega

naase hiljem kui ürituse lõppemisele järgneval päeval. Punktis 2.8 nimetatud

lähetuskorralduse kinnitaja otsusel ja võttes arvesse ökonoomsuse aspekti, võib sellest

nõudest teha põhjendatud erandeid.

Erinevus on lubatud üksnes juhul, kui:

1.6.1. lähetusse minekuks või tagasisõiduks soetatakse soodsama hinnaga sõidupilet

nii, et lähetusse mineku ja tagasisõidu kuupäevade sisse jääb nädalavahetus ning

tingimusel, et välislähetust ületavate välisriigis viibitud päevade eest teenistujale

päevaraha ei maksta ja majutust ei tagata. Lähetuse korraldusele lisatakse

soodsama või sama hinna tõendamiseks võrreldavad hinnapakkumised.

3

1.6.2. Kui teenistuja soovib viibida välisriigis enne lähetuse ametlikku algust või pärast

selle lõppu väljaspool nädalavahetust, tuleb vormistada puhkus ning hankida

iseseisvalt lennupilet reisimiseks puhkusel viibimise ajaks. Juhul, kui puhkus

jääb lähetuse algusesse, on teenistujal kohustus tasuda lähetusse suundumise

lennupileti eest isiklike vahenditega. Kui puhkus pikendab lähetuse lõppu, tuleb

tagasisõidu lennupileti eest tasuda teenistuja isiklike vahenditega.

1.6.3. Erisused eeldavad taasesitamist võimaldavat kirjalikku kokkulepet

peadirektoriga.

1.7. Teenistuja ja tema vahetu juhi kokkuleppel võib anda teenistujale puhkeaega

lähetusele järgneval tööpäeval, kui lähetatav saabub lähetuselt öösel või

varahommikul.

2. Lähetuse vormistamine

2.1. Üldjuhul esitab teenistuja vähemalt 7 päeva enne kavandatava lähetuse algust RTIP-i

kaudu vastavasisulise taotluse.

2.2. Taotlus peab sisaldama infot lähetuse sihtkoha, ajavahemiku, eesmärgi ning

vastuvõtja kohta. Taotlusele lisatakse lähetusega seotud kutse, päevakava või muud

dokumendid, märgitakse eeldatavad kulud ning vajadusel asendaja.

2.3. Kui lähetuskulud (sh päevaraha) katab RIA asemel muu isik või asutus, peavad

taotluses olema märgitud vastava isiku või asutuse andmed või lisatud kinnitus kulude

tasumise kohta.

2.4. Teenistuja vormistab lähetuse päevadeks reisikindlustuse, sealhulgas tervise-,

reisitõrke- ja pagasikindlustuse. Reisides ohtlikesse piirkondadesse on lubatud

vormistada terrorismi- ja looduskatastroofi riski lisakaitse. Teenistuja otsustab

terrorismi- ja looduskatastroofi riski lisakaitse vajalikkuse. Reisikindlustuse leping

sõlmitakse RIAga raamlepingu sõlminud reisiteenuse pakkuja vahendusel ja

kindlustusvõtjaks on RIA.

2.5. Siselähetuse korral tuleb lähetuskorraldus vormistada juhul, kui lähetusega kaasnevad

kulud (nt majutuskulu, transpordikulu jms).

2.6. Koolituslähetuse korral tuleb koolitustaotlusele vormistada lähetuskorraldus juhul,

kui koolitusega kaasnevad lähetuskulud (nt majutuskulu, transpordikulu).

2.7. Kui ühe eesmärgi ja sihtkohaga samal perioodil toimuvas lähetuses osaleb mitu

teenistujat, võib vormistada ühise lähetuskorralduse.

2.8. Lähetuskorraldused esitatakse järjestikuseks kooskõlastamiseks läbi RTIP-i

järgmiselt:

2.8.1. Välislähetuskorraldus:

2.8.1.1. personalispetsialist (haldur)

2.8.1.2. vahetu juht

2.8.1.3. EU CyberNeti lähetuste puhul projekti kulujuht

2.8.1.4. rahvusvaheliste suhete juht

2.8.1.5. finantsosakonna juhataja

2.8.2. Välis-koolituslähetuskorraldus ja sise-koolituslähetuskorraldus:

2.8.2.1. personalispetsialist (haldur)

2.8.2.2. vahetu juht

4

2.8.2.3. personaliarendusjuht

2.8.2.4. finantsosakonna juhataja

2.8.3. Siselähetuskorraldus:

2.8.3.1. personalispetsialist (haldur)

2.8.3.2. vahetu juht

2.8.3.3. finantsosakonna juhataja

2.9. Lähetuskorraldused kinnitatakse järgmiselt:

2.9.1. peadirektori lähetuskorraldused – Justiits- ja Digiministeeriumi kantsler;

2.9.2. peadirektorile otsealluvate teenistujate ja otsealluvuses olevate osakondade

teenistujate lähetuskorraldused – peadirektor;

2.9.3. küberturvalisuse keskuse peadirektori asetäitjale otsealluvate teenistujate

ja otsealluvuses olevate osakondade teenistujate lähetuskorraldused:

2.9.3.1. välislähetuskorraldused ja välis-koolituslähetuskorraldused –

peadirektor;

2.9.3.2. siselähetuskorraldused ja sise-koolituslähetuskorraldused – peadirektori

asetäitja küberturvalisuse alal;

2.9.4. riigi infosüsteemi teenistuse peadirektori asetäitjale otsealluvate

teenistujate ja otsealluvuses olevate osakondade teenistujate lähetuskorraldused:

2.9.4.1. välislähetuskorraldused ja välis-koolituslähetuskorraldused –

peadirektor;

2.9.4.2. siselähetuskorraldused ja sise-koolituslähetuskorraldused – peadirektori

asetäitja riigi infosüsteemi alal.

2.10. Lähetusega seonduvate kulude planeerimisel ja tegemisel tuleb lähtuda otstarbekuse

ja säästlikkuse põhimõttest. Lähetusega seotud kulude (nt sõidu-, majutus- ja

kindlustuskulud) sobivaima pakkumise väljaselgitamiseks võetakse võrreldavad

hinnapakkumised RIAga raamlepingu sõlminud reisiteenuse pakkujalt RTIPi kaudu.

2.11. Lähetujal on õigus teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse

osutajate, majutusasutuste jt teenuse osutajatega, kui väliselt teenuse osutajalt on

võimalik saada samaväärne teenus odavamalt kui raamlepingu partneri pakutav ja

raamlepingu partner on kirjalikult keeldunud oma reisipakkumuse hinda langetamast

reisiteenuste turult tellijale avalikult kättesaadava hinna tasemele.

2.12. Kõrgema kui economy klassi pileteid on lubatud eelistada pikkadel lendudel (üle 7

tunni) juhul, kui need on soodsamad economy klassi piletitest. Kallima hinna puhul

on kõrgemad kui economy klassi piletid põhjendatud juhtkonna eelneval loal, juhul,

kui kõrgema hinnaklassi piletite maksumus ei ületa 1200 eurot.

2.13. Kui pärast lähetuskorralduse kinnitamist selgub, et piletid ja/või majutuskulude

maksumus on olulisel määral suurenenud, kooskõlastab lähetuse haldur maksumuse

e-kirja teel rahvusvaheliste suhete juhiga (välislähetuse korral) või personaliosakonna

juhatajaga (välis-koolituslähetuse korral).

2.14. Teenistuja kohustub teavitama lähetuse ja koolituslähetuse ärajäämisest,

edasilükkamisest, kestuse muutumisest või osalemise takistusest (nt haigus)

viivitamatult RIAga raamlepingu sõlminud reisiteenuse pakkujat, lähetuse haldurit,

vahetut juhti ja rahvusvaheliste suhete juhti (lähetuse puhul). Kui lähetuseks vajalikud

broneeringud on tehtud teenistuja enda poolt, kohustub teenistuja tühistama ise tehtud

5

broneeringud. Lähetuskorralduse muutmiseks või tühistamiseks tuleb RTIPi kaudu

esitada vastav taotlus.

2.15. Ärajäänud lähetuse ja koolituslähetuse avanss tuleb tagastada Rahandusministeeriumi

arvelduskontole.

2.16. Teenistuja haigestumise korral on teenistujal endal kohustus suhelda reisikindlustuse

sõlminud bürooga ja esitada vajalikud tõestavad dokumendid kindlustushüvituse

taotlemiseks. Kindlustushüvituse saaja on kindlustusvõtja ehk RIA.

3. Lähetuskulude hüvitamine

3.1. Lähetusega seotud kulud hüvitatakse Vabariigi Valitsuse määrustega kehtestatud

ulatuses ja korras.

3.2. Välislähetuse ja välis-koolituslähetuse korral makstakse päevaraha Vabariigi

Valitsuse 25.06.2009. a määrusega nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise

kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“ ja

19.12.2012. a määrusega nr 112 „Ametniku teenistuslähetusse saatmise,

lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning

päevaraha määr“ ettenähtud piirmäärades. Päevaraha võib vähendada kuni 70%, kui

lähetuskohas tagatakse lähetatule tasuta toitlustus.

3.3. Lähetuseks isikliku sõiduauto kasutamisega otseselt seotud kulud hüvitatakse

vastavalt RIAs kehtestatud RIA töökorralduse reeglitele punkt 8.3.

3.4. Muude lähetusega kaasnevate kulude hüvitamisel lähtutakse lähetuskorralduses

eeldatavate kulude kohta esitatud andmetest. Kulud hüvitatakse kulu tõendava

dokumendi alusel.

4. Lähetuse aruandlus

4.1. Teenistuja esitab kolme tööpäeva jooksul pärast lähetusest saabumist finantsosakonna

juhatajale RTIP-is lähetuskulude aruande koos skaneeritud kulude tekkimist ja

tasumist tõendavate dokumentidega.

4.2. Teenistuja esitab kolme tööpäeva jooksul pärast välislähetusest või välis-

koolituslähetusest saabumist lähetuse sisulise aruande, mis sisaldab kokkuvõtet

lähetuse käigus toimunud kohtumiste, arutusel olnud teemade, edasise koostöö

võimaluste, kokkulepete ja muu olulise informatsiooni kohta.

4.3. Ühel eesmärgil, sihtkohas ja perioodil toimunud lähetuse korral võivad lähetuses

viibinud teenistujad esitada ühise sisulise aruande.

4.4. Lähetuse sisuline aruanne edastatakse kõigile teemasse puutuvatele teenistujatele,

vahetule juhile, rahvusvaheliste suhete juhile, kommunikatsiooniosakonna juhatajale,

peadirektori asetäitjatele ja peadirektorile e-kirja teel. Lisaks tuleb memo laadida üles

Confluence’i Lähetuste memode kausta

https://confluence.ria.ee/pages/viewpage.action?pageId=109123501

RTIPi kaudu sisulist aruannet edastama ei pea.