Projektorganisatsiooni moodustamine Riigi ühtse majandustarkvara versioonivahetuse eelanalüüsiks

KÄSKKIRI

21.01.2025 nr 1-1/25/3-1

Projektorganisatsiooni moodustamine Riigi

ühtse majandustarkvara versioonivahetuse

eelanalüüsiks

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määrusega nr 84 kinnitatud „Riigi Tugiteenuste Keskuse

põhimääruse“ § 20 lg 2 alusel ning arvestades majandus- ja kommunikatsiooniministri 25. augusti

2023. a käskkirja nr 135 „Toetuse andmise tingimused valdkondlike digipöörete toetamiseks“

(edaspidi TAT) alusel kinnitatud Rahandusministeeriumi valdkondliku digipöörde tegevuskava

2023-2025 (edaspidi tegevuskava) projekti „Riigi ühtse majandustarkvara versioonivahetuse

eelanalüüsi“ nõudeid, eesmärke ja eelarvet :

1. Moodustan Riigi ühtse majandustarkvara (edaspidi uus SAP) versioonivahetuse

eelanalüüsiga seotud tööde teostamiseks projektorganisatsiooni, mis koosneb juhtrühmast ja

projektirühmast. Projektiorganisatsioon on moodustatud ajutiselt kuni projekti „Riigi ühtse

majandustarkvara versioonivahetuse eelanalüüsi“ (edaspidi projekt) tegevuste elluviimiseni ja

tulemuste saavutamiseni.

2. Kinnitan juhtrühma järgmises koosseisus:

2.1. Juhtrühma esimees: Riigi Tugiteenuste Keskuse direktor.

2.2. Juhtrühma liikmed:

2.2.1. Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna juhataja;

2.2.2. Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna juhataja;

2.2.3. Riigi Tugiteenuste Keskuse arendusosakonna juhataja;

2.2.4. Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna juhataja (aseesimees);

2.2.5. Rahandusministeeriumi strateegia- ja finantsosakonna juhataja.

3. Juhtrühma ülesanne on:

3.1 järelevalve teostamine projekti edenemise ja ressursside kasutamise üle;

3.2 projekti puudutavate strateegiliste otsuste tegemine, sh projekti tähtaegade ja

vastuvõtmisega seotud otsused;

3.3 projektirühmale suuniste andmine ning projekti aruannete läbivaatamine ja kinnitamine;

3.4 ettepanekute tegemine digipöörde juhtrühmale projekti tähtaegade ja eelarve muutmiseks,

kui need ei ole kooskõlas tegevuskavas kokku lepitud eesmärkide, tähtaegade ja eelarvega;

3.5 projekti tulemuste ja tegevuskavas kinnitatud mõõdikute sihttasemete saavutamise

jälgimine;

3.6 vajadusel digipöörde juhtrühmale projekti edenemisest ülevaadete andmine.

4. Kinnitan juhtrühma töökorra järgmiselt:

4.1 Juhtrühma töövorm on koosolek. Juhtrühma koosolek võib toimuda ka elektroonilisi

sidevahendeid kasutades. Elektroonilisi sidevahendeid kasutades toimunud juhtrühma

koosolekule kehtivad käesolevas dokumendis esitatud nõuded.

4.2 Juhtrühma koosoleku kutsub kokku projektirühma juht elektrooniliselt edastatava teatega

märkides ära koosoleku toimumise aja ja koha ning koosoleku päevakorra.

4.3 Kutse koos koosolekuks vajalike materjalidega saadetakse liikmetele vähemalt 3 tööpäeva

enne koosoleku toimumise aega, välja arvatud juhul, kui juhtrühm on teisiti kokku leppinud.

4.4 Koosolekut juhatab juhtrühma esimees, tema äraolekul aseesimees või esimehe määratud

asendaja.

4.5 Juhtrühma otsused tehakse konsensuse alusel. Konsensuse mittesaavutamisel tehakse otsus

lihthäälteenamuse alusel, häälte võrdse jagunemise korral otsustab juhtrühma esimehe (tema

äraolekul aseesimehe või esimehe määratud asendaja) hääl.

4.6 Juhtrühma koosolekud protokollitakse, misjärel edastatakse protokoll liikmetele

elektrooniliselt tutvumiseks 5 tööpäeva jooksul arvates koosoleku toimumisest. Liikmetel on õigus

teha 2 tööpäeva jooksul ettepanekuid protokolli täiendamiseks ja muutmiseks. Vajadusel on

juhtrühma esimehel õigus protokolli täiendamise tähtaega lühendada. Protokolli allkirjastavad

protokollija ja juhtrühma esimees. Protokollid registreeritakse ja säilitatakse

dokumendihaldussüsteemis.

4.7 Juhtrühma koosoleku protokollidele ja otsustele juurdepääsu võimaldamisel lähtutakse

avaliku teabe seadusest ja andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest.

5 Kinnitan projektirühma järgmiselt:

5.1 Projektirühma juht: Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna

majandustarkvara arendamise talituse juhataja;

5.2 Projektirühma liikmed:

5.2.1 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna juhataja poolt määratud

majandustarkvara arendamise talituse tarkvara konsultandid (kuni 4);

5.2.2 Riigi Tugiteenuste Keskuse arendusosakonna äriarhitekt;

5.2.3 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna infoturbe spetsialist;

5.2.4 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna projektijuht;

5.2.5 Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna juhataja;

5.2.6 Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna II talituse juhataja.

6. Projektirühma ülesanne on:

6.1 oma pädevuse piires projekti tööde planeerimine, juhtimine, projektiplaani ja eelarve täitmise

jälgimine;

6.2 oma pädevuse piires projektiga seotud riskide haldamine ning nende leevendusmeetmete

planeerimine ja rakendamine;

6.3 eelanalüüsi vajaduste kirjeldamine, sh funktsionaalsete ja mittefunktsionaalsete nõuete

seadmine ning välise teenusepakkuja poolt koostatud eelanalüüsi dokumentide õigeaegne

ülevaatamine ja kinnitamine;

6.4 välise teenuspakkujaga sõlmitud hankelepingus kokku lepitud tööde teostamise jälgimine,

tulemite hindamine ja vastuvõtmine või nende vastuvõtmisest keeldumine;

6.5 aruandlus projekti juhtrühmale vastavalt vajadusele, kuid mitte vähem kui kord kvartalis.

7. Kinnitan projektirühma töökorra järgmiselt:

7.1 Projektirühma töövorm on koosolek. Projektirühma koosolek toimub elektroonilisi

sidevahendeid kasutades.

7.2 Projektirühma koosolekud toimuvad üks kord nädalas. Koosolekute lühikokkuvõtteid hoitakse

elektroonselt.

8. Teenindav struktuurüksus, kes tagab juhtrühmas asjaajamise ja koosolekute protokollimise, on

Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna majandustarkvara arendamise

talitus.

9. Käskkiri teha teatavaks kõikidele projektiorganisatsiooni liikmetele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: projektiorganisatsiooni liikmed.

Koostaja: Janne Romulus

KÄSKKIRI

21.01.2025 nr 1-1/25/3-1

Projektorganisatsiooni moodustamine Riigi

ühtse majandustarkvara versioonivahetuse

eelanalüüsiks

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määrusega nr 84 kinnitatud „Riigi Tugiteenuste Keskuse

põhimääruse“ § 20 lg 2 alusel ning arvestades majandus- ja kommunikatsiooniministri 25. augusti

2023. a käskkirja nr 135 „Toetuse andmise tingimused valdkondlike digipöörete toetamiseks“

(edaspidi TAT) alusel kinnitatud Rahandusministeeriumi valdkondliku digipöörde tegevuskava

2023-2025 (edaspidi tegevuskava) projekti „Riigi ühtse majandustarkvara versioonivahetuse

eelanalüüsi“ nõudeid, eesmärke ja eelarvet :

1. Moodustan Riigi ühtse majandustarkvara (edaspidi uus SAP) versioonivahetuse

eelanalüüsiga seotud tööde teostamiseks projektorganisatsiooni, mis koosneb juhtrühmast ja

projektirühmast. Projektiorganisatsioon on moodustatud ajutiselt kuni projekti „Riigi ühtse

majandustarkvara versioonivahetuse eelanalüüsi“ (edaspidi projekt) tegevuste elluviimiseni ja

tulemuste saavutamiseni.

2. Kinnitan juhtrühma järgmises koosseisus:

2.1. Juhtrühma esimees: Riigi Tugiteenuste Keskuse direktor.

2.2. Juhtrühma liikmed:

2.2.1. Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna juhataja;

2.2.2. Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna juhataja;

2.2.3. Riigi Tugiteenuste Keskuse arendusosakonna juhataja;

2.2.4. Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna juhataja (aseesimees);

2.2.5. Rahandusministeeriumi strateegia- ja finantsosakonna juhataja.

3. Juhtrühma ülesanne on:

3.1 järelevalve teostamine projekti edenemise ja ressursside kasutamise üle;

3.2 projekti puudutavate strateegiliste otsuste tegemine, sh projekti tähtaegade ja

vastuvõtmisega seotud otsused;

3.3 projektirühmale suuniste andmine ning projekti aruannete läbivaatamine ja kinnitamine;

3.4 ettepanekute tegemine digipöörde juhtrühmale projekti tähtaegade ja eelarve muutmiseks,

kui need ei ole kooskõlas tegevuskavas kokku lepitud eesmärkide, tähtaegade ja eelarvega;

3.5 projekti tulemuste ja tegevuskavas kinnitatud mõõdikute sihttasemete saavutamise

jälgimine;

3.6 vajadusel digipöörde juhtrühmale projekti edenemisest ülevaadete andmine.

4. Kinnitan juhtrühma töökorra järgmiselt:

4.1 Juhtrühma töövorm on koosolek. Juhtrühma koosolek võib toimuda ka elektroonilisi

sidevahendeid kasutades. Elektroonilisi sidevahendeid kasutades toimunud juhtrühma

koosolekule kehtivad käesolevas dokumendis esitatud nõuded.

4.2 Juhtrühma koosoleku kutsub kokku projektirühma juht elektrooniliselt edastatava teatega

märkides ära koosoleku toimumise aja ja koha ning koosoleku päevakorra.

4.3 Kutse koos koosolekuks vajalike materjalidega saadetakse liikmetele vähemalt 3 tööpäeva

enne koosoleku toimumise aega, välja arvatud juhul, kui juhtrühm on teisiti kokku leppinud.

4.4 Koosolekut juhatab juhtrühma esimees, tema äraolekul aseesimees või esimehe määratud

asendaja.

4.5 Juhtrühma otsused tehakse konsensuse alusel. Konsensuse mittesaavutamisel tehakse otsus

lihthäälteenamuse alusel, häälte võrdse jagunemise korral otsustab juhtrühma esimehe (tema

äraolekul aseesimehe või esimehe määratud asendaja) hääl.

4.6 Juhtrühma koosolekud protokollitakse, misjärel edastatakse protokoll liikmetele

elektrooniliselt tutvumiseks 5 tööpäeva jooksul arvates koosoleku toimumisest. Liikmetel on õigus

teha 2 tööpäeva jooksul ettepanekuid protokolli täiendamiseks ja muutmiseks. Vajadusel on

juhtrühma esimehel õigus protokolli täiendamise tähtaega lühendada. Protokolli allkirjastavad

protokollija ja juhtrühma esimees. Protokollid registreeritakse ja säilitatakse

dokumendihaldussüsteemis.

4.7 Juhtrühma koosoleku protokollidele ja otsustele juurdepääsu võimaldamisel lähtutakse

avaliku teabe seadusest ja andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest.

5 Kinnitan projektirühma järgmiselt:

5.1 Projektirühma juht: Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna

majandustarkvara arendamise talituse juhataja;

5.2 Projektirühma liikmed:

5.2.1 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna juhataja poolt määratud

majandustarkvara arendamise talituse tarkvara konsultandid (kuni 4);

5.2.2 Riigi Tugiteenuste Keskuse arendusosakonna äriarhitekt;

5.2.3 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna infoturbe spetsialist;

5.2.4 Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna projektijuht;

5.2.5 Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna juhataja;

5.2.6 Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna II talituse juhataja.

6. Projektirühma ülesanne on:

6.1 oma pädevuse piires projekti tööde planeerimine, juhtimine, projektiplaani ja eelarve täitmise

jälgimine;

6.2 oma pädevuse piires projektiga seotud riskide haldamine ning nende leevendusmeetmete

planeerimine ja rakendamine;

6.3 eelanalüüsi vajaduste kirjeldamine, sh funktsionaalsete ja mittefunktsionaalsete nõuete

seadmine ning välise teenusepakkuja poolt koostatud eelanalüüsi dokumentide õigeaegne

ülevaatamine ja kinnitamine;

6.4 välise teenuspakkujaga sõlmitud hankelepingus kokku lepitud tööde teostamise jälgimine,

tulemite hindamine ja vastuvõtmine või nende vastuvõtmisest keeldumine;

6.5 aruandlus projekti juhtrühmale vastavalt vajadusele, kuid mitte vähem kui kord kvartalis.

7. Kinnitan projektirühma töökorra järgmiselt:

7.1 Projektirühma töövorm on koosolek. Projektirühma koosolek toimub elektroonilisi

sidevahendeid kasutades.

7.2 Projektirühma koosolekud toimuvad üks kord nädalas. Koosolekute lühikokkuvõtteid hoitakse

elektroonselt.

8. Teenindav struktuurüksus, kes tagab juhtrühmas asjaajamise ja koosolekute protokollimise, on

Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakonna majandustarkvara arendamise

talitus.

9. Käskkiri teha teatavaks kõikidele projektiorganisatsiooni liikmetele.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: projektiorganisatsiooni liikmed.

Koostaja: Janne Romulus