Hooldereformi koostööseminaride konverentsiteenus

1

VÄIKEHANGE „Hooldereformi koostööseminaride konverentsiteenus“ Käesoleva dokumendiga kutsub Sotsiaalministeerium Teid esitama pakkumust väikehankel.

HINNAPÄRING

1. ÜLDINFO

1.1 Hankija andmed Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn, Eesti Vabariik

1.2 Hanke eest vastutav isik Tarmo Kurves, telefon: 59190941, e-post: [email protected]

1.3 Hanke objekti lühikirjeldus ja eesmärk

Koostööseminari toimumiseks vajalik konverentsiteenus (sh seminariruumide ja toitlustamise tagamine)

1.4 Eeldatav maksumus km- ta1

kuni 14 999

1.5 Hankelepingu rahastamisallikas

TAT "Pikaajalise hoolduse kättesaadavuse ja kvaliteedi parandamine ", SFOS 2021-2027.4.09.23-0002

1.6 Teenuse CPV kood 55120000-7

1.7 Riigihangete strateegiliste põhimõtete kasutamine

- Keskkonnahoidlik hankimine: jah - Sotsiaalselt vastutustundlik hankimine: jah - Innovatsiooni toetav hankimine: ei - Julgeolekuriske vähendav: ei

2. HANKE OBJEKTI TEHNILINE KIRJELDUS/ OLULISEMAD TINGIMUSED

2.1 Hanke objekti kirjeldus

Soovime koostööseminaride korraldamiseks 27.02.2025 ja 06.03.2025 tellida Tallinnas konverentsiteenust, mis hõlmab sobiliku tehnikaga varustatud seminariruume koos selle juurde käiva seminaril osalejate toitlustamisega. Korraldatavate seminarid eesmärk on parandada eri valdkondade koostööd ning seeläbi suurendada teadlikkust sotsiaalvaldkonna eesmärkidest hooldereformi edasisel korraldamisel.

27.02.2025 koostööseminari puhul: Ürituse kestvus – 9.30-14.30 Osalejate arv – orienteeruvalt 30 Laudade paigutus – inimesed paigutatud laudkondadesse (kuni 8 inimest lauas, umbes 4 lauda) Tehnika – võimalus näidata arvutist pilti suurele ekraanile (projektor, projektoriekraan), kõnepult ja seminariruumi helitehnika (k.a mikrofon) Toitlustus – hommikuks kohvi, tee, vesi koos soolase võileiva/ampsuga, küpsis, puuvili ning lõunasöök soe bufee, kohvi, tee, vesi. Toitlustus peab sisaldama ka taimetoidu menüüd. Täpne osalejate arv kinnitatakse 3 tööpäeva enne ürituse toimumist.

06.03.2025 koostööseminari puhul: Ürituse kestvus – 9.30-15.30

1 eeldatav maksumus on hankija poolt hankelepingu täitmisel eeldatavalt makstav kogusumma (käibemaksuta), arvestades mh tõenäolisi hankelepingu alusel tulevikus tekkivaid kohustusi ja hankelepingu uuendamist. Füüsiliste isikutega sõlmitavate lepingute korral tuleb eeldatava maksumuse sisse arvestada ka tööandja maksud ja maksed.

2

Osalejate arv – orienteeruvalt 100 Laudade paigutus – inimesed paigutatud laudkondadesse (kuni 10 inimest lauas, umbes 10 lauda) Tehnika – võimalus näidata arvutist pilti suurele ekraanile (projektor, projektoriekraan), kõnepult ja seminariruumi helitehnika (k.a mikrofon). Toitlustus – hommikuks kohvi, tee, vesi koos soolase võileiva/ampsuga, küpsis, puuvili ning lõunasöök soe bufee, kohvi, tee, vesi. Toitlustus peab sisaldama ka taimetoidu menüüd. Täpne osalejate arv kinnitatakse 3 tööpäeva enne ürituse toimumist.

2.2 Tähtaeg ja/või ajakava Lepingu täitmise tähtaeg on 27.02.2025 ja 06.03.2025

2.3 Täitmise koht Koostööseminarid toimuvad Tallinnas.

2.4 Lepingutingimused

- Lepingu täitmisel kohaldatakse Sotsiaalministeeriumi töövõtulepingu üldtingimusi, mis on kättesaadavad Sotsiaalministeeriumi kodulehel aadressil: https://www.sm.ee/lepingute-uldtingimused.

- Tasumine toimub ühe maksena pärast mõlema koostööseminari läbiviimist.

2.5 Samaväärsus

Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides mõnele standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikehanke dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.

2.6 Keskkonnahoidlike lahenduste kasutamine

Pakkuja peab hankelepingu täitmisel eelistama keskkonnahoidlikke lahendusi, näiteks:

1) toitlustuse pakkumisel tuleb kasutada korduskasutatavaid nõusid ja söögiriistu;

2) pakutav toit on mahe, kohalik, suures osas taimne, vabapidamise munad, õiglase kaubanduse kohv-tee, ühekorrapakenditeta;

3) Üritustel serveeritakse kraanivett kannudes; 4) Toitlustus on planeeritud minimaalsete jääkidega. Palume

ülejäävat toitu mitte ära visata, vaid see kaasa pakkida korduskasutatavatesse karpidesse korraldajatele, osalejatele, annetada Toidupanka või toidukappi viia. Juhime tähelepanu, et kuna toitu, mis on juba kord välja pandud, ei või edasi jagada, siis palume toitu korraga mitte liiga suurtes kogustes välja panna – toitu saab alati lisada.

5) Pakkuja peab toitlustamisega seotud jäätmed koguma liigiti. Minimaalselt tuleb eraldi koguda biojäätmed, segapakend, taara, segaolmejäätmed, papp/paber

3. TÄIENDAV INFO

3.1 Pakkujale ja pakkumusele kehtestatavad nõuded

- Pakkujal peab olema hankelepingu esemega sarnase konverentsiteenuse osutamise varasem kogemus. Hankelepinguga saraseks teenuseks on konverentsi korraldamise ja teenindamisega seotud tegevused.

3

4. PAKKUMUSE ESITAMINE ja MENETLEMINE

4.1 Selgitused

- Huvitatud isikutel on õigus küsida väikehanke dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti aadressile: [email protected]. Hankija vastab huvitatud isiku küsimustele 3 tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks.

4.2 Pakkumuse vormistamine ja esitamine

o Pakkumuses esitab pakkuja: o Pakkumuse vormi koos kinnitustega, kus on välja toodud

teenuste lõikes maksumused (lisatud pakkumuskutsele); - Eraldiseisvalt mõlema koostööseminaride osa hanke objekti

kirjelduse (seminariruumid, tehnika jm ning menüü osalejate toitlustamiseks).

o Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

o Esitatud pakkumus peab olema jõus vähemalt 60 päeva alates pakkumuste esitamise tähtpäevast.

o Pakkumus tuleb esitada elektrooniliselt e-posti aadressil

[email protected] hiljemalt 05.02.2025 kell 12:00.

o Palume ühtlasi, et teavitaksite meid, kui otsustate pakkumust mitte esitada.

o Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

4.3 Pakkumuse vastavuse kontrollimine

- Hankija avab kõik tähtajaks esitatud esialgsed pakkumused ning kontrollib esitatud pakkumuste vastavust väikehanke dokumendis sätestatud nõuetele.

- Juhul kui pakkuja või pakkumus ei vasta väikehanke dokumendis esitatud tingimustele, siis lükkab hankija pakkumuse tagasi.

- Hankijal on õigus tagasi lükata pakkumus, mille maksumus ületab eeldatavat maksumust.

4.4 Pakkujaga läbirääkimiste pidamine

- Hankija võib pidada kõikide vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, ajakava ja maksumuse üle. Läbi ei räägita väikehanke dokumendi pakkujale ja pakkumusele sätestatud nõuete ja hindamiskriteeriumide üle.

- Läbirääkimiste ajal tagab hankija kõigi pakkujate võrdse kohtlemise ega avalda läbirääkimiste käigus saadud teavet diskrimineerival viisil, mis võiks anda ühele pakkujale eelise teiste pakkujate ees. Hankija ei avalda pakkuja esitatud konfidentsiaalset teavet teistele läbirääkimistes osalejatele ilma pakkuja nõusolekuta.

- Läbirääkimisi võib pidada vastavalt hankija ja pakkujate kokkuleppele, kas elektrooniliselt või koosoleku vormis. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse.

- Läbirääkimiste lõppedes võib hankija teha pakkujatele ettepaneku lõplike, kohandatud pakkumuste esitamiseks.

4.5 Pakkumuste hindamine

- Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi. Hankijal on õigus vajadusel pakkumusi omavahel võrrelda.

- Edukaks tunnistatakse majanduslikult soodsaim so madalaima kogumaksumusega pakkumus.

4.6 Pakkuja teavitamine hankija otsustest ja lepingu sõlmimine

- Hankija esitab kõigile pakkujatele teate hankelepingu sõlmimise kohta mitte hiljem kui 3 tööpäeva jooksul alates lepingu sõlmimisest.

4

Lisa 1 väikehankele Hooldereformi koostööseminaride konverentsiteenus

Pakkumuse vorm 2-2.2/2571-1 Pakkuja üldandmed

Pakkuja ärinimi

Pakkuja registrikood

Pakkuja juriidiline aadress

Pakkuja esindaja lepingu allkirjastamisel

Pakkuja kontaktisik/ volitatud isik lepingu täitmisel - nimi ning kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber)

Pakkumuse maksumus kuluartiklite lõikes

Kuluartikkel Ühik Ühiku hind Ühiku arv KOKKU (eurot)

27.02.2025 seminari konverentsiteenus (ruumid ja tehnika)

27.02.2025 seminari toitlustus osaleja 30

06.03.2025 seminari konverentsiteenus (ruumid ja tehnika)

06.03.2025 seminari toitlustus osaleja 100

Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta)

Käibemaks:

Pakkumuse kogumaksumus (käibemaksuga)

1. Kinnitame, et pakutav hind sisaldab kõiki tasusid ning pakkuja on teadlik, et tal ei ole õigust täiendavale tasule pakkumuse lähteülesande alusel tehtava töö eest.

2. Kinnitame, et pakkumus on jõus vähemalt väikehanke dokumendis märgitud tähtaja.

3. Kinnitame, et pakkuja on teadlik, et hankija ei kasuta arveldamises ettemaksu.

4. Kinnitame, et kasutame lepingu täitmisel keskkonnahoidlikke lahendusi.