Märgukiri

Väljavõte Politsei- ja Piirivalveameti siseauditi büroo 20.12.2024

läbiviidud auditist nt 4/2024 „Ostujuhtimise protsesside mõjusus PPA-

s“

Uurimisküsimus nr 3. Kas riigihanked, mida on kaasrahastatud Euroopa Liidu toetustest, on läbi

viidud tõhusalt?

Sageli soetatakse projekti raames vajalikke kaupu/teenuseid riigihanke raames. Praktika näitab, et enim

vigu tehakse hankeprotsessis, mis toob kaasa toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise. Enamus

riigihangetega seotud vigasid on ennetatavad kui kasutusel on tõhus järelevalve süsteem. Sh on

järelevalve oluline juba hanke ettevalmistamise etapis, kus pannakse paika, mida, mis eesmärgil, mis

maksumusega, mis sihtgrupi jaoks soetada soovitakse.

Kui järelevalve mehhanism ei toimi ja hankes esineb eksimus, siis kaasneb sellega osalise tagasinõude

otsus. Euroopa Komisjoni audiitorid, Euroopa Kontrollikoda ja liikmesriikide auditeerivad asutused

lähtuvad toetuse tagasinõudmisel riigihangete rikkumiste korral Euroopa Komisjoni 14.05.2019 otsuse1

lisast, millega kehtestatakse suunised kohaldatavate riigihanke-eeskirjade rikkumise korral liidu

rahastatavate kulude suhtes tehtavate finantskorrektsioonide kindlaksmääramiseks.

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade

vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (RT I, 03.08.2024, 4) § 36 kohaselt kohaldatakse

riigihangetega seotud rikkumiste korral finantskorrektsiooni protsendimäärasid lähtuvalt Vabariigi

Valitsuse 1. septembri 2014. a määruse nr 143 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate

kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja

kord” § 21 lõiget 11 ja §-e 22–229 (edaspidi ühendmäärus).

Riigihangetega seotud rikkumise osas teeb auditeeriv asutus tagasinõude. PPA-le on samuti tehtud

toetuse osalise tagasimakse otsuseid. Näiteks tehti 2022. otsus toetuse tagasimakseks summas 97 944

eurot2, sest rikuti RHS § 69 lg 3 sätestatud nõuet ning sõlmiti hankelepingu muudatus, kuigi hankija pidi

olema hankelepingut sõlmides teadlik objektiivsetest asjaoludest, mis takistavad hankelepingu täitmist3.

Audiitoritele teadaolevalt 2023. aastal PPA-le finantskorrektsiooni otsuseid ei tehtud, kuid 2024. aastal

tehti toetuse tagasinõude otsus summas 21 622,76 eurot4. Hankes ei olnud tagatud läbipaistvus ja

võrdne kohtlemine5.

Eeltoodust tulenevalt on oluline veenduda, kas PPA-s on kasutusele võetud tõhus süsteem ennetamaks

võimalikke rikkumisi. Saamaks kindlustunne, et PPA-s läbiviidud riigihangetes ei esine ühendmääruse §

22 loetletud piiravad tingimusi koostasid audiitorid valimi ja kontrollisid alljärgnevaid riigihankeid

1 С(2019) 3452 final. "Guidelines for determining financial corrections to be made to expenditure financed by the Union under shared management, for non-compliance with the rules on public procurement". 2 PPA omafinantseering 24 486 eurot, EL toetus 73 458 eurot. 3 Siseministeeriumi lõpparuanne 4.1-1-2021/15, „ISFB-12 Veesõidukite ja nende transportimise vahendite soetamine“, 27.04.2022 tagasinõude otsus nr 14-8.7/1062-1 „Sisejulgeolekufondi projekti ISFB-12 „Veesõidukite ja nende transportimise vahendite soetamine“ toetuse osaline tagasinõudmine“. 4 PPA omafinantseering 2167,27 eurot, EL toetus 19 460,49 eurot. 5 Siseministeerium 03.06.2024 otsus nr 14-8.7/1251-1. „Riigihanke nr 262173 aluseks olevas DHS-i HT-s ja muudes DHS-i alusdokumentides on hanke esemeks määratletud M1, M2 ja N1, N2 kategooria sõidukite ostmine, kuid DHS-iga liitunud kvalifitseeritud taotlejatele esitatud pakkumuse esitamise ettepaneku järgi ostetakse N3 ja O4 kategooria sõidukit, ei ole kooskõlas riigihanke korraldamise läbipaistvuse ja võrdse kohtlemise põhimõtetega. Seega ei ole riigihanke nr 262173 läbiviimisel lähtutud RHS § 33 lg 1 punkti 2 alusel sätestatud, DHS-i vastava kategooria (DHS-i osa 1) suhtes DHS-i alusdokumentides kindlaksmääratud omadustest, mis omakorda tõi kaasa RHS § 3 punktides 1 ja 2 nimetatud üldpõhimõtete rikkumise. Nagu eelnevalt viidatud, ei pruukinud kõik potentsiaalsed N3 ja O4 kategooria sõidukite pakkujad olla teadlikud sellest, et neil on võimalik DHS-iga liituda ja hanke nr 262173 raames pakkumus esitada. Seetõttu on põhjendatud kohaldada 10%-list tagasinõude määra.“

riskipõhiselt - st ei hinnatud kogu hankemenetluse läbiviimise vastavust RHS-ile vaid võimalikke piiravaid

tingimusi, mis võivad tuua kaasa toetuse osalise tagasinõudmise6:

• Hange viitenumbriga 260958 – Suuline ja kirjalik tõlketeenus erinevatele keeltele.

• Hange viitenumbriga 254777 – Toitlustusteenus.

• Hange viitenumbriga 265919 – Mööbli ostmine.

2.3.1 Tähelepanek 3.1 PPA on riigihangete läbiviimisel üldjuhul järginud riigihangete seadust ja

asutuse siseseid reegleid, kuid esines üksikuid eksimusi, mis võivad tuua kaasa toetuse osalise

tagasinõude otsuse.

PPA peab hankeid läbi viima vastavalt RHS-is sätestatud nõuetele ja järgima asutusesiseselt

kehtestatud reegleid.

Auditi valimis olnud hangete7 puhul on valitud hanke läbiviimiseks korrektne menetlusliik, järgitud

hankemenetluse reegleid ja peetud kinni õigusaktidest tulenevatest tähtaegadest. Kõigi auditeeritud

hangete puhul on moodustatud hankekomisjon, määratud tehnilise kirjelduse ja riigihanke eest

vastutavad isikud ja hanked on läbi viidud riigihangete registris (edaspidi RHR).

PPA on määranud pakkumuste esitamiseks mõistlikud tähtajad, hankedokumentides seatud nõuded on

enamjaolt asjakohased, proportsionaalsed ja põhjendatud. Hangete läbiviimisel esines üksikuid

eksimusi, mis võivad kaasa tuua finantskorrektsiooni otsuse kui hanke raames soetatakse

kaupa/teenust, mis on kaasfinantseeritud EL välisabi vahenditest:

Esines viga eduka pakkuja valikul. Riigihanke nr 254777 osa 1 hindamisel hinnati näidispakkumuse

kogumaksumust (vähim on parim) ja transpordi hinda (vähim on parim). Hindamismetoodika kirjeldus oli

riigihanke alusdokumentides välja toodud.

PPA sõlmis raamlepingu hindamistulemuste põhjal selgunud paremusjärjestuse alusel OÜ-ga Adiantro

(täitja 1), OÜ-ga Plus Catering (täitja 2) ja Cuce-Camp OÜ-ga (täitja 3). Audiitorid tuvastasid vea

hindamismetoodika rakendamisel pakkumuste hindamise etapis, mis mõjutab pakkujate

paremusjärjestust. Audiitorite arvutuste kohaselt oleks PPA pidanud lepingu sõlmima OÜ-ga Plus

Catering (täitja 1), OÜ-ga Adiantro (täitja 2) ja KiievK OÜ-ga (täitja 3).

Vastavalt RHR kasutajatoe selgitustele tulenes viga RHR-is hindamismetoodika muutumisest. RHR

põhimääruse8 § 19 lõike 1 kohaselt vastutab andmete õigsuse eest andmete esitaja. Hindamise otsused

ja edukaks tunnistamise otsused on hankija tegevusest tulenevad haldusotsused. Audiitorid rõhutavad,

et RHR automaatsed toimingud tuleb alati üle kontrollida. Hankija peab veenduma, et hankeprotsess on

korrektne, sõltumata kasutatavatest automaatsetest süsteemidest. Automaatne kontroll on abivahend,

mitte lõplik hindamisvahend.

Mõju: Tuvastatud rikkumise potentsiaalne korrektsioonimäär on 10%9. Auditi aruande koostamise

hetkel10 oli RH254777 osa 1 raames tehtud projekti eelarvest soetusi summas 2897,58 eurot. Tegemist

on kohaliku omavalitsuse toetusega.

Pakkumusele seatud vastavustingimus on põhjendamatult piirav. Riigihanke nr 254777 osa 25

"Toitlustusteenuse tellimine 24/7 üle Eesti" vastavustingimus on järgmine:

6 üldkogumis olid 2023. aasta hanketaotlused, mille rahastamisallikas on „riigieelarve ja välistoetus“. Valimis olevate hangete rahaline maht (eeldatava maksumuse kohaselt) on 67,6% üldkogumi mahust ehk kõikidest 2023.a läbi viidud riigihangetest, mida on kaasrahastatud EL fondidest. 7 Hanked viitenumbriga 260958, 254777, 265919. 8 https://www.riigiteataja.ee/akt/113042023003 9 Ühendmäärus § 223 Puudused riigihanke alusdokumentides ja nende kohaldamisel lg 7 p 3 Hankelepingule kohaldatakse kümneprotsendilist finantskorrektsiooni määra, kui riigihanke alusdokumendis avaldatud pakkumuse hindamise kriteeriumi ei ole järgitud või on rakendatud avaldamata hindamiskriteeriumi või selle rakendamise täpsustavaid tingimusi või osakaale. 10 22.10.2024 seisuga.

Hankeosa Pakkujal peab asuma vähemalt üks pood Eesti 13 erinevas maakonnas, mis peab olema

avatud ööpäevaringselt (kaks maakonda võivad katmata olla). Pakkuja peab esitama pakkumuses

poodide asukohtade aadressid ja info poodide lahtioleku aegade kohta.

Audiitorid märgivad, et hanke osas 25 laekus 1 pakkumus, mis lükati tagasi, sest pakkujal ei olnud

pakkumuses esitatud andmete kohaselt nõutud arvu 24/7 avatud poode 13 eri piirkonnas. Audiitorid

selgitavad vastavustingimuse piiravuse sisu: 13 eri piirkonnas ööpäevaringselt avatud poe nõudmine on

põhjendamatult piirav pakkujate suhtes, kel pakkumuse tegemise hetkel puudusid ööpäevaringselt

avatud poed 13 eri piirkonnas, kuid kes oleksid sisuliselt võimelised teenust osutama või asju müüma

ning lepingu täitmise hetkeks vastavad poed avama. Juhul kui hankelepingu esemest tulenevalt on

ööpäevaringselt avatud poe olemasolu vajalik ja põhjendatud, siis tuleb taoline tingimus kehtestada

hankelepingus lepingu täitmise tingimusena, aga pakkumuse vastavuse tingimusena on Euroopa

Komisjon sisustanud seda piirava tingimusena, millele kohaldub finantskorrektsioon11.

Kuna riigihanke nr 254777 osas 25 raamlepingut ei sõlmitud, siis esines risk, et sarnased

vastavustingimused on seotud ka uues hankes. Audiitorid teostasid RHR-s pistelise kontrolli

tuvastamaks, kas PPA on välja kuulutanud riigihanke sarnasele hanke esemele. RHR-st nähtub, et PPA

on 25.07.2024 välja kuulutanud riigihanke „Toitlustusteenuse ostmine kohvik-poodides üle Eesti“

viitenumbriga 282589. Hanke tehnilises kirjelduses on märgitud „Pakkujal peab asuma vähemalt üks

pood Eesti 13 erinevas maakonnas, mis peab olema avatud igapäevaselt vähemalt 15 h (kaks

maakonda võib katmata olla). Pakkuja peab esitama pakkumuses poodide asukohtade aadressid ja info

poodide lahtioleku aegade kohta. Poodide nimekirjas muudatuste tegemine raamlepingu perioodil peab

toimuma kooskõlastatult hankijaga. Kõikide muudatuste tegemisel peavad jääma täidetuks tehnilises

kirjelduses toodud miinimumnõuded.“

Audiitorid märgivad, et hanke süvakontrolli ei teostatud, kuid tehnilises kirjelduses toodud nõue on

sarnaselt ülaltoodud näitele Euroopa Komisjon sisustanud kui piiravat tingimust. Siinkohal ei ole oluline,

kas piirav tingimus on seatud vastavustingimusena või tehnilise kirjelduse osana. Pakkumus peab

vastama tehnilisele kirjeldusele ehk pakkujal pidi pakkumuse tegemise hetkel asuma pood 13 erinevas

maakonnas. RHR-s on märgitud, et riigihanget võidakse kasutada välisvahenditest rahastavate ostude

tegemiseks. Nimetatud hankes sõlmiti raamleping 23.09.2024, arveid väljastatakse kord kuus ja auditi

aruande koostamise hetkel ei ole veel infot kasutatud hankemahu sh ELi toetustest rahastatud ostude

kohta.

Mõju: Rikkumise potentsiaalne korrektsioonimäär 25%12.

• Hanke alusdokumentidele ei ole lisatud viidet turu-uuringu läbiviimise kohta. RHS § 10 lg

3 kohaselt on hankija kohustatud konkurentsi moonutamise ärahoidmiseks mh esitama riigihanke

alusdokumentides olulise teabe, mida on turu-uuringus osalenud või muul moel riigihanke

ettevalmistamisse kaasatud ettevõtjaga vahetatud seoses riigihanke ettevalmistamisega.

Riigihanke nr 260958 läbiviimiseks viis PPA läbi turu-uuringu, mille käigus saadeti päring 200+ kontaktile

ja paluti vastata küsimustele „Millist tõlkesuuna tõlkimist oleksite valmis pakkuma? Mis hinnaga? Millist

suulist tõlkesuunda oleksite valmis tõlkima otsetõlkena lähtekeelest sihtkeelde?“ Hanke

alusdokumentides ei ole turu-uuringu läbiviimisel viidatud põhjendusega, et turu-uuringu küsitlustest ei

saadud olulist teavet, mis võiks konkurentsi kahjustada.

RHS § 10 lg 3 eesmärk on ära hoida turu-uuringus osalenud ettevõtjate sisuline informatsiooni eelis ning

ajaline eelis. Turu-uuringusse kaasatud ettevõtja on saanud vähemalt ajalise eelise teiste, turu-

uuringusse kaasamata konkurentide ees ka siis, kui hankija poolt ettevõtjatele esitatud päringus mingit

11 https://ec.europa.eu/enrd/sites/default/files/uploaded-files/t2_ec-guidelines_20150317.pdf, p 9 12 Õiguslik alus: Ühendmäärus § 223 lg 1 p 2. Kui taotleja või pakkuja kvalifitseerimiseks, pakkumuse hindamiseks, tehnilises kirjelduses või hankelepingu sõlmimise eelduseks või täitmiseks on seatud kriteerium või tingimus, mis piirab konkurentsi põhjendamatu riikliku, piirkondliku või kohaliku eelistuse tõttu, kohaldatakse hankelepingule 25-protsendilist finantskorrektsiooni määra. § 223 lg 2 p 2 Mitme ettevõtja poolt riigihangete alusdokumentidele vastava pakkumuse esitamisel, kui piirav tingimus esines pakkumuste vastavustingimustes, või mitu ettevõtjat vastasid kvalifitseerimistingimustele, kui piirav tingimus esines kvalifitseerimistingimustes, kohaldatakse lõike 1 punktis 2 nimetatud olukorra puhul kümneprotsendilist finantskorrektsiooni määra. Vt lisaks https://ec.europa.eu/enrd/sites/default/files/uploaded-files/t2_ec-guidelines_20150317.pdf lk 12 p 9.

ulatuslikku ja/või sisulist informatsiooni tulevase riigihanke kohta ei olnud13. PPA oleks pidanud

hankedokumentides viitama eelnevale turu-uuringu läbiviimisele.

Mõju: Sõltuvalt otsustaja kaalutlusest on risk, et tagasi nõutakse 2-25% nimetatud hanke raames

projektirahadest tehtud kuludelt14. Riigihanke nr 260958 raames on projektide eelarvest kulusid tehtud

summas 23 347 eurot.

Risk: Juhul kui riigihanke menetluses eksitakse vastavustingimuste seadmisega, pakkumuste

hindamisega või esineb muu RHS üldpõhimõtete riive, siis eksisteerib risk, et projekti rahadest tehtud

soetuste puhul tuleb toetus osaliselt tagasi maksta.

Soovitus: HLT

2.3.2 Tähelepanek 3.2 Riigihangete läbiviimisel ei ole läbipaistvus ja hankeplaani ajakavaline

täitmine olnud alati tagatud.

RHS § 3 p 1 kohaselt peab hankija tegutsema riigihanke korraldamisel läbipaistvalt ja kontrollitavalt.

RHS § 9 lõike 8 kohaselt peab hankija avalikustama iga-aastase hankeplaani oma veebilehel viivitamata

pärast selle kinnitamist. Alljärgnevalt on toodud auditeeritud hangete läbiviimise eeldatav ajakava ja

maksumus hankeplaanis15 ning tegelik hankeprotsessi kulg.

Hanke viitenumber RH260958 RH254777 RH265919

Hanke eeldatav maksumus

hankeplaanis

1 040 000 € 250 000 € 300 000 €

Hanke eeldatav maksumus RHR-

s

6 684 000 € 13 800 000 € 400 000 €

RH taotluse esitamine 08.06.2023 22.02.2021 01.05.2023

Riigihanke läbiviimise otsuse TA 20.06.2023 15.09.2022 08.06.2023

RH teate avalikustamine RHR-s 31.07.2023 11.01.2023 04.09.2023

Hankeplaanis märgitud hanke

eeldatav väljakuulutamise aeg

I kvartal 2023 Ei ole märgitud II kvartal 2023

Hankeplaanis märgitud soovitud

lepingu sõlmimise kuupäev

30.04.2023 30.04.2021 November 2023

RH lepingute sõlmimine Hankes on 87 osa,

lepingud sõlmiti

perioodil 12.2023-

02.2024

Hankes on 26 osa,

lepingud sõlmiti eri

aegadel perioodil

aprill 2023 – mai

2024

30.01.2024

Tabel. Hankeplaanis märgitud andmed võrrelduna RHR-s märgitud andmetega.

1) Eeldatava maksumuse määramine ei ole läbipaistev.

Audiitorid mõistavad, et hankeplaanis märgitud maksumus on eelduslik ja võib muutuda, kuid tabelist 1

nähtub, et hanke eeldatav maksumus hankeplaanis erineb märkimisväärselt RHR-s avalikustatud

maksumusest.

13 Simovart, M. A. ja Parind, M. (2019). Riigihangete seadus. Kommenteeritud väljaanne. Tallinn: Juura. lk 136- 137 § 10 lg 3 p 1 tõlgendus. 14 Ühendmäärus § 228 Riigihangete seaduse muud rikkumised. 15 PPA hankekord p 19. Hankeplaanis fikseeritakse ühte kalendriaastasse planeeritud HLT läbiviidavad riigihanked, sealhulgas raamlepingu alusel läbiviidavad minikonkursid, mille korraldamisel on RHSi kohaselt nõutud toimingute tegemine riigihangete registris, ja ameti korraldatavad Siseministeeriumi valitsemisala kesksed riigihanked ning ühishanked.

RHS § 23 sätestab eeldatava maksumuse määramise reeglid. Hankeplaani koostamisel arvestatakse

eeldatava maksumuse määramisel RHS-s toodud põhimõtetega ja sisemistes kordades sätestatuga16.

Audiitoritele jääb arusaamatuks RHR-s avalikustatud hangete märkimisväärselt kõrgem eeldatav

maksumus. HLT põhjendas maksumuse erisust asjaoluga, et ei ole võimalik prognoosida hanke osade

tegelikku maksumust ja planeeritakse varuga. HLT selgitas, et tegemist ei ole PPA eelarves

kaubale/teenusele planeeritud summaga ehk eelarves ei ole arvestatud tõlketeenuse maksumuseks

6 684 000 eurot. Audiitorite hinnangul ei ole hetkel tagatud eelarvestamise läbipaistvus, st

planeeritud maksumus võrrelduna välja kuulutatud hanke eeldatav maksumusega, ei tohiks

märkimisväärselt erineda kuivõrd hankeplaanis kajastuv informatsioon on mõeldud võimalikele hankest

huvitatud isikutele. Hankeplaani eesmärk on tagada riigihanke läbipaistvuse üldpõhimõtte rakendamine

ja anda ettevõtjatele varakult ülevaade eelarveaasta jooksul planeeritud ostudest. Lisaks võib

hankeplaan olla üks tõend, milles märgitud eeldatavale maksumusele on võimalik nii ettevõtjal kui ka

hankijal tugineda vaidlustus- ja kohtumenetluses17.

2) Hankeplaani ajakavaline täitmine ei ole alati tagatud.

Hankeplaani tähtaegseks täitmiseks teostatakse hankeplaani seiret18. Audiitorite hinnangul on

hankeplaani seire väga vajalik, kuid ainuüksi seire ei taga tähtaegadest kinnipidamist. Auditeeritud

hangete puhul esines tähtaegadest mittekinnipidamist, mis mõjutab edasikantavate ressursside mahtu.

Audiitorid ei anna hinnangut minevikus tekkinud viivituste põhjustele (suur töökoormus, sisuinimeste

vahetumine, osapoolte paljusus, keeruline menetlusprosess), vaid annavad soovitused tulevikku

vaatavalt.

Hankekava koostamisel tuleb hinnata realistlikult aega, mis igale tegevusele kulub – tuvastada peamised

viivitust põhjustavad tegurid, parandada suhtluskanaleid ja koostööd eri osapoolte vahel. 4-8-12k seire

on väga positiivne, aga see võib tähendada, et meeldetuletus hanketaotluse esitamiseks tuleb

neljakuulise hilinemisega. Audiitorite hinnangul tuleks kaaluda hankeplaanis sisalduvate riigihanke

taotluste esitamise tähtaegade automaatset haldamist PlanPros. PlanPro saadab automaatselt

meeldetuletuse lähenevate tähtaegade kohta kõigile asjaosalistele, et vältida tähtaegade ületamist.

Selliselt on ka HLT-l või mõnel muul kaasuval osapoolel võimalik saada kiire ülevaade hanke

hetkeseisust.

Riskid:

Kui hankeplaanis puudub läbipaistvus ja tegelikkusele vastav eeldatav maksumus, siis tekib risk, et

eelarvet on ebatäpselt planeeritud ja projekti tegelikud kulud võivad eelarvet ületada. Lisaks esineb risk

mainekahjule - ebapiisav läbipaistvus hanke ettevalmistumisel võib PPA mainet kahjustada ja

vähendada usaldusväärsust.

Kui hankeplaanis märgitud ajakava ei järgita, võivad tegevused viibida, ameti eesmärkide saavutamine

võib olla häiritud, kulude edasikandmine järgmisesse aastasse ei pruugi olla võimalik, mille tulemusena

ei ole tagatud eelarveliste vahendite otstarbekas kasutamine ja ameti eesmärkide täitmine.

Soovitus 1: Analüüsida sisemisi protsesse, tuvastada eeldatava maksumuse määramise kitsaskohad.

Vajadusel koolitada isikuid, et tagada hankeplaanis märgitud hanke eeldatava maksumuse ja RHR-s

väljakuulutatud hanke eeldatava maksumuse kooskõla.

Soovitus 2: Lisada hankeplaanis märgitud ülesanded PlanProsse19.

16 PPA hankekord p 23. 17 Simovart, M. A. ja Parind, M. (2019). Riigihangete seadus. Kommenteeritud väljaanne. Tallinn: Juura. lk 124 p 38. 18 PPA hankekord lk 6 „Hankeplaani täitmist seiratakse teenuste tegevuskava seireprotsessi raames, ehk 4, 8 ja 12 kuu järgselt. HLT juhataja esitab aruande hankeplaani täitmise kohta peadirektori asetäitja arenduse alal. Aruanne sisaldab vähemalt järgmist infot: seireperioodil läbi viidud, töösse esitatud, edasi lükkunud, ära jäänud ja hankeplaaniväliselt töösse võetud riigihanked, kohaldatud erandid ning esitatud vaidlustused. Hankeplaani täitmise aruanded säilitatakse DHSis kinnitatud hankeplaani seostes hankeplaani aruandena.“ 19 Nt riigihanke esitamise taotluse esitamine, TK koostamise TA, HT avalikustamise TA.

2.3.3 Tähelepanek 3.3 Hankekorras kehtestatud nõuet kinnitada huvide konflikti puudumine ei

ole täielikult järgitud ja puudub kontrollielement võimaliku huvide konflikti tuvastamiseks.

PPA hankekorras20 on kirjeldatud meetmed huvide konflikti ja korruptsiooniohu ennetamiseks,

tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks riigihangetel.

RHS § 3 punkti 4 kohaselt peab hankija vältima konkurentsi kahjustavat huvide konflikti. RHS § 4 punkti

8 kohaselt on huvide konflikt olukord, kus hankija või tema nimel tegutseva isiku töötajal, ametnikul,

juhatuse liikmel või muul pädeval esindajal, kes on kaasatud riigihanke ettevalmistamisse või

korraldamisse või kes võib muul moel mõjutada selle riigihanke tulemust, on otseselt või kaudselt

finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid, mida võib käsitada tema erapooletust ja

sõltumatust kahjustavatena.

Huvide konflikt sisaldab ohtu, et hankija laseb ennast juhtida muudel kui asjaomase riigihankega seotud

kaalutlustel ja ainuüksi seetõttu eelistab ühte pakkujat21. Hankija peab igal juhul kontrollima võimalike

huvide konfliktide olemasolu ja võtma tarvitusele meetmed nende ennetamiseks, tuvastamiseks ja

heastamiseks22.

Kõik väikeostu korraldavad teenistujad peavad kinnitama DHS-is23 huvide konflikti puudumist ja kõik

riigihanke komisjoni liikmed, sh riigihanke eest vastutav isik peavad riigihanke menetlemisel kinnitama

RHR-is huvide konflikti puudumist24.

Hankekorras märgitud põhimõtteid ei ole täielikult järgitud:

• Väikeostu korraldavad teenistujad ei ole valdavalt DHS-is huvide konflikti puudumist kinnitanud.

Audiitor märgib, et DHS-is puudub vastav väli, mida linnutada ja vabas vormis huvide konflikti puudumise

deklaratsioone esitatud ei ole, sh ei ole väikeostu protokollis vm dokumentides viidet selle

kohustuslikkuse osas.

• Riigihanke komisjoni liikmed ei ole alati huvide konflikti puudumist RHR-is kinnitanud.

Audiitor kontrollis seitsme 2023. aastal avalikustatud hanke osas huvide konflikti puudumise kinnitamist

RHR-is ja kõigi hangete puhul esines puudusi. Audiitor märgib, et ühe hanke puhul olid

hankekomisjoni liikmed mh isikud, kelle kõrvaltegevuse25 tegevusala kattub hanke esemega. Kumbki

isik ei osalenud hankemenetluses pakkujana, aga teoreetiline huvide konflikti esinemine on võimalik.

Auditi käigus ei tuvastatud audiitor tegelikku huvide konflikti esinemist, kuid rõhutab, et huvide konflikti

puudumine peab nii olema kui ka näima õige. Näiliku huvide konflikti vältimine on sama tähtis kui

tegeliku huvide konflikti vältimine, sest kahtlused võivad kahjustada organisatsiooni mainet ja protsessi

läbipaistvust. Kui isik on samal tegevusalal teenust pakkuv, siis võib tekkida huvide konflikt ja

haldusmenetluse seaduse26 § 10 lg 1 p 4 kohaselt on soovituslik teda hankeprotsessi mitte kaasata.

Audiitor küsis hinnangut ka PPA korruptsioonikuritegude büroolt ja sai vastuse, et mõnes eluvaldkonnas

võib juba ainuüksi fakt, et keegi tegutseb samas valdkonnas mõne kõrvaltegevusega, olla automaatselt

huvide konflikti tekitaja (väga spetsiifiline valdkond, kus ongi vähe pakkujaid ja on võimalus turgu

mõjutada), aga mõnes levinumas valdkonnas ei pruugi kõrvaltegevuse olemasolu huvide konflikti

olukorda tekitada.

Audiitorid rõhutavad, et oluline ei ole üksnes RHR-s „linnukese“ tegemine, vaid sisuline võimaliku huvide

konflikti olukorra hindamine. Audiitorid märgivad, et hankekorras on selgelt välja toodud meetmed

huvide konflikti ja korruptsiooniohu ennetamiseks ja tuvastamiseks, kuid praktikas ei ole huvide

konflikti puudumisest hoidumist kõigil juhtudel järgitud. Eeldatakse, et kõrvaltegevustega

20 PPA hankekorra p 7-10 21 EK C-538/13, p 35. 22 EK C-538/13, p 43. 23 Dokumendihaldussüsteem 24 PPA hankekord p 7 25 Hankekomisjoni liikmetel on OÜ-d, mille tegevusala kattub hanke esemega 26 Edaspidi HMS, RT I, 06.07.2023, 31, § 10 lg 1 p 4 - Haldusorgani nimel tegutsev isik ei või haldusmenetlusest osa võtta, kui ta on muul viisil isiklikult huvitatud asja lahendist või kui muud asjaolud tekitavad kahtlust tema erapooletuses.

tegelemist ja huvide konflikti esinemist kontrollib sisekontrolli büroo (edaspidi SKB), kuid SKB-l on selleks

alus vaid põhjendatud kahtluse korral. Vastutus võimaliku huvide konflikti olukorra tuvastamise ja

teavitamise osas on töötajal, kuid läbipaistva hangete läbiviimise protsessi eest on vastutav

HLT27.

„Korruptsiooni vältimise juhis PPA-s“ kirjeldab huvide konflikti vältimise põhimõtteid. Soovitame juhendit

täiendada eluliste näidetega näilisest28 huvide konfliktist ja selle vältimise võimalustest.

Risk 1: Kui ilmneb, et hankemenetluse korraldamisel esines huvide konflikt, siis nõutakse välisabi

vahenditest rahastatud hankest tagasi kuni 100% hankelepingule eraldatud toetusest29.

Risk 2: Kui huvide konflikti puudumist ei hinnata ja deklareerita, võib see põhjustada tõsist maineriski,

sh usaldusväärsuse kaotust, korruptsioonisüüdistusi, avaliku usalduse langust ja negatiivset

meediakajastust ning tuua kaasa konkurentsi ebaefektiivsest ärakasutamisest avalike vahendite

ebamõistliku kasutuse.

Soovitus:

1) Täiendada korruptsiooni vältimise juhist PPA-s lisades näilise huvide konflikti määratluse, elulised

näited ja selle vältimise meetodid.

2) Töötada välja sisemine protsess huvide konflikti puudumise kontrollimiseks.

3) Tagada, et ka kõik hanke ettevalmistamisel osalenud isikud oleksid huvide konflikti puudumist

kinnitanud, mitte ainult hankekomisjoni liikmed.

4) Lisada „Korruptsiooni vältimise juhis PPA-s“ Siseveebis ostude juhtimine ja hankimine lehele, et

tagada isikute teadlikkus.

27 Arendusosakonna põhimääruse kohaselt on HLT ülesanne riigihanke menetluse läbiviimine, p 101 28 Näiline konflikt on juhul, kui erahuvid näivad mõjutavat ametikohustuste täitmist, kuid tegelikult seda ei tee (eetiline dilemma). „Korruptsioonivastane Strateegia aastateks 2008-2012“, Tallinn 2008 29 Ühendmäärus § 226. Keelatud huvide konflikt, kokkumäng ja pettusega seotud rikkumine

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Tairi Pallas

Välisvahendite osakond

03.02.2025 nr 4-2/3-1

Märgukiri

Austatud proua Pallas

Raamatupidamise aastaaruande auditeerimisel võtab auditeeriv asutus arvesse kõiki auditeid ja

kontrolle, millele ta juurdepääsu omab.

Politsei- ja Piirivalveameti (edaspidi PPA) siseauditi osakond viis läbi auditi „Ostujuhtimise

protsesside mõjusus PPA-s“ (auditi nr 4/2024, 20.12.2024), milles mh andis hinnangu Euroopa

Liidu toetustest kaasrahastatud riigihangete läbiviimise tõhususele. Nimetatud aruandes on

välja toodud tähelepanekud, milles sisalduvad finantsmõju omavad puudused Euroopa Liidu

toetusest tehtud hanges.

Auditeeriv asutus kontrollis, kas perioodil 2021-2027 rahastatud projektides ning auditi valimis

on SFOS-i andmetel PPA auditis nr 4/2024 nimetatud hankeid.

Auditeeriva asutuse 2024. a projektiauditite valimis vastavaid hankeid ei olnud, küll aga võivad

need hanked edaspidi projektiauditite valimisse sattuda.

SFOS-i andmete põhjal esinevad PPA siseauditi büroo auditi valimis olnud hanked

viitenumbriga 254777 „Toitlustusteenus“ ning 260958 „Suuline ja kirjalik tõlketeenus

erinevatele keeltele“ järgmistes perioodi 2021-2027 projektides:

1. AMIF.1.01.23-0003 Tõlketeenus rahvusvahelise kaitse taotlejatele ja saajatele

2. AMIF.1.02.23-0001 Migratsiooninõustamine

3. AMIF.1.03.23-0003 Menetlusvõimekuse ja lahkumiskohustuse täitmise

tagamine

4. AMIF.1.03.23-0004 Tõlketeenus tagasisaadetavatele

2 (2)

5. BMVI.1.01.23-0013 Piirihaldust tagavate ametnike koolitamine

6. ISF.1.02.23-0004 Rahvusvahelise politseikoostöö ja SIS/Sirene alaste

teadmiste parendamist toetava e-kursuse loomine

Seega võivad auditeeriva asutuse hinnangul sisalduda raamatupidamise aastaaruande eelnõus

potentsiaalselt mitteabikõlblikud kulud.

Soovitame korraldusasutusel:

1. Hanke viitenumbriga 254777 „Toitlustusteenus“ puhul teha analüüs, milles selgitada välja,

millise hanke osaga on projektides sisalduvad kulud seotud, (PPA auditi nr 4/2024 tähelepanek

on hanke osade 1 ja 25 kohta) ning mis ulatuses on tegemist mitteabikõlblike kuludega.

2. Hanke viitenumbriga 260958 „Suuline ja kirjalik tõlketeenus erinevatele keeltele“ puhul

oleks PPA pidanud hankedokumentides viitama eelnevale turu-uuringu läbiviimisele, millele

kohaldub EK juhendi p.18 järgi finantskorrektsioon 25%. Soovitame kindlaks määrata

seonduvad mitteabikõlblikud kulud.

Kokkuvõttes soovitame korraldusasutusel PPA siseauditi aruandes esitatud informatsiooni

põhjal analüüsida auditi aruandes sisalduvate hangete läbiviimise vastavust EL nõuetele ja teha

sellest lähtuvalt vajalikud tagasinõude otsused ning vastavad kulud raamatupidamise

aastaaruandest välja võtta.

Ootame analüüsi tulemuste, sh mitteabikõlblike kulude kohta teavet ning vastavalt

korrigeeritud raamatupidamise aastaaruande eelnõud hiljemalt 17.02.2025.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Siseauditi osakonna juhataja

Lisa: Väljavõte Politsei- ja Piirivalveameti siseauditi büroo 20.12.2024 läbiviidud auditist nt

4/2024 „Ostujuhtimise protsesside mõjusus PPA-s“

Mariliis Männik 6125254

[email protected]