Integratsiooni Sihtasutuse auditi aruanne

AUDIT nr 4_2024/KuM

1

Lisa 1

B-OSA: AUDITI TULEMUSED

4.1. Eesti keele maja (Tallinnas ja Narvas)

Risk: protsessid ei toimi kuluefektiivselt, mõjusalt. Avalike teenuste osutamisel ei ole alati

arvestatud klientide vajadustega ning avalikud teenused ei ole kvaliteetselt, optimaalselt

korraldatud (kuluefektiivsus). Eesti keele maja ei täida seatud eesmärke.

Eesmärk leida vastus küsimustele:

1) Kas eesti keele maja täidab seatud eesmärke (arengukavad/tegevuskavad)?

2) Milline on Eesti keele õppe teenustega seonduv tulu/kulu ja vastavus eraldatud

eelarvega (tekib jääk või puudujääk)?

3) Muud kaasnevad küsimused, mis baseeruvad kvalitatiivsetel hinnangutel:

• Kas kliendi rahulolu uuringuid on läbi viidud – tulemused (nõustamisteenus ja

keeleõpe)?

• Kas keeleõpe on korraldatud kuluefektiivselt/optimaalselt?

INSA eesti keele maja loodi 2018, uksed avati 2019 aastal (jaanuaris Tallinna eesti keele maja

ja oktoobris Narva eesti keele maja), , et pakkuda täiskasvanud eesti keele õppijatele tuge ja

juhendamist õppeteekonna igal sammul – alates õppevormi valikust kuni keeleoskuse

täiustamiseni. Keeleõppehuvilistele pakutakse süvanõustamist, mille käigus kaardistatakse

nende keeleõppe eeldused, vajadused ja motivatsioon ning leitakse sobivaim õppevorm. Lisaks

uuendatakse pidevalt eesti keele õppemeetodeid, et need oleksid kaasaegsed ja kasulikud nii

õppijatele kui ka õpetajatele.

Tegutsetakse peamiselt kahes asukohas – Tallinnas ja Narvas. Tallinna eesti keele maja

tegutseb südalinnas. Tallinna keelemaja koordineerib täiskasvanute eesti keele õpet lisaks

Tallinnale ka Harju- ja Pärnumaal. Narva eesti keele maja asub ERR Narva stuudio ja Narva

Vaba Lavaga samas hoones. Narva keelemaja koordineerib täiskasvanute eesti keele õpet

Narvas ja ka kogu Ida-Virumaal. Lisaks on piirkondlikud koordinaatorid Kiviõlis (Lüganuse

vald) ja Paldiskis (Lääne-Harju vald).

Detsembris 2023. a otsustati ühendada alates 1. jaanuarist 2024 kaks struktuuriüksust – Tallinna

eesti keele maja ja Narva eesti keele maja. Eesmärk on pakkuda keeleõppijatele sujuvamat

keeleõppeteekonda ning paremini planeerida nii tegevusi kui ka ressursside kasutamist.

INSA pakub eesti keele kursusi täiskasvanutele (alates 18. eluaastast) A1-, A2- ja B1-tasemel.

Lisaks olemas eraldi kohanemisprogramm sund- kui ka tavarändajatele ning keeleõppelepingud

neile, kes soovivad taotleda EV kodakondsust. Samuti pakutakse keeleõpet toetavaid tegevusi

neile, kes tahavad arendada aktiivset keeleoskust.

Eesti Keele maja on spetsialiseerunud vähelõimunud püsielanikele, kes võivad sobivuse korral

osaleda ka Töötukassa, pakutavatel keeleõppes.

Peamised tegevusnäitajad, mida INSA eesti keele majas seirab on:

a) Osalejate arv Tallinna ja Narva Eesti keele maja keelepraktika üritustel;

AUDIT nr 4_2024/KuM

2

b) Õppekohtade arv Tallinna ja Narva Eesti keele majades;

sh edukalt lõpetanute (käis kohal üle 75%) %.

Jälgitakse veel ka väljalangevust või katkestamiste arvu, seda asutusesiseselt. Selgus, et:

a) tegevusnäitajad

• Suurenenud on tasapisi nii keeleõppe kohtade (tasemel A1-C1) kui ka keelepraktika

üritustel osalejate arv, ületades 2025 seatud sihttaset. Alates 2024, pakutakse A1-B1

tasemetel koolitusi.

• Eesti keele maja pakub eesti keele koolitusi INSA enda ruumides, mida viivad läbi

INSA koosseisus olevad õpetajad (u 1000-1400 õppekohta aastas). Lisaks ostetakse

teenust sisse hankega parterite juures (u 1664 õppekohta).

• Edukalt lõpetanuid (käis kohal minimaalselt 75%) on keskmiselt 83%. Väljalangevus

ehk katkestamine jääb keskmiselt 17-18% juurde, sest on ka osalejaid, kes lõpetavad,

kuid osalevad alla 75% koolitusemahust.

• Märkimisväärseks saab lugeda nõustamisteenuse kasvu, kuna nõustajad tegelevad lisaks

keeleõppe teemadele, ka kohanemisprogrammi ja üldise lõimumisalase nõustamisega.

Nõustamist pakutakse nii veebi, telefoni, e-posti teel kui ka kohapeal. Sihiks seatud

5000 nõustamist on 3kordselt ületatud.

Allikas: KUM TERE aruandlus, INSA majandusaasta aruanded, sisemine tegevuskava täitmise

aruandlus

b) Rahalised vahendid vs tegelik täitmine

Aluseks võeti iga-aastased KuM eelarve käskkirjad ja INSA raamatupidamisest SAP BO

väljavõtted, tuvastati eesti keele majadega seonduvad kulud. Tulemusi võrreldi ka saavutatud

tulemustega. Selgus, et:

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

Õppekohtade arv Tallinna ja Narva eesti keele majades,

tasemel A1-C1

Nõustamine keeleõppe ja Eestis kohanemise teemal

Tallinna ja Narva eesti keele maja keelepraktika ürituste

osalemiskorrad

Eesti Keele Majade tegevusnäitajad

Sihttase 2025 2023 2022 2021

AUDIT nr 4_2024/KuM

3

Allikas: KuM eelarve iga-aastased käskkirjad; INSA majandusaasta aruanded, sisemine

tegevuskava täitmise aruandlus

Allikas: SAP BO aruanne, RP004, sorteerituna Eesti Keele majad

• Eesti keele maja eraldatav eelarve on iga-aastaselt tõusnud, ulatudes 1,7 mln kuni 2,27

mln eur. Kui vaadata tehtud tegevusi, on suurenenud õppekohtade arv, kuid vähenenud

üritustel osalenute arv (2022 vs 2023). Töötajate arv on eesti keele majas püsinud

stabiilsena, muutus +1 ametikoht (29 kohta 2022. a ja 30 kohta 2023. a).

0

500 000

1 000 000

1 500 000

2 000 000

2 500 000

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

2023 2022 2021

EU R

O sa

le ja

te a

rv

Eesti keele Majade tegevused vs eraldatud raha

Õppekohtade arv Tallinna ja Narva eesti keele majades, tasemel A1-C1

Tallinna ja Narva eesti keele maja keelepraktika ürituste osalemiskorrad

KuM eraldatud eelarve tegevuskuludeks

1700000

2 100 000

2 200 000

0

200000

400000

600000

800000

1000000

1200000

1400000

1600000

1800000

2000000

2200000

2400000

0

200000

400000

600000

800000

1000000

1200000

1400000

1600000

1800000

2000000

2200000

2400000

2021 2022 2023

EU R

EU R

Eelarve vs tegelik kasutus

KuM eraldatud eelarve

Tegelik täitmine KOKKU

sh eelnevate aastate jääk

Aastalõpu orienteeruv jääk (eraldatud EA + eelmiste aastate kasutamata jääk - tegelik täitmine)

AUDIT nr 4_2024/KuM

4

• INSA juhataja ja KuMi kultuurilise mitmekesisuse asekantsleri sõnul on teada fakt, et

eelarveliste vahendite kasutuses tekkis jääk juba INSA eesti keele majade loomisel 2018

kuna riigivahendite kasutuseks ettevõetud protseduuride läbiviimine võttis aega

(personali värbamine, riigihanked jmt). Lisaks oli 2020/2021 COVID aasta, mistõttu

füüsilisi koolitusi praktiliselt ei tehtud, kuna kehtisid piirangud. Iga-aastaselt on eesti

keele majade tegevuskulude jääk olnud fikseeritud KuMile esitatud tegevustoetuste

kasutamise aruannetes ja eraldiseisvates teatistes, mis esitatakse ministeeriumile

jaanuaris. Tegelik jääk täpsustub majandusaasta aruande koostamise ajal.

• INSA ise kasutab iga-aastaselt oma keelemaja tegevustes eelnevate aastate jääki, samal

ajal on suurendatud iga-aastast keelemaja tegevustoetust. Orienteeruvalt võib eelnevate

aastate kasutamata jääk olla suurusjärgus üle 500 tuh eur. Jaanuaris 2024 esitatud

teatises ministeeriumile (kiri nr 4-2.5/2024/4-6, registreeritud DHSs), selgub et eesti

keele maja 2023 tegevuskulude jääk on 646 041 eur (tegelik jääk kujunes veidi

väiksemaks s.o 536 614 eur) ja sellest on indikatiivselt kohustustega kaetud 310 090

eur. Jaanuaris ei olnud veel 2023 kulud lõplikud, st teatises esitati andmed jaanuari

seisuga. Samas, ei tooda teatises välja eelnevate aastate jääki, mida kasutati 2023

kalendriaastal. Tutvumisel INSA SAP BO aruannetega saab selgeks, et 2023 kasutati

eesti keele majade tegevuskuludes summas üle 700 tuh 2022. a tegevuskuludeks

eraldatud vahendeid.

• Kulude tekkepõhine täitmine 3. a võrdluses näitab, et mitmel aastal oli tegelik täitmine

ehk tehtud tegevuste kulu alla eraldatud eelarve v.a 2023. Probleemiks on, kas ka

ministeeriumis on teadvustatud, miks on jääk tekkinud ning miks hoolimata erinevatest

tegevustest ei ole jääk vähenenud. Ministeeriumis on peamiseks vastutajaks KuMi

kultuurilise mitmekesisuse nõunik, kes hindab INSA sisulisi tegevusi, ja peab

kõrvutama tegevusi tehtud kuludega. Teadma, mis on eelnevate aastate jääk ning

hindama kas järgnevatel aastatel on eelmise aasta jääki kasutatud või mitte.

• 2021 viis CIVITTA läbi analüüsi „Integratsiooni Sihtasutuse eesti keele majade

tegevuste ja teenuste mõjuanalüüs“. Seal on toodud (lk 5), et Keelemajade pakutavad

tegevused ja teenused jaotuvad kolmeks: keelekursused, keele praktiseerimise

eesmärgil toimuvad tegevused ning nõustamisteenused. Kui vaadata INSA sisest

eristamist raamatupidamises, eristatakse seal eraldi Talliinna ja Narva eesti keele

majade kulud, lisaks hoitakse eraldiseisvalt projektipõhiselt kõik erinevad üritused,

keelemajade laienemisega seonduvad tegevused jmt. Teisisõnu ei ole võimalik kokku

viia kulusid - mis on kulud keelekursustele; mis on nõustamisteenustega seonduvad

kulud ja mis kulutusi on tehtud keele praktiseerimise üritustega seonduvalt.

Olulisus Tähelepanek 1

Keskmine a) Eesti keele maja tegevuskuludes on regulaarne rahaliste vahendite jääk

(orienteeruvalt ca 500 000 EUR), mis aasta-aastalt väheneb.

b) INSA raamatupidamises on eesti keele maja tegevused eraldatud, kuid

ei ole võimalik kokku viia tehtud kulutusi peamiste keelemaja teenuste

lõikes, milleks on keelekursused, keeleõppega seonduvad üritused ja

nõustamistegevus.

Risk: riigiraha mitteefektiivne kasutus, optimaalsem avalike teenuste pakkumine

AUDIT nr 4_2024/KuM

5

Soovitus KuMile: Kultuurilise mitmekesisuse osakonna vastutaval nõunikul tugevdada kontrolli

INSA tegevuskuludeks antavate vahendite kasutamise üle. Kui on tekkinud tegevuskulude

kasutamises ülejääk, küsida INSAlt põhjendusi ning fikseerida edasised tegevused jääkide

kasutusega seonduvalt, st mida plaanitakse ülejäägiga teha ja millal. Järgmise kalendriaasta

tegevuskulude aruannete kontrollimisel veenduda, mis on saanud eelnevate aastate ülejäägist.

Soovitused INSA-le: 1) Kuivõrd eesti keele majade teenused on jagatud kolmeks (keelekursused,

keeleõppega seonduvad üritused ja nõustamistegevus), kaaluda sellele vastava kulumudeli

ülesehitust, et tekiks võimalus hinnata teenustega seonduvat kulu.

2)esitada KuMle esitatavas teatises ka ülevaade eelnevate aastate jääkidest.

KuM kommentaar: 2024.a tõhustati INSA jääkide järelevalvet. Toimub regulaarne (kvartaalne)

infovahetus KMO nõuniku, KuMi finantsnõuniku ja INSA finantsspetsialisti vahel. INSAlt

küsitakse põhjendusi jääkide kasutuse osas. Nõukogu vaatab samuti alati jäägid üle (tavaliselt

iga-aastasel märtsi lõpu koosolekul), ja täiendab vastavalt eelarvet ning lisatakse tegevused

tegevuskavasse. Tavaliselt läheb sama otstarbega kasutusse.

INSA kommentaar: Nõutume soovitusega, INSA on kasutusele võtnud EKM eelarve ja kulude

jaotuses vajalikud muudatused. Alates 2024 aastast esitame KUMile teatises ka eelmiste perioodide

ehk 2023 a kasutamata vahendite jäägid (lepingute lõikes) ja nende kasutamise info.

INSA tegeleb teadlikult jääkide küsimusega, mis on vähenenud viimased aastad. Jäägid jätkuvalt

tekivad seoses eesmärgiga riigieelarve vahendeid võimalikult säästlikult kasutada. Keeleõpe

tellitakse riigihankena ning sageli on konkurentsi tulemusena sõlmitud lepingu maksumus soodsam

kui esialgu prognoositud. Samuti võib esineda risk, et keeleõppe hanke või selle osa luhtub.

Keeleõppe teenuse eest maksmine toimub õppijate tegeliku osaluse alusel. See tähendab, et

koolitaja ei saa tasu nende tundide eest, kus õppija on puudunud. Selline süsteem motiveerib

koolitajaid pakkuma kvaliteetset õpet ning rakendama meetmeid katkestajate arvu vähendamiseks.

Selle tulemusena on hankelepingu tegelik täitmine reeglina väiksem kui hankelepingu maksumus,

ehk teenuse osutamise tegelik kulu on võetud kohustustest väiksem. Hankelepingu kasutamata

summa selgub lõplikult alles pärast viimase teenusepakkuja aruande esitamist, mis toimub

jaanuaris eelmise aasta detsembri seisuga. Tekkinud jäägid suunatakse uuesti teenuse pakkumisele,

võimaldades sihtrühmale pakkuda rohkem õppekohti.

Jääkide kiiremas tempos vähendamist raskendab asjaolu, et INSA ei saa võtta lepingulisi kohustusi

suuremas summas kui on eelarves planeeritud vahendeid. Võib esineda risk, et kui INSA on võtnud

rohkem kohustusi kui eelarves on vahendeid, samas lepingute täitmine osutub prognoositust

paremaks, siis tekib eelarve puudujääk. Olukord on mõnevõrra paindlikum välisvahendite puhul,

kuna hankelepingud sõlmitakse mitmeks aastaks. Praeguse keeleõppe eest maksmise süsteemi

eeliseks on säästlik riigieelarve vahendite kasutamine ning koolitajate suurem huvi tegeleda

sihtrühma õpimotivatsiooniga, samas tekib vahendite jääk, mis suunatakse uuesti teenuste

pakkumisse.

c) Eesti keele maja tegevuse mõjusus

• INSA eesti keele majade mõjumõõdik KuMi TERE programmides on - partnerite

rahulolu INSA teenustega, %.

2021 viidi läbi partnerite rahulolu hindamine (läbiviijaks Turu-uuringute AS). Kaasatud olid

nii strateegilised, lepingulised partnerid kui ka toetuse saajad. Tulemus: 80% partneritest peab

INSA tööd väärtuslikuks ja hindab tema ekspertiisi, iseäranis kiidetakse eesti keele majade

pakutavaid keelekoolitusi ja üritusi. 70% vastanutest on rahul INSA koostööga. Dets 2023

AUDIT nr 4_2024/KuM

6

võeti kokku iseteenindusportaali klientide tagasiside küsitluse tulemused. Uuriti arvamusi

lõimumisele kui ka tagasisidet INSA teenustele. 70% vastanutest vastas keeleõpe vajadustele

ja 79% olid rahul keeleõppe korraldusega; 86% vastanutest soovitab INSA eesti keele maja ja

teenuseid ka teistele.

INSA ja KuM on tellinud mitmeid mõjuanalüüse, mis puudutavad keeleõpet, sh eesti keele

majade toimimist:

a) 2021 CIVITTA mõjuanalüüs, „ Integratsiooni Sihtasutuse eesti keele majade tegevuste

ja teenuste mõjuanalüüs“, avaldatud https://integratsioon.ee/integratsiooni-sihtasutuse-

eesti-keele-majade-tegevuste-ja-teenuste-mojuanaluusi-lopparuanne

b) 2022 Balti Uuringute Instituut „Eesti keele õpe kolmandate riikide kodanikele Eestis“,

avaldatud https://integratsioon.ee/moju-uuring-eesti-keele-ope-kolmandate-riikide-

kodanikele-eestis

c) 2023 Balti Uuringute Instituut „Täiskasvanute eesti keele õppe korraldus piiratud

keelekeskkondades: Kultuuriministeeriumi haldusala“, avaldatud

https://kul.ee/uuringud#muud-uuringud.

Tallinna ja Narva eesti keele maja tegevuste tõhususe hindamisel toetutakse peamiselt Civitta

2021 mõjuuuringule, mis hindas keeleõpet aastatel 2019 ja 2020 ning tulemused olid:

Mõõdik Tulemus

Keeleoskuse areng (keskmine hinne) 68 punkti 100-punkti skaalal

Eesti keele kasutamine (protsent) 72% osalejatest kasutab rohkem eesti keelt

Eestikeelsetel üritustel osalemine

(protsent)

38% osalejatest märkis, et kursused mõjutasid

nende osalemist

Rahulolu õpetaja rolliga (protsent) 87% rahulolu

Rahulolu kursusele registreerimisega

(protsent)

66% rahulolu

Rahulolu üleminekuga veebiõppele

(protsent)

48% rahulolu

Kultuurimoodulite osalejate arv 2500 venekeelset, 1000 ingliskeelset osalejat

97% keeleõppe toetavatel üritustel osalenutest soovitaks tegevust ka teistele ning 72%

tundis, et nende keeleoskus paranes tegevuse vältel (antud küsimuse juures ei eristatud

vähelõimunud ja uussisserändajate sihtrühma, kuid valimi hulgas oli neid umbes pooleks).

Keelemajade tegevustes osalejate vajadustele vastasid tegevused keskmiselt 76% ulatuses.

• Eesti keele maja juhi sõnul on nad viinud läbi tagasiside küsitlusi ka kursustel osalejate ja

õpetajatega. Samas ei ole saanud tulemusi veel koondada ühtse metoodikaga. Alates 2023

on INSAs testitud kvartaalset seiremudelit. Selle järgi on 2024 osalejate soovitushinnang

eesti keele majade keelekursuste üldisele korraldusele 79% ning osalejate eesti keele

kasutuse suurenemine tööl, koolis ning vabal ajal (keskmiselt) 68%. 2025.aastal käivitub

uus, täiendatud seiresüsteem.

• INSAs jälgitakse väljalangevust ja küsitakse ka tagasisidet, miks jäetakse kursus pooleli.

Võimalusel suunatakse katkestaja kogemusnõustajate poole, kes tegeleb nn sisemise

motivatsiooniga. Katkestamise põhjused on kliendihaldussüsteemis jälgitavad ning neid

võetakse teenuste arendamisel arvesse.

• Keeleõppe lõpetanute taset ei hinnata pärast kursuse lõppu ühtse testi või metoodika alusel.

HARNO on hetkel välja töötamas testi, mille eesmärgiks on hinnata keeleõppija keeletaset.

AUDIT nr 4_2024/KuM

7

.INSA juhi sõnul soovitakse üha rohkem suunata pärast kursuse lõppu õppijaid eesti keele

tasameeksamitele.

• Eesti keele maja koolitustel katkestajate suurem sanktsioonide rakendamine vajab poliitilisi

otsuseid ja infosüsteemi arendamist. INSA iseteenindusportaalis puudub automaatne

kontroll, mis kontrolliks, et kui oled 1 kord eesti keele koolitusel (näiteks tasemel A1)

osalenud või selle katkestanud, siis teist korda enam ei saa koolitusele registreerida. Küll

aga on keelatud osaleda korraga kahel keelekursusel samaaegselt. Varasem osalemine

kursustel kontrollitakse infosüsteemis käsitsi. Piirangute sisseviimise protsess on

käivitunud ning sõltub erinevate projektide ja teenuste reeglistikest. Infosüsteem võimaldab

enne keelekursuse algust päringuga tuvastada õppijaid, kes soovivad samal tasemel teist

korda osaleda ning vajadusel eemaldada neid gruppist (kui tegu oli mõjuva põhjusega

katkestamisega, siis reeglina on uuesti osalemine lubatud) ja pakkuda kohta järgmisele

õppijale. Sellega maandatakse topelt osalemise risk. Seni on kasutajaid, kes osalenud kahel

korral, millest edukalt vähemal ühel, ühes keeleastmes (tasemed A1, A2, B.1.1 ja B1.2)

alates 2022.aastast 29 inimest.

• Lisaks on ka keeleõpet toetavatele üritustele suur nõudlus, kuid ka seal on probleemiks, et

paljud (2023-2024.aastal 23%), kes end tasuta üritustele registreerivad, tühistavad või

katkestavad osaluse. Selle tagajärjel on ürituste planeerimine (sh eelarve planeerimine,

ruumide broneerimine, vabatahtlike mobiliseerimine) keeruline. Vajalik oleks mõelda

lahendustele, et inimesed, kes end tasuta üritustele registreerivad, neil päriselt ka osaleksid.

Selleks on INSA 2024. aastast alustanud õppijatele nende teenuse hinna kuvamist ja

mitmekülgse meeldetuletussüsteemi rakendamist.

• Siseministeeriumi poolt rahastatud kodakondsuse taotlemiseks mõeldud keeleõppe

koolitusel (korraldab samuti INSA), on sanktsioonid ette nähtud sõlmitud lepingutega.

• Teisisõnu on INSAs olukord, kus sarnasetel keeleõppeteenustel kehtivad erinevad

tingimused. KuMi kultuurilise mitmekesisuse asekantsleri sõnul on sanktsioonide

mittekehtestamine olnud poliitiline valik. Samuti on sanktsioonide rakendamise juures

halduskoormus ebaproportsionaalselt suur ning vajaks täiendavat personaliressurssi.

Positiivne

80% partneritest peab INSA tööd väärtuslikuks ja hindab tema ekspertiisi, iseäranis kiidetakse eesti

keele majade pakutavaid keelekoolitusi ja üritusi Ida-Virumaal. 86% INSA Iseteenindusportaali

klientidest soovitab INSA eesti keele maja ja teenuseid ka teistele.

Eesti keele maja teenuste osutamisel arvestatakse keeleõppijate vajadustega ning ollakse paindlikud,

kliendisõbralikud. Toimib nõustamisteenus, regulaarne keeleõpe, üritused.

Eesti keele majale seatud tegevuseesmärgid on tagasihoidlikult realistlikud, täitmist hinnatakse

regulaarselt. Kvantitatiivselt ei ole märkimisväärselt suurenenud pakutavate teenuste arv, samas

teenustega rahulolu on pigem kõrge.

Olulisus Tähelepanek 2

Keskmine INSA eesti keele maja avalikke teenuste osutamist on võimalik parendada.

a) keeleõppe kursustele, sündmustele registreerides kontrollitakse käsitsi, kas

oled varem osalenud ja/või katkestanud (automaatkontroll

Iseteenindusportaalis puudub);

AUDIT nr 4_2024/KuM

8

b) puudub võimalus rakendada keeleõppijate (keelekursused, keeleõpet

toetavad üritused) katkestajatele ja/või mitte osalejatele, ühtseid

sanktsioone, nt raha tagasiküsimine (väljalangevus keskmiselt ca 18%);

c) Eesti keele maja mõjususe hindamiseks tulemusmõõdikud arengukavas

puuduvad (keeleõppijate rahulolu regulaarne hindamine), kuid rahulolu

mõõtmisega on juba alustatud.

Risk: riigiraha ebaefektiivne kasutamine; optimaalsem avalike teenuste pakkumine

Soovitus KuMile: töötada välja võimalused/lahendused, kuidas osutada riigis keeleõppe teenust

ühetaoliselt (koostöös HTMga), eesmärgiga tekitada keeleõppes osalejal ka isiklik vastutus

(topeltregistreerimise vältimine; sanktsioonide ühetaoline rakendamine jmt).

Soovitus INSA-le: Töötada välja eesti keele maja tulemusmõõdikud sh mõõta regulaarselt

kursustel/üritustel osalejate rahulolu ja hinnata teenuste osutamise optimaalsust (töötajate arv vs

tehtud kulud).

KuMi kommentaar: KUM ei tegele keelepoliitikaga, tegemist on HTM valdkonnaga. Meie

haldusalas saame rakendada sanktsioone kohanemise valdkonnas. Uues VVTPs on ülesanne VVTP

„Ettepanekud täiskasvanute keeleõppe süsteemi ümberkorraldamiseks", mille eest vastutab HTM.

KUM on kaasvastutaja. Nõukogu kinnitas mõõdikud 21.01.2025 koosolekul.

INSAl on arengukava, programmi, juhatuse liikme, ESF ja toetuse kasutamise tingimuse mõõdikud.

Tegevusi seiratakse mitmel moel sh EK tasemel. Mõõdikuid on palju, küsimus on, mis on kõige

olulisemad. Lisaks on veel tulemas asutaja ootused.

INSA kommentaar: Nõustame soovitusega, edaspidi mõõdetakse osalejate rahuolu regulaarselt,

kuna rakendub Recommy süsteem. Samuti hinnatakse teenuste osutamise optimaalsust.

Täiendavate sanktsioonide rakendamisel on oluline hinnata ka nendega kaasnevat halduskoormust.

INSA tegeleb pidevalt pakutavate teenuste ning kliendi- ja iseteenindussüsteemi arendamisega, mille

eesmärk on muuhulgas katkestajate arvu vähendamine. Aastal 2025 algab Eesti-Šveitsi

koostööprogrammi raames nõustamisteenuse arendamise protsess, mille käigus hakatakse

katkestajaid suunama kogemusnõustamisele, et paremini toetada nende keeleõppe- ja

lõimumisteekonda.

4.2 INSA sisekontrollisüsteemi toimimine

Eesmärgiks hinnata, kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada INSA

tegevuste õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse,

tegevuse otstarbekus ja info säilimine.

Kriteerium:

• Sisekontrollisüsteemi toimimist hindasime lähtudes üldtunnustatud sisekontrollisüsteemi

küpsusmudelist (aluseks COSO mudel). Mudel vt sisekontrollisüsteemi hindamine,

kooskõlas Vabariigi Valitsuse seaduse § 92 1 definitsiooniga.

Positiivne

1) INSA kõrgem juhtorgan nõukogu teostab piisavat järelevalvet juhatuse tegevuse üle, järelevalve

tegevused on: eelarve täitmise ülevaated, juhataja tulemusmõõdikute seire, maj. a aruande ülevaade

jm.

2) INSA-l on uuendatud struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on strateegia ja iga-

aastased tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse kvartaalselt.

AUDIT nr 4_2024/KuM

9

3) Infovahetus töötajatele on korraldatud läbi MS Teamsi, MS Sharepointi, võrguketta, e-posti teel

(nt nädalakiri), koosolekutel. Uuendatud töökorralduse reegleid on töötajatele tutvustatud;

regulaarselt viiakse läbi arenguvestlusi; kehtestatud tulemus- ja lisatasude süsteem.

4) INSA dokumendihaldus toimub Delta elektroonses dokumendihaldussüsteemis, MS Teamsis, ja

MS Sharepointis.

5) Uuendatud on SA raamatupidamise sise-eeskiri, SA-le osutab raamatupidamise teenust edaspidi

RTK, kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi;

6) Uuendamisel on SA hankekord, kus on reguleeritud ka väikeostude läbiviimine; alla riigihanke

piirmäära jäävate ostude pakkumused ja lepingud on DHS-is Delta registreeritud ja omavahel seotud;

Fitek-is arvete juurde lisatud pakkumused, hindamiskomisjoni otsus ning lepingud.

7) Põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; vara, sh IT vara, lubatud ja

keelatud kasutamise põhimõtted ja vastutus on reguleeritud töökorralduse reeglites.

8) Puhkuste, lähetuste korraldus, majanduskulude deklareerimine toimib nõuetekohaselt RTIPis.

9)Töökorralduse reeglites on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised, mh

töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinike ning esmaabiandjate määramise põhimõtted;

töötervishoiukontroll; töökeskkonna riskianalüüsi läbiviimine jm; viimased töökeskkonna

riskianalüüsid Tallinna ja Narva kontoris läbi viidud 2021. a; Tallinna kontorile koostatud tulekahju

korral tegutsemise plaan; koostatud ohutusjuhend arvutiga töötajale; määratud esmaabiandjad ja info

avalikult kättesaadav; INSA ruumidesse sisenemiseks on kasutusel kiipkaardid, mida annab välja ja

haldab assistent-personalispetsialist.

4.2.1 Juhtimine ja administreerimine sh teabehaldus

Kriteeriumid:

• tõhus ja läbipaistev kontrollikeskkond;

• tõhus strateegiline planeerimine ja planeeritu elluviimine, täitmise ja mittesaavutamise

hindamine;

• vastutuste jaotus, mis ei toeta huvide konflikte ning tagab vajaliku pädevuse;

• regulaarne ja läbipaistev aruandlus, mis tagab juhataja teadlikkuse organisatsiooni

olukorrast;

• toimiv dokumendihalduse ja teabehalduse funktsioon toetab organisatsiooni tegevust ja

on kooskõlas õigusaktidega;

• sõlmitud lepingute üle omatakse ülevaadet ning on tagatud lepingute õiguslikkus ja

organisatsiooni huvide kaitse;

• organisatsioonil on rakendatud meetmed pettuseriski maandamiseks.

Regulatsioon: Sihtasutuste seadus1, INSA põhikiri, INSA strateegia aastateks 2024-2029, VV

25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“2; MISA Käsiraamat3

(edaspidi Käsiraamat), Rahvusarhiivi 28.12.2017 hindamisotsus nr 5-1/17/69,

korruptsioonivastane seadus4

1 Sihtasutuste seadus, Riigikogu 5.11.1995, RT I, 23.12.2022, 31 2 Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused, Vabariigi Valitsus 25.05.2017 nr 88, RT I, 19.05.2022, 8 3 Integratsiooni ja Migratsiooni Sihtasutus Meie Inimesed Käsiraamat, Tallinn 2014 4 Korruptsioonivastane seadus, Riigikogu 06.06.2012, RT I, 06.07.2023, 48

AUDIT nr 4_2024/KuM

10

Selgus, et:

I. Strateegiline planeerimine

• INSA põhikirja järgi nõukogu koosseisu kuulub kuni kolmteist liiget, kelle määrab

asutaja kolmeks aastaks. 16.09.2024 seisuga on INSA nõukogus 12 liiget, nõukogu

esimees on KuMi esindaja.

• Nõukogu kavandab SA tegevust ning korraldab SA juhtimist ja teostab järelevalvet selle

tegevuse üle. Koosolekud toimuvad SA põhikirja järgi vastavalt vajadusele, kuid mitte

harvem kui üks kord kolme kuu jooksul. Viimastel aastatel käib nõukogu koos u 5 korda

aastas (s.o 4 kvartalit + detsember), hindab SA eesmärkide saavutamist, finantsseisundit

jm.

• INSAl on uuendatud strateegia 2024-2029 (avalikustatud välisveebis, vt

https://integratsioon.ee/strateegia.). Strateegias on määratletud missioon, visioon,

peamised sihtrühmad, strateegilised lähtealused, väärtused ja strateegilised eesmärgid

(6 tk). Strateegiliste eesmärkide juurest on puudu sihttasemed ja mõõdikud, st mille

seiramisega on võimalik hinnata, kas ja mil määral eesmärki täideti. Samas koostatakse

iga-aastaseid tegevuskavasid, milles kirjeldatud meetmed lähtuvad strateegilistest

eesmärkidest. Meetmetele on kirjeldatud väljundinäitajad, mis on seostatud Sidus Eesti

2030 tegevussuundadega, ning tegevuste elluviimise periood. Lisaks on tegevuskavas

igale meetmele fikseeritud rahastaja, riigieelarve vahendid, välisvahendid, perioodi

tekkepõhised kulud jm.

• Mõõdikute väljatöötamist alustati augustis 2024, nõukogu augusti seminaril ja

detsembri koosolekul oli pikem arutelu mõõdikute üle. Mõõdikud kinnitati 21.01.2025

nõukogu koosolekul. Mõõdikud seostatakse seiresüsteemiga - 3tasandiline: 1. vahetu

tagasiside (teenusel osalemise järgselt automatiseeritud tagasisideküsimustik INSA

kliendihalduskeskkonna ja Recommy vahel), 2. teenuste põhjalikum seire

(teenusepõhine automatiseeritud seire, nö kvaliteedijärelevalve), 3. mõjuhindamine

(regulaarne INSA tegevuste mõju hindamine võrdluses Sidusa Eesti arengukava ja

TERE mõõdikutega: koosneb kasutajate sisenemis-ja perioodilisest tagasiside

küsimustikust);

• INSA 2024. a tegevuskava kinnitati 2023 detsembris, mil kehtis veel vana strateegia.

Seega 2024. a tegevuskava ei ole koostatud uue strateegia eesmärkidest lähtuvalt, vaid

vanas 2020-2025 strateegias kirjeldatud eesmärkide baasil. INSA juhi sõnul oli

strateegia kinnitatud mai lõpus toimunud nõukogu koosolekul (aasta keskel) ja nõukogu

otsustas, et tegevuskava vorm uuendatakse uuel aastal, sh koostetakse lähtuvalt uue

strateegia eesmärkidest.

• Riskihindamine viidi läbi viimati 2021, kui kaardistati ressursside ja tööprotsesside

planeerimise riskid, personaliriskid, arendusriskid ja välised ohud ning

maandamismeetmed riskidele.

• Juhtrühmas on suuremad riskid kaardistatud ja jooksvalt on suuremaid riske hinnatud.

Juhataja on nõukogus teinud suuremate riskide ülevaate (INSA nõukogu 19.12.2023

koosoleku protokoll):

o Potentsiaalne turutõrge keelekursuste ja toetavate tegevuste tellimisel. Teenuste

ühtne kvaliteet;

o Meeskonna pidev ülekoormus, rahuolematuse kasv, palju uusi meeskonna

liikmeid;

o Vead ja rikkumised teenuste tellimisel ja administreerimisel, eriti välisfondide

tegevuste puhul;

AUDIT nr 4_2024/KuM

11

o Ajapuudus strateegiliseks planeerimiseks ja arendustegevusteks.

• 2025. aastal on organisatsiooni ülene riskihindamine sisse tellitud, läbiviijaks KMPG

Baltics OÜ.

• Asutuse struktuur on uuendatud 1.07.2024.

II Asutaja ootused ja seonduvad mõõdikud

• INSA asutaja ootused on KuMis väljatöötamisel (tegevuskava järgselt oli tähtaeg

12.2024, uus tähtaeg 12.2025). Kinnitatud asutaja ootuste töökorra punkt 1.1. kohaselt

(kantsleri 07.02.2023 käskkiri nr 7) lähtuvad asutaja ootused valdkonnaga seotud

arengukavadest ja on aluseks SA arengukava koostamisel. Protsess asutuse jaoks toimis

aga vastupidiselt: INSA kehtestas kõigepealt uuendatud strateegia, alamtegevused

puuduvad ja töötab välja mõõdikuid.

• Võrdlesime KuM TERE mõõdikuid ja tulemusi, seatud sihttasemeid INSA enda

mõõdikutega. Saab välja tuua, et:

a) INSA ise seirab iga-aastaselt oma tegevusaruannetes teisi mõõdikuid kui need, mis on INSA

kohta KUM TERE tabelis. Neist 2 mõõdikut saab seostada KUM TEREga, kus on seatud

ka sihttase.

INSA mõõdik tegevusaruandes sihttase

2025

2 023 2 022 2 021

SA Iseteeninduskeskkonnaga liitunud

klientide arv

27 000 22 000 12 200 ei olnud

kasutuses

Nõustamine keeleõppe ja Eestis kohanemise

teemal

15 000 15 000 9 700 6 560

Tallinna ja Narva eesti keele maja

keelepraktika üritustel osalejate arv

8000 5 113 5 393 4 064

Õppekohtade arv Tallinna ja Narva eesti keele

majades, tasemel A1-C1

3500 3 605 2 457 939

Ajutise kaitse saanud inimest osales eesti keele

õppes tasemel A1

2880 11 000 4 403

sh neist lõpetas kursuse 9 209 1 758

kursuse läbinute osakaalu % 83,72 39,93

Keelekohvikutes osalejate arv üle Eesti*

1 751 850

Keelesõbra programm, regulaarselt vestlenud

inimeste arv

1600 1 216 675 952

keeleõppekohtade arv, kes soovisid teha Eesti

kodakondsuseksamit

430 528 510 177

Kodakondsuse saajate arv pärast

keeleõpinguid

85 83 75

Toetatud projektide arv 130 129 134 81

* ei ole eraldiseisva mõõdikuna enam aktuaalne. Uues ESF perioodis on keeleõpet toetavad

tegevused, mille raames on erinevad formaadid, sh keelekohvikud. ESF keeleõpet toetavate

tegevuste osalejate sihttase 2025 aastal on 3472.

Allikas: KuM andmed, mis on edastatud Rmle, SIO seisuga 10.2024. INSA maj. aasta aruanded

ja INSA sisene tegevuskava täitmine

AUDIT nr 4_2024/KuM

12

b) KuM peetavates TERE tabelites (sisend RM ja seostatud Sidusa Arengukava 2025) on rida

mõõdikuid, mis on seotud INSAga. Nendest INSA peab ise oluliseks näidata oma

tegevusaruandes 2 näitajat (halli värviga).

Eesmärk/Mõõdik Sihttase

2025

KuM tabelis 2023

täitmine

Eesti keele kasutus vabal ajal alates Integratsiooni

Sihtasutuse eesti keele kursusel osalemisest, %

76,00% ei mõõdetud

Partnerite rahulolu INSA teenustega, % 83,00% ei mõõdetud

Osalejate arv 18000 15123

Sündmuste arv 120 12

INSA eesti keele majade tasuta keeleõppekursuste

läbinud inimeste arv

3000 3139

INSA eesti keele majade tasuta keeleõppekursustel

osalenud inimeste arv

3500 3605

INSA keeleõpet toetavates tegevustes osalejate arv 8000 5113

Tegevustoetust saavate katusorganisatsioonide arv 18 17

Toetatud rahvuskultuuriseltside projektide arv 25 18

Romade mentoriteenusega hõlmatud KOV-ide arv 2 1

Globalestonian.com portaali kasutajate arv

(unikaalseid kasutajaid kuus)

5000 3821

Tagasipöördumistoetust saavate inimeste arv 70 60

Nõustamiste arv 1000 800

EV põhiseadust ja kodakondsuse seadust

tutvustaval kursusel osalejate arv

sihttaset

ei ole

200

Allikas: KuM andmed, SIO tabel, seisuga 10.2024

c)Lisaks eksisteerib rida mõõdikuid, mis on KUM TERE tabelis kui INSA mõõdikud ja mille

kohta 2023 täitmise info puudub, kuid mida mõõdeti aastatel 2019-2022. Vähemalt ühte

mõõdikut peab INSA jätkuvalt oluliseks mõõdikuks, vt tähistatud halli värviga.

Mõõdikud, mis on KuM tabelis, andmed 2023 täitmise kohta

puuduvad, kuid on täitmise info 2019-2022

2021 2022

INSA lõimumisprogrammi raames tasuta keeleõppekursuste

läbinud inimeste osakaal alustanutest (%)

0,84

Võrgustik rahvusvähemuste organisatsioonide, riigi ja teiste

partnerite vahel toimib, jah/ei

Jah Jah

Loodud võimalused kontaktide tihendamiseks eestlaste ja

teistest rahvustest elanike vahel, jah/ei

Jah Jah

Toetatud väliseesti kultuuriseltside arv 22 19

Toetatavate partnerorganisatsioonide arv,

katusorganisatsioonid

17 17

Toetatavate partnerorganisatsioonide arv, rahvusvähemuste

kultuuriseltsid

22 18

Nõustamisteenust kasutanute arv 6560 9700

Nõustamis- ja infosüsteem on arendatud ning toimib, jah/ei Jah Jah

AUDIT nr 4_2024/KuM

13

Toetatud kultuuri- ja spordiprojektide arv 13 13

Eesti keele õppeks pakutavate kohtade arv 962 2457

INSA lõimumise kodakondsusmooduli läbinute arv 76 87

Toetatud keele- ja kultuurikümbluse klubide arv 16 9

Toetatud kultuuriürituste arv 22 17

Rakendatud on INSA nõustamisteenus Jah Jah

Tagasipöördumistoetuse saanud isikute arv 87 102

Allikas: KuM andmed, SIO tabel, seisuga 10.2024

Tulemusena kogutakse INSA osas mitmeid näitajaid, mis ei ole omavahel seostatud ning

puudub ka järjepidevus.

• Ühtegi mõõdikut ei ole seatud INSA toetuste menetlemise ja välisraha kasutamisega

seonduvate tegevustega.

Olulisus Tähelepanek 3

Keskmine INSAs puuduvad asutaja ootused, mis oleks riigi kui asutaja sõnastatud

strateegilised eesmärgid ja põhimõtted SA nõukogule tulemuslikuks juhtimiseks.

INSA kinnitatud strateegias 2024-2029 ei ole kirjeldatud sihttasemeid ega

mõõdikuid, kuigi need on olemas nii KuM TERE programmis kui ka INSA ise

seirab olulisemaid näitajaid tegevusaruannetes.

Puudu on eesmärgid ja mõõdikud seonduvalt toetuste menetlemise ja

välisvahendite kasutamisega (toetuste menetlemise protsessi nõuetekohasus,

tähtaegus, kliendisõbralikkus ja välisvahendite kasutamise efektiivsus).

Risk: SA strateegiline planeerimine ei toimi vastavalt kehtestatud reeglitele; mõõdikuid ei ole

omavahel seostatud ega ühtlustatud.

Soovitused KuMile ja INSA-le: 1) SA asutaja ootuste seadmisel arvestada, et lisaks keeleõppele

ja lõimumis-, sh kohanemisteemadele, on oluline ka tähtaegne toetuste menetlemine,

väljamaksmine ja täitmise kontroll 2) Mõõdikute seadmisel arvestada TERE mõõdikutega, luua

süsteem kus mõõdikud on omavahel seostatud (riiklikud arengukavad-KUM TERE-asutaja

ootused-SA arengukava) ning säilib ka teatud järjepidevus.

3) Mõõdikuid, mida enam ei peeta vajalikuks seirata, kustutada vajadusel TERE tabelitest.

KuMi kommentaar: väljamakstavad toetused moodustavad u 10 % eelarvest. INSA ei ole

toetustega tegelev üksus, mistõttu see ei peaks olema eraldi eesmärk. INSA on teenuste osutaja.

INSA nõukogu esimees: Välisvahendite puhul on juhatuse liikme 2024 tulemustasu maksmise

kriteeriumina - välisvahendite rakendamisel ei ole finantskorrektsioonide summa suurem kui 0,1%

19.12.2023 nõukogu kinnitatud 2024. aasta eelarvest.

Ei ole nõus, et enne arengukava oleks pidanud alustama asutajate ootustega. INSA alustas strateegia

uuendamist juba 2022.aastal, siis ei olnud veel asutajaootuste kehtestamine KuMs nõutud. Seega

ei saa me rääkida vastupidisest protsessist. Arvestades ka seda, et asutus tegutseb aastast 1998, siis

mis tahes ajahetkest oleks alustatud asutajaootuste kehtestamist, oleks see toimunud juba kehtiva

strateegia ajal.

INSA kommentaar: Välisvahendid pole seotud toetuste menetlemisega. Toetuste menetlemise

osakaal INSA eelarves on üsna väike. Toetuste menetlemise jt tähtajad tulenevad ministrite

määrustest ja nende järgimine on kohustuslik.

AUDIT nr 4_2024/KuM

14

II. Teabehaldus sh dokumendi ja infohaldus

• Juhataja käskkirjaga on kinnitatud sisemised korrad: Käsiraamat, uuendatud INSA

protseduuride käsiraamatu peatükk nr 19 „Integratsiooni Sihtasutuse töökorralduse

reeglid“5, INSA hankekord6, INSA protseduuride käsiraamatu peatükk nr 17

„Integratsiooni Sihtasutuse raamatupidamise sise-eeskiri“7.

• Käsiraamat on peamine juhisdokument, mis sisaldab erinevaid INSA kordasid ja

reegleid, sh juhtimine, eelarvestamine, hanked, lepingute sõlmimine, raamatupidamine

(uuendatud 2024), töökorraldus (uuendatud 2024), personalijuhtimine, IT ja turvalisus

jm. Selgus, et Käsiraamat on ajale jalgu jäänud – nt selle pealkiri „Integratsiooni ja

Migratsiooni Sihtasutus Meie Inimesed Käsiraamat“, viited ametikohtadele, mida

INSAs enam ei ole, protsessid, mis pole ajakohased jm – ning on kohmakas dokument.

Muudetud on mõningaid peatükke, kuid Käsiraamatu ajakohasena hoidmine on tülikas

ning uued töötajad võivad ekslikult leida Käsiraamatust vananenud info.

• Dokumendihaldus on reguleeritud Käsiraamatu p 20. Vastavalt Käsiraamatule

asjaajamist, arhiivi-ja dokumendihaldust koordineerib ja teostab assistent-

personalispetsialist.

• Dokumendihaldus on teabehalduse alategevus, st kehtib Vabariigi Valitsuse 25.05.2017

määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Määruse peatükk 4

laieneb kõigile avalikke ülesandeid täitvatele asutustele ning § 16 reguleerib

dokumendihalduse korraldust, mille lõige 3 sätestab, et „asutus loob, kooskõlastab ja

menetleb dokumente elektrooniliselt.“

• INSAs on kasutuses Delta dokumendihaldussüsteem, kuhu registreeritakse dokumendid

vastavalt dokumentide loetelule8. Enamus INSA dokumente on elektroonsed, kuid

mõned vanemad ametijuhendid ei ole Delta-sse kantud. Neid hoiustatakse assistendi-

personalispetsialisti kapis, mis on lukustatud.

• Dokumentide loetelu mõneti erineb Delta dokumentide jaotusest:

o Asutuse töö korraldamine - loetelust puudu 1-11 Uuringud, ülevaated, aruanded

alajaotis;

o Puudu dok loetelust Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika

fondid 2021–2027; AMIF 01.06.2023–31.10.2029; Šveitsi-Eesti

koostööprogramm, mis on Deltas vastavalt sarjad 6.2, 6.3 ja 6.4

o Dok.loetelust puudu sari 8. Reisiteenuse minikonkursid.

Assistent-personalispetsialisti sõnul vaadatakse dokumentide loetelu üle kord aastas

aasta lõpus, mil vaadatakse üle selle ajakohasus ning vajadusel uuendatakse.

5 Integratsiooni Sihtasutuse protseduuride käsiraamatu peatükk nr 19 „Integratsiooni Sihtasutuse töökorralduse

reeglid“, 2024 6 Käsiraamatu peatükk 8 Hankekord, uuendatud 2018. a 7 Integratsiooni Sihtasutuse protseduuride käsiraamatu peatükk nr 17 „Integratsiooni Sihtasutuse

raamatupidamise sise-eeskiri, kinnitatud juhataja 22.01.2024 kk-ga nr 1-3/2024/9-1 8 INSA dokumentide loetelu, kinnitatud põhitegevuse käskkirjaga nr 1.1-3/, 31.12.2022; kehtib alates 01.01.2023

AUDIT nr 4_2024/KuM

15

• Delta kasutamise võimalus on kõikidel töötajatel. Põhiliselt kasutavad DHSi need, kes

tegelevad rohkem kirjavahetusega, lepingutega, aruandlusega. Kõik töötajad kasutavad

DHSi töölepingu ja selle lisade allkirjastamisel.

• Delta kaudu edastatakse ka korrad ja juhised töötajatele. Samuti on Y kettal avalikus

kaustas kõik korrad ja MS Teamsis on loodud grupp, kus on kõik korrad ja juhendid

üleval. INSA-l intranet puudub.

• Deltas on registreeritud nõukogu protokollid, juhtkonna koosolekuid ei protokollita.

• Lepingud, sh töövõtulepingud, projektitoetuslepingud, teenuslepingud,

litsentsilepingud koostöölepingud jm, registreeritakse Deltas sarjas 5. Hangete ja

taotlusvoorude korraldamine, lepingute haldamine.

• Dokumentide loetelus on fikseeritud dokumentide säilitustähtajad. Alalise

säilitustähtajaga on: asutamise, registreerimise, sümboolika dokumentatsioon; nõukogu

koosoleku protokollid; põhitegevuse käskkirjad.

• Vastavalt käsiraamatu p 8.13.9. kui hinnapakkumisi küsitakse, säilitatakse otseostuga

seotud pakkumused jm otseostuga seotud dokumendid vastavalt käsiraamatu punktis

8.10.3 sätestatule, mille järgi hanke eest vastutav isik vastutab hankedokumentatsiooni

süstematiseerimise ja komplektse (ühtse) säilitamise eest.

• Kontrolli tulemusena selgus, et võrreldavad pakkumused koos hindamise protokolli ja

muude oluliste dokumentidega on leitavad Deltas kaustas 5-5 Võrreldavate pakkumuste

võtmise protokollid. Pakkumused ja hindamisprotokollid on Deltas seotud sõlmitud

lepinguga, st hindamise tulemusel hanke võitnud pakkujaga sõlmitud lepinguga.

• Isikuandmete töötlemise põhimõtted on kirjeldatud INSA kodulehel:

https://integratsioon.ee/isikuandmete-tootlemine. Määratud on andmekaitsespetsialist,

kelleks on välisprojektide koordinaator. Tema ametijuhendis (2020. a kinnitatud)

andmekaitsealased ülesanded puuduvad ning vastavat otsust pole samuti vormistatud.

Puudus kõrvaldati auditi aruande kooskõlastamise ajal.

Olulisus Tähelepanek 4

Madal a) INSA sisemiste kordade (koondatud Käsiraamatus) uuendamine ei ole

järjepidev. Käsiraamatuna toimiv süsteem on kohmakas (mahukas 264

lk, koosnedes 23 erinevate teemade peatükist), peamine vastutaja

puudub.

b) Dokumendihalduse kord ei käsitle kogu asutuse teavet ega selle

käitlemist ja vajab uuendamist, arvestades teabehalduse nõudeid.

Risk: ebatõhus teabe, sh dokumendihaldus.

Soovitused: 1) Lahutada Käsiraamat eraldiseisvateks kordadeks (vastavalt teemale), et neid

oleks parem hallata ja ajakohasena hoida. Määrata vastavalt teemale sisemise korra

vastutavad isikud.

2) Koostada teabehalduse kord, mis käsitleb INSA teavet kõigis infosüsteemides ja

andmekogudes. Teabehalduse alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus

sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

3) Uuendada andmekaitsespetsialisti ametijuhendit, lisada sinna mh uued ülesanded seoses

isikuandmete kaitsega.

INSA Kommentaar: Nõustume audiitorite soovitusega ajakohastada käsiraamat ja

lahutada seda eraldiseisvateks kordadeks ning arvestame tähelepanekus tooduga.

AUDIT nr 4_2024/KuM

16

Käsiraamatu uuendamise ja muutmise koordineerimise eest vastutab finants-ja tugiüksuse

juht. 2024. aastal kaasajastati mitmeid käsiraamatu peatükke, näiteks töökorralduse reeglid

ja raamatupidamise sise-eeskiri, auditi läbiviimise ajal on DHSis Delta kooskõlastamisel

hankekord ja taotluste menetlemise kord.

2025. aastal jätkub käsiraamatu ajakohastamine. Koostatakse kava, milles fikseeritakse

kordadele/teemadele vastutavad isikud ning määratakse tähtajad veel uuendamata

regulatsioonide ajakohastamiseks.

Andmekaitsespetsialisti ametijuhend on auditi läbiviimise ajal uuendatud ja allkirjastatud

19.11.2024.

• Arhiivieeskirja9 § 6-8 kohaselt on INSA töötanud välja oma dokumentide liigitamiseks

liigitusskeemi ning esitanud selle enne kehtestamist kooskõlastamiseks Rahvusarhiivile

(kooskõlastatud Rahvusarhiiviga 30.12.2022).

• Vastavalt Käsiraamatule koostatakse arhivaalide loetelu, mida täiendatakse jooksvalt

aasta keskel, kui arhiivi antakse üle varem arhivaalide loetelus arvele võtmata jäänud

toimikud. Arhivaalide loetelu haldab assistent-personalispetsialist.

• Selgus, et INSA arhivaalide loetelu on olemas koos säilitustähtaegadega, kuid

arhiiviruumis on paberdokumendid, millest osade säilitustähtaeg on möödunud, kuna

teiste tööülesannete kõrvalt pole assistent-personalispetsialist jõudnud sellega viimastel

aastatel tegeleda. Tema sõnul tuleks võtta arhiiv ette ja vaadata üle, mis tuleb hävitada,

mis alaliselt säilitada ja edaspidi elektrooniline arhiiv paika saada. Samuti tuleks

uuendada Käsiraamatu peatükki, mis käsitleb arhiivindust.

• Vastavalt arhiivieeskirja § 15 lg 3 tuleb arhivaalid avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei

vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist

või saamist. Rahvusarhiivile on üle antud Migratsioonifondi dokumendid. INSA

arhivaale Rahvusarhiivile üle antud ei ole.

Olulisus Tähelepanek 5

Madal INSA arhiiv vajab korrastamist.

Arhivaalide loetelu on koostatud, kuid uuendamata. Arhiivis on hävitamisele

kuuluvaid dokumente, millega pole jõutud aja puudusel tegeleda.

Rahvusarhiivile kõiki alalisi arhivaale, mida ei vajata enam oma ülesannete

täitmiseks (hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist) üle antud ei ole.

Risk: õigusakti nõuetega mittevastavus

Soovitus: Kuna assistent-personalispetsialistil on suur töökoormus erinevate

tööülesannetega, soovitame nt käsunduslepinguga tööle võtta arhiivispetsialisti, kes korrastab

arhivaalide loetelu, arhiivi ja hävitab dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ning

annab Rahvusarhiivile üle arhivaalid, mida ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks

(hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist)

INSA Kommentaar: Nõustumise soovitusega. Dokumentide loetelu uuendatakse hiljemalt

jaanuaris 2025. Arhiivi korrastamine toimub koostöös Rahvusarhiiviga augustis 2025.

9 Arhiivieeskiri, Vabariigi Valitsuse määrus 22.12.2011 nr 181, RT I, 14.07.2023, 5

AUDIT nr 4_2024/KuM

17

III. Korruptsiooni ennetamine

• Vastavalt töökorralduse reeglite p 19.13.5. iga SA töötaja peab esitama Lisas 19.1

toodud isikuga seotud ettevõtete ja organisatsioonide deklaratsiooni kord aastas. Kui

varasemalt deklareeritud andmetes toimub muudatusi, tuleb esitada uus deklaratsioon

10 tööpäeva jooksul. Deklaratsioonide esitamine on vajalik võimalike huvide

konfliktide ennetamiseks. Deklaratsioon esitatakse assistent-personalispetsialistile, kes

lisab selle töötaja toimikusse.

• RTIPi kõrvaltegevuse moodulit siiani kasutatud ei ole, kuid plaanis on see kasutusele

võtta 2025. aastast.

• Hankekorras on reguleeritud huvide konflikti vältimine riigihankel:

o 8.7.2. Huvide konflikti vältimiseks ei tohi töötajad olla pakkuja juhatuse liikmed

ning SA töötaja, kes on seotud hankega, peab järgima haldusmenetluse seaduse

sätteid haldusorgani nimel tegutseva isiku haldusmenetluses osalemise

piirangute osas.

o 8.7.3. SA töötajal on kohustus esitada administratiivdirektorile huvide

deklaratsioon vastavalt korruptsioonivastase seaduse §-le 12.

o 8.7.5. Võimaliku huvide konflikti teadvustamiseks ja ennetamiseks allkirjastab

hindamiskomisjoni liige objektiivsuse ja konfidentsiaalsuse kinnituse v.a SA

töötaja, kes allkirjastab objektiivsuse kinnituse. Sihtasutuse töötaja

konfidentsiaalsuse nõue tuleneb töölepingust ja ametijuhendist.

o 8.7.6. Kui hindamiskomisjoni töö käigus selgub, et hindajal on huvide konflikt,

on hindajal kohustus viivitamatult komisjoni esimehele sellest märku anda ja

taandada end hindamiskomisjonist või antud pakkuja pakkumuse hindamisest,

lahkudes antud pakkuja pakkumusega seotud arutelu ajaks ruumist.

o 8.7.7. Kui hindamiskomisjoni töö käigus selgub, et komisjoni esimehel on

huvide konflikt, on komisjoni esimehel kohustus viivitamatult oma vahetule

juhile sellest märku anda. Vahetu juht otsustab komisjoni esimehe taandamise

komisjonist või hankes otsuste tegemise protsessist.

• Objektiivsuse ja konfidentsiaalsuse kinnitusi hoitakse serveris vastava projekti või

taotlusvooru kaustas.

Olulisus Tähelepanek 6

Madal Kõrvaltegevusest teavitamine ei toimu RTIP-i moodulis, vaid selleks on

loodud eraldi süsteem, mida haldab assistent-personalispetsialist.

Risk: ebatõhus asjaajamine

Soovitused: Võtta kasutusele RTIPi kõrvaltegevuse moodul, kus töötajad saavad tööle asudes

ning jooksvalt kanda sisse oma kõrvaltegevused, sh osanikuks, juhtimisorgani liikmeks

olemine jm. Koolitada töötajaid tööle asudes ning aeg-ajalt tuletada töötajatele meelde, et nad

teavitaksid oma kõrvaltegevustest.

INSA kommentaar: Nõustume soovitusega. 2025. aasta I kvartalis alustatakse RTIPs

kõrvaltegevuse mooduli kasutamisega.

• Nõukogu esimees kinnitab INSA juhataja välislähetuste kulud, majanduskulud RTIPis

ja annab nõukogule aru. Ilmnes, et juhataja siselähetuskorraldusi kinnitab RTIPis

AUDIT nr 4_2024/KuM

18

juhataja ise. INSA on muutnud praktikat 2024. suvel pärast RTK teavitust. Varasemalt

oli arusaam, et juhatuse liikme lepinguga on see siselähetuse kinnitamine lubatud

(lepingus on sätestatud, et nõukogu esimees kinnitab välislähetusi).

• Kontrollisime INSA tehinguid töötajatega seotud isikutega Äriregistri andmetel. Selgus,

et SA-l puuduvad tehingud oma töötajatega.

Olulisus Tähelepanek 7

Madal Juhataja kinnitab enda siselähetuskorraldusi RTIPis

Risk: toimingupiirangu rikkumine

Soovitused: jälgida, et kõik juhatuse liikmega seotud korraldused ja kuluaruanded kinnitab

nõukogu esimees.

INSA kommentaar: Nõustume soovitusega. Alates 2024.a augustist kinnitab INSA juhataja

lähetusi nõukogu esimees.

4.2.2. Turundus ja kommunikatsioon

Kriteeriumid:

• sisekommunikatsioon toetab asutuse eesmärkide saavutamist ja kontrollisüsteemi

tugevdamist;

• kommunikatsioon ja turundus toetavad asutuse eesmärke ja teenuste osutamist;

ressursid on kasutatud sihipäraselt ning tõhusalt;

• organisatsioon on avalikkuse silmis vajalik ja usaldusväärne, mõjukas partner.

Selgus, et:

• Toimuvad iganädalased juhtkonna ehk juhtrühma koosolekud, kus osalevad

struktuuriüksuste juhid. Juhtkonna koosolekuid ei protokollita. Protokollimise praktika

on oluline juhtkonna koosolekute puhul, kuna otsused ja kokku lepitud tähtajad saab sel

viisil fikseerida ning hiljem paremini seirata ning asutuse töötajad saavad ülevaate

olulisematest otsustest ja tegevustest, mis juhtkonnas prioriteetseteks on määratud.

• Üle nädala toimuvad majakoosolekud. Juhtrühmas lepitakse kokku majakoosoleku

päevakord. Majakoosolekul annab juhataja infot üldistel teemadel ja struktuuriüksuse

juhid teavitavad töötajaid oma olulisematest teemadest.

• INSAs intraneti kasutusel ei ole, kasutatakse MS Outlooki, Teamsi ja Sharepointi

keskkondi. Kuna kõik töötajad ei kasuta MS Outlooki ja Teamsi igapäevaselt, siis on

plaanis korduskoolitus Sharepointile.

• INSA sisemised korrad ja juhised lähevad Delta kaudu töötajatele välja. Ühisel Y kettal

on avalikus kaustas kõik korrad olemas ja Teamsis on samuti grupp, kuhu on korrad ja

juhendid lisatud.

• Lisaks saadetakse kõikidele töötajatele nädalakiri, kus on kirjeldatud valdkonniti

olulisemad tulemused ja plaanid ning olulisemad teadaanded, mis puudutavad kõiki

töötajaid.

• Köögis on üleval esmaabiandjate nimekiri ning töötajate sünnipäevad.

AUDIT nr 4_2024/KuM

19

• 2023. a viidi läbi INSA töötajate rahulolu uuring. Tulemused indikeerisid, et

kitsaskohtadeks on mh strateegiliste eesmärkide kommunikatsioon. Rohked

muudatused ja vähene strateegiapildi kommunikatsioon on süvendanud töötajate

ebakindlust ja -selgust INSA tuleviku osas. Juhtkonnalt oodatakse selgemat

kommunikatsiooni INSA tuleviku, visiooni ja tegevusplaani osas. Organisatsioonis on

suurenenud usaldamatus juhtkonna vastu. Vajaka jääb kommunikatsioonist INSA

tuleviku osas, mis aitaks töötajatel oma töökohustusi prioritiseerida ning muutusteks

paremini valmistuda.

• Turundus- ja kommunikatsiooni strateegiat koostatud ei ole, plaanis on luua see 2025.

a lähtudes uuendatud INSA strateegiast. SA kommunikatsiooni korraldamisel

lähtutakse vastavast kontseptsioonist ja kommunikatsiooniplaanist. Kontseptsioon

sisaldab põhimõtteid jooksvaks tööks kui ka strateegilisel tasemel.

Kommunikatsiooniplaan sisaldab infot kommunikatsioonialast tuge vajavatest

tegevustest ja seostub detailsemate töökavadega (nt kohanemise valdkonna

kommunikatsiooni tööplaan), mida peame tähtsamate valdkondade ja

kommunikatsioonikanalite lõikes.

• Juunis 2021 valmis INSA eesti keele majade tegevuste ja teenuste mõjuanalüüs, mille

eesmärgiks oli anda ülevaade, milline on olnud keelemajade ja INSA tegevuste mõju

eesti keelest erineva emakeelega isikute lõimumisprotsessile, milline on tegevustes ja

teenustes osalejate rahulolu, kuidas aitavad keelemajade tegevused kaasa Integratsiooni

SA strateegiliste eesmärkide saavutamisele jm. Selgus, et seni keelemajade tegevuses

mitteosalenud on teenustest huvitatud, kuid probleemiks on madal teadlikkus.

Potentsiaalsete sihtgruppideni jõudmiseks on vajalik sihipärasemalt suunata

keelemajade tegevuste kommunikatsiooni erinevate kanalite kaudu.

• Kliendi rahulolu uuriti viimasel kahel aastal kvartaalsete tagasisideküsimustike põhjal

(kasutades Surveymonkey keskkonna kaudu väljasaadetud ankeete), kuid plaanis on

tööle saada Recommy süsteem ehk pärast teenuse kasutamist tuleb kliendile kohe

küsimustik, mille ta saab täita ning vastuste põhjal saab seirata kliendi rahulolu teenuste

lõikes. Juuli 2022- detsember 2023 iseteenindussüsteemi klientide tagasiside uuringust

selgus, et soovitusindeks INSA teenustele oli 86%.

• Avaliku teabe seaduse § 28 ja riigivaraseaduses § 97 on sätestatud, millise teabe peab

teabevaldaja/riigi SA avalikustama. Kontrollisime avalikustatud teavet INSA kodulehel

https://integratsioon.ee/ ning ilmnes, et seaduses nõutud info on avalikustatud, va

asutuse dokumendiregistri link.

• Koduleht on audiitorite hinnangul keerulise ülesehitusega ning kliendi jaoks oluline info

ei ole kergesti leitav. Eesti keele maja juhi sõnul töötatakse hetkel välja uut kodulehe

struktuuri, et iga sihtrühm leiaks enda jaoks sobiva info kiiresti ja ühest kohast.

Olulisus Tähelepanek 8

Madal a) Juhtkonna ehk juhtrühma koosolekuid ei protokollita.

b) INSA töötajate rahulolu on viimastel aastatel langenud (4.26 punkti

(2021) vs 3.32 p (2023)), paljuski toodi probleemina välja selge sisemise

kommunikatsiooni puudumist.

c) Kliendi rahulolu on siiani seiratud kvartaalselt, kuid plaanis on edaspidi

rakendada automaatselt aktiveeruvat Recommy süsteemi.

AUDIT nr 4_2024/KuM

20

Risk: oluline info ei jõua sihtgruppideni ja INSA töötajateni, rahulolu langeb INSA tegevusega

nii klientide kui töötajate seas.

Soovitused: 1) soovitame protokollida juhtrühma koosolekuid, fikseerida olulisemad teemad ja

otsused, täitmise tähtajad koos vastutajatega ning jagada protokolli INSA töötajatega, et

juhtimistasandi info jõuaks paremini töötajateni.

2) Koostada turundus- ja kommunikatsioonistrateegia ning seirata jooksvalt kliendi rahulolu

INSA teenustega.

INSA kommentaar: Nõustume soovitusega. Juhtrühma koosolekuid hakatakse protokollima

jaanuarist 2025. Kommunikatsioonistrateegia koostamine ja Recommy süsteemi rakendamine on

planeeritud 2025. aastal.

4.2.3. Finantsarvestus, varade haldus sh hanked

Kriteeriumid:

• Eelarvestamine/ planeerimine ja finantsarvestus toimib vastavalt nõuetele;

• Varade sh kogude arvestus/inventeerimine toimub vastavalt nõuetele;

• Hangete planeerimine on korraldatud tõhusalt ja läbipaistvalt sõltumata ostu summast;

• Hanked on läbiviidud asutuse huvides, vastavalt RHS-le, ja on läbipaistvad.

Regulatsioon: Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse

juhend“10;, KuMi riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord11, INSA Käsiraamatu

peatükk nr 17 „Integratsiooni Sihtasutuse raamatupidamise sise-eeskiri“; INSA Hankekord

(Käsiraamatu pt 8, uuendamisel)

a) Kulude juhtimine, varade arvestus, hanked

Selgus, et:

• Eelarvestamise protsess on muutmisel seoses uue finantsjuhi tööle asumisega INSAs

kevadel 2024. a. Plaanis on esialgu kulujuhtidega läbi arutada eelarve osade kaupa,

seejärel pannakse kokku koondeelarve, esitatakse juhatajale ning üldeelarve

kinnitatakse nõukogu poolt. SAP BO süsteemi sisestatakse detailsem eelarve, kus iga

kulujuht saab hakata järgima oma kulusid. Varasemalt on eelarve olnud ainult Exceli

formaadis.

• Eesmärgiks on, et kulujuhtidel oleks ülevaade oma eelarvevahenditest ning jooksvatest

kuludest, et nad saaksid paremini planeerida kulutusi eelarve piirides ja olla kursis kogu

oma eelarvega seonduvate teemadega, sh jäägid jm. Kulujuhid INSAs käskkirjaga

määratud ei ole, vaid aastase tegevuskava tegevuste eelarvete juures on märgitud

vastutajad.

• Siiani on toimunud eelarve täitmise ülevaatamised kvartaalselt, st kui juhatajale antakse

detailne info eelarve seisust. Välisvahendites on eelarve täitmise jälgimine sagedasem.

10 Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend, Rahandusminister 11.12.2003 nr 105, RT I, 09.12.2022, 29

11 Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigivara valdamise, kasutamise ja käsutamise kord, kinnitatud

kultuuriministri 09.05.2017 käskkirjaga nr 131, muudetud kultuuriministri 14.07.2022 käskkirjaga nr 116

AUDIT nr 4_2024/KuM

21

• KuM-ile edastatakse info eelarve jääkidest aasta lõpu seisuga uue aasta alguses toetuste

lõikes.

• Kehtib 4-silma printsiip arvete kinnitamisel e-arvekeskuses Fitek. Fitekis on

kooskõlastusringid väga pikad, lisaks finantstöötajale, kulujuhile ja juhatajale on

kooskõlastusringis veel mitmed isikud (kohati 6-9 isikut). Oluline on, et vastutus ei

hajuks, et arveid kontrollivad, kooskõlastavad, lisavad olulised dokumendid need

isikud, kes ka sisuliselt arvega seotud on. Igal kooskõlastajal peab olema kindel

tööülesanne, miks ta arve kinnitab.

• Vastavalt INSA raamatupidamise sise-eeskirja p-le 17.3.5. varade arvestusega seotud

info kogumiseks ja dokumentide vormistamiseks kasutatakse RTIPi. Auditi toimingute

käigus selgus, et RTIPi varade moodulit kasutusele võetud ei ole. Põhi- ja väikevarade

arvestuse jaoks on koostatud Exceli tabel, mida haldab assistent-personalispetsialist.

• Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale väheväärtusliku varana võetakse arvele

varaobjektid soetusmaksumusena alla põhivara maksumuse piirmäära. Info- ja

kommunikatsioonivahendite üle peetakse arvestust sõltumata nende

soetusmaksumusest, muude varaobjektide puhul on varana arvele võtmise piiriks 1000

eur. Selgus, et INSAs on väikevahendid arvele võetud.

• Vastavalt raamatupidamise sise-eeskirja p 17.16.1 põhivara ja väheväärtusliku vara

inventuurikomisjon koosneb vähemalt kahest liikmest. Inventeeritavate varade eest

vastutav isik ei kuulu komisjoni, vaid osaleb komisjoni töös selgituste andjana.

Inventuuri aktid allkirjastavad nii komisjoni liikmed kui ka varade eest vastutav isik.

Inventuur vormistatakse RTIPi kaudu. Selgus, et viiakse läbi põhi- ja väikevahendite

inventuure iga aasta lõpus, kuid inventuurikomisjonid koosnevad ühest samast isikust

(st 1 inventeerija Tallinnas ja 1 Narvas). St inventuuri läbiviija kontrollib ka varasid,

mille eest ta ise vastutav on.

• Raamatupidamise sise-eeskirja kohaselt inventuurinimekirjas tehtud kommentaaride

põhjal koostatakse SA poolt varade mahakandmine, kasutades RTIPi funktsionaalsust.

Selgus, et mahakandmise aktid koostatakse, kuid mitte RTIPis. Inventuuride dokumente

haldab assistent-personalispetsialist.

• Vastavalt töökorralduse reeglite p 19.16. töötaja vastutab tema kasutusse usaldatud

tööandja vara eest. Töötaja vastutab oma käitumise tõttu tekitatud kahju eest töölepingu

seaduses sätestatud korras. Töötaja on kohustatud töölepingu lõppemise korral hiljemalt

viimasel tööpäeval tööandjale üle andma kõik tema kasutusse usaldatud töövahendid ja

tööandja vara ning üle andma tööandjale tema valduses oleva tööandja kirjaliku

informatsiooni koos kõigi koopiate ja ärakirjadega ning hävitama tehtud märkmed nii

elektroonilistel andmekandjatel kui ka kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis

salvestatu.

• Vastutus IT vahendite kasutamisel ja pääsuvahendite eest on sätestatud peatükis

turvalisus ja IT. Pääsuvahendite registrit ja väljastamist-tagastamist haldab assistent-

personalispetsialist.

• Käsiraamatu pt 8 Hankekord on hetkel uuendamisel. Hankekorras on mh fikseeritud

huvide konflikti maandamismeetmed, sh enesetaandamine huvide konflikti olukorras.

AUDIT nr 4_2024/KuM

22

• INSA hankekord ja konkursiplaan (sh hanked) on kodulehelt kättesaadavad. Planeeritud

hanked on hetkel kajastatud konkursiplaanis, kus on ka muud konkursid, sh toetuste

taotlusvoorud. Selliselt ei ole hanked hästi eristavad ning plaanis on 2025. a koostada

eraldi hankeplaan ning eraldada hanked muudest konkursitest.

• Vastavalt hankekorrale otseostu võib rakendada kui ostetava toote või teenuse hind jääb

alla 5 000 euro ilma käibemaksuta. Otseostu võib sooritada hinnapakkumuste

küsimiseta. Otseostu teostaja kontrollib elektroonilistest andmebaasidest ettevõtte,

kellelt ost sooritatakse, riiklike maksude võla puudumist. Maksuvõlgnevusega

ettevõttelt otseoste ei teostata. Kirjaliku lepingu sõlmimise kohustus puudub.

• Võrreldavate pakkumuste korras ostetakse tooteid või teenuseid kui eeldatav maksumus

on üle otseostu maksimumsumma ja alla lihthanke piirmäära. Võrreldavate pakkumuste

teostaja edastab pakkumuse esitamise kutse võimaluse korral vähemalt kolmele

pakkujale üheaegselt. Üldjuhul eelistatakse eduka pakkumuse valiku kriteeriumina

võrdväärsete, sh samaväärse kvaliteedi ja omadustega pakkumuste korral madalaimat

hinda.

• Auditi toimingute tulemusel ilmnes, et pakkumused ja lepingud on DHS-is Delta

registreeritud ja omavahel seotud. Samuti on Fitek-is arvete juurde lisatud pakkumused,

hindamiskomisjoni otsus ning lepigud.

• Vastavalt töökorralduse reeglite p 19.9. töölähetusega seotud sõiduauto kasutamise

korral kuulub hüvitamisele lähetusega otseselt seotud kütusekulu. Lähetuse korral toob

töötaja RTIP lähetusaruandes välja läbitud kilomeetrite arvu ja sõiduki keskmise kütuse

kulu 100 km kohta ning lisab kuludokumendi või selle koopia (lähetuskulude aruanne).

Muude tööalaste sõitude korral peab töötaja sõidupäevikut. Lähetuskorraldused

koostatakse ja kinnitatakse RTIPi keskkonnas.

• INSA ostab töötajatele vajadusel töötelefonid st mobiiltelefonid (soetatud 13 telefoni),

mille assistent-personalispetsialist hangib parima hinna-kvaliteedi suhte alusel,

eelistatakse madalamat hinda.

Olulisus Tähelepanek 9

Madal a) Kulujuhid ei ole määratud käskkirjaga.

Kulude juhtimise süsteem on muutmisel, eesmärgiks on muuta kulujuhid

sisuliselt vastutavaks vahendite planeerimise, seiramise ja eelarve täitmise

eest.

b) Fitekis on arvete kooskõlastusringid pikad (erandjuhtudel kuni 9 isikut)

ning sinna ei kuulu alati töötajad, kes vastava kulu eest vastutavad on.

Plaanis on kooskõlastusringe lühemaks teha, et seal ei oleks ebavajalikke

isikuid.

c) Hankeplaan on osa konkursiplaanist, kus planeeritud hanked ei ole

selgesti eristatavad muudest konkursitest.

d) Varade (põhivara ja väikevarad) haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid

Exceli tabelis, mida haldab assistent-personalispetsialist. Inventuuride

dokumentatsioon ei ole RTIPis.

AUDIT nr 4_2024/KuM

23

e) Inventuuride läbiviimiseks moodustatakse 1-liikmelised komisjonid

(Tallinn, Narva) ning inventuuri läbiviijad kontrollivad ka vara, mis on

nende endi vastutada. Iga-aastaselt on inventeerijateks ühed ja samad

isikud.

Risk: kulude juhtimine ei ole läbipaistev, ebatõhus töökorraldus, infosüsteemide võimalusi ei

kasutata ära

Soovitused: 1) Määrata kulujuhid ametikoha põhiselt ja/või fikseerida eelarve eest vastutava

isikuna juhataja käskkirjaga sh koolitada neid kulude juhtimise valdkonnas, andes neile vastutuse

oma valdkonna kulude planeerimise ja seiramise eest.

2) Lühendada kooskõlastusringe Fitekis, eesmärgiga vähendada asjatut töökoormust ning vastutuse

hajumist.

3) Koostada eraldiseisev hankeplaan ning lisada see INSA kodulehele.

4) Viia varade haldus ja inventuuride dokumentatsioon RTIPi keskkonda; edaspidi tagada, et

inventuurikomisjonid oleksid vähemalt 2-liikmelised ning, et varade eest vastutav isik ei

inventeeriks enda vastutuse all olevaid varasid.

INSA kommentaar: Nõustume soovitustega.

1) Fitekis vaadetakse 2025. aastal üle kooskõlastusringid ja kulujuhtide määramise alused ja

vastutuse.

2) 2025. aastal koostatakse ja kinnitatakse hankeplaan eraldi konkursiplaanist ning avalikustatakse

INSA kodulehel.

3) 2024. aasta inventuuri läbiviimise järgselt sisestatakse varad RTIPi keskkonda 2025. aastal.

2024. aasta inventuuri läbiviimiseks on moodustatud 2 liikmeline komisjon. Edaspidi kaasatakse

rohkem asjaosalisi inventuuri läbiviimiseks.

b) Juhatuse liikme isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsioon

• INSA-l ametiautosid ei ole. Selgus, et asutuses on Olerexi kütusekaart, mida kasutab

juhatuse liige.

• Juhatuse liikmega sõlmitud lepingu (digiallkirjastatud 02.06.2022) punkt 4.2 kohaselt:

Sihtasutus hüvitab isikliku sõiduauto kasutamise eest sõidupäeviku alusel kütusekulu

4000 (nelja tuhande) euro väärtuses ühe kalendriaasta kohta. Hüvitamine peab

toimuma kooskõlas kehtiva õigusaktiga, vt VV määrus. Ehk lepinguga on määratud, et

võimalik on hüvitada sõidupäeviku alusel kuni 0,3 eurot ühe teenistus-, töö- või

ametiülesannete täitmisel sõidetud kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 335 eurot

kalendrikuus tehtud sõitude eest ühe hüvitist saava füüsilise isiku kohta.

Kontrollides juhatuse liikme kuluaruandeid selgus, et juhatuse liige kuluaruandeid ei

esita. Asutusel on mõnes kalendrikuus Olerexi arved, millele lisatakse FITEKis nn

sõidupäevik. Sõidupäevikus on toodud välja kõik nõutud andmed (sõit ja eesmärk,

odomeetri algus ja lõppnäit ning keskmine kütusekulu). Asutus ei hüvita lepinguga

ettenähtud isikliku sõiduauto kasutamise kulu (seda ei teki kuna kasutatakse asutuse

kütusekaarti), vaid tasutakse Olerexi arve. Toimiv süsteem ei ole kooskõlas sõlmitud

lepinguga.

• Kütusekulud ei ületa lepinguga määratud piirmäära ja jäävad vahemikku 2700 eur

(2022) ja 822 eur (2023).

AUDIT nr 4_2024/KuM

24

Olulisus Tähelepanek 10

Madal Juhatuse liikmele on kehtiva lepinguga ettenähtud isikliku sõiduauto

kütusekompensatsioon, mida aga ei hüvitata kooskõlas õigusakti nõuete ega

lepinguga.

Risk: kulude juhtimine ei ole läbipaistev, ebatõhus töökorraldus. Toimiv süsteem võib olla kahjulik

nii juhatuse liikmele kui ka risk asutusele (kütusekulu on tehtud, tagantjärele tõendatakse sõite).

Soovitused: rakendada lepinguga ettenähtud isikliku sõiduauto kütuse kompenseerimine vastavalt

esitatud sõidupäeviku ja õigusaktis fikseeritud piirmäärale. Kuluaruanne esitada RTIPs.

INSA kommentaar: Nõustume soovitusega. 2025. aastast juhatuse liikme puhul võetakse

kasutusele isikliku sõiduauto kasutamise hüvitamise vastavalt esitatud sõidupäevikutele ja

õigusaktides fikseeritud tingimustele. Olerexi kütusekaart kaob ära.

c) välisvahendite rakendamine

• Lisaks riigieelarvelistele vahenditele, on suurenenud INSA rakendatavate

välisvahendite maht (perioodi 2021-2027 Euroopa Sotsiaalfond +, Varjupaiga-, Rände-

ja Integratsioonifond, Šveitsi-Eesti koostööprogramm,).

• Nii on näiteks kultuuriministri 15. 03. 2023.a toetuse andmise tingimuste käskkirja nr

80 „Eesti ühiskonnas lõimumist, sealhulgas kohanemist toetavate tegevuste

elluviimiseks toetuse andmise tingimused“ raames INSA 2023-2029. a elluviidavate

toetatavate tegevuste kogumaht 32 350 000 eur. Šveitsi-Eesti koostööprogrammi

„Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ kogumaht 5 617 967 eur.

• Suurenev välisvahendite maht nõuab, et lisaks sisuvaldkonna inimestele (tööd

rahastatakse toetusest) on ka INSA tugistruktuur piisav, toetamaks tegevuste

rakendamist (s.o hanked piisava varuga ja kvaliteediga ettevalmistatud ning läbiviidud;

väljamaksed ja aruanded menetletud, dokumentatsioon säilitatud, toimiv

kommunikatsioon tagatud). Kui tegevuste elluviimist toetavat tugistruktuuri ei ole

piisavalt, on risk, et toetust ei suudeta maksimaalselt ära kasutada (hanked

ebaõnnestuvad või vaidlustatakse, finantskorrektsioonid jmt).

• Nii perioodi 2021-2027 struktuuritoetuse kui ka Šveitsi-Eesti koostööprogrammi

elluviimiseks on võimaldatud elluviidavate projektide kaudsed kulud, mis ei ole otseselt

seotud projekti sisutegevuse ehk toetatava tegevuse rakendamisega, vaid abistavad

sisutegevuse tegemist. Kaudseks kuluks on elluviija administreerimistegevustega

seotud personalikulud ja üldkulud ehk halduskulud, mis on abikõlblikud ühtse määra

alusel. Ühtse määra rakendamisel ei tule tõendada ega esitada rakendusüksusele

kaudsete kulude kuludokumente ja kulude tasumist tõendavaid dokumente. Nii perioodi

2021-2027 struktuuritoetuse kui ka Šveitsi-Eesti koostööprogrammi elluviimisel on

määratud kaudse kuluna 7% projekti otsestest kuludest, mis teeb 2029.a lõpuks

2 495 661 eur.

• Seega on tugistruktuuri piisavuse tagamine pigem asutuse likviidsuse juhtimise

küsimus, sest personali saab värvata asutuse olemasolevatest vahenditest ning seejärel

saab iga maksetaotlusega kaudse kuluna see hiljem hüvitatud. Kaudse kulu makseid

saab hüvitamiseks küsida iga kuu, kuid mitte harvem kui kord kvartalis.

AUDIT nr 4_2024/KuM

25

Olulisus Tähelepanek 11

Keskmine Välisvahendite eduka rakendamise eelduseks on toimiv tugistruktuur

(hanked piisava varuga ja kvaliteediga ettevalmistatud ning läbiviidud;

väljamaksed ja aruanded menetletud, dokumentatsioon säilitatud, toimiv

kommunikatsioon tagatud).

Aastas on võimalik taotleda (sõltuvalt toetuse väljamakse tempost)

maksimaalselt ca 450 tuh eur asutuse tugistruktuuride tööjõu- ja

majandamiskuludeks. Tegemist on likviidsuse juhtimise küsimusega.

Risk: Toetust ei suudeta maksimaalselt ära kasutada; hanked ebaõnnestuvad või vaidlustatakse;

finantskorrektsioonid.

Soovitused: Arvestada välja, mis oleks keskmine aastane täistööajaga töötaja tööjõukulu asutusele.

Seejärel hinnata kriitiliselt olemasoleva personali piisavust ning värvata tähtajaliselt lisatööjõudu

välisvahendite edukaks rakendamiseks (kas osalise või täistööajaga). Kriitiline on töö hangetega,

kuid tagatud peab olema finantsjuhtimine, dokumendihaldus või muud toetavad tegevused.

INSA kommentaar: Nõustume soovitusega. Välisprojektide kaudse kulu makseid kasutatakse

INSA tugiteenuste korraldamiseks eesmärgiga tagada sisutegevuste sujuv elluviimine. INSA

hindab pidevalt tugipersonali piisavust ja vastavust ülesannete mahule. Näiteks 2024. aastal värvati

täiendavalt hankelepingutega tegelev koordinaator ja jurist. 2025. aastal on plaanis välisvahendite

toel luua täiendav töökoht finants- ja tugiüksuses, mille ülesannete määratlemisel arvestame

siseauditi soovitustega.

4.2.4. Personalijuhtimine

Kriteeriumid:

• ametijuhendid aitavad kaasa eesmärkide saavutamisele;

• värbamise poliitika toetab personali valikut vastavalt asutuse vajadustele;

• töötajate hindamine tagab töötajate arengu ning vastavuse nõuetele;

• personali areng toetab kvaliteetset ja tähtaegset ülesannete täitmist;

• motivatsioonipoliitika tagab vajalikku personali olemasolu ja selle tõhusust;

• tegeletakse võtmetöötajatega, informatsiooni kogumine lahkuvatelt töötajatelt põhjuste

kohta;

• tagatud töötajate regulaarne puhkuste korraldus.

Regulatsioon: INSA protseduuride käsiraamatu peatükk nr 19 „Integratsiooni Sihtasutuse

töökorralduse reeglid“ (uuendatud 2024, edaspidi töökorralduse reeglid), tulemustasude ja

lisatasude käskkirjad, töölepingud ja ametijuhendid.

Selgus, et:

• Vastavalt uuendatud töökorralduse reeglitele töötajate tööle võtmise ja töölt

vabastamise õigus, töölepingute sõlmimise, muutmise ja lõpetamise õigus on SA

juhatajal. Töölepingute sõlmimise ning lõpetamise korraldamise eest vastutab assistent-

personalispetsialist. Assistent-personalispetsialist koostab töölepingu projekti, mis

esitatakse kooskõlastamiseks üksuse juhile ja allkirjastamiseks tööle võetavale isikule

ja SA juhatajale. Assistent-personalispetsialist registreerib allakirjutatud töölepingu

AUDIT nr 4_2024/KuM

26

töölepingute registris ning edastab RTK personali- ja palgaarvestuse osakonnale.

Tööleping ja ametijuhend sõlmitakse hiljemalt tööle asumise päeval.

• Selgus, et töötajatele on vormistatud ametijuhendid, kuid osad neist on vananenud

võrreldes reaalsete tööülesannetega. Näiteks assistent-personalispetsialisti

ametijuhendist puuduvad sätted seoses varade halduse ja inventuuride korraldamise

ning läbiviimisega, mis kuuluvad tema tööülesannete hulka.

• Ametijuhendites on mh fikseeritud ametikoha eesmärk, põhiülesanded, ametikoha

õigused ja volitused, vastutus ning kompetentsinõuded.

• Töökorralduse reeglites on reguleeritud peamised personalipoliitika põhimõtted, sh

töötajate tööle võtmise ja töölt vabastamise kord, tööaeg, kaugtöö, töövõimetuslehe

menetlus, töö tasustamine, lähetus, sõiduauto kasutamine töösõitudeks, puhkused,

motivatsioonipoliitika, tööalaste korralduste andmine, kohustused ja vastutus, töökaitse

ja tuleohutus.

• Personaliteemadega tegelevad SA-s assistent-personalispetsialist ja juhataja. Tööle

asudes tutvustab assistent-personalispetsialist INSA kordasid uutele töötajatele allkirja

vastu ja korraldab uue töötaja infotunde, kus üksuse juhid tutvustavad oma tööprotsesse

jm. Samuti korraldab ta tervisekontrolli registreerimist, vajadusel töölepingu muutmisi

ja lõpetamisi, sh töötaja töölt lahkudes tühistab assistent-personalispetsialist tööks

vajalikud olnud ligipääsud (vahetab paroolid) ja SA antud volitused kolmandate isikute

ees. Lisaks vastutab ta puhkusekorralduse eest, kõrvaltegevuste kogumise ja

registreerimise eest, töökeskkonnavoliniku valimise korraldamise eest jm. Lisaks on

assistent-personalispetsialistil palju muid tööülesandeid, sh dokumendihaldus,

arhiivindus, varade arvele võtmine ja nimekirja haldamine, inventuuride läbi viimine

jm.

• Koolitusplaani koostatud ei ole. Iga-aastaste arenguvestluste käigus (kasutuses

arenguvestluse vorm) räägitakse ka koolitusvajadustest. Kui ilmneb, et

koolitusvajadused kattuvad, siis tellitakse koolitus INSAsse sisse või käiakse KuMi

korraldatud koolitustel. Individuaalselt käiakse võimalusel ja juhataja nõusolekul ka

asutusevälistel koolitustel.

• Puhkuste vormistamine toimub samuti läbi RTIPi, kus määratakse ka asendaja puhkuse

perioodiks.

• Töökorralduse reeglites on fikseeritud lisa- ja tulemustasude maksmise põhimõtted.

Täiendavate tööülesannete täitmise eest võib struktuuriüksuse juhi ettepanekul määrata

lisatasu töötajale, kes: 1) täidab SA juhataja või struktuuriüksuse juhi poolt antud, kuid

ametijuhendis fikseerimata kohustusi ja ülesandeid või 2) asendab ametijuhendis

asendatavana sätestatud kolleegi sisuliselt, mitte formaalselt, so tema eest mahukate

tööülesannete täitmine. Lisatasu maksmise määraks võib reeglina olla kuni 50% töötaja

1 kuu töötasust, v.a uute taotluste/projektide koostamine, kus määr võib olla suurem.

Lisatasu on võimalik maksta maksimaalselt kord kvartalis.

• Tulemustasu makstakse töötajale nõutavast tulemuslikuma töö, eduka töösoorituse ja

heade töötulemuste eest. Tulemustasu suurus sõltub SA eelarve võimalustest.

Tulemustasu makstakse maksimaalselt kord poolaastas. Nii lisatasusid kui

tulemustasusid makstakse juhataja käskkirja alusel.

AUDIT nr 4_2024/KuM

27

• INSA-s palgauuringut läbi viidud ei ole, st võrdluses INSA palgad vs turg. Tööperede

palgamudelit välja töötatud ei ole.

• Viimane töötajate rahulolu-uuring viidi läbi 2023. a. Tulemused indikeerisid, et üldine

rahulolu organisatsiooni toimimise ja töökorraldusega on langenud. Suured muutused

kollektiivis ja tööpinged on lisaks suurele töökoormusele toonud kaasa läbipõlemist.

Arenguvestlustel oodatakse sihipärasemat tagasisidet oma töötulemuste ja

kasvuvõimaluste osas. Tajutakse töökoormuse suurenemist, mis ei ole vastavuses

pakutava palga ning motivatsioonipaketi ja organisatsiooni poolt pakutud hüvedega.

Olulisus Tähelepanek 12

Madal Assistent-personalispetsialistil on palju erinevad tööülesanded, mis arvestades

asutuse kasvamist välisvahenditega seonduvalt, eeldavad hinnanguliselt 2

täistööajaga töötajat. Nt vastutab uue töötaja tööle asumisel tema vormistamise

ja nõustamise eest (korrad, töövahendid, ametijuhendid jmt) Lisaks on

tööülesanneteks personali- ja puhkusekorraldus, dokumendihaldus, arhiivi

korrastamine, varade arvele võtmine ja haldamine, inventuuride läbi viimine,

jooksvad haldusküsimused Tallinnas ja Narvas jmt.

Assistent-personalispetsialisti ja välisprojektide koordinaatori ametijuhendid on

vananenud.

Koolitusplaani ei koostata, vaid iga töötaja koolitusvajadusi hinnatakse

individuaalselt (nt arenguvestlusel või aasta jooksul kui ilmneb vajadus) ning

võimalusel ja vabade vahendite olemasolul tagatakse koolitusel osalemine.

Tööperede palgamudelit välja töötatud ei ole, mistõttu ei ole ka võrdlust turuga,

et tekiks võimalus andmetel põhineval töötasu läbirääkimisteks arenguvestlustel.

Risk: eripalgelised tööülesanded ja suurenenud töökoormus asutuse kasvamisel, tingib

paratamatult osade tööülesannete puuduliku täitmise, kuna ajaressurss on piiratud. Ebaselgus

tööülesannetes, enesetäiendusvõimaluste ebatasane võimaldamine, madalad töötasud võivad viia

kompetentsete töötajate lahkumiseni

Soovitused: 1) värvata INSAsse personalijuht, kes tegeleks kõikide personalialaste teemadega.

2) Iga-aastaste arenguvestluste käigus tuleks hinnata ka töötaja ametijuhendi ajakohasust ning

vajadusel need uuendada.

3) Arenguvestluste tulemusena peaks valmima koolitusplaan, kuhu saab ette planeerida

eelarvevahendid, et aasta lõpus ei tekiks olukorda, kus vahendeid vajalikeks koolitusteks ei jätku.

4) osaleda avaliku sektori palgauuringus ja vajadusel ning võimalusel korrigeerida INSA töötajate

palkasid, mis jäävad alla turu keskmise.

INSA kommentaar: Nõustume soovitustega. Tegeleme olukorra kaardistamisega, seejärel

võimalike lahendustega piiratud eelarvevahendite tingimustes. Edaspidi koostatakse koolitusplaan

ning planeeritakse tööperede hindamine. Palkade võimalik korrigeerimine sõltub eelarvevahendite

võimalustest.

AUDIT nr 4_2024/KuM

28

4.2.5. Infotehnoloogia

Kriteeriumid:

• IT süsteemide haldus on selgelt reguleeritud; jätkuv ja tõhusalt kontrollitud toetades

organisatsiooni eesmärke saavutamist;

• IT süsteemides on organisatsiooni info kaitstud, kasutatud ainult määratud volituse

piires ja info kaotamise risk on maandatud efektiivselt;

• organisatsiooni varad ja informatsioon on efektiivselt kaitstud varguste ja kahjustamise

eest;

• IT süsteemid on varundatud, andmeid on võimalik taastada vajaliku perioodi jooksul

mahus, mis tagab organisatsiooni tegevuse jätkamise ilma olulise kahjuta;

• kasutuses olevad IS-d aitavad kaasa asutuse eesmärkide saavutamisele ning on

kasulik/vajalik töövahend.

Regulatsioon: Käsiraamat, GDPR määrus, Eesti infoturbestandard12

Selgus, et:

• INSAs on kasutusel järgmised kliendile suunatud infosüsteemid:

o https://linda.integratsioon.ee/login - Linda (Kohanemis- ja lõimumisteenuste

veebikeskkond) - keskkonna looja ja haldaja Imago OÜ, tegevust ei ole

toimunud alates 2022.aastast. Isikuandmeid see keskkond ei kogu. Praegu on

kaalumisel, mis selle keskkonnaga edasi teha. Peakasutaja arenduskeskuse juht.;

o http://web.meis.ee/testest/ - Eesti keele tasemetestid - keskkonna haldamine

lepinguga üle antud JukuLab OÜle. INSAl on Töötukassaga sõlmitud leping

selle keskkonna kasutamiseks, sest seal saavad kliendid ennast testida.

Isikuandmeid see keskkond ei kogu. Peakasutaja keeleõppe valdkonnajuht;

o https://pesa.integratsioon.ee/login - Integratsiooni Sihtasutuse klientide ja

teenuse andmebaas - klienditeenindaja värav ja

https://iseteenindus.integratsioon.ee/login - klientide ja teenuse andmebaas -

klientide iseteeninduse värav, mida haldame koostöös Heisi IT OÜga. Süsteemi

toimimise eest vastutab teenuste valdkonnajuht (peakasutaja), keda toetab

digiteenuste projektijuhist ja andmeanalüütikust koosnev tiim, mis kuulub

arenduskeskuse koosseisu. Finants-ja tugiteenuste üksuses koordineerib

andmekaitse poolt andmespetsialist ning rakendusüksuse juht toetab arendus-

ning hooldusteenuste tellimisel hangete läbiviimisel. Süsteemis täidavad

administraatorite rolle arenduskeskuse juht, digiteenuste projektijuht, eesti keele

maja juht ja nõustamisüksuse koordinaator. Keskkond kogub isikuandmeid.

Keskkonna dokumentatsioon olemas.

• Kasutatakse ka SAP-i, FITEK-it ja RTIP-i, MS Teams-i ja Sharepoint-i.

Dokumendihaldus toimub peamiselt Delta-s, osaliselt ka MS Teams-is ja Sharepoint-i

keskkonnas. Kasutuses on Outlook-i e-postisüsteem.

12 Eesti infoturbestandard, ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri määrus 16.12.2022 nr 101, RT I, 30.01.2024, 7

AUDIT nr 4_2024/KuM

29

• Käsiraamatus pt-s 21. Turvalisus ja IT on fikseeritud, et füüsilise turvalisuse eesmärkide

saavutamiseks ja nende jätkuvuse eest vastutab IT tugiisik. IT tugiisiku põhiülesanded

sisaldavad: IT alaste eesmärkide täitmine ja tegevuste teostamine; IT alase

hooldusteenuse lepingu(te) haldamine; töötajate IT alane toetamine; töötajate IT-

valdkonnaga seotud turvalisuse tagamine; infosüsteemi varade haldamine ja nende

turvalisuse tagamine. Käesolevalt INSAs IT tugiisikut ei ole, vaid infokanalite

spetsialist, st Käsiraamatus on vananenud info.

• Käsiraamatu kohaselt ilmnenud või oletatavatest turvariketest, infoturbe ohtudest ja

riketest tuleb teatada viivitamatult oma struktuuriüksuse juhile, IT tugiisikule või

juhatajale. Üldturbe ohtudest ja riketest tuleb sõltuvalt olukorrast teatada oma

struktuuriüksuse juhile, IT tugiisikule, juhatajale või võtta viivitamatult ühendust

asjakohase asutusega. Hetkel INSAs infoturbega tegelevat isikut ei ole.

• INSAle kehtivad GDPRi nõuded ning töödeldakse eriliiki isikuandmeid (etniline

päritolu jms). Seega tuleks INSA-l infoturbega põhjalikumalt tegeleda. Meetmed,

millega teavet kaitstakse, on infoturbemeetmed ning isikuandmete kaitse pärast oleks

mõistlik E-ITS vähemalt stardimeetmete ulatuses kasutusele võtta (vt

https://eits.ria.ee/et/abimaterjalid/stardimeetmed).

• Käsiraamatus fikseeritud mh arvutivõrgu kasutajate õigused ja kohustused; elektroonse

töö korraldus; andmete ja tarkvara varundamine; infrastruktuuri turvalisus jm. Osaliselt

vananenud sätted (viited ametikohtadele, mida INSAs ei ole, kontaktisikute

telefoninumbrid vananenud jm).

• SA ei ole veel RIT-i IT teenusele üle läinud, hetkel kaardistatakse vajadusi, käivad

läbirääkimised. Hetkel pakub IT teenust Baltic Computer Systems AS. Ei ole

veendumust, kas organisatsiooni infovarad on efektiivselt kaitstud ja turvatud vastavalt

riiklikule standardile. KuMi esindaja sõnul on RITiga liitumise puhul küsimus

eelarvelistes vahendites, mida täna INSA jaoks ei ole. Asutus ise on valmis liituma.

Olulisus Tähelepanek 13

Keskmine SA infoturbe korraldust on võimalik parendada:

INSAle kehtivad GDPRi nõuded ning töödeldakse eriliiki isikuandmeid.

INSAs ei ole infoturbega tegelevat spetsialisti. Käsiraamatus on IT ja turvalisust

käsitlev peatükk (pt 21) vananenud, osa infost ei ole enam asja- ja ajakohane;

IT teenust pakub eraettevõte Baltic Computer Systems AS, lisaks on lepingud IT

rakenduste haldamiseks ja kasutamiseks.

Üleminek RIT teenusele võimaldab tagada keskse arvutitöökoha- ja infoturbe

korralduse, mis vastab riiklikule standardile.

Risk: organisatsiooni infovarad ei ole kaitstud ja turvatud vastavalt riiklikule standardile,

isikuandmete töötlemisel eksitakse GDPRi nõuete vastu

Soovitused INSA-le ja KuMile: 1) Võimalusel jätkata RITi kesksele arvutitöökoha teenusele

üleminekut, eesmärgiga tagada KuM haldusalas ühtsetele nõuetele vastav IT süsteemide turvalisus.

Tegemist on strateegilise otsusega kuna seotud edaspidise rahastamisega;

2) Soovitame E-ITS vähemalt stardimeetmete ulatuses kasutusele võtta;

3) Koostada uus infoturbe ja IT varade haldamise vmt kord, sh uuendada kontaktid ja muud olulised

nõuded, sh infoturbe reeglid.

AUDIT nr 4_2024/KuM

30

INSA kommentaar: Nõustume soovitustega. INSA soovib ise üle minna RITi kesksele

arvutitöökoha teenusele, mis sõltub kõigepealt Kultuuriministeeriumi eelarvelistest vahenditest.

4.2.6. Töökeskkond ja turvalisus

Kriteeriumid:

• organisatsiooni töötajad ja kliendid on kaitstud nõuetekohaselt;

• töötajate turvalisus on tagatud.

Regulatsioon: Käsiraamat, tulekahju korral tegutsemise plaan13 (Tallinn), INSA töökeskkonna

riskianalüüsid (Tallinn ja Narva)14, INSA ohutusjuhend arvutiga töötajale.

Selgus, et:

• Töökorralduse reeglites on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised, mh

töökeskkonnaspetsialisti, töökeskkonnavolinike ning esmaabiandjate määramise

põhimõtted; töötervishoiukontroll; töökeskkonna riskianalüüsi läbiviimine jm.

• Viimased töökeskkonna riskianalüüsid Tallinna ja Narva kontoris läbi viidud 2021. a.

• Tallinna kontorile koostatud tulekahju korral tegutsemise plaan. Narva kontoril puudub

tulekahju korral tegutsemise plaan. Muid hädaolukordi käsitlev plaan puudub mõlemas

kontoris. Evakueerumise õppusi ei ole korraldatud ei Narvas ega Tallinnas. Tallinnas

toimib süsteem, et kui sireen tööle hakkab, siis personalispetsialist-assistent või

assistent jookseb alla korrusele, vaatab kuskohas on häire ja annab teada, et kas on vaja

evakueerida.

• Lisaks on koostatud INSA ohutusjuhend arvutiga töötajale, sh töö kuvariga, nõuded

töökeskkonnale, kahjulikud mõjurid töötamisel arvutiga, elektriohutus ja

võimlemisharjutused, mida tutvustatakse töötajale tööle asumisel.

• Audiitoritele edastati INSA e-üldkoosoleku protokoll aprillis 2019 toimunud e-

üldkoosoleku protokoll, kus valiti INSA Narva kontori esmaabiandja; Tallinna kontori

esmaabiandja. Esmaabiandjate andmed on avalikus ruumis üleval Tallinna ja Narva

kontorites.

• Edastati oktoobris 2022. a toimunud INSA e-üldkoosoleku protokoll, kus valiti

hääletuse teel töökeskkonnavolinikud Tallinnasse ja Narva perioodiks 01.11.2022–

31.10.2026.

• Vastavalt Käsiraamatule töö ajal, kui ruumid pole signalisatsiooni all, on büroo uks

lukustatud ja ruumide valve tagavad töötajad. Külastajad (pääsuvahendeid mitteomavad

inimesed) tohivad asutuse ruumides viibida nii töö ajal kui väljaspool tööaega ainult

koos SA töötajaga. Viimasena töölt lahkuv töötaja veendub enne tööruumide

signalisatsiooni alla lülitamist, et ta on tööruumidest viimane lahkuja. Kui töötaja on

viimane lahkuja, kontrollib ta, kas aknad suletud ja lukustab võtmega büroo ukse.

Valvesignalisatsiooni sisse- ja väljalülitamine toimub käsitsi, igal töötajal on selleks

tema personaalne ligipääsu magnetkaardi PIN kood. Alarm edastub automaatselt

turvafirmasse.

13 Tulekahju korral tegutsemise plaan, 2014 14 INSA Tallinna kontori töökeskkonna riskianalüüs ja INSA Narva kontori töökeskkonna riskianalüüs, august

2021

AUDIT nr 4_2024/KuM

31

• Vastavalt Käsiraamatule pääsuvahendeid annab välja / võtab tagasi / tühistab assistent-

personalispetsialist, kes registreerib ka vastavad tegevused ja korraldab ka vastavad

muudatused üürilepingu lisas 2 – ligipääsukaartide üleandmise-vastuvõtmise akt.

Selgus, et üleandmise-vastuvõtmise akte ei vormistata, vaid kantakse andmed

pääsuvahendite registrisse (Exceli tabel).

Olulisus Tähelepanek 14

Keskmine Tuleohutusõppusi Tallinnas ega Narvas läbiviidud ei ole.

Tulekahju korral tegutsemise plaan ei käsitle muid hädaolukordi ning Narvas

vastav plaan puudub.

Risk: risk inimelule

Soovitused: 1) Korraldada tuleohutusõppused, sh evakueerumisõppused, Tallinna ja Narva

kontorites. Kaasata vajadusel tuleohutusega seonduvate tegevuste planeerimiseks ja läbiviimiseks

asjatundja, ostes vajaminev teenus sisse;

2) Koostada hädaolukorras tegutsemise plaanid nii Tallinna kui Narva kontorile ning tutvustada

korda töötajatele.

INSA kommentaar: Nõustume audiitori soovitustega ja tegeleme küsimustega 2025. aastal.

Narva kontoris on alustatud tuleohutusjuhendi eelnõu ülevaatamisega.

AUDIT nr 4_2024/KuM

Integratsiooni Sihtasutuse

sisekontrollisüsteemi toimimine

Siseauditi aruanne

Jaanuar 2025

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

2

SISUKORD

I KOKKUVÕTE ....................................................................................................................... 3

II VALDKONNA ÜLEVAADE .............................................................................................. 8

III AUDITI ISELOOMUSTUS ............................................................................................. 11

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

3

I KOKKUVÕTE

INSA sisekontrollisüsteem on auditeeritud ulatuses mõjus, teatud parendustegevused on

vajalikud.

Auditi käigus tehti kokku 14 tähelepanekut, millest 6 olid keskmise olulisusega, 8 madala olulisusega

ja toodi välja positiivne praktika. Auditi lõpparuande kooskõlastamisel on asutud tähelepanekuid

kõrvaldama.

Audiitorid tuginesid oma tähelepanekutes neile kättesaadavaks tehtud infole ning töötajate selgitustele.

Täiendava info korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused.

0

1

2

3

4

5

6

Juhtimine ja administreerimine

Finants

Personal

ITHanked ja ostud

Turundus ja Kommunikatsioon

Töökeskkond ja turvalisus

Sisekontrollisüsteemi toimimine INSAs valdkondade lõikes Sisekontrollisüsteem on mõjus (hinnang)

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

4

Positiivne praktika

1. Eesti keele majade teenuste osutamisel arvestatakse keeleõppijate vajadustega ning ollakse paindlikud,

kliendisõbralikud. Toimib nõustamisteenus, regulaarne keeleõpe, üritused. Eesti keele majadele seatud

tegevuseesmärgid on tagasihoidlikult realistlikud, täitmist hinnatakse regulaarselt. Teenustega rahulolu on

pigem kõrge - 80% partneritest peab INSA tööd väärtuslikuks ja hindab tema ekspertiisi; 86% INSA

Iseteenindusportaali klientidest soovitab INSA teenuseid ka teistele.

2. INSA kõrgem juhtorgan-nõukogu teostab piisavat järelevalvet juhatuse tegevuse üle, järelevalve tegevused

on: eelarve täitmise ülevaated, juhataja tulemusmõõdikute seire, majandusaasta aruande ülevaade jm.

3. SA-l on uuendatud struktuur, mida vaadatakse perioodiliselt üle; koostatud on strateegia ja iga-aastased

tegevuskavad, mille täitmist jälgitakse kvartaalselt.

4. Infovahetus töötajatele on korraldatud läbi MS Teamsi, MS Sharepointi, võrguketta, e-posti teel (nt

nädalakiri), koosolekutel. Uuendatud töökorralduse reegleid on töötajatele tutvustatud; regulaarselt viiakse

läbi arenguvestlusi; kehtestatud on tulemus- ja lisatasude süsteem.

5. INSA dokumendihaldus toimub Delta elektroonses DHS-is, MS Teamsis, ja MS Sharepointis.

6. Uuendatud on SA raamatupidamise sise-eeskiri, SA-le osutab raamatupidamise teenust edaspidi RTK,

kulude kinnitamisel eARK-is järgitakse 4-silma printsiipi.

7. Uuendamisel on SA hankekord, kus on reguleeritud ka väikeostude läbiviimine; alla riigihanke piirmäära

jäävate ostude pakkumused ja lepingud on DHS-is Delta registreeritud ja omavahel seotud; Fitek-is arvete

juurde lisatud pakkumused, hindamiskomisjoni otsus ning lepingud.

8. Põhivara- ja väikevahendite inventuure viiakse regulaarselt läbi; vara, sh IT vara, lubatud ja keelatud

kasutamise põhimõtted ja vastutus on reguleeritud töökorralduse reeglites.

9. Puhkuste, lähetuste korraldus, majanduskulude deklareerimine toimib nõuetekohaselt RTIPis.

10. Töökorralduse reeglites on fikseeritud töökaitse ja tuleohutuse üldjuhised, mh töökeskkonnaspetsialisti,

töökeskkonnavolinike ning esmaabiandjate määramise põhimõtted; töötervishoiukontroll; töökeskkonna

riskianalüüsi läbiviimine jm; viimased töökeskkonna riskianalüüsid Tallinna ja Narva kontoris läbi viidud

2021. a; Tallinna kontorile koostatud tulekahju korral tegutsemise plaan; koostatud ohutusjuhend arvutiga

töötajale; määratud esmaabiandjad ja info avalikult kättesaadav; INSA ruumidesse sisenemiseks on kasutusel

kiipkaardid, mida annab välja ja haldab assistent-personalispetsialist.

Keskmise olulisusega tähelepanekud

1. Eesti keele maja jäägid

a. Eesti keele majade tegevuskuludes on regulaarne rahaliste vahendite jääk (orienteeruvalt ca 500 000 EUR),

mis aasta-aastalt väheneb.

b. INSA raamatupidamises on eesti keele majade tegevused eraldatud, kuid ei ole võimalik kokku viia tehtud

kulutusi peamiste keelemajade teenuste lõikes.

Soovitus KuMile: Kultuurilise mitmekesisuse osakonna vastutaval nõunikul tugevdada kontrolli INSA

tegevuskuludeks antavate vahendite kasutamise üle. Kui on tekkinud tegevuskulude kasutamises ülejääk, küsida

INSAlt põhjendusi ning fikseerida edasised tegevused jääkide kasutusega seonduvalt, st mida plaanitakse

ülejäägiga teha ja millal. Järgmise kalendriaasta tegevuskulude aruannete kontrollimisel veenduda, mis on saanud

eelnevate aastate ülejäägist.

Soovitus INSAle: Kuivõrd eesti keele majade teenused on jagatud kolmeks (keelekursused, keeleõppega

seonduvad üritused ja nõustamistegevus), kaaluda sellele vastava kulumudeli ülesehitust, et tekiks võimalus

hinnata teenustega seonduvat kulu.

Ministeerium: Nõus. INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 1

2. INSA eesti keele majade avalikke teenuste osutamist on võimalik parendada.

a) keeleõppe kursustele, sündmustele registreerides kontrollitakse käsitsi, kas oled varem osalenud ja/või

katkestanud (automaatkontroll Iseteenindusportaalis puudub);

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

5

b) puudub võimalus rakendada keeleõppijate (keelekursused, keeleõpet toetavad üritused) katkestajatele

ja/või mitte osalejatele, sanktsioone, nt raha tagasiküsimine (väljalangevus keskmiselt ca 18%);

c) Eesti keele majade mõjususe hindamiseks tulemusmõõdikud arengukavas puuduvad (keeleõppijate

rahulolu regulaarne hindamine), kuid rahulolu mõõtmisega on juba alustatud.

Soovitus KuMile: Töötada välja võimalused/lahendused, kuidas osutada riigis keeleõppe teenust ühetaoliselt,

eesmärgiga tekitada keeleõppes osalejal ka isiklik vastutus (topeltregistreerimise vältimine; sanktsioonide

ühetaoline rakendamine jmt).

Soovitus INSA-le: Töötada välja Eesti keele majade tulemusmõõdikud sh mõõta regulaarselt kursustel/üritustel

osalejate rahulolu ja hinnata teenuste osutamise optimaalsust (töötajate arv vs tehtud kulud).

Ministeerium: KUM ei tegele keelepoliitikaga, tegemist on HTM valdkonnaga. Meie haldusalas saame rakendada

sanktsioone kohanemise valdkonnas. INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 2

3. INSAs puuduvad asutaja ootused, mis oleks riigi kui asutaja sõnastatud strateegilised eesmärgid ja

põhimõtted SA nõukogule tulemuslikuks juhtimiseks.

INSA kinnitatud strateegias 2024-2029 ei ole kirjeldatud sihttasemeid ega mõõdikuid, kuigi need on olemas nii

KuM TERE programmis kui ka INSA ise seirab olulisemaid näitajaid tegevusaruannetes.

Puudu on eesmärgid ja mõõdikud seonduvalt toetuste menetlemise ja välisvahendite kasutamisega.

Soovitused KuMile ja INSA-le: 1) SA asutaja ootuste seadmisel arvestada, et lisaks keeleõppele ja lõimumis

ning kohanemisteemadele, on oluline ka tähtaegne toetuste menetlemine, väljamaksmine ja täitmise kontroll 2)

Mõõdikute seadmisel arvestada TERE mõõdikutega, luua süsteem kus mõõdikud on omavahel seostatud (riiklikud

arengukavad-KUM TERE-asutaja ootused-SA arengukava) ning säilib ka teatud järjepidevus. 3) Mõõdikuid, mida

enam ei peeta vajalikuks seirata, kustutada vajadusel TERE tabelitest.

Ministeerium: väljamakstavad toetused moodustavad u 10 % eelarvest. INSA ei ole toetustega tegelev üksus,

mistõttu see ei peaks olema eraldi eesmärk. INSA on teenuste osutaja. INSA: Toetuste menetlemise jt tähtajad

tulenevad ministrite määrustest ja nagunii järgimiseks kohustuslikud. Vt Lisa 1, TP 3

4.Välisvahendite eduka rakendamise eelduseks on toimiv tugistruktuur (hanked piisava varuga ja kvaliteediga

ettevalmistatud ning läbiviidud; väljamaksed ja aruanded menetletud, dokumentatsioon säilitatud, toimiv

kommunikatsioon tagatud). Aastas on võimalik taotleda (sõltuvalt toetuse väljamakse tempost) maksimaalselt 450

tuh eur asutuse tugistruktuuride tööjõu- ja majandamiskuludeks. Tegemist on likviidsuse juhtimise küsimusega.

Soovitus INSAle: Arvestada välja, mis oleks keskmine aastane täistööajaga töötaja tööjõukulu asutusele. Seejärel

hinnata kriitiliselt olemasoleva personali piisavust ning värvata tähtajaliselt lisatööjõudu välisvahendite edukaks

rakendamiseks (kas osalise või täistööajaga). Kriitiline on töö hangetega, kuid tagatud peab olema

finantsjuhtimine, dokumendihaldus või muud toetavad tegevused.

INSA nõustus osaliselt, vt Lisa 1, TP 11

5. SA infoturbe korraldust on võimalik parendada: a) INSAle kehtivad GDPRi nõuded ning töödeldakse eriliiki

isikuandmeid b) INSAs ei ole infoturbega tegelevat spetsialisti. Käsiraamatus on IT ja turvalisust käsitlev peatükk

(pt 21) vananenud, osa infost ei ole enam asja- ja ajakohane. c) Üleminek RIT teenusele võimaldab tagada

keskse arvutitöökoha- ja infoturbe korralduse, mis vastab riiklikule standardile. Soovitused INSA-le: 1) Soovitame E-ITS vähemalt stardimeetmete ulatuses kasutusele võtta; 2) Koostada uus

infoturbe ja IT varade haldamise vmt kord, sh uuendada kontaktid ja muud olulised nõuded, sh infoturbe reeglid.

3) võimalusel jätkata RITi kesksele arvutitöökoha teenusele üleminekut, eesmärgiga tagada KuM

haldusalas ühtsetele nõuetele vastav IT süsteemide turvalisus. Tegemist on strateegilise otsusega kuna

seotud edaspidise rahastamisega.

INSA nõustus soovitusega, Vt Lisa 1, TP 13

6.Tuleohutusõppusi Tallinnas ega Narvas läbiviidud ei ole.

Tulekahju korral tegutsemise plaan ei käsitle muid hädaolukordi ning Narvas vastav plaan puudub.

Soovitused INSAle: Korraldada tuleohutusõppused, sh evakueerumisõppused, Tallinna ja Narva kontorites,

kaasates asjatundja. Koostada hädaolukorras tegutsemise plaanid

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 14

Madala olulisusega tähelepanekud

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

6

1.Teabehaldus

a) INSA sisemiste kordade (koondatud Käsiraamatus) uuendamine ei ole järjepidev.

b) Dokumendihalduse kord ei käsitle kogu asutuse teavet ega selle käitlemist ja vajab uuendamist, arvestades

teabehalduse nõudeid.

Soovitused INSAle: 1) Lahutada Käsiraamat eraldiseisvateks kordadeks (vastavalt teemale), et neid oleks parem

hallata ja ajakohasena hoida. Määrata vastavalt teemale sisemise korra vastutavad isikud. 2) Koostada

teabehalduse kord, mis käsitleb INSA teavet kõigis infosüsteemides ja andmekogudes.

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 4

2.INSA arhiiv vajab korrastamist

Arhivaalide loetelu on koostatud, kuid uuendamata. Arhiivis on hävitamisele kuuluvaid dokumente.

Rahvusarhiivile ei ole üle antud kõiki alalisi arhivaale, mida ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks (hiljemalt

10 aastat pärast arhivaali loomist).

Soovitus INSAle: Kuna assistent-personalispetsialistil on suur töökoormus erinevate tööülesannetega, soovitame

võtta abiks arhiivispetsialisti, kes korrastab arhivaalide loetelu, arhiivi ja hävitab dokumendid, mille säilitustähtaeg

on möödunud ning annab Rahvusarhiivile üle arhivaalid, mida ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks (hiljemalt

10 aastat pärast arhivaali loomist).

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 5

3. Teenistujate kõrvaltegevus

Kõrvaltegevusest teavitamine ei toimu RTIP-i moodulis, vaid selleks on loodud eraldi süsteem, mida haldab

assistent-personalispetsialist

Soovitused: Võtta kasutusele RTIPi kõrvaltegevuse moodul

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 6

4. Juhataja kinnitab enda siselähetuskorraldusi RTIPis

Soovitus INSA-le: jälgida, et kõik juhatuse liikmega seotud korraldused ja kuluaruanded kinnitab nõukogu

esimees. INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 7

5.Turundus ja kommunikatsioon

a) Juhtkonna ehk juhtrühma koosolekuid ei protokollita.

b) INSA töötajate rahulolu on viimastel aastatel langenud (4.26 punkti (2021) vs 3.32 p (2023)), paljuski toodi

probleemina välja selge sisemise kommunikatsiooni puudumist.

c) Kliendi rahulolu on siiani seiratud kvartaalselt, kuid plaanis on edaspidi rakendada Recommy süsteemi.

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 8

6.Kulude juhtimine, varade arvestus, hanked

a)Kulujuhid ei ole määratud käskkirjaga. Kulude juhtimise süsteem on muutmisel, eesmärgiks on muuta

kulujuhid sisuliselt vastutavaks vahendite planeerimise, seiramise ja eelarve täitmise eest.

b) Fitekis on arvete kooskõlastusringid pikad (erandjuhtudel kuni 9 isikut) ning sinna ei kuulu alati töötajad, kes

vastava kulu eest vastutavad on. Plaanis on kooskõlastusringe lühemaks teha, et seal ei oleks ebavajalikke

isikuid.

c) Hankeplaan on osa konkursiplaanist, kus planeeritud hanked ei ole selgesti eristatavad muudest konkursitest.

d) Varade (põhivara ja väikevarad) haldus ei toimu RTIPi keskkonnas, vaid Exceli tabelis, mida haldab assistent-

personalispetsialist. Inventuuride dokumentatsioon ei ole RTIPis.

e) Inventuuride läbiviimiseks moodustatakse 1-liikmelised komisjonid (Tallinn, Narva) ning inventuuri läbiviijad

kontrollivad ka vara, mis on nende endi vastutada. Iga-aastaselt on inventeerijateks ühed ja samad isikud.

Soovitused INSAle: 1) Määrata kulujuhid ametikoha põhiselt ja/või fikseerida eelarve eest vastutava isikuna

juhataja käskkirjaga sh koolitada neid kulude juhtimise valdkonnas, andes neile vastutuse oma valdkonna kulude

planeerimise ja seiramise eest. 2) Lühendada kooskõlastusringe Fitekis, eesmärgiga vähendada asjatut

töökoormust ning vastutuse hajumist. 3) Koostada eraldiseisev hankeplaan ning lisada see INSA kodulehele.

4) Viia varade haldus ja inventuuride dokumentatsioon RTIPi keskkonda; edaspidi tagada, et

inventuurikomisjonid oleksid vähemalt 2-liikmelised ning, et varade eest vastutav isik ei inventeeriks enda

vastutuse all olevaid varasid. INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 9

7.Juhatuse liikme kulud

Juhatuse liikmele on kehtiva lepinguga ettenähtud isikliku sõiduauto kütusekompensatsioon, mida aga ei hüvitata

kooskõlas õigusakti nõuete ega lepinguga.

Soovitus INSAle: rakendada lepinguga ettenähtud isikliku sõiduauto kütuse kompenseerimine vastavalt esitatud

sõidupäeviku ja õigusaktis fikseeritud piirmäärale. Kuluaruanne esitada RTIPis.

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

7

INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 10

8.Personalijuhtimine

Assistent-personalispetsialistil on palju erinevad tööülesanded, mis arvestades asutuse kasvamist välisvahenditega

seonduvalt, eeldavad hinnanguliselt 2 täistööajaga töötajat + puudub ametijuhend.

Koolitusplaani ei koostata ja tööperede palgamudelit välja töötatud ei ole.

Soovitused INSA-le: värvata INSAsse personalijuht, kes tegeleks kõikide personalialaste teemadega. Koostada

koolitusplaan ja osaleda avaliku sektori palgauuringus. INSA nõustus soovitusega, vt Lisa 1, TP 12

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

8

II VALDKONNA ÜLEVAADE

31.03.1998 asutati Mitte-eestlaste Integratsiooni Sihtasutus, alates 15.03.2017 tegutseb kui

Integratsiooni SA. INSA on loodud eesmärkidega: toetada erineva keele- ja kultuuritaustaga

inimeste Eestis ja eesti kultuuriruumis lõimumist, sh kohanemist toetavate tegevuste

elluviimine; Eestisse tagasipöördumise ning Eesti eluga (taas)kohanemise toetamine.

Seisuga 1.07.2024 on SA-s 4 osakonda, sh 3 tegevusüksust: Eesti keele maja (varasemalt eraldi

Tallinna eesti keele maja, Narva eesti keele maja), arenduskeskus ja rakenduskeskus, mis

aitavad täita valdkondlike arengukavade eesmärke ning finants- ja tugiüksus, mis tegeleb kogu

sihtasutuse üldjuhtimisega.

31.12.2023 seisuga töötas SA-s 58 inimest (54 taandatult täistööajale), töökohad asuvad

Narvas, Tallinnas, Pärnus, Saaremaal, Tartus, Lüganusel ja Paldiskis. 9 uut töötajat liitus

kollektiiviga 2023. a jooksul, 7.10.2024 seisuga SA-s 67 töötajat. Keskust juhib juhataja – alates

1.07.2022 Dmitri Moskovtsev. Nõukogus on kuni 13 liiget (05.07.2024 seisuga 12 liiget).

Nõukogu esimees on alates 25.08.2022 Eda Silberg, KuMi kultuurilise mitmekesisuse

asekantsler.

Allikas: INSA koduleht

INSA tegevus on suunatud neljale peamisele sihtrühmale:

1. Eesti eri keele- ja kultuuritaustaga püsielanikud,

2. Eestisse saabunud uussisserändajad,

3. Eestisse tagasi pöörduvad inimesed,

4. Väljaspool Eestit elavad rahvuskaaslased ja Eesti kodanikud.

INSA-l on põhikiri1, strateegia koos eesmärkidega (6 tk) ja iga-aastased tegevuskavad. SA

missiooniks on valdkonna kompetentsikeskusena toetada lõimunud ja sidusa ühiskonna

1 INSA põhikiri, muudetud 10.02.2023

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

9

kujunemist. Visiooniks on, et SA koos laia ja hästitoimiva koostöövõrgustikuga viib tõhusalt

ellu mitmekülgseid lõimumist ja kohanemist soodustavaid tegevusi, mis arvestavad ühiskonna

vajadusi ning on sihtrühmadele kättesaadavad kõikjal Eestis. INSA lähtub oma tegevuses

neljast põhimõttest: avatus; usaldusväärsus; hoolivus; tulemuslikkus.

Sisseostetud teenused: Finants- ja personaliarvestuse teenust osutab Riigi Tugiteenuste

Keskus (RTK). IT teenust osutab Baltic Computer Systems AS.

Valdkondlikud õigusaktid, sisemised korrad ja infosüsteemid:

• sihtasutuste seadus;

• riigivaraseadus ja riigihangete seadus;

• avaliku teabe seadus, isikuandmete kaitse seadus ja arhiiviseadus;

• korruptsioonivastane seadus;

• INSA põhikiri;

• VV 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“;

• Rahandusministri määrus „Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend“;

• SA sisemiselt kehtivad juhendid ja korrad, töölepingud ja ametijuhendid, käskkirjad jmt.

• IT: SAP (raamatupidamistarkvara), Fitek arvete menetlemise süsteem; RTIP (lähetused,

puhkused, majanduskulud), Delta dokumendihaldussüsteem, MS Outlook, Teams ja

Sharepoint, Pesa iseteeninduskeskkond.

Tabel 1. INSA tulud ja kulud aastatel 2021-2023 2023 2022 2021

Tulud kokku, sh 10 740 060 6 931 091 6 251 910

annetused ja toetused 10 739 600 6 930 867 6 221 876

muud tulud 460 224 30 034

Kulud kokku, sh -11 078 187 -7 057 233 -5 984 173

tööjõukulud -2 019 553 -1 519 650 -1 448 834

tegevuskulud -813 201 - 666 203 -620 043

jagatud annetused ja toetused -1 972 301 -1 263 271 -1 093 684

sihtotstarbeliselt finantseeritud projektide

otsesed kulud

-5 225 494 -3 001 319 -2 346 441

põhivarade kulum ja väärtuse langus -40 016 -23 069 -7896

muud kulud -1 007 622 -583 721 -467 275

Intressitulud 206 080 9 073

Tulem -132 047 -117 069 267 737

Töötajate arv (taandatuna täistööajale) 54 46 44

Allikas: INSA 2021 -2023. a majandusaasta aruanne, äriregister

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

10

Tabel 2. Eelarvelised eraldused INSA-le

2024 (eur) 2023 (eur) 2022 (eur)

Haridus- ja Teadusministeerium 99 697 371 698 63 319

Kultuuriministeerium: 15 195 100 11 412 960 10 054 804

Riigieelarvelised vahendid 7 874 321 9 595 925 8 448 684

sh Eesti Keele Majade tegevustoetus 2 270 000 2 200 000 2 100 000

sh SA tegevustoetus 1 175 698 1 256 698 790 475

Välisabivahendid 5 124 545 1 317 688 1 331 969

Kaasfinantseerimine 2 196 234 499 347 274 151

Kultuurkapital 0

Regionaal- ja

Põllumajandusministeerium/

Rahandusministeerium

647 220 564 046 424 061

Siseministeerium 1 479 352 700 000 662 433

Riigieelarvelised vahendid 587 035

Välisabivahendid AMIF 2021-2027 669 238

Kaasfinantseerimine AMIF 2021-2027 223 079

Välisministeerium 185 000 189 697 204 000

Rootsi Instituut (Swedish Institute) 9 778

Erasmus+ 27 300

Allikas: INSA iga-aastased nõukogu kinnitatud eelarved, kultuuriministri iga-aastased käskkirjad

eraldatud vahendite kohta

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

11

III AUDITI ISELOOMUSTUS

Kultuuriministeeriumi (edaspidi KuM) siseauditi (edaspidi SAO) 2024. aasta tööplaani

(kinnitatud kultuuriministri 20.02.2024 käskkirjaga nr 30) alusel viisime läbi auditi, milles

hindame Integratsiooni Sihtasutuse (edaspidi SA või INSA) sisekontrollisüsteemi toimimist.

Hindamisel lähtume järgmistest alaküsimustest:

1. kas rakendatakse piisavaid sisekontrollimeetmeid, et tagada INSA tegevuste

õigusaktidele vastavus ja seatud eesmärkide täitmine sh varade ja ressursside kaitse,

tegevuse otstarbekus ja info säilimine?

2. kas INSA eesti keele maja töö on korraldatud optimaalselt ja tulemuslikult?

Auditeeritav periood: 2023. a kuni auditi toimingute lõpetamiseni (vajadusel varasem

periood)

Auditi ulatus: INSA sisekontrollisüsteem, INSA eesti keele maja toimimine.

Ulatuse piirang: ei hinnatud sisuliselt INSA teiste tegevussuundade toimimist nagu

kohanemine, tagasipöördumine jmt.

KuM viis 2023. a läbi haldusjärelevalve INSA riigisiseste toetusprogrammide elluviimise

menetlemise seaduslikkuse üle.

Auditi läbiviimise aeg: 2.09–25.11.2024. Aruande projekt oli kooskõlastamisel perioodil

25.11.2024 kuni 14.01.2025. Auditeeritava kommentaarid on aruandele lisatud.

Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Krista Nelson. Auditi viisid läbi siseaudiitor Helen

Heiter ja Siseauditi juht Krista Nelson.

Valdkonna eest on vastutavad:

• Dmitri Moskovtsev – INSA juhataja;

• Eda Silberg – KuMi kultuurilise mitmekesisuse asekantsler.

Auditi metoodika: auditi läbiviimisel järgisime rahvusvahelisi siseaudiitori kutsetegevuse

standardeid. Auditi toimingute käigus viidi läbi järgmised tegevused:

• analüüsisime INSA tulemusi-saavutusi, strateegilist planeerimist, töökorraldust, sh töö

planeerimise süsteemi ja aruandust;

• analüüsisime SA-s kehtivaid sisemisi kordasid ja strateegilisi dokumente, mh kuidas toimib

eelarve planeerimine ja täitmine;

• viisime läbi täpsustavad intervjuud INSA töötajatega;

• testisime eArvekeskuses kulujuhtimise ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis lähetuste

korralduse toimimist, majanduskulude deklareerimist;

• kontrollisime seotud isikutega tehtud tehinguid ja hindasime tehingute nõuetele vastavust;

• hindasime INSA sisekontrollisüsteemi toimimist;

• hindasime INSA eesti keele maja töökorraldust ja tulemuslikkust.

AUDIT nr 4_2024/KuM

Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond

12

Aruande A-osa tähelepanekute/parendusvaldkondade olulisuse määramisel on lähtutud

järgmisest skaalast:

Tähelepaneku

olulisus Risk Riski maandamine

Kriitiline

on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise

negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele

ja/või eelarvele

järgneva 6 kuu jooksul

Keskmine võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata

lähemas tulevikus tähelepanu ja sarnased

eksimused hakkavad korduma.

järgneva 6 kuu kuni 1. aasta

jooksul

Madal

realiseerumine on vähetõenäoline, kuid

tähelepanekus toodud riskide maandamise

korral loob asutus võimalusi protsessi

efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi

parandamiseks

järgneva 1. aasta jooksul

Positiivne

tähelepanek

positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele;

toob välja parima praktika

Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis põhineb rahvusvahelise ühingu IIA

(Institute of Internal Auditors) tegevussuunisel „Siseaudiitori arvamuse koostamine ja

avaldamine“.

Hinnang Sisekontrollimeetmed Riskid Jääkriski

tase

Juhtkonna tegevus

mõjus on adekvaatsed,

sobivad ja mõjusad

on juhitud madal puudub oluline vajadus,

kuid parendused võivad

olla võimalikud

parendamist

vajav

tuvastatud ükskikud

kontrollinõrkused

on juhitud madal kuni

keskmine

mõningane vajadus

tegutsemiseks

oluliselt

parandamist

vajav

tuvastatud mitmed

kontrollinõrkused

ei ole

juhitud

keskmine

kuni kõrge

vajadus oluliseks ja

erandjuhul

kiireloomuliseks

tegutsemiseks

mitterahuldav ei ole adekvaatsed,

sobivad ja mõjusad

ei ole

juhitud

kõrge vajadus oluliseks ja

üldjuhul kiireloomuliseks

tegutsemiseks

Täname INSA töötajaid, KuMi teenistujaid auditi käigus osutatud abi ja meeldiva koostöö eest.