Lähetuste juhend

KANTSLERI KÄSKKIRI

Tallinn 10.02.2025 nr 5

Lähetuste juhend

Vabariigi Valitsuse 09.06.2022 määrusega nr 62 kinnitatud „Kultuuriministeeriumi põhimääruse“ § 7

lõike 2 punkti 2 ning kultuuriministri 28.01.2014 käskkirja nr 36 „Volituse andmine“ punkti 1.2 alusel:

1. Kinnitan alates 01.01.2025 Kultuuriministeeriumi (edaspidi ministeerium) ametnike ja töötajate

(edaspidi ühiselt teenistuja) lähetuste juhendi (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 21.04.2017. a käskkirja nr 18 „Kultuuriministeeriumi

personalitöö korra kinnitamine“ punkti VI lähetus.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kristiina Alliksaar

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 2 / 10

Lk 2 / 10

KINNITATUD

Kultuuriministeeriumi kantsleri

10.02.2025 käskkirjaga nr 5

LÄHETUSTE JUHEND

1. MÕISTED

1.1. Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP) - lähetuste taotlemise ja vormistamise elektroonne

keskkond.

1.2. Lähetus - teenistuja suunamine teenistus- või tööülesande täitmiseks või koolitusele väljapoole

alalist teenistus- või töökoha asukohta kindlaksmääratud ajavahemikuks.

1.3. Siseriiklik lähetus - teenistuja suunamine teenistus- või tööülesande täitmiseks väljapoole

alalise teenistus- või töökoha asukohta asukohariigi piires.

1.4. Välislähetus - teenistuja lähetamine välisriiki alla kuue kuu kestvaks perioodiks.

1.5. Sise-koolituslähetus - teenistuja siseriiklik lähetamine koolituse eesmärgil.

1.6. Välis-koolituslähetus - teenistuja lähetamine alla kuue kuu kestvaks perioodiks välisriiki

koolituse eesmärgil.

1.7. Ühislähetus - siseriiklik või välislähetus, kus osaleb mitu teenistujat, kes lähevad lähetusse

samasse sihtkohta samal ajal ja eesmärgil, kuid kellel võivad olla erinevad kulud.

1.8. Lähetuskorraldus - dokument, mille alusel toimub teenistuja saatmine lähetusse.

1.9. Sisuaruanne - välislähetusega seotud teenistus- või tööülesande täitmise sisuline aruanne.

1.10. Kuluaruanne – lähetuse kulude aruanne.

1.11. Lähetuste haldur – teenistuja, kes kinnitab sõidupiletite ja majutuse broneerimise, kindlustuse

ning viisa vormistamise reisiteenuse pakkujatele ja teistele lepingulistele partneritele. Nõustab

teenistujaid RTIP-i lähetuste mooduli kasutamisel ning vajadusel aitab lähetuskorralduste

vormistamisel.

1.12. Kuludokument – majandustehingut tõendav algdokument (pilet, arve, kviitung, tšekk,

pangakonto väljavõte jms).

2. ÜLDPÕHIMÕTTED

2.1. Kultuuriministeeriumi (edaspidi ministeerium) lähetusjuhendiga sätestatakse ministeeriumi

ametnike ja töötajate (edaspidi koos teenistuja) teenistus-, töö- ja koolituslähetusse (edaspidi

lähetus) saatmise, lähetuse vormistamise, lähetuskulude hüvitamise, päevarahade maksmise

ning lähetuse kulu- ja sisuaruandluse korraldus alla kuue kuu kestvate lähetuste kohta.

2.2. Teenistus-, töö- ja koolituslähetuste korraldamise üldised põhimõtted ministeeriumis ja tema

valitsemisala riigiasutustes on kehtestatud ministri käskkirjaga "Kultuuriministeeriumis ja tema

valitsemisala riigiasutuses lähetuste korraldamise juhendi kinnitamine".

2.3. Lähetusse saatmine vormistatakse lähetus- või koolituslähetuskorraldusega RTIP-i lähetuste

moodulis, mis võimaldab teenistujatel esitada ka lähetuse kulu- ja sisuaruannet. Teenistuja

lähetatakse tema esitatud lähetuskorralduse alusel, mis on saanud juhendi punktis 4 määratud

kooskõlastused ja kinnituse.

2.4. Lähetuskorraldus koostatakse üldjuhul vähemalt seitse päeva enne lähetuse algust. RTIP-i

lähetuste mooduli kasutusjuhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse veebilehel

https://www.rtk.ee/ ja RTIP-i keskkonnas. Lähetuskorralduse vormistamine on vajalik igal

juhul, et tagada teenistujale kaitse tööõnnetuse korral, ka siis, kui lähetusega ei kaasne kulusid.

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 3 / 10

Lk 3 / 10

2.5. Lähetusi korraldades jälgitakse ressursside (raha, tööaja jms) vastutustundlikku ja säästlikku

kasutamist, sh võimalusel eelistatakse virtuaalseid kohtumisi füüsilistele koosviibimistele.

Lähetuskorralduses märgitakse võimalikult detailne prognoositav lähetuse kulude eelarve.

2.6. Kui lähetusse minnakse varem või sealt naastakse hiljem, kui on vajalik tööülesannete

täitmiseks, tuleb see enne vahetu juhiga kooskõlastada. Lähetuskorralduse lisainfo ja märkuste

lahtris peab kajastuma: a) teenistuja soov viibida lähetuse sihtkohas kauem ning b) sõidukulu,

mis oleks tulnud tasuda lähetuse ajavahemikus tehtud reisi korral.

2.7. Lähetuse sihtkohas kauem viibimisel lisapäevade eest teenistujale päevaraha ei maksta ega

majutuskulusid ei hüvitata (nt viibimisel seal vahetult eelnevatel või järgnevatel puhke- või

energiapäevadel, puhkuse ajal või kasutades seda kaugtöö tegemise kohana). Sõidukulud

hüvitatakse täies ulatuses vaid juhul, kui sõidukulud on samaväärsed või soodsamad, kui

oleksid lähetuse ajavahemikus tehtavad sõidukulud. Kui sõidukulud osutuvad kallimaks, kui

lähetuse ajavahemikus tehtavad kulud, palub teenistuja esitada reisifirmal ministeeriumile e-

arve selles summas, mis oleks tulnud reisifirmale tasuda lähetuse ajavahemikus tehtud reisi

korral ning selle tasub ministeerium. Ülejäänud summa tasub teenistuja ise otse reisifirmale.

2.8. Kui ministeerium leiab, et lähetuses kauem viibimine on tööülesannete täitmise seisukohalt

õigustatud või vajalik (nt sihtkohas toimuv koosolek algab tööpäeval kell 9.00 ning hommikune

sõiduaeg on sinna vähemalt 2,5 tundi või välislähetusse minnes on vajalik päev varem kohale

jõuda, sest puuduvad sobivad lennuajad vms), siis sellisel juhul on tegu lähetuse pikenemisega

ja kõik lähetusega seotud kulud katab ministeerium. Vastavasisuline põhjendus tuleb lisada

RTIP-i.

2.9. Pereliikmete kaasamine lähetusse on lubatud vaid erandkorras ning kokkuleppel vahetu juhiga.

Pereliikmete kaasamisega ei tohi asutusele kaasneda lisakulutusi (lisakulude tekkimisel katab

need teenistuja ise). Juhul, kui teenistuja võtab lähetusse kaasa täiskasvanud pereliikme,

väheneb ministeeriumi poolt hüvitatava majutuskulu suurus poole võrra. Pereliikmete

kaasamine märgitakse RTIP-i kommentaaridesse ilma isikuandmeteta.

Näidisarvutused, kui ühe standardtoa hind ühele on 100 eurot öö:

Toa hind kallineb pereliikme

kaasamise tõttu 20 euro võrra (toa

hind 120 eurot öö)

Toa hind ei kalline pereliikme

kaasamise tõttu (toa hind 100

eurot öö)

Alaealise

pereliikme

kaasamisel

Teenistuja tasub ise ülekulu 20 eurot

öö kohta ning asutus hüvitab

teenistuja majutuskulud 100 euro

ulatuses öö kohta.

Asutus hüvitab teenistuja

majutuskulud 100 euro ulatuses öö

kohta.

Täisealise

pereliikme

kaasamisel

Teenistuja tasub ise ülekulu 20 eurot

öö kohta. Asutus vähendab

majutuskulu hüvitist poole võrra ning

hüvitab teenistuja majutuskulud

50 euro ulatuses öö kohta.

Asutus vähendab majutuskulu

hüvitist poole võrra ning hüvitab

teenistuja majutuskulud 50 euro

ulatuses öö kohta.

2.10. Kuluaruandes ja sellele lisatud kuludokumentides peab selgelt eristuma, millised kulud on

seotud teenistuja lähetusega ning millised on tekkinud pereliikmete kaasamisega, mida

lähetusega kaasnevaks kuluks ei loeta.

2.11. Kui lähetuskorralduse või kuluaruande esitamisel otsustatakse kasutada üldreeglitest erinevaid

põhimõtteid (nt teenuseosutaja valimisel ja piirmäärade rakendamisel), tuleb seda korralduse

ja/või aruande juures kirjalikult põhjendada ja võimalusel tõendada lisatavate dokumentidega.

2.12. Välislähetuste kohta koostab kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakond

teenistujatelt kogutud informatsiooni põhjal iga kalendriaasta alguses aastaplaani.

Välislähetuse, mis ei ole kajastatud välislähetuste aastaplaanis, kooskõlastab teenistuja enne

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 4 / 10

Lk 4 / 10

lähetuskorralduse vormistamist kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakonna

juhatajaga, et selgitada eelarvevahendite võimaluste olemasolu välislähetuse planeerimiseks.

2.13. Ministeeriumile koostöö- või raamlepinguga võimaldatud soodustused ei laiene teenistujatele

eraelulistel eesmärkidel kasutamiseks.

3. LÄHETUSE ja KOOLITUSLÄHETUSE TAOTLEMINE

3.1. Lähetuskorralduse vormistab teenistuja enne lähetuse algust RTIP-i lähetuste moodulis ja

koolituslähetuskorralduse koolituste moodulis.

3.2. Lähetuskorralduses märgitakse:

3.2.1. teenistuja nimi ja ametikoht;

3.2.2. lähetuse ajavahemik;

3.2.3. lähetuse sihtkoht või sihtkohad (linn või asula, välislähetuse puhul riik ja linn);

3.2.4. asutus(ed) või üritus, kuhu teenistuja lähetatakse;

3.2.5. lähetuse eesmärk või ülesanne, sh kutsetega ürituse puhul lisatakse manusena ürituse

kutse või päevakord.

3.2.6. lähetuse liik (koolitus- või töölähetus);

3.2.7. välislähetuse puhul vajadusel asendav teenistuja (ei ole kohustuslik);

3.2.8. lähetuse eeldatavad kulud (võimalikult detailne prognoositav kulude eelarve:

sõidukulud, majutuskulud, reisikindlustus ja lähetusega kaasnevad muud kulud (nt

linnamaks, kohalik transport sh taksoteenus));

3.2.9. vajadusel märkuste lahtrisse hüvitaja (kui kulud hüvitatakse hiljem ministeeriumile);

3.2.10. lähetuskulude hinnapakkumised;

3.2.11. vajadusel avansisoov.

3.3. Välislähetuse puhul lisab teenistuja lähetuskorraldusele võimalusel välislähetuse toimumist

põhjendava alusdokumendi (kutse, visiidikava, vms).

3.4. Punktides 3.2.8.-3.2.10. märgitud kulutused peavad võimaldama vahetul juhil hinnata kulude

otstarbekust, sihipärasust ja põhjendatust ning teha otsus kulude tekkimise lubatavuse üle. Kui

lähetuskorralduses märgitud kulud ei ole otstarbekad, sihipärased ja põhjendatud või kulude

märkimise viis ei võimalda hinnangut anda, lükkab vahetu juht lähetuskorralduse vastava

kommentaariga tagasi.

3.5. Lähetustega seotud sõidu-, majutus- ja kindlustuskulude väljaselgitamiseks võtab teenistuja

üldjuhul hinnapakkumised RTIP-i vahendusel riigihanke alusel valitud reisifirma(de)lt ja

ministeeriumi lepingupartneri(te)lt, kuid pakkumisi võib küsida lisaks mujalt, valides

majanduslikult soodsaima, arvestades lähetuse sihtkohta ning mõistlikku aja- ja ressursikulu

ning lisades vastavad hinnapakkumised lähetuskorraldusele.

3.6. Reisifirma(de) pakkumised saabuvad lähetuse vormistaja e-posti aadressile, mille seast valib

teenistuja sobivaima. Saabunud pakkumised tuleb teenistujal salvestada ja lisada

lähetuskorralduses saabunud pakkumiste lehele. Teenistuja edastab lähetuste haldurile

kirjavahetuse reisibürooga, milles on välja toodud valituks osutunud piletid, majutus ja

kindlustus ning mille alusel lähetuste haldur kinnitab reisifirmale teenused.

3.7. Pärast lähetuskorralduse kinnitamist vahetu juhi poolt saadab lähetuste haldur reisifirmale

broneeringu kinnituse.

3.8. Reisifirmale, kelle pakkumine valituks ei osutunud, saadab vastavasisulise teavituse e-kirja teel

lähetusse minev teenistuja.

3.9. Vastavalt punktile 3.5 peab välislähetusse minejal olema kehtiv reisikindlustus (meditsiiniabi-

ehk tervisekindlustus ja reisitõrkekindlustus), mille kulud hüvitab ministeerium. Pikaajalise

kindlustuspoliisi (1 aasta) ostmine tuleb kooskõlastada kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise

koostöö osakonna juhatajaga. Olenevalt reisi eesmärgist, sihtpunktist ja sõiduvahenditest võib

olla põhjendatud ka pagasikindlustuse vajadus.

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 5 / 10

Lk 5 / 10

3.10. Kui lähetuskulud, sh lähetuse päevarahad, tasub kolmas isik, nt vastuvõtja, tuleb märkida

vastav info märkuste lahtrisse.

3.11. Kui lähetuse on korraldanud teine asutus, nt vastuvõtja, ei ole teenistujal vaja reisifirma(de)lt

pakkumisi võtta. Lähetuskorralduse märkuste lahtrisse märgib teenistuja vastava info kulude

kompenseerimise kohta ning välisriiki suunduva sõiduki väljumise ja sealt saabumise kellaaja.

3.12. Euroopa Liidu Nõukogu töögrupi koosolekul osalemisega seotud lähetuse puhul, millega

kaasneb sõidukulude hüvitamine ministeeriumile, tuleb lähetuskorraldusele märkida ka ELN

töögrupp, ELN töögrupi toimumiskoht (linn) ja kohtumise esimene kuupäev. Lisatud sõidukulu

real tuleb valida hüvitaja “EL Nõukogu RTK kaudu”. Antud lähetuse kuluaruandele tuleb lisaks

muudele kuludokumentidele lisada pardakaardid või lennupiletid ning uuesti valida sõidukulu

real hüvitaja “EL Nõukogu RTK kaudu”.

3.13. Euroopa Komisjoni töörühmades osalemisega seotud lähetused vormistatakse sarnaselt nagu

teised välislähetused, kuid kulude hüvitamise korral (sõidukulu, majutus, päevaraha) tuleb kõik

hüvitatavad summad välja tuua ning hüvitajaks valida Euroopa Komisjon.

3.14. Lennupiletite broneerimisel eelistatakse võimalusel soodsaimaid mittevahetatavaid nn

economy saver pileteid. Põhjendatud vajadusel (kui pileti kompenseerib ürituse korraldaja, sh

Euroopa Liit või kui mingil põhjusel võib reisi aeg muutuda ning piletiklass tagab, et piletit

võib hiljem soodsamatel tingimustel muuta) võib kasutada ka flexible ehk muudetavaid

pileteid. Äriklassis on üldjuhul lubatud lennata kokkuleppel vahetu juhiga ja üle 6-tunniste

lendude puhul.

3.15. Teenistujal on õigus saada avanssi päevarahade ja nende lähetuskulude ulatuses, mida

lähetataval tuleb lähetuses olles ise tasuda. Avansi taotlemiseks märgib teenistuja taotletava

avansi summa lähetuskorraldusel vastavale väljale. Avansi väljamaksmine enne lähetust

tagatakse, kui kinnitatud lähetuskorraldus on RTK raamatupidajani jõudnud vähemalt 5

tööpäeva enne lähetuse algust. Kui lähetuse käigus tekkis kulusid vähem, kui teenistujale

avanssi maksti, kannab teenistuja pärast lähetust enammakstud avansisumma ministeeriumile

tagasi.

3.16. Ühislähetuse vormistamisel tuleb igal lähetuses osalejal märkida enda prognoositav kulu ning

suunata lähetuskorraldus kooskõlastus- ja kinnitusringile.

3.17. Koolituslähetused vormistatakse lähetuskorraldusega RTIP-i koolituste moodulis.

3.18. Kui enne lähetuse algust selgub, et lähetus jääb ära, tuleb teenistujal esimesel võimalusel

lähetuskorraldus tühistada. Kui lähetuse ärajäämise põhjuseks on sõlmitud kindlustuslepingus

kaetud juhtum (nt teenistuja haigestumine), tuleb teenistujal esimesel võimalusel ühendust

võtta ka kindlustusandjaga.

3.19. Kui lähetuse käigus selgub, et lähetuse kestus muutub, ei ole vaja lähetuskorraldust ümber

vormistada, vaid kuluaruandes saab kajastada vajalikud muudatused ning korrigeerida

päevarahasid.

4. LÄHETUSE KOOSKÕLASTAMINE JA KINNITAMINE

4.1. Lähetuskorralduste menetlusringides osalejad ja nende ülesanded on järgmised:

4.1.1. Siselähetuskorralduse menetlusring

4.1.1.1. Siselähetuskorralduse

esitaja

Kooskõlastaja Kinnitaja Teadmiseks/

reisifirmale

pakkumise

kinnitaja

Minister - Kantsler ministri ja

kantsleri abi

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 6 / 10

Lk 6 / 10

Ministri nõunikud  Minister Kantsler Lähetuste

haldur/ministri

ja kantsleri abi

Kantsler  - Minister Lähetuste

haldur/ministri

ja kantsleri abi

Asekantsler  - Kantsler Lähetuste

haldur/ministri

ja kantsleri abi

Kantsleri vahetus

alluvuses olevad

teenistujad ja siseauditi

juht

 - Kantsler Lähetuste haldur

Teised teenistujad  - Vahetu juht Lähetuste haldur

Kultuurinõunikud

(välisriigis)  Välisesinduse juht

(suursaadik)

Kommunikatsiooni-

ja rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Lähetuste haldur

4.1.1.2. Sisekoolituslähetus-

korralduse esitaja

Kooskõlastaja Kinnitaja Teadmiseks/

reisifirmale

pakkumise

kinnitaja

Minister  Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht ministri ja

kantsleri abi

Ministri nõunikud  Minister

 Personalinõunik

Personalijuht

ministri ja

kantsleri abi

Kantsler  Minister

 Personalinõunik

Personalijuht ministri ja

kantsleri abi

Asekantsler  Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht

ministri ja

kantsleri abi

Kantsleri vahetus

alluvuses olevad

teenistujad ja siseauditi

juht

 Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht

Lähetuste haldur

Teised teenistujad  Vahetu juht

 Personalinõunik

Personalijuht Lähetuste haldur

Kultuurinõunikud

(välisriigis)  Kommunikatsiooni-

ja rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

 Personalinõunik

 Välisesinduse juht

(suursaadik)

Personalijuht Lähetuste haldur

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 7 / 10

Lk 7 / 10

4.1.2. Välislähetuskorralduse menetlusring

4.1.2.1. Välislähetuskorralduse

esitaja

Kooskõlastaja Kinnitaja Teadmiseks/

reisifirmale

pakkumise

kinnitaja

Minister  Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Kantsler ministri ja

kantsleri abi

Ministri nõunikud  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

 Minister

Kantsler

ministri ja

kantsleri abi

Kantsler  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Minister ministri ja

kantsleri abi

Asekantsler  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Kantsler ministri ja

kantsleri abi

Kantsleri vahetus

alluvuses olevad

teenistujad ja siseauditi

juht

 Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Kantsler Lähetuste

haldur

Teised teenistujad  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Vahetu juht Lähetuste

haldur

Kultuurinõunikud

(välisriigis)  Asendaja (vajadusel)

 Finantsosakonna

finantsnõunik

 Välisesinduse juht

(suursaadik)

Kommunikatsiooni-

ja rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

Lähetuste

haldur

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 8 / 10

Lk 8 / 10

4.1.2.2. Väliskoolituslähetus-

korralduse esitaja

Kooskõlastaja Kinnitaja Teadmiseks/

reisifirmale

pakkumise

kinnitaja

Minister  Lähetuste haldur

 Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht ministri ja

kantsleri abi

Ministri nõunikud

 Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Minister

 Personalinõunik

Personalijuht

ministri ja

kantsleri abi

Kantsler  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Minister

 Personalinõunik

Personalijuht ministri ja

kantsleri abi

Asekantsler  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht ministri ja

kantsleri abi

Kantsleri vahetus

alluvuses olevad

teenistujad ja siseauditi

juht

 Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Kantsler

 Personalinõunik

Personalijuht Lähetuste

haldur

Teised teenistujad  Asendaja (vajadusel)

 Lähetuste haldur

 Vahetu juht

 Personalinõunik

Personalijuht Lähetuste

haldur

Kultuurinõunik

(välisriigis)  Asendaja (vajadusel)

 Kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise

koostöö osakonna

juhataja

 Personalinõunik

 Finantsosakonna

finantsnõunik

 Välisesinduse juht

(suursaadik)

Personalijuht Lähetuste

haldur

4.2. Lähetuskorralduse kinnitamisega kinnitab punktis 4.1.1. – 4.1.2. nimetatud isik, et nõustub

teenistuja lähetusega ning on hinnanud lähetusega seonduvate kulude sihipärasust, otstarbekust

ja mahtu ning lähetuse põhjendatust.

4.3. Kolmandate isikute (eksperdid, komisjonide liikmed jt) reisikulude hüvitamiseks

ministeeriumi eelarvest võtab seotud teenistuja reisifirmalt vajalikud pakkumised ning

kooskõlastab kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise koostöö osakonna juhatajaga kulude

katmise vajaduse ning suunab valitud reisifirma pakkumised kinnitamiseks lähetuste haldurile.

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 9 / 10

Lk 9 / 10

5. LÄHETUSE KULU- JA SISUARUANNE

5.1. Kuluaruande vormistab teenistuja RTIP-is hiljemalt 10 tööpäeva jooksul pärast lähetusest

naasmist.

5.2. Aruannet kontrollivad ja kooskõlastavad:

5.1.1. riigisisese lähetuse korral finantsosakonna finantsnõunik;

5.1.2. välislähetuse korral finantsosakonna finantsnõunik, kommunikatsiooni- ja

rahvusvahelise koostöö osakonna juhataja;

5.1.3. koolituslähetuse korral finantsosakonna finantsnõunik ja personalinõunik.

5.3. Aruande kinnitavad:

5.3.1. sise- ja välislähetuse puhul vahetu juht;

5.3.2. koolituslähetuse puhul personalijuht.

5.4. Lähetuse käigus tekkinud kulu tõendamiseks lisab teenistuja kuluaruandele kuludokumendid

nende kulude kohta, mille teenistuja tasus isiklikult või ministeeriumi pangakaardiga.

5.5. Kui lähetusega ei kaasne teenistujale hüvitatavaid kulusid, tehakse lähetuskorralduse

koostamisel märge kasti „kuluaruannet ei esitata“ või esitakse töövoo lõpetamiseks 0-aruanne.

5.6. Lähetuse ärajäämisel ja lähetuskorralduse tühistamisel tuleb teenistujal juhul, kui lähetusega

oli seotud ostuarve(d), esitada ka lähetuse kuluaruanne, kuhu tuleb märkida info selle kohta,

kui kindlustusandja hüvitab ministeeriumile sõidu- ja/või majutuskulud.

5.7. Lennuki pardakaardid või lennupiletid tuleb lisada kuluaruande juurde juhul, kui need

hüvitatakse ministeeriumile hiljem kolmanda osapoole poolt. Teistel juhtude kuluaruandele

lennuki pardakaarte või lennupileteid lisada vaja ei ole.

5.8. Välislähetuse (v.a EL töörühmas osalemise korral) sisuaruanne vormistatakse memona 10

tööpäeva jooksul pärast lähetuse toimumist ning lisatakse failina RTIP-i ja edastatakse

teenistuja vahetule juhile ja teenistujatele, kellele info on vajalik.

5.9. Lähetuse sisuaruandes peab kajastuma info vähemalt järgnevate asjaolude kohta:

5.9.1. lähetuse toimumise aeg ja koht;

5.9.2. lähetuse teema;

5.9.3. ülevaade lähetusel käsitletud teemadest;

5.9.4. välislähetusel välisriigi kolleegidega tehtud kokkulepped ja antud lubadused.

5.10. Ministri ja kantsleri välislähetuse sisuaruande koostab kommunikatsiooni- ja rahvusvahelise

koostöö osakonna teenistuja, kes samuti lähetuses viibis.

6. LÄHETUSE PÄEVARAHA MAKSMINE JA KULUDE HÜVITAMINE

6.1. Teenistujale hüvitatakse lähetuse kuluaruandes märgitud ja kuludokumentidega tõendatud

lähetuskulud, sh sõidu-, majutus- ja kindlustuskulud ning muud lähetusega seotud kulud

Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määruse nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise

kord ning välislähetuse päevaraha alamäär, maksmise tingimused ja kord“, Vabariigi Valitsuse

19. detsembri 2012. a määruse nr 112 “Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude

hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr” ning

kultuuriministri 22.01.2023 käskkirja nr 19 „Kultuuriministeeriumis ja tema valitsemisala

riigiasutuses lähetuste korraldamise juhendi kinnitamine“ ning antud lähetusjuhendi alusel.

6.2. Välislähetuse päevaraha makstakse ühetaoliselt kõikides välislähetuse sihtkohtades − lähetuse

sihtkoha riikide vahel erisusi ei tehta. Teenistujale makstakse välislähetuse päevaraha

tulumaksuseaduse § 13 lõike 3 punktis 1 kehtestatud tingimustel.

6.3. Teeloleku ja välislähetuses viibitud aja eest makstakse teenistujale päevaraha, mis arvestab

toitlustuse vajadust lähetuses, päevaraha määramisel kehtivad järgmised reeglid:

6.3.1. Välislähetuse päevaraha on 75 eurot lähetuses viibitud esimesed 15 päeva, kuid kõige

rohkem kokku 15 päeva kalendrikuus. Ülejäänud lähetuses viibitud päevade eest

makstakse päevaraha 40 eurot.

Kultuuriministeerium Vastutaja: personalijuht Tähis: TK12

Vastutav struktuuriüksus:

Personal

Kinnitatud: kantsleri käskkiri nr {viit} Versioon nr: 01

Kehtiv alates: {viit} Lk: 10 / 10

Lk 10 / 10

6.3.2. Kui välislähetus algab õhtul kella 18.00 ja 21.00 vahel (transpordivahendi väljumisaeg),

makstakse esimese päeva eest päevaraha 40 eurot ning järgnevate päevade eest

käesoleva lõike punktis 1 toodud määra kohaselt.

6.3.3. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha 40 eurot juhul, kui sõiduki

saabumine jääb ajavahemikku kell 3.00– 9.00.

6.3.4. Välislähetuse väljasõidu päeva eest ei maksta päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk

väljub pärast kella 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest ei maksta päevaraha,

kui sõiduk saabub enne kella 3.00.

6.3.5. Välislähetusest saabumise päeval teise välislähetusse mineku korral makstakse

päevaraha ühekordses määras.

6.3.6. Kui välislähetuse päevaraha tasub kolmas isik, hüvitab ministeerium vajadusel

punktides 6.3.1.–6.3.5. ettenähtud päevaraha ja kolmanda isiku poolt makstava

päevaraha vahe.

6.4. Päevaraha ei maksta teenistujale, kellele makstakse pikaajalises (üle kuue kuu kestvas)

välislähetuses viibimise tõttu välislähetustasu avaliku teenistuse seaduse või välisteenistuse

seaduse alusel.

6.5. Siseriikliku lähetuse puhul päevaraha ei maksta.

6.6. Lähetuse transpordiliikide valimisel lähtutakse üldjuhul põhimõttest, et kasutatakse

ühistranspordi teenuseid.

6.7. Teenistujal on võimalus lähetuse tarbeks kasutada isiklikku sõiduautot või rendiauto teenuseid

läbi isikliku kasutajarakenduse, vahetu juhi nõusolekul arvestades mõistlikku aja- ja

ressursikulu.

6.8. Teenistusülesannete täitmiseks kasutatava isikliku sõiduauto kulude hüvitamine toimub

järgmiselt:

6.8.1. Kuludokumendi alusel hüvitatakse teenistujale sõidukulu arvestusega 8 liitrit kütust 100

km läbisõidu kohta, kuid mitte rohkem kui esitatud kütusetšeki summas.

Lähetuse kuluaruandele lisab teenistuja kütusetšeki, mis ei tohi olla hilisema

kuupäevaga, kui 10 päeva pärast lähetuse toimumist ning märgib läbitud vahemaa

kilomeetrites.

6.8.2. Sõidupäeviku alusel hüvitatakse teenistujale sõidukulu arvestusega 40 eurosenti ühe

teenistusülesannete täitmisel sõidetud kilomeetri kohta, kuid mitte rohkem kui 400

eurot kalendrikuus ühe hüvitist saava teenistuja kohta.

Lähetuse kuluaruandele lisab teenistuja sõiduauto kasutamisõigust tõendava

dokumendi koopia ja märgib sõidu kuupäeva ning odomeetri alg- ja lõppnäidu.

6.8.3. Lähetuses isikliku sõiduauto või rendiauto parkimisel tuleb kuluaruandele lisada kulu

tõendav dokument.

6.9. Juhul, kui lähetuses kasutatakse ministeeriumi lepingupartneri taksoteenust või

kergliiklusvahendit, tuleb teenuse tellimisel valida maksemeetodiks Kultuuriministeerium.

6.10. Juhul, kui lähetuse käigus kasutatakse ministeeriumi lepingupartneri taksoteenust,

kergliiklusvahendit või Elroni sõidukaarti, mille eest tasub ministeerium kuu lõpus esitatava

arve alusel, siis lähetuse kuluaruandele eraldi kulurida ei lisata, vaid märgitakse kuluridade alla

lisainfo/kommentaari väljale info taksoteenuse ja/või Elroni sõidukaardi kasutamise kohta.

6.11. Välisvaluutas tehtud kulutused sisestatakse RTIP-i lähetusaruande kulureale valuutas ning

portaal arvestab kulusumma automaatselt eurodesse lähetuse lõpu kuupäevale järgneva päeva

Euroopa Keskpanga päevakursi alusel. Kui kulud on tasutud kaardiga või pangaülekandega

keskpanga kursist erineva kursiga, lisatakse lähetusaruandele maksekorraldus ning

lähetusaruandes kajastatakse kulu eurodes tegelikult makstud summas.

6.12. Kui teenistuja lähetatakse välisriiki, mille kohta on antud täiendavad vaktsineerimise

soovitused, hüvitab ministeerium teenistuja vaktsineerimise kulud.

6.13. Eesti kodaniku passi ja viisa taotlemise ning vormistamise eest vastutab lähetatav,

ministeerium hüvitab viisataotlemisega seotud kulutused.