Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ 31.01.2025 töörühma koosoleku protokoll

13-317-1 11.02.2025 Protokoll.asice

Digiallkirjad

Allkirjade kehtivust ei ole kontrollitud.

OLGA GNEZDOVSKI PNOEE-48212310283 2025-02-11 11:56:07

KÄRT KALLION PNOEE-48505102746 2025-02-11 11:58:45

Lisa 1 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ töörühma koosolek - Attendance report 1-31-25.csv

Lisa 2 Reimbursement Request SSIP 01.06-31.12.2024.xlsx

Lisa 3 Toetusmeetme riskid.docx

Risk
Impact
[1 – 5]
Likelihood
[1 – 5]
Risk level
Mitigation measure(s) (including information on status of implementation and responsibilities)
Risk that the activities do not meet the needs of the target groups
4
2
Low-Medium
Mapping of the needs of target groups (on the basis of relevant recent studies, surveys etc).
One focus in 2024 was the mapping of activities and studies previously carried out in Estonia by various stakeholders. This will be continued in 2025.
Risk that information about the SSIP activities does not reach intended target groups
3
2
Low-Medium
Designing of a comprehensive communication plan that takes into account the characteristics of different target groups.
Communication activities are planned as part of the annual institutional work plans and component action plans. Communication is an integral part of the implementers' work, and in many cases there are dedicated staff responsible for this.
Lack of trained experts to provide trainings and services (updating curricula etc)
4
2
Low-Medium
Co-operation between experts and organisations, so that activities would not take place at the same time.
Engaging international experts when needed.
Challenging time-frame of the support measure implementation
4
3
Medium-High
Consistent time-management, commitment of the support measure project team.
We aim to ensure that project teams have sufficient resources. In 2024, all involved actively contributed to this effort, so that the successful launch and implementation of thematic activities could start as soon as possible.
Fiduciary risk
3
1
Low
Applying of the rules and procedures of State Shared Service Centre that have been audited.
All institutions involved—whether programme operators, component operators, or implementers— have their own procedures and rules (like procurement rules, accounting regulations, administrative procedures etc.), which enable them to prevent fiduciary risk.
Financial risk (inflation, VAT rise, currency exchange fluctuation, irregularities in the use of funds)
3
3
Low-Medium
Operational financial monitoring, conservative financial planning, consultations with State Shared Service Centre.
Security risk (escalation of war in Ukraine, destabilisation of Russia, Russian hybrid aggression against Estonia)
3
3
Low-Medium
Consistent monitoring of the international situation.
Environmental risk
1
1
Low
The SSIP activities have no significant harm on the environment.
Management staff risk (not enough personnel, changes in staff or they are overloaded with other tasks)
3
3
Medium-Low
Honest communication with donors, quick response to needs that have occurred. Optimal planning of staff resources.
We aim to ensure that project teams have sufficient resources. In 2024, all involved actively contributed to this effort, so that the successful launch and implementation of thematic activities could start as soon as possible.
Institutions shall have procedures in place to ensure the smooth transfer of tasks and the proper storage of documents, thereby preserving institutional memory.
Procurement process complexity (donor involvement, donor approval process, irregularities in procurement procedures, failure of procurements)
3
4
Medium-High
Swift and good cooperation with donors, translating and providing them with materials as fast as possible; consultations with the procurement experts of the State Shared Service Centre.
Conducting market research before issuing the procurement. Informing potential bidders in advance about the upcoming procurement.
Political risks (changes is political priorities due to changes in the coalition or elections).
3
1
Low
Consistent monitoring of the internal, political situation, clear communication about the terms and conditions of the SSIP.

Operational risks (SSIP will be implemented by 4 ministries)
3
3
Medium-Low
Close cooperation and communication between the 4 ministries and the NCU.
For ongoing monitoring and internal steering of the support measure the Task Force was established. In addition to the formal meetings, the NCU regularly leads informal meetings to exchange information and discuss issues related to the cooperation programme.
Overall Risk Level SM
Medium-low
Overall Risk Description
The overall risk level is medium-low. The highest score risks are related to time-frame constraints and procurements. The SSIP is quite complex, involving different ministries and partners, but they have close cooperation and good communication.

Lisa 4 17-02-2025 SC meeting Agenda märkustega.docx

Swiss-Estonian Cooperation Programme
Support Measure "Supporting Social Inclusion"
Second Steering Committee meeting
Date
17.02.2025
Place
State House (Riigimaja), National Foundation of Civil Society
Vabaduse plats 2, Viljandi
PO halduskulust saab katta ühe PKO esindaja majutus- ja transpordikulu. Majutus (17-18.02) on broneeritud Grand Hotel Viljandi järgmistele nimedele (nimesid saab muuta ja broneeringut tühistada kuni 13.02):
1. Olga Gnezdovski
2. Kärt Kallion
3. Keit Spiegel
4. Ülar Vaadumäe
5. Anu Vau
6. Minna Harjo
Transpordikulu (bussi- või rongipileti) katmiseks esitab ministeerium Kultuuriministeeriumile arve ja lähetuskorralduse koos kuludokumendi koopiaga.
Language
English
Participants
PO, SCO, NCU, PCOs, National Foundation of Civil Society
Agenda

13:00-14:00
Lunch
14:00-17:00
SC Meeting

Avamine (sh KÜSKi tervitussõnad)

• Progress of the Components (4 x 10 min) (esitlused PKOde poolt)
◦ including the special focus on media literacy activities (Komponent 1)

• Discussion addressing the approval conditions of the Support Measure:
◦ Sustainability (Component 1 and 4) (sisend PKO 1 ja 4 poolt)

• Communication activities, including discussion on the promotion of the Cooperation Programme on the Europe Day (PO)

• Presentation of annual report 2024 (PO)

• KÜSKi tutvustus
19:00-20:30
Dinner

18.02.2025
Kick-Off Event of Social Innovation Activities

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ töörühma koosolek.pdf

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud

kehtiv kuni

Alus:

Teabevaldaja: Kultuuriministeerium

KOOSOLEKU PROTOKOLL

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi

toetusmeetme „Sotsiaalse kaasatuse

toetamine“ töörühma koosolek

11.02.2025 nr 13-3/17-1

Koosoleku toimumise koht: Microsoft Teams

Koosoleku kuupäev 31.01.2025

Algus kell 13.25, lõpp kell 14.57

Juhatas: Kärt Kallion

Protokollis: Olga Gnezdovski

Võtsid osa:

Nr Nimi Roll toetusmeetmes Asutus

1 Kärt Kallion Programmioperaator, töörühma esimees KuM

2 Helena Musthallik Riiklik koordineerimisüksus RTK

3 Keit Spiegel Programmikomponendi operaator (komponent 1) KuM

4 Viola Läänerand-Moisto Elluviija (komponent 1) INSA

5 Ülar Vaadumäe Programmikomponendi operaator (komponent 2) SoM

6 Maarja Jõgioja Elluviija (komponent 2) SoM

7 Taavi Kreitsmann Programmikomponendi operaator (komponent 3) HTM

8 Marili Anso Elluviija (komponent 3) HARNO

9 Minna Harjo Programmikomponendi operaator (komponent 4) SiM

10 Evelyn Valtin Elluviija (komponent 4) KÜSK

11 Olga Gnezdovski Programmioperaator, asendusliige, protokollija,

hääleõiguseta

KuM

12 Maria Aasma Elluviija (komponent 1), hääleõiguseta vaatleja KuM

Puudus: Oksana Talisainen (elluviija (komponent 1), KuM)

Microsoft Teamsi osavõtu aruanne lisatud (lisa 1).

Koosolek oli otsustusvõimeline.

PÄEVAKORD:

1. Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile, ettepaneku tegemine toetusmeetme

hüvitistaotluse heakskiitmiseks.

2. Aastaaruande, sh riskide arutelu.

3. Juhtkomitee kohtumise päevakava tutvustus.

4. Töörühma aastaplaani tutvustus.

Töörühma esimees, Kärt Kallion, avas koosoleku, kontrollis kvoorumi olemasolu ja tutvustas

päevakorda.

1. Kultuuriministeeriumile, kui programmioperaatorile, ettepaneku tegemine

toetusmeetme hüvitistaotluse heakskiitmiseks.

Kärt Kallion tänas töörühma liikmeid hüvitistaotluse koostamiseks vajaliku sisendi andmise eest.

Hüvitistaotlus oli töörühmale eelnevaks tutvumiseks saadetud ning Olga Gnezdovski tutvustas

seda täiendavalt koosoleku käigus (lisa 2)1.

OTSUSTATI:

Teha Kultuuriministeeriumile ettepanek kiita heaks toetusmeetme hüvitistaotlus ja esitada see

riiklikule koordineerimisüksusele.

2. Aastaaruande, sh riskide arutelu.

Koosoleku käigus vaadati üle toetusmeetme riskid ja nende maandamismeetmed. Protokolli lisas

3 on esitatud uuendatud riskide tabel, kus muudatused võrreldes toetusmeetme taotlusega on

värviliselt esile tõstetud.

Riski „Risk that information about the SSIP activities does not reach intended target groups” mõju

hinnati ühe punkti võrra suuremaks. Kui info tegevustest ei jõua sihtgruppideni, võib see takistada

nende osalemist, mis omakorda vähendab meetmete tulemuslikkust. Seetõttu on riski mõju

hinnatud mõõdukaks (moderate), mitte madalaks (low).

Riski „Political risks“ mõju hinnati ühe punkti võrra väiksemaks, kuna eesmärkides ja tulemustes

on juba saavutatud kokkulepped ning riikide vahel on sõlmitud vajalikud lepingud. Need

kokkulepped ja lepingud tagavad, et kardinaalselt ei saa muuta toetusmeetme suunda, eesmärke

ega tulemusi. Seetõttu on riski mõju hinnatud mõõdukaks (moderate), mitte suureks (major).

Olga Gnezdovski selgitas, et aastaaruannet täiendatakse jooksvalt. Aruanne esitatakse

juhtkomiteele, kes arutab seda oma 17. veebruaril toimuval kohtumisel. Pärast täienduste lisamist

korraldatakse töörühmas kirjalik menetlus aastaaruande heakskiitmiseks. Seejärel esitab

kultuuriminister aruande RTK-le, kes saadab selle 31. märtsiks Šveitsi toetuste büroole.

Olga lisas, et nii hüvitistaotluse kui aastaaruande versioonid 15. jaanuari ja 22. jaanuari seisuga on

salvestatud, et vajadusel saaks taastada eelmisi versioone või sisendeid.

3. Juhtkomitee kohtumise päevakava tutvustus.

Olga Gnezdovski tutvustas teemasid, mida on plaanis käsitleda 17. veebruari juhtkomitee

kohtumisel. Päevakorra projekt on lisatud (lisa 4). Esitlus koostatakse KuMi ühiskeskkonnas. Olga

saadab lingi ning info selle kohta, kellelt millist sisendit oodatakse. Juhtkomitee kohtumise lõpus

(ajavahemikus 16.30–17.00) toimub KÜSKi tutvustus. Juhtkomitee liikmetel on võimalus jääda

järgmiseks päevaks, mil toimub Siseministeeriumi komponendi avaseminar.

4. Töörühma aastaplaani tutvustus.

Olga Gnezdovski tutvustas töörühma aastaplaani:

1 Pärast kohtumist teavitas KÜSK, et hüvitistaotluse „Financial Progress“ lehe real 38 esines ebatäpsus valuuta osas. Summad olid esitatud korrektselt, kuid vale lähtevaluuta tõttu tekkis viga Šveitsi frankidesse teisendamisel. Koostöös programmioperaatoriga kontrolliti see rida üle. Protokollile on lisatud hüvitistaotlus õigete numbritega.

 Märtsi esimene pool – kirjalik menetlus aastaaruande heakskiitmiseks;

 Mai – töörühma kohtumine, et vaadata toetusmeetme seis üle;

 15.juuli – hüvitistaotluse info sisestatud elluviijate poolt;

 22.juuli – hüvitistaotluse info üle vaadatud ja täiendatud PKO poolt;

 31.juuli – 05.august - kirjalik menetlus hüvitistaotluse heakskiitmiseks;

 Sügisel (oktoobri teisel poolel) kirjalik menetlus Šveitsi partneri 2026. aasta tegevuskava

heakskiitmiseks.

Järgmise hüvitistaotluse koostamise, heakskiitmise ja esitamise tähtaeg langeb puhkuste

perioodile, mida muuta kahjuks ei saa. Olga teeb hüvitistaotluse vormi kättesaadavaks juuni

alguses, mis võimaldab alustada info sisestamist varem. Samuti on töörühma liikme ajutise või

alalise puudumise korral lubatud asendada liige tema määranud asutuse poolt määratud isikuga.

Koosoleku juhataja Protokollija

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Kärt Kallion Olga Gnezdovski

Välisvahendite juht Eesti-Šveitsi koostööprogrammi

koordinaator

Lisad:

1. Microsoft Teamsi osavõtu aruanne

2. Hüvitistaotlus

3. Toetusmeetme riskid

4. Juhtkomitee kohtumise päevakorra projekt

Dokumendiregister	Riigi Tugiteenuste Keskus
Viit	11.1-5/25/353-1
Registreeritud	11.02.2025
Sünkroonitud	12.02.2025
Liik	Sissetulev kiri
Funktsioon	11.1 Toetuste arendamine, sertifitseerimine ja järelevalve alates 01.10.2024
Sari	11.1-5 Šveitsi programmi dokumendid kirjavahetus
Toimik	11.1-5/2025
Juurdepääsupiirang	Avalik
Juurdepääsupiirang
Adressaat	Kultuuriministeerium
Saabumis/saatmisviis	Kultuuriministeerium
Vastutaja	Helena Musthallik (Riigi Tugiteenuste Keskus, Peadirektori asetäitjale alluvad osakonnad, Toetuste arendamise osakond, Piiriüleste koostööprogrammide talitus)
Originaal	Ava uues aknas

Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetusmeetme „Sotsiaalse kaasatuse toetamine“ 31.01.2025 töörühma koosoleku protokoll

Failid

Digiallkirjad