Vastus nõudekirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Teabevaldaja: Andmekaitse Inspektsioon Märge tehtud:

Juurdepääsupiirang kehtib kuni:

Alus:

Lp Karin Viljus

[email protected]

Lp Katrin Peil

andmekaitsespetsialist

[email protected]

Põlva Põhjakaare Lasteaed

Teie 28.01.2025 nr Meie 17.02.2025 nr 2.3-8/25/322-2

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles avaldasite soovi saada

Andmekaitse Inspektsiooni seisukohta järgnevale: Põlva Vallavalitsus kehtestas 03.12.2024

vallavalitsuse määrusega nr 2-2/3 "Põlva valla raamatupidamise sise-eeskirja", mille § 3 lõike

3 järgi peavad kohalikud omavalitsuse hallatavad asutused, sh Põlva Põhjakaare Lasteaed

tagama finantsosakonna juhatajale ja pearaamatupidajale dokumendihaldussüsteemis

juurdepääsu finants- ja personaliarvestusega seotud dokumentide sarjadele. Olete seisukohal, et

Põlva valla raamatupidamise sise-eeskirjaga ei saa valla hallatavat asutust kohustada tagama

vallavalitsuse finantsosakonna juhatajale ega ka pearaamatupidajale finants- ja

personaliarvestuse dokumentide sarjadele juurdepääsu, kuid Põlva Vallavalitsuse

finantsosakonna juhataja on teisel seisukohal.

Esmalt selgitame, et märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamist reguleerib märgukirjale ja

selgitustaotlusele vastamise ning kollektiivse pöördumise esitamise seadus, mille §-st 3

tulenevalt on AKI-l kohustus anda õigusalaseid selgitusi inspektsiooni tegevuse aluseks olevate

õigusaktide ja asutuse pädevuse kohta. Õigusalaste selgituste andmisega on tegemist siis, kui

selgitatakse mingi konkreetse seaduse, konkreetse paragrahvi, konkreetse lõike, konkreetse

punkti sisu ja tähendust. Õigusalaste selgituste andmine ei tähenda õigusabi andmist. Õigusabiga

on tegemist siis, kui antakse mingite konkreetsete eluliste asjaolude osas õiguslik hinnang. Kuna

inspektsioonile ei ole teada asutuste tegelikud andmetöötlusprotsessid, ei saa ka seetõttu

inspektsioon hinnata, kas sise-eeskiri tegelikule andmetöötlusele vastab, muuhulgas ei saa me

anda siduvat seisukohta küsimustes, mis puudutab asutuste omavahelist asjaajamist ja korraldust.

Õiguslikult siduvaid seisukohti saame anda vaid järelevalvemenetluses, mistõttu antud juhul

saame tutvustada üksnes isikuandmete töötlemise üldisi põhimõtteid, mille kohta saate täpsemalt

lugeda ka meie kodulehelt.

Küll aga märgime, et Põlva Vallavalitsus on sarnases küsimuses AKI poole aastal 2023 selgituste

saamiseks pöördunud ning esitan kokkuvõtlikult ka Teile antud seisukoha. Oleme vallale antud

vastuses selgitanud, et kuna dokumendiregistrid sisaldavad ka tihti palju piiranguga dokumente,

siis sellistele dokumentidele juurdepääsu võimaldamine, sh ka teisele asutusele, peab olema

tingitud teadmisvajadusest ning seda saab otsustada asutuse juht või tema poolt määratud isik.

Seda põhjusel, et asutuse juht kui teabevaldaja esindaja vastutab oma asutuses asutusesiseseks

kasutamiseks mõeldud (AK) teabe kaitse, sh juurdepääsu võimaldamise ja isikuandmete

töötlemise nõuete täitmise eest.

2 (2)

Kui kohalikul omavalitsusel (kes teeb ka näiteks hallatava asutuse raamatupidamist) on vaja

saada juurdepääsu mingitele hallatavate asutuste dokumentidele ja kui hallatava asutuse

dokumendiregistris on tehtud näiteks eraldi sari sellistele dokumentidele (näiteks töö- ja

käsunduslepingud või preemia ja lisatasu käskkirjad) ning sellistele sarjadele on antud juurdepääs

nendele valla töötajatele, kellele on need dokumendid oma tööülesannete täitmiseks vajalikud,

siis ei ole see keelatud. Küll aga ei tohiks siis sellised sarjad sisaldada AK dokumente (näiteks

eraelu puudutavaid andmeid), mida vallatöötajad oma tööülesannete täitmiseks ei vaja. Ehk siis

dokumentide puhul, mis sisaldavad isikuandmeid või muud piiranguga teavet, siis neile

juurdepääsu võimaldamisel tuleks lähtuda teadmisvajadusest ning eesmärgipärasuse ja

minimaalsuse põhimõttest. See, et ametnikel on küll saladuse hoidmise kohustus, ei anna neile

vaba juurdepääsuõigust kõigile teise asutuse dokumentidele.

Meie hinnangul võiksite täpsemate selgituste ja põhjenduste saamiseks pöörduda siiski Põlva

Vallavalitsuse, täpsemalt valla andmekaitsespetsialisti poole, kes peaks Teile selgitama, miks on

sellised juurdepääsud vajalikud. Miks on oluline pöörduda selgituste saamiseks just valla enda

poole, on nimelt ka see, et kohaliku omavalitsuse korralduse seadus annab kohalikule

omavalitsusele enesekorraldusõiguse. Seega on tal õigus kujundada ise oma sisemised

asjaajamiskorrad ja reeglid, kuid järgides siiski kõiki andmekaitsealaseid põhimõtteid (sh

eespoolmainitud minimaalsus ja eesmärgipärasus).

Loodame, et saime oma selgitustega Teile abiks olla.

Lugupidamisega

Mari-Liis Uprus

jurist

peadirektori volitusel