Dokumendiregister | Ravimiamet |
Viit | JUH-1/17 |
Registreeritud | 17.02.2025 |
Sünkroonitud | 18.02.2025 |
Liik | Üldkäskkiri |
Funktsioon | JUH Juhtimine |
Sari | JUH-1 Üldkäskkirjad |
Toimik | JUH-1/2025 |
Juurdepääsupiirang | Avalik |
Juurdepääsupiirang | |
Adressaat | |
Saabumis/saatmisviis | |
Vastutaja | Kärolin Jenas (RA, Arendus-ja haldusosakond) |
Originaal | Ava uues aknas |
1
Lisa 1
Dokumendihalduse korra juurde
Dokumendi elementide vormistamine
1. ADRESSAAT ja AADRESS
1.1 Määratlus Adressaat on organisatsioon või isik, kellele dokument on suunatud.
Aadress on adressaadi sideandmed, mis sõltuvad saatmisviisist. 1.2 Dokumendi liik kiri, leping, otsus, ettekirjutus 1.3 Selgitus Adressaadiks võib olla füüsiline isik, ametiisik, organisatsioon, organisatsiooni
allüksus. Adressaadi alamelemendid on viisakusvormel, eesnimi,
perekonnanimi, ametinimetus või roll, organisatsioon, organisatsiooni allüksus.
Aadressi puhul kasutatakse postiga saatmisel postiaadressi, e-postiga saatmisel
e-posti aadressi. 1.4 Asukoht ja
vormistus Adressaat ja aadress vormistatakse koos dokumendi alguses vastaval väljal,
sealjuures adressaat enne aadressi.
Adressaat esitatakse nimetavas käändes. Ees- ja perekonnanimi esitatakse ühel
real, ülejäänud alamelemendid (nt organisatsioon, ametinimetus) eraldi ridadel
üksteise all. Soovitav on ees- ja perekonnanime ette lisada viisakusvormel
(näide 1).
Aadress vormistatakse adressaadi alla või järgi. E-kirja puhul väljale ’kellele’.
Postiaadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega, kusjuures riigi
või linna nimi kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis.
Postiaadressi koostisosade järjestuses ja kirjaviisis järgitakse võimalikult
täpselt vastava maa reegleid ja tavasid. Riigi nimi kirjutatakse rahvusvaheliselt
tuntud keeles. Vt näiteid 2.
Kirjal võib olla mitu adressaati ja aadressi, sellisel juhul lisatakse need
dokumendile tähestiku järjekorras, soovitavalt mitte üle 3-4 aadressi kirjal.
Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib need üldistada, nt
ministeeriumid, ametid ja inspektsioonid. Sellisel juhul ei lisata dokumendile
aadresse, vaid tuuakse ära ainult adressaadid.
Mitmete adressaatide ja aadressite korral võib ühe peamise adressaadi lisada
adressaadiväljale ning teised esitada kaks põhireavahet allkirjast allpool,
kasutades ees sõna „Sama“. 1.5 Näited Näide 1 Lp Mati Maasikas
Sotsiaalministeerium
Tervishoiuosakond
Näide 2
Lp Katrin Kiisk või Ravimiamet
Ravimiamet [email protected]
Nooruse 1
50411 TARTU
või
2
German Agency of Medicines
Setzbergstrasse 63
D-81539 München
GERMANY
2. ALLKIRI JA ALLKIRJASTAJA
2.1 Määratlus Allkiri kinnitab dokumendi autentsust, usaldusväärsust ja terviklust. Allkiri
antakse kas omakäeliselt kirjutatult (nt isiku ees- ja perekonnanimi) või
digitaalallkirjana. Teatud juhtudel kasutatakse ka allkirja mehhaanilist jäljendit.
Allkirjastaja on füüsiline isik, kellel on õigus anda allkiri autorina või talle
antud volituste alusel organisatsiooni või teise füüsilise isiku nimel. 2.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, leping, akt, protokoll, otsus, ettekirjutus 2.3 Selgitus Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktis ning kui dokumendiga
võetakse kohustusi või antakse õigusi.
Dokumendil võib olla mitu allkirja ja allkirjastajat. 2.4 Asukoht ja
vormistus Omakäeline allkiri kirjutatakse dokumendi lõppu pärast dokumendi sisu
esitamist viisakusvormeli ja allkirjastaja vahele, mille jaoks on jäetud
dokumendil viis põhireavahet.
Digitaalse allkirja puhul märgitakse pärast viisakusvormelit neljandale reale
märge (allkirjastatud digitaalselt) (näide 1).
Mõlemal juhul kirjutatakse allkirja alla allkirjastaja, mis koosneb ees- ja
perekonnanimest, struktuuriüksuse nimetusest ja ametinimetusest (näide 1).
Kui dokumendil on mitu allkirjastajat, siis paigutatakse allkirjad kõrvuti või
üksteise alla (näide 2).
Kui täidetakse teise ametikoha ülesandeid, siis dokumendi allkirjastamisel
märgitakse lisaks oma nimele ja ametinimetusele asendatava teenistuja
ametinimetus (näide 3). 2.5 Näited Näide 1 (allkirjastatud digitaalselt)
Aet Viispert
Müügilubade osakonna juhataja
Näide 2 Katrin Kiisk Maia Uusküla
Peadirektor Ohutusjärelevalvebüroo juhataja
Näide 3 (allkirjastatud digitaalselt)
Ott Laius
Peadirektori asetäitja
peadirektori ülesannetes
3. JUURDEPÄÄSUPIIRANGU MÄRGE
3.1 Määratlus Juurdepääsupiirangu märge näitab, kas dokumendile on kehtestatud
juurdepääsupiirang.
3
3.2 Dokumendi liik vajadusel kõik dokumendid 3.3 Selgitus Kasutatakse dokumentidel, mis on juurdepääsupiiranguga. 3.4 Asukoht ja
vormistus Märge tehakse dokumendi esimese lehekülje ülemisse paremasse nurka.
Digitaalselt vormistataval dokumendil esitatakse märge digitaalselt,
paberkandjal dokumendi puhul võib selle kirjutada ka käsitsi või kasutada
templit.
E-kirja puhul tehakse märge kohe kirja algusesse.
Märge koosneb järgmistest elementidest: „ASUTUSESISESEKS
KASUTAMISEKS“, piirangu kehtestamise kuupäev, piirangu lõppkuupäev,
piirangu alus ja teabevaldaja nimetus (näide 1). 3.5 Näited Näide 1 ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 20.11.2021
Kehtib kuni: 20.11.2026
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p 17
Teabevaldaja: Ravimiamet
4. KINNITUSMÄRGE
4.1 Määratlus Märge, mis tõendab dokumendi autentsust. 4.2 Dokumendi liik Käskkirjaga kinnitatavad dokumendid.
Ärakirjad või koopiad dokumendist. 4.3 Selgitus Käskkirjaga kinnitatavale dokumendile tehtavas märkes näidatakse, millise
dokumendiga on see kinnitatud.
Ärakirjale või koopiale tehakse kinnitusmärge dokumentide õigsuse ja
autentsuse kinnitamiseks. 4.4 Asukoht ja
vormistus Käskkirjaga kinnitatavatel dokumentidel vormistatakse kinnitusmärge
kinnitatava dokumendi esimese lehekülje ülemisse paremasse nurka (näide 1).
Dokumentide kinnitamiseks tehakse dokumendi esimese lehe paremale üles
nurka märge KOOPIA ÕIGE/ ÄRAKIRI ÕIGE ning dokumendi viimasele
lehele, üldjuhul lehe alumisse paremasse nurka, kinnitusmärge, mis koosneb
järgmistest elementidest: dokumendi õigsust kinnitav tekst koos lehekülgede
arvuga, allkiri, pitser, kinnitaja ees- ja perekonnanimi, ametinimetus ja
kuupäev (näide 2). 4.5 Näited Näide 1 KINNITATUD
Ravimiameti peadirektori
20. mai 2009
käskkirjaga nr 35
Näide 2 Kinnitan koopia õigsust. / The copy corresponds to the original.
Käesolev dokument koosneb 2 (kahest) lehest. / This document
consists of 2 (two) pages.
.
(allkiri ja pitser)
.
Eesnimi Perenimi
Ametinimetus
Kuupäev
4
5. KONTAKTANDMED
5.1 Määratlus Organisatsiooni sideandmed. 5.2 Dokumendi liik kõik kirjaplangile vormistatavad dokumendid ja e-kirjad 5.3 Selgitus Kontaktandmetes näidatakse vähemalt organisatsiooni postiaadress, e-posti
aadress, telefoninumber ja veebiaadress. 5.4 Asukoht ja
vormistus Ravimiameti kontaktandmed on esitatud kirjaplangil esimese lehekülje
alumises servas (näide 1).
E-kirjal vormistatakse kontaktandmed pärast allkirjastajat (näide 2). 5.5 Näited Näide 1
Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood
70003477
Näide 2 Märt Roogna
Ravimiamet
arendus- ja haldusosakonna juhataja
Tel 737 4140
Nooruse 1
50411 Tartu
www.ravimiamet.ee
6. KOOSTAJA
6.1 Määratlus Dokumendi ettevalmistanud teenistuja(d). 6.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, otsus, ettekirjutus 6.3 Selgitus Koostaja kasutamine võimaldab vajadusel kiiresti võtta kontakti dokumendiga
seotud asjaolude täpsustamiseks.
Koostajat ei pea kasutama, kui dokumendi ettevalmistanud teenistuja
kontaktandmed on toodud kirja tekstis. 6.4 Asukoht ja
vormistus Koostaja vormistatakse dokumendil viimasena pärast allkirjastajat ja lisasid
tekstivälja vasakus ääres.
Koostaja kirjal, otsusel ja ettekirjutusel koosneb ees- ja perekonnanimest,
telefoninumbrist ja e-posti aadressist, mis märgitakse üksteisele järgnevatel
ridadel (näide 1). Kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse
ainult koostaja telefoninumber ja e-posti aadress (näide 2). Dokumendil võib
olla ka mitu koostajat, siis kirjutatakse need üksteise alla
Käskkirjal koosneb koostaja ees- ja perekonnanimest ning e-posti aadressist
(näide 3). 6.5 Näited Näide 1 Kärolin Jenas
737 4140
Näide 2 737 4140
Näide 3 Mairi Kompus
5
7. KUUPÄEV
7.1 Määratlus Dokumendi valmimise kuupäev. 7.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 7.3 Selgitus Kuupäev on:
- käskkirja või akti allkirjastamise kuupäev;
- protokolli ja memo puhul koosoleku või nõupidamise toimumise või
toimingu kuupäev;
- lepingu allkirjastamise kuupäev;
- väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
- saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude, selgitustaotluse või
märgukirja vastuvõtmise kuupäev.
Digitaalselt allkirjastataval dokumendil on kuupäev digitaalallkirja koosseisus. 7.4 Asukoht ja
vormistus Kuupäev märgitakse kirja puhul koos dokumendi viidaga viidaväljale enne
viita. Seosviida olemasolul esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning
kuupäeva ette märgitakse selgitav sõna „Meie“.
E-kirjal asub kuupäev automaatselt kuupäeva väljal.
Kuupäeva märkimiseks kasutatakse numbrilist – päev, kuu, aasta – või sõnalis-
numbrilist kirjutusviisi, kusjuures viimases märgitakse kuu nimetus nimetavas
käändes (näide 1).
Välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist
märkimisviisi (näide 2). 7.5 Näited Näide 1 01.02.2009
01.veebruar 2009
Näide 2 March 29, 2008
8. LISAADRESSAAT
8.1 Määratlus Organisatsioon või isik, kellele saadetakse kiri teadmiseks. 8.2 Dokumendi liik kiri 8.3 Selgitus Lisaadressaati kasutatakse, kui sama dokumendiga soovitakse edastada info
kolmandatele isikutele, kellele see dokument pole suunatud täitmiseks. 8.4 Asukoht ja
vormistus Kirja puhul vormistatakse lisaadressaat kaks põhireavahet allkirjastajast allpool
või lisade olemasolul kaks põhireavahet pärast lisasid. Ruumipuudusel võib
lisaadressaadi vormistada lisade kõrvale.
E-kirja puhul kirjutatakse lisaadressaat väljale koopia või pimekoopia.
Lisaadressaadi vormistamist vaata punktist 1 adressaadi vormistamise juurest.
Vastavalt dokumendi saatmise eesmärgile lisatakse lisaadressaadi ette selgitav
sõna „Koopia“, „Teadmiseks“ vms (näide 1). 8.5 Näited Näide 1 Koopia: Rahandusministeerium, Kärolin Jenas, [email protected]
Terviseamet, Mari Maask, [email protected]
6
9. LISAD
9.1 Määratlus Märge dokumendile lisatud dokumentide kohta. 9.2 Dokumendi liik kiri, käskkiri, leping, protokoll jm 9.3 Selgitus Lisade märget kasutatakse, kui dokumendile lisatakse lisadokumente.
E-kirja puhul kasutatakse lisade märget, kui lisatavate failide nimedest ei selgu
dokumendi pealkiri või sisu, kirja tekstist ei selgu lisatud manuste arv, vajalik
on näidata faili suurust, vormingut vms. 9.4 Asukoht ja
vormistus Vormistatakse kaks põhireavahet allkirjastajast allpool. Elemendi ees
kasutatakse selgitavat sõna „Lisa“ või „Lisad“.
Lisade märge koosneb lisa pealkirjast, lehtede arvust ja eksemplaride arvust
(näide 1). Kui lisatud on üks eksemplar, siis eksemplaride arvu ei lisata.
Lisamärkesse ei märgita pealkirja, kui see on tekstis esitatud (näide 2).
Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa
olemasolu kohta lisade real (näide 3)
E-kirja puhul koosneb lisamärge lisa pealkirjast, faili nimest ja vormingu
tähisest (näide 4).
Käskkirjade, lepingute, protokollide jt dokumendiliikide puhul märgitakse lisa
pealkiri dokumendi tekstis. Käskkirja korral võib kasutada lisamärget eraldi
real.
Käskkirjaga kinnitatava dokumendi, protokolli, lepingu vm dokumendi lisa
esimesele lehele tehakse üles paremasse nurka märge dokumendi kohta, mille
juurde ta kuulub (näide 5). 9.5 Näited Näide 1 Lisa: Dokumentide haldamise juhis 15 lehel 2 eks
Näide 2 Lisa: 15 lehel 2 eks
Näide 3 Lisa: Ravimiameti asjaajamiskord 8 lehel 2 eks
ja lisad selle juurde 3 lehel 2 eks
Näide 4 Lisad: Asjaajamiskorra kavand (versioon1)_1.doc
Näide 5 Lisa 1
Lepingu nr PER-7/12 juurde v Dokumendihalduse korra juurde
10. PEALKIRI
10.1 Määratlus Dokumendi sisule antud nimetus. 10.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 10.3 Selgitus Pealkiri peab olema võimalikult lühike ning tooma esile dokumendi sisu. 10.4 Asukoht ja
vormistus Kirja, käskkirja vm dokumendi pealkiri vormistatakse enne teksti esisuurtähega
paksus kirjas ja nimetavas käändes (näide 1). Pealkirja ja teksti vahele jäetakse
kaks reavahet. Pealkirja järele kirjavahemärki ei panda.
E-kirja puhul kirjutatakse pealkiri väljale ’Teema’.
7
Käskkirjaga kinnitatava dokumendi pealkiri vormistatakse suurtähtedega
paksus kirjas (näide 2). 10.5 Näited Näide 1 Konverentsi korraldamine
Näide 2 SÕIDUKITE KASUTAMISE KORD
11. SEOSVIIT
11.1 Määratlus Sissetulnud kirja kuupäev ja viit ehk number. 11.2 Dokumendi liik kiri, otsus 11.3 Selgitus Seosviit koosneb sissetulnud kirja kuupäevast ja viidast (ehk kirja numbrist),
kui see on märgitud. Seosviida abil seotakse algatus- ja vastuskiri.
Kui sissetulnud kirjal viita märgitud ei ole, siis vastuskirjale märgitakse ainult
sissetulnud kirja kuupäev. 11.4 Asukoht ja
vormistus Viit asub viidaväljal, kirja alguses aadressi kõrval.
E-kirja puhul asub viit väljal ’Teema’ või kirjutatakse tekstiväljale enne teksti.
Algatuskirja viit esitatakse pärast kuupäeva, viit eraldatakse kuupäevast
sõnalühendiga „nr“ ning viida ette kirjutatakse sõna „Teie“ (näide 1). 11.5 Näited Näide 1 Teie 15.12.2009 nr 2-1/112
12. SISU/TEKST
12.1 Määratlus Dokumendi põhisisu. 12.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 12.3 Selgitus Tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ning
üheselt mõistetav.
Kirja puhul koosneb tekst järgmistest alamelementidest: pöördumine, sisu,
lõputervitus. 12.4 Asukoht ja
vormistus Tekst vormistatakse kaks põhireavahet pealkirjast allpool. Sisu iseseisvad
mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Taandrida
ei kasutata. Lõikude vahele jäetakse tühi rida. Joondamisel kasutatakse
rööpjoondamist, st et mõlemad teksti ääred on joondatud sirgelt.
Pikemate dokumentide tekst liigendatakse nii, et dokument oleks ülevaatlik ja
tema kasutamine hõlbus. Suuremahulistele dokumentidele pannakse
alapealkirjad ja tekst liigendatakse peatükkideks, jagudeks, punktideks või
alapunktideks. Üle 10-leheküljelistele dokumentidele on soovitav koostada
sisukord.
Kirja tekstile võib lisada pöördumise ja lõputervituse.
Pöördumine vormistatakse kirjavahemärke ja lühendeid kasutamata kaks
põhireavahet enne sisu. Pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust,
akadeemiliste kraadide, tiitlite ja auastmete olemasolul tuleb kasutada neid
(näide 1).
Lõputervitus vormistatakse kaks põhireavahet peale sisu, kirjavahemärke ja
lühendeid kasutamata (näide 2).
Lühikestel kirjadel, nagu teated, kaaskirjad jne, pöördumist ja lõputervitust ei
kasutata. 12.5 Näited Näide 1 Austatud direktor
8
Lugupeetud proua Rebane
Näide 2 Lugupidamisega
Austusega
Teksti näiteid vt samuti lisas 2 toodud näidisvormingutest.
13. VIIT
13.1 Määratlus Dokumendile registreerimisel antud tähis ehk dokumendi number. 13.2 Dokumendi liik kõik dokumendid 13.3 Selgitus Viit koosneb dokumentide liigitusskeemi sarja tähisest ja dokumendiregistri
järjekorranumbrist (ehk registreerimisnumbrist), mis eraldatakse üksteisest
kaldkriipsuga (näide 1).
Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel kasutatakse
sama viita, lisades numbrile dokumenti individualiseeriva numbri (näide 2). 13.4 Asukoht ja
vormistus Viit esitatakse kuupäeva järel. Enne viita märgitakse selgitav lühend „nr“.
Käskkirjadele märgitakse üksnes dokumendiregistri järjekorra number ilma
sarja tähiseta.
Seosviida olemasolu korral esitatakse kuupäev ja viit seosviida all ning
kuupäeva ette märgitakse sõna „Meie“.
E-kirja puhul märgitakse viit väljale ’Teema’ või tekstiväljale enne teksti. 13.5 Näited Näide 1 PER-1/12
Näide 2 PER-1/12-2
Lisa 2
Dokumendihalduse korra juurde
Dokumentide näidisvormingud
Käesolevas lisas on esitatud järgmised dokumentide näidisvormingud:
1. Kirja näidisvorming;
2. Kirja näidis;
3. Inglise keelse kirja näidisvorming;
4. E-kirja näidis (saadud algatuskiri - väljasaadetav vastuskiri);
5. E-kirja näidis (väljasaadetav algatuskiri);
6. Otsuse näidis;
7. Käskkirja näidis.
2(8)
Pealkiri
.
.
Pöördumine (Austatud proua/härra)
.
.
Sisu / Tekst
.
.
Lugupidamisega
.
.
.
.(allkirjastatud digitaalselt)
.
Eesnimi Perekonnanimi
Osakonna nimetus ja ametinimetus
.
.
Lisa
.
.
Koostaja eesnimi perekonnanimi
Telefon
e-post
Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: (kuupäev)
Kehtib kuni: (kuupäev)
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg x p x
Teabevaldaja: Ravimiamet
Eesnimi Perekonnanimi
Asutuse nimi
Tänava nimi
12345 LINN
Teie: (kuupäev) nr
Meie: (kuupäev) nr
1. Kirja näidisvorming
2. Kirja näidis
Teie: 06.07.2025 nr 8-2.1/04/5432
Meie: 11.07.2025 nr JUH-7/1940-3
Juhendi saatmine
Austatud proua Aspi
Täname Teid kirja eest. Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile
esitatavaid nõudeid. Saadan selle Teile tutvumiseks.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Mai Kelluke
Reklaamiosakonna juhataja
Lisa: Ravimireklaami juhend 15 lehel
Maarja Sõnajalg
737 4140
Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477
Riin Aspi
OÜ Tablett
Vitamiini 100
51014 TARTU
Headline
.
.
Dear Mr/Mrs
.
.
Text
.
.
Yours sincerely
.
.
.
.(signature)
.
Name
Department and title
.
.
Appendix:
.
.
Compiler’s name
Phone number
Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477
FOR INTERNAL USE
Notation of restriction is made: (kuupäev)
Restriction on access applies until: (kuupäev)
The basis of the restriction on access:
Public Information Act Article 35 (x) p x
Mr/Mrs Forename Surname
Organization
Address
COUNTRY
March 24, 2025 No
3. Inglise keelse kirja näidis
4. E-kirja näidis (saadud algatuskiri – väljasaadetav vastuskiri)
Saadud e-kiri (algatuskiri)
Kellelt [email protected]
Kuupäev 07.03.2009 15:25
Kellele [email protected]
Teema Päring
tekstiväli
Saadetav e-kiri (vastuskiri)
Kellele [email protected]
Koopia [email protected]
Pimekoopia
Teema Vastus päringule
Teie: 07.03.2009 nr 8-1.3/04/08596
Meie: 11.07.2009 nr JUH-7/1940-2
Pr Riin Aspi
OÜ Tablett juhataja
Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile esitatavaid nõudeid.
Saadan Teile tutvumiseks ravimireklaami juhendi.
Lugupidamisega
Mai Kelluke
Ravimiamet
Reklaamiosakonna juhataja
Tel 123 4567
Nooruse 1
50411 Tartu
www.ravimiamet.ee
Maarja Sõnajalg
123 6789 [email protected]
Selles e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda võivad
kasutada vaid e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud loata edasi saata
ega mis tahes viisil kolmandatele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-kirja eksituse tõttu,
teavitage sellest koheselt saatjat ning kustutage e-kiri.
This e-mail and any attachments transmitted may contain confidential and privileged information. If you are not
the intended recipient, please notify the sender immediately by returning the e-mail and permanently deleting
what you have received. Any dissemination or use of this information by a third person without permission is
prohibited and may be illegal.
6(8)
5. E-kirja näidis (väljasaadetav algatuskiri)
Kellele [email protected]
Koopia [email protected]
Pimekoopia
Teema KIIRE! Ravimireklaami juhend
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 11.11.2021
Kehtib kuni: 11.11.2026
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg 1 p x
Teabevaldaja: Ravimiamet
Pr Riin Aspi
OÜ Tablett juhataja
Ravimiametis on valminud juhend, milles käsitletakse ravimireklaamile esitatavaid
nõudeid. Saadan Teile tutvumiseks ravimireklaami juhendi.
Lugupidamisega
Mai Kelluke
Ravimiamet
Reklaamiosakonna juhataja
Tel 123 4567
Nooruse 1
50411 Tartu
www.ravimiamet.ee
Selles e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud ametialaseks kasutamiseks ning seda
võivad kasutada vaid e-kirja adressaadid. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud
loata edasi saata ega mis tahes viisil kolmandatele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-
kirja eksituse tõttu, teavitage sellest kohe saatjat ning kustutage e-kiri.
This e-mail and any attachments transmitted may contain confidential and privileged information. If you are
not the intended recipient, please notify the sender immediately by returning the e-mail and permanently
deleting what you have received. Any dissemination or use of this information by a third person without
permission is prohibited and may be illegal.
6. Otsuse näidis
11.07.2025 nr RR-4/81
OTSUS
Müügiloa andmiseks
Ravimiamet, võttes aluseks Teie ... taotluse, ravimite müügiloa komisjoni 09.01.2025 protokolli
ning tuginedes ravimiseaduse § ... lõikele ... ja § ... lõike ... punktile ....
1. Otsustan (anda välja üldapteegi tegevusloa; tagastada üldapteegi tegevusloa taotlemisel
tasutud riigilõivu; rahuldada taotluse müügiloata ravimi kasutamiseks, ...)
Vaide käesolevale otsusele saab esitada Ravimiametile 30 päeva jooksul arvates otsuse
teatavakstegemisest vastavalt halduskohtumenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui otsuse
saaja soovib otsust vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku
§7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse otsuse peale Tartu Halduskohtule 30 päeva jooksul
otsuse teatavaks tegemisest arvates.
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Kiisk
Peadirektor
Maarja Sõnajalg
Nooruse 1 / 50411 Tartu / 737 4140 / [email protected] / www.ravimiamet.ee / Registrikood 70003477
OÜ Tablett
Vitamiini 100
51014 TARTU
8(8)
7. Käskkirja näidis
KÄSKKIRI
. november 2021 nr 81
Pealkiri
Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1 ja sotsiaalministri 11. oktoobri 2005. a määruse
nr 105 „Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punkti 11 alusel
1. <sisu>
2. Tunnistan kehtetuks peadirektori käskkirja 6.06.2011 nr 40 „....“.
3. Üldosakonna dokumendihalduse spetsialistil teha käskkiri Ravimiameti
ametnikele ja töötajatele teatavaks dokumendihaldussüsteemi kaudu.
Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks
tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1. Kui ametnik või töötaja
soovib käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse
seadustiku § 7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu
Halduskohtule või oma teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul
arvates käskkirja teatavaks tegemisest.
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Kiisk
Peadirektor
Maarja Sõnajalg
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: (kuupäev)
Kehtib kuni: (kuupäev)
Alus: Avaliku teabe seadus § 35 lg x p x
Teabevaldaja: Ravimiamet
1 (10)
KINNITATUD
Ravimiameti peadirektori
veebruari 2025
käskkirjaga nr 17
DOKUMENDIHALDUSE KORD
Sisukord
1. Dokumendihalduse ja asjaajamise üldpõhimõtted 1
2. Ametikohtade pädevus ja vastutus ameti dokumendihalduses........................................... 2 3. Teabe avalikustamine ja teabenõude täitmine .................................................................... 3 4. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine ............................................................ 3
5. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine .................................................................. 3 6. Dokumentide täitmine ja täitmise tähtajad ......................................................................... 4 7. Dokumentide loomine ja vormistamise nõuded ................................................................. 5 8. Dokumendiplangid ja dokumendivormid ........................................................................... 5
9. Dokumendi kooskõlastamine ............................................................................................. 6 10. Dokumentide allkirjastamine ja väljasaatmine .................................................................. 6 11. Dokumendi ärakiri ja väljavõte .......................................................................................... 7 12. Pitsatid ja templid, nende hoidmine ja kasutamine ............................................................ 8
13. Dokumentide liigitusskeemi koostamine ja dokumentidele säilitustähtaja määramine ..... 8 14. Dokumentide hoidmine ...................................................................................................... 9
15. Arhiivi haldamine ............................................................................................................... 9 16. Dokumentide hävitamine ................................................................................................. 10 17. Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine ............................................................................ 10
1. Dokumendihalduse ja asjaajamise üldpõhimõtted
1.1. Ravimiameti (edaspidi ka amet) dokumendihalduse korraga kehtestatakse Ravimiameti
dokumendihalduse ja asjaajamise põhinõuded.
1.2. Kord on täitmiseks kohustuslik kõigile ameti ametnikele ja töötajatele (edaspidi koos
nimetatud teenistujad). Uuele teenistujale tutvustab dokumendihalduse korda arendus- ja
haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist.
1.3. Ameti asjaajamiskeel on eesti keel. Välissuhtluses on õigus kasutada mõlemale poolele
sobivat keelt.
1.4. Ravimiamet loob ja menetleb dokumente üldjuhul elektrooniliselt.
1.5. Ameti asjaajamisperioodiks dokumentide haldamisel on kalendriaasta 1. jaanuarist kuni
31. detsembrini. Töörühma, komisjoni ja muude kindla ülesande täitmiseks moodustatud
üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.
1.6. Peadirektor kehtestab käskkirjaga dokumentide liigitusskeemi, mis on aluseks
dokumentide registreerimisel, säilitustähtaegade ning juurdepääsupiirangute määramisel.
2 (10)
1.7. Ravimiametis loodud ja saadud teavet ja dokumente hallatakse järgmistes
infosüsteemides:
1.7.1. dokumendihaldussüsteem Delta (edaspidi DHS),
1.7.2. müügilubade menetlemise infosüsteem SamTrack,
1.7.3. Ravimiameti tegevuslubade register (RKAB),
1.7.4. Ravimiameti kliendiportaal,
1.7.5. riigitöötaja Iseteenindusportaal (RTIP),
1.7.6. majandustarkvara SAP,
1.7.7. e-arvekeskus FITEK,
1.7.8. meditsiiniseadmete ja abivahendite andmekogu (MSA).
1.8. Ameti kõikidel teenistujatel on DHSi kasutusõigus, teistesse infosüsteemidesse antakse
kasutusõigused vastavalt teenistuja teenistus- või tööülesannetele. Juurdepääsupiiranguid
sisaldavale teabele piiratakse kasutajate juurdepääsu DHSis sarjapõhiselt ning teistes
infosüsteemides reguleeritakse seda kasutaja rollipõhiste õigustega.
1.9. Ameti üldine e-posti aadress on [email protected] ja veebilehe aadress
www.ravimiamet.ee. Ravimiameti kontaktandmed avalikustatakse ja hoitakse
ajakohasena ameti veebilehel. DHSi avalikule vaatele on samuti juurdepääs Ravimiameti
veebilehelt.
1.10. Käesoleva korra juurde kuuluvad järgmised lisad:
1.10.1. Lisa 1 – dokumendi elementide vormistamine,
1.10.2. Lisa 2 – dokumentide näidisvormingud.
Arendus- ja haldusosakond võib koostada dokumendihalduskorra paremaks
rakendamiseks juhiseid, mis avaldatakse ameti siseveebis.
2. Ametikohtade pädevus ja vastutus ameti dokumendihalduses
2.1. Dokumendihalduse korra ja dokumentide liigitusskeemi koostamine ning ameti
dokumendihalduse üldine korraldamine – arendus- ja haldusosakonna juhataja.
2.2. Ametisse saabunud dokumentide registreerimine (sh juurdepääsupiirangute seadmine ja
haldamine), täitmiseks edastamine, dokumentide tähtaegse lahendamise kontroll ning
DHSi kasutajate nõustamine ja juhendamine – arendus- ja haldusosakonna
dokumendihalduse spetsialist.
2.3. Osakonda saabunud dokumentide (nii asutusesiseselt kui välistelt osapooltelt)
registreerimise ja täitmise tagamine, dokumentide liigitusskeemi osas ettepanekute
tegemine ja juurdepääsupiirangute määratlemine osakonna töövaldkonna piires –
osakonnajuhatajad.
2.4. Dokumentidest tulenevate ülesannete tähtaegne täitmine, dokumentide nõuetekohane
vormistamine ning loodud ja saadud dokumentidele juurdepääsupiirangute seadmine –
kõik teenistujad oma ülesannete piires.
2.5. Arhiivi koosseisu ülevaate koostamine, dokumentide arhiveerimine ja hoidmine arhiivis,
korrastamine, hävitamine ja avalikku arhiivi üleandmine – arendus- ja haldusosakonna
dokumendihalduse spetsialist, vajadusel koostöös arendus- ja haldusosakonna juhatajaga.
3 (10)
3. Teabe avalikustamine ja teabenõude täitmine
3.1. Ametiväliste isikute juurdepääs dokumentidele toimub avaliku teabe seaduses ja
arhiiviseaduses sätestatud korras.
3.2. Avalikke ülesandeid täites saadud või loodud teave avalikustatakse ameti veebilehel või
sellele tagatakse juurdepääs teabenõude täitmisega.
3.3. Dokumendid avalikustatakse Ravimiameti avalikus dokumendiregistris, millele on
juurdepääs ameti veebilehelt. Avalikustamisega tagatakse juurdepääs registreeritud
dokumentide metaandmetele ja juurdepääsupiiranguta digitaaldokumentidele. Arendus-
ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist kontrollib avalikus dokumendiregistris
avalikustatud andmeid kord kuus.
3.4. Ameti arhiivis asuvatele dokumentidele tagab amet juurdepääsu, loob dokumentide või
nende kasutuskoopiate kasutamise võimaluse ning vahendab teavet dokumentide
olemasolu kohta ja dokumentides sisalduvat teavet vastusena suulistele ja kirjalikele
päringutele vastavalt õigusaktides kehtestatud korrale.
3.5. Teabenõudele ning märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamine toimub vastavalt
avaliku teabe seaduses ning märgukirjadele ja selgitustaotlustele vastamise ning
kollektiivse pöördumise esitamise seaduses sätestatud korrale.
4. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamine
4.1. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisel ja dokumentidele
juurdepääsupiirangute kehtestamisel lähtutakse õigusaktidest ning riigi infosüsteemi
haldussüsteemis (RIHA) registreeritud juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorist.
4.2. Dokumendi sarjade juurdepääsupiirangud kehtestatakse dokumentide liigitusskeemis.
4.3. Dokumendi registreerimisel DHSis määrab dokumendi registreerija dokumendile
juurdepääsupiirangu (või jätab selle avalikuks kasutamiseks) eelkõige lähtudes
dokumendi sisust, sealjuures kasutades abiks ka liigitusskeemis sarjadele määratud
juurdepääsupiiranguid.
4.4. Juurdepääsupiiranguga dokumendi loomisel lisatakse sellele märge „ASUTUSE-
SISESEKS KASUTAMISEKS“, piirangu kehtestamise kuupäev, piirangu lõpp-
kuupäev, piirangu alus ja teabevaldaja nimetus (vt näidet Lisa 1 punkt 3.5). Märke teeb
ning selle dokumendile ja DHSi lisamise eest vastutab dokumendi looja või vastuvõtja.
5. Dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
5.1. Ameti üldisele e-posti aadressile ja ametisse paberkandjal saabunud dokumendid võtab
vastu arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist. Teenistuja e-posti
aadressile saabunud dokumendid võtab vastu teenistuja.
4 (10)
5.2. Dokumendi vastuvõtja kontrollib saabunud dokumendi adressaadi õigsust ning vajadusel
allkirjade ja märgitud lisade olemasolu. Puuduste esinemisel informeeritakse saatjat.
Valele adressaadile saabunud dokumentide osas, mis sisaldavad isikuandmeid, eriliigilisi
isikuandmeid või ärisaladust, soovitatakse õiget adressaati ning teavitatakse saatjat
dokumentide kustutamisest.
5.3. Saabunud paberdokumendile tehakse esimese lehekülje parema ääre vabale pinnale
saabumismärge, mis sisaldab ameti nime ja dokumendi saabumise kuupäeva.
5.4. Registreerimisele kuuluvad ameti töö seisukohast olulist informatsiooni sisaldavad
dokumendid, näiteks taotlused, otsused, käskkirjad, ettekirjutused, lepingud, ametlikud
kirjad, protokollid ja aktid.
5.5. Kõik saabunud, loodud ja väljasaadetavad registreerimisele kuuluvad dokumendid
hõlmatakse DHSi või ameti infosüsteemi, kus registreerib dokumendid arendus- ja
haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist või osakonna teenistuja, kellele see on
ülesandeks tehtud.
5.6. Teenistuja e-postile saabunud või väljasaadetavad dokumendid registreeritakse juhul, kui
need sisaldavad ameti töö seisukohalt olulist informatsiooni. Dokumentide DHSis
registreerimise eest vastutab teenistuja, registreerides dokumendid DHSis ise või
edastades need registreerimiseks.
5.7. Dokumendi registreerimiseks DHSis täidetakse registreerimisvormi metaandmed,
sealjuures määratakse juurdepääsupiirang ja lisatakse dokumendifail(id).
Paberdokumendid eelnevalt skaneeritakse. Registreerimisel genereeritakse dokumendile
registreerimiskuupäev ja viit (sarja tähis ja registreerimisnumber). Dokumentidele saab
DHSis luua omavahelisi seoseid. Kõik dokumendid registreeritakse ühekordselt.
5.8. Vastuskiri registreeritakse alati algatuskirja vastusena. Sama teemat käsitlevate
dokumentide puhul kasutatakse sama viita ja registreeritakse need dokumendi järjena.
6. Dokumentide täitmine ja täitmise tähtajad
6.1. Dokumendi registreerija edastab dokumendi DHSi kaudu asjaga tegelevale teenistujale
täitmiseks või struktuuriüksuse juhile täitja määramiseks.
6.2. Saabunud dokumentide vastamise tähtajad tulenevad õigusaktidest, lepingutest ja asja
algatavas dokumendis määratud tähtajast. Dokumentide üldine vastamise tähtaeg on 15
päeva. Teabenõudele vastatakse kohe või hiljemalt viie tööpäeva jooksul.
6.3. Dokumendi täitmise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumise päevale
järgnevast tööpäevast.
6.4. Täitmise tähtaega võib pikendada õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel,
teavitades sellest dokumendi saatjat.
5 (10)
6.5. Dokumendi tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see on täitmiseks määratud.
DHS saadab meeldetuletuse dokumendi täitmise kohta päev enne tähtaja saabumist ning
kui dokumenti tähtajaks ei täideta, siis iga päev kuni dokumendi täitmiseni.
6.6. Dokument loetakse täidetuks, kui dokumendi saatjale on vastatud või kui dokumendist
tulenevad toimingud on sooritatud ja asjaosalisi sellest teavitatud. Kui dokumendi
täitmine ei vaja eraldi vastusdokumendi koostamist, kirjutab dokumendi täitja DHSi
täitmismärke (nt vastatud suuliselt) ning seejärel märgib tööülesande täidetuks.
6.7. Tähtaegadest kinnipidamise tagamiseks teeb arendus- ja haldusosakonna
dokumendihalduse spetsialist kord kuus DHSist väljavõtte täitmata dokumentide kohta ja
edastab selle teabe dokumendi täitjale ja vajadusel tema vahetule juhile.
7. Dokumentide loomine ja vormistamise nõuded
7.1. Dokumendi koostab teenistuja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on ülesandeks
tehtud.
7.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja
võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
7.3. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik.
Dokumendi kasutamise hõlbustamiseks võib koostada sisukorra.
7.4. Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile, dokumendivormile või valgele lehele.
Dokument vormistatakse üldjuhul püstkirjas šriftiga Times New Roman tähesuurusega
12 ja põhireavahega. Ühe ja sama dokumendi vormistamiseks ei kasutata mitut eri šrifti,
üksteisest tunduvalt erinevaid kirja suurusi, erinevat reavahet, sõrendatud, paksu või
kaldkirja.
7.5. Dokumendi kohustuslikud elemendid on dokumendi andja, kuupäev, sisu ja allkirjastaja.
Lisaks kasutatakse dokumendiliigile omaseid elemente. Dokumendi elementide
vormistamine on toodud korra lisas 1 „Dokumendi elementide vormistamine“.
7.6. Peadirektori käskkirjaga kinnitatud korrad, juhendid, eeskirjad jms vaadatakse üle
vähemalt kord kolme aasta jooksul.
8. Dokumendiplangid ja dokumendivormid
8.1. Ametis kasutatakse riigiasutuste ühtse sümboolikaga planke (üld- ja kirjaplank).
Digitaalsed plangid on teenistujatele kättesaadavad MS Wordi dokumendimallide
kataloogis (Fail->Uus->Ühiskasutusega). Paberdokumentide korral kasutatakse
digitaalse must-valge riigivapiga plangi väljatrükki või arhiivipüsivast materjalist
värvilise riigivapiga paberplanki.
8.2. Üldplangile vormistatakse käskkirjad, protokollid ja load.
8.3. Kirjaplangile vormistatakse kirjad, aktid, otsused, ettekirjutused ja arved.
6 (10)
8.4. Dokumendivorm on plangil või valgel lehel osaliselt eeltäidetud tekstiga dokumendi
põhi. Üldkasutatavad dokumendivormid ja nende kasutamine kehtestatakse käskkirja või
tööjuhendiga.
8.5. Valgele lehele vormistatakse lepingud, memod jm asutusesisesed dokumendid.
9. Dokumendi kooskõlastamine
9.1. Kooskõlastamine on toiming, millega kooskõlastaja kinnitab oma pädevuse piires
dokumendi sisu õigsust ja sellega nõustumist.
9.2. Dokumente kooskõlastatakse elektrooniliselt DHSis, mõnes muus infosüsteemis (näiteks
e-arvekeskus, Riigitöötaja Iseteenindusportaal jms) või e-kirja teel.
9.3. Üldjuhul kooskõlastatakse dokumente järgmiselt:
dokumendi liik Kooskõlastajad üldkäskkiri eeskirjad ja korrad - Ravimiameti juhtkond
ametijuhend – teenistuskoha vahetu juht
teenistujate avaldused,
taotlused, deklaratsioonid jms teenistuja vahetu juht
tööjuhend struktuuriüksuste juhid, kes vastutavad tööjuhendiga
reguleeritud protsessi või selle osade toimimise eest või
osakonnajuhataja poolt määratud teenistujad, kelle töö
valdkonda tööjuhendiga reguleeritakse
muud dokumendid peadirektori või osakonnajuhataja poolt määratud teenistujad
*E-arvekeskuses ja Riigitöötaja Iseteenindusportaalis kooskõlastatavate dokumentide
menetlusringid on toodud Kuludokumentide kinnitamise korras.
9.4. Eelpool nimetamata dokumendid kooskõlastatakse vajadusel struktuuriüksuse juhiga,
kellele pannakse selle dokumendiga kohustusi või kelle töö valdkonda reguleeritakse.
9.5. Kui kooskõlastaja keeldub dokumenti kooskõlastamast, esitab ta keeldumise põhjuse ja
omapoolse parandusettepaneku. Viimase vaatab läbi dokumendi koostaja, kes vajadusel
viib parandused dokumenti ja edastab uuesti kooskõlastamiseks.
10. Dokumentide allkirjastamine ja väljasaatmine
10.1. Allkiri kinnitab dokumendi autentsust, usaldusväärsust ja terviklust. Allkiri antakse kas
omakäeliselt kirjutatult (nt isiku ees- ja perekonnanimi) või digitaalallkirjana.
Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal, kui seadusega
ei ole neid tagajärgi piiratud.
10.2. Digitaalsete dokumentide tõendamiseks kasutatakse Ravimiametis lisaks e-Templit ehk
digitembeldamist. E-Tempel kinnitab, et elektroonselt saadetud dokumendid või muu
info pärinevad Ravimiametist.
10.3. Ravimiametis on kasutusel krüpteerimisvahend, mis võimaldab tundlikku teavet
sisaldavaid dokumente krüpteerida või dekrüpteerida. Krüpteerimisvahendit haldab
arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist.
7 (10)
10.4. Teatud juhtudel, peamiselt välisriikidega suheldes, kasutatakse ka allkirja mehhaanilist
jäljendit (n-ö allkirja pilti), mis loetakse omakäelise allkirjaga võrdseks üksnes juhul, kui
selle kasutamine on käibes tavaline ja teine pool viivitamata ei nõua omakäelist allkirja.
10.5. Enne dokumentide allkirjastamist kontrollitakse, et failid ei sisaldaks avaldamisele
mittekuuluvat jääkteavet (kommentaarid, muudatuste ajalugu vm) ja vajadusel see
kustutatakse.
10.6. Dokumendid allkirjastatakse üldjuhul DHSis koos kõikide lisadega. Kui dokument
allkirjastatakse väljaspool DHSi, siis peab olema dokumendi fail eelnevalt viidud PDF-
vormingusse.
10.7. Allkirjastamise ja digitembeldamise õigused tulevad õigusaktidest (nt peadirektoril ja
peadirektori asetäitjal), peadirektori käskkirjadest (nt volituste andmise käskkiri) või
teenistujale määratud teenistusülesannetest. Igal teenistujal on õigus allkirjastada
dokumente oma teenistusülesannete piires.
10.8. Allkiri on kohustuslik, kui see on sätestatud õigusaktis ning kui dokumendiga võetakse
kohustusi või antakse õigusi.
10.9. Digitaalselt allkirjastatud dokumendid koos kaaskirjaga saadetakse välja DHSist. Kui
koostaja saadab registreerimisele kuuluva e-kirja välja oma e-posti aadressilt, vastutab ta
dokumendi DHSi hõlmamise ja registreerimise eest.
10.10. Posti ja kullerposti teel saadetavad dokumendid ja saadetised viib teenistuja välja
saatmiseks arendus- ja haldusosakonna sekretärile.
11. Dokumendi ärakiri ja koopia
11.1. Ärakiri on dokumendi sisu täielik taasesitamine. Koopia on dokumendi täpne jäljend, mis
vastab originaalile nii sisult kui vormilt. Dokumendi õigsust võib kinnitada ainult
originaaldokumendist tehtud ärakirjal või koopial.
11.2. Paberkandjal dokumendist ärakirja või koopia tegemiseks tehakse dokumendist
paljundusmasinaga valguskoopia ja see kinnitatakse kinnitusmärkega (vt punkti 11.4.)
või skaneeritakse dokument ja kinnitusmärge tehakse digitaalallkirja konteinerisse
resolutsiooni väljale.
11.3. Digitaalselt vormistatud ja allkirjastatud dokumendist tehakse ärakirja või koopiat harva,
eelistatakse saata uuesti originaaldokument. Kui siiski on vaja kinnitada, et tegemist on
ärakirja või koopiaga, siis lähtutakse punktis 11.2 toodud juhistest.
11.4. Koopia ja ärakirja esimese lehe paremale üles nurka tehakse märge KOOPIA ÕIGE/
ÄRAKIRI ÕIGE ja dokumendi viimasele lehele kinnitusmärge, mis koosneb dokumendi
õigsust kinnitavast tekstist koos lehekülgede arvuga, kuupäevast, kinnitaja ees- ja
perekonnanimest, ametinimetusest ning allkirjast ja pitserist (vt näidet Lisa 1 p 4.5).
8 (10)
11.5. Dokumendi koopiat või ärakirja võib kinnitada vastava valdkonna spetsialist või
dokumendihalduse spetsialist.
12. Pitsatid ja templid, nende hoidmine ja kasutamine
12.1. Ametis on kasutusel riigivapiga pitsatid, mille sõõri läbimõõt on 35 millimeetrit ja mille
keskel on väikese riigivapi kujutis. Sõõri ülemisel äärel on kiri „RAVIMIAMET“.
Värvipitsati pitser on sinist värvi. Lisaks kasutatakse reljeefpitsatit.
12.2. Värvipitsatit kasutatakse dokumentide ärakirjade ja koopiate ning personalidokumentide
kinnitamisel ja teistel vajalikel juhtudel. Reljeefpitsatit kasutatakse sisse- ja
väljaveolubadel. Pitsati kasutamisel peab pitser riivama dokumendi allkirja kahte viimast
tähte.
12.3. Pitsateid hoitakse lukustatud kapis. Rikutud ja kehtetud pitsatid hävitatakse ning selle
kohta koostatakse akt.
12.4. Asutuses kasutatakse templeid dokumendile kindlas vormis informatsiooni kandmiseks,
nt koopia õige, sisse tulnud, aadressi tempel jms.
13. Dokumentide liigitusskeemi koostamine ja dokumentidele säilitustähtaja määramine
13.1. Ametis loodud ja saadud dokumentide haldamiseks on koostatud ameti funktsioonide,
tegevuste ja tööprotsesside alusel dokumentide liigitusskeem, kus koondatakse ühte sarja
ühe või mitme tunnuse (dokumendiliik, sisu või teema, juurdepääsupiirangud jms) alusel
kokku kuuluvad dokumendid.
13.2. Liigitusskeem on aluseks dokumentide hõlmamisel ja registreerimisel DHSis ja muudes
infosüsteemides ning juurdepääsupiirangute määramisel.
13.3. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides dokumendiliigile
kindlaksmääratud säilitustähtajast, praktilisest vajadusest (faktide või tegevuse
tõestamiseks ning isikute õiguste kaitseks) ja asutuse tegevuse järjepidevuse tagamise
vajadusest. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta lõpust, lepingute puhul lepingu
lõppemise aastale järgnevast aastast. Üksteisega seotud ja/või ühes sarjas registreeritud
dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja
lõpetamise kuupäevast.
13.4. Juurdepääsupiirangud märgitakse liigitusskeemis sarjadele, kus enamus dokumente on
juurdepääsupiiranguga.
13.5. Liigitusskeem vaadatakse üle vastavalt vajadusele või vähemalt kord kolme aasta jooksul.
Kui muudatused puudutavad arhiiviväärtuslikuks hinnatud sarju, kooskõlastatakse
muudatused enne liigitusskeemi kehtestamist Rahvusarhiiviga.
9 (10)
14. Dokumentide hoidmine
14.1. Digitaaldokumente hoitakse DHSis, ameti infosüsteemis või võrgukettal sellises
vormingus, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud
säilitustähtaja jooksul.
14.2. Paberdokumente hoitakse vastavalt säilitustähtajale kas ameti kontoriruumides või
arhiivis kuni hävitamiseks eraldamiseni.
14.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide hoidmisel tuleb vältida kõrvaliste isikute
juurdepääsu dokumentidele.
15. Arhiivi haldamine
15.1. Asjaajamises suletud toimikud võtab arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse
spetsialist arvele arhiivi koosseisu ülevaates, mille koostamise aluseks on dokumentide
liigitusskeem. Arhiivi koosseisu ülevaadet peetakse digitaalselt Exceli tabelis, mis asub
S-kettal arendus- ja haldusosakonna kaustas.
15.2. Arhiivi koosseisu ülevaadet täiendatakse kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi
lõppu, s.o hiljemalt 1. aprilliks igal aastal.
15.3. Dokumente hoitakse ameti arhiivis alles autentsena ja kasutatavana kuni säilitustähtaja
lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Pärast säilitustähtaja möödumist dokumendid
hävitatakse. Dokumentide säilitamisel lähtutakse arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas
toodud nõuetest.
15.4. Üle kümneaastase säilitustähtajaga paberdokumendid korrastatakse ning paigutatakse
ameti arhiiviruumi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist.
15.5. Ameti arhiiviruum on lukustatud ning sinna on piiratud ligipääs. Teenistujal on õigus
laenutada arhiivist dokumente ajutiseks kasutamiseks. Ameti arhiiviruumi võtme
kasutuse registreerib arendus- ja haldusosakonna sekretär ning dokumentide laenutamise
sama osakonna dokumendihalduse spetsialist.
15.6. Dokumentide ja arhivaalide kaitseks, päästmiseks ja taastamiseks ohuolukordades on
juhised ameti toimepidevuse tagamise korras.
15.7. Amet annab arhiiviväärtusega dokumendid üle Rahvusarhiivi hiljemalt 10 aastat pärast
dokumendi loomist või saamist, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks.
Üleandmine toimub arhiiviseaduse ja arhiivieeskirjaga ettenähtud korras.
15.8. Arhivaalide üleandmiseks eraldamiseni peab hoidma neid arhiivi koosseisu ülevaatega
vastavuses. Arhivaalide üleandmise korral tehakse märge koosseisu ülevaatesse koos
viitega üleandmis-vastuvõtmisaktile.
10 (10)
16. Dokumentide hävitamine
16.1. Hävitamisele kuuluvad dokumendid ja muu teave, mille säilitustähtaeg on möödunud,
kasutamise vajadus lõppenud ning millele avalik arhiiv pole andnud arhiiviväärtust.
16.2. Dokumentide hävitamise kohta koostatakse hävitamisakt, mis kooskõlastatakse selle
osakonna juhataja või valdkonna juhiga, kelle vastutusalasse hävitatav teave kuulub.
Hävitamisakti allkirjastab peadirektor. Dokumentide hävitamist korraldab arendus- ja
haldusosakonna dokumendihalduse spetsialist.
16.3. Teenistujate tööarvutites, võrguketastel ja muudes hoiukohtades olevad digitaalsed ja
paberkandjal asja lahendamise käigus kogutud koopiad, dokumendi mustandid jms
hävitab teenistuja jooksvalt mõistliku aja jooksul, kui nende vajadus tööks kasutamiseks
on möödunud.
17. Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine
17.1. Asjaajamine, st teenistuja lahendamisel olevad ülesanded ja dokumendid, antakse üle
teenistuja töö- või teenistussuhte lõppemisel või pikaajalisel peatumisel (rohkem kui 3
kuud) hiljemalt teenistusest või töölt lahkumise päevaks teenistuja vahetule juhile.
17.2. Asjaajamine antakse üle DHSi töövoos, kus näidatakse ära üle antavad dokumendid ja
pooleliolevad tööd. Vajadusel koostatakse akt paberil.
KÄSKKIRI
veebruar 2025 nr 17
Dokumendihalduse korra kinnitamine
Vabariigi Valitsuse seaduse § 74 lõike 1, Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88
„Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 3 lõike 3 ja sotsiaalministri 11. oktoobri 2005.
a määruse nr 105 „Ravimiameti põhimäärus“ § 7 punktide 11 ja 13 alusel
1. Kinnitan Ravimiameti dokumendihalduse korra koos lisadega.
2. Tunnistan kehtetuks Ravimiameti peadirektori 30. detsembri 2021. a käskkirja nr 34
„Dokumendihalduse korra kinnitamine“.
3. Arendus- ja haldusosakonna dokumendihalduse spetsialistil teha käskkiri Ravimiameti
ametnikele ja töötajatele teatavaks dokumendihaldussüsteemi kaudu.
Vaide käskkirjale saab esitada peadirektorile 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks
tegemisest vastavalt haldusmenetluse seaduse § 71 lõikele 1 ja §-le 75. Kui ametnik või töötaja
soovib käskkirja vaidlustada halduskohtus, võib ta vastavalt halduskohtumenetluse seadustiku
§ 7 lõikele 1 ja § 46 lõikele 1 esitada kaebuse käskkirja peale Tartu Halduskohtule või oma
teenistuskoha järgi Tallinna Halduskohtule 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks
tegemisest.
(allkirjastatud digitaalselt)
Katrin Kiisk
Peadirektor
Kärolin Jenas