Leping

Tugiteenuste osutamise kokkuleppe lisa

Lisa 1

Finantsarvestuse toimemudel

(Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestusega (v.a palgaarvestus) seotud tegevuste nimekiri)

Asutus - Rahandusministeerium ja ministeeriumi valitsemisala asutused

Keskus - Riigi Tugiteenuste Keskuse finantsarvestuse osakonna Rahandusministeeriumi valitsemisala talitus

PTO - Riigi Tugiteenuste Keskuse personaliteenuste osakonna I personali- ja palgaarvestuse talitus

Valitsemisala pearaamatupidaja - Keskuse pearaamatupidaja

Kulujuht - kulujuht, volitatud isik või projektijuht asutuse eelarve- ja kulujuhtimise korra mõistes

Finantstöötaja - asutuse kontaktisik, kelle ülesandeks on kulujuhtide aktsepteeritud kuludokumentide ja info edastamine Keskusele. Maksu- ja Tolliameti, Statistikaameti,

Riigi Tugiteenuste Keskuse ja Rahapesu Andmebüroo puhul täidab finantstöötaja rolli Keskuse raamatupidaja. Rahandusministeeriumi puhul täidab

Keskuse raamatupidaja finantstöötaja rolli ainult e-arvete menetlemisel eAK-s.

Teenistuja - ametnik või töötaja

RM - Rahandusministeerium

MTA - Maksu- ja Tolliamet

SA - Statistikaamet

RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus

RMIT - Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RAB - Rahapesu Andmebüroo

RTK ISO - Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond

RM FO - Rahandusministeeriumi strateegia- ja finantsosakond

eAK - e-arvete menetluse infosüsteem, mida RTK vahendusel pakutakse riigiasutustele arvete menetlemiseks

RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal

DHS - asutuse dokumendihaldussüsteem

SAP - majandustarkvara, milles peetakse asutuste raamatupidamisarvestust

BO - SAP BusinessObjects aruandluskeskkond

SFOS - riigi keskne toetuste infosüsteem

Menetlusring - DHS-s, eAKs või RTIP-s määratud järjekord dokumendi kontrollimiseks ja kinnitamiseks. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse töötaja.

Üldeeskiri - Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend

Keskuse üldmeili aadress on [email protected]

Tegevuse nimetus Keskus Asutus Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg

1. Üldine dokumenteerimise korraldamine

1.1 Majandustehingute algdokumentide

edastamine

X X

Algdokumendid raamatupidamise tähenduses registreeritakse asutuse DHS-is, eAK-s või RTIP-s,

läbivad menetlusringi, kus viimaseks kooskõlastajaks/tööülesande saajaks on Keskus, kes pärast

andmete SAP-i sisestamist lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje

numbri (kui see ei teki andmevahetuse käigus automaatselt).

Kõik dokumendid, mille alusel tehakse raamatupidamiskirjed SAP-i, edastatakse DHS-i, eAK, RTI-Pi

kaudu või Keskuse üldmeili aadressile, et oleks jälgitav dokumendi liikumine, sellega tehtud

toimingud ja aeg. Vajadusel täiendavate/täpsustavate andmete päringud Keskuse ja finantstöötaja

vahel kajastatakse dokumendi menetlusringi kommentaaride väljadel.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

1.2 Majandustehingute dokumentide säilimise

tagamine

X X X

RMIT vastutab valitsemisalas (v.a RM-is ja RTK-s) kasutusel oleva DHS-i dokumentide säilimise

eest. Registrite ja Infosüsteemide Keskus vastutab RM-is ja RTK-s kasutusel oleva DHS-i

dokumentide säilimise eest.

RTK vastutab SAP-is, eAK-s ja RTIP-is registreeritud andmete ja Keskuse üldmeilile saadetud

dokumentide säilimise eest.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

2. Eelarve liigendamine ja selle täitmise jälgimine

2.1. Kuluarvestussüsteem

2.1.1 Eelarveüksused, projektid, tulu- ja

kuluüksused, kuluobjektid, muud

juhtimisaruandluseks vajalikud

arvestusobjektid X X

Arvestades SAP-i funktsionaalsust, töötab asutus majandusaasta kohta välja kuluarvestussüsteemi,

mis sisaldab eelarveüksuste, kuluüksuste, eelarveklassifikaatorite/kontode, projektide jm

arvestusobjektide registrit ning nende kasutamist erinevate kontode juures. Asutus saadab

Keskusele arvestusobjekti loomise tellimuse Keskuse üldmeili aadressile. Keskus koostöös RTK

ISO-ga loob koodid ja teavitab sellest asutust e-posti teel.

RTK ja RAB kuluarvestussüsteemi koostamise ja arvestusobjektide tellimise korraldab RM FO

koostöös asutusega.

esimesel võimalusel

2.2. Eelarve

2.2.1 Eelarve koostamine

X X

Asutus koostab eelarve vastavalt RM riigieelarve osakonna ja RM FO suunistele ja korraldustele.

RTK ja RAB jooksva aasta eelarve koostamise ja muutmised korraldab RM FO koostöös

asutustega. Lähtudes Asutuses kehtivatest

reeglitest

2.2.2 Riigieelarve limiitide koostamine ja

muutmine X X

Asutus teeb ettepaneku riigieelarve limiitide saamiseks ja nende muutmiseks kooskõlas Riigieelarve

seaduse ja selle rakendusaktidega, vastavalt RM FO suunistele, kasutades SAPi arvestusobjekte.

RM FO vastutab eelarve jaotuse eest eelarve infosüsteemis, mille kaudu RM riigieelarve osakond

saadab riigieelarve limiiidid RTK-le SAP-i sisestamiseks.

Riigieelarve kinnitamise

protsessi kohaselt

2.2.3 Välistoetuste ja nendega seotud

kaasfinantseerimise eelarve (vahendid

laekuvad peale kulude tegemist)

X X

Välistoetuste ja kaasfinantseerimise eelarved sisestab SAP-i RTK finantsarvestuse osakonna

riigiarvestuse spetsialist.

Asutus kooskõlastab uue välistoetuse koodi enne SAP-is loomist RM FO-ga.

Toetuste, mida menetletakse SFOS-is ja mida kajastatakse grandi koodidega 1-5, eelarverea

avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse

spetsialistile e-kirja teel. RM FO peaspetsialist lisatakse e-kirja koopiasse teadmiseks. Vahendaja

konto läheb miinusesse tehtud kulude ulatuses (täiendavaid toiminguid pole vaja teha).

Otselaekuvate välistoetuste (SAP-is grandi kood algusega 9), mis on vastava aasta riigieelarves

planeeritud, eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse RM FO peaspetsialistile e-kirja

teel. Esmakordsel avamisel tuleb lisada ka välistoetuse leping. RM FO edastab kontrollitud vormi

RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile eelarverea avamiseks.

Otselaekuvate välistoetuste (SAP-is grandi kood algusega 9), mis ei ole vastava aasta riigieelarves

planeeritud, eelarverea avamiseks esitab asutus vormil 7 taotluse ja välistoetuse lepingu koos

asutuse juhi allkirjastatud kaaskirjaga DHS-i kaudu RM FO-le. RM FO edastab kontrollitud vormi RM

riigieelarve osakonna välisvahendite tiimi spetsialistile, kes annab riigieelarve seaduses nõutud RM

nõusoleku ja saadab taotluse e-maili teel edasi menetlemiseks RTK finantsarvestuse osakonna

riigiarvestuse spetsialistile (koopia RM-ile).

vastavalt vajadusele

2.2.4 Välistoetuste ja nendega seotud

kaasfinantseerimise eelarve (ettemakse

korral) X X

Ettemaksena laekunud toetuse korral saadab asutus taotluse eelarve avamiseks RTK

finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialistile e-posti teel, kes sisestab ja avab eelarve SAP-

is. vastavalt vajadusele

2.2.5 Kuluüksuste, kulukohtade ja projektide

eelarve koostamine ja muutmine X X

Asutus koostab vajadusel eelarve kuluüksuste, kulukohtade või projektide lõikes ning saadab info

Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab eelarve ja selle muudatused SAP-i. vastavalt vajadusele

2.2.6 Eelarve ja eelarve muudatuste esitamine

Keskusele X X

RM FO analüütik saadab ministrite kinnitatud eelarve ja selle muudatused Keskuse üldmeili

aadressile. esimesel võimalusel

2.2.7 Eelarve sisestamine SAPi

X X X

Riigieelarve limiitide sisestamise eest SAPi vastutab RTK riigiarvestuse töötaja. Muud eelarved

sisestab SAPi Keskus.

Toetustele sisestatud eelarve vabastab RTK riigiarvestuse töötaja. Muude tuludest sõltuvate kulude

automaatse eelarve avamise eest vastutab Keskus, arvestades kehtivat seadusandlust. RTK, sh Keskus kahe tööpäeva

jooksul eelarve saamisest

2.2.8 Eelarve limiitide jälgimine

X

Asutus jälgib eelarvet ja selle täitmist SAP BO aruandluse kaudu. Asutus vastutab eelarve piisavuse

eest tehingute kajastamiseks. Jooksvalt

2.3. Eelarve täitmise aruandlus

2.3.1 Eelarve täitmise aruandlus BO-s

X X

Asutus saab jooksvalt ülevaate eelarvete täitmisest BO kaudu. Keskus vastutab eelarve täitmise

aruandluse eest, teostades võrdlused SAP-i aruandluse ja BO andmete vahel. Eelarve täitmise

aruande majandusliku sisu õigsuse eest vastutab asutus. jooksvalt

2.3.2 Eelarve täitmise aruandluse jälgimine,

korrigeerimised ja muu infovahetus

X X

Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja pöördub küsimuste korral Keskuse poole selgituste

saamiseks. Korrigeerimisi vajavate tehingute puhul edastab asutus Keskusele kulude

ümbertõstmise teatise DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus sisestab kanded SAP-i

ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri.

esimesel võimalusel, üldjuhul 2

tööpäeva jooksul

3. Ostutoimingud ja toetuste (eraldiste) andmine

3.1. Tarnijate register

3.1.1 Uue tarnija sisestamine

X

Ostuarve saabumisel kontrollib eAK tarnija olemasolu SAP andmebaasis ning vajadusel luuakse

uus tarnija kood SAP-i automaatselt.

Keskus kontrollib tarnija koodi olemasolu DHS või RTIP toimingute puhul. esimesel võimalusel

3.1.2 Olemasoleva tarnija andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui tarnija on asutusele teada andnud oma nime või kontaktandmete muutmisest, tegevuse

lõppemisest jms, teavitab asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni Keskuse

üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. esimesel võimalusel

3.2. Ostuarved

3.2.1. Arvete kontrollimine tellija poolt

3.2.1.1 Arve vastuvõtmine tarnijalt ja edastamine

eAK-sse digitaliseerimiseks X X

Hankijad saadavad e-arved otse eAK-sse. Finantstöötaja või asutuse teenistuja edastab asutusele

välismaiste hankijate poolt saadetud arved pdf-formaadis asutuse eAK-s avatud e-posti aadressile

digitaliseerimiseks. esimesel võimalusel

3.2.1.2 eAK-s digitaliseeritud arvete juurde

manusena lisade lisamine X X

Finantstöötaja või asutuse teenistuja lisab vajadusel eAK-s digitaliseeritud arvete juurde manusena

saatelehed, aktid jm arvetele lisatud dokumendid. Dokumente võib eAK-sse lisada ka viitena DHS-is

asuvale aktile, lepingule vms. esimesel võimalusel

3.2.1.3 Arve sisu kontrollimine ja eAK-s arve

kinnitamine X X

Finantstöötaja või asutuse teenistuja konteerib arve eAK-s ning suunab menetlusringile vastavalt

asutuses kehtivale kulude juhtimise korrale. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.2.1.4 Arve kinnitamine finantstöötaja poolt ja

Keskusele edastamine

X X

Kulujuhi lisatud selgituste põhjal lisab finantstöötaja konteeringuaknas vajalikud koodid, vajadusel

küsib täiendavat informatsiooni ja kinnitab arve eAK-s, arve viimane kinnitaja peab olema Keskuse

raamatupidaja.

RMIT-is kulujuht kinnitab konteeringu õigsust ning annab sellega loa arve tasumiseks, arve viimane

kinnitaja on Keskuse raamatupidaja.

Asutus vastutab Keskusele edastatud arve konteeringu õigsuse eest.

arved peavad Keskusesse

jõudma üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne maksetähtaega

3.2.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine ostuarvete registris

3.2.2.1 Asutuse saadetud arve vastuvõtmine,

kinnitamine ja sisestamine SAP ostuarvete

registrisse X

Keskus kontrollib eAK-s arve konteeringureale lisatud käibemaksukoodi, arve tasumise kuupäeva,

visuaalselt konteeringu õigsust ning kinnitab arve eAK-s. eAK ekspordib kinnitatud arve SAP-i.

Keskus vaatab SAP-i imporditud arve üle, lisab vajadusel koodid (TP kood, rahavoo kood) ja

postitab arve SAP-i.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.2.2.2 Täiendavate dokumentide või täiendava

informatsiooni nõude või paranduse nõude

esitamine asutusele puuduste korral X

Vajadusel esitab Keskus finantstöötajale või asutuse teenistujale nõude täiendavate dokumentide

või informatsiooni kohta e-maili teel. Vigase konteeringu puhul saadab Keskus arve eAK-s

finantstöötajale/asutusele tagasi, kirjutades tagasisaatmise põhjuse kommentaari väljale. esimesel võimalusel

3.3. Lähetused (sh pikaajalised lähetused)

3.3.1. Lähetuste menetlemine DHS-is (MTA)

3.3.1.1 Lähetuse esildis-korralduse koostamine

(koos avansi taotlemisega) ja

kooskõlastamine DHS-is X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuse esildis-korralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt

MTA lähetuste korrale. avansiga esildis-korraldused

tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne lähetuse algust

3.3.1.2 Lähetuse esildis-korralduse alusel avansi

sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab andmed avansi ülekandmiseks SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse

SAP-i raamatupidamiskirje numbri. menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja

kooskõlastamine DHS-is, deebet- või

krediitkaardiga tasutud lähetuskulud X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt MTA lähetuste korrale DHS-is.

Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks

vajalikud koodid DHS-is.

Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud

asutuse deebet- või krediitkaardiga.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.3.1.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i, lähetuskulude

hüvitamine X

Keskus kontrollib DHS-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele,

kinnitades oma allkirjaga andmete vastavust eeskirja nõuetele. Keskus lisab dokumendi

kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i raamatupidamiskirje numbri.

Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud avanssi, seotakse SAP-is lähetuskulud avansiga ning

vajadusel hüvitatakse lähetusega seotud kulud lähetatu pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.5 Toetuste saamisega seotud nõuete

sisestamine (lähetuskulude katteks) X

Keskus sisestab nõuded Euroopa Komisjoni (ja teiste institutsioonide) vastu SAP-i vastavalt asutuse

edastatud informatsioonile. menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.1.6 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi

jäägist X

Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest. kohe pärast lähetuskulude

aruande sisestamist SAP-i

3.3.1.7 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Finantstöötaja jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.3.2. Lähetuste menetlemine RTIP-is

3.3.2.1 Lähetuskorralduse koostamine (koos

avansi taotlemisega), kooskõlastamine ja

Keskusele edastamine RTIP-is X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskorralduse (koos avansi taotlemisega) vastavalt oma

asutuse lähetuste korrale. avansiga lähetuskorraldused

tuleb esitada üldjuhul hiljemalt 3

tööpäeva enne lähetuse algust

3.3.2.2 Lähetuskorralduse vastuvõtmine ja avansi

sisestamine SAP-i X

Keskus kinnitab avansi taotlusega lähetuskorralduse RTIP-is. RTIP ekspordib kinnitatud

lähetuskorralduse SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is ning kannab avansi lähetatu

pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.2.3 Lähetuskulude aruande koostamine ja

kooskõlastamine RTIP-is, deebet- või

krediitkaardiga tasutud lähetuskulud

X X

Lähetatu koostab ja kooskõlastab lähetuskulude aruande vastavalt oma asutuse lähetuste korrale

RTIP-is. Algdokumendid skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruande konteeringuaknas vajalikud koodid ja kulude

hüvitaja koodi. RMIT-is lisab vajalikud koodid kulujuht.

Lähetatu on kohustatud tegema lähetuskulude aruandele märke, kui lähetuskulude eest oli tasutud

asutuse deebet- või krediitkaardiga.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.3.2.4 Lähetuskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i, lähetuskulude

hüvitamine X

Keskus kontrollib RTIP-is esitatud aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele

ja kinnitab aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-

is, seob SAP-is lähetuskulud avansiga ning vajadusel hüvitab lähetusega seotud kulud lähetatu

pangakontole.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.3.2.5 Lähetatu teavitamine kasutamata avansi

jäägist X X

Finantstöötaja teavitab lähetatut tagasimakse kohustusest.

RMIT-is teavitab lähetatut kulujuht.

kohe pärast lähetuskulude

aruande sisestamist SAP-i

3.3.2.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.4. Majanduskulud ja muud teenistujatele tasutavad hüvitised

3.4.1. Majanduskulud

3.4.1.1 Käskkirja/taotluse ja informatsiooni

pangakaardi avamise kohta edastamine

Keskusele X

Asutus edastab majanduskulude avansi saajate käskkirja/taotluse RTIP-is ja informatsiooni deebet-

või krediitkaardi avamise kohta Keskuse üldmeili aadressile. esimesel võimalusel

3.4.1.2 Majanduskulude avansi käskkirja/taotluse

vastuvõtmine, avansi sisestamine SAP-i ja

ülekandmine X

Käskkiri/taotlus on aluseks aruandvale isikule avansi maksmisel. Keskus sisestab avansi SAP-i ning

teeb ülekande aruandva isiku pangakontole. käskkirjas/taotluses märgitud

tähtajal

3.4.1.3 Majanduskulude aruande koostamine,

kooskõlastamine ja Keskusele

edastamine, deebet- või krediitkaardiga

tasutud majanduskulud X

Aruandev isik koostab ja kooskõlastab majanduskulude aruande RTIP-is. Algdokumendid

skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

Menetlusringis osalev finantstöötaja lisab kuluaruandele vajalikud selgitused ja konteerimiseks

vajalikud koodid ning edastab aruande Keskusele RTIP-is.

Asutus on kohustatud tegema majanduskulude aruandele märke, kui majanduskulude eest oli

tasutud asutuse deebet- või krediitkaardiga.

deebetkaardi kasutamise puhul

hiljemalt järgmise tööpäeva

jooksul, avansi saamise puhul

hiljemalt järgneva kuu 5.

tööpäevaks

3.4.1.4 Majanduskulude aruande vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i X

Keskus kontrollib aruande vastavust valitsemisala sise-eeskirjas esitatud nõuetele ja kinnitab

aruande. RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i, Keskus teeb vajalikud toimingud SAP-is. Kui

aruandev isik on saanud avanssi, seob Keskus SAP-is majanduskulud avansiga.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.4.1.5 Majanduskulude hüvitamine

X

Majanduskulud hüvitatakse teenistuja pangakontole pärast korrektselt kinnitatud kuluaruande

esitamist, kui aruandev isik pole eelnevalt avanssi saanud. Majandusavansi olemasolul tehakse

tasaarveldus ning vajadusel hüvitatakse kulud, jääk kuulub aruandva isiku poolt tagastamisele RM e-

riigikassa kontole (v.a aruandekohustuslased, kellele on asutuse juhi käskkirjaga antud õigus

kasutada avanssi järgnevate majanduskulude katteks).

hiljemalt kolme tööpäeva jooksul

pärast aruande saabumist

3.4.1.6 Avansi jäägi tagasinõude laekumise

jälgimine X

Keskus jälgib avansi jäägi tagasinõude laekumist e-riigikassa kontole. jooksvalt

3.4.2. Muud teenistujatele makstavad hüvitised

3.4.2.1 Oma teenistujatele maksmisele kuuluvate

hüvitiste vormistamine ja kooskõlastamine

X

Teenistuja esitab taotluse kulude hüvitamiseks RTIP-is. Finantstöötaja või kulujuht lisab vajalikud

selgitused ja konteerimiseks vajalikud koodid.

Hüvitatavad kulud on näiteks parkimine, prillihüvitis jne.

SA küsitlejate isikliku sõiduauto kasutamise kompensatsiooni taotlused ning MTA uurimisosakonna

kulu hüvitamise taotlused (nt relvaloa saamiseks vajaliku arstitõendi saamise kulu jms) esitatakse

DHS-is.

vastavalt asutuses kehtivale

korrale

3.4.2.2 Hüvitise algdokumendi aktsepteerimine

finantstöötaja poolt X X

Finantstöötaja kirjutab konteerimiseks vajalikud koodid, aktsepteerib korrektselt kinnitatud taotluse

RTIP-is või DHS-is. esimesel võimalusel

3.4.2.3 Oma teenistujatele hüvitamisele kuuluvate

kulude algdokumentide vastuvõtmine,

sisestamine SAP-i X

Keskus kontrollib dokumendi vastavust käskkirjadele/korraldustele ja valitsemisala sise-eeskirjas

esitatud nõuetele.

RTIP ekspordib kinnitatud aruande SAP-i. Keskus sisestab DHS-i kaudu saadetud taotlused SAP-i.

menetlusringi läbinud dokument

kantakse SAP-i hiljemalt

saabumisele järgneva tööpäeva

lõpuks

3.5. Muud ostuarvete registris kajastatavad väljamaksed

3.5.1 Muude maksmisele kuuluvate

dokumentide vormistamine,

kooskõlastamine ja saatmine Keskusele

X X

Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktides 3.4.2.1 ja 3.4.2.2).

Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, skaneeritakse saabunud dokument DHS-

i või RTIP-i. Dokument kooskõlastatakse kulujuhi ja finantstöötaja poolt ning edastatakse DHS-i või

RTIP-i kaudu Keskusele.

Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on näiteks kohtuotsuse alusel hüvitamisele kuuluvad

nõuded, õppelaenu riigitagatis, maamaks, riigilõivud jne.

esimesel võimalusel

3.5.2 Muude maksmisele kuuluvate

dokumentide vastuvõtmine, sisestamine ja

ülekandmine X

Kui kulu algatajaks on teenistuja, siis viiakse läbi protseduur nagu punktis 3.4.2.3.

Kui maksmisele kuuluv dokument saabub asutuse tarnijalt, kontrollib Keskus dokumendi vastavust

valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirjas esitatud nõuetele. RTIP ekspordib maksekorralduse

SAP-i või Keskus sisestab andmed SAP-i.

esimesel võimalusel

3.6. Antud toetused

3.6.1 Toetuse kasutamise aruannete

menetlemine Asutuses või Asutuse

volitatud rakendusüksuses X X

Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus saab toetuse saajalt toetuse kasutamise

kohta aruande ja kontrollib selle. Vajadusel koostab Asutus või rakendusüksus tagasinõude. Jooksvalt aruannete saabumisel

3.6.2 Toetuse kasutamise aruannete saatmine

Keskusele, kui toetuste menetlemine ei

toimu SFOSis X

Asutus esitab toetuse kasutamise aruanded ja tagasinõuded Keskusele DHS-i kaudu. Keskus lisab

arvestusobjektid lähtudes Asutuse kulujuhtimise korrast. Peale aruannete kontrollimist

jooksvalt

3.6.3 Antud toetuse kulude kajastamine, kui

toetuse menetlemine ei toimu SFOSis

X

Keskus kontrollib saadud projektitoetuse kasutamise aruandes kajastatud kulude vastavust

ettemaksele ja probleemide ilmnemise korral informeerib sellest Asutust. Toetuse ettemaks

kantakse aruande alusel kuludesse toetuse kasutamise lõppkuupäevaga või toetus kajastatakse

kulu ja kohustisena ning makstakse välja lähtudes maksetähtpäevast.

Kui toetus antakse tegevustoetusena, esitab Asutus Keskuse tegevustoetuse väljamaksmiseks

alusdokumendi DHS-i kaudu. Keskus kannab toetuse saajale ja kajastab selle kassapõhiselt kuluna.

2 tööpäeva jooksul aruande

jõudmisest Keskusesse

3.6.4 Antud toetuse arvestus ja väljamaksed

SFOSist saadud maksekorralduste alusel

X

Keskus kontrollib SFOSist SAPi imporditud maksekorralduste vastavust SAP BO maksekorralduste

aruandega SF109, kajastab toetuste kulu ja kohustised SAPis ja teeb makse maksetähtpäeval.

Ettemakse tüüpi maksekorraldustele koostab ettemakse dokumendi. Maksmiseks blokeeritud

maksekorralduste korral selgitab SAP BO aruannete alusel blokeerimise põhjuse ja sulgeb kohustise

õige ettemakse või tagasinõudega.

Enne kell 15.00 saabunud

maksekorraldused samal

tööpäeval, ülejäänud järgmisel

tööpäeval, blokeeringud

suletakse hiljemalt järgmisel

tööpäeval, kui nendega ei ole

probleeme

3.6.5 Toetuste väljamaksmine, kui neid ei

menetleta SFOSis X

Keskus kontrollib toetuse saaja varasemate lepingutega seotud jääke, vajadusel informeerib sellest

Asutust ning teeb makse lepingus märgitud summas ja maksetähtajaks, kajastades selle kas

kuludes (tegevustoetus) või ettemaksena (projektitoetus).

Lepingus või maksekorralduses

märgitud maksetähtajal

3.6.6 Tagasinõuete koostamine

X X

Asutus või Asutuse poolt volitatud toetuste rakendusüksus koostab tagasinõude. Kui toetust ei

menetleta SFOSis, saadab Asutus tagasinõude dokumendi Keskusele DHSi või e-posti kaudu. Vajadusel

3.6.7 Tagasinõuete kajastamine X

Keskus kajastab DHSi või e-posti teel saadud tagasinõude või postitab SFOSist imporditud

tagasinõude. Hiljemalt järgmisel tööpäeval

3.6.8 Laekumiste kajastamine

X X X

Vajaduse korral Keskus teavitab Asutust või Asutuse volitatud rakendusüksust laekumisest ja jääb

ootama infot, kuidas laekumist kajastada. Asutus või rakendusüksus saadab Keskusele info

laekumise kajastamiseks, sh selle jagunemisest põhiosaks, intressideks ja viivisteks. Keskus

kajastab laekumise. Kui toetuse detailne arvestus on SFOSis, kajastab Asutus või rakendusüksus

laekumise selles infosüsteemis.

Keskus teavitab laekumisest ja

kajastab laekumise hiljemalt

järgmisel tööpäeval info

saamisest. Asutus või

rakendusüksus saadab info 5

tööpäeva jooksul.

4. Tulud ja kulude hüvitamise toimingud

4.1. Iseseisvad tulude arvestuse infosüsteemid

4.1.1 MKR Infosüsteemi koondkannete

koostamine, aktsepteerimine ja

sisestamine SAP-i X

MTA: Riigi tulude arvestuseks kasutatakse infosüsteemi MKR (maksukohustuslase register). MKR

andmete SAP-i importimise kord on kinnitatud riigi tulude ja tagatiste arvepidamise korraga (TAK). kord kuus

4.2. Riigilõivud

4.2.1 Riigilõivude laekumiste kajastamine X

Keskus kajastab riigilõivu laekumise tuluna kord kuus koondkandena. üks kord kuus, kuu viimase

päevaga

4.2.2 Riigilõivu tagastamise otsuse saatmine

Keskusele X

Asutus edastab riigilõivu tagastamise otsuse Keskusele DHS-i kaudu. vastavalt vajadusele

4.2.3 Riigilõivu tagastamise otsuse vastuvõtmine

ja riigilõivu tagastamine X

Keskus võtab tagastamise otsuse vastu ja kannab riigilõivu tagasi. 3 tööpäeva jooksul

4.3. Trahvid

4.3.1 Määratud trahvide kohta teatise

edastamine Keskusele X

Finantstöötaja või asutus edastab vabas vormis teatise määratud trahvide kohta Keskuse üldmeili

aadressile (v.a MTA trahvid, mille haldamine toimub MKR-is). vähemalt kord kuus

4.3.2 Määratud trahvide kohta teatise

vastuvõtmine, trahvinõuete sisestamine

SAP-i X

Keskus võtab teatise vastu ja sisestab trahvinõuded SAP-i.

3 tööpäeva jooksul

4.3.3 Enammakstud summa tagastamise

otsustamine ja informatsiooni edastamine

Keskusele X

Asutus teeb vajadusel otsuse enammakstud summa tagastamiseks. Finantstöötaja või asutus

edastab vastava otsuse Keskusele DHS-i kaudu. vastavalt vajadusele

4.3.4 Enammakstud summa tagastamine X Keskus kannab enammakstud summa tagasi. 3 tööpäeva jooksul

4.4. Sunniraha (SA, RAB)

4.4.1 Sunniraha toimingute kohta teatise

edastamine Keskusele x

SA, RAB: asutus edastab teatise sunniraha täitenõuete kohta Keskusele DHS-i kaudu või e-posti

teel. vastavalt vajadusele

4.4.2 Sunniraha toimingute kohta teatise

vastuvõtmine ja tulu kajastamine x

Keskus võtab teatise vastu.

Keskus sisestab sunniraha laekumise ja tulu SAP-i kassapõhiselt. esimesel võimalusel

4.5. Klientide register

4.5.1 Uue kliendi sisestamine

X

Klientidega seotud dokumentide saabumisel kontrollib Keskus kliendi olemasolu SAP-s ja sisestab

vajadusel uue kliendi andmed SAP-i. esimesel võimalusel

4.5.2 Olemasoleva kliendi andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui klient on asutusele teada andnud oma tegevuse lõppemisest, nime või kontaktandmete

muutmisest jms, teavitab finantstöötaja või asutus sellest Keskust, edastades vajaliku informatsiooni

Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb vajalikud muudatused SAP-is. esimesel võimalusel

4.6. Müügiarvete (k.a ettemaksu- ja kreeditarve) esitamine

4.6.1. Müügiarve koostamise aluseks olev informatsioon

4.6.1.1 Müügiarvete koostamise aluseks olevate

dokumentide edastamine Keskusele X X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik saadab teatise vastavalt vormile nr 1 Keskusele DHS-i kaudu

või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus võtab teatise vastu.

MTA, RTK, RAB: asutus saadab info arve koostamise kohta DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili

aadressile.

hiljemalt 3 tööpäeva enne arve

väljastamise tähtaega

4.6.2. Müügiarve koostamine ja väljastamine

4.6.2.1 Müügiarve koostamine X

Keskus sisestab arve koostamiseks vajalikud andmed SAP-i. kord päevas

4.6.2.2 Arvete saatmine klientidele X

Keskus saadab müügiarve e-arvena või pdf-failina e-maili teel. esimesel võimalusel

4.7. Saadud toetused

4.7.1. Tegevused toetuste saamiseks ja kajastamiseks

4.7.1.1 Toetuste saamiseks vajalike dokumentide

koostamine ja aktsepteerimine X

Asutus koostab ja aktsepteerib toetuse saamiseks vajalikud dokumendid ning edastab need

finantstöötajale. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

4.7.1.2 Informatsiooni esitamine Keskusele X X

Finantstöötaja või asutus edastab informatsiooni vastavalt vormile nr 2 toetuse saamise kohta DHS-

is või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus võtab teatise vastu. esimesel võimalusel

4.7.1.3 Toetuse laekumise kajastamine ja

informatsiooni edastamine asutusele X

Keskus kajastab toetuste laekumised SAP-is ning saadab informatsiooni toetuste laekumise kohta

asutusele e-maili teel. 3 tööpäeva jooksul

4.7.1.4 Toetuste lepingu lõpetamine ja toetusega

seotud vahendite ülejääkide tagastamine X X

Finantstöötaja saadab informatsiooni vastavalt vormile nr 3 toetuse vahendite ülejäägi

tagasimaksmise kohta Keskusele DHS-i kaudu või Keskuse üldmeili aadressile. Keskus teeb

vastavad kanded SAP-i, kannab toetuse vahendite ülejäägi toetuse andja kontole ning teavitab

sellest finantstöötajat.

hiljemalt 3 tööpäeva enne

tagasimaksmise tähtaega

4.7.1.5 SF21+ tehnilise abi maksetaotluste

koostamine ja menetlemine SFOSis X

RTK raamatupidaja sisestab SF21+ tehnilise abi maksetaotluse SFOSi, menetleb selle vastavalt

SFOS reeglitele ja teeb väljamakse. vähemalt kord kuus

aruandekuule järgneva kuu lõpus

4.7.1.6 Kaudsete kulude kajastamine tehtud

väljamaksete alusel (SA)

X X

SA: asutuse kontaktisik edastab info välistoetuste kaudsete kulude kannete tegemiseks Keskusele

DHS-i kaudu kord kuus. Keskus kajastab toetusega seotud kaudsed kulud SAP-is kord kvartalis

vastavalt asutuselt saadud infole. vähemalt kord kvartalis

4.8. Nõuete jälgimine (v.a punktis 4.1. toodud nõuded)

4.8.1 Laekumiste analüüs X X

Keskus jälgib nõuete laekumist. kord päevas

4.8.2 Meeldetuletuskirjad

X X

Keskus teavitab finantstöötajat laekumata nõuetest ning saadab võlgnikele meeldetuletuskirjad. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.3 Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks

tunnistamine X

Keskus koostab ettepaneku nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta vastavalt vormile

nr 4. Otsuse nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks tunnistamise kohta teeb valitsemisala

pearaamatupidaja. Keskus edastab kinnitatud teatise finantstöötajale või asutuse kontaktisikule e-

maili teel ja sisestab andmed SAP-i.

vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.4 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete

kohta ettepaneku koostamine ja saatmine X

Keskus teeb asutusele ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta vastavalt vormile

nr 5. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.5 Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete

kohta ettepaneku vastuvõtmine X

Asutus võtab vastu ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.6 Otsus lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta X

Nõuete lootusetuks tunnistamise kinnitavad asutuste juhid igaüks oma asutuse osas, RM FO

juhataja rahandusministeeriumi osas. vastavalt valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirjale

4.8.7 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta saatmine Keskusele X

Asutus edastab kinnitatud teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta Keskusele DHS-

is. esimesel võimalusel

4.8.8 Teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta vastuvõtmine, nõuete

bilansist väljakandmine X

Keskus võtab vastu teatise lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete kohta ja kannab lootusetud

nõuded bilansist välja. esimesel võimalusel

5. Töö panga ja kassaga

5.1. Panga- ja e-riigikassa kontod

5.1.1. Panga- ja e-riigikassa kontode avamine ja sulgemine

5.1.1.1 Uue panga- või e-riigikassa konto avamise

või sulgemise vajadusest teavitamine

X

Asutuse kontaktisik saadab Keskusele vabas vormis teatise uue e-riigikassa konto avamise või

kasutusel olevate kontode sulgemise vajalikkuse kohta Keskuse üldmeili aadressile. Teatises tuleb

märkida konto liik, konto avamise või sulgemise põhjus ja tähtaeg.

MTA tulude osakond esitab panga- või e-riigikassa konto avamise või sulgemise taotluse RM

riigikassa osakonnale.

esimesel võimalusel

5.1.1.2 Uue e-riigikassa konto avamise või

sulgemise vajaduse teatise vastuvõtmine

ja taotluse vormistamine X

Keskus võtab teatise vastu ja koostab taotluse e-riigikassa kontode avamise või kasutusel olevate

kontode sulgemise kohta vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele. esimesel võimalusel

5.1.1.3 E-riigikassa kontode avamise ja sulgemise

taotluste edastamine riigikassale X

Keskus edastab koostatud taotluse e-riigikassa kontode avamise ja sulgemise kohta RM riigikassa

osakonnale. esimesel võimalusel

5.1.1.4 E-riigikassa kontode avamine ja sulgemine

riigikassas ja sellest teatamine Keskusele X

Riigikassa teenistuja informeerib Keskust e-riigikassa konto avamisest või sulgemisest.

esimesel võimalusel

5.1.1.5 E-riigikassa kontode avamisest ja

sulgemisest teatamine asutusele X

Keskus informeerib asutuse kontaktisikut vabas vormis e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel

olevate kontode sulgemisest e-maili teel. esimesel võimalusel

5.1.1.6 Klientide teavitamine e-riigikassa kontode

avamisest ja sulgemisest X X

Finantstöötaja või asutus teavitab vajadusel kliente uue e-riigikassa konto avamisest ja kasutusel

olevate kontode sulgemisest. esimesel võimalusel

5.1.2. Kasutusõigused ja paroolid

5.1.2.1 E-riigikassa kontode kasutusõiguse

andmise ja lõpetamise ettepanekud X X

Asutuse kontaktisik edastab Keskusele vabas vormis teatise asutuse teenistujatele e-riigikassa

kontode kasutusõiguste andmiseks ja lõpetamiseks Keskuse üldmeili aadressile. Keskuse ning PTO

teenistujatele kasutusõiguste andmise ja lõpetamise otsustab valitsemisala pearaamatupidaja või

tema poolt volitatud isik.

esimesel võimalusel

5.1.2.2 E-riigikassas kasutajaõiguste andmine,

rollide määratlemine, lõpetamine ja sellest

asutusele teavitamine X

Keskuse e-riigikassa administreerija õigustega teenistuja kirjeldab, muudab või lõpetab teatise alusel

asutuse teenistujate õigused konkreetsete e-riigikassa kontode või aruannete vaatamiseks ning

edastab informatsiooni sellest asutuse kontaktisikule e-maili teel. 2 tööpäeva jooksul

5.2. Broneeringud

5.2.1 E-riigikassas raha broneerimine

X

Keskus sisestab maksmisele kuuluvad dokumendid SAP-i vähemalt kaks tööpäeva enne dokumendi

maksetähtaega. RM riigikassa osakond planeerib rahavoogusid SAP BO aruande KASSA011

andmeid kasutades.

Kiirmaksed on lubatud vaid siis, kui seadus kiirmakset otseselt nõuab ning kui selle toimumist ei

olnud võimalik varem ette näha (nt ootamatu töösuhte lõpetamine jms). Kiirmakseid ei tehta, kui

dokument ei jõudnud RTK raamatupidamisse õigeaegselt seetõttu, et seisis põhjendamatult kaua

asutuse kinnitusringides.

jooksvalt

5.2.2 Täiendava informatsiooni edastamine

Keskusele

X X

Finantstöötaja või asutus edastab Keskusele lisainformatsiooni maksmisele kuuluvate dokumentide

kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva jooksul, kuid dokumendid ei ole veel

Keskusele saadetud. Vabas vormis esitatud teatises peab olema märgitud summa, valuuta,

maksetähtaeg ja info, kas makse on riigikassasisene või -väline. Teatis edastatakse Keskuse

üldmeili aadressile.

Vajadusel sisestab RTK raamatupidaja lisabroneeringu summa SAP-i vastavalt SAP juhendile.

üldjuhul 3 tööpäeva enne

maksetähtaega

5.3. Maksekorralduste saatmine

5.3.1 Maksekorralduste genereerimine ja

saatmine e-riigikassasse, makse staatuse

kontroll X

Keskus genereerib maksekorraldused SAP-is ning saadab maksekorraldused e-riigikassasse.

Keskus selgitab välja maksekorralduste tagastamise põhjused ja vajadusel saadab uue

maksekorralduse e-riigikassasse. kord päevas

5.3.2 Ülekanded väljaspool e-riigikassat

(pangakontodel) X

Keskus vormistab maksekorralduse pangas vastavalt alusdokumentidele, maksekorralduse kinnitab

valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik. esimesel võimalusel

5.4. Kontoväljavõtted ja laekumised

5.4.1 Kontoväljavõtete sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab laekumised SAP-i ja seob need nõuetega või kajastab ettemaksuna. kord päevas

5.4.2 Selgitamata laekumised

X X

Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud summa kohta, saadab Keskus finantstöötajale või

asutusele vabas vormis järelepärimise e-maili teel. Asutus selgitab välja laekumiste sisu ja edastab

informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumised SAP-i.

Keskus kannab valesti laekunud summa asutuse esildise alusel maksjale tagasi. Teiselt

riigiasutuselt ekslikult valele e-riigikassa kontole laekunud summa võib Keskus ilma asutuse

esildiseta maksjale tagasi kanda.

esimesel võimalusel

5.5. Krediitkaardid ja deebetkaardid

5.5.1 Pangakaardi väljastamisest või

sulgemisest teavitamine X

Asutus koostab pangakaardi taotluse ning saadab kaarditaotlejate nimekirja kaarditüüpide lõikes

vastavalt riigikassa teenindamise eeskirja nõuetele ministeeriumi riigikassa osakonnale. esimesel võimalusel

5.5.2 Krediit- ja deebetkaartide alusel toimunud

maksete töötlemine X

Vt punktid 3.3.1.3, 3.3.2.3 ja 3.4.1.3. aruande esitamisel

6. Mittefinantsvarade arvestus

6.1. Põhivara arvestus (sh konfiskeeritud varad)

6.1.1. Põhivara põhiandmed

6.1.1.1 Põhivarade klasside ja

amortisatsiooninormide määramine X

Põhivara klassid ja amortisatsiooninormid on kinnitatud valitsemisala raamatupidamise sise-

eeskirjaga.

Asutus esitab vajadusel ettepaneku uue varaklassi loomiseks ja amortisatsiooninormi määramiseks

Keskuse üldmeili aadressile.

esimesel võimalusel

6.1.1.2 Põhivara põhiandmed ja andmete haldus X

Keskus edastab e-maili teel asutuselt saadud andmed ISO teenistujale, kes loob SAP-is uued

varaklassid jms. esimesel võimalusel

6.1.2. Uue põhivara arvelevõtmine

6.1.2.1 Soetusdokumendi edastamine Keskusele

X

Ostuarve laekub eAK kaudu. Põhivara soetamisel lisab Asutus arvele vara üleandmise-

vastuvõtmise akti või kajastab vara arvelevõtmiseks täiendava info eAK kommentaari väljal. RMIT-i

puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Mõnel teisel viisil saadud varade (nt vara tasuta

saamine teiselt asutuselt) dokumendid edastatakse Asutuse poolt Keskusele e-posti teel või DHSi

kaudu.

Vastavalt ostuarvete

menetlemise korrale või muul

juhul koheselt peale dokumendi

kinnitamist

6.1.2.2 Põhivara kaardi avamine ja vara arvele

võtmine SAPis

X X

Põhivara kaardi avab SAPis Keskus projekti struktuurielemendi (PS elemendi) kaudu. Asutus tagab

varade finantsarvestuseks nõutavate täiendavate andmete edastamise, sh vara eluiga,

seerianumber jne. Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.3 Põhivara alamvara kaardi loomine SAPis

X

Keskus loob põhivara alamkaardi kui soetatakse olemasolevale põhivarale olulise maksumuse ja

peavarast erineva elueaga komponent.

Alamkaart sobib tehniliselt ainult peavaraga sama liiki vara komponendi korral. Muul juhul luuakse

komponendile eraldi vara kaart.

Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.4 Etapiviisiline soetamine

X X

Asutuse poolt lisatakse vajaduse korral soetusdokumendile vastuvõetud tööde üleandmise-

vastuvõtmise akt ja kommentaar, et tegemist on lõpetamata põhivaraga ning seostatakse andmed

konkreetse projektiga. RMIT-i puhul lisatakse eAK-sse viide aktile (DHS link). Etapiviisiline

soetamine kajastatakse projekti struktuurielemendi tunnusega lõpetamata ehituse kontol.

Ostuarve, üleandmise-

vastuvõtmise akti või muu vara

soetust tõendava dokumendi

kontrollimisel ja kinnitamisel

6.1.2.5 Poolelioleva põhivara kasutussevõtmise

teatise koostamine

X X

Uue vara kasutuselevõtmise korral koostab Asutus vara kasutuselevõtmise dokumendi ja edastab

selle DHSi või e-posti kaudu Keskusele (vorm nr 8 või SAP BO aruanne PV003). Asutus võtab

arvesse vara komponentide kaupa arvelevõtmise reegleid, kui vara komponentidel on erinevad

eluead ning komponentide soetusmaksumus on usaldusväärselt hinnatav.

Parenduste puhul võtab Keskuse raamatupidaja vara arvele RTK koostatud õiendi alusel, vajadusel

küsib lisainformatsiooni Asutuselt.

Asutus võtab info poolelioleva põhivara finantsandmete kohta kord kuus või jooksvalt SAP BO

aruandest PV003 (vt vorm nr 8).

Etapiviisiliselt soetatud vara

kasutuselevõtmisel, kord kuus

6.1.2.6 Poolelioleva põhivara

ümberklassifitseerimine kasutuses olevaks

põhivaraks X

Keskus avab vajadusel uue põhivarakaardi ja kajastab poolelioleva vara ümberklassifitseerimise

kasutusel olevaks varaks, jaotades vajadusel korral vara erineva elueaga komponentideks

alamkaartidel.

Kahe tööpäeva jooksul

poolelioleva põhivara

kasutuselevõtmise teatise

saamisest

6.1.3. Põhivara müük või likvideerimine

6.1.3.1 Müügi või likvideerimise organiseerimine X

Põhivara müüki või likvideerimist korraldab asutus. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

6.1.3.2 Informatsiooni edastamine Keskusele X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik (MTA-s riigivara haldur) edastab Keskusele põhivara

müügilepingu või likvideerimise akti DHS-i või RTIP-i kaudu. esimesel võimalusel

6.1.3.3 Põhivara müügi või likvideerimisega

seotud andmete sisestamine SAP-i X

Keskus sisestab müügi või likvideerimisega seotud andmed SAP-i (kannab vara maha). enne selle perioodi kulumi

arvestamist

6.1.3.4 Müügiarve koostamine X Keskus koostab vajadusel müügiarve. kahe tööpäeva jooksul

6.1.4. Kogumina arvele võetud põhivara arvestus

6.1.4.1 Kogumina vara arvele võtmine

X X

Asutus koostöös Keskusega võtab kogumina arvele varad, kui neil on sama kasutusiga ja kogumi

soetusmaksumus on üle 10 000 euro (ilma käibemaksuta). Asutus peab vajadusel üksikvarade

kaupa arvestust RTIP-is või oma infosüsteemis (RMIT). vastavalt üldeeskirjale

6.1.4.2 Kogumina võetud vara inventeerimine

X

Asutus annab inventuuri käigus üldise hinnangu, kas kogumina võetud varad on veel olemas ja

kasutusel. Kui kogumisse kuuluvad varaobjektid võeti lisaks üksikult arvele väheväärtuslike

varadena, ei ole kogumi korrigeerimine iga väheväärtusliku varaobjekti inventeerimise tulemuse

alusel nõutav. vara inventeerimisel

6.1.4.3 Kogumina võetud vara mahakandmine

X

Keskus kannab kogumina võetud vara maha õiendi alusel, kui vara on amortiseerunud ja

jääkväärtus jõuab nullini. Keskus informeerib Asutust tehtud kannetest (RMIT-i tuleb teavitada enne

kannete tegemist). Asutus ei pea tegema täiendavaid toiminguid sellise vara mahakandmisel.

Kui Asutus peab üksikvarade kohta arvestust RTIP-is või oma infosüsteemis (RMIT), kantakse vara

bilansivälisest arvestusest välja siis, kui vara on kasutuskõlbmatuks muutunud, müüdud, üle antud

vms. Kogumina arvele võetud vara mahakandmist sellised toimingud ei mõjuta.

vara amortiseerumisel

6.1.5. Kulumi arvestus

6.1.5.1 Kulumi arvestus ja automaatkanded

pearaamatusse X

Keskus arvestab kulumit SAP-is. Vajadusel tehakse SAP-is kulumi arvestuse kordust (näiteks uute

varade lisandumisel varasemasse perioodi).

hiljemalt aruandekuule järgneva

kuu lõpuks

6.2. Varude arvestus

6.2.1 Kange alkoholi maksumärkide arvestus

MAIS süsteemis X

MTA peab kange alkoholi maksumärkide arvestust süsteemis MAIS. jooksvalt

6.2.2 Informatsiooni edastamine kange alkoholi

maksumärkide kasutamise kohta X

Asutus edastab MAIS koondväljatrüki varude muutuste kohta Keskuse üldmeili aadressile. hiljemalt järgneva kuu 5.

kuupäevaks

6.2.3 Informatsiooni vastuvõtmine kange alkoholi

maksumärkide kasutamise kohta, varude

muutuse kajastamine X

Keskus kajastab varude muutuse SAP-is.

2 tööpäeva jooksul

7. Pearaamatu pidamine, osalused, maksude arvestus

7.1. Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskiri ja finantsarvestuse toimemudel

7.1.1 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli koostamine X

Keskus koostab ja kaasajastab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudeli projekti ning edastab projekti asutustele ettepanekute tegemiseks. vastavalt vajadusele (vähemalt

kord aastas)

7.1.2 Ettepanekute tegemine raamatupidamise

sise-eeskirja ja toimemudeli täiendamiseks

ja muutmiseks X X X

Finantstöötaja, RM riigikassa osakond, RTK toetuste maksmise osakond teeb Keskusele

ettepanekuid valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli

täiendamiseks ja muutmiseks vastavalt vajadusele. vastavalt vajadusele

7.1.3 Ettepanekute vastuvõtmine

raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks X

Keskus võtab vastu ettepanekud valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudeli täiendamiseks ja muutmiseks. vastavalt vajadusele

7.1.4 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli täiendamine ja muutmine

X

Keskus täiendab ja muudab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse

toimemudelit. Keskus saadab eeskirja ja toimemudeli projektid finantstöötajale/asutusele, RM

riigikassa osakonnale ja RTK toetuste maksmise osakonnale arvamuste avaldamiseks. Peale

avalduste avaldamist toimuvad läbirääkimised ning sõlmitakse projekti muudatuste osas

kokkulepped.

vastavalt vajadusele

7.1.5 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli kooskõlastamine X

RM FO korraldab valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli

kooskõlastamise DHS-is. esimesel võimalusel

7.1.6 Raamatupidamise sise-eeskirja ja

toimemudeli kinnitamine

X X

Valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja kinnitavad rahandusminister ja riigihalduse minister.

Finantsarvestuse toimemudeli (Tugiteenuste osutamise kokkuleppe osana) allkirjastavad

ministeeriumi kantsler ja RTK juhataja.

RM FO saadab kinnitatud sise-eeskirja ja finantsarvestuse toimemudeli valitsemisala

pearaamatupidajale DHS-is täitmiseks.

esimesel võimalusel

7.2. Reguleerimiskanded

7.2.1. Reguleerimiskanded ja raamatupidamisõiendid

7.2.1.1 Raamatupidamisõiendite koostamine,

kannete tegemine SAP-i X

Keskus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ja sisestab kanded SAP-i.

Keskus teavitab asutust õiendi koostamisest ja kannete tegemisest, kui kannetega parandatakse BO

aruannetes juba kajastatud eelmise kuu eelarve täitmist. vastavalt vajadusele

7.2.2. Asutuse raamatupidamisõiendid

7.2.2.1 Raamatupidamisõiendite koostamine ja

edastamine Keskusele X

Asutus koostab vajadusel raamatupidamisõiendi ning edastab selle Keskusele DHS-i kaudu.

Õiendis tuleb märkida parandatava ja uue kande andmed. esimesel võimalusel

7.2.2.2 Raamatupidamisõiendite vastuvõtmine,

kannete tegemine ja tagasiside andmine X

Keskus sisestab muudatused SAP-i ja lisab dokumendi kooskõlastusse/kinnitusse SAP-i

raamatupidamiskirje numbri. kahe tööpäeva jooksul

7.3. Maksude arvestus (v.a tööjõukuludelt) ja deklaratsioonide esitamine

7.3.1 Maksude arvestus, deklaratsioonide

esitamine ja saldode võrdlemine e-

maksuametis X

Keskus arvestab ja tasub vajadusel käibemaksu, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab Maksu- ja

Tolliametile.

Keskus võrdleb käibemaksu ja maamaksu SAP-i saldosid e-maksuameti andmetega.

Keskus arvestab ja tasub erisoodustuse maksud.

seadusandlikus aktis toodud

tähtajal

7.4. Osaluste arvestus

7.4.1 Osaluste kohta informatsiooni edastamine

Keskusele X

Asutus edastab informatsiooni osaluste kohta Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is. esimesel võimalusel

7.4.2 Osaluste kohta arvestuse pidamine ja

kannete koostamine X

Keskus peab arvestust osaluste kohta. esimesel võimalusel

8. Erilahendused

8.1. Raamatupidamise koondkanded teistest infosüsteemidest

8.1.1 Asutuse salastatud kannete pearaamatu

pidamine X X

Asutus edastab Keskusele algandmed DHS-i kaudu.

Asutuse salastatud toimingute üle peetakse arvestust SAP-is. kord kuus

8.2. Riigikassa ja tekkepõhiste siirete majandustehingute arvestus

8.2.1 eRK maksekorralduste ja laekumiste

arvestus

x RM eRK maksekorralduste ja laekumiste koondkanded tehingupartnerite kaupa impordib RM

riigikassa osakond igapäevaselt SAP-i kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja

ja riigikassa osakonna protseduurireeglitega. Järgmisel tööpäeval

8.2.2 Riigikassa raha paigutamise ja laenamise

tehingud

x RM riigikassa osakond kasutab SAP-i Treasury moodulit ja pearaamatu moodulit igapäevaste

tehingute kajastamiseks kooskõlas RM valitsemisala raamatupidamise sise-eeskirja ja riigikassa

osakonna protseduurireeglitega. Jooksvalt

8.2.3 Tekkepõhiste siirete kajastamine x RTK riigiarvestus koostab tekkepõhiste siirete vastaskanded Asutuste saldoandmike alusel

kooskõlas Üldeeskirjaga. Kord aastas aasta lõpetamisel

9. Inventuurid

9.1. Materiaalse ja immateriaalse vara, kinnisvarainvesteeringute ning varude aastainventuur

9.1.1 Inventuuri käskkirja koostamine ja selle

edastamine Keskusele X

Asutus koostab ja korraldab inventuuri käskkirja/korralduse kinnitamise DHS-is või RTIP-is. enne inventuuri läbiviimist

9.1.2 Varade arvelevõtmise kontroll

X

Keskuse raamatupidaja kontrollib enne inventuuri algust üle, kas kõik põhivarad on arvele võetud

ning SAP, BO ja RTIP varade portaali andmed ühtivad. Keskus annab asutusele teada, millal võib

inventuuriga alustada. enne inventuuri läbiviimist

9.1.3 Inventuuri elektroonilise baasi koostamine,

inventuuri läbiviimine ning tulemuste

kinnitamine X

Asutus koostab RTIP-i andmete põhjal inventuuri elektroonilise baasi (v.a RMIT, kes koostab

elektroonilise baasi ise).

Asutus viib inventuuri läbi ning koostab vajalikud lõppaktid. Kogumina võetud varadele antakse

üldine hinnang.

inventuuri läbiviimise käskkirjas

toodud tähtajal

9.1.4 Inventuuri tulemuste ja aktide edastamine

Keskusele X

Asutus edastab digiallkirjastatud inventuuri tulemused ja aktid Keskusele DHS-i või RTIP-i kaudu. esimesel võimalusel

9.1.5 Inventuuri tulemuste ja aktide

vastuvõtmine, inventuuri tulemuste

sisestamine SAP-i X X

Asutused teostavad inventuurist tulenevad mahakandmised RTIP-is (v.a RMIT). Keskus kajastab

inventuuri tulemused SAP-is. hiljemalt järgneva aasta 31.

jaanuariks

9.2. Varade ja kohustuste aastainventuur

9.2.1 Aastainventuuri korraldamine ja läbiviimine

X X

Keskus viib läbi varade ja kohustuste aastainventuuri vastavalt valitsemisala raamatupidamise sise-

eeskirjale ja Üldeeskirjale.

RM riigikassa osakond, RTK finantsarvestuse osakonna riigiarvestuse spetsialist, PTO ja MTA

tulude osakond edastavad inventuuri lõppaktid Keskuse üldmeili aadressile või DHS-is.

vastavalt valitsemisala

pearaamatupidaja saadetud e-

mailis toodud tähtajale, kuid mitte

hiljem kui majandusaastale

järgneva aasta 30. aprilliks

10. Arhiveerimine

10.1. Dokumentide säilitamine

10.1.1 Rahaliste ülekannetega seotud

dokumentide jaotus toimikutesse X X

Ostuarved säilitatakse elektroonselt eAK-s, majandus- ja lähetuse kuludokumendid säilitatakse

RTIP-is ning DHS-i kaudu saadetud kuludokumendid säilitatakse DHS-is.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

10.1.2 Muude raamatupidamisdokumentide jaotus

toimikutesse X

Keskus süstematiseerib muud raamatupidamisdokumendid toimikutesse ja säilitab neid

elektroonselt.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

11. Aruanded

11.1. Saldoandmik ja makseandmik

11.1.1 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine X

Keskus impordib igakuiselt saldoandmiku RM saldoandmike infosüsteemi ning teostab

tehingupartnerite võrdlusi ja muid kontrolliprotseduure. vastavalt Üldeeskirjale

11.1.2 Saldoandmiku esitamine ja kontrollimine X

Keskus impordib igakuiselt makseandmiku RM saldoandmike infosüsteemi. Kord kuus järgmise kuu 25.

kuupäevaks

11.2. Majandusaasta aruanne

11.2.1 Tegevuskava täitmise aruande

koostamine, allkirjastamine ja esitamine X

RM arendusosakond koostab valitsemisala tegevuskava täitmise aruande, korraldab selle

digiallkirjastamise ja esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile. vastavalt Üldeeskirjale

11.2.2 Eelarve täitmise aruande koostamine,

allkirjastamine ja esitamine X X

Valitsemisala eelarve täitmise koondaruande koostab Keskus koostöös asutusega.

RM FO korraldab aruande digiallkirjastamise ja esitab digiallkirjastatud aruande Riigikontrollile ja

RTK finantsarvestuse osakonna juhataja-riigi pearaamatupidajale. vastavalt Üldeeskirjale

11.2.3 Bilansivälise informatsiooni koondamine ja

edastamine Keskusele X X

Finantstöötaja või asutuse kontaktisik koondab oma asutuse informatsiooni bilansiväliste kontode

kohta (v.a PTO kajastatav bilansiväline informatsioon) ning edastab selle Keskuse üldmeili

adressile.

vastavalt valitsemisala

pearaamatupidaja saadetud e-

mailis toodud tähtajale

11.2.4 Bilansivälise informatsiooni vastuvõtmine,

andmete töötlemine ja sisestamine

saldoandmike infosüsteemi X X

Keskus võtab vastu ja töötleb informatsiooni bilansiväliste kontode kohta (k.a PTO saadetud),

koostab koondtabeli ja kajastab tulemused saldoandmike infosüsteemis. vastavalt valitsemisala

pearaamatupidaja saadetud e-

mailis toodud tähtajale

11.2.5 Majandusaasta bilansi ja tulemiaruande

allkirjastamine saldoandmike

infosüsteemis X

RM FO korraldab bilansi ja tulemiaruande digiallkirjastamise saldoandmike infosüsteemis.

vastavalt Üldeeskirjale

Vorm nr 1

Asutus:

Teatis müügiarve väljastamiseks

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Jrk. nr

Füüsilise isiku ees-

ja perenimi /

juriidilise isiku nimi Registrikood TP kood

Arve posti teel

edastamiseks

kasutatav kliendi

aadress

Arve

edastamiseks

kasutatav e-

posti aadress Nimetus Periood Hind Kogus

Summa

ja valuuta Lisaselgitused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Andmed kliendi kohta Andmed osutatud teenuse kohta

Vorm nr 2

Asutus:

Teatis toetuste ja sildfinantseerimise saamise kohta

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Allikas:

Jrk.nr.

Toetuse või SF andja

nimetus

Tehingu-

partneri kood Grandi nimetus

Grandi kood

SAP-is

Laekuv summa

ja valuuta

Eeldatav

laekumise

kuupäev

Laekumise

pangakonto

Märkused (sh

kas toetus või

SF)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 3

Asutus:

Teatis toetuste ja sildfinantseerimise tagastamise kohta

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Allikas:

Jrk.nr.

Toetuse andja

nimetus

Tehingu-

partneri kood Grandi nimetus

Grandi kood

SAP-is

Andmed

laekumise kohta

(summa, valuuta,

kuupäev, konto)

Tagastamisele

kuuluv summa

ja valuuta

Tagastamise

põhjus

Tagastamise

tähtaeg

Pangakonto

rekvisiidid Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 4

Asutus:

Nõuete ebatõenäoliseks tunnistamise akt

Dokumendi nr.

Jrk. nr Kliendi nimi

Nõude

summa

Nõude tekkimise

kuupäev Nõude sisu

Nõude

laekumise

tähtaeg

Meelde-

tuletuskirja

saatmise

kuupäev

Meeldetuletusk

irjas antud uus

nõude

laekumise

tähtaeg

Ebatõenäoliseks

tunnistatud nõude

summa Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Kokku

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Kinnitan: Vorm nr 5

Asutus: Asutuse juht

Nõuete lootusetuks tunnistamise akt

Dokumendi nr.

Jrk.

nr Kliendi nimi

Nõude

summa

Nõude

tekkimise

kuupäev Nõude sisu

Nõude

laekumise

tähtaeg

Nõude

ebatõenäoliseks

tunnistamise akti

number ja kuupäev

Lootusetuks

tunnistatud

nõude summa

Nõude lootusetuks

tunnistamise põhjus Märkused

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Kokku 0,00 0,00

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm nr 6

Tunnuste lisamine kuludokumentidele

Jrk nr Tunnus SAP väli Keskus Asutus Märkused

1 Raamatupidamiskonto G/L Account (konto) X X vastavalt kokkuleppele

2 Tehingupartner Trading Partner X

3 Tegevusala Functional Area (tegevusala) X X vastavalt kokkuleppele

4 Allikas raamatupidamise mõistes Business Area (tegevusvaldkond) X

5 Rahavoo kood Transaction Type X

6 Eelarve konto Commitment item X

7 Kuluüksus Cost Center (kulukeskus) X X vastavalt kokkuleppele

8 Tuluüksus Profit Center (tulukeskus) X

9 Fond Fond X X vastavalt kokkuleppele

10 Toetus Grant (abiraha) X X vastavalt kokkuleppele

11 Objekt Order (tellimus) X X vastavalt kokkuleppele

12 Riigihanke lepinguosa viitenumber Riigihanke lepinguosa viitenumber X X vastavalt kokkuleppele

13 Täpsustav määrang Assignment (määrang) X X vastavalt kokkuleppele

Välistoetuste ja nendega seotud kaasfinantseerimise eelarve avamine 20xx.a

ASUTUSE KOOD

SAPis ASUTUSE NIMI

GRANDI KOOD

SAPis

GRANDI KOOD

RIIGIEELARVE

INFOSÜSTEEMIS

GRANDI NIMI TOETUSE ANDJA/

FOND

EELARVE-

AASTA EELRVE LIIK EELARVE-KONTO

VAHENDITE

VAJADUS (eraldi

ridadel T, K, I

summa)

T

I

K

T

I

K

T - tulu

I - Investeering

K - kulu

Vorm nr 7 Vorm nr 7

TAGASTAMISE TÄHTAEG Märkused/

Põhjendused

Valitsemisala Rahandusministeerium

Asutus

Seisuga

Lõpetamata vara projekti

struktuurielemendi kood

Lõpetamata vara projekti struktuurielemendi

nimetus

Lõpetamata vara

kaardi number

Koostaja:

Kuupäev:

Põhivara arvelevõtmise akt

Lõpetama vara kaardi nimetus Soetusmaksumus Lõpliku vara

peanumber

Muudab asutus, kui osa

jääb kasutusele võtmata

või jaotatakse mitmele

kaardile

Täidab asutus, kui

lisatakse

olemasolevale

põhivarale

Lõpliku vara peanumbri nimetus Lõpliku vara

alamnumber Lõpliku vara alamnumbri nimetus

Täidab asutus, kui avatakse uus põhivara kaart

(kaardid)

Täidab asutus

vajadusel, kui

lisatakse

olemasolevale

alamvarale

Täidab asutus vajadusel, kui avatakse uus

alamvara kaart (kaardid)

Vara klassi kood või

nimetus

Kasutusele võtmise

kuupäev

Kuluüksus, kuhu

kantakse kulum

Ressurss/kulukoht,

kuhu kantakse kulum

Täidab asutus, kui

avatakse uus põhivara

kaart

Täidab asutus

Täidab/muudab

asutus, kui avatakse

uus kaart

Täidab/muudab asutus,

kui avatakse uus kaart

Bilansist välja kantava

vara

soetusmaksumuse

vähendus (summa või

%)

Järelejäänud aastad

enne ümberpaigutust

Järelejäänud kuud

enne ümberpaigutust

Järelejäänud aastad

peale ümberpaigutust,

hinnanguline eluiga

Täidab asutus, kui on

vaja varasemast

soetusmaksumusest osa

maha kanda

Täidab asutus, kui

liidetakse varem

kasutusele võetud

varale

Täidab asutus, kui

liidetakse varem

kasutusele võetud

varale

Täidab asutus

Järelejäänud kuud

peale ümberpaigutust,

hinnanguline eluiga

Märkus, kas vara on

seotud mõne muu

põhivaraga

(komponent)

Muud märkused Kogus

Täidab asutus

Täidab asutus vajaduse

korral, kontrollib

raamatupidaja

Täidab asutus, kui pole

1

LISA 2

TUGITEENUSE OSUTAMISE KOKKULEPPE JUURDE

TARKVARA SAP BPC TEENUSE OSUTAMISE TINGIMUSED

1. Mõisted

Kasutaja – Tellija ametnik või töötaja, kes kasutab käesolevas lisas nimetatud infosüsteemi.

Kontaktisik – Tellija volitatud esindaja.

RTK kasutajatugi – RTK töötaja, kelle ülesanneteks on infosüsteemide kasutajate nõustamine

ja kasutajatoe haldamine, et tagada kasutajatele tõrgeteta töö.

Teenus – SAP BPC töökeskkond. SAP BPC on planeerimise ja konsolideerimise

standardtarkvara, mis on toodetud tarkvaraarendusfirma SAP AG (edaspidi SAP AG) poolt.

Töökeskkond – infosüsteemi keskkond, kus toimub reaalsete andmete töötlus.

Tööaeg (aktiivne kasutusaeg) – tööpäevadel 8:00-17:00. Väljapoole seda aega jäävat aega

nimetatakse passiivseks kasutusajaks.

2. Teenuste põhiparameetrid

2.1 Teenuse aktiivne kasutusaeg on tööpäevadel kell 8:00-17:00.

2.2 Kasutajad kasutavad teenuseid ainult tööülesannete täitmiseks vajalikus ulatuses ja

kasutusjuhendites selgitatud viisil.

3. Kasutusõiguste haldus ja nõuded salasõnale

3.1 Teenuseosutaja vastutab Kasutajate loomise ja kustutamise eest. Kasutajaõiguste

haldamise aluseks on Kontaktisiku poolt Teenuseosutaja e-posti aadressile

[email protected] edastatud taotlus.

3.2 Tellija muudab kasutajate rolle.

3.3 Tellija peab kasutajate üle arvestust.

3.4 Tellija viib kord kvartalis läbi Kasutajate inventuuri ning edastab vajalikud muudatused

Teenuseosutaja e-posti aadressile [email protected].

3.5 Teenuse töökeskkonna Kasutaja salasõna peab sisaldama vähemalt 2te numbrit, 2te

suurt ja 2te väikest tähte ning kokku peab olema salasõna pikkus vähemalt 8 sümbolit.

Kasutaja peab vahetama enda salasõna iga 90 päeva järel.

4. Tellija kohustused

4.1 Tellija korraldab oma uute Kasutajate koolituse.

5. Infoturve ja konfidentsiaalsuse tagamine:

5.1 Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Tellija

andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime.

5.2 Teenuseosutaja kindlustab, et tema valduses olevad Teenuse osutamiseks vajaminevad

seadmed ja ruumid on kaitstud infoturberiskide eest ning et infoturbe ja andmekaitse

meetmeid järgitakse. Tellija peab kindlustama vastavad meetmed enda ruumides.

5.3 Pooled järgivad isikuandmete kaitse seaduses toodud andmekaitse põhimõtteid

isikuandmete töötlemisel kui ka muud infoturvet reguleerivat seadusandlust.

5.4 Teenuseosutaja kohustub täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi

turvameetmeid töödeldavate isikuandmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata

muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, õigustatud isikule andmete

kättesaadavuse takistamise ning volitamata töötlemise eest.

5.5 Eriolukordades, kus Teenuseosutajal tuleb selleks õigustatud isikute nõudmisel

sooritada infojälitus ja -hõivetoiminguid, kasutajaid sellest eelnevalt ei teavitata.

Vastavaid toiminguid teostab ja andmeid väljastab Teenuseosutaja ainult

Teenuseosutaja peadirektori korralduse alusel.

6. Poolte kontaktandmed

6.1 Tellija kontaktisik: Andres Paris, tel 611 3665, e-post [email protected]

6.2 Teenuseosutaja kontaktisik: Marek Ilves, tel 663 1827, e-post [email protected].

6.3 Kasutajatugi: tel. 663 8292 e-post: [email protected].

Tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/24/102-1

Rahandusministeerium, registrikood 70000272, asukoht Suur-Ameerika tn 1, 10122

Tallinn, keda esindab põhimääruse alusel kantsler Merike Saks, (edaspidi nimetatud Tellija

või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab põhimääruse alusel peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja

või Pool või koos Tellijaga Pooled)

sõlmivad 09.10.2020 sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkuleppe nr 1.5-2/0544 (edaspidi

Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi

tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Lepingu lahutamatu osa on RTK nõukoja otsusega heaks kiidetud ja RTK peadirektori

käskkirjaga kinnitatud järgmised (standard)toimemudelid ja teenuse osutamise

tingimused:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Rahandusministeeriumi valitsemisala finantsarvestuse toimemudel;

1.4.2. Lisa 2. Tarkvara SAP BPC teenuse osutamise tingimused.

2. Tugiteenused

2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale ja tema valitsemisala asutustele

(edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7 riigihangete korraldamise tugiteenust vastavalt iga-aastasele hankeplaanile, mille

raames Teenuseosutaja korraldab Teenuse saaja vajadustele vastavaid riigihankeid,

mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid riigihangete registris või mille

korraldamises riigihangete registris on Teenuse saaja ja teenuseosutaja kokku

leppinud. Teenuseosutaja ei korralda hankeid, mille korraldamiseks on Vabariigi

Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija.

2.2 Iga Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel, mida ei ole käesolevas Kokkuleppe punktides reguleeritud,

kirjeldatakse (standard)toimemudelites või infosüsteemide administreerimise puhul

teenuse osutamise tingimustes.

2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Poolte kohustused ja õigused

3.1. Teenuseosutaja kohustub:

3.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või kutsealal

kehtivate standardite ja heade kommetega;

3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada teenuse osutamist;

3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

3.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja

poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega,

sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt

mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed

ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

3.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama

Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele;

3.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise

aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või lisada

uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on

majandustarkvarast SAP kättesaadavad;

3.1.8. vajadusel ja toimemudelis määratud ulatuses esindama Teenuse saajat teiste isikute

või asutuste ees Teenusega otseselt seotud küsimustes;

3.1.9. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused

või takistused, kui need on olemuslikult Teenuseosutaja poolt kontrollitavad;

3.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat

kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või

Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel;

3.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse

osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette

nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat, v.a

siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki;

3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

3.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

3.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks.

3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 3.3.1.-

3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

3.3. Teenuse saaja kohustub:

3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud

või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades;

3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele

küsimustele võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates

küsimisest;

3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega;

3.3.6. kõrvaldama kokkulepitud tähtaja jooksul kõik Teenuse osutamist mõjutavad puudused

või takistused, kui need on olemuslikult Teenuse saaja poolt kontrollitavad;

3.3.7. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab riigihangete korraldamise

standardtoimemudelile Teenuse saaja ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt

Teenuseosutaja poolt Teenuse saajaga kooskõlastatud vastavalt toimemudelile.

3.4. Teenuse saajal on õigus:

3.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva kokkuleppega; 3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu;

3.4.3. kasutada majandustarkvara SAP testbaasi (SAP500) andmesisestuseks SAPi andmeid

kasutavate asutuste teiste infosüsteemide testimiseks.

3.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud). Kui Teenuseosutaja soovib vääramatu jõu asjaolule tugineda, peab ta

sellest Tellijat teavitama esimesel võimalusel.

3.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

4. Infoturve ja andmekaitse

4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses ja isikuandmete

kaitse üldmääruses (Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr (EL) 2016/679) toodud

andmekaitse põhimõtteid ja muid infoturvet reguleerivaid õigusakte.

4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid juhiseid ning kindlustab Teenuse Saaja

andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse, konfidentsiaalsuse ja

koostalitusvõime. Teenuseosutaja tagab, et Teenuse osutamiseks isikuandmeid töötlema

volitatud isikud on kohustunud järgima andmete töötlemise konfidentsiaalsusnõudeid.

4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volituseta või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest või rakendamata

jätmise eest.

5. Teabevahetus

5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult

või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool

ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHX, RTIP või

muu selleks sobiva infosüsteemi teel.

5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku

taasesitamist võimaldaval viisil.

5.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist

võimaldaval viisil.

6. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

7.1. Kokkulepe jõustub tagasiulatuvalt alates 01.02.2024.

7.2. Kokkulepe on sõlmitud tähtajatult.

7.3. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis,

kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

7.4. Standardtoimemudelite ja teenuse osutamise tingimuste muudatused kiidab heaks RTK

nõukoda ning need kinnitatakse RTK peadirektori käskkirjaga. Muudatused jõustuvad

alates kinnitamisest, va kui kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja

avaldab kehtiva versiooni standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest

oma kodulehel.

(Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt)

Merike Saks Pärt-Eo Rannap

Kantsler Peadirektor