Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord

KÄSKKIRI

06.03.2025 nr 22

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

asjaajamiskord

Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkti 3, avaliku teabe seaduse § 10 lõike 2 ja Vabariigi

Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ § 17 lõike

3 alusel:

1. Kinnitan Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks majandus- ja taristuministri ning ettevõtlusministri 22. septembri 2015.

a käskkirja nr 15-0293 „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Erkki Keldo

majandus- ja tööstusminister

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 1

DOKUMENDIRINGLUS

1. Protsessijoonis

Väljaminev dokument

Dokumendi koostamine, vormistamine

Vastutaja – täitja (lisa 1 p 4, p 5, p 6)

Kooskõlastamine Vastutaja – täitja ja

kooskõlastaja (lisa 1 p 7)

Allkirjastamine Vastutaja – täitja ja

allkirjastaja (lisa 1 p 8, lisa 3)

Registreerimine ja väljasaatmine

Vastutaja – registreeritakse automaatselt

digiallkirjastamisel, paberdokumendi

registreerib RTK DHO, väljasaatmine –

RTK DHO (lisa 1 p 8, p 9)

Säilitamine ja

juurdepääsu tagamine

Vastutaja – RTK DHO

(lisa 6 p 3)

Elektroonilised

kanalid

Paberil post

Sissetulev dokument

Edastamine

struktuuriüksuse

juhile Vastutaja – RTK

DHO (lisa 1 p 3)

Hävitamine

Vastutaja – RTK

DHO (lisa 6 p 5)

Arhivaalide

üleandmine

Rahvusarhiivi

Vastutaja – RTK

DHO (lisa 6 p 5)

Korrastamine ja kirjeldamine (sh

üleandmise akti koostamine ja

üleandmine arhiivihoidlasse)

Vastutaja – RTK DHO, struktuuriüksus

(lisa 6 p 2)

Ei vaja

lahendamist

Paberil post Elektroonilised

kanalid

Edastamine täitjale Vastutaja – RTK DHO,

struktuuriüksuse juht (lisa 1 p 3)

Dokumendi lahendamine

Vastutaja – täitja (lisa 1 p 3, p 4)

Vastamine

Lahendamine

muul viisil

Dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine

Vastutaja – vastuvõtmisel kõik teenistujad,

registreerimisel RTK DHO (lisa 1 p 2)

2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine

2.1. Saabunud dokument registreeritakse DHS-is viivitamata, kuid hiljemalt selle saabumise

päevale järgneval tööpäeval.

2.2. Ministeeriumisse posti teel või üldisele [email protected] aadressile saabunud dokumendi

registreerib DHS-is RTK DHO dokumendihalduse spetsialist (edaspidi RTK

dokumendihalduse spetsialist). Dokumendi, mida punkti 2.15 kohaselt ei registreerita

DHSis, edastab RTK dokumendihalduse spetsialist vastavalt sisule teemaga tegelevale

teenistujale.

2.3. Ministeeriumi üldisele e-posti aadressile saabunud ja sealt saadetud e-kirju säilitatakse

ministeeriumi üldises e-postkastis üks aasta nende saamisest või saatmisest.

2.4. Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle

sisust tulenevalt. Registreerimisele kuuluvad punktis 2.14 nimetatud dokument, teabenõue,

märgukiri, selgitustaotlus, kaebus, samuti e-kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja

menetluses tähtsat fakti või asjaolu. E-kirja registreerib teenistuja ise või edastab

registreerimiseks ministeeriumi üldisele e-posti aadressile (lisades võimalusel selgitava

teksti e-kirja registreerimise kohta: kellele suunata peale registreerimist, kas tegemist on

varem registreeritud dokumendi vastusega/järjega, kas saadetud e-kirjas olev teave on avalik

või juurdepääsupiiranguga).

2.5. Isiklikult üle antud paberdokumendi, mis tuleb registreerida DHS-is, toob teenistuja DHT-

sse viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.

2.6. Korduvalt saabunud ja juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Näiteks kui e-

posti teel saabunud dokumendile saadetakse lisaks allkirjaga dokument, tehakse vastav

märge DHS-is ning dokument lisatakse DHS-i taustainfofailide juurde.

2.7. Kõik paberil saabunud postisaadetised avab RTK dokumendihalduse spetsialist, välja

arvatud kirjad märkega „ISIKLIK”. Need edastatakse registreerimata adressaadile. Kirjad

märkega „ISIKLIK“, mis tuleb registreerida DHS-is, edastab teenistuja DHT-sse

viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.

2.8. Dokumendi registreerimisel kontrollib RTK dokumendihalduse spetsialist saabunud

dokumendi adressaadi õigsust, loetletud lisade olemasolu ja digiallkirjade kehtivust.

Puuduste esinemise korral võetakse viivitamata ühendust dokumendi saatjaga.

2.9. Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (sarja tähis ja

registreerimisnumber) ja selle kohta on DHS-i kantud identifitseerimist võimaldavad

andmed. Ühel teemal peetav kirjavahetus registreeritakse asjaajamisperioodi piires ühe

numbri (viida) all.

2.10. Ministeeriumile saadetud paberdokumendile lisatakse registreerimistempel, millele

kantakse saabumise kuupäev ja number (viit). Kui dokument sisaldab juurdepääsupiiranguga

teavet, lisatakse dokumendile ka asutusesiseseks kasutamiseks tempel, millele kantakse

juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg ja alus.

2.11. Paberdokument koos lisadega digiteeritakse registreerimise käigus ja suunatakse seejärel

DHS-is menetlusse. Digiteerija kontrollib paberdokumendi ja digiteeritud dokumendi

3

vastavust, et dokumendi kõik lehed on digiteeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav.

Digiteeritud paberdokument lisatakse toimikusse. Kui paberdokumendi digiteerija on

struktuuriüksuse teenistuja, edastab ta paberdokumendi viivitamata DHT-sse.

2.12. Saabunud paberdokumenti ei digiteerita, kui dokument ei ole digiteeritult loetav või seda

pole mahu tõttu otstarbekas digiteerida. Sellisel juhul skaneeritakse dokument osaliselt (nt

esileht, ainult põhidokument vm) ning dokumendi registreerimisel lisatakse DHS-i

sellekohane info ning paberdokument edastatakse teemaga tegelevale struktuuriüksusele.

2.13. Kui paberdokument on struktuuriüksuses, tagab selle korrektse hoidmise kuni ministeeriumi

dokumendihoidlasse üleandmiseni selle loomise/saamise eest vastutav teenistuja või

teenistuja, kellele see ülesandeks on tehtud. Paberdokumente hoitakse

registraatorites/kiirköitjates, mille seljale märgitakse:

2.13.1 osakonna nimi või tähis (vajaduse korral);

2.13.2 sarja tähis;

2.13.3 sarja nimetus;

2.13.4 toimiku piirdaatumid;

2.13.5 säilitustähtaeg;

2.13.6 juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimiku seljale märge

„Asutusesiseseks kasutamiseks“.

2.14. DHS-is registreeritakse:

2.14.1 ministeeriumis koostatud õigusaktide eelnõud ja õigusaktid;

2.14.2 ministeeriumis koostatud haldusaktid;

2.14.3 lepingud;

2.14.4 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, ministeeriumi tegevuses olulist

tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised,

teabenõuded jm);

2.14.5 otsused;

2.14.6 volikirjad;

2.14.7 protokollid;

2.14.8 aktid;

2.14.9 aruanded;

2.14.10 majasisesed dokumendid (nt teenistuja poolt koostatud taotlused, aruanded).

2.15. DHS-is ei registreerita:

2.15.1 kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud ministeeriumi tööga (nt kutse esitlusele,

koolitusele, seminarile, konverentsile jms);

2.15.2 saabunud õnnitluskaarte;

2.15.3 reklaamtrükiseid;

2.15.4 perioodilisi trükiseid;

2.15.5 kirju märkega „ISIKLIK“, välja arvatud punktis 2.7 kirjeldatud juhul;

2.15.6 anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed);

2.15.7 eelnõude infosüsteemi (EIS) edastatud ministeeriumi õigusakti eelnõud puudutavaid

kooskõlastuskirju;

2.15.8 dokumente, mis registreeritakse teistes infosüsteemides;

2.15.9 kirju, millel on rämpsposti tunnused;

2.15.10 ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta ministeeriumi tegevusvaldkondi ega

eelda ilmselgelt vastust;

2.15.11 erakonna tegevust puudutavat kirjavahetust;

2.15.12 ministeeriumi teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust;

4

2.15.13 suulisi teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse

kättesaamise päeval;

2.15.14 meediapäringuid.

3. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtaja järgimine

3.1. RTK dokumendihalduse spetsialist annab tööülesande pärast saabunud dokumendi DHS-is

registreerimist dokumendi sisust tulenevalt:

3.1.1 täitmiseks valdkonna eest vastutavale struktuuriüksuse juhile, kes määrab vastutava

täitja (vajaduse korral kaastäitja(d), keda dokument puudutab, ja vajalikud juhised),

või kokkuleppest lähtuvalt pädevale teenistujale (näiteks edastatakse saabunud

teabenõue otse selle teemaga tegelevale teenistujale) või

3.1.2 teadmiseks valdkonnaga tegeleva(te)le teenistuja(te)le.

3.2. DHS-is tööülesannet andes tuleb arvestada dokumendis antud vastamistähtajaga. Dokument

edastatakse DHS-is peatäitjale viivitamata.

3.3. Tööülesande tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see lahendamiseks on

suunatud.

3.4. Tööülesande täitmisel mitme teenistuja poolt määratakse täitja, kes koordineerib asja

lahendamist ja vastutab tööülesande tähtaegse täitmise eest. Kaastäitjad kannavad vastutust

tööülesande tähtaegse ja korrektse täitmise eest.

3.5. Kui teenistuja, kellele on tööülesanne lahendamiseks suunatud, ei tegele selle valdkonnaga,

pöördub ta viivitamata RTK dokumendihalduse spetsialisti poole, kes dokumendi

registreeris, või teenistuja poole, kes temale tööülesande edastas või edastab ise dokumendi

asjassepuutuvale struktuuriüksuse juhile või teenistujale.

3.6. Dokumendile vastatakse esimesel võimalusel või õigusaktis või saatja määratud tähtajal,

kuid hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul registreerimisest. Täpsem info õigusaktides

sätestatud menetlustähtaegadest on leitav siseveebist.

3.7. Dokumendile vastamise tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada õigusaktis ette nähtud

korras. Asja lahendamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tähtaja pikendamisest

kirjalikult teavitama dokumendi saatjat esialgse vastamistähtaja jooksul ja lisama teavituse

DHS-i vastava dokumendi juurde.

3.8. Saabunud vastusdokumendi, millele ei ole vaja vastata, edastab RTK dokumendihalduse

spetsialist pärast registreerimist otse asjaga tegelevale teenistujale, kes vajaduse korral

edastab selle asjassepuutuvatele teenistujatele.

3.9. Kui saabunud dokumendile vastamine ei kuulu ministeeriumi pädevusse, tuleb dokument

edastada viivitamata, kuid hiljemalt viie tööpäeva jooksul registreerimisest vastamiseks

pädevale asutusele ning teavitada edastamisest ka dokumendi saatjat. Dokumendi edastamist

ja teavitamist korraldab RTK dokumendihalduse spetsialist.

3.10. Menetlus on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele on

sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kui lahendamiseks ei ole õigusaktist

tulenevalt vaja koostada eraldi dokumenti (nt lahendati küsimus kohtumisel või telefoni

5

teel), teeb vastutav täitja täitmismärke DHS-is. Märge peab sisaldama infot selle kohta kes,

millal ja kuidas asja lahendas.

4. Dokumendi koostamine

4.1. Ministeeriumis on kasutusel üld- ja kirjaplank, mis on kujundatud vastavalt valitsusasutuste

visuaalse identiteedi stiilijuhisele.

4.2. Plankide põhjal on vormistatud elektroonilised dokumendimallid, mis on teenistujatele

kättesaadavad DHS-is ja siseveebis.

4.3. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:

4.3.1 kirjad;

4.3.2 õigusaktid;

4.3.3 protokollid;

4.3.4 dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.

4.4. Dokumendi koostamise ja selle menetlemise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse see

kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. Teenistuja koostab dokumendi elektroonilisele

dokumendimallile.

4.5. Iga teenistuja, kes oma töös koostab dokumente, salvestab need DHS-is dokumentide

liigitusskeemi järgi toimikusse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse

algatuskiri koos vastuskirjaga.

4.6. Ministeeriumi teenindatavad valitsuskomisjonid ja ministri või kantsleri moodustatud

töörühmad kasutavad ministeeriumis loodud dokumendimalle, mis on kättesaadavad DHS-

ist ja siseveebist, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti. Töörühma tööd puudutavad

dokumendid (kirjavahetus, memod, protokollid jms) registreeritakse DHS-is töörühma

omanimelises toimikus.

4.7. Dokumendifaili pealkiri peab olema lihtne, lühike ja arusaadav. Failide pealkirjad ei tohi

sisaldada füüsilise isiku nime ega muud tundlikku infot, täpitähti ega sümboleid (v.a

alakriips).

4.8. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja

võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.

4.9. Ministeeriumi asjaajamise keel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja

arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetus.

4.10. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Võõrkeelsele dokumendile võib

vastata mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles.

4.11. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas Times New Roman kirjastiili

tähesuurusega 12 ja teksti reavahega 1,0.

5. Ministeeriumis koostatavad dokumendid

5.1. Vabariigi Valitsusele esitatavad dokumendid:

6

5.1.1 Vabariigi Valitsusele esitatakse lisaks õigusakti eelnõule memorandum, aruanne,

seisukoht jne. Seaduseelnõu peab vastama hea õigusloome ja normitehnika eeskirjas

(HÕNTE) sätestatud nõuetele;

5.1.2 Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu peab vastama Vabariigi Valitsuse seaduse

(VVS) §-des 26–29, haldusmenetluse seaduse (HMS) §-des 88–94 ning HÕNTE §-

des 51–65 sätestatud nõuetele;

5.1.3 Vabariigi Valituse korralduse eelnõu peab vastama VVS §-des 26 ja 30 sätestatud

nõuetele ning HMS-is sätestatud vorminõuetele;

5.1.4 Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav memorandum koostatakse

Riigikantselei loodud vormi kohaselt.

5.2. Ministri määrus:

5.2.1 minister annab määrusi seaduse alusel. Ministri määruse eelnõu peab vastama VVS

§-s 51, HMS §-des 88–94 ning HÕNTE §-des 51–65 sätestatud nõuetele.

5.3. Käskkiri:

5.3.1 minister annab käskkirju VVS §-s 49 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud

pädevuse piires ministeeriumi juhtimisel ja ministeeriumi valitsemisalas olevate

valitsusasutuste ning ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse

korraldamiseks. Ministri käskkiri peab vastama VVS §-des 50 ja 52 sätestatud

nõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses, peab käskkiri vastama ka

HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele;

5.3.2 kantsler annab käskkirju VVS § 53 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud

pädevuse piires ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste ja

ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse koordineerimiseks ning

korraldamiseks. Kantsleri käskkiri peab vastama VVS § 54 sätestatud nõuetele ja

HMS-is sätestatud vorminõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses,

peab käskkiri vastama ka HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele.

5.4. Ametikiri ja e-kiri:

5.4.1 ametikiri on dokument, mida kasutatakse info edastamiseks, probleemidest

teavitamiseks, lahenduste väljapakkumiseks jne. Kirjad jagunevad algatus- ja

vastuskirjadeks. Algatuskiri on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda.

Vastuskiri on algatuskirjale koostatud vastus;

5.4.2 e-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. Ministeeriumi

teenistujate nimelised e-posti aadressid on ministeeriumi ametlikud e-posti

aadressid. E-kirjaga võib edastada informatsioonilise iseloomuga teateid, mille

edastamisega teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi ja mis ei sisalda otsuseid ega

õigusalaseid selgitusi. Olenevalt sisust võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust

hinnatakse sisu järgi: tõendus asutuse tegevuse kohta, informatiivne või isiklik.

Teenistuja tegevuse käigus saadetud või saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust

asutuse tegevusest, on ametlikud dokumendid ja need tuleb DHS-is registreerida.

E-kirju ei allkirjastata.

5.5. Protokoll:

5.5.1 protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja

vastuvõetud otsuse fikseerimiseks ning registreeritakse DHS-is;

5.5.2 protokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse ka arutelu käik või

ainult vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja;

5.5.3 infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja lisaks

koosolekul osalejatele jagada kolmandate isikutega või lepitakse kokku tegevuste

7

eest vastutajad, tähtajad, uus koosolek, vormistatakse ka infokoosoleku kohta

protokoll;

5.5.4 kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu reeglina ei protokollita ja

ettekanne lisatakse protokolli juurde. Protokolli lisadele viidatakse tekstis

päevakorrapunkti juures;

5.5.5 protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist;

5.5.6 protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb edastada või teha kättesaadavaks kõigile

asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist;

5.5.7 protokolli allkirjastamise volitused on sätestatud lisas 3 „Allkirjastamise ja

esindamise õigus“;

5.5.8 töörühma koosolekuid protokollitakse vastavalt kinnitatud töögrupi töökorrale.

5.6. Memo:

5.6.1 memo on ametikirja eriliik, mis koostatakse juhtkonna ja teiste teenistujate

operatiivseks informeerimiseks ning olulise faktilise informatsiooni

dokumenteerimiseks või edastamiseks;

5.6.2 memo koostatakse vajaduse korral, näiteks üksikkohtumise ja visiidi

ettevalmistamiseks, käskkirjade ja lepingute juurde kooskõlastajate

informeerimiseks;

5.6.3 memo peab olema kirjutatud lühidalt ja korrektselt, kasutades täpseid kuupäevi.

Tekst tuleb vormistada struktureeritult ning mõisted ja lühendid esmakordsel

mainimisel lahti kirjutada.

6. Dokumendi kinnitamine

6.1. Ministri või kantsleri käskkirjaga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse

parempoolsesse nurka lisatakse kinnitusmärge:

KINNITATUD

majandus- ja tööstusministri… augusti 2024. a

käskkirjaga nr …

„Dokumentide loetelu“

6.2. Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, siis need nummerdatakse.

Sellisel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta

järgmiselt:

KINNITATUD

kantsleri … augusti 2024. a

käskkirjaga nr …

„Ametijuhendid“

Lisa 2

6.3. Kui käskkirjaga kinnitatakse dokument, millel on lisad, vormistatakse kinnitusmärge

kinnitataval dokumendil järgmiselt:

KINNITATUD

majandus- ja tööstusministri … augusti 2024. a

käskkirjaga nr …

„Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“

8

ja dokumendi lisal järgmiselt:

Majandus- ja tööstusministri … augusti 2024. a

käskkirjaga nr …. kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 1

7. Dokumendi kooskõlastamine

7.1. Dokumendi sisust tulenevalt kooskõlastatakse dokument asjassepuutuvate teenistujatega,

kelle töövaldkonda see puudutab.

7.2. Dokument kooskõlastatakse DHS-is vastavalt dokumendiliigile eelseadistatud

terviktöövoole.

7.3. Dokument kooskõlastatakse järjestikuses töövoos üldjuhul järgmises järjekorras:

7.3.1 vahetu juht;

7.3.2 osakonnajuhataja;

7.3.3 osakonnajuhataja, kelle valdkonda teema puudutab;

7.3.4 strateegiaosakond (teadus- ja arendustegevust ning välisvahendite kasutamist

puudutavad dokumendid);

7.3.5 vastava valdkonna asekantsler;

7.3.6 eelarveosakond (eelarvevahendite kasutamisel);

7.3.7 keeletoimetaja (vajadusel);

7.3.8 õigusosakond (juriidilised küsimused, õigusaktide ja haldusaktide eelnõud);

7.3.9 ministri nõunik, kui dokumendi allkirjastab minister;

7.3.10 kantsleri abi, kui dokumendi allkirjastab kantsler või minister;

7.3.11 kantsler, kui ta ei ole allkirjastaja.

7.4. Dokumendi sisust, mahust ja kooskõlastaja rollist lähtuvalt, antakse kooskõlastajale tähtaeg

kooskõlastamiseks üks kuni viis tööpäeva. Kooskõlastajate ringi täiendava kooskõlastaja

lisamisel arvestatakse eraldi nimetatud tähtaeg ka lisanduvale kooskõlastajale.

7.5. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja talle antud kooskõlastuse

tähtaega pikendada, teatades sellest kooskõlastamisele saatjat kohe pärast tähtaja

pikendamise vajaduse ilmnemist.

7.6. Dokument kooskõlastatakse märkusteta või märkustega või jäetakse kooskõlastamata.

Kooskõlastamata jätmist tuleb põhjendada – millega ja miks ei nõustuta, vajaduse korral

viidata õigusaktile ja lisada konstruktiivne ettepanek.

7.7. Dokumendi koostaja tegevus sõltub sellest, millise märkusega on tegu:

7.7.1 kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja või temaga kokkuleppel

kooskõlastaja dokumendis parandused. Parandusettepaneku teinud kooskõlastajale

antakse uus kooskõlastamise tööülesanne, kui parandusettepaneku tegija on seda

soovinud või seda soovib dokumendi koostaja;

7.7.2 kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused

dokumendis ja annab kooskõlastusülesande nii ettepaneku tegijale kui ka

eelnevatele asjassepuutuvatele kooskõlastajatele, kui parandusettepaneku tegija on

seda soovinud või seda soovib dokumendi koostaja;

7.7.3 kui koostaja ei nõustu kooskõlastaja ettepanekutega, lisab ta DHS-i kommentaari

ettepanekute arvestamata jätmise põhjuste kohta ja saadab kokkuleppel ettepaneku

9

tegijaga dokumendi uuesti ettepaneku tegijale kooskõlastamiseks. Kui kooskõlastaja

ei muuda oma seisukohta, jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab

dokumendi allkirjastajale viitega eriarvamusele. Lõpliku otsuse eriarvamuse

arvestamise kohta teeb allkirjastaja.

8. Dokumendi allkirjastamine

8.1. Allkirjastamist vajavad riigisisesed dokumendid allkirjastatakse digitaalselt.

Rahvusvahelises suhtluses arvestatakse allkirjastamist vajavate dokumentide puhul teise

poole võimekust dokumendi digitaalsel allkirjastamisel ja vastuvõtmisel.

8.2. Tulenevalt dokumendi sisust ja mahust antakse allkirjastajale tähtajaks kuni kaks tööpäeva.

8.3. DHS-is saab dokument registreerimisnumbri ja kuupäeva dokumendi digitaalsel

allkirjastamisel. Paberdokument registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.

8.4. Ministeeriumi üld- ja kirjaplangil vormistatava dokumendi allkirjastamise õigus on ministril,

kantsleril, asekantsleril ja nende poolt volitatud isikul. Kirjaplangile võib alla kirjutada

osakonnajuhataja või muu osakonna teenistuja ministri või kantsleri käskkirjaga või

ametijuhendiga antud pädevuse piires. Allkirjastamise pädevus on sätestatud lisas 3

„Allkirjastamise ja esindamise õigus“.

8.5. Kui dokument allkirjastatakse paberil, allkirjastatakse see ühes eksemplaris. Paberil leping

ja akt allkirjastatakse vastavalt poolte arvule. Paberil allkirjastatud dokumendi digiteerib

RTK dokumendihalduse spetsialist enne väljasaatmist ja lisab selle DHS-i.

8.6. Kui allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb selleks volitatud teenistuja,

muudab dokumendi koostaja dokumendis allkirjastaja andmed.

8.7. Kui adressaat on avaldanud soovi saada dokument paberil (riigisisese kirjavahetuse korral),

allkirjastatakse dokument digitaalselt ja väljastatakse koos digitaalallkirja kinnituslehega.

Vajadusel teeb RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja või peaspetsialist

dokumendist tõestatud ärakirja.

9. Dokumendi väljasaatmine

9.1. Dokumendi saadab välja üldjuhul RTK dokumendihalduse spetsialist viivitamata, kuid

hiljemalt dokumendi registreerimise päevale järgneval tööpäeval.

9.2. Dokumentide väljastamisel eelistatakse elektroonilisi kanaleid (näiteks DHS, e-post või

dokumendivahetuskiht (DHX)).

9.3. Ministeeriumist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Puuduste korral

tagastab RTK dokumendihalduse spetsialist dokumendi koostajale nõuetekohaseks

vormistamiseks.

9.4. Posti ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks

DHT-sse. Ministeeriumide ühishoones töötav RTK dokumendihalduse spetsialist vormistab

väljamineva posti tööpäeviti kella 10ks.

10

9.5. Teenistuja tagab vajadusel tööalaselt e-posti aadressilt väljasaadetud e-kirjade

registreerimise samal päeval või sellele järgneval tööpäeval.

10. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine

10.1. Kinnitamise all mõistetakse dokumendi ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse

kinnitamist ja seda tehakse HMSis ettenähtud juhtudel. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et

tegemist on dokumendi autentse ärakirja, väljavõtte või väljatrükiga.

10.2. Ärakiri on originaaldokumendile nii sisult kui ka vormilt vastav dokumendi täpne jäljend.

10.3. Väljavõte on originaaldokumendi osaline taasesitus, kus näidatakse üksnes mingi osa

dokumendist.

10.4. Väljatrükk on automatiseeritud infosüsteemis sisalduva teabe taasesitus.

10.5. Ministeeriumi dokumentide ametliku kinnitamise õigus on RTK dokumendihalduse

spetsialistil või DHT juhatajal või peaspetsialistil.

10.6. RTK DHO arhivaar (edaspidi RTK arhivaar) kinnitab ministeeriumi dokumendihoidlas

olevate dokumentide ärakirjad, väljavõtted ja väljatrükid.

10.7. Digitaalallkirja võib vajaduse korral tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile

tõestusmärkega templi, mis sisaldab:

10.7.1 märget „TÕESTUSMÄRGE“;

10.7.2 digitaalallkirja andmise kuupäeva ja kellaaega;

10.7.3 allkirjastaja nime ja ametikohta;

10.7.4 tõestusmärke teinud teenistuja nime, ametikohta ja allkirja;

10.7.5 tõestusmärke tegemise kuupäeva.

10.8. Digitaalallkirja tõestab RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja või

peaspetsialist.

11. Ministeeriumis kasutusel olevad pitsatid

11.1. Ministeeriumis on kasutusel järgmised pitsatid:

11.1.1 ministeeriumi vapipitsat:

11.1.1.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib kantsleri abi;

11.1.1.2 pitser (pitsati jäljend) pannakse ministeeriumi väljaantavale paberdokumendile,

millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on

õigusaktiga ette nähtud.

11.1.2 Rahandusministeeriumi ühisosakonna pitsat:

11.1.2.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;

11.1.2.2 pitser pannakse ministeeriumi dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja väljatrükkide

ametlikul kinnitamisel.

11.1.3 Rahandusministeeriumi digitaalne tempel:

11.1.3.1 templit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja;

11.1.3.2 tempel pannakse ministeeriumide dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja

väljatrükkide ametlikul kinnitamisel.

11

11.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatite hävitamise korraldab RTK arhivaar.

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 2

DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAJATE ÕIGUSED

1. DHS-i vastutav töötleja on ministeerium ja volitatud töötleja on RTK. Ministeeriumi nimel

täidab DHS-i vastutava töötleja ülesandeid DHT. Dokumendihalduse korraldamisel

töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja on ministeerium ning volitatud töötlejad on

Rahandusministeerium (ühisosakonna kaudu) ja RTK.

2. Ministeeriumi, Rahandusministeeriumi ühisosakonna ja RTK DHO teenistujatel on

juurdepääs DHS-ile oma tööülesannete täitmiseks.

3. DHS-i sisenemiseks tuleb kasutajal ennast autentida. Kasutaja autentimine toimub turvalisel

viisil ministeeriumi siseveebis asuva lingi kaudu. Väljaspool ministeeriumi saab DHS-i

siseneda turvalise rakenduse kaudu.

4. RTK DHO administreerib DHS-i koostöös DHT-ga (nt dokumendi ekraanivormid,

eelseadistatud terviktöövood, kasutajaõigused, klassifikaatorid, parameetrid,

dokumendimallid).

5. Eriti tundlikku teavet (nt eriliiki isikuandmed) sisaldavatele dokumentidele piiratakse

juurdepääsu ka ministeeriumisiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele,

kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks.

6. Teenistujale eriti tundlikku teavet sisaldavale sarjale juurdepääsu saamiseks esitab

struktuuriüksuse juht taotluse DHT peaspetsialistile. Esitatud taotluses peab olema välja

toodud sari ja selle pealkiri ning põhjendus juurdepääsu saamise vajaduse kohta. Peale

taotluse kooskõlastamist sarja eest vastutajaga, annab DHT peaspetsialist soovitud

juurdepääsu.

7. Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs

dokumendile, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta DHT peaspetsialisti poole

vastava õiguse saamiseks.

8. Asutusevälisele isikule juurdepääsu andmiseks DHS-ile esitab juurdepääsu vajava isiku

vahetu juht taotluse, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu

põhjus, õiguslik alus ja periood (juurdepääsu algus- ja lõpuaeg), millal juurdepääsu

soovitakse. Peale taotluse kooskõlastamist valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse juhiga

ja vajadusel ministeeriumi andmekaitsespetsialistiga, korraldab DHT peaspetsialist soovitud

juurdepääsud.

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 3

ALLKIRJASTAMISE JA ESINDAMISE ÕIGUS

1. Reguleerimisala

Käesolevas lisas antakse volitused ministeeriumi esindamiseks ulatuses, mis ei ole reguleeritud

eriaktidega või asjaajamiskorra muude sätetega.

2. Allkirjastamise pädevus

2.1. Ministri pädevus

2.1.1. Minister allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Ministri pädevus

ministeeriumi juhtimisel ja ministri vastutusvaldkonnad tulenevad Vabariigi

Valitsuse seadusest (VVS), peaministri korraldusest, muust seadusest, ministeeriumi

põhimäärusest, määrusest konkreetses valdkonnas või eriaktist.

2.1.2. Ministri allkirjastatavad dokumendid:

2.1.2.1. ministeeriumis väljatöötatud õigusakti eelnõu;

2.1.2.2. Vabariigi Valitsuse istungile ja Vabariigi Valitsuse liikmete nõupidamisele

(valitsuskabineti nõupidamine) esitatav dokument;

2.1.2.3. ministri käskkiri;

2.1.2.4. kirjavahetus Riigikogu liikme või komisjoniga;

2.1.2.5. kirjavahetus Vabariigi Presidendiga;

2.1.2.6. kirjavahetus poliitilistes küsimustes;

2.1.2.7. ministritevaheline kirjavahetus;

2.1.2.8. kirjavahetus õiguskantsleriga;

2.1.2.9. kirjavahetus riigikontrolöriga;

2.1.2.10. õigusakti eelnõu kooskõlastuskiri;

2.1.2.11. volikiri ministeeriumi esindamiseks;

2.1.2.12. lepingud (ministeeriumis on lepingu sõlmimise õigus ministril, kui õigusaktides ei

ole ministeeriumi esindamise õigust antud ainuüksi ministrile või muule

teenistujale);

2.1.2.13. kirjad teenistusliku järelevalve küsimustes;

2.1.2.14. kirjad, millega antakse ülesandeid ministeeriumi valitsemisalas olevatele

asutustele;

2.1.2.15. välisriikidesse ja välisriikide esindustesse saadetavad dokumendid (üldjuhul).

2.2. Minister ja kantsler allkirjastavad ministri määruse.

2.3. Kantsleri pädevus

2.3.1. Kantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Kantsleri pädevus

tuleneb VVS-ist, ministeeriumi põhimäärusest, muust õigusaktist, ministeeriumi

töökorraldust reguleerivatest aktidest ja talle antud muudest volitustest.

2.3.2. Kantsleri allkirjastatavad dokumendid:

2.3.2.1. kantsleri käskkiri;

2.3.2.2. lepingud volituse olemasolul;

2.3.2.3. dokumendid valitsemisala- ja hallatavate asutustega nende tegevuse

koordineerimist puudutavates küsimustes;

2

2.3.2.4. eelarvet ja riigivara kasutamist puudutavad dokumendid ministrilt saadud volituste

piires;

2.3.2.5. vastuskirjad, millele ei kirjuta alla minister;

2.3.2.6. muud dokumendid vastavalt ministeeriumi põhimääruse §-le 25 ja teistele

õigusaktidele.

2.4. Asekantsleri pädevus

2.4.1. Asekantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Asekantsleri

pädevus tulenev VVS-ist, ministeeriumi põhimäärusest, ministeeriumi töökorraldust

reguleerivatest aktidest ja talle antud muudest volitustest (näiteks minister või kantsler

on volitanud käskkirjaga teatud ülesannete tegemise asekantslerile).

2.4.2. Asekantsleri allkirjastatavad dokumendid:

2.4.2.1. informatiivse sisuga valdkonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega

muid kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele

isikutele;

2.4.2.2. kutsed ning nõusoleku ja huvi väljendavad avaldused välisriikidele

(mitterahalised);

2.4.2.3. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.

2.5. Osakonnajuhataja pädevus

2.5.1. Osakonnajuhataja pädevus tuleneb ministeeriumi põhimäärusest, osakonna

põhimäärusest, ministeeriumi töökorraldust reguleerivatest aktidest ja talle antud

muudest volitustest.

2.5.2. Osakonnajuhataja allkirjastatavad dokumendid:

2.5.2.1. informatiivse sisuga osakonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega muid

kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele;

2.5.2.2. praktikakokkulepe – üldjuhul allkirjastavad osakonnajuhataja ja praktika

juhendaja;

2.5.2.3. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.

2.6. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhataja pädevus

2.6.1. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalituse juhatajal on

ministeeriumi esindamise õigus selliste informatiivsete dokumentide või muude

dokumentide allakirjutamisel, millega ei otsustata asja sisuliselt.

2.7. Personaliosakonna juhataja allkirjastatavad dokumendid:

2.7.1. teenistus- või töösuhet puudutava dokumendi edastamine, tõend ministeeriumis

töötamise kohta või muu informatiivne kiri;

2.7.2. personaliosakonna juhatajal on õigus kehtestada ministeeriumi teenistuskohtade

liigitus teenistusgruppideks.

2.8. Protokolli allkirjastamine:

2.8.1. protokolli allkirjastab protokollija, vajadusel koosoleku juhataja, koosolekul viibijad;

2.8.2. ministeeriumisiseseid protokolle ei allkirjastata, välja arvatud kui see on ette nähtud

ministeeriumisiseses töökorras, lepingus või mõnes muus dokumendis või kui

allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist;

2.8.3. töörühma koosoleku protoll allkirjastatakse tulenevalt kehtestatud töörühma

töökorrast.

3

3. Esindamise pädevus

3.1. Teenistuja pädevus

3.1.1. Teenistuja saadab informatiivse sisuga e-kirju, muu hulgas ka vastuseid

selgitustaotlustele, märgukirjadele ja teabenõuetele, kui vastava korralduse on ta

saanud struktuuriüksuse juhilt ja need ei sisalda otsuseid.

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 4

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE KASUTAMINE JA AVALIKUSTAMINE

1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestamine

1.1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestab teabevaldaja. Teabevaldaja kehtestatud

juurdepääsupiirang on siduv kõigile teistele teabevaldajatele ning kui eriseadusest ei tulene

teisiti, ei saa teine asutus piirangut omavoliliselt kehtetuks tunnistada ega eirata. Ainult

juurdepääsupiirangu seadnud teabevaldaja saab selle kehtetuks tunnistada ning teised

asutused saavad selle olemasolu vajalikkusele või määratud aluse õigsusele üksnes

tähelepanu juhtida.

1.2. Ministeeriumisse saabunud ja ministeeriumis koostatud dokumendid (sh e-kirjad), mis

sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse

asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel kuni

vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks.

1.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtestatakse juurdepääsu piirang 75 aastaks selle

saamisest või koostamisest.

1.4. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus tuleneb avaliku teabe seadusest (AvTS) ja

eriseadustest ning neid kasutatakse vastavalt ministeeriumi, Andmekaitse Inspektsiooni ja

Riigi Infosüsteemi Ameti koostatud juurdepääsupiirangute klassifikaatorile, mis on leitav

riigi infosüsteemi haldussüsteemist RIHA.

1.5. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja.

Sissetulevale dokumendile määrab juurdepääsupiirangu registreerija, kes kahtluse korral

konsulteerib dokumendi eest vastutava teenistujaga. Kui sissetulevale dokumendile on

määratud vale juurdepääsupiirang teavitab vastutav teenistuja sellest juurdepääsupiirangu

määranud registreerijat.

1.6. Kui ministeeriumisse saabub dokument, mis sisaldab juurdepääsupiirangu kehtestamise

aluseks olevat teavet, kuid saatja ei ole asjakohast märget dokumendile teinud, võtab RTK

dokumendihalduse spetsialist saatjaga enne dokumendi registreerimist ühendust ning

kooskõlastab märke tegemise vajalikkuse.

1.7. Ministeeriumis koostatavale dokumendile kehtestab sisust lähtuvalt juurdepääsupiirangu

selle koostaja, konsulteerides vajaduse korral õigusosakonnaga või

andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).

1.8. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi korral peab koostaja tagama, et andmed

piirangu kehtestamise aja ja õigusliku aluse kohta oleksid olemas nii DHS-is dokumendi

metaandmetes kui ka dokumendis. Juurdepääsupiirangu andmed peavad sisaldama ka

teabevaldajat.

2

Näide:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 10.05.2024

Kehtib kuni: 10.05.2099

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeerium

1.9. Kui dokument sisaldab mitme juurdepääsupiirangu alusega teavet, tuleb nii dokumendis kui

ka DHS-is dokumendi metaandmetes näidata kõik piirangu alused. Mitme aluse puhul

määratakse pikima juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg.

Näide:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 10.05.2024

Kehtib kuni: 10.05.2099

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12; AvTS § 35 lg

1 p 17

Teabevaldaja: Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeerium

1.10. Kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaega võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui

juurdepääsupiirangu põhjus püsib. Juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamise vajaduse

otsustab dokumendi koostaja või tema puudumise korral struktuuriüksuse juht,

konsulteerides vajadusel õigusosakonnaga või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).

RTK DHO peaspetsialist (edaspidi RTK peaspetsialist) teeb otsuse alusel muudatused DHS-

is ja teavitab tähtaja pikendamisest asutusi, kellele dokument on edastatud.

1.11. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirangu põhjus piirangu kehtimise ajal kaob,

tuleb juurdepääsupiirang tunnistada kehtetuks. Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks

dokumendi koostaja või tema struktuuriüksuse juht, konsulteerides vajaduse korral

õigusosakonnaga või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed). RTK peaspetsialist teeb

koostajalt või struktuuriüksuse juhilt saadud tagasiside alusel muudatused DHS-is ja teavitab

asutusi, kellele dokument on edastatud.

1.12. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, teeb

teabenõude täitja dokumendist ärakirja või väljavõtte selliselt, et paberdokumendi

väljastamisel kaetakse kinni avalikustamisele mittekuuluvad andmed ja elektroonilise

dokumendi väljastamisel eemaldatakse dokumendist avalikustamisele mittekuuluvad

andmed selliselt, et teabenõudjal ei ole võimalik eemaldamist tagasi pöörata.

1.13. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi

dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja koostöös

DHT peaspetsialistiga dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise.

1.14. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole juurdepääsupiirangut

kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud, teavitab

kasutaja sellest kohe DHT peaspetsialisti ja kui see puudutab isikuandmeid, tuleb teavitada

ka andmekaitsespetsialisti.

3

2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine

2.1. Juurdepääsupiiranguga dokumentide (sh töödokumendid, dokumendi kavandid jms)

hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud nende isikute juurdepääs, kellel oma

ametiülesannetest tulenevalt see vajadus puudub. Juurdepääsupiiranguga dokumendi

hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses dokument asub.

2.2. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende

sattumise kõrvaliste isikute kätte (nt lukustatud kapis või sahtlis). Keelatud on jätta

juurdepääsupiiranguga teavet näiteks nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ja

printerite juurde. Koosoleku lõppedes tagab koosoleku korraldaja, et nõupidamisruumi ei

jääks juurdepääsupiiranguga teavet.

2.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest või sattumise ohust

peab teenistuja teavitama DHT peaspetsialisti. Kui see puudutab isikuandmeid, tuleb

teavitada ka andmekaitsespetsialisti.

2.4. Eriti tundlikku teavet (mõiste sisustamisel tuleb muu hulgas lähtuda Andmekaitse

Inspektsiooni väljaantud juhisest „Avaliku teabe seaduse üldjuhend“) sisaldavaid

paberdokumente võib edastada ministeeriumisiseselt ainult käest kätte, ministeeriumist välja

võib neid saata vaid tähitud postiga. Elektrooniliselt võib neid dokumente ministeeriumi

DHSist välja saata DHXi1 vahendusel või e-posti teel krüpteeritult.

2.5. Juurdepääsupiiranguga teabe salvestamisel eemaldatavale andmekandjale lähtub teenistuja

ministeeriumis kehtestatud asjakohastest kordadest (nt IT kord, infoturbekord vms).

Juurdepääsupiirangut sisaldava teabega andmekandja viimisel väljapoole ministeeriumit ja

saatmisel posti või kulleriga, tuleb andmekandjal olev materjal krüpteerida.

2.6. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentide (ka töödokumentide edastamise puhul

nt arvamuse avaldamiseks ministeeriumi haldusala asutusele) edastamisel e-postiga tuleb

lisada juurdepääsupiirangut puudutav info.

2.7. DHS-i lisatavad dokumendid ei tohi olla krüpteeritud. Dokumentide krüpteerimist

kasutatakse vajaduse korral dokumentide edastamiseks, kui tegu on tundlikku infot

sisaldavate dokumentidega.

3. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris

3.1. DHS-is registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse ministeeriumi veebilehel

avalikus dokumendiregistris AvTSis sätestatud korras.

3.2. Ministeeriumi avalikus dokumendiregistris avalikustatakse:

3.2.1 saabunud ja väljasaadetud kirjad;

3.2.2 allkirjastatud õigusaktid;

3.2.3 sõlmitud lepingud.

3.3. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse avalike dokumentide puhul metaandmed ja

dokument. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul avalikustatakse ainult metaandmed.

1 Dokumendivahetuskiht (DHX) on dokumendivahetuse protokoll, mis võimaldab dokumendihaldussüsteemidel ja

teistel infosüsteemidel dokumente ja infot vahetada.

Majandus- ja tööstusministri06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 5

ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE

1. Teenistussuhte lõppemisel või peatumisel ja teenistusülesannete oluliste muutuste korral (nt

teenistuja teenistusülesanded muutuvad liikumisel ühest struktuuriüksusest teise) algatab

personalitöötaja DHS-is teenistuja elektroonilise ringkäigulehe.

2. Lahkuva teenistuja töö üleandmise ja ümberkorraldamise eest vastutab vahetu juht.

3. Ringkäigulehe alusel:

3.1 annab teenistuja vastavalt vahetult juhilt saadud juhistele üle pooleliolevad ülesanded (nt

täitmisel olevad lepingud, avatud toimikud, pooleliolevate dokumentide menetlused ja muu

olulise teabe), sealhulgas DHS-is ja teistes infosüsteemides, ja tagastab lahkumisel tema käes

oleva ministeeriumi vara;

3.2 suletakse DHS-i ja teiste infosüsteemide kasutamise õigused.

4. Personaalsed olulise sisuga tööalased failid annab lahkuv teenistuja üle vahetu juhi poolt

määratud ajaks, salvestades need vahetu juhi poolt määratud struktuuriüksuse failisüsteemi.

Vastamist vajavad e-kirjad suunab lahkuv teenistuja teda asendama määratud teenistujale või

vahetule juhile.

5. Lahkuv teenistuja teavitab olulisemaid koostööpartnereid (ka töörühmas osalemise korral)

oma lahkumisest, teavitades võimaluse korral uuest kontaktisikust, eelkõige pooleliolevate

projektide või täitmisel olevate lepingute puhul.

6. Teenistusest lahkumise korral loetakse teenistuja ühistöökaustades loodud failid, e-postkasti

sisu ja muu teave asutusesiseseks teabeks. Loodud teabe vastutav töötleja on ministeerium.

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskorra

lisa 6

ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE

1. Liigitusskeemi koostamine

1.1. Ministeeriumi tegevuse käigus loodud või saadud tõendusväärtusega dokumentide ja teabe

liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostab DHT peaspetsialist koostöös

struktuuriüksustega ja RTK arhivaariga liigitusskeemi. Liigitusskeemi koostamisel võetakse

aluseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“

(edaspidi arhiivieeskiri) kehtestatud nõuded ning juhindutakse Rahvusarhiivi juhistest.

1.2. Liigitusskeemi muudetakse vastavalt vajadusele. Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse

enne kehtestamist arhiivieeskirjas märgitud juhtudel Rahvusarhiiviga infosüsteemis

ASTRA.

1.3. Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel

lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud

säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud

õigusaktiga, arvestatakse:

1.3.1 faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadust;

1.3.2 ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust;

1.3.3 avaliku arhiivi võimalikku huvi.

1.4. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest.

1.5. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on

seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.

2. Toimikute korrastamine

2.1. Dokumendid korrastatakse kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise

lõppemist.

2.2. Enne arhiveerimist veendub RTK arhivaar dokumentide sarjakuuluvuses ja menetluse

lõppemises, vajaduse korral paigutab dokumendi õigesse sarja (paberdokumendi

ümberpaigutamisel teeb muudatused ka dokumendiregistris), eemaldab mustandid, koopiad

ja mittearhiiviainese.

2.3. Struktuuriüksuses olevad paberdokumendid korrastatakse koostöös RTK arhivaariga.

Korrektselt ettevalmistatud lõpetatud toimikud annab teenistuja üle RTK arhivaarile

üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.

3. Dokumendihoidlas olevatele dokumentidele juurdepääsu tagamine

3.1. Ministeeriumi teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks kasutada

ministeeriumi dokumendihoidlas olevaid dokumente.

2

3.2. Arhiiviteatistele ja -päringutele vastamise ning ministeeriumi arhiivist paberdokumentide

laenutamise tagab RTK DHO, vastuskirjad allkirjastab DHT juhataja.

3.3. Toimikuid laenutatakse välja üksnes toimikule juurdepääsu võimaldava õigusliku aluse

olemasolul või kantsleri nõusolekul. Paberil toimiku laenutamine vormistatakse aktiga, mille

allkirjastab DHT juhataja.

4. Ülevaade arhiivi koosseisust

4.1. Ülevaate ministeeriumi arhiivi koosseisust koostab ja hoiab ajakohasena RTK arhivaar.

4.2. Ülevaate koostamise aluseks on liigitusskeem.

4.3. Arhiivikoosseisu ülevaadet peetakse DHS-is, paberdokumentide ülevaadet võib pidada

väljaspool DHS-i faili kujul (nt Excel, Word).

5. Dokumentide hävitamine ja arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivile

5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse

peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul.

5.2. Kui digiteeritud paberdokument ei oma arhiiviväärtust või originaali säilitamise nõue ei

tulene õigusaktist ja DHS-is on tagatud digiteeritud dokumendi autentsus ja terviklikkus,

hävitab RTK arhivaar selle ühe aasta möödumisel selle saamisest.

5.3. Kui dokumentide arhiiviväärtus on välja selgitamata, esitab RTK arhivaar Rahvusarhiivile

taotluse dokumentide hindamiseks.

5.4. Dokumendid hävitatakse:

5.4.1 dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse osutamisele

spetsialiseerunud ettevõtte teenust, või

5.4.2 kustutades digitaalse teabe selle kandjalt nii, et selles sisalduvat teavet ei ole võimalik

taastada.

5.5. Juhindudes arhiivieeskirjast koostab RTK arhivaar DHS-is hävitamisakti ning kooskõlastab

selle struktuuriüksuse juhiga, kelle vastutusalas on hävitatav teave, ja DHT juhatajaga.

Hävitamisakti allkirjastab RTK arhivaar.

5.6. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi

kasutuskorras (sh põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) sätestatule.

5.7. Ministeerium annab oma tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid üle Rahvusarhiivile.

Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel juhindub RTK arhivaar arhiivieeskirjast.

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

asjaajamiskorra

lisa 7

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 625 6342 / [email protected] / www.mkm.ee

Registrikood 70003158

Majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22 kinnitatud

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

asjaajamiskorra

lisa 8

KINNITATUD

majandus- ja tööstusministri 06.03.2025

käskkirjaga nr 22

„Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi asjaajamiskord“

MAJANDUS- JA KOMMUNIKATSIOONIMINISTEERIUMI ASJAAJAMISKORD

1. EESMÄRK

1.1. Asjaajamiskorra eesmärk on tagada Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (edaspidi

ministeerium) tegevuse dokumenteerimise järjepidevus ja usaldusväärne väikese halduskoormusega

asjaajamine, vähendades bürokraatiat ja reguleerides vastutuse ulatust.

1.2. Dokumendihaldus on tugiteenus, mis toetab ministeeriumi põhitegevuse toimimist, tagades

dokumentide ja teabe nõuetekohase säilimise ettenähtud aja jooksul kättesaadava ja kasutatavana.

2. REGULEERIMISALA JA KOHALDAMISALA

2.1. Asjaajamiskord kehtestab ministeeriumi asjaajamise ja dokumendihalduse põhinõuded.

2.2. Asjaajamiskord reguleerib:

2.2.1 vastutust asjaajamises;

2.2.2 dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) dokumentide registreerimist, loomist,

kooskõlastamist ja allkirjastamist;

2.2.3 dokumentides sisalduva teabe liigitamist;

2.2.4 teabele juurdepääsupiirangu kehtestamist;

2.2.5 dokumentide tähtaegset täitmist;

2.2.6 asjaajamise üleandmist ja vastuvõtmist;

2.2.7 dokumentide säilitamist ja hävitamist ning Rahvusarhiivile üleandmist.

2.3. Asjaajamiskord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate dokumentide

haldamist ministeeriumis.

2.4. Asjaajamiskord kehtib kõigile ministeeriumi ametnikele ja töötajatele ning Rahandusministeeriumi

ühisosakonna töötajatele (edaspidi ühiselt nimetatud teenistujad), kes täidavad Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi tugifunktsioone vastavalt ministeeriumide vahel sõlmitud

koostöökokkuleppest.

2.5. Ministeeriumi hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides/andmekogudes (edaspidi infosüsteem)

lähtutakse asjaajamisel asjaajamiskorrast niivõrd kuivõrd infosüsteemide kasutuskorrad (sh

põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) ei reguleeri teisiti.

2.6. Rahandusministeeriumi ühisosakonna dokumendihaldustalitus (edaspidi DHT) korraldab

ministeeriumi dokumendi- ja arhiivihaldust ning selle koordineerimist ministeeriumi valitsemisalas

koostöös Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnaga (edaspidi RTK

DHO).

2.7. DHT võib koostöös RTK DHO-ga koostada asjaajamiskorra paremaks rakendamiseks soovituslikke

juhiseid. Juhised tehakse teenistujatele teatavaks siseveebi ja DHS-i kaudu.

2

2.8. Asjaajamiskorra väljatöötamise ja ajakohastamise eest vastutab DHT juhataja.

3. VASTUTUS

3.1. DHT vastutab dokumendi- ja arhiivihalduse kordade eelnõude ja juhiste väljatöötamise, teenistujate

koolitamise ja ministeeriumi valitsemisala asutuste nõustamise eest ning ajakohastatud juhiste ja

dokumendimallide teenistujatele teatavaks tegemise eest siseveebi ja DHS-i kaudu.

3.2. RTK DHO vastutab ministeeriumi dokumendiringluse, dokumendimallide loomine, arhiveeritud

dokumentide korrastamise, säilitamise ja õigeaegse hävitamise ning Rahvusarhiivile üleandmise eest,

samuti DHS-i arendamise, administreerimise, teenistujate koolitamise ja nõustamise eest vastavalt

määratud pädevusele.

3.3. Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase loomise,

õigsuse ja haldamise, sealhulgas määratud tööülesannete tähtaegse täitmise eest ning tagab

paberdokumentide säilimise kuni ministeeriumi dokumendihoidlasse andmiseni.

3.4. Ministri käskkirjaga moodustatud nõuandva õigusega komisjoni, nõukogu või töörühma või kantsleri

käskkirjaga moodustatud ministeeriumi struktuuriüksuste töö koordineerimiseks üksikküsimuste

lahendamiseks moodustatud komisjoni (edaspidi ühiselt nimetatud töörühm) või Vabariigi Valitsuse

moodustatud ministeeriumi teenindatava valitsuskomisjoni (edaspidi valitsuskomisjon) asjaajamise

ja dokumentide registreerimise eest vastutab töörühma esimees, kui ministri või kantsleri käskkirjas

või Vabariigi Valitsuse korralduses ei ole sätestatud teisiti.

4. ÜLDPÕHIMÕTTED

4.1. Ministeeriumis on asjaajamine üldjuhul elektrooniline, mis tähendab, et teenistujad loovad ja

menetlevad dokumente elektrooniliselt. Tõendus- ja säilitusväärtusega dokumente hallatakse DHS-is

ja teistes infosüsteemides vastavalt ministeeriumi dokumentide liigitusskeemile.

4.2. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31. detsembrini).

Töörühma või valitsuskomisjoni asjaajamisperioodiks on selle tegevusperiood.

4.3. Ministeeriumis kehtestatud dokumentide liigitusskeem on aluseks teabe ja dokumentide haldamisel

ja säilitamisel.

4.4. Dokumentide haldamine toimub DHS-is kuni hävitamiseni või Rahvusarhiivile üleandmiseni.

Infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende kasutuskordadele (sh

põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad).

4.5. Asjaajamiskorra juurde kuuluvad järgmised lisad:

4.5.1. dokumendiringlus (lisa 1);

4.5.2. dokumendihaldussüsteemi kasutajate õigused (lisa 2);

4.5.3. allkirjastamise ja esindamise õigus (lisa 3);

4.5.4. juurdepääsupiiranguga teabe kasutamine ja avalikustamine (lisa 4);

4.5.5. asjaajamise üleandmine (lisa 5);

4.5.6. arhiivitöö korraldamine (lisa 6);

4.5.7. üldplank (lisa 7);

4.5.8. kirjaplank (lisa 8).