Pakkumuskutse

1

Lisa 2

PAKKUMUSEVORM

1. PAKKUJA ANDMED

Pakkuja nimi, registrikood

E-posti aadress

Telefoninumber

2. PAKKUMUSE MAKSUMUS

Pakkumus osale (kuupäevale) xxx

Summa km-ta

1. Seminariruumi rent koos tehnikaga

2.Toitlustusteenus (pakkumises välja tuua toitlustuse kogumaksumus arvestades inimeste arvu)

Pakkumuse kogumaksumus kokku eurodes (pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki kaasnevaid kulusid, hankija lisakulusid ei hüvita).

Osalejate kohalejõudmise kirjeldus ja parkimistingimused, mis arvestavad osalejate arvu (pakkumises välja tuua lähimate bussipeatuste ja parklate nimed ja asukohad ning kaugused sündmuse toimumise asukohast, mh parkimistingimused, parkimistasu, orienteeruv parkimiskohtade arv)

Lisa 1

Tehniline kirjeldus

”Seminariruumide rent koos toitlustamisega kolme koolituse läbiviimiseks“

Sotsiaalkindlustusamet (edaspidi amet) soovib pakkumist seminariruumi ja -tehnika rendiks koos toitlustusega Tallinnas või Viimsis.

I osa - Seminariruumide rent koos toitlustamisega koolituse läbiviimiseks 23.04.25. II osa - Seminariruumide rent koos toitlustamisega koolituse läbiviimiseks 04.09.25. III osa - Seminariruumide rent koos toitlustamisega koolituse läbiviimiseks 13.11.25. Poolte kokkuleppel võib kuupäevi muuta. Pakkumusi saab teha kõigile kolmele eelpool nimetatud kuupäevadele või eraldi ühele konkreetsele kuupäevale. Hanke tulemusel valitakse välja kuni kolm edukat pakkujat arvestusega, et iga kord toimub koolitus erinevas kohas. Juhul, kui pakkuja on esitanud pakkumuse mitme osa peale ja mitmes osas osutuks edukaks ning asukohad on samad, siis tunnistatakse pakkuja edukaks selles osas, mille maksumus on madalaim. Kui pakkumuste maksumused on võrdse hinnaga, viib hankija läbi liisuheitmise (vt punkti 3.8.1. pakkumuskutses).

Kui mitu pakkujat esitavad erinevatele hanke osadele sama asukoha ning need osutuksid edukaks, tunnistab hankija edukaks üksnes madalaima hinnaga pakkumuse ning ülejäänud sama asukoha esitanud pakkumused lükatakse tagasi.

Pakkumus tuleb esitada ühtse koondina, mis sisaldab nii seminariruumi ja tehnika renti kui ka toitlustust. Osalejate orienteeruv arv on 110 (+/- 20%). Hankija annab edukale pakkujale teada täpse osalejate arvu hiljemalt 5 tööpäeva enne sündmuse algust.

Koolituse päevakava (kõikidel kuupäevadel sama): 09.45-10.00 kogunemine, tervituslaud 10.00-12.00 koolitus 12.00-12.45 lõuna 12.45-14.00 koolitus 14.00-14.15 vitamiini paus 14.15- 15.30 koolitus

Nõuded toitlustusele

Toitlustus peab sisaldama kahte pausi ja lõunabuffeed. Kohv, tee ja kannuvesi peavad olema osalejatele tagatud terve päeva jooksul.

Pakkumuse esitamisega koos palume edastada ka näidismenüü, mis ei ole hankijale siduv. Hankija jätab endale õiguse menüüs teha korrektuure koostöös edukaks tunnistatud pakkujaga võttes arvesse, et pakkumuses esitatud maksumused selle tulemusena ei muutu.

 Toitlustamise osutamisel on lubatud korduvkasutatavate nõude kasutamine ja/või ühekordsed nõud, kui nende materjal on biolagunev.

 Sisaldab teenindust.  Toitlustuse ajal on istumiskohad tagatud.  Toitlustuse menüü valikul peab arvestama, et ca 15% sööjatest võivad olla laktoosi-

ja/või gluteenitalumatud või veganid.  Joogivalik (vesi, tee ja kohv) peab olema tagatud kogu päeva vältel. Jookidele lisandiks

peab olema tagatud piim ja taimne piimajook, suhkur.  Tervituslaud on ajavahemikul kell 09:45-10.00.  Tervituslaud sisaldab:

o tervislikke suupisteid ja/või tervislikku kosutavat soolast ampsu. o tervituslaua toitlustus peab olema arvestusega 100-120 g inimese kohta.

 Buffeena serveeritud lõunasöök ajavahemikul kell 12:00-12:45 o Buffeesid peab olema piisavalt, et oleks tagatud ca 110 inimese sujuv

iseteenindus. o Lõunasöök peab sisaldama pearooga (nt liha ja kartul või kana/kala ja riis vmt),

pearoa juurde vähemalt ühte garniiri, eelistatud on 2 valikut, sh ühte toorsalativalikut.

o Pearoa juures oleva garniiri koostisosad ei tohi minna kokku toorsalati valikuga. Nt kui garniirina on valikus küpsetatud juur- ja köögiviljad, siis mitte kasutada samu vilju toorsalatina (nt. porgand, peet, paprika jne).

o Hankija eelistab hooajalist ja kodumaist toorainet ning eestipäraseid lihtsaid roogasid.

o Kui buffees on kasutusel tk kaup, siis peab olema sellekohane info osalejatele või näidisportsjon.

 Vitamiini paus on ajavahemikul 14.00-14.15  Vitamiini paus sisaldab:

o Värsket puuviljavalikut (nt viinamarjad, maasikad, apelsin vms) o Vitamiini pausi toitlustus peab olema arvestusega 100-120 g inimese kohta.

Nõuded seminariruumile ja tehnikale

Ruumi paigutust soovime selliselt, et inimesed jaotuksid ümmarguste laudade taha istuma (soodustab ühist arutelu), mõned toolid veel esinejate ning korraldajate jaoks. Laudade suurused peaks olema piisavad, et laudkondadel oleks võimalik nende peal materjale läbi töötada, kirjutada, arutelusid pidada. Lisaks tuleks arvestada, et kõigil osalejatel oleks mugav jälgida ekraani/esinejat. Ühes lauas maksimaalset 10 inimest, arvestades, et keegi ei istuks seljaga ekraani poole.

Ruumis peab olema videoprojektor ja suur ekraan, kus ettekandeid jälgida, helivõimendus koos 2 käsimikrofoniga ning 2 peamikrofoni, esinejatele väiksem laud, kuhu arvuti toetada ning pabertahvel koos kirjutusvahenditega. Hea oleks kui on olemas ka clicker (slaidide vahetamiseks distantsilt).

Nõuded asukohale

Seminariruum peab asuma mõistliku jalutuskäigu kaugusel ühistranspordi peatusest (ca 10 min jalutuskäigu kaugusel).

Maja ees või 10 minuti jalutuskäigu kaugusel peab asuma parkla(d), mis arvestaks osalejate arvuga.

1

PAKKUMUSKUTSE Väikeostu hange ”Seminariruumide rent koos toitlustamisega kolme koolituse läbiviimiseks”

1. Üldandmed

1.1 Hankija Sotsiaalkindlustusamet Registrikood 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn

1.2 Hanke nimetus "Seminariruumide rent koos toitlustamisega kolme koolituse läbiviimiseks“

1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja pakkumuste esitamiseks

[email protected]

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg

27.03.2025 kell 16:00 Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta.

1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg (pakkumuste esitamise tähtajast arvates)

60 päeva. Pakkumuse esitamisega loetakse, et pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima (võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem).

1.6 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 – tehniline kirjeldus; Lisa 2 – pakkumuse vorm.

1.7 Dokumentide ja andmete loetelu, mille pakkuja esitab pakkumuse koosseisus

 Pakkumus tuleb esitada Lisa 2 vormil.

 Toitlustusteenuse näidismenüü.

1.8 Hindamiskriteeriumid Hinna alusel, pakkuja tunnistab edukaks madalaima maksumusega pakkumuse (käibemaksuta).

2. Juhised pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks 2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima pakkumuskutses sätestatud

teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid (sh vajadusel asju), mis on vajalikud tellimuse nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks.

2.2. Pakkumuse koostamise kulud. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ja esitamisega seotud kulud. Pakkumuse rahaühikuks on euro.

2.3. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine (RHS 46). Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva. 2.3.1. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida

põhjustavad hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired pakkuja või hankija telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete ja vahendite, sealhulgas tarkvara, töös.

2.4. Samaväärsus. Iga viidet, mille hankija teeb tehnilises kirjelduses mõnele RHS-i § 88 lõikes 2 nimetatud alusele (standardile, tehnilisele tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms) kui pakkumuse tehnilisele kirjeldusele vastavuse kriteeriumile,

2

tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb tehnilises kirjelduses ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Samaväärsus tähendab täpselt samu kasutusomadusi ja funktsionaalsusi. Samaväärsuse korral tuleb pakkujal pakkumuses esitada seda tõendavad dokumendid.

2.5. Ärisaladus. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus, ja põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Teabe ärisaladuseks määramisel lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lg-s 2 sätestatust. Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik (RHS § 110 lg 5), välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste lepingute puhul lisaks punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas (RHS § 461).

3. Väikeostu menetlus 3.1. Pakkumuste avamine. Pakkumuste avamine ei ole avalik ning pakkumuste avamise

kohta protokolli ei koostata. 3.2. Läbirääkimised. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle

läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast: 3.2.1. Läbirääkimiste vorm. Hankijal on õigus läbirääkimisi pidada e-posti teel või

suuliselt. Suuliste läbirääkimiste korral koostatakse läbirääkimiste kohta protokoll, mille allkirjastavad vähemalt üks hankija esindaja ja vähemalt üks pakkuja esindaja;

3.2.2. Läbirääkimiste sisu. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, seejuures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt;

3.2.3. Konfidentsiaalsus. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed ning nende sisu ei avaldata teistele pakkujatele ega muudele isikutele, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel;

3.2.4. Korrigeeritud pakkumuse esitamine. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus.

3.3. Pakkuja kõrvaldamine. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: 3.3.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. 3.3.2. Otsene või kaudne osalemine käesoleva hankemenetluse ettevalmistamisel. RHS

§ 95 lg 4 p 7 „kelle pakkumuse või taotluse koostamisel on osalenud isik, kes on osalenud sama riigihanke ettevalmistamisel või on muul viisil hankijaga seotud, ja sellele isikule seetõttu teadaolev info annab talle eelise teiste riigihankes osalejate eest ning sellest tingitud konkurentsi moonutamist ei ole muude vahendistega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3

3.3.3. Hankemenetluses osalemisega kaasnev huvide konflikt. RHS § 95 lg 4 p 6 „kui huvide konflikti ei ole muude vahenditega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.4. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab muuhulgas pakkumuse tagasi, kui:

3.4.1. see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele, 3.4.2. pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole

võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hanke alusdokumentides esitatud tingimustele

3.4.3. kui pakkumuse maksumus ületab RHS-is sätestatud lihthanke piirmäära või sotsiaal- ja eriteenuste riigihanke piirmäära.

Hankija võib kasutada RHS § 52 lg 3 sätestatud pöördmenetlust. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 3.5. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku

otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne tellimuskirja esitamist, kui: 3.5.1. kõikide pakkumuste maksumused ületavad hane eeldatava maksumuse; 3.5.2. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis

välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;

3.5.3. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia;

3.5.4. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist;

3.6. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.

3.7. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe majanduslikult soodsaima pakkumuse hankes. Hankija hindab majanduslikku soodsust vastavalt punktis 1.11 märgitud hindamiskriteeriumitele. 3.7.1. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid

selline kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis sisaldab pakkumuse maksumus ka käibemaksu, st käibemaksu võrra teenuste maksumust hiljem ei suurendata.

3.8. Võrdsed pakkumused. Võrdsete hindamistulemuste selgitatakse edukas pakkumus välja liisu heitmise teel. Hankija teavitab võrdse maksumuse esitanud pakkujale liisuheitmise aja ning koha. Liisuheitmisel võib osaleda iga pakkuja kohta üks isik. 3.8.1. Liisuheitmine on eduka pakkumuse väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast

pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi edukate pakkumuste järjestuse väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures viibida. Liisuheitmine viiakse läbi veebiaadressil https://wheelofnames.com/et/.

3.9. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.