Sotsiaalministeeriumi juhtimissüsteemi kirjeldus
1. Eesmärk ja üldsätted
1.1. Eesmärk
Sotsiaalministeeriumi (edaspidi ministeerium või SoM) juhtimissüsteemi eesmärk on tagada ministeeriumi toimimine süsteemselt, ühtsetel põhimõtetel, läbipaistvalt, tulemuslikult ja efektiivselt, seda pidevalt täiustades. Juhtimissüsteem toetab rahva tervise ja heaolu arengukavade elluviimist, ministeeriumi põhimäärusest tulenevate ülesannete täitmist ning organisatsiooni strateegiliste eesmärkide saavutamist, mis on suunatud inimeste tervise ja heaolu suurendamisele.
1.2. Rakendusala
Juhtimissüsteem on ministeeriumi toimimise raamistik, mis ühendab kõik ministeeriumi tegevused tervikuks. SoM rakendab valitsemisalaüleselt (edaspidi VA) teenuspõhise juhtimise põhimõtteid, mis on täpsemalt kirjeldatud teenuspõhise juhtimise raamistikus (P16), mis hõlmab kõiki VA asutusi ja teenuseid. Kõik SoM-i tegevused on jaotatud poliitikavaldkondade ja tugiteenuste vahel (vt joonis 3).
1.3. Alusdokumendid
Juhtimissüsteemi loomisel on arvesse võetud avaliku sektori asutuse toimimisele kohalduvaid riiklikke õigusakte ja parimaid kogemusi. Organisatsiooni arengu aluseks on Eesti riigi pikaajaline arengustrateegia „Eesti 2035“, valdkonna arengukavad, riigi tugi- jm horisontaalseid arengusuundi käsitlevad strateegilised dokumendid ja õigusaktid (nt riigireformi tegevuskava, riigiülene personalistrateegia jt), Vabariigi Valitsuse tegevusprogramm (VV TP), olulisemate protsesside kvaliteedinäitajad ning klientide, partnerite ja oma töötajate tagasiside. Ministeeriumi põhifunktsioonid ja ülesanded on fikseeritud ministeeriumi põhimääruses, detailsemalt on osakondade ülesandeid ja funktsioone kirjeldatud osakondade põhimäärustes.
1.4. Rollid ja vastutus
Juhtimissüsteemi toimimise eest vastutab kantsler. Juhtimissüsteemi keskse koordineerimise eest vastutab kvaliteedijuht. Kõik töötajad tegutsevad lähtuvalt kinnitatud protsessidest ja juhenditest ning kantsleri ja struktuuriüksuste juhtide korraldustest. Igal poliitikavaldkonnal on poliitikajuht, igal tugiteenusel tugiteenuse juht ning igal protsessil protsessi omanik.
Kvaliteedijuht vastutab juhtimissüsteemi dokumentide ajakohasuse tagamise ning kõigile olemasolevatele ja uutele töötajatele juhtimissüsteemi tutvustamise eest.
Protsessiomanik vastutab protsessi asjakohasuse eest (tugiteenus koondab protsessid, igal protsessil on omanik).
1.4.1. Juhtimistasandid ja -organid
Ministeeriumi valitsemisala juhib minister (või ministrid). Ministeeriumi tööd juhivad kantsler ja juhtkond. Ministeeriumi struktuurüksused pannakse paika põhimäärusega, mille kinnitab valitsus. Kehtiv ministeeriumi struktuur on leitav ministeeriumi kodulehelt.
Juhtimistasand
Kirjeldus
Minister
Minister esindab valitsemisalaülest poliitilist vaadet ning seab poliitilisi prioriteete.
Kantsler
Juhib ministeeriumi ja valitsemisala asutuste tööd vastavalt
arengukavadest tulenevatele strateegilistele eesmärkidele, seab organisatsiooni strateegilised eesmärgid ning tagab nende elluviimise.
Vastutab ministeeriumi eelarve eesmärgipärase täitmise eest ning kinnitab ministeeriumi koosseisu, et täita arengukavades seatud eesmärgid.
Asekantsler
Seab oma valdkonna strateegilised eesmärgid. Juhib eesmärkide
täitmiseks vajalike tegevuste elluviimist oma valdkonnas. Vastutab oma
valdkonna eelarve koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest.
Osakonnajuhataja
Osakonnajuht kannab ministeeriumis kahte rolli: poliitikavaldkondade
portfellijuhi ja inimeste juhi rolli.
• Portfellijuhina on tema ülesanne tagada oma osakonna poliitikate omavaheline sidusus ja terviklikkus ning enda portfelliga seotud eesmärkide elluviimine poliitikavaldkondade ja tööprotsesside kaudu.
• Inimeste juhina on tema ülesandeks määrata õiged tööülesanded õigetele inimestele ja luua eesmärkide saavutamiseks toetav keskkond.
Osakonnajuht vastutab oma osakonna eelarve (sh välisvahendid, toetused jms) koostamise ja eesmärgipärase täitmise eest.
Poliitikajuht
Poliitikajuhi roll on oma poliitikavaldkonna sisuline juhtimine (sh
kujundamine ja arendamine) koostöös poliitikavaldkonna tuumiktiimiga,
mis on moodustatud tervikuna üle üksuste, asutuste ja organisatsioonide.
Poliitikajuhi vastutus on saavutada oma poliitikavaldkonna eesmärgid
arvestades kliendi vajadusi, võimalikke ressursse, hetkeolukorda ning
tagades jätkusuutlikkus.
Tugiteenusejuht
Tugiteenuse juhi roll on pakkuda poliitikavaldkondadele toetust nende
eesmärkide saavutamisel ning tagada organisatsiooni toimimine.
Tugiteenuse juht vastutab oma tugiteenuse kujundamise, arendamise ja
juhtimise eest. Tugiteenuse juht võib olla osakonnajuht, millega kaasnevad
inimeste ja osakonna juhtimise ülesanded.
Tabel 1. Ministeeriumi juhtimistasandid
Juhtimisorgan
Otsustus-kogu
Liikmed/osalejad
Eesmärk
Regulaarsus
Poliitikavaldkondade sisuline juhtimine
Poliitika-valdkonna tuumiktiim
Poliitika-valdkonna tuumiktiim
Poliitikajuht, tuumiktiimi liikmed
Juhtida poliitikavaldkonna tuumiktiimi tööd valdkonna eesmärkide saavutamiseks.
Üldjuhul kord kuus
Valdkonna juhtimine
Asekantsler, poliitikajuhid, osakonnajuhid
Valdkonna koosolek (asekantsleri juhtimisel)
Asekantsler, osakonnajuhid, poliitikajuhid
Otsustada valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas, valdkonna ülevaated jms.
Vähemalt kord kuus
Osakonna koosolek
Osakonnajuht, osakonna töötajad
Jälgida töötajate sooritust, ressursse ning tagada, et tiim täidab seatud eesmärgid. Otsustada töökorralduslike teemade osas.
Üldjuhul 2 korda kuus
Administratiivne juhtimine
SoM juhtkond
Kantsler, asekantslerid, tugiosakondade juhid
Kantsleri koosolek
Kantsler, asekantslerid, tugiosakondade juhid
• 1x kuus (II T) ainult asekantslerid
• 1x kuus (III T) kõik osakonnajuhid
Otsustada ministeeriumiüleste mõjusate töökorralduslike teemade osas, milles on vaja kujundada põhimõttelisi SoM juhtkonna seisukohti ja ministeeriumi töökorraldust puudutavaid seisukohti.
Kord nädalas
SoM laiendatud juhtkond
Minister, kantsler, asekantslerid, asutuste juhid
Ministri laiendatud koosolek
Minister, kantsler, asekantslerid, asutuse juhid
+ tugiosakondade juhid (vajaduspõhiselt)
Reeglina infokoosolek, vajadusel tehakse otsuseid strateegiliste või päevakajaliste teemade osas.
Kord kuus
Trimestri tulemuste ülevaatamine
Minister, kantsler, asekantslerid, asutuse juhid
Vaadata üle VVTP, prioriteetsete projektide ja valitsemisalaülese tööplaani edenemine, vajadusel langetatakse otsuseid.
Kord trimestris
Poliitikavaldkondade sisuline juhtimine
SoM tippjuhtkond
Minister, kantsler, asekantslerid
Ministri koosolek
Minister, kantsler, asekantslerid
Otsustada sisuliste valdkonnapoliitiliste ja -üleste teemade osas, mis vajavad suuremaid seadusemuudatusi või on seotud poliitiliste kokkulepetega
Kord nädalas
Ministri briif (valdkonna või teema põhiselt)
Minister, asekantsler, kantsler
+ osakonna ja/või poliitikajuhid (vajaduse põhiselt)
Otsustada ainult oluliste ministri otsust vajavate valdkonnapoliitiliste teemade sisuliste lahenduste osas, valdkonna ülevaated jms.
Vähemalt 2 korda kuus (iga II nädal)
Tabel 2. Ministeeriumi juhtimisorganid ja otsustuskogud
2. Juhtimissüsteemi põhimõtted
Juhtimissüsteem koondab kõik ministeeriumi protsessid, millele on määratud omanik ja mis on kinnitatud kantsleri või ministri käskkirjaga. Kõik protsessid ja juhendid on koostatud kaasates asjassepuutuvaid inimesi. Juhtimissüsteemi ja protsesside kirjeldamine on läbipaistev ning dokumendid on kõigile ministeeriumi töötajatele kättesaadavad. Juhtimissüsteemi ja põhitegevuste ülevaatus toimub regulaarselt vastavalt ülevaatuskalendrile, mille tulemused on sisendiks, et organisatsiooni pidevalt parendada. Täpsemalt on juhtimissüsteemi dokumentide koostamist, muutmist ja kinnitamist kirjeldatud juhendis (P01_J01).
Joonis 1. Pideva parendamise põhimõtted
Juhtimissüsteemi asjakohasena hoidmine tagatakse PDCA (Plan-Do-Check-Act) ehk pideva parendamise põhimõtte kaudu, mis väljendub kogu tsükli rakendamises kõikide ministeeriumi igapäevaste toimingute ja tegevuste juures.
2.1. Juhtimissüsteemi struktuur
Ministeeriumi juhtimine toimub poliitikavaldkondade põhiselt (vt joonis 2). Ministeeriumi põhitegevus on poliitikakujundamine (edaspidi poliitikajuhtimine, vt ptk 3), mille põhiväärtus seisneb erinevate teenuste (sh TERE teenuste) kokku juhtimises poliitikavaldkonna kui terviku vaates. Kõik poliitikad on täpsemalt kirjeldatud poliitikakaardil.
• Poliitikavaldkond on juhtimisala ministeeriumi tasemel, mis hõlmab poliitikajuhtimist koos sama valdkonna rakendustasandi teenustega (vajadusel ka teiste ministeeriumite valitsemisalade teenused). Poliitikavaldkond on reeglina TERE tegevuse tasand (al 2026. aastast).
• Horisontaalpoliitika on poliitikavaldkondade ülene valdkond, mis võib hõlmata nii poliitikavaldkonna kui tugiteenuse funktsiooni.
• Tugiteenuse roll on võimestada ja toetada poliitikajuhtimist. Tugiteenus koondab protsessid, mis on seotud poliitikajuhtimisega. Kõik tugiteenused on kirjeldatud tugiteenusekaardil.
3. Poliitikajuhtimine (põhitegevus)
Poliitikajuhtimine on teadlik ja kooskõlastatud meetmete rakendamine eesmärgiga saavutada soovitud tulemused keskpikas ja pikas perspektiivis, tuginedes teadmistele, analüüsile ja kaasamisele. Täpsemalt on kogu poliitikajuhtimine ja sellega seotud protsessid kirjeldatud poliitikavaldkonna juhtimise protsessis (P15).
Poliitikavaldkonna juhtimise juurde käib lahutamatult arusaam, et protsess on läbipaistev ja selles on võimalik kaasa rääkida kõigil, keda konkreetne muudatus puudutab. Lisaks nõuab see mitmete osapoolte koostööd. Täpsemalt on ministeeriumi õigusloome korraldus kirjeldatud eraldi protsessis (P03).
Protsessi nimetus
Omanik
Poliitikajuhtimise protsess (P15)
Määratakse kinnitamisel
Teenusepõhise juhtimise raamistik (P16)
Arendusnõunik
4. Tugiteenused
Tugiteenuse nimetus
Eesmärk
Protsess
Omanik
4.1. Õigusloome ja õigusalane nõustamine
Tagada SoM-i õigusloome ja -tegevuste vastavus põhiseadusele, rahvusvahelisele õigusele ja hea õigusloome põhimõtetele, edendades inimkeskset, läbipaistvat ja usaldusväärset riigivalitsemist, kaitstes ministeeriumi õigushuve ning toetades terviklikult kogu ministeeriumi õigusliku selguse ja sidususe tagamisel.
Õigusloome protsess (P03)
Õigusosakonna juhataja
Lepingute sõlmimise protsess (loomisel)
RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht
4.2. Rahvusvahelise koostöö edendamine
Eesti riigi huvid on nähtavad ja kaitstud sotsiaal- ja tervisevaldkonnas ning rahvusvahelisest õigusest tulenevad võimalused on Eest inimestele võimalikult heal tasemel tagatud.
Rahvusvahelise koostöö protsess (loomisel)
Euroopa Liidu ja väliskoostöö
osakonnajuhataja
4.3. Teadmiste-põhine poliitika toetamine
• Toetada teadmistepõhist poliitikakujundamist, tagades objektiivse ülevaate sotsiaal- ja tervisevaldkonna arengutest ning poliitikate mõjususest.
• Pakkuda poliitikakujundajatele vajalikku teavet ja tuge otsuste tegemisel.
• Koordineerida teadus- ja arendustegevuse koostööd nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt.
Teadus- ja arendustegevuse elluviimise protsess (loomisel)
Teadusnõunik
Analüüsiprotsess (loomisel)
Analüüsi- ja statistika osakonnajuhataja
4.4. Strateegiline planeerimine
Tagada SoM VA-s kaasaegne, erinevaid tasemeid hõlmav ning terviklik strateegilise planeerimise süsteem, mis toetab strateegiliste eesmärkide saavutamist.
Strateegilise planeerimise ja finantsjuhtimise protsess (P02)
Strateegilise planeerimise juht
4.5. Finantside juhtimine
Korraldada ministeeriumi ja VA raamatupidamine ning finantsjuhtimine.
Hankeprotsess (P06)
RaM-i ühisosakonna õigustalituse juht
4.6. Välisvahendite juhtimine
Tagada EL struktuurfondide jt välisvahendite (RRF, Norra/EMP, Šveits) tõhus ja eesmärgipärane kasutamine.
SoM (RA) tööprotseduuride kirjeldus (P14)
Välisvahendite osakonna juhtaja
Välisvahendite projektide elluviimise protsess (P17)
Määratakse kinnitamisel
SoM VA välistoetuste (nt EK otsetoetused, Joint Action jmt) protsess (loomisel)
Välistoetuste planeerimise nõunik
4.7. Organisatsiooni arendamine
Edendada ministeeriumis inimkeskset ja paindlikku juhtimist, suurendada tulemuslikkust ja kohanemisvõimet ning lihtsustada strateegilist juhtimist.
Organisatsiooni pideva parendamise protsess (loomisel)
Kvaliteedijuht
4.8. Teabehaldus
Tagada teabe optimaalne töötlemine ja teabe elutsükkel tööprotsesside ja infoarhitektuuriga ning valdavalt digitaalsete lahendustega.
Teabehaldusprotsess (P01)
Teabehaldusjuht
4.9. Kommunikatsiooni juhtimine
• Riik on ministeeriumi valdkondades oma inimestele arusaadav.
• Poliitikamuudatuste elluviimise toetamine kommunikatsiooniga.
Kommunikatsiooni protsess (P11)
Kommunikatsioonijuht
Sisekommunikatsiooni protsess (loomisel)
Kommunikatsioonijuht
4.10. Personali-juhtimine
Tagada, et organisatsioonis töötavad õiged inimesed õigetel kohtadel, kes panustavad strateegiliste eesmärkide saavutamisse.
Töökorraldust ja töökeskkonda koordineerivad juhised (P24)
Personalijuht
Värbamise, valiku ja sisseelamise protsess (P09)
Personalijuht
Tulemusjuhtimise protsess (P20)
Personalijuht
Koolitus- ja arengutegevuste protsess (P07)
Personalijuht
Personaliplaneerimise protsess (loomisel)
Personalijuht
4.11. Info- ja kommunikatsiooni-tehnoloogiate (IKT) juhtimine
Tagada ministeeriumi ja VA tõhus IKT-ressursside kasutamine, toetades organisatsiooni eesmärkide saavutamist ning tagades konkurentsivõime kiiresti arenevas tehnoloogilises keskkonnas.
IKT kasutamise ja haldamise protsess (loomisel)
Vajab määramist
Infoturbepoliitika (P10)
Innovatsiooni asekantsler
4.12. Digilahenduste koordineerimine
SoM VA-s on terviklik ja hästi koordineeritud digiarenduste süsteem, mis tagab selge ülevaate arendusprojektide mahust, ressursside (inimesed, raha, aeg) jaotusest ning toetab sotsiaal- ja tervisevaldkonna digilahenduste integratsiooni ja tõhusat rakendamist.
Arendusportfellide koordineerimise protsess (P05)
Arendusportfellide nõunik
4.13. Toimepidevuse ja kriisideks valmisoleku tagamine
Tagada ministeeriumi suutlikkus täita oma põhifunktsioone ja VA pakutavaid teenuseid katkestusteta või võimalikult lühikese katkestusega.
Kriisireguleerimise protsess (P13)
Kriisireguleerimis- ja toimepidevuse juht
4.14. Siseaudit (ja riskijuhtimine)
Anda SoM-ile ja SoM-i VA asutustele kindlust, et sisekontrollisüsteem toimib ja tegevused on kooskõlas asutuste eesmärkidega.
Siseauditi protsess (P08)
Siseauditi juht
Riskijuhtimise protsess (P12)
Siseauditi juht
4.15. Haldusjuhtimine
Tagada tõhus ja säästlik töökorraldus, mis toetab asutuse eesmärkide saavutamist, luues töötajatele turvalise, mugava ja keskkonnasäästliku töökeskkonna ning pakkudes sujuvat ja kvaliteetset haldusteenust.
Kinnisvara haldamise protsess (loomisel)
RaM-i ühisosakonna kinnisvaratalituse juht
Füüsilise töökoha haldusprotsess (loomisel)
RaM-i ühisosakonna haldustalituse juht
Lähetuste protsess (P04)
SoM-i juhiabi
5. Seotud dokumendid ja lisad
1. Juhtimiskalender (S01_V01)
2. Juhtimissüsteemi dokumentide koostamise ja hoidmise juhend (P01_J01)
3. Juhtimissüsteemi sait SoM-i Sharepointis
6. Dokumendi muutmise ülevaade
Versioon
Muudatuse sisu
2
Juhtimissüsteemi struktuur on viidud teenusepõhiseks, täiendatud juhtimissüsteemi struktuuri (ptk 2.1), juhtimistasandid ja -organid on integreeritud ühte tabelisse (ptk 1.4.1) ning lisatud iga tugiteenuse eesmärk ja uuendatud protsesside nimekirja iga tugiteenuse juures.