Väljaminev kiri

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus

Mäealuse 2/2, Tallinn 12618

Telefon 612 6200

E-post [email protected]

Reg. kood 70008440

www.smit.ee

Andmekaitse Inspektsioon

[email protected]

02.04.2025 nr 1-9/91

Selgitustaotlus

1. Andmekaitse inspektsiooni avaliku teabe seaduse üldjuhendi[1] § 107 kohaselt: „Üks asutus ei

tohi pääseda teise asutuse dokumendihalduse sisemisse vaatesse. AvTS eeldab, et

dokumendiregistri asutuse-sisene vaade on tõepoolest asutuse sisene vaade. Otseligipääse ehk

„torusid“ teise asutuse dokumendihaldusse tuleks võimalusel vältida. Otseligipääsu

võimaldamisel peab olema selge vajadus avaliku ülesande täitmiseks. Inspektsioon kontrollib,

et otseligipääs hõlmaks üksnes seda dokumendisarja, mis on sellise ülesande täitmisel tegelikult

hädavajalik.“

Kas AvTS-i kohaselt peab lisaks teise asutuse töötaja või ametniku ametijuhendile sarjapõhise

juurepääsu korral esinema ka tegelik tööülesanne ja eesmärk, mistõttu teise asutuse töötajale

tähtajatu juurdepääsu võimaldamisel teabevaldaja dokumendihaldussüsteemi sarjadesse ei

oleks teabevaldaja tegevus kooskõlas AvTS § 38 lõikega 3 ning § 43 lõike 1 punktiga 3? Palume

selgitada, millistel tingimustel on sarjapõhised juurdepääsud teise asutuse töötajale lubatavad

ning mis on levinumad kaalutluse alused, mida AKI sarjapõhise juurdepääsu hädavajalikkuse

hindamisel arvestab?

2. Kõnealune küsimus on leidnud käsitlust ka Andmekaitse inspektsiooni KKK rubriigis[2] „Kas

asutus võib teisele asutusele võimaldada juurdepääsu oma dokumendiregistri sisevaatele?“ –

„Juurdepääsu võib võimaldada ainult sel juhul, kui teine asutus vajab

dokumendihaldussüsteemis olevaid dokumente oma tööülesannete täitmiseks ning asutus peaks

need muidu e-posti või DVK kaudu teisele asutusele edastama. Siiski võib sellisel juhul

juurdepääsu võimaldada ainult juhul, kui selliste dokumentide jaoks on loodud eraldi sarjad.

Siis võib juurdepääsu võimaldada ainult konkreetsele sarjale või võimalusel saadetakse

üksikdokument töövoo kaudu. Kogu dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu

võimaldamine on lubamatu, kuna dokumendihaldussüsteemid sisaldavad ka hulgaliselt

piiranguga teavet, mida ei ole lubatud edastada selleks õigust mitteomavatele isikutele. AvTS

§ 38 lg 3 kohaselt on piiranguga teabele juurdepääsuõigus riigi- või kohaliku omavalitsuse

ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks.

Kuna ükski seadus ei näe ette kohustust võimaldada asutusel oma dokumendihaldussüsteemi

sisevaatele juurdepääsu teistele asutustele, siis ükski asutus seda teiselt nõuda ka ei saa. Samuti

[1] Veebis: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf [2] Veebis: https://www.aki.ee/et/teabe-avalikkus/kusimus-vastus

2(2)

vastutab iga asutus selle eest, et tema dokumendihaldussüsteemis olevat piiranguga teavet ei

avalikustataks selleks õigust mitteomavatele kolmandatele isikutele.“

Palume selgitada, kas teabevaldaja tegevus sarjapõhise juurdepääsu võimaldamisel on

õiguspärane juhul, kui teise asutuse töötaja tööülesannete täitmiseks vajalikud dokumendid on

koondatud eraldi sarja või ka juhul, kui sellised dokumendid on ühes sarjas teiste dokumentide

hulgas? Samuti palume selgitada, kas teise asutuse töötaja tööülesande esinemisel on AvTS-ga

kooskõlas sarjapõhise juurdepääsu võimaldamine kogu ajaloolisele dokumentatsioonile sarjas

või üksnes konkreetse tööülesande täitmiseks vajalikus ulatuses?

3. Kas teabevaldaja tegevus on õiguspärane, kui sarjapõhise juurdepääsu korral pääseb teise

asutuse töötaja ligi ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, mida isikul ei ole

tööülesannete täitmiseks vaja? Kas ka juhul, kui teabevaldajal on mõistlikult võimalik teise

asutuse töötajale tööülesannete täitmiseks vajalikku asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud

teavet ja dokumente edastada muul viisil?

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Erle Eks

õiguse ja hangete juht

Tanel Terase, [email protected]