Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus
Mäealuse 2/2, Tallinn 12618
Telefon 612 6200
E-post smit@smit.ee
Reg. kood 70008440
www.smit.ee
Andmekaitse Inspektsioon
info@aki.ee
02.04.2025 nr 1-9/91
Selgitustaotlus
1. Andmekaitse inspektsiooni avaliku teabe seaduse üldjuhendi[1] § 107 kohaselt: „Üks asutus ei
tohi pääseda teise asutuse dokumendihalduse sisemisse vaatesse. AvTS eeldab, et
dokumendiregistri asutuse-sisene vaade on tõepoolest asutuse sisene vaade. Otseligipääse ehk
„torusid“ teise asutuse dokumendihaldusse tuleks võimalusel vältida. Otseligipääsu
võimaldamisel peab olema selge vajadus avaliku ülesande täitmiseks. Inspektsioon kontrollib,
et otseligipääs hõlmaks üksnes seda dokumendisarja, mis on sellise ülesande täitmisel tegelikult
hädavajalik.“
Kas AvTS-i kohaselt peab lisaks teise asutuse töötaja või ametniku ametijuhendile sarjapõhise
juurepääsu korral esinema ka tegelik tööülesanne ja eesmärk, mistõttu teise asutuse töötajale
tähtajatu juurdepääsu võimaldamisel teabevaldaja dokumendihaldussüsteemi sarjadesse ei
oleks teabevaldaja tegevus kooskõlas AvTS § 38 lõikega 3 ning § 43 lõike 1 punktiga 3? Palume
selgitada, millistel tingimustel on sarjapõhised juurdepääsud teise asutuse töötajale lubatavad
ning mis on levinumad kaalutluse alused, mida AKI sarjapõhise juurdepääsu hädavajalikkuse
hindamisel arvestab?
2. Kõnealune küsimus on leidnud käsitlust ka Andmekaitse inspektsiooni KKK rubriigis[2] „Kas
asutus võib teisele asutusele võimaldada juurdepääsu oma dokumendiregistri sisevaatele?“ –
„Juurdepääsu võib võimaldada ainult sel juhul, kui teine asutus vajab
dokumendihaldussüsteemis olevaid dokumente oma tööülesannete täitmiseks ning asutus peaks
need muidu e-posti või DVK kaudu teisele asutusele edastama. Siiski võib sellisel juhul
juurdepääsu võimaldada ainult juhul, kui selliste dokumentide jaoks on loodud eraldi sarjad.
Siis võib juurdepääsu võimaldada ainult konkreetsele sarjale või võimalusel saadetakse
üksikdokument töövoo kaudu. Kogu dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu
võimaldamine on lubamatu, kuna dokumendihaldussüsteemid sisaldavad ka hulgaliselt
piiranguga teavet, mida ei ole lubatud edastada selleks õigust mitteomavatele isikutele. AvTS
§ 38 lg 3 kohaselt on piiranguga teabele juurdepääsuõigus riigi- või kohaliku omavalitsuse
ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks.
Kuna ükski seadus ei näe ette kohustust võimaldada asutusel oma dokumendihaldussüsteemi
sisevaatele juurdepääsu teistele asutustele, siis ükski asutus seda teiselt nõuda ka ei saa. Samuti
[1] Veebis: https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf
[2] Veebis: https://www.aki.ee/et/teabe-avalikkus/kusimus-vastus