Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 14.03.2024 nr 20-1.5/2569-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (asjad)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele. Hankija soovib soetada lennukombinesoone summas kuni 29 900,00 eurot (ilma käibemaksuta) 4 (nelja) aasta jooksul alates raamlepingu sõlmimisest. Toodud summa on

eeldatav ja ei ole hankijale siduv.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Lennukombinesoonide soetamine“. 1.2 Hankija kontaktisik: Laura Käsper, e-post: [email protected].

1.3 Ettevõtjatel on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimuste le

kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile isikutele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.

1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks ja vajadusel pikendab pakkumuste esitamise tähtaega.

1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud

märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“. 1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus raamlepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Pakkumuse esitamisega pakkuja nõustub kõikide väikeostu dokumendis toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi raamlepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või

sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne raamlepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel

2 (8)

pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga raamlepingut ei sõlmi.

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigiraamlepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda

pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Ostetava asja kirjeldus

2.1 Pakutavad esemed ei tohi olla rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS)

§ 7 lg 1 mõttes. Hankija nõudmisel esitab pakkuja pakutavate esemete päritolu tõendavad dokumendid, mille alusel on võimalik tuvastada, kas pakutavad esemed

on rahvusvahelise sanktsiooni objektiks või pärit sanktsiooni all olevatest piirkondadest rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) § 7 lg 1 mõttes. Hankija lükkab tagasi pakkumuse, mille alusel sõlmitav raamleping oleks RSanS § 7 lg 1

alusel tühine. 2.2 Hangitavaks esemeks on lennukombinesoon (nt CWU 27/P pilot flight suit), mida

kasutatakse õhusõidukites tööülesannete täitmiseks. Lennukombinesoon kaitseb õhusõiduki meeskonna liikmeid tule ning staatilise elektri eest, samas olema praktiline ning mugav.

2.3 Lennukombinesoonid peavad olema tehtud hankija ametnike mõõtude järgi. Hankija ametnik peab saama anda enda mõõdud Tallinnas. Lennukombinesoone tellitak se

vastavavalt hankija vajadustele. Esmane tellimus on eeldatavalt 10 kombinesooni. Edaspidi võivad tellimused ning tarne olla ka ainult ühele lennukombinesoonile.

2.4 Lennukombinesoonidele antav garantii peab olema vähemalt 12 kuud (üks aasta)

alates toote tarnimisest hankijale. Pakkuja võib pakkuda pikemat garantiid. Pakkuja märgib pakutava garantii pikkuse pakkumuses. Pakutav garantii aeg ei kuulu

hindamisele.

2.1 Lennukombinesoonile seatud nõuded:

2.1.1 tumesinist (dark blue või dark navy) värvi; 2.1.2 raskestisüttivast materjalist, vt punkti 2.1.21;

2.1.3 õmblused ja lukud peavad olema raskestisüttivast materjalist. Kasutatav niit peab olema raskestisüttiv;

2.1.4 lukud peavad olema seest kaetud raskestisüttiva riidega, mis on samas värvitoonis põhimaterjaliga;

2.1.5 esikinnises peab olema kahepoolne tõmblukk, mis võimaldab avamist nii

ülevalt kui ka alt; 2.1.6 lukud peavad olema musta värvi või samas toonis põhimaterjaliga; 2.1.7 tootel peab olema riputusaas; 2.1.8 peab olema reguleeritav taljeosa; 2.1.9 seljaosa peab olema volditud või on kasutatud venivat kangast, et tagada

suurem mugavus; 2.1.10 käise ja – sääreosad peavad olema reguleeritava laiusega;

2.1.11 õlad peavad olema tugevdatud põhimaterjaliga või tugevduskangaga ; 2.1.12 kombinesoon peab olema mugav ja hingav; 2.1.13 kaenla all peavad olema ventilatsiooniavad;

2.1.14 kombinesoonil peavad olema järgmised taskud: 2.1.14.1 vasakul õlavarrel lukuga tasku ning pliiatsitasku(d);

3 (8)

2.1.14.2 mõlemal rinnal lukuga tasku; 2.1.14.3 vasakul jala reieosal suurem tasku ning sääreosal horisontaalse

lukuga tasku; 2.1.14.4 noatasku vasaku jala siseküljel;

2.1.14.5 paremal jala reie-ja sääreosal horisontaalse lukuga taskud; 2.1.15 kombinesoonil peavad olema takjariba (velcro) pehmed pooled eraldusmärkide

kinnitamiseks (vt joonis 1):

2.1.15.1 seljal suure POLITSEI embleemi kinnitamiseks 10x25,5 cm, (joonis 1, nr 1);

2.1.15.2 vasakul rinnal väike POLITSEI embleemi alus mõõtmetega 5x12,5 cm ja asetseb lukust 6 cm kaugusel;

2.1.15.3 paremal rinnal nimesildi alus mõõtmetega 3x9 cm, lukust 6 cm

kaugusel (joonis 1, nr 5); 2.1.15.4 nimesildi alus ning POLITSEI väikese sildi alus peavad olema

ühel joonel; 2.1.15.5 vasakul õlal riigi tunnuse ja politsei embleemi alus mõõtmetega

16x8 cm (joonis 1, nr 3), vt Lisa 2;

2.1.15.6 paremal õlal ümmargune funktsionaalembleemi alus diameeteriga 8 cm (joonis 1, nr 2);

2.1.16 materjali hooldustingimused määrab pakkuja sõltuvalt tekstiilide hooldusnõuetest ja need markeeritakse esemetel hooldusmärkidega. Vajadusel peab pakkuja esitama eraldi täiendavad hooldustingimused ja –soovitused koos

pakkumusega; 2.1.17 esemed peavad olema masinpestavad;

2.1.18 esemetel kasutatavad tekstiillukud võivad olla 2in1; 2.1.19 reklaam – ja firma kujundusega (logoga) sildid võivad tootel esineda, kuid

sildid/logod ei tohi olla silmapaistvad;

2.1.20 toote raskestisüttivad omadused peavad olema kangasse integreeritud ning ei tohi pesemisega väheneda;

2.1.21 tingimused materjalidele:

Joonis 1. Joonis on näitlik!

Takjaribade pehmete poolte asetsemised tootel eraldusmärkide kinnitamiseks.

Koostis Nt 41% puuvill, 9% polüester; 47%

Kanecaron modakrüül, 2% elastaan, 1%

süsinikkiud.

Nt Nomex III

EN ISO 11612: A1, A2,

B1, C1, F1

EN 1149-5

Kanga kaal 240+/-30 g/m2

Hõõrdekindlus ≥ 25 000 ISO 12947

Tõmbetugevus

(tensile strenght)

min 400 N ISO 13934-1:2013

Rebenemiskindlus (tear resistance)

min 12 N ISO 13937-1:2019

Värvikindlus Valgusele min 4 ISO 105-B02

Kuivhõõrdumisele min 4 ISO 105-X12

Märghõõrdumisele min 4 ISO 105-X12

Õmblusniit 100 % AR (aramiidkuid)

4 (8)

Foto 1. Fotod on illustratiivsed!

Lennukombinesoon

2.2 Tarnetingimused

Pakkuja täidab hankija poolt ette antud tarneaegade vormi (Lisa 1). Tarneaeg kõikide koguste puhul võib olla maksimaalselt 180 kalendripäeva. Tarneaega hakatakse loendama

peale hankija ametnike mõõtude võtmist. Pakkuja peab lennukombinesoonid tarnima kontaktisikule Tallinnas. Lennukombinesoonid peavad olema pakendatud pappkastidesse. Pakkematerjali valikul ja veo korraldamisel peab arvestama sellega, et tooted ja markeering

ei saa transportimisel kahjustada. Kast tuleb markeerida A4 suuruse sildiga. Tekst peab olema sildile trükitud Bold kirjas, minimaalne tähe kõrgus 10 mm. Sildid kinnitatakse kasti

otsale ja küljele. Kastile kinnitatav silt peab sisaldama järgmisi andmeid alljärgnevas järjekorras:

 saaja nimi ning telefoni number

 toote nimetus

 kogus

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 pakutava lennukombinesooni ühe tüki maksumust (km-ta), mis peab sisaldama

kõiki raamlepingu täitmiseks vajalikke tasusid, sh tarne maksumus, asjade

valmistamiseks vajalikke kulusid ja abimaterjale;

3.1.2 pakkuja täidetud hankija poolt ette tarneaegade vormi (Lisa 1).

3.1.3 pakutava lennukombinesooni (tehnilist) kirjeldust, mis võimaldab hankijal

kontrollida pakutava toote vastavust tehnilises kirjelduses seatud nõuetele ja

fotosid või muud illustreerivat materjal pakutava lennukombinesooni kohta;

5 (8)

3.1.4 pakkumuses esitada vastavad materjalide füüsikaliste, keemiliste või

füsioloogiliste tõendavad dokumendid ja/või selgitavad kirjeldused;

3.1.5 lennukombinesoonidele pakutud garantii pikkust KUUDES (näiteks 24 kuud)

arvestatuna asjade üleandmisest;

3.2 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse

jõusoleku tähtaega pikendada. 3.3 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud (va väljaspool Eestit pakkujad) ja

see tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile [email protected]

hiljemalt 25.03.2024 kell 10.00. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta! 3.4 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaega pikendada.

3.5 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.

3.6 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni raamlepingu sõlmimiseni.

3.7 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust.

Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu

dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.

4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi. 4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja

madalaima hinna alusel. Juhul, kui maksumused on võrdsed, siis eelistab Hankija pakkujat, kelle tarneaeg on lühim.

4.4 Hankija sõlmib eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku raamlepingu,

lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. 4.5 Raamlepingu täitmine toimub hankija esitatud tellimuste alusel vajaduspõhise lt.

Raamlepingu alusel tehtud tellimusi käsitletakse hankelepingutena. 4.6 Tellimus tehakse e-kirja teel. Täitja kinnitab tellimuse kätte saamist hiljemalt kolme

tööpäeva jooksul.

4.7 Peale tellimuse tegemist võtavad hankija ametnikud Täitjaga ühendust. Täitja ja hankija lepivad omavahel kokku mõõtude võtmise.

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankijal on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega

läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu, pakutavate esemete koguse ja maksumuse ning raamlepingu tingimuste üle.

5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud

läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.

5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6 (8)

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne raamlepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab

raamlepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb hankija sellekohase põhjendatud otsuse.

6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult:

6.2.1 kui tekib vajadus raamlepingu eset olulisel määral muuta;

6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub raamlepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks;

6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused: 7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja piiramata koguses.

7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile. 7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas

punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

7.5 Asjade vastuvõtmisel kontrollib hankija asjade vastavust väikeostu dokumendis

toodud tehnilisele kirjeldusele ja pakkumusele, asjade koguse vastavust väikeostu dokumentidele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul

pärast täitja poolt asjade üleandmisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta asjade tarnet vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,25% vastava

täitmisega viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 20% hankelepingu kogumaksumusest.

8.2 Kui raamlepingu esemeks olev asi ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja

pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 20% hankelepingu kogumaksumuse hinnast.

8.3 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumise le

7 (8)

kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.

8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda leppetrahvi 0,25% vastava raamlepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest,

kuid mitte rohkem kui 20% hankelepingu kogumaksumuse hinnast. 8.5 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid tarnitava le asjadele, annab täitja raamlepingu esemeks olevatele asjadele (sh asja osad) nõutud garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või muus dokumendis

ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg). 9.2 Garantii katab kõiki selle kehtivuse ajal lepingu esemel ilmnenud mittevastavus i,

eelkõige valmistusvead. Garantii alla ei kuulu lepingu eseme tavapärane kulumine. 9.3 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama asjade või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama asja või asja puudustega osad väikeostu

dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava asjaga või selle osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates. 9.4 Garantiiajal asendatud asjale antakse algse garantiiga sama kestusega uus garantii.

Asja parandamise korral pikeneb garantii parandamise aja kestuse võrra.

9.5 Garantiiremont on hankijale tasuta. Garantiiremondi objektiks oleva hanke esemeks oleva asja transpordi garantiiremonti ja täitjale tagasi toimub täitja kulul.

10. Konfidentsiaalsus

10.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas

informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

10.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või

juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

10.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks. 10.4 Täitja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise

eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

10.5 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 10.6 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt

andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

8 (8)

10.7 Täitja esitatud pakkumus lepingu sõlmimiseks on konfidentsiaalne ulatuses, milles ta on selle märkinud ärisaladuseks.

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)

Laura Käsper

ostujuht

Lisa: Lisa 1 – Tarneaegade vorm;

Lisa 2 – Riigi tunnuse ja varruka embleemi paigutusskeem.