Convocation

CONSEIL DE L’EUROPE

F-67075 Strasbourg Cedex www.coe.int Tel ► +33 (0)3 88 41 5847 Mail ► [email protected] Site ► www.coe.int/en/web/istanbul-convention

DIRECTION GÉNÉRALE DE LA DÉMOCRATIE ET DE LA DIGNITÉ HUMAINE

DIRECTION DE L’EGALITE EN DROITS ET EN DIGNITE SERVICE DE LA DIGNITE HUMAINE ET DE L’EGALITE DE GENRE

PO 842066

Strasbourg, 25 avril 2025

Convocation de la 18e réunion du COMITE DES PARTIES A LA CONVENTION D’ISTANBUL

Le Secrétariat du Conseil de l'Europe a l'honneur de convoquer la 18e réunion du Comité des Parties à la Convention d’Istanbul comme suit :

18e réunion du CdP – début de la réunion

5 June 2025 à 15h00

18e réunion du CdP – fin de la réunion

6 June 2025 à 16h30

Lieu Palais de l’Europe, salle de réunion 1, Conseil de l’Europe, Strasbourg

Délai pour confirmer la participation Sujets à couvrir

Lundi, 12 mai 2025

([email protected])

Voir ci-joint le projet d’ordre du jour

Site internet d’accès restreint

www.coe.int/fr/web/istanbul-convention/home

Contact du Secrétariat

Johanna NELLES Joanna SZELEZNIAK E-mail: [email protected]

2 / 5

1. Composition du Comité

A. Membres :

Le Comité est composé de 39 Parties à la Convention d’Istanbul. Le Conseil de l’Europe prendra à sa charge les frais de voyage et de séjour d’un représentant par Membre. Les Représentations permanentes qui ne l'ont pas encore fait sont invitées à communiquer au Secrétariat le nom du ou des experts nationaux désignés comme membres du Comité des Parties à la Convention d’Istanbul. Chaque membre du Comité dispose d’une voix. Si un gouvernement désigne plus d’un membre, un seul d’entre eux peut participer au vote.

B. Participants :

a) Peuvent nommer des représentants pour participer aux réunions du Comité sans droit de vote :

i) le Comité des Ministres du Conseil de l'Europe ; ii) l’Assemblée parlementaire du Conseil de l'Europe ; iii) le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l'Europe ; iv) la Cour européenne des droits de l'homme ; v) le Commissaire aux droits de l'homme du Conseil de l'Europe ; vi) la Conférence des organisations internationales non gouvernementales du

Conseil de l'Europe ; vii) toute autre instance du Conseil de l’Europe invitée par le Comité des Ministres

après consultation du Comité des Parties.

Le cas échéant, le défraiement de ces participants est régi par les règles ou mandats des instances et organes énumérés ci-dessus. b) Peuvent nommer des représentants pour participer aux réunions du Comité sans droit

de vote ni défraiement :

i) les États qui ont signé la Convention mais ne l’ont pas encore ratifiée ; ii) les États qui ont ratifié la Convention ou y ont adhéré mais à l’égard desquels

elle n’est pas encore entrée en vigueur ; iii) les États invités à adhérer à la Convention ;

C. Observateurs: a) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des Etats autres que ceux qui sont

mentionnés dans la règle 2 du présent règlement intérieur à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions.

3 / 5

b) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des organisations

intergouvernementales à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions, en particulier :

i) l’Organisation des Nations Unies ; ii) l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) ; iii) l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) ; iv) l’Organisation des États américains (OEA) ; v) d’autres organisations intergouvernementales, ou toute autre entité,

autorisées à participer aux réunions d’un comité directeur ou d’un comité ad hoc en vertu d’une résolution ou d’une décision du Comité des Ministres du Conseil de l'Europe.

c) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des représentants de la société civile,

notamment des organisations non gouvernementales œuvrant dans le domaine de la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique, à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions.

d) Les observateurs n’ont pas le droit de vote et n’ont droit à aucun défraiement. 2. Méthodes de travail

• Réunions plénières: 39 membres, 2 réunions en 2025, 1 jour. Le règlement intérieur du Comité est régi par la Résolution CM/Res(2021)3 concernant les comités intergouvernementaux et les organes subordonnés, leur mandat et leurs méthodes de travail. Des méthodes de travail respectueuses de l’environnement seront privilégiées dans la mesure du possible, telles que les réunions virtuelles facilitées par les technologies de l’information et les consultations écrites. 3. Exigences générales pour les membres Les Parties à la Convention s’attachent à nommer, pour les représenter, des experts du rang le plus élevé possible dans le domaine de la prévention et de la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique, qui aient aussi une bonne connaissance de la Convention. Lors de la désignation des personnes, les gouvernements devraient tenir compte de la Recommandation No R (81) 6 du Comité des Ministres aux États membres sur la participation des femmes et des hommes en proportion équitable dans les comités et autres organes institués au Conseil de l'Europe. Il est rappelé à cet égard que les gouvernements peuvent envoyer, à leurs frais, une ou plusieurs personnes supplémentaires pour participer aux comités du Conseil de l'Europe.

Les gouvernements sont invités à communiquer dès que possible, et avant le 12 mai 2025 le nom, la fonction, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique et la langue de travail (anglais/français) de la ou des personnes désignées pour participer à la réunion au

4 / 5

Secrétariat chargé des questions administratives concernant la réunion : [email protected].

Veuillez demander à la personne désignée à participer en présentiel à la réunion d'avoir avec elle un passeport ou une carte d'identité et la présente lettre d'invitation. La Police d’assurance souscrite par le Conseil de l’Europe auprès des assureurs AIG EUROPE (Police numéro 9.502.001) couvre les risques liés au Voyage Officiel jusqu’au 80ème anniversaire des personnes, tels que les dépenses médicales pour maladie, accident et rapatriement médical. En cas de nécessité le service d’assistance AIG EUROPE Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : +32 2 739 9990/+32 2 739 9991. Le cas échéant, les autorités des États membres sont invitées à accorder le plus rapidement possible tout visa nécessaire au titulaire de cette lettre d'invitation. Veuillez contacter le Secrétariat si une lettre de convocation personnelle signée est nécessaire. 4. Conditions générales pour les participants et les observateurs Les participants et observateurs sont invités à communiquer dès que possible, et avant le 12 mai 2025 le nom, la fonction, l'adresse, les numéros de téléphone, l'adresse électronique et la langue de travail (anglais/français) de la ou des personnes qui assisteront à la réunion au secrétariat chargé des questions administratives concernant la réunion : [email protected]]. Veuillez demander à la personne participant à la réunion d'avoir avec elle un passeport ou une carte d'identité et la présente lettre d'invitation. 5. Politique de confidentialité Les membres, participants et observateurs sont informés qu’ils ont accès à la politique de confidentialité décrivant la politique de protection des données de l’Organisation (lien). 6. Documents pour la réunion Avec cette convocation, tous les documents de la réunion sont mis à disposition sur le site web restreint du comité, à l'exception des rapports de mise en œuvre de la Finlande, de la France, de l'Italie, des Pays-Bas et de la Serbie, dont le comité est invité à prendre note lors de sa 18e réunion. Ces documents seront disponibles peu avant la réunion.

Johanna NELLES

Secrétaire exécutive du mécanisme de suivi de la

Convention du Conseil de l'Europe sur la prévention et la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique

5 / 5

PJ : - Ordre du jour de la 18e réunion - Règlement concernant le remboursement des frais de voyage et de séjour Cc: Représentations Permanentes

COUNCIL OF EUROPE

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Mail ► [email protected] Site ► www.coe.int/en/web/istanbul-convention

DIRECTORATE GENERAL OF DEMOCRACY AND HUMAN DIGNITY

Directorate of Equal Rights and Dignity Human Dignity and Gender Equality Department

PO 842066

Strasbourg, 25 April 2025

Convocation to the 18th meeting of the COMMITTEE OF THE PARTIES TO THE ISTANBUL CONVENTION

The Secretariat of the Council of Europe has the honour to convene the 18th meeting of the

Committee of the Parties to the Istanbul Convention as follows:

Opening of the 18th CoP

meeting

5 June 2025 at 15:00

Closing of the 18th CoP

meeting

6 June 2025 at 16:30

Place

Palais de l’Europe, Room 1, Council of Europe, Strasbourg

Deadline for

confirmation of

participation

Monday, 12 May 2025

([email protected])

Subjects to be covered

Please see attached draft meeting agenda

Restricted website

www.coe.int/en/web/istanbul-convention/home

Secretariat contact

Johanna NELLES Joanna SZELEZNIAK E-mail: [email protected]

Monitoring Mechanism of the Council of Europe Convention on preventing and combating violence against women and domestic violence

2 / 4

1. Composition of the Committee

A. Members:

The Committee is composed of representatives from 39 Parties to the Istanbul Convention.

The Council of Europe will bear the travel and subsistence expenses of one representative from each Party. Permanent Representations which have not yet done so are kindly invited to inform the Secretariat of the national expert appointed as member of the Committee of the Parties to the Istanbul Convention. Each member of the committee shall have one vote. Where a government designates more than one member, only one of them is entitled to take part in the voting.

B. Participants:

a) The following may appoint representatives to participate in the meetings of the Committee without the right to vote:

i) the Committee of Ministers of the Council of Europe; ii) the Parliamentary Assembly of the Council of Europe; iii) the Congress of Local and Regional Authorities of the Council of Europe; iv) the European Court of Human Rights; v) the Council of Europe Commissioner for Human Rights; vi) the Conference of International Non-Governmental Organisations of the

Council of Europe; vii) any other Council of Europe body invited to do so by the Committee of

Ministers of the Council of Europe after consulting the Committee.

Where applicable, the defrayal of expenses of these participants shall be governed by the rules or terms of reference of the institutions and bodies listed above.

b) The following may appoint representatives to participate in the meetings of the Committee without the right to vote or the defrayal of expenses:

i) States which have signed but not yet ratified the Convention; ii) States which have ratified or acceded to the Convention but for which it has

not yet entered into force; iii) States invited to accede to the Convention;

C. Observers

a) The Committee may authorise States other than those mentioned in Rule 2 of the present rules to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis.

b) The Committee may authorise intergovernmental organisations to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis, in particular:

3 / 4

i) the United Nations; ii) the Organisation for Security and Co-operation in Europe (OSCE); iii) the International Organisation for Migration (IOM); iv) the Organisation of American States (OAS); v) other intergovernmental organisations and any other entity authorised to

participate in meetings of steering and ad hoc committees by virtue of a resolution or decision of the Committee of Ministers of the Council of Europe.

c) The Committee may authorise representatives of civil society, in particular non-

governmental organisations active in combating violence against women and domestic violence, to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis.

d) Observers shall have no right to vote or to the defrayal of expenses. 2. Working methods

• Plenary meetings: 39 members, 2 meetings in 2025, 1 day.

The rules of procedure of the Committee are governed by Resolution CM/Res(2021)3 on intergovernmental committees and subordinate bodies, their terms of reference and working methods. Whenever appropriate, it will prioritise environmentally sound working methods, such as virtual meetings facilitated by information technology and written consultations. 3. General requirements for members

Parties to the Convention shall endeavor to nominate, as their representatives, experts of the highest possible rank in the field of preventing and combating violence against women and domestic violence and with knowledge of the Convention.

When appointing persons, the governments should take account of Recommendation No R (81) 6 of the Committee of Ministers to member states on the participation of women and men in an equitable proportion in committees and other bodies set up in the Council of Europe. It is recalled in this connection that governments may send, at their own expense, one or more additional persons to attend Council of Europe committees.

Governments are invited to communicate as soon as possible, and before 12 May 2025 the name, position, address, telephone number, e-mail address and working language (English/French) of the person(s) appointed to attend the meeting to the Secretariat responsible for administrative issues concerning the meeting: [email protected].

Members are kindly requested to have with them a passport or identity card and this letter of invitation.

An insurance policy taken out by the Council of Europe with the insurers AIG EUROPE (Policy

4 / 4

number 9.502.001) covers risks related to official journeys such as medical expenses for illness, accident and medical repatriation for persons up to their 80th birthday. The following help line AIG EUROPE Assistance 24 Hours can be called in case of need: +32 2 739 9990/+32 2 739 9991.

Where necessary the authorities of member States are invited to grant any visas that may be necessary to the holder of this invitation letter as soon as possible. Please contact the Secretariat if signed personal convocation letter is required.

4. General requirements for participants and observers

Participants and observers are invited to communicate to the Secretariat as soon as possible, and before 12 May 2025 the name, position, address, telephone number, e-mail address and working language (English/French) of the person(s) who will attend the meeting: [[email protected]]. For in-person attendance, a passport or identity card and this letter of invitation is required.

5. Privacy notice

Members, participants and observers are informed that they have access to the privacy notice describing the Organisation’s data protection policy (link).

6. Documents for the meeting

Together with this convocation all meeting documents are being made available on the Committee’s restricted website with the exception of the implementation reports by Finland, France, Italy, Netherlands and Serbia which the committee is invited to take note of at its 18th meeting. These documents will be made available shortly before the meeting.

Johanna NELLES

Executive Secretary of the monitoring mechanism of the Council of Europe Convention on

preventing and combating violence against women and domestic violence

Encls:

- Draft agenda of the 18th meeting - Rules concerning the reimbursement of travel and subsistence expenses Cc: Permanent Representations

CONSEIL DE L’EUROPE

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Strasbourg, 25 avril 2025

Convocation de la 18e réunion du COMITE DES PARTIES A LA CONVENTION D’ISTANBUL

Le Secrétariat du Conseil de l'Europe a l'honneur de convoquer la 18e réunion du Comité des Parties à la Convention d’Istanbul comme suit :

18e réunion du CdP – début de la réunion

5 June 2025 à 15h00

18e réunion du CdP – fin de la réunion

6 June 2025 à 16h30

Lieu Palais de l’Europe, salle de réunion 1, Conseil de l’Europe, Strasbourg

Délai pour confirmer la participation Sujets à couvrir

Lundi, 12 mai 2025

([email protected])

Voir ci-joint le projet d’ordre du jour

Site internet d’accès restreint

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Contact du Secrétariat

Johanna NELLES Joanna SZELEZNIAK E-mail: [email protected]

2 / 5

1. Composition du Comité

A. Membres :

Le Comité est composé de 39 Parties à la Convention d’Istanbul. Le Conseil de l’Europe prendra à sa charge les frais de voyage et de séjour d’un représentant par Membre. Les Représentations permanentes qui ne l'ont pas encore fait sont invitées à communiquer au Secrétariat le nom du ou des experts nationaux désignés comme membres du Comité des Parties à la Convention d’Istanbul. Chaque membre du Comité dispose d’une voix. Si un gouvernement désigne plus d’un membre, un seul d’entre eux peut participer au vote.

B. Participants :

a) Peuvent nommer des représentants pour participer aux réunions du Comité sans droit de vote :

i) le Comité des Ministres du Conseil de l'Europe ; ii) l’Assemblée parlementaire du Conseil de l'Europe ; iii) le Congrès des pouvoirs locaux et régionaux du Conseil de l'Europe ; iv) la Cour européenne des droits de l'homme ; v) le Commissaire aux droits de l'homme du Conseil de l'Europe ; vi) la Conférence des organisations internationales non gouvernementales du

Conseil de l'Europe ; vii) toute autre instance du Conseil de l’Europe invitée par le Comité des Ministres

après consultation du Comité des Parties.

Le cas échéant, le défraiement de ces participants est régi par les règles ou mandats des instances et organes énumérés ci-dessus. b) Peuvent nommer des représentants pour participer aux réunions du Comité sans droit

de vote ni défraiement :

i) les États qui ont signé la Convention mais ne l’ont pas encore ratifiée ; ii) les États qui ont ratifié la Convention ou y ont adhéré mais à l’égard desquels

elle n’est pas encore entrée en vigueur ; iii) les États invités à adhérer à la Convention ;

C. Observateurs: a) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des Etats autres que ceux qui sont

mentionnés dans la règle 2 du présent règlement intérieur à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions.

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b) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des organisations

intergouvernementales à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions, en particulier :

i) l’Organisation des Nations Unies ; ii) l’Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) ; iii) l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) ; iv) l’Organisation des États américains (OEA) ; v) d’autres organisations intergouvernementales, ou toute autre entité,

autorisées à participer aux réunions d’un comité directeur ou d’un comité ad hoc en vertu d’une résolution ou d’une décision du Comité des Ministres du Conseil de l'Europe.

c) Le Comité peut autoriser sur une base ad hoc des représentants de la société civile,

notamment des organisations non gouvernementales œuvrant dans le domaine de la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique, à envoyer des représentants comme observateurs à ses réunions.

d) Les observateurs n’ont pas le droit de vote et n’ont droit à aucun défraiement. 2. Méthodes de travail

• Réunions plénières: 39 membres, 2 réunions en 2025, 1 jour. Le règlement intérieur du Comité est régi par la Résolution CM/Res(2021)3 concernant les comités intergouvernementaux et les organes subordonnés, leur mandat et leurs méthodes de travail. Des méthodes de travail respectueuses de l’environnement seront privilégiées dans la mesure du possible, telles que les réunions virtuelles facilitées par les technologies de l’information et les consultations écrites. 3. Exigences générales pour les membres Les Parties à la Convention s’attachent à nommer, pour les représenter, des experts du rang le plus élevé possible dans le domaine de la prévention et de la lutte contre la violence à l’égard des femmes et la violence domestique, qui aient aussi une bonne connaissance de la Convention. Lors de la désignation des personnes, les gouvernements devraient tenir compte de la Recommandation No R (81) 6 du Comité des Ministres aux États membres sur la participation des femmes et des hommes en proportion équitable dans les comités et autres organes institués au Conseil de l'Europe. Il est rappelé à cet égard que les gouvernements peuvent envoyer, à leurs frais, une ou plusieurs personnes supplémentaires pour participer aux comités du Conseil de l'Europe.

Les gouvernements sont invités à communiquer dès que possible, et avant le 12 mai 2025 le nom, la fonction, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique et la langue de travail (anglais/français) de la ou des personnes désignées pour participer à la réunion au

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Secrétariat chargé des questions administratives concernant la réunion : [email protected].

Veuillez demander à la personne désignée à participer en présentiel à la réunion d'avoir avec elle un passeport ou une carte d'identité et la présente lettre d'invitation. La Police d’assurance souscrite par le Conseil de l’Europe auprès des assureurs AIG EUROPE (Police numéro 9.502.001) couvre les risques liés au Voyage Officiel jusqu’au 80ème anniversaire des personnes, tels que les dépenses médicales pour maladie, accident et rapatriement médical. En cas de nécessité le service d’assistance AIG EUROPE Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro suivant : +32 2 739 9990/+32 2 739 9991. Le cas échéant, les autorités des États membres sont invitées à accorder le plus rapidement possible tout visa nécessaire au titulaire de cette lettre d'invitation. Veuillez contacter le Secrétariat si une lettre de convocation personnelle signée est nécessaire. 4. Conditions générales pour les participants et les observateurs Les participants et observateurs sont invités à communiquer dès que possible, et avant le 12 mai 2025 le nom, la fonction, l'adresse, les numéros de téléphone, l'adresse électronique et la langue de travail (anglais/français) de la ou des personnes qui assisteront à la réunion au secrétariat chargé des questions administratives concernant la réunion : [email protected]]. Veuillez demander à la personne participant à la réunion d'avoir avec elle un passeport ou une carte d'identité et la présente lettre d'invitation. 5. Politique de confidentialité Les membres, participants et observateurs sont informés qu’ils ont accès à la politique de confidentialité décrivant la politique de protection des données de l’Organisation (lien). 6. Documents pour la réunion Avec cette convocation, tous les documents de la réunion sont mis à disposition sur le site web restreint du comité, à l'exception des rapports de mise en œuvre de la Finlande, de la France, de l'Italie, des Pays-Bas et de la Serbie, dont le comité est invité à prendre note lors de sa 18e réunion. Ces documents seront disponibles peu avant la réunion.

Johanna NELLES

Secrétaire exécutive du mécanisme de suivi de la

Convention du Conseil de l'Europe sur la prévention et la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique

5 / 5

PJ : - Ordre du jour de la 18e réunion - Règlement concernant le remboursement des frais de voyage et de séjour Cc: Représentations Permanentes

COUNCIL OF EUROPE

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Directorate of Equal Rights and Dignity Human Dignity and Gender Equality Department

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Strasbourg, 25 April 2025

Convocation to the 18th meeting of the COMMITTEE OF THE PARTIES TO THE ISTANBUL CONVENTION

The Secretariat of the Council of Europe has the honour to convene the 18th meeting of the

Committee of the Parties to the Istanbul Convention as follows:

Opening of the 18th CoP

meeting

5 June 2025 at 15:00

Closing of the 18th CoP

meeting

6 June 2025 at 16:30

Place

Palais de l’Europe, Room 1, Council of Europe, Strasbourg

Deadline for

confirmation of

participation

Monday, 12 May 2025

([email protected])

Subjects to be covered

Please see attached draft meeting agenda

Restricted website

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Secretariat contact

Johanna NELLES Joanna SZELEZNIAK E-mail: [email protected]

Monitoring Mechanism of the Council of Europe Convention on preventing and combating violence against women and domestic violence

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1. Composition of the Committee

A. Members:

The Committee is composed of representatives from 39 Parties to the Istanbul Convention.

The Council of Europe will bear the travel and subsistence expenses of one representative from each Party. Permanent Representations which have not yet done so are kindly invited to inform the Secretariat of the national expert appointed as member of the Committee of the Parties to the Istanbul Convention. Each member of the committee shall have one vote. Where a government designates more than one member, only one of them is entitled to take part in the voting.

B. Participants:

a) The following may appoint representatives to participate in the meetings of the Committee without the right to vote:

i) the Committee of Ministers of the Council of Europe; ii) the Parliamentary Assembly of the Council of Europe; iii) the Congress of Local and Regional Authorities of the Council of Europe; iv) the European Court of Human Rights; v) the Council of Europe Commissioner for Human Rights; vi) the Conference of International Non-Governmental Organisations of the

Council of Europe; vii) any other Council of Europe body invited to do so by the Committee of

Ministers of the Council of Europe after consulting the Committee.

Where applicable, the defrayal of expenses of these participants shall be governed by the rules or terms of reference of the institutions and bodies listed above.

b) The following may appoint representatives to participate in the meetings of the Committee without the right to vote or the defrayal of expenses:

i) States which have signed but not yet ratified the Convention; ii) States which have ratified or acceded to the Convention but for which it has

not yet entered into force; iii) States invited to accede to the Convention;

C. Observers

a) The Committee may authorise States other than those mentioned in Rule 2 of the present rules to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis.

b) The Committee may authorise intergovernmental organisations to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis, in particular:

3 / 4

i) the United Nations; ii) the Organisation for Security and Co-operation in Europe (OSCE); iii) the International Organisation for Migration (IOM); iv) the Organisation of American States (OAS); v) other intergovernmental organisations and any other entity authorised to

participate in meetings of steering and ad hoc committees by virtue of a resolution or decision of the Committee of Ministers of the Council of Europe.

c) The Committee may authorise representatives of civil society, in particular non-

governmental organisations active in combating violence against women and domestic violence, to send representatives as observers to its meetings on an ad hoc basis.

d) Observers shall have no right to vote or to the defrayal of expenses. 2. Working methods

• Plenary meetings: 39 members, 2 meetings in 2025, 1 day.

The rules of procedure of the Committee are governed by Resolution CM/Res(2021)3 on intergovernmental committees and subordinate bodies, their terms of reference and working methods. Whenever appropriate, it will prioritise environmentally sound working methods, such as virtual meetings facilitated by information technology and written consultations. 3. General requirements for members

Parties to the Convention shall endeavor to nominate, as their representatives, experts of the highest possible rank in the field of preventing and combating violence against women and domestic violence and with knowledge of the Convention.

When appointing persons, the governments should take account of Recommendation No R (81) 6 of the Committee of Ministers to member states on the participation of women and men in an equitable proportion in committees and other bodies set up in the Council of Europe. It is recalled in this connection that governments may send, at their own expense, one or more additional persons to attend Council of Europe committees.

Governments are invited to communicate as soon as possible, and before 12 May 2025 the name, position, address, telephone number, e-mail address and working language (English/French) of the person(s) appointed to attend the meeting to the Secretariat responsible for administrative issues concerning the meeting: [email protected].

Members are kindly requested to have with them a passport or identity card and this letter of invitation.

An insurance policy taken out by the Council of Europe with the insurers AIG EUROPE (Policy

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number 9.502.001) covers risks related to official journeys such as medical expenses for illness, accident and medical repatriation for persons up to their 80th birthday. The following help line AIG EUROPE Assistance 24 Hours can be called in case of need: +32 2 739 9990/+32 2 739 9991.

Where necessary the authorities of member States are invited to grant any visas that may be necessary to the holder of this invitation letter as soon as possible. Please contact the Secretariat if signed personal convocation letter is required.

4. General requirements for participants and observers

Participants and observers are invited to communicate to the Secretariat as soon as possible, and before 12 May 2025 the name, position, address, telephone number, e-mail address and working language (English/French) of the person(s) who will attend the meeting: [[email protected]]. For in-person attendance, a passport or identity card and this letter of invitation is required.

5. Privacy notice

Members, participants and observers are informed that they have access to the privacy notice describing the Organisation’s data protection policy (link).

6. Documents for the meeting

Together with this convocation all meeting documents are being made available on the Committee’s restricted website with the exception of the implementation reports by Finland, France, Italy, Netherlands and Serbia which the committee is invited to take note of at its 18th meeting. These documents will be made available shortly before the meeting.

Johanna NELLES

Executive Secretary of the monitoring mechanism of the Council of Europe Convention on

preventing and combating violence against women and domestic violence

Encls:

- Draft agenda of the 18th meeting - Rules concerning the reimbursement of travel and subsistence expenses Cc: Permanent Representations

Secretariat of the Council of Europe Convention on Preventing and Combating Violence

against Women and Domestic Violence

Committee of the Parties

Council of Europe Convention

on Preventing and Combating

Violence against Women

and Domestic Violence

(Istanbul Convention)

18th meeting

5-6 June 2025

Meeting room 1, Palais de l’Europe

Opening on 5 June at 15:00

Lunch break from 13:00 to 14:30

End of meeting on 6 June: 16:30

Draft Agenda

Strasbourg, 25 April 2025

Restricted

IC-CP(2025)OJ18 prov

IC-CP(2025)OJ18 prov 2 Restricted ___________________________________________________________________________________________________

1. Opening of the meeting and adoption of the agenda (3:00 pm) 2. Administrative and budgetary information

3. State of signatures and ratifications of the Istanbul Convention a) Action taken by member States of the Council of Europe towards ratification of the

Istanbul Convention: tour de table

b) Action taken by non-member States of the Council of Europe to accede to the Istanbul Convention

c) Declarations and reservations

4. Exchange of views with the President of the Group of Experts on Action against Violence against Women and Domestic Violence (GREVIO)

5. Recommendations on the implementation of the Istanbul Convention

First thematic evaluation round

• Albania [IC-CP(2025)2 prov]

• Austria [IC-CP(2025)3 prov]

• Denmark [IC-CP(2025)4 prov]

• Finland [IC-CP(2025)5 prov]

• Monaco [IC-CP(2025)6 prov]

• Montenegro [IC-CP(2025)7 prov]

• Spain [IC-CP(2025)8 prov]

• Sweden [IC-CP(2025)9 prov]

6. Supervising the implementation of recommendations issued by the Committee of the Parties Conclusions

• San Marino - Draft conclusions [IC-CP(2025)10 prov] - Reporting form submitted by the Government [IC-CP/Inf(2024)10]

• Slovenia - Draft conclusions [IC-CP(2025)11 prov] - Reporting form submitted by the Government [IC-CP/Inf(2024)9]

3 IC-CP(2025)OJ18 prov Restricted _______________________________________________________________________________________________________

Implementation reports

• Finland - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)2]

• France - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)3]

• Italy - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)4]

• Netherlands - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)5]

• Serbia - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)6]

7. Requests for authorisation from civil society to attend Committee meetings as observers [IC-CP(2025)12]

8. Exchange of views with Carlien Scheele, Director of the European Institute for Gender

Equality (EIGE) on the results of the EU Survey on Gender-based violence

9. Date of the next meeting 10. Other business 11. Adoption of the list of decisions taken

Secrétariat de la Convention du Conseil de l'Europe sur la prévention

et la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique

Comité des Parties

Convention du Conseil de l'Europe

sur la prévention et la lutte contre la

violence à l’égard des femmes

et la violence domestique

(Convention d'Istanbul)

18e réunion

5-6 juin 2025

Salle 1, Palais de l’Europe

Début de la réunion le 5 juin à 15h00

Pause déjeuner : de 13h00 à 14h30

Fin de la réunion le 6 juin à 16h30

Projet d’ordre du jour

Strasbourg, le 25 avril 2025

Diffusion restreinte

IC-CP(2025)OJ18 prov

IC-CP(2025)OJ18 prov 2 Diffusion restreinte ___________________________________________________________________________________________________

1. Ouverture de la réunion et adoption de l'ordre du jour (9h30)

2. Informations administratives et budgétaires

3. État des signatures et ratifications de la Convention d'Istanbul a) Mesures prises par les États membres du Conseil de l'Europe en vue de la ratification

de la Convention d'Istanbul : tour de table

b) Mesures prises par les États non-membres du Conseil de l'Europe en vue de la ratification de la Convention d'Istanbul

c) Déclarations et réserves

4. Demandes d'autorisation de la société civile pour assister aux réunions du Comité en tant qu'observateurs [IC-CP(2025)12]

5. Recommandations sur la mise en œuvre de la Convention d’Istanbul

Première cycle d'évaluation thématique

• Albanie [IC-CP(2025)2 prov]

• Autriche [IC-CP(2025)3 prov]

• Danemark [IC-CP(2025)4 prov]

• Finlande [IC-CP(2025)5 prov]

• Monaco [IC-CP(2025)6 prov]

• Monténégro [IC-CP(2025)7 prov]

• Espagne [IC-CP(2025)8 prov]

• Suède [IC-CP(2025)9 prov]

6. Echange de vues avec la Présidente du Groupe d'experts sur la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique (GREVIO)

Cycle d'évaluation de base

7. Superviser la mise en œuvre des recommandations émises par le Comité des Parties Conclusions

• Saint-Marin - Projet de conclusions [IC-CP(2025)10 prov] - Formulaire de rapport soumis par le gouvernement [IC-CP/Inf(2024)10]

• Slovénie - Projet de conclusions [IC-CP(2025)11 prov] - Formulaire de rapport soumis par le gouvernement [IC-CP/Inf(2024)9]

3 IC-CP(2025)OJ18 prov Diffusion restreinte _____________________________________________________________________________________________

Rapports de mise en œuvre

• Finlande - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)2]

• France - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)3]

• Italie - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)4]

• Pays-Bas - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)5]

• Serbie - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)6]

8. Échange de vues avec Carlien Scheele, directrice de l'Institut européen pour l'égalité

entre les hommes et les femmes (EIGE), sur les résultats de l'enquête de l'UE sur la violence fondée sur le genre

9. Date de la prochaine réunion 10. Questions diverses 11. Adoption de la liste des décisions prises

1089e réunion – 30 juin 2010

Annexe 91 (Point 11.3) Règlement révisé concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour aux experts gouvernementaux et autres personnalités voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe I. DISPOSITIONS GENERALES Article 1 Les experts et autres personnalités qui se déplacent pour le compte et à la charge de l'Organisation (ci-après désignés par « experts ») doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation. II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE Article 2 1. Les experts ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage encourus pour le déplacement entre l’adresse mentionnée dans l'avis de convocation (ci-après désignée par « lieu de départ ») et le lieu de réunion. 2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un expert se rend à la réunion à partir d'un lieu autre que son lieu de départ, ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est plafonné aux frais qu'il aurait encourus à partir de son lieu de départ Dans certains cas exceptionnels et dûment justifiés, sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, les experts peuvent demander un remboursement sur la base de l’itinéraire réellement effectué. 3. Pour une seule et même réunion, le remboursement des frais de voyage n'est accordé qu'à un seul expert. Si un expert est remplacé en cours de réunion par un autre, ce dernier n'a pas droit au paiement des frais de voyage. Article 3 Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée d’une copie du billet et d’une pièce justifiant le montant déboursé (par exemple, facture originale ou copie certifiée conforme, avis de paiement d’une carte de crédit ou extrait de compte). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais réellement encourus. Article 4 1. Voyage par train Le remboursement du billet en 1ère classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit est autorisé. 2. Voyage par avion Le remboursement est basé sur le tarif en classe économique. Néanmoins, le remboursement peut être basé sur le tarif en classe affaires dans les cas suivants :

- pour des vols directs durant plus de 7 heures ; - pour des trajets de plus de 15 heures (comportant plus d’un vol y compris le temps des

correspondances) ;

1 Tel qu’amendé par les décisions CM/Del/Dec(2013)1162/11.4, CM/Del/Dec(2023)1481/11.1-Part1 et CM/Del/Dec(2024)1513/11.2- Part1.

- pour des raisons de santé justifiées par un certificat médical, qui devra être joint à la demande de remboursement.

L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol ou du temps total du trajet. Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service. 3. Voyage par bateau Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les experts voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1). Article 5 1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du lieu du départ et/ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Toutefois, lorsque ces frais excèdent 20% du montant des indemnités journalières allouées, cet excédent peut être remboursé, sous réserve de l’accord préalable du Secrétaire Général et sur présentation des pièces justificatives. 2. Les frais de transport locaux encourus pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d’assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Article 6 1. Lorsqu'un expert utilise un moyen de transport autre que les transports en commun sur une distance de plus de 30 kilomètres par trajet, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base d’une indemnité kilométrique fixée annuellement par le Comité des Ministres. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports les plus proches, sauf accord préalable du Secrétaire Général autorisant le remboursement sur la base de l’indemnité kilométrique. Tout déplacement inférieur à 30 km par trajet n’est pas indemnisé. 2. La durée du voyage utilisée comme base pour le calcul des indemnités journalières sera le total du nombre de kilomètres divisé par 90 et ne pourra pas excéder 24 heures. 3. D’autres dépenses encourues, telles que des frais de péages et de stationnement, ne sont remboursées qu’avec l’accord préalable du Secrétaire Général, dans le seul cas où aucune autre alternative n’est possible. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des justificatifs des montants réellement déboursés. 4. Si deux ou plusieurs experts ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n’est effectué qu’à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 10 % pour chaque personne transportée. 5. L’utilisation de la voiture est aux risques et périls de l’expert. Le Conseil de l’Europe n’assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement. III. INDEMNITES JOURNALIERES Article 7 1. Les experts gouvernementaux bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2010 : 175 €)2. Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion. Exceptionnellement, des taux spécifiques peuvent être fixés pour les projets financés par le biais de ressources extra-budgétaires, en particulier les programmes conjoints Conseil de l’Europe – Union européenne, en accord avec le donateur concerné.

2 Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 195 € (cf. annexe 5 du CM(2025)1).

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par l'expert pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus. Toutefois, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés et sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, si le coût total de l’hébergement (chambre et, petit-déjeuner, y compris les taxes concernées) s’élève à plus de 60 % du total de l’indemnité journalière payable pour la réunion, les experts peuvent fournir une demande de remboursement supplémentaire. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des factures originales justifiant les montants réellement déboursés pour l’hébergement. Article 8 1. La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante : i. Les experts ont droit à une indemnité journalière de séjour pour chaque période de vingt-

quatre heures comprise dans la durée de leur mission pour se rendre à la réunion et en repartir. La durée prise en compte pour le droit aux indemnités journalières ne peut pas excéder la durée minimale nécessaire pour assister à la réunion en utilisant les moyens de transport retenus comme base de calcul du remboursement des frais de voyage tels que définis par les règles ci-dessus.

ii. L’indemnité journalière de séjour n’est pas due pour des périodes inférieures à quatre

heures. iii. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à huit

heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, l’expert perçoit un quart de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, au delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt- quatre heures.

iv. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-

quatre heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, l’expert perçoit la moitié de l’indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt- quatre heures.

v. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à

vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, l’expert se voit allouer le montant intégral de l’indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

2. En cas de transport par voie aérienne, ferroviaire et maritime, la durée du voyage aller-retour est majorée forfaitairement de deux heures aux fins de calcul de l’indemnité de séjour. 3. Les experts doivent déclarer tout hébergement ou repas dont ils bénéficient gratuitement. Lorsque l'hébergement ou les repas sont assurés gratuitement aux experts, à moins que le Secrétaire Général en ait décidé autrement, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants : - Hébergement 87,50€3 (par nuit) (50 % de l'indemnité journalière) - Repas (déjeuner ou dîner) 26,25€4 (par repas) (15 % de l'indemnité journalière) IV. AUTRES DEPENSES Article 9 1. Les autres dépenses encourues par les experts liées à leur présence à la réunion (tels que les frais de visa et de vaccination indispensables) sont remboursées. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des documents justifiant les montants réellement déboursés.

3 Taux en vigueur au 1er janvier 2010. Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 97,50 €. 4 Taux en vigueur au 1er janvier 2010. Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 29,25 €.

2. Les dépenses d’assurance, de représentation, de communication par téléphone ou par fax, d’utilisation d’internet, et de location de salles de réunions, ne sont pas remboursées. V. MALADIE ET ACCIDENT Article 10 Lors de leurs déplacements effectués pour le compte du Conseil de l’Europe, les experts gouvernementaux sont couverts pour les risques spécifiques liés à ces déplacements par une assurance souscrite par l'Organisation en leur faveur. Il appartient néanmoins à ces derniers de veiller à ce qu’une prise en charge soit effectuée en premier lieu par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine, des éventuels frais de maladie, ou d'accident survenant durant le déplacement et/ou durant la réunion. VI. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT Article 11 Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par l'expert, à laquelle doivent être annexées toutes les pièces justificatives exigées en application du règlement.

1089th meeting – 30 June 2010

Appendix 91 (Item 11.3)

Revised rules concerning the reimbursement of travel and subsistence expenses to government experts and other persons travelling at the charge of Council of Europe budgets I. GENERAL PROVISIONS Article 1 Experts and other persons travelling on Council of Europe business and at the Council's expense (hereinafter referred to as the “experts”) shall arrange their journeys in the most economical manner. Travelling expenses shall be reimbursed and daily subsistence allowances paid in accordance with the present rules.

II. MEANS OF TRANSPORT AND TRAVELLING EXPENSES Article 2 1. Experts shall be entitled, as provided for below, to reimbursement of travel expenses incurred in travelling between the address specified in the notice of the meeting (hereinafter referred to as the “place of departure”) and the place of the meeting. 2. If, for personal or professional reasons, experts travel to the meeting from a place other than their place of departure, or return to such a place after the meeting, the refund shall be restricted to the amount of expenses they would have incurred in travelling to or from their place of departure. In exceptional and duly justified circumstances, with the prior approval of the Secretary General, experts may request reimbursement based on the actual itinerary. 3. Travelling expenses shall be refunded to only one expert per meeting. If one expert is replaced by another in the course of the meeting, the latter shall not be entitled to travel expenses. Article 3 All claims for reimbursement of travel expenses for all means of transport must be accompanied by a copy of the relevant ticket and evidence of the expenditure actually incurred (for example, an original invoice or certified copy, credit card slip or statement). In no case shall the amount reimbursed exceed the actual expenditure incurred. Article 4

1. Rail travel The reimbursement of first class rail fare is authorised. Where the duration of the journey is longer than 6 hours between 10 p.m. and 7 a.m., the cost of a sleeper may be reimbursed. 2. Air travel Reimbursement shall be based on the economy class fare. However, reimbursement may be based on the business class fare in the following circumstances:

- for single flights lasting more than 7 hours; - for more than 15 hours travelling time (more than one flight plus stopovers);

1 As modified by decisions CM/Del/Dec(2013)1162/11.4, CM/Del/Dec(2023)1481/11.1-Part1 and CM/Del/Dec(2024)1513/11.2-Part1.

- for health reasons attested by a medical certificate, which must be submitted with the claim form. The flight itinerary must be presented to justify the duration of flying time or total travelling time, as appropriate. Excess baggage charges are not refundable unless justified on grounds of official requirements. 3. Sea travel The reimbursement of travel by sea shall not exceed the amount of the air fare as defined in paragraph 2 above. When experts travel by car, the cost of transporting the car by sea shall not be reimbursed (see Article 6, paragraph 1).

Article 5 1. Transit fares in connection with changing from one means of transport to another, and fares paid for travel between the place of departure and/or the place of the meeting and railway station or airport, are provided for within the daily allowances paid for attendance at meetings and shall not therefore be directly reimbursed. However, when such fares exceed 20% of the amount of the daily allowances paid, the difference may be reimbursed, subject to the prior approval of the Secretary General and on presentation of evidence of the expenditure actually incurred. 2. Local travel costs incurred during meeting days are provided for within the daily allowances paid for attendance at meetings and shall not therefore be directly reimbursed. Article 6 1. Experts travelling by means other than public transport a distance exceeding 30 kilometres per journey (one-way) shall be refunded a lump sum based on a kilometric allowance determined annually by the Committee of Ministers. Distances over 1600 kilometres for the return journey shall be refunded on the basis of economy class air fare from the nearest airports, unless there is prior approval by the Secretary General authorising reimbursement based on the kilometric allowance. Journeys of less than 30 kilometres (one-way) are not reimbursed. 2. The journey time used as the basis for the calculation of daily allowances shall be the result of the number of kilometres divided by 90 and shall not exceed 24 hours. 3. Related costs, such as toll and parking fees, may only be reimbursed with the prior approval of the Secretary General and only where there is no other possible alternative. Such claims shall be accompanied by evidence of the expenditure actually incurred. 4. If two or more experts entitled to claim expenses use the same car, a refund shall be made only to the person in charge of the vehicle, with an increase of 10% for each passenger. 5. Experts travelling by car do so at their own risk. The Council of Europe disclaims all liability in respect of any accident that may occur during the journey. III. DAILY ALLOWANCES Article 7 1. During the meeting, experts shall be entitled to receive an allowance at a daily rate determined annually by the Committee of Ministers (the rate in force as from 1 January 2010 is €175).2 This rate is the same wherever the meeting takes place. Exceptionally, specific rates may be determined for projects funded through extra-budgetary resources, in particular Council of Europe – European Union joint programmes, as agreed with the donor concerned.

2 The rate in force as from 1 January 2025 is €195 (cf. Appendix 5 of CM(2025)1).

2. This allowance shall be deemed to cover all expenditure incurred by experts in attending meetings, except for the travel expenses provided for above. However, where in exceptional and duly justified circumstances, and with the prior approval of the Secretary General, total accommodation costs (room, breakfast and related taxes) amount to more than 60% of the total daily allowances payable in respect of the meeting, experts may submit a claim for a supplementary payment. Any such claim must be supported by original vouchers attesting the actual expenditure incurred on accommodation. Article 8 1. The duration of the period conferring entitlement to the allowance shall be determined as follows:

i. Experts shall be entitled to the daily allowance for each 24-hour period covered by the duration of the mission to and from the meeting. The duration taken into account for the entitlement to daily allowances shall not exceed the shortest necessary for attendance at the meeting in accordance with the means of transport taken as the basis for the refund of travel expenses, as determined by the rules above.

ii. The daily allowance shall not be payable for any period of less than 4 hours.

iii. Where the duration of the journey is equal to or more than 4 hours but less than 8 hours and

no hotel accommodation is involved, the expert shall be paid a quarter of the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours but less than 8 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

iv. Where the duration of the journey is equal to or more than 8 hours but less than 24 hours

and no hotel accommodation is involved, the expert shall be paid half the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 8 hours but less than 24 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

v. Where the duration of the journey is equal to or more than 4 hours but less than 24 hours

and hotel accommodation is involved, the expert shall be paid the full amount of the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours and less than 24 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

2. In the case of air, rail and sea travel, the duration of the return journey shall be increased for the purpose of calculating the subsistence allowance, by a fixed period of 2 hours. 3. Experts shall declare any meals or overnight accommodation provided to them free of charge. Where overnight accommodation or meals of experts are provided free of charge the daily allowance shall be reduced, unless the Secretary General decides otherwise, by the following amounts: - Overnight accommodation €87.503 (per night) (50% of the daily allowance) - In respect of main meals (lunch or dinner) €26.254 (per meal) (15% of the daily allowance) IV. OTHER EXPENSES Article 9 1. Other expenses incurred by experts in connection with their attendance at the meeting, such as visa fees and vaccination costs, which are strictly unavoidable, shall be reimbursed. Such claims shall be accompanied by evidence of the expenditure actually incurred.

3 Rate in force at 1 January 2010. The rate in force as from 1 January 2025 is €97.50. 4 Rate in force at 1 January 2010. The rate in force as from 1 January 2025 is €29.25.

2. Expenses related to insurance, representation, communication by telephone or fax, the use of the Internet, and rental of meeting rooms are not reimbursed. V. SICKNESS AND ACCIDENT Article 10 When travelling on behalf of the Council of Europe, government experts are covered in respect of risks specifically related to such travel by insurance taken out by the Organisation on their behalf. They are nevertheless obliged in the first instance to exhaust all possibilities of payment of benefits due to them under the scheme to which they are affiliated in their own country in respect of illness and accident occurring during the journey and/or the meeting. VI. REIMBURSEMENT Article 11 The expenses referred to above shall be refunded upon submission of a claim certified true and correct by the expert, to which all vouchers required by the rules must be appended.

Secretariat of the Council of Europe Convention on Preventing and Combating Violence

against Women and Domestic Violence

Committee of the Parties

Council of Europe Convention

on Preventing and Combating

Violence against Women

and Domestic Violence

(Istanbul Convention)

18th meeting

5-6 June 2025

Meeting room 1, Palais de l’Europe

Opening on 5 June at 15:00

Lunch break from 13:00 to 14:30

End of meeting on 6 June: 16:30

Draft Agenda

Strasbourg, 25 April 2025

Restricted

IC-CP(2025)OJ18 prov

IC-CP(2025)OJ18 prov 2 Restricted ___________________________________________________________________________________________________

1. Opening of the meeting and adoption of the agenda (3:00 pm) 2. Administrative and budgetary information

3. State of signatures and ratifications of the Istanbul Convention a) Action taken by member States of the Council of Europe towards ratification of the

Istanbul Convention: tour de table

b) Action taken by non-member States of the Council of Europe to accede to the Istanbul Convention

c) Declarations and reservations

4. Exchange of views with the President of the Group of Experts on Action against Violence against Women and Domestic Violence (GREVIO)

5. Recommendations on the implementation of the Istanbul Convention

First thematic evaluation round

• Albania [IC-CP(2025)2 prov]

• Austria [IC-CP(2025)3 prov]

• Denmark [IC-CP(2025)4 prov]

• Finland [IC-CP(2025)5 prov]

• Monaco [IC-CP(2025)6 prov]

• Montenegro [IC-CP(2025)7 prov]

• Spain [IC-CP(2025)8 prov]

• Sweden [IC-CP(2025)9 prov]

6. Supervising the implementation of recommendations issued by the Committee of the Parties Conclusions

• San Marino - Draft conclusions [IC-CP(2025)10 prov] - Reporting form submitted by the Government [IC-CP/Inf(2024)10]

• Slovenia - Draft conclusions [IC-CP(2025)11 prov] - Reporting form submitted by the Government [IC-CP/Inf(2024)9]

3 IC-CP(2025)OJ18 prov Restricted _______________________________________________________________________________________________________

Implementation reports

• Finland - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)2]

• France - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)3]

• Italy - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)4]

• Netherlands - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)5]

• Serbia - Implementation report on conclusions [IC-CP/Inf(2025)6]

7. Requests for authorisation from civil society to attend Committee meetings as observers [IC-CP(2025)12]

8. Exchange of views with Carlien Scheele, Director of the European Institute for Gender

Equality (EIGE) on the results of the EU Survey on Gender-based violence

9. Date of the next meeting 10. Other business 11. Adoption of the list of decisions taken

Secrétariat de la Convention du Conseil de l'Europe sur la prévention

et la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique

Comité des Parties

Convention du Conseil de l'Europe

sur la prévention et la lutte contre la

violence à l’égard des femmes

et la violence domestique

(Convention d'Istanbul)

18e réunion

5-6 juin 2025

Salle 1, Palais de l’Europe

Début de la réunion le 5 juin à 15h00

Pause déjeuner : de 13h00 à 14h30

Fin de la réunion le 6 juin à 16h30

Projet d’ordre du jour

Strasbourg, le 25 avril 2025

Diffusion restreinte

IC-CP(2025)OJ18 prov

IC-CP(2025)OJ18 prov 2 Diffusion restreinte ___________________________________________________________________________________________________

1. Ouverture de la réunion et adoption de l'ordre du jour (9h30)

2. Informations administratives et budgétaires

3. État des signatures et ratifications de la Convention d'Istanbul a) Mesures prises par les États membres du Conseil de l'Europe en vue de la ratification

de la Convention d'Istanbul : tour de table

b) Mesures prises par les États non-membres du Conseil de l'Europe en vue de la ratification de la Convention d'Istanbul

c) Déclarations et réserves

4. Demandes d'autorisation de la société civile pour assister aux réunions du Comité en tant qu'observateurs [IC-CP(2025)12]

5. Recommandations sur la mise en œuvre de la Convention d’Istanbul

Première cycle d'évaluation thématique

• Albanie [IC-CP(2025)2 prov]

• Autriche [IC-CP(2025)3 prov]

• Danemark [IC-CP(2025)4 prov]

• Finlande [IC-CP(2025)5 prov]

• Monaco [IC-CP(2025)6 prov]

• Monténégro [IC-CP(2025)7 prov]

• Espagne [IC-CP(2025)8 prov]

• Suède [IC-CP(2025)9 prov]

6. Echange de vues avec la Présidente du Groupe d'experts sur la lutte contre la violence à l'égard des femmes et la violence domestique (GREVIO)

Cycle d'évaluation de base

7. Superviser la mise en œuvre des recommandations émises par le Comité des Parties Conclusions

• Saint-Marin - Projet de conclusions [IC-CP(2025)10 prov] - Formulaire de rapport soumis par le gouvernement [IC-CP/Inf(2024)10]

• Slovénie - Projet de conclusions [IC-CP(2025)11 prov] - Formulaire de rapport soumis par le gouvernement [IC-CP/Inf(2024)9]

3 IC-CP(2025)OJ18 prov Diffusion restreinte _____________________________________________________________________________________________

Rapports de mise en œuvre

• Finlande - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)2]

• France - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)3]

• Italie - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)4]

• Pays-Bas - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)5]

• Serbie - Rapport de mise en œuvre des conclusions [IC-CP/Inf(2025)6]

8. Échange de vues avec Carlien Scheele, directrice de l'Institut européen pour l'égalité

entre les hommes et les femmes (EIGE), sur les résultats de l'enquête de l'UE sur la violence fondée sur le genre

9. Date de la prochaine réunion 10. Questions diverses 11. Adoption de la liste des décisions prises

1089e réunion – 30 juin 2010

Annexe 91 (Point 11.3) Règlement révisé concernant le remboursement des frais de déplacement et de séjour aux experts gouvernementaux et autres personnalités voyageant à la charge des budgets du Conseil de l'Europe I. DISPOSITIONS GENERALES Article 1 Les experts et autres personnalités qui se déplacent pour le compte et à la charge de l'Organisation (ci-après désignés par « experts ») doivent veiller à organiser leur déplacement de la façon la plus économique possible. Le remboursement des frais de voyage et le paiement des indemnités journalières de séjour sont effectués conformément aux dispositions de la présente réglementation. II. MOYENS DE TRANSPORT ET FRAIS DE VOYAGE Article 2 1. Les experts ont droit, dans les conditions précisées ci-après, au remboursement de leurs frais de voyage encourus pour le déplacement entre l’adresse mentionnée dans l'avis de convocation (ci-après désignée par « lieu de départ ») et le lieu de réunion. 2. Si pour des raisons personnelles ou professionnelles un expert se rend à la réunion à partir d'un lieu autre que son lieu de départ, ou s'il rejoint un tel lieu après la réunion, le montant du remboursement des frais de déplacement est plafonné aux frais qu'il aurait encourus à partir de son lieu de départ Dans certains cas exceptionnels et dûment justifiés, sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, les experts peuvent demander un remboursement sur la base de l’itinéraire réellement effectué. 3. Pour une seule et même réunion, le remboursement des frais de voyage n'est accordé qu'à un seul expert. Si un expert est remplacé en cours de réunion par un autre, ce dernier n'a pas droit au paiement des frais de voyage. Article 3 Toute demande de remboursement de frais de voyage par tous moyens de transport doit être accompagnée d’une copie du billet et d’une pièce justifiant le montant déboursé (par exemple, facture originale ou copie certifiée conforme, avis de paiement d’une carte de crédit ou extrait de compte). En aucun cas, le remboursement ne peut excéder la limite des frais réellement encourus. Article 4 1. Voyage par train Le remboursement du billet en 1ère classe est autorisé. Lorsque le voyage comporte une durée de plus de 6 heures entre 22 heures et 7 heures, le remboursement du prix du wagon-lit est autorisé. 2. Voyage par avion Le remboursement est basé sur le tarif en classe économique. Néanmoins, le remboursement peut être basé sur le tarif en classe affaires dans les cas suivants :

- pour des vols directs durant plus de 7 heures ; - pour des trajets de plus de 15 heures (comportant plus d’un vol y compris le temps des

correspondances) ;

1 Tel qu’amendé par les décisions CM/Del/Dec(2013)1162/11.4, CM/Del/Dec(2023)1481/11.1-Part1 et CM/Del/Dec(2024)1513/11.2- Part1.

- pour des raisons de santé justifiées par un certificat médical, qui devra être joint à la demande de remboursement.

L’itinéraire de vol devra être présenté pour justifier du temps de vol ou du temps total du trajet. Les frais de transport pour excédent de bagages ne sont pas remboursés, sauf justifications probantes s'appuyant sur l'intérêt du service. 3. Voyage par bateau Les frais de voyage par bateau ne sont remboursés que dans la limite forfaitaire maximum du prix du voyage par avion tel que défini au paragraphe 2 ci-dessus. Lorsque les experts voyagent en voiture, les frais de transport par bateau de la voiture ne sont pas remboursés (voir Article 6, paragraphe 1). Article 5 1. Les frais de transit lors du changement de moyens de transport et les frais de transport exposés pour se rendre du lieu du départ et/ou du lieu de la réunion à la gare ou à l'aéroport sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d'assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Toutefois, lorsque ces frais excèdent 20% du montant des indemnités journalières allouées, cet excédent peut être remboursé, sous réserve de l’accord préalable du Secrétaire Général et sur présentation des pièces justificatives. 2. Les frais de transport locaux encourus pendant les jours de réunion sont couverts par les indemnités journalières payées au titre d’assistance à la réunion et ne sont de ce fait pas directement remboursés. Article 6 1. Lorsqu'un expert utilise un moyen de transport autre que les transports en commun sur une distance de plus de 30 kilomètres par trajet, ses frais de voyage sont remboursés forfaitairement sur la base d’une indemnité kilométrique fixée annuellement par le Comité des Ministres. Les distances qui dépassent 1600 kilomètres aller-retour sont remboursées sur la base du prix du billet d’avion en classe économique des aéroports les plus proches, sauf accord préalable du Secrétaire Général autorisant le remboursement sur la base de l’indemnité kilométrique. Tout déplacement inférieur à 30 km par trajet n’est pas indemnisé. 2. La durée du voyage utilisée comme base pour le calcul des indemnités journalières sera le total du nombre de kilomètres divisé par 90 et ne pourra pas excéder 24 heures. 3. D’autres dépenses encourues, telles que des frais de péages et de stationnement, ne sont remboursées qu’avec l’accord préalable du Secrétaire Général, dans le seul cas où aucune autre alternative n’est possible. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des justificatifs des montants réellement déboursés. 4. Si deux ou plusieurs experts ayant droit au remboursement des frais de voyage utilisent la même voiture, le remboursement n’est effectué qu’à la personne ayant la charge du véhicule avec une majoration de 10 % pour chaque personne transportée. 5. L’utilisation de la voiture est aux risques et périls de l’expert. Le Conseil de l’Europe n’assume aucune responsabilité concernant tout accident pouvant survenir au cours du déplacement. III. INDEMNITES JOURNALIERES Article 7 1. Les experts gouvernementaux bénéficient pendant la durée de la réunion d'une indemnité dont le taux journalier est fixé annuellement par le Comité des Ministres (taux en vigueur à compter du 1er janvier 2010 : 175 €)2. Ce montant reste inchangé quel que soit le lieu de la réunion. Exceptionnellement, des taux spécifiques peuvent être fixés pour les projets financés par le biais de ressources extra-budgétaires, en particulier les programmes conjoints Conseil de l’Europe – Union européenne, en accord avec le donateur concerné.

2 Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 195 € (cf. annexe 5 du CM(2025)1).

2. Le versement de cette indemnité couvre l'ensemble des frais exposés par l'expert pour participer à la réunion, à l'exception des frais de transport prévus ci-dessus. Toutefois, dans des cas exceptionnels et dûment justifiés et sous réserve d’un accord préalable du Secrétaire Général, si le coût total de l’hébergement (chambre et, petit-déjeuner, y compris les taxes concernées) s’élève à plus de 60 % du total de l’indemnité journalière payable pour la réunion, les experts peuvent fournir une demande de remboursement supplémentaire. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des factures originales justifiant les montants réellement déboursés pour l’hébergement. Article 8 1. La durée de la période ouvrant droit aux indemnités est déterminée de la manière suivante : i. Les experts ont droit à une indemnité journalière de séjour pour chaque période de vingt-

quatre heures comprise dans la durée de leur mission pour se rendre à la réunion et en repartir. La durée prise en compte pour le droit aux indemnités journalières ne peut pas excéder la durée minimale nécessaire pour assister à la réunion en utilisant les moyens de transport retenus comme base de calcul du remboursement des frais de voyage tels que définis par les règles ci-dessus.

ii. L’indemnité journalière de séjour n’est pas due pour des périodes inférieures à quatre

heures. iii. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à huit

heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, l’expert perçoit un quart de l’indemnité journalière de séjour. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à huit heures, au delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt- quatre heures.

iv. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à huit heures mais inférieure à vingt-

quatre heures et ne comporte pas d’hébergement hôtelier, l’expert perçoit la moitié de l’indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à huit heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt- quatre heures.

v. Lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à quatre heures mais inférieure à

vingt-quatre heures et comporte un hébergement hôtelier, l’expert se voit allouer le montant intégral de l’indemnité journalière. Il en est de même pour toute période égale ou supérieure à quatre heures et inférieure à vingt-quatre heures, au-delà de vingt-quatre heures ou de tout multiple de vingt-quatre heures.

2. En cas de transport par voie aérienne, ferroviaire et maritime, la durée du voyage aller-retour est majorée forfaitairement de deux heures aux fins de calcul de l’indemnité de séjour. 3. Les experts doivent déclarer tout hébergement ou repas dont ils bénéficient gratuitement. Lorsque l'hébergement ou les repas sont assurés gratuitement aux experts, à moins que le Secrétaire Général en ait décidé autrement, les indemnités journalières sont réduites des montants suivants : - Hébergement 87,50€3 (par nuit) (50 % de l'indemnité journalière) - Repas (déjeuner ou dîner) 26,25€4 (par repas) (15 % de l'indemnité journalière) IV. AUTRES DEPENSES Article 9 1. Les autres dépenses encourues par les experts liées à leur présence à la réunion (tels que les frais de visa et de vaccination indispensables) sont remboursées. Toute demande de cette nature devra être accompagnée des documents justifiant les montants réellement déboursés.

3 Taux en vigueur au 1er janvier 2010. Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 97,50 €. 4 Taux en vigueur au 1er janvier 2010. Le taux en vigueur à partir du 1er janvier 2025 est de 29,25 €.

2. Les dépenses d’assurance, de représentation, de communication par téléphone ou par fax, d’utilisation d’internet, et de location de salles de réunions, ne sont pas remboursées. V. MALADIE ET ACCIDENT Article 10 Lors de leurs déplacements effectués pour le compte du Conseil de l’Europe, les experts gouvernementaux sont couverts pour les risques spécifiques liés à ces déplacements par une assurance souscrite par l'Organisation en leur faveur. Il appartient néanmoins à ces derniers de veiller à ce qu’une prise en charge soit effectuée en premier lieu par le régime d'assurance auquel ils sont affiliés dans leur pays d'origine, des éventuels frais de maladie, ou d'accident survenant durant le déplacement et/ou durant la réunion. VI. CONDITIONS DE REMBOURSEMENT Article 11 Les frais dont il est question aux articles ci-dessus sont liquidés sur la base d'une déclaration certifiée sincère et véritable introduite par l'expert, à laquelle doivent être annexées toutes les pièces justificatives exigées en application du règlement.

1089th meeting – 30 June 2010

Appendix 91 (Item 11.3)

Revised rules concerning the reimbursement of travel and subsistence expenses to government experts and other persons travelling at the charge of Council of Europe budgets I. GENERAL PROVISIONS Article 1 Experts and other persons travelling on Council of Europe business and at the Council's expense (hereinafter referred to as the “experts”) shall arrange their journeys in the most economical manner. Travelling expenses shall be reimbursed and daily subsistence allowances paid in accordance with the present rules.

II. MEANS OF TRANSPORT AND TRAVELLING EXPENSES Article 2 1. Experts shall be entitled, as provided for below, to reimbursement of travel expenses incurred in travelling between the address specified in the notice of the meeting (hereinafter referred to as the “place of departure”) and the place of the meeting. 2. If, for personal or professional reasons, experts travel to the meeting from a place other than their place of departure, or return to such a place after the meeting, the refund shall be restricted to the amount of expenses they would have incurred in travelling to or from their place of departure. In exceptional and duly justified circumstances, with the prior approval of the Secretary General, experts may request reimbursement based on the actual itinerary. 3. Travelling expenses shall be refunded to only one expert per meeting. If one expert is replaced by another in the course of the meeting, the latter shall not be entitled to travel expenses. Article 3 All claims for reimbursement of travel expenses for all means of transport must be accompanied by a copy of the relevant ticket and evidence of the expenditure actually incurred (for example, an original invoice or certified copy, credit card slip or statement). In no case shall the amount reimbursed exceed the actual expenditure incurred. Article 4

1. Rail travel The reimbursement of first class rail fare is authorised. Where the duration of the journey is longer than 6 hours between 10 p.m. and 7 a.m., the cost of a sleeper may be reimbursed. 2. Air travel Reimbursement shall be based on the economy class fare. However, reimbursement may be based on the business class fare in the following circumstances:

- for single flights lasting more than 7 hours; - for more than 15 hours travelling time (more than one flight plus stopovers);

1 As modified by decisions CM/Del/Dec(2013)1162/11.4, CM/Del/Dec(2023)1481/11.1-Part1 and CM/Del/Dec(2024)1513/11.2-Part1.

- for health reasons attested by a medical certificate, which must be submitted with the claim form. The flight itinerary must be presented to justify the duration of flying time or total travelling time, as appropriate. Excess baggage charges are not refundable unless justified on grounds of official requirements. 3. Sea travel The reimbursement of travel by sea shall not exceed the amount of the air fare as defined in paragraph 2 above. When experts travel by car, the cost of transporting the car by sea shall not be reimbursed (see Article 6, paragraph 1).

Article 5 1. Transit fares in connection with changing from one means of transport to another, and fares paid for travel between the place of departure and/or the place of the meeting and railway station or airport, are provided for within the daily allowances paid for attendance at meetings and shall not therefore be directly reimbursed. However, when such fares exceed 20% of the amount of the daily allowances paid, the difference may be reimbursed, subject to the prior approval of the Secretary General and on presentation of evidence of the expenditure actually incurred. 2. Local travel costs incurred during meeting days are provided for within the daily allowances paid for attendance at meetings and shall not therefore be directly reimbursed. Article 6 1. Experts travelling by means other than public transport a distance exceeding 30 kilometres per journey (one-way) shall be refunded a lump sum based on a kilometric allowance determined annually by the Committee of Ministers. Distances over 1600 kilometres for the return journey shall be refunded on the basis of economy class air fare from the nearest airports, unless there is prior approval by the Secretary General authorising reimbursement based on the kilometric allowance. Journeys of less than 30 kilometres (one-way) are not reimbursed. 2. The journey time used as the basis for the calculation of daily allowances shall be the result of the number of kilometres divided by 90 and shall not exceed 24 hours. 3. Related costs, such as toll and parking fees, may only be reimbursed with the prior approval of the Secretary General and only where there is no other possible alternative. Such claims shall be accompanied by evidence of the expenditure actually incurred. 4. If two or more experts entitled to claim expenses use the same car, a refund shall be made only to the person in charge of the vehicle, with an increase of 10% for each passenger. 5. Experts travelling by car do so at their own risk. The Council of Europe disclaims all liability in respect of any accident that may occur during the journey. III. DAILY ALLOWANCES Article 7 1. During the meeting, experts shall be entitled to receive an allowance at a daily rate determined annually by the Committee of Ministers (the rate in force as from 1 January 2010 is €175).2 This rate is the same wherever the meeting takes place. Exceptionally, specific rates may be determined for projects funded through extra-budgetary resources, in particular Council of Europe – European Union joint programmes, as agreed with the donor concerned.

2 The rate in force as from 1 January 2025 is €195 (cf. Appendix 5 of CM(2025)1).

2. This allowance shall be deemed to cover all expenditure incurred by experts in attending meetings, except for the travel expenses provided for above. However, where in exceptional and duly justified circumstances, and with the prior approval of the Secretary General, total accommodation costs (room, breakfast and related taxes) amount to more than 60% of the total daily allowances payable in respect of the meeting, experts may submit a claim for a supplementary payment. Any such claim must be supported by original vouchers attesting the actual expenditure incurred on accommodation. Article 8 1. The duration of the period conferring entitlement to the allowance shall be determined as follows:

i. Experts shall be entitled to the daily allowance for each 24-hour period covered by the duration of the mission to and from the meeting. The duration taken into account for the entitlement to daily allowances shall not exceed the shortest necessary for attendance at the meeting in accordance with the means of transport taken as the basis for the refund of travel expenses, as determined by the rules above.

ii. The daily allowance shall not be payable for any period of less than 4 hours.

iii. Where the duration of the journey is equal to or more than 4 hours but less than 8 hours and

no hotel accommodation is involved, the expert shall be paid a quarter of the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours but less than 8 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

iv. Where the duration of the journey is equal to or more than 8 hours but less than 24 hours

and no hotel accommodation is involved, the expert shall be paid half the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 8 hours but less than 24 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

v. Where the duration of the journey is equal to or more than 4 hours but less than 24 hours

and hotel accommodation is involved, the expert shall be paid the full amount of the daily allowance. The same shall apply to any period equal to or more than 4 hours and less than 24 hours, in excess of 24 hours or any multiple of 24 hours.

2. In the case of air, rail and sea travel, the duration of the return journey shall be increased for the purpose of calculating the subsistence allowance, by a fixed period of 2 hours. 3. Experts shall declare any meals or overnight accommodation provided to them free of charge. Where overnight accommodation or meals of experts are provided free of charge the daily allowance shall be reduced, unless the Secretary General decides otherwise, by the following amounts: - Overnight accommodation €87.503 (per night) (50% of the daily allowance) - In respect of main meals (lunch or dinner) €26.254 (per meal) (15% of the daily allowance) IV. OTHER EXPENSES Article 9 1. Other expenses incurred by experts in connection with their attendance at the meeting, such as visa fees and vaccination costs, which are strictly unavoidable, shall be reimbursed. Such claims shall be accompanied by evidence of the expenditure actually incurred.

3 Rate in force at 1 January 2010. The rate in force as from 1 January 2025 is €97.50. 4 Rate in force at 1 January 2010. The rate in force as from 1 January 2025 is €29.25.

2. Expenses related to insurance, representation, communication by telephone or fax, the use of the Internet, and rental of meeting rooms are not reimbursed. V. SICKNESS AND ACCIDENT Article 10 When travelling on behalf of the Council of Europe, government experts are covered in respect of risks specifically related to such travel by insurance taken out by the Organisation on their behalf. They are nevertheless obliged in the first instance to exhaust all possibilities of payment of benefits due to them under the scheme to which they are affiliated in their own country in respect of illness and accident occurring during the journey and/or the meeting. VI. REIMBURSEMENT Article 11 The expenses referred to above shall be refunded upon submission of a claim certified true and correct by the expert, to which all vouchers required by the rules must be appended.