Sissetulev kiri

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee

Registrikood 70004235

Lp Erle Eks

Õiguse ja hangete juht

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskus

E-post: [email protected]

Teie: 02.04.2025 nr 1-9/91 Meie: 25.04.2025 nr 2.3-8/25/1049-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsiooni sai Teie pöördumise, milles palute selgitada, kas ja millistel

tingimustel saab üks asutus nõuda otseligipääsu teise asutuse dokumendiregistris registreeritud

mingite sarjade dokumentidele.

Tulenevalt avaliku teabe seaduse (AvTS) § 5 lg 1 punktist 1 on teabevaldajateks riigi- ja

kohaliku omavalitsuse asutused, kes vastatutavad enda valduses olevate dokumentide, sh AK

dokumentide hoidmise ja neile juurdepääsu võimaldamise eest.

AvTS § 35 lg 1 annab loetelu teabest, mille asutus on kohustatud tunnistama asutusesiseks

kasutamiseks mõeldud teabeks. AvTS § 38 lg 3 kohaselt on asutusesiseseks kasutamiseks

tunnistatud teabele juurdepääsuõigus riigi ja kohaliku omavalitsuse ametnikul ja töötajal oma

ametiülesannete täitmiseks. Sama paragrahvi lg 31 sätestab, et kui seadusega sätestatud juhul

taotletakse avalike ülesannete täitmiseks juurdepääsu asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud

teabele, teatatakse teabevaldajale teabele seaduses sätestatud juurdepääsu alus ja eesmärk.

Eeltoodust tulenevalt ei saa ükski teine asutus nõuda teise asutuse dokumendiregistrile ega seal

sisalduvatele dokumentidele/sarjade otsejuurdepääsu muul juhul kui selleks on seadusest

tulenev alust. Samuti peab olema selleks ka konkreetne täpselt sõnastatud eesmärk/ülesanne

mida täidetakse. Kuna AK-teabele juurdepääsu saab nõuda üksnes seaduse alusel, siis ei saa

näiteks kõrgemal seisev asutus nõuda hallatava asutuse dokumendiregistrile juurdepääsu

andmist oma määruse või käskkirja alusel.

Järgnevalt vastan Teie küsimustele:

1. Palute selgitada, kas teabevaldaja tegevus sarjapõhise juurdepääsu võimaldamisel on

õiguspärane juhul, kui teise asutuse töötaja tööülesannete täitmiseks vajalikud dokumendid on

koondatud eraldi sarja või ka juhul, kui sellised dokumendid on ühes sarjas teiste dokumentide

hulgas?

Vastus: Kui teise asutuse töötaja vajab mingist seadusest tuleneva konkreetse ülesande

täitmiseks dokumente, mis on ühes sarjas, siis ei ole keelatud sellisele sarjale otsejuurdepääsu

võimaldamine, kui muidu tuleks samad dokumendid teisele asutusele edastada näiteks DVK

2 (2)

või e-kirja teel. Sarjale saab juurdepääsu võimaldada siiski juhul, kui see ei sisalda muid

piiranguga dokumente, mis konkreetse ülesande täitmiseks ei ole vajalikud. Ehk siis põhimõte

on see, et kõigile piiranguga dokumentidele peab olema isikul, kellele sarjale juurdepääs

võimaldatakse teadmisvajadus (näit kui sarjas on ainult raamatupidamisdokumendid, mida

vajab raamatupidamise teenuse osutaja, mis muidu tuleks raamatupidamisele edastada, kui

raamatupidamisteenust osutab teine firma).

2. Samuti palute selgitada, kas teise asutuse töötaja tööülesande esinemisel on AvTS-ga

kooskõlas sarjapõhise juurdepääsu võimaldamine kogu ajaloolisele dokumentatsioonile sarjas

või üksnes konkreetse tööülesande täitmiseks vajalikus ulatuses?

Vastus: Inspektsioon on siin seiskohal, et piiranguga dokumentidele juurdepääsu

võimaldamine saab toimuda ainult neile dokumentidele, mis on konkreetse tööülesande

täitmiseks vajalikud (näiteks kui sisekontroll või audiitor teeb auditid, siis on tal õigus

juurdepääsuks kõigile auditiks vajalikele dokumentidele, mitte aga muule dokumentatsioonile).

3. Kas teabevaldaja tegevus on õiguspärane, kui sarjapõhise juurdepääsu korral pääseb teise

asutuse töötaja ligi ka asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, mida isikul ei ole

tööülesannete täitmiseks vaja? Kas ka juhul, kui teabevaldajal on mõistlikult võimalik teise

asutuse töötajale tööülesannete täitmiseks vajalikku asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud

teavet ja dokumente edastada muul viisil.

Vastu: Inspektsioon on siin seisukohal, et kui on võimalik, siis tuleks tööülesannete täitmiseks

vajalikud dokumendid teisele asutusele edastada ja sarjale juurdepääsu võimaldamine peaks

olema erandlik. Tõsi, AvTS § 38 lg 4 annab võimaluse asutuse juhil otsustada asutuseväliste

isikute juurdepääsu võimaldamise asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele, kui see ei

kahjusta riigi või omavalitsuse üksuse huve. Inspektsiooni hinnangul saab selliseks teabeks olla

asutuse enda poolt kehtestatud piiranguga teave ning see ei tohi kahjustada teiste huve, sh ka

näiteks füüsiliste isikute piiranguga andmeid. Küll aga ei saa seda asutuse juhilt nõuda, vaid see

on asutuse juhi otsustada. Täiendavalt on inspektsiooni seisukohad ära toodud ka avaliku teabe

seaduse üldjuhendi §-s 107, mille leiate meie veebilehelt

https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/avaliku_teabe_seaduse_uldjuhend.pdf.

Loodame, et saime oma selgitustega Teile abiks olla. Lugupidamisega

/allkirjastatud digitaalselt/

Elve Adamson

jurist

peadirektori volitusel